LAS VENTAJAS DE LA

APLICACIÓN DE LAS TIC EN UN

ARCHIVO
Commented [1]: Es un título general. Es bueno especificar
qué de todo ese mundo llamado TIC se trabajará en relación
con la Archivística.

Es un tema muy interesante para trabajar. Sin embargo, veo

pinceladas de varios temas que podrían desarrollarse como
textos independientes. Recuerden que el texto debe verse
como unidad, por lo que lo mejor será tomar una parte y
desarrollarla a mayor profundidad (por ejemplo: normatividad,
conservación y gestión electrónica de documentos).

Sugiero que tengan en cuenta la estructura que detallo más

abajo y que se apoyen más en fuentes de análisis.
JUAN JOSÉ ARISTIZÁBAL CASTRO
JOHAN SEBASTIAN VALLEJO
ZAPATA

Tesis

Lina María Franco

Docente

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUÍA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
HABILIDADES COMUNICATIVAS
CARMEN DE VIBORAL
2015
Tabla de contenido

Resumen ................................................................................................................................................. 3
Introducción……………………………………………………………………………………………………………………………………………3

Objeto de investigación…………………………………………………………………………………………………………………………3

Objetivos
Objetivo general .................................................................................................................................. 4
Objetivos específicos ....................................................................................................................... 4
Ventajas de la aplicación de las TIC en los procesos archivísticos ........................................................... 4
El uso necesario de las TIC en los archivos………………………………………………………………………………………………5

Normatividad para el uso de la gestión electrónica de documentos........................................................5

Conclusiones……………………………………………………………………………………………………………………………………………7

Glosario ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….7

Bibliografía……………………………………………………………………………………………………………………………………………..8
 Las Ventajas de la
Aplicación de las TIC
en un Archivo

Resumen

Las TIC trajeron una gran evolución a la hora del manejo de la información, es por esto que la
archivística y sus procesos se ven permeados por estas, desde la gestión de los documentos
hasta su disposición final. Estas tecnologías trajeron grandes ventajas en lo que tiene que ver
con la gestión documental planteando ventajas desde ámbitos económicos, sociales,
empresariales, culturales y ambientales.

Introducción

Se plantearán las ventajas que traen las TIC con respecto a la archivística, el uso de la
información y a su necesidad de aplicación en el archivo para la mejora de la
conservación, la consulta, el acceso y la disponibilidad. Sin embargo para lo anterior
debemos conocer previamente la normatividad que dispone todos los requerimientos
para una gestión adecuada de los documentos en forma electrónica. También se relatará
la evolución que han traído estas tecnologías al acceso a la información y a la
conservación de ésta.

Objeto de investigación

Las TIC en relación con la archivística. Se puede decir que las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones (TIC) han traído unas grandes ventajas a los procesos archivísticos, debido
a que, la archivística al ser una profesión que se encarga de manejar todo tipo de información,
requiere mucho estar a la vanguardia de las tecnologías que van surgiendo, para así implementar
estas en el campo laboral y en el servicio y atención al usuario asimismo garantizando una
atención oportuna, eficaz y eficiente.

Al definir las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en líneas generales

podríamos decir que:

Las nuevas tecnologías de la información y comunicación son las que

giran en torno a tres medios básicos: la informática, la
microelectrónica y las telecomunicaciones; pero giran, no sólo de
forma aislada, sino lo que es más significativo de manera interactiva e
inter conexionadas, lo que
permite conseguir nuevas realidades comunicativas (Ortíz, 1998).
Objetivos

Objetivo general.

Identificar las ventajas que traen las TIC a los procesos archivísticos.

Objetivos específicos.

- Presentar los lineamientos normativos para la incorporación de las TIC a los

procesos archivísticos.

- Describir la evolución que han traído las TIC a la archivística.

- Subrayar la necesidad del uso de las TIC en los procesos archivísticos.

Ventajas de la aplicación de las TIC en los procesos archivísticos

Las TIC han traído unas ventajas apreciables a la hora del manejo a la información.

En Colombia la mayor parte de las organizaciones han trabajado el

tema por medio de archivos físicos durante varios años y en la mayoría
de los casos han tenido éxito en sus procesos, sin embargo durante los
últimos 15 años han surgido tecnologías de la información que
permiten que ese proceso se optimice, como los documentos
electrónicos, que tienen un alto nivel de confiabilidad y reducen cargas
económicas y laborales dentro de las empresas que los usan,
lastimosamente en el país son pocas las
compañías que han implementado el sistema de manera amplia y
correcta (Arteaga & Mariño, 2005).

En términos generales, se puede decir que la gestión electrónica de documentos

genera las siguientes ventajas:

Reduce el uso de recursos humanos, tecnológicos logísticos y de

insumos de papelería de los cuales el papel y las tintas son los que
mayormente
Preocupan a la población, ya que por su origen y/o destinación
final deterioran el entorno natural (Arteaga & Mariño, 2005).

Podemos afirmar que el funcionamiento de un archivo sin ningún tipo de tecnología puede
funcionar de una manera adecuada y eficaz, sin embargo la utilización de la más mínima
tecnología puede recurrir a una mejora que se notará y va a sobresalir de inmediato, un ejemplo
de esto es la consulta en un fondo documental de gran tamaño, de forma física podríamos tardar
si tenemos una buena organización de 5 a 10 minutos, y con la intervención de tecnologías
tardaríamos en saber la información que queremos establecer los metadatos adecuados este
proceso duraría un tiempo aproximado de 30 segundos a 1 minuto.

A la hora de la conservación de los documentos físicos podemos afirmar que: la gestión

electrónica
electrónica trae una gran ventaja, debido a que, cuando se quiere consultar no es necesario
recurrir al documento físico, simplemente se llega a ver el documento en el repositorio
electrónico y así se tiene intacta la integridad del documento físico. Según el Archivo General
de la Nación a la hora de la consulta digital las TIC permiten realizar las siguientes funciones:

permite a los usuarios autorizados realizar a través de un

navegador, las siguientes funciones: búsquedas por texto libre y por
descriptores,
acotación de búsqueda por criterios jerárquicos y cronológicos,
navegación jerárquica y por enlaces, acceso a fichas con la información
descriptiva de los documentos, visualización de imágenes en pantalla,
tratamiento digital de los documentos originales. (AGN)

Podemos inferir que a la hora de la elaboración de los instrumentos archivísticos (TRD, TVD,
Inventarios, CCD) las Tecnologías de la información llegan a jugar un rol importante, debido
a que gracias a estas existen varios softwares ya sean del paquete office o especializados para
la gestión de los documentos estos permiten que los procesos se automaticen así mejorando y
facilitando la labor archivística.

Además de estas ventajas podemos decir que las TIC ayudan al medio ambiente y esto de la
mano con la política del cero papel que es lo siguiente:

“el concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la
reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los
documentos en físico por soportes y medios electrónicos” (MINTIC, 2011).

“Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la

creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes
electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones” (MINTIC, 2011).

Para concluir establecemos que las TIC han traído grandes ventajas a cada uno de los
procesos que se realizan en la archivística, no solo a los procesos sino también al medio
ambiente, la economía y el uso de recursos humanos.
El uso necesario de las TIC en los archivos.

En los archivos de nuestra época es casi necesaria la implementación de nuevas tecnologías

para el buen funcionamiento y servicio de atención. Desde la etapa de gestión de un archivo
podemos evidenciar la necesidad de las tecnologías en la producción de documentos, en la
definición de formas y formatos; también podemos ver la tecnología reflejar en la
vinculación, registro y descripción de un documento. Para estos procedimientos se suele
utilizar un software de gestión documental el cual se adecua al flujo de trabajo de la entidad
para su funcionamiento integro. Al igual en un archivo histórico o de consulta constante del
público se suelen usar las mismas metodologías de software o de bases de datos para agilizar
la consulta, esto se realiza en una actividad anterior de ingreso de descriptores y metadatos,
lo que conlleva a una fácil recuperación de la información.
¿Un archivo puede funcionar sin tecnologías? Si, puede funcionar, más no de una manera
ágil y eficaz como lo podría hacer con estas. La consulta y la demanda de información ha
aumentado, el mundo trabaja mucho más rápido y el valor de las cosas se mide en el tiempo.
Si nos detenemos a analizar las finalidades de la archivística se asemejan a las de la
tecnología, la archivística trabaja para que la información esté de una manera determinada y
organizada para su fácil recuperación y atención al ciudadano. La tecnología busca por su
parte actuar para facilitar la vida de los humanos y adaptarse a sus necesidades. Estás dos se
pueden integrar y funcionar conjuntamente para satisfacer las necesidades de acceso y
consulta de información por parte del usuario

Normatividad para el uso de la gestión electrónica de documentos

Podemos hablar de una norma que controla las restricciones mínimas para la administración
de los documentos electrónicos y es el Decreto 2609 de 2012 (Cultura, 2012) el cual en su Commented [2]: Referencia bibliográfica al decreto
capítulo número IV establece todos los requerimientos y procesos a seguir con los
documentos electrónicos de archivo.

El Decreto aborda como principios fundamentales de los documentos electrónicos su

integridad, autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que
garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor probatorio a lo largo de su
ciclo de vida.

Como procedimientos que se deben tener en cuenta son: los documentos que inicien su
trámite electrónicamente deberán ser conservados en este mismo medio. El documento
electrónico es el que tiene su génesis en algún entorno electrónico correspondiendo a las
funciones de una unidad administrativa. Se debe procurar la conservación del vínculo
archivístico con los metadatos que garanticen la permanencia de estos documentos en su
debida agrupación documental. Se deben tener en cuenta ciertas características para la
presunción de autenticidad de los documentos electrónicos estás son las firmas, el trámite
vinculado a las funciones de una entidad, los asuntos y los metadatos que sean propicios
para su vínculo archivístico, su fácil acceso y recuperación.

En los aspectos para su conservación la protección de la integridad cuenta con un papel

fundamental, y es que la integridad en entornos electrónicos no es por procesos de deterioro
o daños en la legibilidad del documento sino en su contenido y formato que son los que se
deben preservar para que la gestión de los documento se desarrolle de una manera
adecuada. Existen unos requisitos para la preservación y conservación de los documentos
electrónicos estos son: el documento debe pertenecer a las funciones y actividades de la
entidad, se pueden tener documentos híbridos en soporte digital, electrónico y papel, a estos
al igual que los documentos análogos se les debe garantizar su ciclo de vida,

La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben

considerar y atender los principios de preservación en el tiempo,
longevidad de los medios de almacenamiento, valoración,
vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad
de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de
la misma”. La norma dicta metadatos mínimos para su
recuperación estos los divide en Contenido, estructura, contexto.
Conformación de expedientes electrónicos. Al igual se harán
transferencias de documentos con valor histórico. (Cultura, 2012)

Conclusiones

- Podemos concluir que las TIC evolucionaron la información y el uso

de esta de una manera muy eficaz, debido a que sin estas tecnologías
el acceso a la información era muy escaso.

- Se puede ver como la archivística ha dado un paso muy grande

con la ayuda de las TIC, pasando de ser un simple oficio a ser una
disciplina autónoma.

- La gran cantidad de información que está produciendo no sería

manejada si no existieran las TIC, a causa de que éstas automatizan
los procesos de gestión de la información.

Glosario

TIC (Tecnologías de la información): giran en torno a tres medios básicos:

la informática, la microelectrónica y las telecomunicaciones; pero giran, no
sólo de forma aislada, sino lo que es más significativo de manera interactiva
e inter conexionadas, lo que permite conseguir nuevas realidades
comunicativas.
TVD (Tablas de valoración documental): es un instrumento archivístico el
cual sirve para proponer un tiempo de retención del documento en el archivo
central.

TRD (Tablas de retención documental): es un instrumento archivístico el

cual sirve para proponer un tiempo de retención en el ciclo vital del
documento

Bibliografía

Arteaga, H. M., & Mariño, D. I. M. (2005). Aplicación de las TIC en los procesos de
investigación de mercados y gestión documental como estrategia de competitividad en
la empresa. Repositorio Universidad Militar Nueva Granada, (Umng 2010), 1–18.
Recuperado de:
http://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/10654/4019/2/DiazMarinoMarthaIsabel201
0.pd f
Cultura, M. D. E. Decreto 2609 de 2012 (2012). Colombia. Recuperdo de:
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf.

MINTIC. (2011). Cero papel en la administración pública. MINTIC. Recuperado de

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-
papel.pdf

Ortí, C. B. (1998). Las tecnologías de la información y comunicación (t.i.c.). Universidad De

Valencia, 1–7. Recuperado de http://www.uv.es/~bellochc/pdf/pwtic1.pdf

AGN. (s.f.). AGN. Obtenido de

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2012/tabasco/pdf/m0703
.pdf