CASO: Check list de validación del alcance

Proyectos de apoyo a la estrategia del negocio de la empresa ABC

La empresa ABC es una empresa líder en el segmento de productos de belleza a nivel nacional, su
modelo de negocio está basado el Marketing de venta directa (Network Market). El mercado interno y
externo (Latinoamericano), se encuentra en notorio crecimiento y las proyecciones estimadas lo
confirman, por otro lado debido a lo atractivo del sector, otras corporaciones americanas y europeas,
amenazan ingresar agresivamente al mercado.

Debido a este contexto la empresa ABC debe tomar acciones rápidas para darle mayor competitividad y
valor al negocio a fin de mantener su sostenibilidad en el tiempo.

Para ello la empresa ABC ha incluido dentro su plan estratégico empresarial nuevas acciones, y nuevos
proyectos en su portafolio lo cual le dará significativa competitividad al negocio. Uno de estos proyectos
se describen a continuación:

Proyecto A: Desarrollo de una Extranet para la captura de pedidos (órdenes de compra).

Actualmente la empresa recibe los pedidos (O/C) mediante formatos físicos que son recibidos durante la
semana e ingresados al sistema con la ayuda de un ejército de digitadores; se requiere que estos
pedidos sean ingresados al sistema en forma electrónica vía internet y a través de una extranet desde
cualquier punto del país.
El enunciado de alcance de este proyecto se adjunta en el Anexo I

La oficina de proyectos le ha encargado adicionalmente:

1. Desarrollar el “Check List de validación de alcance” y el “Acta de aceptación” del entregable:

“Aplicación Web que soportará el registro de pedidos en la Web”. Dicho entregable debe
considerar los siguientes aspectos de revisión: Proveedor de Aplicación, Requerimientos,
Análisis y Diseño, Desarrollo y Pruebas. (Solución en el Anexo II y Anexo III).

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 ANEXO I

SCOPE STATEMENT
Nombre del Proyecto: Grupo de Trabajo:
Extranet para Ordenes de Compra (MYSITE) Sistema Comercial
Objetivos del Proyecto:
Concepto Objetivos
1. Alcance El proyecto comprende la realización de las siguientes fases:
1. Aplicación Web que facilitará los registros de pedidos (O/C) vía una Extranet de
la empresa.
2. Servicio de Hosting para la aplicación Web (dominio y servidores).
3. Interfase SOA (middleware) que conectará la extranet con los sistemas legados
de la empresa.
4. Programa de capacitación y comunicación a Consultoras de Belleza en el manejo
de la aplicación Web para el registro de sus pedidos (O/C).
5. Programa Piloto Lima / Provincias para las muestras elegidas de Consultoras
6. Programa formal de lanzamiento del producto a toda la fuerza de ventas.
2. Tiempo El proyecto deberá concluir en seis meses, inicia el martes02 de enero 2008 y
terminará el jueves 31 de Julio del 2008
3. Costo El proyecto cuenta con un presupuesto de US$ 350,000.00
4. Calidad La calidad del proyecto será aceptable si cumple con el 70% de satisfacción del
cliente.
5. Satisfacción del Cliente Se medirá en la escala de 1 a 10 (con los intervalos generales de 1 muy bajo, 5
regular, a 10 muy bueno). Los clientes son internos y externos
Objetivos del Producto:
1. Eliminar ó minimizar el servicio intermediario de digitación de O/C.
2. Eliminar los formatos físicos de pedidos y la abundante papelería.
3. Mas flexibilidad para el crecimiento del negocio
4. Acelerar el ciclo productivo del proceso de O/C
5. Paso inicial para desarrollar un nuevo canal de comunicación y negocio con las consultoras.
Requerimientos y Características del Producto:
Requerimientos: Características:
1. La aplicación en la web considera una 1. La aplicación usa tecnología de última generación, flexible,
funcionalidad completa para el registro, estable, escalable, mantenible y segura.
mantenimiento, consistencias y consultas de
la O/C.
2. Debe garantizar la integridad de los 2. Está integrada a las aplicaciones legadas mediante una
pedidos. sofisticada interfase.
3. Lograr que las consultoras se familiaricen
con su uso, a fin de ampliar a futuro los
servicios por este medio.
Criterios de Aceptación del Producto:
Conceptos Criterios de Aceptación
1. Técnicos La aplicación debe cubrir al menos el 100% de las facilidades que permite un pedido físico
2. De Calidad La aplicación debe soportar los picos de concurrencia de hasta 10,000 pedidos.
Los tiempos de respuesta deben estar entre 1 y 3 segundos.
3. Administrativos Los entregables deben se aprobados por el comité de consultoras y el comité del área
comercial
4. Comerciales Se deberá cumplir con los compromisos estipulados entre comité de consultoras y el comité
del área comercial
Límites del Proyecto:
1. El nuevo servicio de registro de pedidos por la web no será liquidado en línea, la liquidación y la conformidad o
rechazo de esta será después de las 24 horas de registrado el pedido.

2. El proceso de registro de pedidos por web, inicialmente no garantizará disponibilidad de stock en línea. Esta
consideración será en una segunda fase y previamente comunicada.
3. Las señoras podrán modificar el contenido de sus pedidos hasta seis horas después de haber confirmado el
mismo.

4. El servicio de registro de pedidos en la Web será un canal adicional, la sustitución del pedido físico será gradual
y no es parte del alcance del este proyecto.

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Requerimientos del Proyecto:
Stakeholder
Comité de consultoras
Comité área comercial
Necesidades, deseos, o Requerimientos del Proyecto
expectativas
Recibir más rápidamente sus Cumplir con los acuerdos establecidos entre
pedidos físicos; disminuir los el comité de consultoras y área comercial
reclamos por errores de digitación
manual. Facilidad para el registro
de sus pedidos las 24 horas del día
desde la comodidad de sus oficinas.
 Desarrollar un nuevo canal de Cumplir con los acuerdos establecidos entre
comunicaciones y negocio el comité de consultoras y área comercial.
flexible que facilite el Proveer los informes mensuales del avance
crecimiento del negocio. del proyecto, coordinar con las consultoras.
 Desintermediar, simplificar el
proceso de order fulfillment.
 Reducir costos operativos.

Entregables del Proyecto:

Fase del Proyecto Productos Entregables
1.0 Gestión del Proyecto Project Charter, Plan de gestión de proyecto, actas de reunión, informes de
avance, solicitudes de cambio, reportes de riesgos y problemas, lecciones
aprendidas, informe de cierre de gestión
2.0 Acta de compromiso Documento de compromisos entre el comité de consultoras y el comité del área
comercial.
3.0 Desarrollo de aplicación Aplicación Web probada para el registro de o/c vía la extranet, incluye manuales de
usuario y manuales técnicos de soporte.
4.0 Adquirir servicios hosting Contrato con proveedores de servicios hosting, detalles de condiciones,
(dominio y servidor). contingencias, seguridad, confidencialidad.
5.0 Capacitación grupo piloto Consultoras capacitadas con más del 70% de los criterios de aceptación.
de consultoras.
Supuestos del Proyecto:
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización
Se cuenta con el personal adecuado para Se asume que las consultoras están familiarizadas con el uso de
dirigir y gestionar el proyecto. computadoras.
Los servicios de hosting de servidores y Se asume que a las consultoras les es familiar navegar por la web y
dominio de un proveedor de prestigio es más sitios web.
confiable que implementar uno propio.
Se asume que por el desarrollo de los servicios de Internet a nivel
nacional, esto no será una limitante para el proyecto (en cualquier
esquina existe una cabina Internet)
Restricciones del Proyecto:
Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización
No se debe exceder del presupuesto definido Los proveedores de servicios de hosting están fuera del país en
para el proyecto EEUU.
La capacitación a las consultoras debe ser Existe una pobre cultura en las consultoras de registro de
como mínimo 10 horas en 5 sesiones información vía una extranet
Organización Inicial del Proyecto:
Componente Rol o Función Principal
Juan Malpartida Sponsor
Richard Ferrando Project Manager
Jaime Akito Coordinador Desarrollo Web
Rubén Lacio Coordinador arquitectura tecnológica
Ricardo León Coordinador de Capacitación

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Riesgos del Proyecto:
Riesgos Negativos Riesgos Positivos u Oportunidades
Que las consultoras no quieran adoptar el
nuevo medio de registro de O/C
Que el servicio de Hosting sea inestable
Que la aplicación Web no logre las métricas
de calidad exigidas.
Que la capacitación no logre los resultados
esperados
Cronograma de Hitos del Proyecto:
Hito o Evento Significativo Fecha Programada
Inicio del Proyecto Martes 02 de enero de 2008
Planificación del Proyecto
 Iniciación Martes 02 de enero de 2008
 Planificación Viernes 15 de febrero
 Informes de estado del proyecto Del lunes 7 de enero al lunes 21 de julio
 Reunión de coordinación semanal Del lunes 7 de enero al lunes 21 de julio
 Cierre del proyecto Jueves 31 de julio
Contrato desarrollo de aplicación
 Firma de contrato Viernes 25 de enero
 Entrega de prototipo Viernes 25 de abril
 Entrega de aplicación (conformidad) Lunes 23 de Junio
Contrato servicios de hosting
 Firma de contrato Lunes 21 de enero
 Entrega de servicio (conformidad de Lunes 28 de enero
operatividad)
Curso de capacitación
 Invitaciones Lunes 14 de abril
 Materiales Lunes 21 de abril
 Ejecución Del lunes 28 de abril al viernes 18 de julio
Informes
 Informe mensuales Del 01 de febrero al 26 de Julio
 Informe Final 30 de Julio
Fin del Proyecto
EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) Inicial:
Fase del Proyecto Entregables
1.0 Gestión del 1.1 Iniciación 1.1.1 Acta de constitución
proyecto 1.1.2 Registro de interesados
1.1.2 Reunión de Lanzamiento formal.
1.2 Planificación del proyecto 1.2.1 Plan de requerimientos
1.2.2 Plan de alcance
1.2.3 Plan de tiempo
1.2.4 Plan de costo
1.2.5 Plan de calidad
1.2.6 Plan de comunicaciones
1.2.7 Plan de RRHH
1.2.8 Plan de riesgos
1.2.9 Plan de adquisiciones
1.2.10 Plan de mejora continua
1.3 Informes de estado del proyecto 1.3.1 Informes de avance
1.3.2 Informes de rendimiento
2.0 Contratos 2.1 Contrato proveedor de Desarrollo 2.1.1 SOW del contrato.
Web 2.1.2 Informe de proveedores calificados
2.1.3 Informe de Evaluación de Proveedores.
2.1.4 Informe de Selección de proveedor.
2.1.5 Elaboración de Contrato.
2.2 Contrato proveedor servicio 2.2.1 SOW del contrato.
Hosting 2.2.2 Informe de proveedores calificados
2.2.3 Informe de Evaluación de Proveedores.
2.2.4 Informe de Selección de proveedor.
2.2.5 Elaboración de Contrato.
3.0 Aplicación 3.1 Definición y análisis de 3.1.1 Funcionalidad de la aplicación.
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Web requerimientos 3.1.2 Estilos de Diseño de página.
3.1.3 Estándares de programación.
3.1.4 Estándares de software base y arquitectura
tecnológica.
3.1.5 Equipo de experiencia en proyectos similares.
3.2 Diseño de aplicación Web 3.2.1 Cronograma detallado de actividades.
3.2.2 Arquitectura de datos de la aplicación.
3.2.3 Arquitectura de procesos de la aplicación.
3.3 Desarrollo de aplicación Web 3.3.1 Ambiente y equipo de cómputo adecuado.
3.3.2 Software base licenciado productividad y gestión.
3.4 Pruebas de aplicación Web 3.4.1 Plan de pruebas
3.4.2 Pruebas unitarias
3.4.3 Pruebas integrales
3.4.4 Pruebas de stress
3.5 Implementación de aplicación 3.5.1 Criterios de aceptación
Web
3.5.2 Pase a producción
3.5.3 Configuraciones
3.5.4 Revisiones finales
3.5.6 Entrega de aplicación
4.0 Servicios 4.1 Definición de configuración 4.1.1 Plan de configuración
de Hosting 4.1.2 Configuración de equipos
4.2 Pruebas de fiabilidad, seguridad, 4.2.1 Vulnerabilidad de acceso
4.2.2 Capacidad
4.2.3 Contingencia
4.3 Habilitación del servicio 4.3.1 Criterios de aceptación
4.3.2 Configuración de servicios
5.0 5.1 Comunicación e invitación a 5.1.1 Selección de usuarias
Capacitación grupos
5.1.2 Invitación
5.2 Preparación de material y 5.2.1 Elaboración de material
ambientes
5.2.2 Habilitación y preparación de ambientes
5.3 Entrenamiento a consultoras 5.3.1 Programa de capacitación.
5.3.2 Evaluación
6.0 Informes 6.1 Informe mensual 6.1.1 Informe de estado
6.2 Informe final 6.2.1 Informe de cierre

Presupuesto Preliminar del Proyecto:

Concepto Base de Estimación, Cálculo, Monto
Supuesto
1. Aplicación Web Tecnología de última generación, US$ 200,000.00
proveedor de primer nivel.
2. Desarrollo de Arquitectura SOA de integración de US$ 100,000.00
interfases y equipamiento aplicaciones
3. Servicio Hosting 4 meses, incluye contingencia US$ 20,000.00
4. Capacitación
Total Línea Base US$ 320,000.00
5. Reserva de US$ 15,000.00
Contingencia
6. Reserva de Gestión US$ 15,000.00
Total Presupuesto US$ 350,000.00
Nivel de Precisión del Presupuesto Preliminar 85%
Requisitos de Aprobación:
Del Proyecto Del Producto
La gestión del proyecto será aprobada por el La aplicación Web deberá ser aprobada el equipo IT corporativo
comité del área comercial de acuerdo a los estándares establecidos
El cumplimiento de las condiciones El servicio Web deberá ser aprobado por el equipo IT corporativo
contractuales de los contratos deberá ser y los consultores contratados para ello.
aprobada por la oficina legal corporativa.
La capacitación será aprobada por el comité de consultoras y el
comité del área comercial

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 ANEXO II

Check list de validación de alcance - Respuesta:

Entregable: Desarrollo de aplicación Validación hecha por: Manuel Pérez

web
Fecha: 01 marzo del 2008 Resultado general de la Muy Mal[], Mal[ ], Regular[]
validación: Bien[X], Muy Bien[ ]
Resultado de Acción
Resultado
Aspecto Detalle validación: correctiva
obtenidos
OK/no OK tomada
 SOW del contrato. Ok
 Informe de proveedores Ok
calificados
Proveedor de  Informe de Evaluación Ok
aplicación de Proveedores.
 Informe de Selección de Ok
proveedor.
 Elaboración de Contrato. Ok
 Funcionalidad de la Ok
aplicación.
 Estilos de Diseño de Ok NO,
página.
 Estándares de OK Ok
Se completaron los Completados antes
Requerimientos programación.
estándares del análisis y diseño
 Estándares de software
base y arquitectura Ok
tecnológica.
 Equipo de experiencia en
proyectos similares.
 Cronograma detallado de Ok
actividades.
Se completo Completado antes
 Arquitectura de datos de Ok
Análisis y Diseño especificación. del inicio del
la aplicación.
desarrollo
 Arquitectura de procesos NO, Ok
de la aplicación.
 Ambiente y equipo de Ok
cómputo adecuado.
Desarrollo
 Software base licenciado Ok
productividad y gestión.
 Plan de pruebas Ok
 Pruebas unitarias Ok
Pruebas  Pruebas integrales Ok
 Pruebas de stress Ok

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 ANEXO III
Acta de aceptación formal del Producto o Fase - Respuesta:

ACTA DE ACEPTACIÓN FORMAL DE PRODUCTO O FASE

NOMBRE DEL PROYECTO: SIGLAS DEL PROYECTO
Extranet para O/C MYSITE
NOMBRE DEL PRODUCTO
Aplicación Web para O/C
NOMBRE DE LA FASE (si es aplicable)
Desarrollo de la aplicación Web

NOMBRE ESPECIFICO DEL ENTREGABLE (si es aplicable)

Aplicación Web para O/C
NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR
Graciela Olano - Gerente de Ventas
DECLARACIÓN DE LA ACEPTACION FORMAL

El firmante acepta formalmente como completó el producto arriba identificado del proyecto en referencia, y declara
por este medio que este producto ó entregable ha cumplido lo planificado en rendimiento, estándares de calidad,
calendarios establecidos, costos proyectados, y afirmamos que esta documentado todo lo relevante en cuanto a
requerimientos legales y regulaciones los cuales también exceden las expectativas.

OBSERVACIONES ADICIONALES
Ninguna
ACEPTADO POR
NOMBRE DEL CLIENTE, SPONSOR U OTRO
FECHA
FUNCIONARIO
Gabriel Díaz - Gerente de Sistemas 10 mayo 2008
Jano Buendía - Auditor de Sistemas 10 mayo 2008
Karina Carpena - Gerente de Ventas Campo 10 mayo 2008
DISTRIBUIDO Y ACEPTADO
NOMBRE DE STAKEHOLDERS FECHA
Sandra Kouri - Jefe de Facturación 10 mayo 2008
Carlos Ventura - Coordinador de Facturación 10 mayo 2008
Cyntia Malasquez - Jefe de Créditos 10 mayo 2008
Fabio Almeida – Jefe de Distribución 10 mayo 2008

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