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Estrategia Gobierno de Datos Ingenio Magdalena 21.10.2016

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Contenido
1. Propósito y Alcance ..................................................................................................................... 2
2. Introducción ................................................................................................................................ 2
3. Gobierno de datos....................................................................................................................... 3
4. Objetivos y funciones del gobierno de datos .............................................................................. 4
5. Implementación un gobierno de datos ....................................................................................... 6
6. Organización de un equipo de Gobierno de Datos ..................................................................... 8
7. Políticas, procesos y tecnologías para el gobierno de datos..................................................... 10
8. Ciclo de vida de la Gestión de Datos ......................................................................................... 11
9. Mejores prácticas de un gobierno de datos.............................................................................. 13
10. Conclusión ................................................................................................................................. 14
11. Glosario de Términos................................................................................................................. 14
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Estrategia de Gobierno de Datos Ingenio Magdalena

1. Propósito y Alcance

Propósito: El propósito general del Gobierno de Datos es asegurarse que los

datos son siempre fiables y válidos en cada contexto empresarial, que su
calidad se mantiene a lo largo del tiempo y que existen mecanismos de
control sobre quién puede hacer qué con los datos en cada momento. Todo
ello con el objetivo apalancar los datos como un activo corporativo de gran
valor empresarial.

Alcance: Cuando el gobierno de datos es deficiente o simplemente se carece

de él, los datos no se integran en un concepto holístico del conocimiento de
la información y su control, que entonces se realiza por departamentos o
por sistemas, se convierte en una tarea pendiente. Por lo tanto, se pierde
ese enfoque o visión general, esenciales para lograr una necesaria
coherencia.

Dentro de este contexto, ignorar el carácter decisivo del gobierno de datos

es una vía más directa hacia el descontrol en la gestión de los datos. Por el
contrario, el gobierno de datos cumple una función de control y
coordinación interactiva entre las distintas áreas de la empresa, definiendo
roles y responsabilidades y estableciendo estándares, políticas y procesos
de forma consensuada.

2. Introducción

Lograr una buena gobernabilidad y gestión de datos empresariales implica

abordar la gestión de los datos como lo que son en realidad, un activo de
gran valor tanto a nivel operativo como para crear valor de mercado y
convertirlos en una información crítica para el negocio.

Esa óptima gestión de datos clave para el éxito empresarial requiere de un

marco que acoja un gobierno de datos, entendido como el ejercicio de
diseñar, controlar y monitorear todo lo relativo a los datos desde un
enfoque holístico, en el que participen todas las partes interesadas, desde
el gobierno corporativo de la empresa y el departamento de TI hasta un
consejo de gestión de datos que represente a las partes interesadas.
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La función de gobierno de datos es conseguir que todas las funciones de

datos se realicen del modo más eficiente, cumpliendo con lo planeado. Se
trata, en suma, de asegurar que los datos cumplen con las demandas, al
tiempo que se consigue una reducción de costes en lo que respecta a su
gestión y a su protección, éste último un aspecto importante en lo que
respecta al cumplimiento de normativas y a la preservación de la privacidad.

El presente documento describe el enfoque de la estrategia a seguir para

implementar un gobierno de datos en el Ingenio Magdalena.

3. Gobierno de datos

El gobierno de datos se refiere a la gestión global de la disponibilidad,

facilidad de uso, la integridad y la seguridad de los datos empleados en una
empresa. No se refiere a la gestión táctica de los datos, ni es un área
restringida al departamento de IT.

Sin embargo, ésta no es la única definición de gobierno de datos ya que

también resultan interesantes las que lo consideran:

• La práctica de organizar e implementar políticas, procedimientos y

normas para el uso eficaz de los activos informacionales, ya sean
estructurados o no estructurados, de una organización.
• La ejecución y el cumplimiento de la autoridad sobre la gestión de los
activos de datos y el desempeño de las funciones de datos.
• El proceso de toma de decisiones que prioriza las inversiones, asigna
recursos, y mide los resultados para asegurar que los datos se
gestionan y despliegan en la forma adecuada para dar apoyo a las
necesidades del negocio.

Un programa de gobierno de datos incluye, al menos:

• Un órgano de gobierno o comité: que se encargará, entre otras

funciones, de definir los roles de los propietarios o custodios de los
activos de datos en la empresa. Asimismo, deberán desarrollar
políticas que ayuden a especificar quién es responsable de cada una
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de las partes o aspectos de los datos, incluyendo su exactitud, la

accesibilidad, la coherencia, la integridad y la actualización.
• Un conjunto definido de procedimientos: que explique el modo en
que los datos se van a guardar, los sistemas de almacén que se
emplearán, las medidas de seguridad y protección contra accidentes,
robo o ataque aplicables. Por supuesto, conviene establecer un
conjunto de normas que definan también los diferentes niveles de
autorización de acceso a los distintos tipos de datos.
• Un plan de acción para ejecutar estos procedimientos: que debe
comprender un conjunto de controles y procedimientos de auditoría
que aseguren el cumplimiento continuo de las regulaciones
gubernamentales en materia de protección de datos.

La gobernanza de datos es importante por la orientación a nivel de

directivas y normas que proporciona, pero también por su aportación al
establecimiento de directrices generales. Además, su contribución resulta
esencial para:

• Obtener datos consistentes y fiables.

• Potenciar la integración de negocio.
• Evitar problemas de reporting o relacionados con la analítica de
negocio.
• Guiar los procesos de análisis.
• Prevenir conflictos entre los distintos conjuntos de datos.
• Minimizar el riesgo en la toma de decisiones.
• Garantizar que todas las operaciones cumplen con los requisitos
legales mínimos exigibles.
• Armonizar los procesos de negocio a nivel global.
• Ahorrar costes.

4. Objetivos y funciones del gobierno de datos

Los objetivos y funciones de un gobierno de datos son los siguientes:

• Definir, aprobar y comunicar estrategias de datos, políticas,

estándares, arquitectura, Procedimientos y métricas.
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• Realizar el seguimiento que garantice el cumplimiento con los

requisitos normativos para la conformidad con las políticas de datos,
estándares, arquitectura y procedimientos.
• Patrocinar, controlar y supervisar la ejecución de los proyectos y
servicios de gestión de datos.
• Gestionar y resolver las cuestiones relacionadas con los datos.
• Entender y promover el valor de los activos de datos.

Para lograr alcanzar estos objetivos, sin perder alineación con los principios
del gobierno de datos, es necesario proceder a la asignación de roles y
responsabilidades. En este punto, cabe distinguir tres grupos diferenciados:

• Participantes: bajo esta denominación se incluiría a los

administradores de datos ejecutivos y de negocio, a los profesionales
de los datos, a los responsables de la gestión de datos y a los CIOs.
• Proveedores: en este grupo se clasifica a los ejecutivos de negocios,
los ejecutivos de IT, los administradores de datos y los organismos
reguladores.
• Consumidores: es el conjunto más heterogéneo y concentra a los
productores de datos, trabajadores del conocimiento, directivos y
ejecutivos, profesionales de los datos y, por último, a los clientes.

Ellos serán los encargados de la creación de las políticas y estándares

aplicables a los datos, los aspectos relacionados con la calidad de datos y
con todos los proyectos y servicios de datos que se pongan en marcha. Para
ello, tendrán que llevar a cabo las siguientes actividades:

1. Alcanzar el grado de comprensión suficiente de las necesidades

estratégicas corporativas.
2. De acuerdo a ellas, desarrollar y mantener la estrategia de datos.
3. Establecer los roles que interactuarán con los datos dentro del
entorno organizacional, prestando especial atención a la
identificación y nombramiento de los administradores de datos.
4. Elaborar y aprobar las políticas de datos, junto con sus correlativas
normas y la creación de procedimientos ad hoc.
5. Revisar y aprobar arquitectura de datos.
6. Planificar y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos.
7. Estimar el valor de los activos de datos y los costes asociados.
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5. Implementación un gobierno de datos

Los requisitos para un gobierno de datos efectivo son cinco. Para garantizar
esta efectividad el gobierno de los datos ha de ser:

A) Accesible: tiene que garantizar que las personas pueden acceder a

los datos que necesitan en el momento preciso, encontrándolos en
condiciones de formato adecuadas.
B) Seguro: debe ser posible garantizar que sólo las personas
autorizadas pueden acceder a los datos, mientras que el resto no
tiene esta posibilidad en ningún momento ni bajo ninguna
circunstancia.
C) Consistente: con datos sin duplicidades, libres de redundancias y en
condiciones de racionalización de cada versión de los mismos
existente.
D) De calidad: en términos no sólo de exactitud, sino también de
conformidad con las normas acordadas.
E) Auditable: capaz de explicar el origen de los datos y de aportar
información suficiente sobre su linaje y propósito.

Además, un buen gobierno de datos tiene que ser íntegro, transparente,

responsable, estar alineado con la estrategia de negocio, debidamente
normalizado y contar con los mecanismos para optimizar la gestión del
cambio organizacional.

Para poder implementar un gobierno de datos efectivo es necesario contar

con:

• Un patrocinio de alto nivel.

• Una estrategia de gestión de datos.
• Un plan de data management.
• Modelos y arquitectura de datos que den soporte a la riqueza de los
metadatos.
• Estándares, políticas y principios.
• Procesos de gobierno.
• Una estructura organizacional donde estén claros los roles y
responsabilidades.
• Medios de monitorización y reporting.
• Las herramientas necesarias.

Y asegurarnos que no falta ningún elemento importante como:

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• Autoridad de la toma de decisiones y definición de políticas y

procedimientos: asignar niveles apropiados de autoridad a los
administradores de datos, definiendo el alcance y las limitaciones de
esa autoridad de forma proactiva.
• Estándares: adoptar y hacer cumplir las políticas y procedimientos
encuadrados en un plan de gestión de datos, que debe recogerse por
escrito para asegurar que todo el mundo entiende la importancia de
la calidad de los datos y la preservación de su seguridad. Esta forma
de actuar ayuda a motivar y capacitar a los empleados para
implementar una gestión de datos efectiva.
• Inventarios de datos: inventariar todos los datos que requieren de
protección, manteniendo este inventario actualizado con
información sobre todos los registros sensibles y sistemas de datos,
previamente clasificados en función de su prioridad y criticidad.
• Gestión del contenido de los datos: gestionar el contenido de los
datos para justificar la recopilación de datos sensibles, optimizar los
procesos de gestión de datos y asegurar el cumplimiento con las
regulaciones estatales y locales.
• Gestión de registros de datos: especificar las actividades de gestión
y de usuario adecuados relacionados con el manejo de datos para
proporcionar a los administradores de datos y usuarios las
herramientas adecuadas para el cumplimiento de las políticas de
seguridad de la organización.
• Calidad de datos: asegurarse de que los datos son exactos,
relevantes, consistentes, actualizados y completos para los fines
previstos. La clave para el mantenimiento de datos de alta calidad es
un enfoque proactivo de la gestión de los mismos, que requiere del
establecimiento y actualización periódica de las estrategias para la
prevención, detección y corrección de errores y mal uso de los datos.
• Acceso de datos: definir y asignar niveles diferenciados de acceso a
los datos a las personas según sus funciones y responsabilidades.
Resulta fundamental para evitar el acceso no autorizado y minimizar
el riesgo de violaciones de datos.
• Seguridad de datos y gestión de riesgos: garantizar la seguridad de
los datos confidenciales y personales identificables y mitigar los
riesgos de la divulgación no autorizada de estos datos. Este aspecto
debe considerarse como altamente prioritario para la consecución de
un plan de gobierno de datos eficaz.
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6. Organización de un equipo de Gobierno de Datos

Nos encontramos ante una iniciativa que no debe ser contemplada como un
proyecto TI, sino como un proceso continuo de cambio de la cultura
empresarial. Es el negocio quien debe liderar la iniciativa, la implantación
de un Gobierno de Datos es un importante cambio de mentalidad que debe
transcender a todas las áreas de la compañía.

La responsabilidad compartida es el sello distintivo del gobierno de datos ya

que requiere de trabajo a través de fronteras organizativas y de sistemas,
algunas decisiones son principalmente de negocio con aportaciones y guías
del departamento de TI, mientras que otras son decisiones técnicas con
aportaciones y guías por parte de los usuarios a diferentes niveles.

Las distintas unidades del negocio se erigen en las "propietarias" de los

datos, mientras que el departamento TI proporciona la estructura y los
procesos necesarios. Estos propietarios de los datos son expertos en
determinadas áreas temáticas, se convierten en representantes de los
intereses empresariales respecto a los datos y toman la responsabilidad
acerca de la calidad y uso de estos.

El personal que forme parte del equipo de Gobierno de Datos debe saber
cómo utilizar y analizar la información para facilitar la toma de decisiones
disponiendo de una mezcla de habilidades técnicas, analíticas y de negocio:

• Conocer el negocio, sus procesos, las capacidades analíticas de

los sistemas, y la estrategia de la compañía para poder establecer
un plan director de gobierno de datos.
• Conocer la organización y canalizar la cultura en el acceso a la
información.
• Mantenerse al corriente de las nuevas capacidades que la
tecnología pueda aportarle a la organización.

El marco organizativo del programa de Gobierno de Datos debe dar soporte

a las necesidades de todos los participantes a lo largo y ancho de la
compañía.
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Los roles específicos incluyen:

• Comité de Gobierno de Datos, comité estratégico multifuncional

típicamente compuesto por el patrocinador ejecutivo, el
coordinador de gobierno de datos, y por el CIO (Chief Information
Officer, el lider o responsable de las Tecnologías de la
Información) de la compañía. De manera ideal el patrocinio
ejecutivo debería proceder del negocio y no del departamento TI.
Este comité revisa y aprueba los procesos, políticas y
procedimientos, gestionando las prioridades y evaluando su
adecuada consecución.
• Coordinador de Gobierno de Datos, responsable principal de
gestionar la iniciativa y asegurar la máxima adopción en la
organización. Este perfil da soporte a los patrocinadores
ejecutivos y ofrece informes periódicos de rendimiento del
proyecto, además de negociar con proveedores externos de datos
los acuerdos de niveles de servicio asociados.
• Equipo de Coordinadores de Datos, equipo táctico que asegura
que la calidad de datos cumple las expectativas de los clientes y
gestiona la iniciativa entre las diferentes unidades de negocio. Es
responsabilidad de este equipo detectar y comunicar
oportunidades al Comité de Gobierno de Datos.
• Los Administradores de Datos, que gestionan el ciclo de vida de
los datos y dan soporte a la comunidad de usuarios. Estos
propietarios definen los criterios de calidad de los datos para
cumplir las expectativas de las unidades de negocio, y reportan
las actividades y problemas al equipo de administración de datos.

Uno de los factores clave del éxito en implantaciones de iniciativas de

Gobierno de Datos es el rol de "Data Stewardship" o "Administradores de
Datos". La administración de los datos es la formalización de las
responsabilidades que garantizan un control y un uso efectivo de los activos
de los datos.

Los administradores de los datos son usuarios de negocio, expertos en

determinadas áreas temáticas designados como responsables para
gestionar los datos en nombre de los demás usuarios. Estos representan los
intereses de todas las partes involucradas, incluyendo pero no limitándose,
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a los intereses de sus propias áreas funcionales y departamentos

protegiendo, administrando y reaprovechando los recursos de datos.

Estos perfiles deben tener una perspectiva de negocio para garantizar la

calidad y el uso eficaz de los datos de la organización. El proceso de
gobierno de los datos involucrará a los administradores como participantes,
pero además estos serán directamente responsables del éxito de la gestión
de los datos en sus dominios.

Se recomienda un modelo de propiedad por procesos de negocio. Para cada

proceso de negocio se asigna un responsable de los datos, en este caso los
administradores de los datos son responsables sobre múltiples dominios de
los datos o aplicaciones que participan sobre un determinado proceso de
negocio. Nos encontramos ante un modelo muy efectivo para compañías
con una orientación y una definición muy clara de sus procesos de negocio,
en organizaciones en las que no existe una cultura de procesos o es
inmadura este acercamiento no es la mejor elección.

7. Políticas, procesos y tecnologías para el gobierno de datos

El gobierno de datos no puede escalar sin políticas y procesos bien definidos

que dicten qué datos deben ser gobernados, quién los gobierna, cuándo
deben producirse los cambios, quién está implicado y por qué. Estos
procesos incluyen el diseño, desarrollo, despliegue y mantenimiento del
modelado de datos; integración, perfilado y limpieza de datos; gestión de
datos de referencia; transformación de datos y gestión de metadatos. La
empresa debe disponer de mecanismos para monitorizar y medir la
efectividad de sus políticas y procesos de forma sistemática. Además, el
gobierno de datos no puede progresar sin estándares tecnológicos, así
como modelos bien definidos.

Las herramientas de modelado de datos han sido adoptadas por muchas

organizaciones como estándar corporativo. La capacidad para acceder e
incorporar los metadatos a las propuestas de gobierno será crítica en la
auditoría de datos, que requerirá metadatos técnicos asociados que
respalden los modelos y definiciones de datos originales.

Las herramientas de integración de datos incluyen la tecnología para

acceder, transformar y suministrar los datos, independientemente de la
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fuente y la latencia. Se necesita una interfaz de usuario bien diseñada, unos

mappings y lógica de integración de datos reutilizables, herramientas y
transformaciones pre-construidas, herramientas colaborativas y capacidad
para suministrar los datos tanto en lotes como en tiempo real.

Las herramientas de perfilado y limpieza de datos ayudan a identificar los

problemas de calidad de datos (duplicados, consistencia, pérdida de
valores...). El siguiente paso es desarrollar las reglas de calidad de datos en
los sistemas subyacentes, evaluar y ajustar los procesos de negocio que
causan los errores de calidad en origen.

La gestión de metadatos es una de las áreas que únicamente salen a la luz

cuando alguien pregunta “¿qué significan estos datos y cómo fueron
creados?”. Incluyen el acceso y la gestión tanto de los metadatos técnicos
como de los metadatos del negocio. Dispersos por toda la organización,
puede ser difícil gestionarlos sin la solución tecnológica apropiada.

8. Ciclo de vida de la Gestión de Datos

La gestión de datos como un activo de la empresa requiere de un enfoque

integral en sus diferentes etapas del ciclo de vida para garantizar la
integridad de los datos y crear valor empresarial. El ciclo de vida de los datos
está conformado en las siguientes etapas:

• Creación de datos.
• Almacenamiento de datos.
• Procesamiento de datos.
• Entrega de datos.
• Eliminación de datos.
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Creación de datos:

Debemos garantizar la Calidad de origen

• Controles en el gobierno de datos al momento de captura.

• Servicios de validación de datos SOA disponibles para las
aplicaciones de código.
• Adopción de estándares de la empresa.
• Control de la creación de datos redundantes.

Almacenamiento de datos:

Mantener la Integridad de los Datos

• Arquitectura en capas para proporcionar servicios de datos

requeridos y almacenamiento persistente.
• Estándares basados en MDM y repositorios de metadatos para
definir reglas de negocio cruzadas.
• Gobierno que controle el mantenimiento de la calidad en los
almacenes de datos.
•
Procesamiento de datos

Buscar la Armonización de los datos

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• Estándares basados en la migración de datos, transformación y

servicios de sincronización.
• Modelado canónico de la arquitectura de integración.
• Metadatos integrados y repositorio de reglas de negocio.
• Gobierno empresarial de datos y arquitectura de la información

Entrega de datos

Disponibilidad de datos en todo momento

• Datos dinámicos, en tiempo real e informes de sistemas de los

centros empresariales.
• Vista de 360 grados de los datos críticos disponibles en las
funciones y unidades de negocio.
• Cumplimiento para el intercambio interno y externo de datos.
• Controles de seguridad y privacidad.

Eliminación de datos

Trazabilidad de inicio a fin de los datos

• Definir una estrategia de eliminación de datos para controlar el

volumen, el acceso y uso en los negocios.
• Trazabilidad y registro de auditoría para datos históricos y
almacenados.
• Controles basados en el proceso de gobernabilidad de los datos
eliminados.
• Retención de datos para necesidades legales y de cumplimiento.

9. Mejores prácticas de un gobierno de datos

Entre las mejores prácticas para un gobierno de datos eficaz, ésas que
facilitan la consecución de objetivos, se encuentran:

A. Medir la calidad de los datos de forma continua.

B. Lograr el equilibrio de gobernanza de datos entre TI y las
funciones de negocio, así como entre unidades de negocio y
corporativas.
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C. Formalizar una organización del gobierno de los datos en base a la

localización híbrida de responsabilidades.
D. Organizar la gestión de datos maestros como servicio compartido
operado de manera equiparable a una "fábrica de datos".
E. Implicar a todos los interesados y fomentar su participación, al fin
y al cabo la gobernanza de datos es una cuestión de cambio.
F. Minimizar la burocracia, es preferible utilizar las estructuras y
procesos existentes.

10. Conclusión

Los activos tangibles de las organizaciones tienen valor y son gestionados

mediante sistemas de información y procesos empresariales. Los datos,
precisamente por su naturaleza intangible, no son percibidos en muchas
ocasiones como activos estratégicos. No obstante, los datos de calidad,
precisos y disponibles son un prerrequisito para que las operaciones de
cualquier organización sean efectivas.

Las compañías que son capaces de reconocer el valor real de los datos, es
decir, que han establecido procesos, políticas y procedimientos de calidad
de datos, que son conscientes de cuáles son los datos realmente
importantes o útiles para su negocio y que en definitiva, confían en la
calidad de sus datos, se transforman en "organizaciones basadas en los
datos". Estas organizaciones se sitúan en una clara situación de ventaja
respecto a su competencia gestionando los datos como un activo
estratégico más, pero para alcanzar esta meta es necesaria una adecuada
visión estratégica para mejorar la calidad de la información.

Cuando se adopta correctamente, es una disciplina que ayuda a alcanzar el

verdadero valor de las aplicaciones analíticas y debe constituirse en los
cimientos para todas las iniciativas de gestión de la información. Pero para
alcanzar una adecuada gestión de estas entidades es necesaria una
adecuada visión estratégica para mejorar la calidad de la información.

11. Glosario de Términos

Dato maestro: son datos clave de entidades de información almacenada en

los sistemas legados que soportan las operaciones transaccionales y
analíticas del negocio.
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Depuración: es un proceso mediante el cual se realizan actividades para

limpiar, normalizar, transformar y enriquecer la información de los datos
maestros extraídos de los sistemas legados.

Gestión de dato maestro: es un proceso mediante el cual se realizan

actividades para extraer, depurar y cargar los datos maestros, velando por
la integridad de los datos para asegurar la confiabilidad y calidad de los
mismos en el nuevo sistema.

Plantilla de datos: archivos en formato Excel que contienen la estructura

de los campos requeridos de cada dato maestro para cargar la información
en el nuevo sistema.

Sistemas legados: es el conjunto de sistemas existentes que soportan la

operación del negocio y de donde será extraída la información para
completar las plantillas de datos.

Arquitectura de Datos: Arte y la ciencia de diseñar y construir el método

por el que los datos serán administrados en un ambiente informático. El
método puede aplicarse ampliamente a una organización completa o
aplicarse de forma muy concreta a un plan, siempre con autorización del
subsistema de seguridad.

Datos de Configuración: Son aquellos datos que suelen estar pre-cargados

en los sistemas y que regularmente hace referencia a aquellos datos que
son comunes y estándares entre las organizaciones. Ejemplo: monedas,
calendarios, países.

Dato Maestro: Es un registro único que sirve de referencia para toda la

empresa, es decir son datos clave para el funcionamiento del negocio y es
utilizado transversalmente a través de diferentes aplicaciones, sistemas,
módulos permitiendo una integración entre las diferentes funciones
Corporativas. Por ejemplo, un cliente, el código de un producto o un número
de cuenta son datos de referencia.

Dato Transaccional: Los datos transaccionales son aquellos que

representan las operaciones que ejecuta la empresa. Ejemplo: Orden
Compra, Facturas de Proveedores, Saldo Contables.
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Datos Estructurados: Los datos que residen en campos fijos dentro de un

registro o archivo que pueden ser identificados con precisión que son
utilizados en los sistemas de negocio y que son necesarias para la operación
del negocio.

Datos No Estructurados: Son aquellos datos que no están organizados bajo

un Modelo de Datos Relacional y son relevantes para el negocio porque
proporcionan apoyo o sirven de soporte a las operaciones del negocio, por
ejemplo los documentos físicos como un acta constitutiva, archivos de
texto, documentos (PDF, Word), imágenes, audio y video, entre otros.

Metadatos: Los metadatos son datos altamente estructurados que

describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y
otras características de los datos. Es "Información sobre información" o
"datos sobre los datos". Algunos ejemplos de información que se puede
describir usando metadatos son: impresa, audiovisual, geoespacial, etc.