Six Sigma

6 DMAIC

Six Sigma Define

Fase: DEFINIR Control Measure

“Una estrategia para la mejora de la calidad e

incremento de la productividad” Improve Analyze

Prof. Freddy Alvarado V.

2019 2
esan® esan
1 2

Six Sigma Six Sigma

D M A I C Procesos
Definición de Medición de Analizar Mejorar Controlar
oportunidades desempeño oportunidad desempeño desempeño “La variabilidad está presente durante todo el proceso”

PDF SIPOC Mapa de Proceso

(top level)
Análisis de
Stakeholders
Definición del Equipo
ERCI
Proceso
Definición Alto
Matriz (Poder - Interés) de Stakeholders

Presidente de la República

Ministerio Público
Congreso
4.00

3.50
G.C de Denuncias

Presidencia del Consejo de

Ministros
Contralor General

Vicecontralor General
Secretaría General Gerencia General

G.C de Control Sectorial

G.C de Desarrollo
Nombre
E
Responsabilidades

R C I
Entradas Salidas
del Problema Defensoría del Pueblo Medios de información
Gerencia de Tecnologías y
3.00
Sistemas de Información Gerencia de Planeamiento y
Control
Dr. Genaro Matute
C.P.C. Oswaldo Yupanqui X
X
X
DEFINICIÓN

1
Gerencia de Logística Grupo TIC

Infraest. Trabajo
Gerencia de RR.HH. OCIs
Dpto. de Trámite Doc.

Gerencia de Asesoría Técnico-

2.50Entidades
Personal antiguo SOAs
Ing. Tito Medina X X
Legal
Gerencia de Procesos Ing. Edgar Cáceres X X
Poder

ONGs

0.00 0.50 1.00 1.50

2.00
2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 Ing. Silvia Montoya X X
Personal nuevo
Gerencia de Capacitación Mónica X X
1.50

Ciudadanía

Gerentes de U.O. X X
1.00

Enrique Shimabukuro X

Insumos Productos
0.50
Luz Marina Oré X X
Ing. Moisés Vera X
Bajo 0.00

Williams Mertz X

KANO Tollgate
Bajo Nivel de Interés Alto

Eco. Angela Akamine X X

13
checklist
Personas Tecnología Knowhow Personas
Dolor del

16 7

CTQ`s
cliente

25

23

20
17

24

6 21
21 4

Bajo 1 11 Alto
Desempeño 22 Desempeño

MAPA DE
(-) 12 15
(+)
14

8 3
19
5

C
10
9

EQUIPO
Tiempo VO

DPMO
Cp Cpk
Baja
Satisfacción del Cliente
(-)
Insatisfacción

Análisis de Valor 1
✓ Valor Agregado
PLAN DE Evaluación Mapa de proceso
3σ
Medidas
✓ Delimitación de fronteras
LIC x LSC
MUESTREO de medidas (detallado)
Desempeño Capacidad § Formatos I.P.O
MEDICIÓN

§ Recolectores
del Proceso
§ Método
Tableros
de control
Tollgate
Ploteo y
§ Tamaño
muestra
Estratificación Medición x de temas
✓ Medir productividad
checklist Temas

presentación Tipo y disponib. de data

Registro de Comunicacio
datos
generales

10,13,15,18, 28
nes con el
cliente
Coordinacion Control de
es internas calidad
1,2,3,4,6,8,9, 18,19,25,27, 3,15,12,19,2 1,4,7,8
1,25,27
21,22,24,27,
28,29,30

Requerimientos
esan esan
Gráfico de Pareto de Stock de Artículos Procesos y
1.2 Mensajería Impresión Sistemas
estándares
1,200 120.0%
1 1,2,5,26,28 12,13,14,15, 18,29 1,2,3,4,8,9,1

Definición operacional
1,000 100.0%
18,19,25,28 1,15,18,20,2
0.8
800 80.0% 9,30

de Data
0.6
600 60.0%

0.4 Programació Distribución y

400 40.0% Políticas Otros
n y cambios monitoreo
200 20.0% 0.2 1,29 2,7 8 8,11,15,17
- 0.0% 0
A B C D E F G H

3 4

Six Sigma Six Sigma CADENA DE VALOR

Productos
❑ La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y
sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por
Bienes Físicos Servicios Michael Porter.

✓ Producto Tangible ✓ Producto intangible ❑ Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se obtiene al
✓ Valor almacenado en ✓ Valor percibido en el uso optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos
procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa.
producto ✓ Producido en ambiente
✓ Producido ambiente mercado ❑ El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y
industrial ✓ Producido con el consumidor organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y
✓ Lejos del consumidor ✓ Usualmente requerido por el enfocar los programas de mejoramiento.
✓ Usualmente estandarizado cliente ❑ Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan
✓ Calidad inherente al producto ✓ Calidad inherente al proceso directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume.
✓ Calidad función de ✓ Calidad función del personal
materiales ❑ Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un
✓ No inventariable efecto indirecto en los clientes.
✓ Producto para stocks

5 6
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5 6

Prof. Freddy Alvarado V. 1

 Six Sigma
C.V. DE UNA INDUSTRIA Six Sigma
DEFECTO
Cadena de Valor: 1. No conformidad con las especificaciones
DEFECTO 2. Obliga un reproceso o genera una pérdida
3. No deja Satisfecho al cliente
Desarrollo de
Producción de Administración de
Productos y Ventas y
Mercadeo Productos y la distribución y la
Servicios Servicio al cliente
Servicios logística

Consecuencias
Procesos de Soporte:
1. Incremento de reclamos y penalidades
Mejoramiento de Procesos Administración Financiera
2. Sobrecosto de materiales
Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos 3. Alto costo de inspección
4. Costos por reprocesos
Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales
5. Disminuye la moral del trabajador
Administración de Servicios Corporativos Compras 6. Pérdida de ventas y riesgo de cierre de
empresas
Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

7 8
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7 8

Six Sigma
EL MODELO SIX SIGMA Six Sigma

SELECCIÓN DEL PROYECTO Y ACTIVIDADES

INICIALES
Problema Problema
Problema
D Problema

Define

(Definición)
1. Identificar y validar la oportunidad de mejora
Problema Problema Problema
Problema
2. Identificar el equipo y los recursos necesarios para
Problema
Nº 2
el proyecto

3. Elaborar el mapa del proceso – Alto nivel

Problema
Nº 1
4. Identificar los requerimientos del cliente

5. Recolectar datos para entender mejor el problema

M A I C
Measure Analyze Improve Control

(Medición) Análisis (Mejora) (Control) 9 10

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9 10

Six Sigma Six Sigma

SELECCIÓN DEL PROYECTO Y ACTIVIDADES INICIALES

Alto
PERFIL DEL PROYECTO - PDF

- Elaboración del Project Definition Form - PDF

- Consideraciones previas a la elaboración del PDF

Es fue r zo

- Elementos del PDF

Bajo Impacto Alto

11 12
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Prof. Freddy Alvarado V. 2

 Six Sigma Six Sigma
Proyecto:_________________

CONSIDERACIONES PREVIAS PARA ELABORAR EL PDF PROJECT DEFINITION Business

FORM – PDF Case
En el análisis del proyecto el equipo debe:
Problem
1. Obtener amplio conocimiento del problema • Caso de negocio Statement

2. Estimar los impactos y beneficios de las potenciales • Declaración del

Scope
mejoras problema
3. Estimar los impactos (costos y riesgos) de no efectuar • Alcance Goal
mejoras • Declaración de la
Statement

4. Vincular la estrategia, los clientes y los costos meta Assumptions

5. Lograr que el proyecto sea patrocinado por el dueño del • Supuestos

proceso • Riesgos potenciales
Potential
Risks

13 14
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Six Sigma Six Sigma

PDF – DECLARACIÓN DEL PROBLEMA

PDF – CASO DE NEGOCIO

Constituye una breve descripción del problema Descripción específica del problema,
que viene afectando negativamente el logro de cuantificando la severidad y los beneficios de
los objetivos del negocio. Es recomendable realizar una mejora. Es conveniente describir los
estimar en cifras ($) los daños que vienen detalles o síntomas que sustentan la existencia
generando este problema y cual debería ser el del problema.
desempeño ideal del proceso afectado (cifras - No describe la causa del problema
estimadas) - No pretende determinar responsabilidades
- No contiene la solución del problema

15 16
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Six Sigma Six Sigma

PDF – ALCANCE PDF – DECLARACIÓN DE LA

META
Es una descripción de los límites
del proceso involucrado en el • Debe ser clara y concisa
problema, identificando las • Debe ser posible de medir
actividades generales, clientes
e insumos. • Debe establecerse un plazo para
Permite precisar las áreas cumplirla
donde debe enfocarse la • Debe precisarse la fecha de
medición, el análisis y por lo finalización
tanto la mejora.
• Debe ser corta y motivadora
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Prof. Freddy Alvarado V. 3

 Six Sigma Six Sigma

PDF – SUPUESTOS
Constituyen los hechos o circunstancias que deben
ocurrir para que pueda cumplirse con la meta PDF – RIESGOS POTENCIALES
Debe precisarse las limitaciones que pueden
afectar el proyecto Son los posibles eventos que de
Ayudan a evitar que el desarrollo del trabajo se ocurrir podrían afectar que se logre
traslape con el de otros equipos o actividades que la meta prevista
ejecuta la empresa
Permite identificar los potenciales obstáculos a
efecto de que el patrocinador del proyecto ayude
al equipo
19 20
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Six Sigma Six Sigma Ejemplo 1: PDF Servicios Aeroportuarios

Consideraciones adicionales:

• Metas intermedias y productos finales

• Equipo de proyecto, grupos de interés

• Recursos requeridos
• Cronograma del Proyecto

22
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21 22

Six Sigma Six Sigma Ejemplo 2: PDF Merma leche UHT

Ejemplo 1: PDF Servicios Aeroportuarios…

23 24
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Prof. Freddy Alvarado V. 4

 Six Sigma Six Sigma
Ejmplo 3: PDF – Ventas por delivery
CASO DE NEGOCIO:
•9% de las Ventas de toda la Cadena
•El canal cada vez cobra mayor importancia en el sector.
•Las pérdidas de oportunidades se calculan en S/. 800 M
mensuales

PROBLEMA:
•Sólo el 47% de llamadas efectivas
•Se rechaza un 2% de los pedidos tomados
•Rango de Atención Promedio: 40’ – 80’

OBJETIVO:
Incrementar el número de llamadas efectivas y reducir los
pedidos rechazados en 8 meses, logrando así ser
reconocida como LA MEJOR EMPRESA EN VENTAS POR
DELIVERY DEL SECTOR al 30 de Junio del 2008.
25 26
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Six Sigma
Ejemplo 4: PDF Empresa Pesquera
Six Sigma
PDF
Título del Proyecto: Reducir los mermas de Produccion del cultivo Gypsophila Perfecta
Jefe del Proyecto: Gerente de Producción
Caso del Negocio Miembros del Equipo
Corporación Roots registro perdidas en total 1 001 490 tallos en • Gerente de Producción
el 2013 equivalente a S/ 341 702 representado 26% de las ventas • Líder equipo 6 Sigma
proyectadas para este cultivo durante el año. • Jefe de Campo
• Jefe de Envíos
• Jefe de Estadística
• Jefe de Sala
• Analista de Procesos
• Jefe de Fundo
• Jefe de TI
• Jefe de Laboratorio
• Técnico
Declaración del Problema/ Oportunidad Declaración del Objetivo
Corporación Roots ha incrementado la cantidad de merma de Disminucion de la cantidad de tallos mermados por siembra anual
produccion del cultivo Gypsholipa de 5% a 26%, estas mermas se al 5% del total en tallos a producir, lo que incremetaria las ventas
acentuan en periodos estacionales de campaña produciendo en proyectdas de Gypsophila Perfecta en S/. 241,500 durante el
muchos casos la cancenlación de pedidos ya pactados, la perdida 2015.
en soles de esta merma es de 341 702 anuales.
Alcance del Proyecto, riesgos, supuestos Partes Interesadas
El proceso a evaluar es el de producción con sus subprocesos de • Gerente General
siembra y selección. Se requiere disponer de informacion del • Gerente de Producción
proceso productivo asi como la observacion directa de las • Jefe de Campo
actividades que inciden en la generacion de merma. Disposicion • Jefe de Sala
de Personal Especializado en temas de estadistica y agronomia.
Es mecesario considera la Rotacion de personal especializado.
Distorision de informacion debido a errores de logistica Externa o
cambio climatico

27
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Six Sigma Six Sigma

Definición del Equipo del Proyecto

Caso Grupal
“Muerte a las Muescas” Roles Principales Roles Secundarios
• Líder del Equipo • Vendedores / distrib.
Elaborar un Project Definition Form (PDF) • Master Black Belt • Reguladores
• Miembros • Expertos:
• Black Belt • TI
• Dueño del Proceso • Estadística
• Finanzas
PDF • Patrocinador
• Recursos Humanos

Core team: 4 - 7
29 30
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 Six Sigma Six Sigma
Análisis RACI Análisis RACI
“Cuando todos son responsables nadie es responsable” Responsible (Responsable ejecutor)
– Individuos que desarrollan tareas, ejecutores. Pueden ser
compartidos para distintas tareas.
Acordar quien en el equipo es el
responsable de cada tarea. Accountable (Responsable decisor)
Asegurar no solamente el acuerdo, sino – Responde por el cumplimiento de la tarea y es quien tiene el
voto dirimente y la última palabra en torno a una decisión sobre
también el compromiso: la tarea. Solamente puede ser asignado un Responsable por
tarea.
§ R = (Responsible) Responsable
Consulted (Consultado)
ejecutor
– Individuos que pueden ser consultados prioritariamente para
§ A = (Accountable) Responsable decisiones importantes y acciones a tomar. Expertos, gerentes
con impacto directo o indirecto.
decisor
§ C = (Consulted) Consultado Informed (Informado)
– Individuos que necesitan ser informados después de tomar una
§ I = (Informed) Informado decisión o tomar una acción. Gerentes con impacto indirecto.

31 32
esan esan
31 32

Six Sigma Six Sigma Análisis RACI – Proyecto Six Sigma

Análisis RACI Tipo Participación Nombre
Responsabilidades
R A C I
Rol en reuniones

Patrocinador del Decidir, enlazar y

Principal Gerente General X
Proyecto negociar
Líder de Proyecto Gerente de Procesos X X Decidir y difundir
Roles en la administración del equipo de trabajo Usuarios 2,3, y 4 X X
Reportar y
coordinar
Supervisar y
• Líder del equipo. Black Belt X X
coordinar
Miembros
• Facilitador. Asistente de G. Procesos X X Registrar
Controlar agenda y
Secretaria de G. Procesos X X
• Apuntador y/o grabador. tiempo
Reportar y
• Tomador de tiempos. Dueño del Proceso Usuario 1 X X coordinar como
dueño del proceso
• Experto en procesos.
Secundario Gestión logística Subgerente de Logística X Coordinar
• Dueño del proceso. Tecnología de
Gerente de TI X X Coordinar
Información
• Administrador logístico. Estadística
Experto en Ing.
X Coordinar
Estadística
Asistente 1 de G. de
RR.HH. X Coordinar
RRHH
Capacitación de Asistente 2 de G. de
33 X X Coordinar 34
personal RRHH
esan esan
33 34

Six Sigma Análisis RACI - Proceso Six Sigma

Análisis de Stakeholders
Identificar Stakeholders
– Clientes, proveedores y asociados que:

• Están involucrados en el proyecto.

• Pueden influir en el éxito del proyecto.
Considerar sus posiciones.
Desarrollar estrategias.
– Convertir o neutralizar el bloqueo.
– No ignorar los seguidores.

35 36
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 Six Sigma Six Sigma
Análisis de Stakeholders
STAKEHOLDERS

SW Senior Jane Doe

Nivel de compromiso John Doe Management HD Staff BC (Sponsor) SW RG Mgmt SW RG Staff
Mgmt
Sandy Beach Walter Payton 20
Alto A
Ayuda con entusiasmo Show progress & 18
o results; Starwood o x o x
Will work hard to make it happen SLA's; include him
Show progress;
Apoya y trabaja listen to feedback 16
Will lend appropriate support to x o x o o o o D B
implement solution
14
Obediente Point out objective F
and ask for their input;

Nivel de interés
Ensure that they
Will do minimal acceptable and incorporate their understand how the E
will try to erode the standard feedback & show results of the project will
12
results benefit them; John Doe's
Indiferente x support; show results Help them understand
current pain & involve x x x H
Won't help; won't hurt
them in the new 10
process development;
Vacilante good training program 0 2 4 6 8 10 C 12 14 16
Holds some reservations; won't BC's support during the kickoff
meeting; point out pain points
x 8
volunteer Tell them goals &
and create non-hostile
environment by ensuring that
objectives of project; G
identify their 'pain';
No coopera
Will have to be prodded
they don't feel
defensive…'process problem,
x show results 6
not people problem'

Opositor I
Will openly act on and state 4
opposition to the solution

Hostil 2
Will block implementation of the
solution at all costs Bajo
0
Bajo Poder Alto
37 38
esan esan
37 38

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