FLUJOGRAMA

DE
FORMACION
L.A.P.

MARIA DEL MAR AGUILAR SUAREZ - 1855814

MONICA ARISTIZABAL BAÑOL – 1855814
ANDRES ARIZA ARIZA - 1855814
ANA MARIA OCHOA MEJIA - 1855812
 TALENTO HUMANO / FORMACIÓN DEL PERSONAL

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PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

OBJETIVO ALCANCE

• Establecer los lineamientos para las actividades de Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
entrenamiento y capacitación del personal. capacitación del personal de la ORGANIZACIÓN.
• ENTRENAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN: Actividades
encaminadas a mejorar la competencia del personal sobre un
tema determinado.

1. Identificación de necesidades

Las principales fuentes de detección de necesidades de entrenamiento y

capacitación pueden ser:
 Reporte de necesidades en la organización.
 Informes de auditorías
 Informes de revisión por la dirección
 Detección de no conformidades
 Información de la evaluación de Desempeño referente a capacitación
 Riesgos valorados en la organización.
 Investigación de accidentes e incidentes del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en SYSO
 Impactos ambientales
 Requisitos legales del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional SYSO
 Resultados de simulacros
 Reporte de actos y condiciones inseguras
 Resultados del desempeño del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en SYSO Comunicaciones y solicitudes
de entes gubernamentales y/o comunidad Quejas, reclamos y sugerencias
2. Desarrollo del Plan de Entrenamiento y Capacitación

La División de Recursos Humanos atenderá las necesidades básicas de entrenamiento y capacitación y apoyará el desarrollo de
actividades de entrenamiento y capacitación identificadas, las cuales deberán ser comunicadas a la División de Recursos Humanos
para recibir la orientación correspondiente al trámite a seguir establecido en este procedimiento. En todo caso todas las actividades
de entrenamiento y capacitación deberán seguir el procedimiento establecido en el presente documento. La Dirección general
deberá gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitación de su personal, para el
caso que no puedan ser apoyadas en su totalidad por la División de Recursos Humanos. El documento oficial para la socialización
de las actividades de la División de Recursos Humanos es el plan de entrenamiento y capacitación, el cual contendrá los requisitos
y será actualizado durante cada semestre según se requiera.

En coherencia con las políticas ambientales de la organización, los documentos que no requieran soporte físico, serán en lo posible
entregados en formato digital a través de correo electrónico, exceptuando los formatos de listado de asistencia, cartas de
compromiso firmadas por los participantes de las actividades de entrenamiento y capacitación (según se requiera), así como los
soportes entregados por los proveedores, documentos que obligatoriamente deberá dejarse evidencia física.

3. La evaluación

Las actividades de entrenamiento y capacitación realizadas en la Organización pueden estar sujetas a los siguientes (3) tipos de
evaluación : Evaluación de la reacción, la cual pretende medir la satisfacción del participante frente a tres aspectos, el expositor, el
contenido de la capacitación y los recursos empleados; evaluación del aprendizaje y la evaluación INSITU, refiriéndose a la
aplicación de los conocimientos adquiridos en las actividades de entrenamiento y capacitación en el desarrollo de las funciones
pertinentes al cargo. La aplicación de estas evaluaciones se realizará acorde a la Guía de Evaluación de Entrenamiento y
Capacitación de Personal y a la planeación de la evaluación establecida. El número de personas que deben ser evaluados,
independientemente del tipo de evaluación a aplicar, debe ser mínimo la tercera parte del personal participante de la actividad.

4. Aspectos generales

Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitación planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la
División de Recursos Humanos estarán bajo la responsabilidad de cada Lider de subproceso, por tanto este será responsable de la
realización de todas las actividades que en este procedimiento se establecen, así como los cambios y actualizaciones que se
generen en el Plan de Entrenamiento y Capacitación del semestre.

Los proveedores externos no están obligados a utilizar los documentos establecidos en este procedimiento, pero si deberán presentar
la evidencia de la participación del personal en las actividad y ejecutar la evaluación establecida por la organización.

Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitación para recibir el certificado de asistencia por parte de la
División de Recursos Humanos, deberá evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas
programadas y la suscripción de la carta de compromiso.
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PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

DIAGRAMA DESCRIPCION TIEMPO RESPONSABLE

INICIO

1. Define las formaciones a atender por la 10 Jefe DRH Profesional FP-

1. Definición de necesidades
de entrenamiento y División de Recursos Humanos. JORNADAS DRH
capacitación a atender

2. Realiza investigación 2. Contacta a empresas o personas expertas en el Sujeto a la

preliminar de posibles tema que realicen las propuestas respectivas que respuesta
capacitadores o den respuesta a la necesidad de entrenamiento o del Jefe DRH Profesional FP-
entrenadores capacitación. oferente DRH

3. Revisa propuesta y selecciona el o los 3 Jornadas

3. Revisa propuestas Jefe DRH Profesional FP-
entrenadores formadores que atiendan las diferentes
DRH
necesidades de formación.

4. Proyecta plan de entrenamiento y

4. Elabora el Plan de
capacitación para el 8 Jornadas
Entrenamiento y Profesional FP-DRH
Capacitación
semestre inmediato

de la UAA.

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DIAGRAMA DESCRIPCION TIEMPO RESPONSABLE

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Revisa y Aprueba el Plan de Entrenamiento y 5 Jornadas Jefe DRH
5. Revisa y aprueba Capacitación y anexos a publicar.

Plan de Entrenamiento y

Capacitación

6. Publica plan de Publica el Plan de Entrenamiento y

entrenamiento y
capacitación Capacitación en la intranet a través de una 3 Jornadas Asistente DRH
solicitud enviada o por medio de circulares.

7. Planeación de las
actividades de
entrenamiento y
Planea la evaluación de la actividad de
capacitación entrenamiento y capacitación a realizar. 6 Jornadas Jefe DRH

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Promociona las actividades de acuerdo al Sujeto al Profesional FP-DRH
8. Promoción de las cronograma establecido en el plan. plan de las
actividades
actividades

9. Recepción E de
Revisa los registros de inscripción y el 8 Jornadas
inscripciones Compromiso, y analiza si la demanda cumple Profesional FP-DRH
para dar continuidad a la programación de la
actividad.

10. Convoca al personal a la Realiza convocatoria ofreciendo la actividad

actividad a los asistentes o a las unidades a las que 6 Jornadas Profesional FP-DRH
pertenece el personal.

11. Envía comunicación al Envía comunicación al entrenador o

entrenador o capacitador y capacitador y a los participantes inscritos o Sujeto a la Profesional FPDRH
a los participantes citados a las actividades. fecha de Personal encargado por
Nota: Entre los aspectos a informar en el inicio del el Jefe del área
correo se debe incluir los documentos que plan de solicitante.
contractualmente debe entregar el formador actividades.
1 y las evaluaciones que debe aplicar durante
las actividades.
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12. Realiza actividad de Realiza las actividades de entrenamiento o Sujeto al Entrenador o
Entrenamiento y capacitación y se controla la asistencia a la plan de las capacitador
capacitación
actividad en cada una de sus jornadas. actividades

13. Control de asistencia

6 Jornadas Profesional FP-DRH

No NO ¿Se planeó
15 evaluar el
aprendizaje
?capacitado
r y a los
participante
SI s
Sujeto al
último día
Evalúa los conocimientos adquiridos por el de
14. Evalúa el aprendizaje participante en la actividad al final de la actividades Instructor
misma. ½ Jornada

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DIAGRAMA DESCRIPCION TIEMPO RESPONSABLE

Gestiona con los participantes el

diligenciamiento de la
1
Evaluación de la reacción durante la última
1 jornada de cada actividad de entrenamiento Sujeto al Profesional FPDRH/
y capacitación. último día Personal encargado por
15. Evalúa la reacción Nota: Para el caso que la actividad tenga de el Jefe del área
varios profesores, cada uno debe ser evaluado actividades respectiva.
por aparte. ½ Jornada.

Consolida todos las evaluaciones de reacción

realizadas por los participantes de las Sujeto al Profesional FPDRH/
16. Consolida resultados de
actividades de entrenamiento y capacitación último día Personal encargado por
evaluación de reacción con la herramienta establecida por el líder del de el Jefe del área
subproceso. actividades respectiva.
½ Jornada.

17. Entrega información de Entrega al Profesional de Recursos Humanos Sujeto al

la actividad de responsable de las actividades de último día Instructor/
entrenamiento o entrenamiento y capacitación, el control de de Profesional DRH
capacitación
asistencia y la evaluación de aprendizaje si es actividades
requerido. ½ Jornada.

Consolida la información sobre asistencia y 6 Jornadas

18. Consolida la información
y proyecta certificados
proyecta los certificados de las actividades del Profesional FP-DRH
plan de entrenamiento y capacitación.

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Remite para la revisión y aprobación al líder el ½ Jornada Profesional FPDRH
19. Remite para revisión y resumen de asistencia y los certificados a
aprobación.
enviar.

20. Revisa y remite a

Revisa y remite a los participantes los 5 Jornadas Jefe del área
participantes. certificados que corresponden.

Revisa el informe del plan de entrenamiento y Según

21. Elabora informe plan de capacitación del semestre tiempo de Jefe del área
formación del semestre resultados.

Profesional FPDRH/
Se archiva informe de plan de formación Personal encargado por
21. Archiva Informe plan de
formación.
como evidencia y parámetros para demás el Jefe del área
procesos de mejoramiento. respectiva.

FIN