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Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Estrategias de soporte para la gestión administrativa de la
Esperanza
empresa.
institucionales.
GFPI-F-019 V3
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GUÍA DE APRENDIZAJE
2. PRESENTACIÓN
planeación hasta el control, en esta medida para lograr tener éxito en cualquier tipo de evento, la
las responsabilidades de los diferentes comités y el control que abarca la evaluación permanente
de todo el proceso administrativo en sí. Esta guía le permitirá conocer que es el proceso
administrativo y que compone cada fase para relacionarlas con las etapas de la realización de un
evento.
El objeto de estudio permite desarrollar actividades que den respuesta a interrogantes o dudas,
a través de actividades didácticas activas como lo son: talleres, simulación de casos, juego de
Actividades de Reflexión.
Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el objetivo es lograr unir
parientes que se encuentran fuera del municipio, departamento o país, ¿qué tipo de evento y que
estrategias emplearía para llevar a cabo esta actividad con eficiencia y eficacia? Comparte en
miembro del grupo, se solicita que se divida el total del grupo en 4 grupos y cada grupo debe
Actividad de aprendizaje
En grupo máximo de cuatro integrantes conforme cuatro grupos, cada grupo se encargará de
diseñar las actividades de una fase que se le asigne, para la organización del evento institucional
de la I. E. Policarpa Salavarrieta de la E. P. La Esperanza “Grados CLEI I.E. Policarpa
Salavarrieta 2019”
1. Tipo de Evento
2. Nombre o título del evento
3. Objetivo General
4. Objetivos específicos
5. Lugar y fecha de realización
6. Lista de invitados especiales
7. Número de participantes
8. Tarjetas de invitación
9. Medios de divulgación
10. Logo y diseño del evento (Montaje de mesas, sillas, atril, banderas, manteles y cubre sillas)
11. Programación
12. Papelerías (Rótulos asignación de puestos, apuntes invitados, bolígrafos, etc.)
13. Memorias (foto/fílmica)
14. Bebidas (cristalería, tipo de bebidas, etc.)
15. Alimentos (menaje, platos, etc.)
16. Equipos audiovisuales, sonido y laptop
17. Conformación de 3 comités y definir responsabilidades (nombre del comité, coordinador(es), y
funciones de cada uno. De forma concreta y resumida
COORDINACIÓN FINANCIERO (XX aprendices)
COORDINACIÓN DE LOGISTICO (XX Aprendices)
COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS (XX Aprendices)
18. Cronograma de actividades con sus respectivas fechas de realización.
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19. Diseñar formatos para el control y seguimiento del evento (lista de chequeo, lista de asistencia,
encuestas de satisfacción del cliente)
20. Postproducción del evento (evaluación del evento, análisis DOFA con sus respectivas estrategias de
mejoramiento.
Para la elaboración del proyecto organización del evento “Grados CLEI de la I.E. Policarpa Salavarrieta”
solicite toda la información necesaria al área de educativas, entregue el documento en medio físico
(impreso o a mano).
Organización de eventos
Pre evento donde se realiza las actividades de planeación y organización del evento.
Eventos
Son actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de
incentivos y otras reuniones asimilables a estas (jornadas, conferencias, cursos, foros) convocadas por
motivos profesionales y/o asociativos.
Clasificación y Características de los eventos
¿Cómo se clasifican los eventos?
Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de origen (al
aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática que
pueden ser sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o
corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en diferentes tipos de eventos.
EVENTOS SOCIALES: estos buscan principalmente la diversión del público o de los invitados, a
este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.
EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como fiestas, festividades, conciertos,
verbenas de barrio, entre otros.
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A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada
materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas interesadas.
1. Congresos
2. Foros
3. Conferencias
4. Paneles
5. Simposios
6. Talleres
7. Seminarios
8. Asambleas
9. Convenciones
(Castillo R. d., 2013)
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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Como medio de comunicación se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se
realiza el proceso comunicacional o comunicación. Usualmente se utiliza el término para hacer referencia
a los medios de comunicación masivos (MCM, medios de comunicación de masas o más media), sin
embargo, otros medios de comunicación, como el teléfono, no son masivos sino interpersonales.
Medios impresos
• Revistas
• Folletos
• Volantes
• Pancartas
• Periódicos
• Carteles
• Catálogos
Medios electrónicos
• Sitio web
• Intranet
• Boletín electrónico
• Televisión
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• Radio
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende
la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se
pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir
también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un
cronograma.
DURACIÓN
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo
que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe
ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se
establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las
actividades académicas, culturales y sociales.
NÚMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles
asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo
de participantes.
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los
presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras
funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes
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Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del
evento y los comités que deben conformarse:
· Salones de conferencia.
· Actos sociales.
· Material impreso.
· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales
deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor
total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios,
de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de
realización.
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para
autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los
comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de
trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan
individual de cada comité.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
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Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas,
recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido,
fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril,
papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas
redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones,
las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de
Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste
es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo
las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que
debe constituir internamente subcomités así:
· PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
a. INSCRIPCIONES
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de
manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud,
se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos
puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en
orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y
organizado el proceso de inscripción.
b. ESCARAPELAS Y MATERIALES
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones
puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el
nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda
la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia
de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades
sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe
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dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de
participantes y de los respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la
inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las
confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación
para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de los
asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que, por tratarse de
asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de
alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos
hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un
puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de
suministrar la primera información y brindarles la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este
subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de
dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones,
expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de
recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.
d. TRANSPORTE
evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de
prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
e. ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos
programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios
turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada
uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y
mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.
f. PROTOCOLO
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la
documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa
principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los
eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además
de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los
oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la
habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la
consecución de souvenirs para los asistentes.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la
información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los
cambios en la programación.
Construya posterior al evento un documento denominado memorias Grados 2019 I.E. Policarpa
Salavarrieta.
ETAPA POST-EVENTO
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre
aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros
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eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los
integrantes de los comités.
Realizar un proyecto de evento de carácter social que Usted desee, donde aplique la estructura del
proyecto.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evaluación
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada,
temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es
por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral
de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden
ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes
de un hotel.
CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves
se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto
nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los
indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior
rama legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas que se
reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y
votación.
CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común (por
lo general profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general están
programados a una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de
CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas veces
CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o
sociales.
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es cualquier evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del país donde se
celebra el evento.
EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar fondos
EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos importantes
jubilaciones…
FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban algunos de
sus productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se permite la
venta.
GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran escala que
JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para resolver
un problema planteado ante un auditorio. Las conclusiones son publicadas con posterioridad.
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JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados de los
ejercicios y se discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Referencias
http://bienestarsena69063.blogspot.com.co/2013/02/clasificacion-y-caracteristicas-de-
los.html
la-organizacin-de-eventos
etapas
Autor (es) Adriana Pulido B. Instructo Centro de Desarrollo agroindustrial Marzo 2019
ra y empresarial - Villeta
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8. CONTROL DE CAMBIOS
Cambio
agroindustrial proyecto.
y empresarial
- Villeta
GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
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