GFPI-F-019 - Formato - Guia - de - Aprendizaje 13 Organización de Eventos

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa
Código del Programa de Formación: 122121
Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Estrategias de soporte para la gestión administrativa de la
Institución Educativa Policarpa Salavarrieta de la E.P. La
Esperanza
Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Ejecución
Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Organizar un evento conservando el protocolo, los

principios y las políticas Institucionales.
Competencia Organizar eventos que promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la
empresa.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento,
de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los
medios de divulgación y las políticas de la organización.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el
protocolo y las normas de la organización.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en
cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la
coordinación de las diferentes actividades, y las políticas
institucionales.
Duración de la Guía 18 horas
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
2. PRESENTACIÓN
Es relevante que el efectivo desarrollo de un evento organizacional se proponga bajo las
etapas del proceso administrativo (Planeación, organización, dirección y control); al hablar de
organización de eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su desarrollo, desde la
planeación hasta el control, en esta medida para lograr tener éxito en cualquier tipo de evento, la
planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la organización involucra
el tema de logística y la asignación de materiales y presupuesto, la dirección donde se designan
las responsabilidades de los diferentes comités y el control que abarca la evaluación permanente
de todo el proceso administrativo en sí. Esta guía le permitirá conocer que es el proceso
administrativo y que compone cada fase para relacionarlas con las etapas de la realización de un
evento.
El objeto de estudio permite desarrollar actividades que den respuesta a interrogantes o dudas,
a través de actividades didácticas activas como lo son: talleres, simulación de casos, juego de
roles, mapas conceptuales.
Su trabajo autónomo, trabajo en equipo y colaborativo, le permiten un mejor desempeño en sus
actividades de aprendizaje garantizando un óptimo resultado. Su condición de libre pensador y
sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a sus
conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de curso.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:
Actividades de Reflexión.
Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el objetivo es lograr unir
parientes que se encuentran fuera del municipio, departamento o país, ¿qué tipo de evento y que
estrategias emplearía para llevar a cabo esta actividad con eficiencia y eficacia? Comparte en
mesa redonda su propuesta.
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:
De acuerdo a la propuesta anterior y para identificar los conocimientos cognitivos de cada
miembro del grupo, se solicita que se divida el total del grupo en 4 grupos y cada grupo debe
preparar un documento de Word donde representen de manera gráfica un proceso relacionándolo
con las actividades para realizar un evento.
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

TEORIA)
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

1. Elaborar el proyecto de 1. Lectura Dirigida
organización del evento de los grados 2. Proyecto práctico
de la I.E. Policarpa Salavarrieta.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
actividad:
Aula Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 0 horas 0 horas
Actividad de aprendizaje
De manera colaborativa realice la siguiente actividad:
En grupo máximo de cuatro integrantes conforme cuatro grupos, cada grupo se encargará de
diseñar las actividades de una fase que se le asigne, para la organización del evento institucional
de la I. E. Policarpa Salavarrieta de la E. P. La Esperanza “Grados CLEI I.E. Policarpa
Salavarrieta 2019”
Tenga en cuenta las siguientes tareas en el proyecto:
1. Tipo de Evento
2. Nombre o título del evento
3. Objetivo General
4. Objetivos específicos
5. Lugar y fecha de realización
6. Lista de invitados especiales
7. Número de participantes
8. Tarjetas de invitación
9. Medios de divulgación
10. Logo y diseño del evento (Montaje de mesas, sillas, atril, banderas, manteles y cubre sillas)
11. Programación
12. Papelerías (Rótulos asignación de puestos, apuntes invitados, bolígrafos, etc.)
13. Memorias (foto/fílmica)
14. Bebidas (cristalería, tipo de bebidas, etc.)
15. Alimentos (menaje, platos, etc.)
16. Equipos audiovisuales, sonido y laptop
17. Conformación de 3 comités y definir responsabilidades (nombre del comité, coordinador(es), y
funciones de cada uno. De forma concreta y resumida
 COORDINACIÓN FINANCIERO (XX aprendices)
 COORDINACIÓN DE LOGISTICO (XX Aprendices)
 COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS (XX Aprendices)
18. Cronograma de actividades con sus respectivas fechas de realización.
19. Diseñar formatos para el control y seguimiento del evento (lista de chequeo, lista de asistencia,
encuestas de satisfacción del cliente)
20. Postproducción del evento (evaluación del evento, análisis DOFA con sus respectivas estrategias de
mejoramiento.
Para la elaboración del proyecto organización del evento “Grados CLEI de la I.E. Policarpa Salavarrieta”
solicite toda la información necesaria al área de educativas, entregue el documento en medio físico
(impreso o a mano).
Organización de eventos
Las fases para la organización de eventos son:
Pre evento donde se realiza las actividades de planeación y organización del evento.
Evento donde se realiza el evento como tal o se ejecuta.
Post evento donde se realiza las actividades de evaluación del evento.

Eventos
Son actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de
incentivos y otras reuniones asimilables a estas (jornadas, conferencias, cursos, foros) convocadas por
motivos profesionales y/o asociativos.
Clasificación y Características de los eventos
¿Cómo se clasifican los eventos?
Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de origen (al
aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática que
pueden ser sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o
corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en diferentes tipos de eventos.
EVENTOS SOCIALES: estos buscan principalmente la diversión del público o de los invitados, a
este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.
EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como fiestas, festividades, conciertos,
verbenas de barrio, entre otros.
A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada
materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas.
Por su carácter pueden ser:
1. Congresos
2. Foros
3. Conferencias
4. Paneles
5. Simposios
6. Talleres
7. Seminarios
8. Asambleas
9. Convenciones
(Castillo R. d., 2013)
PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes

aspectos:
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase
de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
DIVULGACIÓN
Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho con un alto grado
de importancia.
A nivel empresarial puede ser la publicación, difusión o propagación entre los altos mandos de una
corporación para informar a la parte media y operativa de una empresa, generalmente presentando una
eventualidad de la misma.
Es importante reconocer los diferentes medios de divulgación que se involucran en la realización de
un evento (conferencias, escritos, medios audiovisuales, museográficos, teatrales, radiofónicos,
hipermedios, entre otros).
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Como medio de comunicación se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se
realiza el proceso comunicacional o comunicación. Usualmente se utiliza el término para hacer referencia
a los medios de comunicación masivos (MCM, medios de comunicación de masas o más media), sin
embargo, otros medios de comunicación, como el teléfono, no son masivos sino interpersonales.
Los medios de comunicación son instrumentos en constante evolución. Muy probablemente la

primera forma de comunicarse entre humanos fue la de los signos y señales empleados en la prehistoria,
cuyo reflejo en la cultura material son las distintas manifestaciones del arte prehistórico. La aparición de
la escritura se toma como hito de inicio de la historia. A partir de ese momento, los cambios económicos
y sociales fueron impulsando el nacimiento y desarrollo de distintos medios de comunicación, desde los
vinculados a la escritura y su mecanización (imprenta -siglo XV-) hasta los medios audiovisuales ligados
a la era de la electricidad (primera mitad del siglo XX) y a la revolución de la informática y las
telecomunicaciones (revolución científico-técnica o tercera revolución industrial -desde la segunda mitad
del siglo XX-), cada uno de ellos esenciales para las distintas fases del denominado proceso de
globalización.
Medios impresos
• Revistas
• Folletos
• Volantes
• Pancartas
• Periódicos
• Carteles
• Catálogos
Medios electrónicos
• Sitio web
• Intranet
• Boletín electrónico
• Televisión
• Radio
PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes

aspectos:
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende
la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se
pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir
también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un
cronograma.
DURACIÓN
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo
que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe
ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se
establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las
actividades académicas, culturales y sociales.
NÚMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles
asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo
de participantes.
PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los
presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras
funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes
dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización

pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del
evento y los comités que deben conformarse:
· Salones de conferencia.
· Actos sociales.
· Material impreso.
· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones

determinadas en el programa.
· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales
deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor
total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios,
de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de
realización.
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para
autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los
comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de
trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan
individual de cada comité.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas,
recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido,
fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril,
papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas
redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones,
las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de
Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste
es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo
las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que
debe constituir internamente subcomités así:
· PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida

anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo
debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la
información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del
evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles,
solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del
comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo
menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario
hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos

como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa
definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas
generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la
papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor
utilización.
a. INSCRIPCIONES
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y

ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y
desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo
que dificultará el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de
manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud,
se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos
puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en
orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y
organizado el proceso de inscripción.
b. ESCARAPELAS Y MATERIALES
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones
puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el
nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda
la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia
de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades
sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe
dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de
participantes y de los respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la
inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c. RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓN
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las
confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación
para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de los
asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que, por tratarse de
asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de
alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos
hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un
puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de
suministrar la primera información y brindarles la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este
subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de
dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones,
expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de
recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.
d. TRANSPORTE
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en

general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte
individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del
evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de
prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
e. ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos
programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios
turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada
uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y
mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.
f. PROTOCOLO
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la
documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa
principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los
eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además
de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los
oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la
habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la
consecución de souvenirs para los asistentes.
SECRETARÍA DEL EVENTO
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión,

armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el
evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío,
recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y
realización de llamadas de los participantes.
Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de

listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento,
certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la
información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los
cambios en la programación.
Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden

existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

2. Participar en la organización del 1. Proyecto práctico
evento de los grados de la I.E.
Policarpa Salavarrieta.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
actividad:
Aula Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 0 horas 0 horas
Estimados aprendices después de haber elaborado el proyecto de organización de evento “Grados

I.E. Policarpa Salavarrieta 2019” se pretende que el grupo organizado en cada uno de los comités
conformados, participe en la consecución de este evento tomando una actitud de responsabilidad
y profesionalismo.
Construya posterior al evento un documento denominado memorias Grados 2019 I.E. Policarpa
Salavarrieta.
ETAPA POST-EVENTO
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre
aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros
eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los
integrantes de los comités.
TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
Realizar un proyecto de evento de carácter social que Usted desee, donde aplique la estructura del
proyecto.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Estructura eventos menores Técnica: Formulación de preguntas

aplicando las etapas, los
Cuestionario conceptos básicos y las Instrumento: Cuestionario
directrices de la organización.
Selecciona los recursos
humanos, técnicos y
tecnológicos requeridos para la
planeación, coordinación y
ejecución del evento.
Selecciona los medios técnicos

y tecnológicos para la
divulgación del evento.
Realiza la divulgación del
evento, de acuerdo con las
políticas de la organización
Conserva los documentos,

producto del evento, de acuerdo
con el soporte y la legislación
vigente.
Selecciona las propuestas de

los proveedores, teniendo en
cuenta los requerimientos para
el evento y cumpliendo con el
presupuesto asignado.
Evidencias de Desempeño: Estructura eventos menores Técnica: observación directa

Participación en el desarrollo del conceptos básicos y las Instrumento: listas de chequeo
evento Grados I.E. Policarpa Selecciona los recursos
Salavarrieta 2019. tecnológicos requeridos para la


vigente.

Evidencias de Producto: Estructura eventos menores

Documento proyecto organización conceptos básicos y las Técnica: Valoración del producto
evento “Grados I.E. Policarpa Selecciona los recursos Instrumento: Lista de chequeo
Salavarrieta 2019”. tecnológicos requeridos para la


vigente.


5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada,
temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es
fijar políticas de acción y renovar autoridades.
CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales organizadas
por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral
de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden
ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes
de un hotel.
CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de reuniones.
COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los participantes
suelen ser expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para presentar e
intercambiar nuevas ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas.
CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves
se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto
nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los
cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa.

CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se utilizan
indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior
a una convención y diseñado para alcanzar un objetivo específico.
CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia la palabra "Congreso" con la
rama legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas que se
reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y
votación.
CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común (por
lo general profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general están
programados a una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de
la empresa para el intercambio de ideas y opiniones para la generación de negocios. Suelen
participar ponentes reconocidos y tienen una duración de entre 3 y 5 días.
CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas veces
como se realice el curso. Son de corta duración.
CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o
impartidas por un experto.
DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente
sociales.
EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición estándar, un evento internacional
es cualquier evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del país donde se
celebra el evento.
EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar fondos
para un candidato o una causa particular.
EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos importantes
de la vida y ceremonias religiosas. Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas, cumpleaños,
jubilaciones…
EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios, materiales, etc. Se necesitan varios
expositores. No se permite la venta.
FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban algunos de
sus productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se permite la
venta.
FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador.
GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran escala que
a menudo incluye entretenimiento y/o entrega de premios después de la cena.
JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para resolver
un problema planteado ante un auditorio. Las conclusiones son publicadas con posterioridad.
JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados de los
ejercicios y se discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades
con participaciones. Se toman decisiones estratégicas y financieras.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Referencias
Castillo, R. d. (16 de 02 de 2013). www.blogspot.com.co. Recuperado de
http://bienestarsena69063.blogspot.com.co/2013/02/clasificacion-y-caracteristicas-de-
los.html
Castillo, W. M. (26 de 02 de 2012). Recuperado de https://es.slideshare.net/will0903/manual-sobre-
la-organizacin-de-eventos
Salazar, L. M. (28 de 04 de 2010). Recuperado de https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-
etapas
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Adriana Pulido B. Instructo Centro de Desarrollo agroindustrial Marzo 2019
ra y empresarial - Villeta
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor Adriana Pulido Instructora Centro de Febrero/2019 Cambio de
(es) Barragán Desarrollo actividad de
agroindustrial proyecto.
y empresarial
- Villeta
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PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 122121

Institución Educativa Policarpa Salavarrieta de la E.P. La

Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Ejecución

Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Organizar un evento conservando el protocolo, los

Competencia Organizar eventos que promuevan las relaciones

empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento,

de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los

medios de divulgación y las políticas de la organización.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el

protocolo y las normas de la organización.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en

cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la

coordinación de las diferentes actividades, y las políticas

Duración de la Guía 18 horas

Es relevante que el efectivo desarrollo de un evento organizacional se proponga bajo las

etapas del proceso administrativo (Planeación, organización, dirección y control); al hablar de

organización de eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su desarrollo, desde la

planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la organización involucra

el tema de logística y la asignación de materiales y presupuesto, la dirección donde se designan

roles, mapas conceptuales.

Su trabajo autónomo, trabajo en equipo y colaborativo, le permiten un mejor desempeño en sus

actividades de aprendizaje garantizando un óptimo resultado. Su condición de libre pensador y

sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a sus

conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de curso.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

mesa redonda su propuesta.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

De acuerdo a la propuesta anterior y para identificar los conocimientos cognitivos de cada

preparar un documento de Word donde representen de manera gráfica un proceso relacionándolo

con las actividades para realizar un evento.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

De manera colaborativa realice la siguiente actividad:

Tenga en cuenta las siguientes tareas en el proyecto:

Las fases para la organización de eventos son:

Evento donde se realiza el evento como tal o se ejecuta.

Post evento donde se realiza las actividades de evaluación del evento.

Por su carácter pueden ser:

PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes

Los medios de comunicación son instrumentos en constante evolución. Muy probablemente la

PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes

PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL

PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO

dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización

· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones

· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida

Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos

En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y

c. RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓN

Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en

SECRETARÍA DEL EVENTO

Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión,

Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de

Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden