Implementarea si certificarea sistemelor de management

CAPITOLUL I: Consideratii teoretice privind sistemele de management standardizate

1.1 Standardizarea sistemelor de management

1.2 Rolul si importanta standardelor
1.3 Standardul ISO 9001, ISO14001 OHSAS 18001
1.4 Certificarea sistemelor si importanta certificarii acestora

CAPITOLUL II: Standardizarea sistemelor de management in cadrul firmei Conpet

2.1 Prezentarea firmei

2.2 Obiect de activitate

2.3 Misiune, valori, obiective

2.4 Structura organizatorica

2.5 Mediul extern

2.6 Analiza SWAT

CAPITOLUL III: Studiu de caz:

3.1 Etapele implementarii unui sistem de management

3.2 Procesele specifice sistemelor de management conform standardelor international

3.3 Etapele certificarii unui sistem de management

3.4 Organismul care a efectuat certificarea

CAPITOUL IV: Concluzii si propuneri

CAPITOLUL I: Consideratii teoretice privind sistemele de management standardizate

1.1 Standardizarea sistemelor de management

În societatea contemporană, standardizarea a devenit o activitate de elaborare şi implementare a

unor documente de referinţă (standarde), conţinând soluţii ale problemelor tehnice şi comerciale,

referitoare la procesele şi rezultatele acestora, care au un caracter repetitiv în relaţiile dintre partenerii

economici, ştiinţifici, tehnici şi sociali.

Standardizarea reprezintă “activitatea specifică prin care sunt stabilite, pentru probleme reale

sau potenţiale, prevederi destinate unei utilizări comune şi repetate, urmărind obţinerea unui grad
optim de ordine într-un context dat”. Activitatea specifică la care se face referire, are ca scop principal

elaborarea, difuzarea şi implementarea standardelor.

Activitatea de standardizare s-a extins rapid şi după cum era de prevăzut, dezvoltarea relaţiilor
economice dintre ţări, precum şi a tehnicii moderne, au impus derularea sa şi la nivel internaţional. În
anul 1928 s-a înfiinţat Asociaţia Internaţională de Standardizare (ISA), care a devenit ulterior Organizaţia
Internaţională de Standardizare (ISO).

Activitatea de standardizare urmăreşte în principal, protecţia vieţii, a sănătăţii oamenilor şi

mediului înconjurător, promovarea progresului tehnic, accelerarea înnoirii produselor, ridicarea calităţii
şi competitivităţii mărfurilor, facilitarea schimburilor naţionale şi internaţionale de produse, servicii şi
informaţii.

1.5 Rolul si importanta standardelor

ISO (Organizatia Internationala pentru Standardizare) este cel mai mare si cel mai important
dezvoltator si editor de standarde internationale. Deoarece organizatia este prezenta la nivel
mondial, iar numele “International Organization for Standardization” s-ar abrevia in mod diferit in
diferitele tari, fondatorii au ales numele “ISO,” derivat din termenul grecesc “isos,” care inseamna
“egal.” ISO este o organizatie nonguvernamentala cu sediul la Geneva, in Elvetia, fiind alcatuita
dintr-o retea de institute regionale de standarde si de organisme de reglementare din 163 de tari.

Site-ul oficial ISO afirma ca “Standardele aduc o contributie colosala si pozitiva in cele mai
multe aspecte ale vietilor noastre.” Importanta standardelor poate fi apreciata mai bine cand ne
gandim ce s-ar intampla in absenta lor; atunci cand un produs este fabricat conform unor standarde
predefinite si indeplineste asteptarile clientilor, el este adesea neapreciat la justa sa valoare. Cu
toate acestea, intr-un mediu unde nu exista standarde, oamenii si-ar exprima cel mai probabil
preocuparile in privinta calitatii nesatisfacatoare si a produselor nesigure. Fie ca o organizatie fabrica
bunuri, fie ca furnizeaza servicii, atunci cand atinge standardele relevante in industria sa , ea
garanteaza intarirea caracteristicilor pozitive ca: rezistenta, calitatea, eficienta, siguranta si
protejarea mediului.

Standardele ISO ofera beneficii mediului de afaceri deoarece organizatiile isi pot concentra
resursele in directia producerii de bunuri si furnizarii de servicii care sunt standardizate international.
Cu o serie de standarde implementate, acoperind intregul domeniu respectiv, afacerile sunt mai bine
echipate pentru a dezvolta si a oferi produse si servicii pietelor straine care recunosc aceeasi serie
de standarde. Standardele ISO imbunatatesc productia prin faptul ca fiecare activitate din cadrul
procesului general – ca dezvoltarea, fabricarea si furnizarea – devine mai eficienta. Standardele
joaca in rol esential si in dezvoltarea de bunuri de ultima generatie. Cand o afacere inventeaza o
noua tehnologie, standardele internationale inlesnesc dezvoltarea terminologiei si compatibilitatii,
permitand inovatiei sa intre pe piata.

Scopul principal al standardizarii il reprezinta facilitarea desfasurarii normale a activitatilor in

toate domeniile economiei, atat pe plan national, cat si la nivel regional si international.

Obiectivele generale ale standardizarii

Principalele obiective ale standardizarii pot fi considerate urmatoarele:

1) rationalizarea economica;

2) asigurarea si imbunatatirea calitatii produselor si serviciilor, in corelatie cu protectia

consumatorului si a mediului inconjurator;

3) facilitarea schimbului de marfuri si de informatii tehnico-stiintifice.

1.2 Standardul ISO 9001, ISO14001 UHSAS 18001

Standardul ISO 9001

ISO 9001 este un standard global de management al calitatii. Mii de companii din peste 100 de tari l-
au adoptat si inca si mai multe sunt in curs de a o face. De ce? Pentru ca el controleaza calitatea.
Economiseste banii. Clientii asteapta acest lucru. Iar firmele concurente il folosesc.

ISO 9001 poate fi aplicat tuturor tipurilor de organizatii. Indiferent de marimea lor sau de domeniul in
care activeaza. El poate ajuta atat firmele axate pe productie, cat si pe cele axate pe servicii, sa
atinga standarde ale calitatii recunoscute si respectate in intreaga lume.
ISO este Organizatia Internationala pentru Standardizare. Ea are sediul in Elvetia si a fost infiintata
in 1947 pentru a dezvolta standarde comune internationale in numeroase domenii. Membrii sai
provin din peste 150 de organe nationale de standardizare.

Daca mai sus se afla definitia ISO 9001, acum se poate vorbi despre cum functioneza. V-ati hotarat
ca trebuie sa dezvoltati un sistem de managementul calitatii care sa fie conform cu cerintele ISO
9001. Aceasta este misiunea dvs. Alegeti sa urmati acest drum deoarece simtiti nevoia sa controlati
sau sa imbunatatiti calitatea produselor si serviciilor dvs., sa reduceti costurile asociate cu o calitate
proasta, sau sa deveniti mai competitivi. Ori alegeti aceasta cale pur si simplu pentru ca aveti clienti
care asteapta de la dvs. sa faceti asta sau pentru ca un organ guvernamental a transformat-o intr-o
obligatie. Apoi dezvoltati un sistem de management al calitatii care indeplineste cerintele specificate
de ISO 9001. De-a lungul acestui proces, este posibil sa doriti sa consultati si definitiile ISO 9000 si
indrumarile ISO 9004.

Dar cum dezvoltati oare un astfel de sistem de management al calitatii? Exista cel putin doua
abordari. Puteti fie sa faceti o analiza a lipsurilor, fie sa urmati un plan de dezvoltare a sistemului de
management al calitatii.
Daca aveti deja un sistem de management al calitatii in functiune, va sugeram sa intreprindeti o
analiza a lipsurilor. Aceasta va va spune exact ce trebuie sa faceti pentru a atinge standardul ISO
9001. Va va ajuta sa identificati lipsurile care exista intre standardul ISO 9001 si procesele
organizatiei dvs.

Odata ce stiti unde se afla lipsurile, puteti lua masuri pentru a compensa aceste lipsuri. Urmand
aceasta abordare graduala, nu numai ca veti fi in conformitate cu standardul ISO 9001, ci veti
imbunatati, in acelasi timp, si eficienta generala a sistemului de management al calitatii aplicat in
organizatia dvs. O analiza a lipsurilor va va ajuta si sa va dati seama in cat timp si cu ce costuri veti
alinia sistemul dvs. de management al calitatii la standardul ISO 9001.

Totusi, daca nu aveti un sistem de management al calitatii sau daca porniti de la zero, va sugeram
sa folositi un plan de dezvoltare a sistemului de management al calitatii bazat pe analiza proceselor
pentru a va indeplini scopul.

Odata ce sistemul de management al calitatii a fost pe deplin dezvoltat si implementat, este posibil
sa doriti sa efectuati un audit intern privind conformitatea pentru a va asigura ca sistemul este
conform cu cerintele ISO 9001 2008. Odata ce sunteti sigur de acest lucru, sunteti gata sa cereti
unui registru (organ de certificare) sa intreprinda verificarile necesare legate de eficienta sistemului
de management al calitatii aplicat in organizatia dvs. Daca auditorii sunt multumiti de cele vazute, ei
vor certifica faptul ca sistemul dvs. de management al calitatii a indeplinit cerintele ISO.

Desi ISO 9001 este special conceput pentru a fi folosit in scopuri de certificare, totusi nu este
absolut necesar sa obtineti o certificare. ISO nu cere certificari oficiale (inregistrari). Puteti pur si
simplu implementa un sistem de management al calitatii, dupa care puteti anunta oficial ca el este
conform standardului ISO 9001. Desigur, pretentia dvs. de conformitate ar putea avea mai multa
credibilitate pe piata in cazul in care un registru independent a controlat sistemul dvs. de
management al calitatii si a fost de acord cu pretentia dvs.
 Standardul ISO 14001
Standardul international pentru managementul mediului ISO 14001 stipuleaza ca in cadrul
organizatiei trebuie sa existe o politica de mediu, care sa se bucure de sprijinul deplin al conducerii
superioare si care sa ofere o descriere a politicile companiei – nu numai pentru personal, ci si pentru
marele public. Politica de mediu ISO 14001 trebuie sa clarifice conformitatea cu legislatia din
domeniul mediului care poate afecta organizatia si sa scoata in evidenta angajamentul de
imbunatatire continua asumat de aceasta. Un certificat ISO 14001 pune foarte mult accentul pe
politica de mediu deoarece ea ofera directia catre care se indreapta intregul sistem de management
al mediului.

Ca si in cazul standardului ISO 9001, ISO 14001 impune realizarea unor audituri periodice
ale sistemului de management al mediului pentru a verifica eficacitatea functionarii acestuia,
indeplinirea obiectivelor fixate si respectarea in continuare a standardelor si reglementarilor
relevante. Auditurile ISO 14001 sunt concepute pentru a oferi informatii suplimentare in scopul
functionarii eficiente a sistemului de management, oferind informatii despre practicile care difera de
procedurile curente sau ofera o oportunitate de imbunatatire.
Acele companii care au participat la un audit ISO 9001 si isi doresc sa obtina o certificare
ISO 14001 de mediu vor sti deja ca politica este luata frecvent in discutie in timpul evaluarii,
numerosi angajati fiind intrebati daca inteleg sau daca sunt constienti de politica organizatiei si ca
orice probleme asociate cu politica sunt rareori grave. Politica de mediu este diferita deoarece ofera
fundatia si directia initiale pentru sistemul de management al mediului (SMM); ea va fi examinata
mai strict decat o politica similara ISO 9001. Declaratia de mediu trebuie sa fie conceputa intr-un
limbaj non-tehnic, astfel incat sa poata fi inteleasa de majoritatea cititorilor sai. Ea ar trebui sa faca
referire la locatiile si unitatile organizatiei care sunt incluse in domeniul de aplicare a sistemului de
management, ar trebui sa ofere o trecere in revista a activitatilor companiei si o descriere succinta a
acestora – adica o imagine clara a operatiunilor desfasurate de companie.
Pe langa auditul de certificare ISO 14001, exista o cerinta care se refera la analizele
manageriale ale sistemului, care au ca scop verificarea caracterului sau adecvat (fata de organizatie
si fata de obiective) si a functionarii sale eficace. Analizele manageriale reprezinta ocazii ideale
pentru a lua hotarari referitoare la viitoarele posibilitati de imbunatatire a sistemului de management
al mediului ISO 14001.

Standardul OHSAS 18001

OHSAS 18001:2007 este un standard international privind Sistemul de Management al Sanatatii
si Securitatii Ocupationale, ce ofera acele masuri necesare pentru controlul riscurilor in domeniul sanatatii
si securitatii muncii si pentru imbunatatirea performantelor in acest domeniu.

OHSAS 18001 a fost dezvoltat pentru a fi compatibil cu standardele pentru Sisteme de

Management de Calitate (ISO 9001) si Mediu (ISO 14001). Este ceea ce s-a urmarit, ca orice organizatie
/ companie care isi dezvolta propriul Sistem de Management conform unuia dintre standardele de mai
sus, sa poata implementa foarte usor si prevederile celorlalte doua standarde intr-un sistem integrat.

In mediul de lucru din zilele noastre, implementarea corecta si sistematica a OHSAS 18001:2007 este un
fapt relevant pentru conformitatea sistemului de management respectiv cu prevederile standardului, in
orice organizatie / companie, indiferent ca domeniul de actiune al acesteia este acela al serviciilor, al
industriei extractive, constructiilor sau transporturilor. Implementarea OHSAS asigura:
 Conformitatea sistemului cu politica declarata a managementului in domeniul Sanatatii si Securitatii
muncii
Implementarea, mentinerea si continua imbunatatire a SMSSO
Reducerea incidentelor de munca si a bolilor profesionale
Reducerea costurilor asociate cu incidentele si bolile profesionale
Imbunatatirea performantelor companiei prin aplicarea in practica a politicilor si procedurilor SMSSO
Conformitatea cu prevederile legislatiei in vigoare
Reducerea riscurilor de anemzi, penalitati legale si procese in instanta
Imbunatatirea imaginii organizatiei / companiei prin demonstrarea existentei unui angajament al
managementului de top pentru administrarea corecta si minimizarea riscurilor de incidente si boli
profesionale

1.3 Certificarea sistemelor si importanta certificarii acestora

Certificarea de sistem este o practica prin care se atesta ca un sistem de management adoptat de un
agent economic este in conformitate cu un model de referinta. Certificarea se poate face si in baza unui act
normativ cu conditia ca organismul de certificare sa dovedeasca ca documentele respective au la baza un
referential standardizat.
Dorinta certificarii unui sistem de management adoptat apare din mai multe motive din care enumeram:
- publicitate
- confirmarea alinierii la diferite reglementari specifice ;
- cresterea increderii consumatorilor in calitatea produselor / serviciilor oferite de acesta;
- confirmarea alinierii la directivele Uniunii Europene
- asigurarea repetabilitatii privind realizarea produselor/ proceselor la nivelul de calitate stabilit in specificatiile
respective;
- dovada superioritatii societatii comerciale, fata de agentii economici concurenti;
- confirmarea creeri unui cadru organizat privind fluxul de realizare a produselor / serviciilor din punct de vedere
calitate-mediu-sso.