COOPERATIVA DEL MAGISTERIO DEL ATLANTICO

Personería Jurídica Resolución 403 de abril de 1944.

NIT: 890.104.195-4.

Calle 47 No. 41-109 PBX: 3518767 Barranquilla,

Colombia.

AUXILIAR DE CARTERA:

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Cartera 2 – MARIO GERALDINO BARROS

NIVEL DEL CARGO: Auxiliar

AREA O DEPENDENCIA: Departamento de Cartera.

SUPERIOR INMEDIATO: Jefe de Cartera

SUBORDINADOS: No

RESPONSABILIDAD:

Elaborar oportunamente mis funciones y cumplirlas a cabalidad en el tiempo asignado.

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DIARIOS:

1. Atención al Público (personal) Atención a docentes del Magisterio del atlántico y

pensionados del Atlántico, para tratar de dar solución a sus requerimientos.
2. Atender telefónicamente a los clientes internos y externos la atención al público no
es solo presencial la mayoría de los docentes se comunican vía telefónica y hay
que darle atención y atender sus peticiones para darle solución a las mismas.

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3. Creación de socios. elite pestaña archivo-socio y se ingresa toda la información
del asociado.

4. Verificación de Afiliaciones, la secretaria envía documentos para impresión de cifin

y constatar cómo se encuentra su vida crediticia y reportes en las diferentes listas
negras, los empleados de cartera con autorización de la gerencia tramito ante la
cifin las diferentes contraseñas e ingresando a la página podemos hacer dicha
verificación e impresión de la misma.

5. Entrega de Estados de Cuentas para tramites de Préstamo, todo asociado que

quiere obtener créditos debe solicitar ante cartera un estado de cuenta, elite –
listado – estado de cuenta – resumido – se ingresa el número de cedula- dos
líneas- suma intrs por mora e imprimir

6. Tramite e Impresión de créditos luego de que al docente se le dio el estado de

cuenta este se acerca donde la jefe de cartera o ante el gerente este al estudiar su
volante de pago, capacidad de endeudamiento etc, regresa nuevamente a cartera
se ingresa al elite cartera – movimientos – captura y solicitud de préstamo se
diligencia y se imprime.

7. Verificar que los documentos de los clientes estén completos y los pagarés
cumplan con las normas establecidas por la empresa luego de tramitar e imprimir
el pagare se le entrega al docente para que lo firme y coloque la respectiva huella,
cuando el docente termine hay que verificar que haya llenado todos los espacios
que todas las huellas estén bien y claras.

8. Verificación de capacidad de pago para firma Deudores Solidarios Todos los

docentes que vienen a Coopema a servir como deudor solidario a otro docente se
le debe verificar el volante de pago para ver si cumple con lo requerido, dicho
estudio se hace de la siguiente forma se toma el valor neto del salario del docente
se le resta los aportes de ley y deducciones después de esta resta se divide entre

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 dos, después de esa deducción todos los descuentos de créditos y demás que el
docente tenga en el volante el neto a recibir es lo que miramos para ver si tiene
capacidad o no este neto a recibir no debe ser menor al 50% del volante porque si
no, no podría servir como deudor solidario.

9. Elaboración de Certificado de Obligaciones se imprime el estado de cuenta del

docente que solicita el certificado se liquida hasta el mes abonado se verifica las
carteras en mora tanto de aportes como obligaciones y se elabora la certificación.

10. Elaboración de Paz y salvo, todos los docentes que cancelan obligación con
cualquier medio de pago se le debe expedir paz y salvo y enviar la respectiva
cancelación a las pagadurías correspondientes cual sea el caso.

11. Devoluciones por saldo a favor sea cual sea el caso por el cual un docente tenga
un saldo a favor debe realizarse dicha devolución archivo – devolución - se
diligencia el formato, se pasa a contabilidad para su revisión y esta luego de
haberla revisado la pasa a tesorería para su desembolso.

12. Liquidación de créditos para pagos por caja, cuando un docente llega a Coopema
para cancelar un crédito por caja se acerca al personal de cartera para que le
hagan liquidación de los intereses causados hasta la fecha del pago, se verifica si
está en mora por cualquier concepto, luego de hacer todas las revisiones se pasa
a tesorería para que este le dé entrada ya sea en efectivo, cheque o tarjetas
débitos.

13. Tramite de Auxilios se le imprime estado de cuenta, se verifica si se encuentra en

mora por cualquier concepto; entramos a contabilidad para revisar si no tiene
auxilios por el mismo concepto que se le haya entregado en un tiempo menor a un
año, después de eso se pasa a contabilidad para su revisión y posterior
desembolso.

14. Atender al Programador cuando se necesite todo lo concerniente a la puesta en

marcha del nuevo programa que se implementó en Coopema

15. Liquidaciones de desafiliaciones los asociados que toman la decisión de retirarse

de COOPEMA entregan una carta exponiendo su deseo y en el área de cartera se

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 saca un estado de cuenta, si no tiene obligación se trasladan los aportes a la
cuenta de devolución de aportes, si tienen obligación se hace el cruce si queda
saldo se envía a la cuenta de aportes o de lo contrario si queda saldo pendiente de
obligación después del cruce este tiene un mes para cancelar la diferencia si no
será enviado a cobro jurídico.

16. Cruce de operación por desafiliación cuando un docente presenta desafiliación de

la cooperativa el departamento debe verificar su estado de cuenta para ver si tiene
obligaciones o no. Si el asociado tiene saldo pues inmediatamente se cruza el
aporte con la obligación con una note de ajuste. Si el docente le queda saldo
pendiente de obligación después del cruce se le da un mes calendario para
cancelar la diferencia si no será enviado a cobro jurídico.

17. Cumplir con las demás funciones que sean encomendadas.

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS SEMANALES:

1. Hacer seguimiento a las carteras vencidas incluyendo llamadas a los asociados y

sus deudores solidarios.

2. Llamadas de cobros a cartera de caja con el listado general de la cartera ya

revisado se llaman a los morosos.

3. Creación de Formatos para Estudios de créditos de las diferentes Pagadurías.

Después que el docente elabora y firma el pagare los créditos que son por
descuentos de Nomina deben enviarse a estudio a las diferentes pagadurías, que
cada una tiene un formato específico para su estudio que previamente nosotras
llenamos y la jefe de cartera revisa y firma.

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 4. Liquidación y aprobación para el desembolso de los créditos. Luego de haber
enviado los estudios de créditos a las respectivas pagadurías el mensajero va a
las pagadurías y trae las respuestas ya sea aprobadas o negadas según sea el
caso. Cuando el mensajero entrega sacamos el pagare le colocamos si está o no
aprobada, sea cual sea el caso se llama al docente y se le informa el estado de su
crédito si el crédito está aprobado y legalizado con firmas y huellas pues se liquida
y se pasa a contabilidad para su revisión y ser planillado, para su posterior
desembolso.

5. Hacer seguimiento al cumplimiento de compromisos de pago adquiridos por los

asociados. Después de haber llamado y anotado los compromisos de cada uno de
los morosos se verifican uno a uno los compromisos propuestos y se revisa si
cumplió o no lo propuesto si no ha cumplido se le debe llamar nuevamente.

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS MENSUALES:

1. Solicitar ante la pagaduría correspondiente el descuento del mes todos los meses se
les debe enviar correo y hacer llamadas a cada uno de los jefes de nómina de las
respectivas pagadurías y solicitarles los descuentos correspondientes.

2. Generar los Descuentos de los Fer (PREVISORA, DEPARTAMENTO Y SOLEDAD) se

ingresa al elite aportes – nomina – generación de descuentos – se le da cada uno de
los conceptos – aceptar.

3. Comparar la relación de Descuentos ENVIADO VS RECIBIDO. (PREVISORA,

DEPARTAMENTO Y SOLEDAD) luego de haber recibido el descuento de los Fer y
haber generado los descuentos comparamos lo enviado con lo recibido de la siguiente
se abren los dos descuentos en Excel se utiliza la opción fx y se extiende, luego de
hacerlo con los tres códigos correspondientes se pasa a el listado de no cancelaron
para su revisión.

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4. Abono de Descuento (PREVISORA, DEPARTAMENTO Y SOLEDAD) elite – aportes y
obligaciones – nomina – descuentos de nómina – abonos por archivo hay se toma la
pagaduría, se le coloca la fecha de liquidación y aceptar.

5. Generar Novedades para descuentos. Elite – aportes y obligaciones – nomina –

novedades – generar novedades – listado.

6. Verificar cancelaciones y novedades para ser aplicadas en el mes siguiente

(PREVISORA, DEPARTAMENTO Y SOLEDAD) luego de impreso los listados en el
sistema se hace la revisión con el sistema se sacan las cancelaciones, créditos
nuevos y actualizaciones.

7. Elaborar Descuento (novedades) para ser enviado a las pagadurías correspondientes

(PREVISORA, DEPARTAMENTO Y SOLEDAD) impresas y en cd. Luego de la revisión
se monta en los archivos correspondientes se queman en un cd y se le entrega al
mensajero para que este los lleve a las respectivas pagadurías.

8. Impresión de listados para Cobros mensuales. Elite – aportes y obligaciones – nomina

– descuento de nómina – listados para cobro.

9. Realizar Ajustes mensuales (incluyendo abono de Deudores Solidarios) después de

los abonos por lo general debemos hacer ajustes correspondientes a los abonos que
el sistema no realiza. Elite – aportes y obligaciones – movimientos – notas débitos
créditos, estando ahí se determina si son débitos o créditos.

10. Actualizar la Cartera vencida de asociados en mora (PREVISORA, DEPARTAMENTO

Y SOLEDAD) después de recibido el descuento, el comparativo y revisión se debe
actualizar la cartera se saca el listado general de cartera y se verifica.

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11. Asistir a reunión de comité de cartera de las pagadurías correspondientes
(PREVISORA, DEPARTAMENTO Y SOLEDAD), todos los meses se debe asistir a
reunión de cartera donde se analiza la cartera y se tomas las decisiones de cada caso
en particular.

12. Elaboración de cartas de cobro y guías para entrega al mensajero. Después de tener
en definitivo la cartera en mora debe enviársele cartas a todos los morosos.

13. Asistir a las diferentes pagadurías. para verificar capacidad de pago y porque no se le
están siendo aplicadas las cuotas y demás situaciones que se puedan presentar.

14. Actualización mensual de listado de afiliaciones y desafiliaciones se lleva una relación

que se toma las relaciones que el consejo aprueba y se colocan mes a mes cuantas
afiliaciones y desafiliaciones corresponden al mes.

15. Devoluciones Mensuales de Aportes todos los meses se deben realizar devoluciones
de aportes de los docentes que se retiraron de Coopema y cumplen el tiempo que
establecen los estatutos para su devolución. Se sacan las desafiliaciones se verifican
en el sistema si están retiradas, si no tienen aportes sin el respectivo cruce, se verifica
cuando fue el último auxilio de solidaridad, y la fecha del ultimo aporte, luego se
elabora la planilla para que la jefe de cartera los revise y pase a contabilidad.