Programa y Plan de Auditoría

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa
(real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto
en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe

debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener
lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de
auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2:

objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías".

Desarrollo Actividad No. 2

Programa de la Auditoría

a) Objetivo: suministrar la metodología para realizar la auditoría interna, a fin de

verificar si el Sistema de Gestión Institucional y el Sistema de Gestión de la
Calidad, se esté ejecutando adecuadamente y se mantiene actualizado y
funcione acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el
control del cumplimiento de las actividades de Planeta Juniors, realizando
 recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos. De
igual manera, las oportunidades de mejora a la operación de las actividades de
apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones y para corregir las
desviaciones (no conformidades) presentadas.

b) Alcance: enmarcada desde la planificación, programación, ejecución y

documentación que soportan los procesos que desarrolla la empresa. Asimismo,
focalizada en el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten
de la auditoría interna del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la
calidad en Planeta Juniors durante el periodo fiscal vigente.

c) Cronograma de Auditorías

Mayo - 2019
Detalle
2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 31
Elaborar el programa de auditoria
Preparar la auditoria
Reunión de apertura
Recolección de información
(Evidencias documentales)
Conclusiones auditoria
Reunión de cierre
Informe de Auditoria
Distribución informe y
socialización
JUNIO - 2019
Realizar seguimiento

d) Criterios de auditoría y documentación de referencia

Proveedor Entradas Actividades Salidas Cliente Responsable

 Programa Elaborar el programa
de auditoria de auditorias  Evidencias
Elaborar planes de dela Auditoria
 Alta
 Plan de auditoria
dirección
 Alta dirección auditoria Preparar la auditoria  Hallazgos
Recolección de la  Acciones
 Dependenci  Jefe de control
 Dependencias de la  Procesos de información correctivas y
as y/o interno
entidad la entidad Conclusiones de la preventivas
procesos de
auditoria
la entidad  Líder grupo auditor
 Organismos de  Planes de Reunión de cierre  Informes de
control mejoramient Informe de auditoria Auditoria
 Organismos
o vigentes Distribuir el informe de control
final  Planes de
 Auditorias Realizar seguimiento mejoramiento
anteriores

Documentos Registro
 Manual de
Plan de mejoramiento Lista de verificación
procedimiento
Manual de Formato de programa
Cronograma de auditorias
implementación de auditoria
Manual de Informe de auditorías Formato de informe de
competencias anteriores auditoria

e) Auditores seleccionados por procesos

Detalle Nombre Cargo Fecha Firma

Juan Pérez Ortiz Contador
Elaboro
Lucas Mora Lara Administrador de empresas
Reviso Carlos Martin Jara Jefe Control Interno
Aprobó Ramiro Martínez B Líder de Calidad

f) Recursos necesarios

Recursos Humanos: profesionales en contaduría, administración de empresas,

control interno y auditores de Calidad.

Tecnológicos Hardware: equipos de computadoras e impresoras, software,

internet y aplicativos office.

Infraestructura: instalaciones locativas apropiadas para desarrollar del trabajo de

los auditores y la oficina de control interno.

g) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría

Impacto Probabi Valoración del

lidad Riesgo (I + P)

Nombre Manejo
5 - Inaceptable
4 – Importante
2 - Tolerables
1 - Aceptable

3 - Moderado

Descripción del Posibles

del del Medidas
Riesgo consecuencias
Riesgo 1 2 3 1 2 3 riesgo

Deficiencia en el
Que el programa de Asumir,
Incumpli aseguramiento de Capacitación
auditoria no se cumpla X X Tolerable reducir
miento la gestión de la a los auditores
en su totalidad el riego
calidad
Inexacti Informes no basados en Decisiones
tud los datos reales equivocadas,
basadas en Asumir, Capacitación
informes no X X Tolerable reducir a los
ajustados a la el riego auditores
realidad de la
entidad

Plan de Auditoría
a. Criterios de auditoría y documentación de referencia

Elaborar el Plan de la Visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría,

así:

 Determinar el tipo de auditoria.

 Determinación de equipos electrónicos y almacenamiento a utilizar.
 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,
preparación y entrega de informe.
 Asignación de tareas al equipo auditor.
 Determinación de recursos necesarios.

Definir:

 Objetivos
 Alcance
 Antecedentes

Someter el Plan de Visitas de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de

Control Interno.

 Generar comunicaciones necesarias.

 Abrir archivo documental de la auditoría.

b. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de

auditoría.

Cronograma

 Define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoría.

 Siguiendo la Norma Técnica Colombia NTC: 190011: 20002 - Directrices para la
auditoria de los sistemas de Gestión de Calidad; así como por las buenas prácticas
institucionales, se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:

 Preparación de Plan de Auditoría.

 Asignación de las tareas al equipo auditor.
 Preparación de los documentos de trabajo.
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información.
 Generación de hallazgos de la auditoría.
 Preparación de las conclusiones de la auditoría.
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría.
 Aprobación y distribución del informe de auditoría.
c. Métodos de auditoría a utilizar

Método Deductivo – Necesidades

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar.

 Declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios

de contabilidad aceptadas.

 Conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.

 Aplicación de normas generales a situaciones específicas.

 Formulación de juicios sobre el sistema examinado, tomado como un conjunto.

d. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito

asignado en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,

tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones
técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales

como el objetivo genera, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de
auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores con el propósito de

lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.

 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo,

la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

 Conocer y aprobar el informe sobre la planeación preliminar y la planeación

específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

4. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.

 La Auditoria es la evidencia que le permite al auditor emitir un concepto de

conformidad o no conformidad; es importante establecer un programa el cual
debe ser acorde con las necesidades de la empresa; teniendo en cuenta que
se auditen todos los procesos del SGC.
 Permitiendo con ello, el desarrollo de las auditorias con objetividad, teniendo
claros los roles y responsabilidades. Esperando detectar todas las no
conformidades para lograr la mejora continúa de los procesos:

 Además cabe resaltar que el establecimiento de un plan de auditoría, evita el

desviamiento del tema y aporta información clara tanto para el cliente, como
para el auditado.

 Lo anterior conlleva a ser creativos para la formulación de un plan anual de

auditoría. La realidad es que el área de auditoría dispone de recursos limitados
y por consiguiente es imposible auditar todo el universo auditable en un año.

 Otro aspecto a tener en cuenta, es el grado de conocimiento del auditor sobre

la marcha de la gestión de riesgos. Asimismo, tener conocimiento y acceso
oportuno a la documentación de la gestión de riesgos, se convierte en un tema
vital para el desarrollo de este enfoque.

 Por otra parte, se podría afirmar que la meta de una metodología de auditoría
interna, basada en riesgos es confeccionar un programa de auditoría que
permita centralizar sus pruebas en los controles críticos. Las formas y
métodos para estructurar una metodología, con este objetivo son muy variadas
y va a depender de múltiples aspectos, tales como:

 La capacidad de los auditores para identificar el grado de madurez, de la

gestión de riesgos en la organización o en la materia auditable.

 La fluidez, en el intercambio o acceso a la información y documentación que

sustenta la evaluación de riesgos, por los dueños de los procesos o gerencia
de riesgos.

 La habilidad de los auditores de poder identificar y evaluar el nivel del riesgo

inherente y residual; así como la identificación y medición de los controles
vigentes que permitan mitigar dichos riesgos.

 La pericia de poder actuar los auditores, como facilitadores en la realización

de talleres de autoevaluación de riesgos y controles con los dueños de los
proceso, con el fin de identificar los controles críticos vigentes.

 La destreza para divulgar en los informes en un lenguaje claro el resultado de

la revisión, sin incursionar en comentarios que corresponden propiamente a
los gestores de riesgos.
 Al experiencia que deben tener los auditores en el dominio de la identificación
de la normatividad interna de la gestión de riesgos.
 El empleo de una diversidad de herramientas analíticas, que permitan al
auditor tener la seguridad del éxito en su trabajo.

 Finalmente, el ingenio e iniciativa del auditor para la mejora continua, en sus

metodologías de trabajo y el empleo de información valiosa de sus papeles de
trabajo de anteriores evaluaciones.