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ESTRATEGIAS CLAVES PARA LA

TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE
PURCHASE TO PAY

CONOCE LAS PRINCIPALES ESTRÁTEGIAS Y MEJORES

PRÁCTICAS QUE DEBES CONSIDERAR AL AUTOMATIZAR TU
PROCESO PURCHASE TO PAY Y OBTENGA HASTA UN 80% DE
AHORRO EN TIEMPOS Y COSTOS OPERATIVOS.

$ F
REQUERIMIENTO RECEPCIÓN DE VALIDACIÓN Y
DE COMPRA FACTURAS APROBACIÓN

Autor:
Nelson Cano
Director - Cima Software
1.
?
Qué es
Purchase
to
Pay ?
 Automatización de Purchase to Pay - Pag. 02

?
Qué es pedido de compras.
• Aprobación de la cotización

Purchase
sssmás conveniente.
• Generación de la orden de
ssscompra.

to recepción, procesamiento y
La etapa de Cuentas por Pagar
incluye una serie de acciones

Pay ?
El proceso Purchase to Pay,
también conocido como
proceso P2P, consta de varias
fases que van desde la solicitud
de un producto o servicio a los
proveedores hasta el pago
posterior de los mismos.
El proceso puede ser dividido
en dos grandes etapas. La
primera es el proceso
relacionado con el
requerimiento y generación de
la orden de compra (más
conocido como Requerimiento
de Compras o Gestión de Gasto)
y la segunda es el proceso de
pago de facturas (más conocido
como Cuentas por Pagar).
La etapa de “Requerimiento de
la compra” comprende todo el
proceso de requerimiento,
revisión y aprobación de
compra de un bien o servicio, e
incluye una seria de acciones
más o menos secuenciales
como:
• Verificación y control de stock
sspara el producto o servicio en
sscuestión.
• Generación del requerimiento
ssmismo de compra.
• El Control y la verificación
sspresupuestal.
•...Recepción y revisión de
ss.cotizaciones.
•...Flujo de aprobación del
como:
• Recepción y Registro de las
sssfacturas emitidas por el
sssproveedor.
• El Control y la validación de
ss.facturas.
- Validación de
bb.bbbDocumentos sustento.
- Control 3 Way Match.
- Control de montos.
- Gestión de pagos
s parciales.
• Aprobación del pago.
• Pago de facturas.
• Análisis de las métricas y
s...tendencias.
El siguiente diagrama muestra
ambas etapas de manera
global:

Requerimiento Negociación/ Generación de

de Compra Contratación OC
Solicitud de Producto/Servicio Recepción de Cotizaciones Integración con el ERP
Control Stock / Cotizaciones Control Presupuestal Envío de la OC al proveedor
Selección de Producto / Servicio Aprobación de la Compra

Pago de Recepción/ Recepción de

Procesamiento de
Facturas Facturas Producto y/o Servicio

Recepción de Facturas Recepción de Guías /Conformidad

Registro de Facturas de Servicio
Validaciones / 3 way Match Actualización de Inventario
Integración con el ERP
2.
?
Por qué es
importante
tener un
proceso
P2P
integrado?
 Automatización de Purchase to Pay - Pag. 04

Cuentas por Pagar sería mucho

“
Las mejores empresas reconocen
los beneficios de estar ligados a
un proceso estricto de Cuentas
por Pagar, y son 77% más aptas
para completar una solución como
esa en sus operaciones (Ardent
Partners eInovice Report).
más efectivo si la empresa
tuviera visibilidad financiera
sobre qué órdenes de compra
han sido generadas semanas
y/o meses antes, si pudiera
tener seguridad que las
órdenes de compra generadas
“ son correctas, si se ha podido
asegurar que existe
presupuestos asignados para
dicha compra e inclusive si la
compra es necesaria.

Para este fin, las empresas

deben buscar soluciones
Tradicionalmente las empresas proceso a los sistemas internos,
tecnológicas que les permitan
han venido priorizando a la toma de decisión de pago y
integrar ambos procesos,
esfuerzos y recursos hacia la finalmente a la asignación de
idealmente, bajo una misma
optimización de sus procesos recursos para hacer efectivo el
plataforma a fin de evitar
de Cuentas por Pagar y no tanto pago.
incongruencias tecnológicas
hacia los procesos de
y/o problemas de integración.
requerimiento de compra. Sin embargo, el proceso de
Ello no quiere decir que las
Ello se debe a que el input del
proceso de Cuentas por Pagar
son documentos (facturas y
guías de remisión) no
generados ni controlados por la
empresa, lo cual genera
incertidumbre y una necesidad
mayor por controlar y gestionar
este proceso.

Ello es entendible y razonable,

pero es importante tener en
mente que ambos procesos son
altamente relacionados y
dependientes el uno del otro.

Como sabemos, el proceso de

Cuentas por Pagar se enfoca en
procesar, aprobar y pagar las
facturas recibidas de la manera
más óptima y al menor costo
operativo posible.

Innumerables esfuerzos y
tecnologías son abocados a la
captura de datos contenidos en
las facturas, validación de las
mismas, integración del
 Automatización de Purchase to Pay - Pag. 05

organizaciones tienen que

optar por proyectos integrados
desde un inicio. En absoluto. En
muchos casos va a ser
conveniente optimizar el
proceso de Cuentas por Pagar
en una primera fase para luego
automatizar el proceso de
requerimiento de compras.

En otros casos es lo contrario. Lo

importante es que no se pierda
de vista que la integración de
ambos procesos es sumamente
importante para la
organización y por ello se
deben seleccionar soluciones
tecnológicas que brinden todas
las herramientas necesarias
para lograr este objetivo de la
manera más fácil y rápida
posible.

Beneficios Comparativos en el
Proceso de Cuentas por Pagar
Proceso
Indicadores de Rendimiento En Promedio Beneficio
Automatizado

Tiempo de Ciclo de Factura

13.5 días 3.3 días 88.48%
(Recibido - Listo a Pagar)

Facturas Procesadas por mes 1,335 facturas 3,559 facturas 75.56%

Costo por Factura $19.10 por factura $2.20 por factura 166.59%

Facturas Procesadas
18.40% 44.20% 140.22%
Directamente

Tasa de Excepción 16.10% 7.70% 52.17%

Accounts Payable Outsourcing | White Paper - Canon

3.
¿Por qué
automatizar
Purchase
to Pay?

¿Por qué automatizar
Purchase to Pay?
Si bien el proceso Purchase to
Pay no está relacionado con la
generación de ingresos de
manera directa; si está
íntimamente relacionado con la
generación de ingresos y con
casi todas las áreas de la
organización de manera
indirecta.
Un proceso óptimo de Purchase
to Pay permite que insumos
requeridos para la producción y
venta de productos lleguen a
tiempo y al menor costo
posible, que se obtengan los
mejores términos de pago y
crédito de los proveedores, que
se elimine costos ocultos y
posibles penalidades, y Empresas que automatizan el 3
últimamente poder llevar a
cabo una planificación
financiera efectiva de pagos y
presupuestos.
Entre los más importantes
beneficios globales de todo el
proceso Purchase to Pay
podemos destacar:
- Cumplimiento de Normas y
....Regulaciones.
“Es una de las 3 necesidades más
importantes en el área de
Compras y Adquisiciones”.
(Aberdeen Group)
- Visibilidad.
“Las Gerencias Financieras
Requieres cada vez más tener
visibilidad total sobre procesos
financieros”. (Aberdeen Group)
- Reducción del Ciclo de
......Compra.
La Automatización del Proceso
Purchase to Pay reduce el ciclo de
“Solicitud de Pedidos - Pagos”.
- Generación de eficiencia y
.....ahorros operativos.
Las mejores empresas en el
mundo gastan un 17% menos en
sus procesos P2P que otras
empresas y tienen un costo
laboral en promedio 26% menor
del mercado (The Hackett
Group).
WayMatch tienen un costo
operativo 35% menor que otras
empresas (Aberdeen Group).
- Mejora en la relación con
.....proveedores clave.
A continuación analizaremos
los beneficios específicos de
cada fase del proceso Purchase
to Pay.
Beneficios en
Requerimientos de
Compras:
- Permite priorizar los gastos y
...mejorar la planificación
...financiera.
- Permite optimizar el control
....presupuestal.
-...Permite centralizar,
....estandarizar y controlar el
Automatización de Purchase to Pay - Pag. 07
...proceso de adquisiciones.
- Permite la reducción de costos
...y tiempos operativos.
- Permite mejorar las relaciones
....cliente-proveedor.
- Permite obtener información
....en tiempo real sobre el
....estado general de sus
....requerimientos.
Beneficios en Cuentas
por Pagar:
- Reducción de costos en
......procesamiento de facturas.
“De acuerdo con Aberdeen
Group, las empresas que
automatizan sus procesos de CxP
pueden lograr una reducción
hasta del 80% en sus costos de
procesamiento y en promedio
reducir el tiempo que dura el
proceso de 17 a 5 días”
- Simplificación de controles y
....validaciones.
- Visibilidad de todo el proceso.
“De acuerdo con AIIM, el mayor
beneficio reportado cuando se
automatiza el proceso de CxP es
el mejor seguimiento del estado
de la factura, aumentando así la
transparencia del proceso”.
- Métricas e indicadores.
- Óptima relación
....cliente/proveedor.
-...Reducción del tiempo del
ciclo ...de la factura.
- Reducción de errores y
....re-procesamiento.
4.
Tendencias y
mejores
prácticas

Tendencias y mejores
prácticas en automatización
de Purchase to Pay?
Gestionar las facturas electró-
nicas y no electrónicas digi-
talmente.
Las empresas deben implemen-
tar soluciones tecnológicas que
les permitan recepcionar y
registrar todo tipo de facturas
(electrónicas y no electrónicas)
de manera automática y bajo
una misma plataforma.
La captura y gestión de facturas
electrónicas debe incluir
funcionalidades como detec-
ción de PDFs faltantes, control
de documentos anexos, valida-
ción fiscal, confirmación auto-
mática de recepción al provee-
dor, monitoreo automático de
correos electrónicos, herra-
mientas de consultas, etc.
La captura y gestión de facturas
no electrónicas debe incluir
funcionalidades como lectura
OCR, lectura de código de
barras, uso de inteligencia artifi-
cial para capturar y validar
datos, monitoreo de correos y
carpetas, consulta a base de
datos existentes, etc.
Ambientes en la nube.
El uso de soluciones en la nube
(cloud) es cada vez más adopta-
do en el mercado internacional,
no solo por que permite contro-
lar costos operativos relaciona-
dos con la administración de
infraestructura interna, sino
porque es una alternativa natu-
ral que permite que usuarios
internos y externos participen
del proceso Purchase to Pay
desde cualquier ambiente o
locación en cualquier momen-
to.
Las soluciones en la nube
permiten a las gerencias funcio-
nales tomar decisiones e imple-
mentar proyectos de optimiza-
ción de Purchase to Pay, de
manera oportuna, sin tener
que incurrir en altos costos de
infraestructura y licencias de
software, ni tener que depen-
der de las prioridades de las
áreas informáticas de la empre-
sa.
Integrar el proceso de com-
pras con cuentas por pagar.
Como mencionamos líneas
arriba, las empresas deben
buscar soluciones tecnológicas
que les permitan integrar
ambos procesos idealmente
bajo una misma plataforma, a
fin de evitar incongruencias
tecnológicas y/o problemas de
integración.
Involucrar al proveedor en el
proceso Purchase to Pay.
El involucramiento del provee-
Automatización de Purchase to Pay - Pag. 09
dor en el proceso de Purchase
to Pay es cada vez más impor-
tante ya que reduce costos ope-
rativos, mejora las relaciones
clientes-proveedor y genera
mayor confianza y transparen-
cia.
Para ello, las empresas han
empezado a utilizar tecnologías
colaborativas como portales de
proveedores y tecnología móvil
para darle al proveedor la posi-
bilidad de participar activamen-
te en las diferentes etapas de
Purchase to Pay. Por ejemplo, a
través de un portal de provee-
dores, el proveedor puede
postear sus cotizaciones y
facturas, verificar el estado de
pago de sus facturas, comuni-
carse con su cliente de manera
auditada y actualizar su infor-
mación corporativa.
Implementar interfaces ami-
gables y ágiles.
Concepto simple pero clave.
Las empresas requieren de
interfaces dinámicas y flexibles
que permita a los usuarios
participar del proceso de reque-
rimiento de Compras y/o proce-
samiento y aprobación de
facturas desde cualquier loca-
ción, ambiente, browser, dispo-
sitivo de manera rápida y efecti-
va.
Lamentablemente, para este
propósito, desarrollar este tipo
 Automatización de Purchase to Pay - Pag. 10

ciero requiere:
Gestionar las Facturas Electrónicas digitalmente.
Tener información en tiempo
Minimizar el porcentaje (%) de excepciones. real sobre la cantidad y monto
total que deberá pagarse a
Integrar el proceso de Compras con Cuentas x Pagar. proveedores a 30, 60 y más días
a fin de poder planificar presu-
puestos y flujo de caja.
Involucrar al proveedor en el proceso P2P.
Saber cuál es el estado de pago
Implementar interfaces amigables y ágiles Front-End de las facturas de sus proveedo-
en el proceso de requerimiento de compras. res más importantes.

Incorporar tecnología móvil. Qué monto de sus facturas ofre-

cen descuento por pronto pago
Descentralizar el proceso de registro y aprobación a a fin de eliminar gastos innece-
nivel de usuario. sarios.

Incorporar Analytics para generar reportes/métricas. Ejemplos de Analytics en

Purchase to Pay

de interfaces en la mayoría de desde cualquier tipo de interfa- • Requerimiento de Compras.

ERPs es costoso y toma mucho ce o punto de interacción con el • Ventas sobre gastos.
tiempo. proceso. • Desviación presupuestaria y
sssreal.
Por lo cual, muchas empresas Incorporar Analytics • Ahorro total de costos.
gravitan hacia tecnologías más • Calidad.
ágiles, con diseño “responsive”, Últimamente, las organizacio- • Tiempo del ciclo de adquisi- ..
con capacidad móvil, que se nes necesitan obtener informa- .... ción.
integren con los ERPs existentes ción estadística, métricas • Porcentaje del proveedor que
pero que permitan gestionar relevantes y reportes de .....representa el 80% del gasto.
todo el proceso P2P. tendencia sobre las diferentes • ROI de adquisición.
etapas del proceso P2P para
Incorporar tecnología móvil. poder tomar mejores decisio-
nes tácticas y estratégicas.
Empleados deben ser capaces Por ejemplo, un gerente finan-
de emitir requerimientos de
compra desde cualquier dispo-
sitivo móvil y jefes/gerentes
deben tener la capacidad de
aprobar facturas y órdenes de
compra desde cualquier lugar
usando sus equipos móviles. Es
importante recalcar que las
herramientas móviles deben
ser parte integrada del sistema
de gestión de P2P y no herra-
mientas externas.

Esto es importante para poder

Fuente: Adnia Solutions
tener el control del proceso
5.
Tecnologías
Recomendadas
 Automatización de Purchase to Pay - Pag. 12

Tecnologías Recomendadas
- Workflow. - Portales Colaborativos - Recepción de facturas
- Integración con ERP. ...“Self-serve” para Proveedores. .selectrónicas.
- Sistemas Cloud. - Formularios dinámicos. - Digitalización (OCR, Códigos
- Móvil. - Data Analytic. ...de Barra, ICR, Inteligencia
ssArtificial).

USO DE TECNOLOGÍAS EN EL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR

Extracción Automática
de Factura electrónica
Métricas y
@ F Reportes

CORREO ERP
ELECTRÓNICO
Comunicación
Bidireccional

F F
Digitalización
SCANNER FACTURA WF FACTURA
3 Way Match APROBADA
Control y Validaciones

PORTAL DE
PROVEEDORES MÓVIL
* Proveedor envía Factura Mensaje de texto
* Proveedor revisa Pagos
CLOUD del estado de la
Factura CLOUD
Proceso Típico

USO DE TECNOLOGÍAS EN EL PROCESO DE REQUERIMIENTO DE COMPRA

CONTROL
PRESUPUESTAL Comunicación
ERP Bidireccional
Métricas y
Reportes

NOTIFICACIONES
www

MÓVIL WEB FORM WEB

FORM MÓVIL

WF www
WF

USUARIO JEFE DE ÁREA JEFE DE COMPRAS ORDEN DE

COMPRA
Realiza Requerimiento
de Compra
APROBACIÓN APROBACIÓN

PORTAL DE
PROVEEDORES

CLOUD * Solicitud de Cotizaciones

* Envío de Orden de Compra CLOUD
Proceso Típico
6.
Recomendaciones
para una
Implementación
Efectiva

Fase
Preliminar
Exija un plan de implementa-
ción probada.
Es importante que el plan de
implementación tenga buenos
antecedentes de éxito. Asegú-
rese que el proveedor tenga
amplia experiencia con proyec-
tos similares y exija ver la meto-
dología de implementación
antes de cerrar la adquisición
de la solución.
Defina un equipo interno a
cargo del proyecto.
Es importante que en su empre-
sa se defina un equipo de
personas que esté abocado a la
consecución del proyecto,
tenga capacidad de liderazgo y
que tenga la potestad de solici-
tar/asignar los recursos necesa-
rios para el proyecto.
Defina ambiente/infraestruc-
tura a utilizar.
Define con la mayor anticipa-
ción posible el ambiente o
infraestructura que utilizará
para que se implemente la solu-
ción. Ya sea in-situ o nube, es
necesario planificar las conside-
raciones técnicas para cada
ambiente. Por ejemplo: si su
empresa requiere digitalizar
documentos desde diferentes
locaciones, deberá tomar en
cuenta que digitalizar a la nube
tiene diferentes requerimientos
técnicos a digitalizar a un siste-
ma interno in situ.
Automatización de Purchase to Pay - Pag. 14
Contrate a un proveedor con
amplia experiencia en proce-
estos procesos es fundamental
para el éxito del proyecto en cues-
sos similares
En este tipo de proyectos, la
tión. En ese sentido, se debe
considerar que el proveedor no
solo debe tener un conocimiento
experiencia y capacidad del cabal de la tecnología, sino tam-
proveedor para entender las bién de los requerimientos
necesidades típicas y las posi- funcionales y técnicos de los
bles variaciones de alcance de procesos Purchase to Pay.
Fase de Diseño e
Implementación
Establezca un cronograma de entregas parciales verificables.
El proceso debe estar subdividido en etapas claramente definidas
(inicio, fin, subetapas, objetivo de cada etapa y plazos), las cuales deben
ser monitoreadas y supervisadas.
Determine cuáles son los requerimientos de integración.
En la mayoría de proyectos P2P, cierto nivel de integración con sistemas
internos y externos es requerido. Para ello, es indispensable definir los
requerimientos funcionales y técnicos de la integración planeada.
Por ejemplo, se debe determinar si se requiere intercambio de datos
y/o acceso a documentos y conocer cuál es el método de integración
más conveniente (WEB API, WEB services, Windows API, screen
scraping, url connection, etc).
Requiera un diseño completo del proceso (en base a objetos).
En este diseño, como en todo proceso, debe estar establecido en base
a objetivos claros para todos los involucrados. Dado que el proceso
Purchase to Pay es altamente documental, es necesario que el diseño
de procesos sea una base a “objetos” y no solo a
procesos/acciones/tareas.
Verifique conformidad del diseño.
Antes de iniciar cualquier tipo de configuración o programación del
sistema, los líderes del proyecto deben recibir y aprobar el diseño final
del proveedor. Este diseño debe contemplar todas las funciones, fases,
comandos, reglas, condiciones que el proceso requiere.
Involucre a los “key stakeholders” del proceso.
Todas las personas de las empresas involucradas en el proceso deben
estar claramente identificadas a fin de definir objetivos, roles,
responsabilidades, y requerimientos funcionales de cada rol.