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La labor administrativa
La labor administrativa va más allá del desempeño real; esto significa que debe
tomar acciones para asegurar la capacidad de la organización para seguir
actuando en el futuro. Lo que representa cambios, renovación y mejoras, para ello
los administradores deben concentrarse en el largo plazo. La administración es un
es un proceso complejo, que incluye la toma de decisiones a fin de mantener un
equilibrio dinámico en la organización al mismo tiempo que alcanza los objetivos o
las metas propuestas significando esto el éxito de la organización, medido en el
desempeño organizacional. Los administradores deben cumplir con el proceso
formal de fijación de metas, planificar, integrar recursos, organizar, implementar y
controlar.
La labor administrativa incluye una corriente continua de opciones y acciones que
deben ser vigiladas para ver si el sistema está marchando bien, quiere decir que
los administradores están involucrados directamente en los procesos interactivos
que requieren un flujo continuo de decisiones a fin de mantener un equilibrio
dinámico. Los administradores participan en detección de problemas y
oportunidades, son capaces de desarrollar criterios como importancia, urgencia y
factibilidad concentran su atención en los problemas de mayor prioridad, asuntos
que marcan una gran diferencia en términos de desempeño de las organizaciones.
En la labor administrativa la fijación de objetivos seria el punto de partida para la
planeación, la integración de recursos para la organización, luego la aplicación y el
control.
La labor administrativa puede ser descrita en términos de funciones básicas que
son realizadas a fin de que la organización alcance sus fines. Estas funciones son:
a) Fijación de Objetivos: Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del
administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El sistema de objetivos hace
hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas
específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas
límite para la terminación del trabajo.
b) Planeación: Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los
medios de alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo
de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. La
planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los
cambios en su medio ambiente. El ritmo acelerado del cambio en los factores políticos,
tecnológicos, económicos y otros, destaca la necesidad de una atención permanente a la
estrategia de reformulación.
c) Integración de Recursos: Es responsabilidad de la administración integrar los recursos
requeridos y vigilar que se utilicen eficientemente. Para el logro de los planes la empresa tiene
requerimientos financieros, materiales, humanos y tecnológicos cualquier operación de rutina
demanda una continua disponibilidad de recursos que pueden ir desde el flujo de efectivo,
materia prima, esfuerzo humano hasta métodos de trabajo. Esta integración de recursos y
esfuerzos pueden darse en forma unilateral dependiendo de lo grande que sea la organización, si
es muy grande generalmente los administradores de varias subunidades participan también en la
integración de recursos.
d) Organización: La labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de una
estructura para la realización de los planes establecidos y el logro de los objetivos relevantes. Los
diagramas de flujo de trabajo muestran el proceso de transformación utilizada en producir bienes
o servicios. La labor administrativa incluye dividir el trabajo en componentes sustanciales y luego
integrar los resultados. La estructura y procesos de la organización están diseñados para
adecuarse a situaciones particulares.
Es así como reunir a la gente y los recursos adecuados no asegura la efectividad y
eficiencia organizacional, para que exista un papel organizacional significativo se
debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Que los objetivos sean verificables
 Tener una idea clara de los principales deberes o actividades
 Tener un área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función lo debe
hacer para alcanzar los objetivos trazados
En este sentido concebimos la organización como:
1. La identificación y clasificación de las actividades requeridas
2. Agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen
los objetivos
3. La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad
para supervisarlo
4. La obligación de realizar una coordinación horizontal y vertical en la
estructura organizacional
e) Aplicación (Implementación): Los objetivos, planes, recursos y diseños son parte de la
preparación; desarrollar la capacidad para actuar. Sin embargo, nada ocurre hasta que se utiliza el
esfuerzo para alcanzar los resultados deseados. Los administradores con frecuencia dirigen las
actividades en los planes y procedimientos de aplicación. Medir y evaluar los resultados son pasos
necesarios a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar qué tan bien ha realizado su
labor el administrador.
La cantidad de esfuerzo humano implicado en la aplicación e implementación es
una función de la capacidad del administrador para influir en otros como los
subordinados, compañeros, jefes entre otros. Los buenos administradores crean
un clima dentro del cual la gente se siente motivada para actuar correctamente. En
este sentido Drucker afirma “sabemos ahora que el ser humano es una máquina
de aprendizaje, y el problema no es motivar a la gente, sino evitar apagarlos.”
Quiere decir que la forma más rápida de desmotivar a la gente es no permitir que
la gente haga las cosas para las que fue adiestrada.
f) Control: Controlar es la función administrativa referente a mantener la actividad
organizacional dentro de los límites permitidos.
El proceso básico de control comprende tres pasos:
1. Establecimiento de Estándares
2. Medición del desempeño frente a los estándares
3. corrección de las variables en relación con los estándares planes.
 Establecimiento de Estándares: los planes son los puntos de referencia con
que los gerentes diseñan los controles. Sin embargo, debido a que los
planes varían en detalle y complejidad se deben establecer estándares. Los
estándares son simplemente criterios para el desempeño sirven para
indicar a los gerentes la forma en que avanzan las cosas sin tener que
evaluar cada paso en la evaluación de los planes.
 Medición del desempeño: aunque la medición no siempre es factible, la
evaluación del desempeño frente a los estándares debe en teoría realizarse
con base al futuro para que puedan detectarse las desviaciones antes de
que ocurran y se eviten mediante acciones apropiadas. El gerente atento y
previsor en ocasiones puede predecir desviaciones probables respecto a
los estándares.
 Corrección de los estándares: la corrección de las desviaciones es el punto
en que el control puede verse como parte de todo el sistema de
administración y es posible relacionarlo con las demás funciones
administrativas. Los gerentes podrán corregir las desviaciones mediante; la
reasignación o clasificación de responsabilidades o con una mejor selección
y capacitación de los subordinados o ejerciendo la acción final de la
administración de personal.
Las organizaciones controlan cuando evalúan el desempeño general en
comparación con el plan estratégico. Medir y evaluar los resultados son pasos
necesarios a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar qué tan
bien ha realizado su labor el administrador.
Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes.
Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se llevan a cabo en
bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, los
administradores desempeñan estas funciones que son los medios para alcanzar el
desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.