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Colegio de Contadores

Públicos de Lima

Curso de Capacitación Profesional

Excel 2016
Guía de Laboratorios

Expositor: Arturo Macarlupú Romero

amrccpl@gmail.com
Colegio de Contadores Públicos de Lima Excel 2016

En esta lección:

✓ Entorno de Microsoft Excel.


✓ Edición Básica.
✓ Guardar y Abrir Libros.
✓ Aplicando Fórmulas, Tipos de Operadores.
✓ Selección de celdas, Formatos
✓ Prácticas de Laboratorio

I. INGRESAR A MICROSOFT EXCEL 2016


Se tienen las siguientes formas:

Forma 1 Doble clic en el icono de Excel ubicado en el escritorio

Forma 2 Seleccione “Inicio”, “Todos los programas”, “Microsoft Office 2016”, “Excel 2016”

Forma 3 Pulse las teclas: “Windows” + “R”


Luego digite: EXCEL

Forma 4 Clic en “Inicio” luego en el recuadro “buscar” digite EXCEL

Puede ingresar a Excel de cualquiera de las 4 formas, a continuación, verá la siguiente pantalla:

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Libro en Blanco Permite ingresar al entorno de Excel y muestra un libro nuevo,


totalmente en blanco
Paseo Es un pequeño tutorial que enseña tres trucos rápidos de Excel, luego el
archivo se puede guardar
Plantillas Son plantillas que se pueden emplear para personalizarlo con sus
propios datos
Buscar plantillas.. Busca plantillas en internet, simplemente digite la plantilla que necesita.
Recientes Aparece en el panel de lado izquierdo, muestra los nombres de libros o
archivos usados recientemente, incluye la posibilidad de abrirlos para
continuar trabajando.
Abrir otros libros Permite abrir otros archivos de Excel

II. ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2016

Luego de ingresar a Microsoft Excel, se presenta la siguiente pantalla principal:

Barra de Acceso Rápido Pestaña “Inicio” Barra de Título


Cinta de Opciones

Grupo
“Fuente” Columnas
Celda Activa
Barra de Fórmulas
Cuadro de
Nombres
Filas
Barras de Desplazamiento
Desplazamiento de Hojas
Hojas de Trabajo

Barra de Estado
Botones de Vista Zoom

Cada hoja de Excel está compuesta por:

Filas 1’048,576
Columnas 16,384 (Desde A hasta XFD)
Cada libro de Excel puede tener hasta un máximo de 255 hojas.

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III. EDICIÓN BÁSICA DE HOJAS

A. Cambiar Nombres de Hoja


Es posible cambiar el nombre de las hojas del libro actual empleando:

• Doble clic en la ubicación de la hoja a cambiar


• Digitar el nuevo nombre

Doble clic, luego digite el nuevo


nombre (Ej.: Alumnos) [Enter]
B. Agregar Hojas
Clic en el botón “+”

Otra forma:
• Clic derecho en una determinada hoja
• Elegir: Insertar, en la ficha general seleccionar “Hoja de cálculo”, luego Aceptar

C. Eliminar Hojas
• Clic derecho en la hoja a Eliminar
• “Eliminar” y “Aceptar”

D. Cambiar posición de hoja


Se realiza empleando “arrastre” desde su respectiva ubicación

E. Ocultar Hojas
• Clic derecho en la hoja a Ocultar
• “Ocultar”

F. Mostrar Hojas
• Clic derecho cualquier nombre de hoja
• “Mostrar”
• Seleccionar la hoja a mostrar

G. Color de Etiqueta Hojas


• Clic derecho sobre la hoja
• “Color de etiqueta”
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H. Modificar Ancho de las Columnas


Para ampliar o reducir el ancho de una columna se emplea alguna de las siguientes formas:

• Realizar un “arrastre” desde la etiqueta de la columna, hacia la derecha para ampliar la


longitud, o hacia la izquierda para reducir.
Ej:

Apunte con el mouse hacia la etiqueta de la columna B, y realice


Observa el resultado!
un “arrastre” cuando se presente el símbolo doble flecha

• Aplicar clic derecho sobre el título de una columna y seleccionar la opción “Ancho de
Columna”, luego digitar el ancho requerido.

• Se puede “Autoajustar” el ancho de la columna aplicando “Doble clic” .

I. Modificar Alto de Filas


Se realizan de forma similar al caso anterior.

J. Insertar Columnas o Filas


• Aplicar clic derecho sobre el título de columna o Fila
• Seleccione “Insertar”

Clic Derecho

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K. Eliminar Columnas o Filas


• Aplicar clic derecho sobre el título de columna o Fila
• Seleccione “Eliminar”

Clic Derecho

L. Ocultar Columnas o Filas


• Aplicar clic derecho sobre el título de columna o Fila
• “Ocultar”

M. Mostrar Columnas o Filas Ocultas


• “Arrastre” el puntero del mouse sobre el conjunto de columnas o filas que incluyen los
elementos ocultos.
• Clic Derecho, “Mostrar”

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IV. GUARDAR Y ABRIR LIBROS


Luego de crear su documento, puede grabarlo empleando alguna de las siguientes opciones:

- Usar el botón
- Emplear “Archivo”, “Guardar”
- Pulsar las teclas “Ctrl” + “G”

Si requiere cambiar el nombre o formato al Libro que se encuentra actualmente abierto,


para ello debe emplear:

- “Archivo”, “Guardar Como”

En cualquiera de los dos casos, se abre la siguiente ventana:

Seleccione “Equipo”
luego la unidad donde va
a grabar (puede ser:
Escritorio, Mis
documentos) o use el
botón “Examinar” para
especificar otra unidad
de almacenamiento
.

Carpeta Destino
Unidad de Disco

Nombre de Archivo

Tipo de Archivo (Ej: para grabar en una


versión anterior de Excel)

Herramientas adicionales (Ej: Asignar


contraseña al documento)

Nota:

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Si desea grabar un documento asignando contraseña, use el botón “Herramientas”, luego


“Opciones Generales”

ABRIR LIBRO: También puede usar la combinación


- Use el botón: “Ctrl” + “A”

Borrar Contenidos de Celdas


• “Seleccione el bloque a borrar y pulse la tecla “Supr” o “Backspace”.

Deshacer y Rehacer
En caso de realizar una acción incorrecta, se puede dejar sin efecto las últimas acciones,
empleando:

Referencia de Celdas
Es importante referirse correctamente a una celda o conjunto de celdas (también
denominado “bloque” o “rango” de celdas), para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:

Rango Como referirse


Una celda El nombre de Celda
Un conjunto de celdas consecutivas verticalmente Celda Superior: Celda Inferior
Un conjunto de celdas consecutivas Celda del extremo izquierdo : Celda del extremo
horizontalmente derecho
Un conjunto de celdas constituidas por múltiples Celda del extremo superior izquierdo : Celda del
filas y columnas extremo inferior derecho
Ejemplo:

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Movimiento Básico del Cursor

TECLADO MOVIMIENTO
[Flecha Abajo] Celda Abajo
[Flecha Arriba] Celda Arriba
[Flecha Izquierda] Celda Izquierda
[Flecha Derecha] Celda Derecha
[Fin] [Flecha a la Derecha] Extremo Derecho
[Fin] [Flecha a la Izquierda] Extremo Izquierdo
[Fin] [Flecha Abajo] Extremo Inferior
[Fin] [Flecha Arriba] Extremo Superior
[AvPag] Pantalla Abajo
[RePag] Pantalla Arriba
[Ctrl] + [Inicio] Celda A1
[Ctrl] [Flecha Arriba] Primera celda de la columna activa
[Ctrl] [Flecha Abajo] Ultima celda de la columna activa
[Ctrl] [Flecha a la Izquierda] o [Inicio] Primera celda de la fila activa
[Ctrl] [Flecha a la Derecha] Ultima celda de la fila activa
[Ctrl] + [AvPag] Hoja Siguiente
[Ctrl] + [RePag] Hoja Anterior

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V. APLICANDO FÓRMULAS
Una de las principales características de la hoja de cálculo, es la gran facilidad con que procesa el
contenido de las celdas, además de recalcular en forma automática los resultados cuando se realizan
algunos cambios en las celdas que participan de una fórmula; por otro lado existe la posibilidad de
copiar fórmulas que, como veremos más adelante será una gran ventaja cuando se tenga que
procesar gran cantidad de información.

☺Consideraciones:
a) Toda fórmula debe empezar con el operador = (Igual) o el símbolo + (mas).
b) Excel presentará en la hoja, el resultado de dicha fórmula, pero en realidad el contenido es una
operación.
c) Se deben emplear los operadores correctos.
d) Excel evalúa las fórmulas respetando la jerarquía de operadores.

Los operadores que se pueden emplear en una fórmula son:

Operadores Matemáticos
Se emplean para realizar operaciones matemáticas elementales.
Operador Acción Ejemplo Resultado
+ Suma =6+8 14
- Resta =10-2 8
* Multiplicación =20*4 80
/ División =50/2 25
% Porcentaje =100*50% 50
^ Exponente =2^3 8

Operadores Relacionales
Permiten comparar dos valores y retornan un estado lógico que puede ser: Verdadero o Falso.
Operador Nombre Ejemplo Resultado
= Igual a 10=10 Verdadero
> Mayor que 20>12 Verdadero
< Menor que 50<90 Verdadero
>= Mayor o igual 50>=50 Verdadero
<= Menor o igual 40<=50 Verdadero
<> Diferente 12<>20 Verdadero

Operadores Lógicos
Permiten evaluar dos o más argumentos lógicos (que pueden estar constituidos por operadores relacionales), y
retornan como resultado un estado lógico, que puede ser: Verdadero o Falso.
Operador Nombre Ejemplo Resultado
Y Conjunción =Y(2<4,4>0) Verdadero
O Disyunción =O(2<1,4>0) Verdadero
NO Negación =NO(3<5) Falso

Operador de Cadena
Operador Nombre Ejemplo Resultado
& Concatenación =“Lima” & “-”& “Perú” Lima-Perú

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Jerarquía de Operaciones
Excel evalúa las fórmulas de izquierda a derecha, pero además tiene en cuenta la siguiente jerarquía:

- Negación
% Porcentaje
^ Exponente
/ * División y Multiplicación
+ - Sumas y Restas

Ejemplos:
Operación Resultado
=5+4-2 7
=8/2*3 12
=8+2*3 14
=10-4/2 8
=(10-4)/2 3

☺Aplicación
Ingresar a Excel, activar el archivo repaso y completar el siguiente cuadro

☺¿Cómo copiar el contenido de una celda?


Existen diferentes formas de lograr copiar el contenido de una celda o conjunto de celdas, ahora vamos a ver la
forma más práctica de realizarlo:

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VI. SELECCIONAR CELDAS O BLOQUES

Con frecuencia es necesario seleccionar una celda o rango de celdas para realizar determinadas
acciones como asignar formatos, eliminar contenidos, copiar, mover y otras; a continuación se
indican las diversas formas en que puede seleccionar un rango o bloque de celdas.

PARA SELECCIONAR HAGA ESTO


Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda.
Otra Forma:
SHIFT + Flecha Direccional
Un rango de celdas Clic en la primera celda y después SHIFT + Clic en la última celda del rango.
grande
Todas las celdas de Haga clic en el botón Seleccionar todo.
una hoja de cálculo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E.


Nota: Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al
presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y después mantenga presionada la
celdas no adyacentes
tecla Ctrl mientras selecciona las demás celdas o rangos.
Una fila o columna Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.
completa

Encabezado de fila.
Encabezado de columna
Filas o columnas Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna.
adyacentes Otra forma: Seleccione la primera fila o columna y después SHIFT + Clic en la
última fila o columna.
Filas o columnas no Clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, luego, Ctrl +
adyacentes clic en los encabezados de otras filas o columnas a seleccionar.

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VII. ASIGNAR FORMATOS A CELDAS


Para asignar formatos personalizados a un bloque de celdas, se debe:

✓ Seleccionar el bloque de celdas


✓ Asignar formato empleando alguno de los siguientes botones de la pestaña “Inicio”

Como se sabe cada pestaña contiene grupos y botones, vamos a describir cada uno de los grupos
que permiten asignar formatos:

Fuente

✓ Tipo de fuente
✓ Tamaño
✓ Negrita
✓ Cursiva
✓ Subrayado
✓ Bordes
✓ Color de Relleno
✓ Color de Fuente

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Alineación

✓ Alinear Superior
✓ Alinear Medio
✓ Alinear Inferior

✓ Alinear Izquierda
✓ Alinear centro
✓ Alinear Derecha

✓ Orientación
✓ Disminuir/Aumentar Sangría

✓ Ajustar Texto
✓ Combinar y Centrar
Número

✓ Formato de Número
✓ Porcentual
✓ Millares
✓ Aumentar Decimales
✓ Disminuir Decimales

Estilos

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Notas:

1) Para ver opciones adicionales de formato de celdas se aplican los siguientes pasos:
a. Seleccionar el rango de celdas
b. Pulsar CTRL + 1
c. Se presentará la ventana “Formato de Celdas”

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2) Es posible dar formatos condicionales empleando:


a. Seleccionar rango de celdas
b. Emplear el botón “Formato Condicional” y especificar las condiciones de formato

VIII. INTRODUCCIÓN A FUNCIONES BÁSICAS

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o creada por el usuario) que opera uno o más
valores o argumentos y retorna un resultado que aparecerá directamente en la celda donde es
digitada o puede ser empleada dentro de otra fórmula.

Consideraciones:
1) Al igual que las fórmulas, toda función debe ser digitada empezando por el carácter =
(igual), siempre y cuando sea el inicio de una fórmula, de lo contrario se digitará
directamente el nombre de la función.

2) Toda función tiene el siguiente formato general:

=<Nombre de la Función>(Argumento1, Argumento2, …..,Argumento n)

3) Existen dos formas de ingresar una función:


a. Digitándolo directamente
b. Empleando el botón “Insertar función”

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c. Excel tiene una gran lista de funciones matemáticas, de texto, lógicas, de


búsqueda, estadísticas, financieras, etc., en el curso de Excel Básico, solo se van a
explicar las funciones que se emplean con mayor frecuencia.

FUNCIONES BÁSICAS
1) =SUMA (Bloque1, Bloque2…)
Determina la suma del contenido de un conjunto de celdas.

2) =PROMEDIO (Bloque)
Determina el promedio aritmético del contenido de un bloque.

3) =MAX(Bloque)
Determina el máximo valor contenido en el bloque de celdas especificado.

4) =MIN(Bloque)
Determina el mínimo valor contenido en el bloque de celdas especificado.

Cuenta el número de celdas que contienen valores numéricos

5) =CONTAR(Bloque)
Cuenta el número de celdas que contienen valores numéricos

6) =CONTARA(Bloque)
Cuenta el número de celdas no vacías contenidas en el rango o bloque especificado

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IX. REFERENCIAS (TIPOS) DE CELDAS


Cuando se escriben fórmulas en Excel, las referencias a las celdas se anotan teniendo en cuenta que
se tienen tres tipos de celdas:

1) Celdas Simples o relativas


Son las que varían su posición de fila o columna cuando se copia la fórmula que los contiene.
Ej:
B7

2) Celdas Mixtas
Son las que mantienen fija su posición de fila o columna cuando se copia la fórmula que los contiene, para
tal efecto se emplea el operador $
Ej:
C$3 (mantiene fija la fila 3)
$C3 (mantiene fija la columna C)

3) Celdas Absolutas
Son las que mantienen fijas sus posiciones de fila y columna cuando se copia la fórmula que los contiene.

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Ej:
$C$4

X. ASIGNAR NOMBRES A CELDAS


Es posible asignar nombres a celdas o bloques de celda, de tal forma que estos puedan ser
empleados posteriormente en determinadas fórmulas o funciones que se relacionen con dichas
celdas.

Para asignar nombre a los bloques se puede emplea:

• Seleccionar el bloque de celdas.


• Aplicar clic en el “Cuadro de Nombres”.
• Digitar el nombre de bloque.

X. FUNCIONES LÓGICAS Y DE BÚSQUEDA

1) =SI (Condición Lógica, Instrucción V, Instrucción F)


Realiza una determinada instrucción dependiendo del estado de Verdad o Falsedad de una
determinada condición lógica

2) =BUSCARV(Dato, Bloque, Numero de Columna, [Ordenado])


Permite buscar el dato indicado dentro del bloque de celdas especificado, luego toma el valor
ubicado en el número de columna asignado.
En este caso, la búsqueda es vertical por la primera columna.

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El parámetro [Ordenado] puede asumir los siguientes valores:


FALSO (0) : Excel asumirá que la primera columna de datos no está ordenada, por lo
tanto realizará una búsqueda exacta del DATO

VERDADERO (1) : Excel asumirá que la primera columna del bloque está ordenada, por lo
tanto realizará una búsqueda aproximada.

3) =BUSCARH(Dato, Bloque, Numero de Fila, [Ordenado])


Permite buscar el dato indicado dentro del bloque de celdas especificado, luego toma el valor
ubicado en el número de columna asignado.

El parámetro [Ordenado] puede asumir los siguientes valores:


FALSO (0) : Excel asumirá que la primera columna de datos no está ordenada, por lo
tanto realizará una búsqueda exacta del DATO

VERDADERO (1) : Excel asumirá que la primera columna del bloque está ordenada, por lo
tanto realizará una búsqueda aproximada.

En este caso la búsqueda es horizontal

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XI. FORMULAS ENTRE HOJAS Y ARCHIVOS

Es posible vincular el contenido de celdas con alguna de las siguientes formas:

Forma 1:
Cuando la celda origen se encuentra en la hoja actual, se emplea el formato:

=Nombre de Celda

Forma 2
Cuando la celda origen se encuentra en otra hoja del archivo actual, se emplea el formato:

=Nombre de Hoja!Nombre de Celda

Forma 3
Cuando la celda origen se encuentra en una hoja de un archivo externo, se emplea:

=[Nombre de Archivo.XLS]Nombre de Hoja!Nombre de celda

Observación:
También es importante tener en cuenta que cuando la celda o el bloque de celdas tiene un
nombre asignado y además se encuentra en un archivo externo, entonces la referencia a dicho
bloque se reduce a:

=Nombre de Archivo.xls!Nombre de Bloque

En esta lección:

✓ Funciones lógicas simples


✓ Funciones lógicas anidadas
✓ Funciones de búsqueda
✓ Prácticas de Laboratorio
4) =Y(Argumento1, Argumento2, …..)
Devuelve VERDADERO cuando todos los argumentos indicados son verdaderos, y devuelve
FALSO cuando alguno de sus argumentos es FALSO.
Normalmente se emplea dentro de las funciones condicionales como =Si

5) =O(Argumento1, Argumento2, …..)


Devuelve VERDADERO cuando alguno de los argumentos indicados es verdadero, y devuelve
FALSO cuando todos los argumentos son falsos.
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Normalmente se emplea dentro de las funciones condicionales como =Si

6) =SUMAR.SI (RANGO DE DATOS, CRITERIO, RANGO SUMA)


Suma los valores contenidos en el RANGO SUMA, siempre y cuando el RANGO DE DATOS cumpla
con el CRITERIO indicado.

7) =PROMEDIO.SI (RANGO DE DATOS, CRITERIO, RANGO PROMEDIO)


Determina el promedio de los valores contenidos en el RANGO PROMEDIO, siempre y cuando
el RANGO DE DATOS cumpla con el CRITERIO indicado.

8) =CONTAR.SI (RANGO DE DATOS, CRITERIO)


Cuenta el número de celdas contenidas en el RANGO DE DATOS, siempre y cuando cumplan con
el CRITERIO indicado.

por la primera fila.

9) =CONSULTAV(Dato, Bloque, Numero de Columna, [Ordenado])


Esta función corresponde a la versión Excel 2010 en adelante, funciona igual al BUSCARV

10) =CONSULTAH(Dato, Bloque, Numero de Columna, [Ordenado])


Esta función corresponde a la versión Excel 2010 en adelante, funciona igual al BUSCARH

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