La Conservación de Archivos

Normas de conservación y preservación

para el manejo de documentos

2013
CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL

Preservación ó Conservación Restauración

Conservación Preventiva Directa

PARÁGRAFO 1: Se hará PARÁGRAFO 2: Con PARÁGRAFO 3:

énfasis en la conservación la conservación se En la restauración
preventiva, proceso ejecutará se restituye los
mediante el cual se podrá principalmente tareas valores estéticos
garantizar el adecuado tendientes a detener y del material
mantenimiento documental, ya corregir los documental,
que en el se contemplan deterioros siendo por ello una
manejos administrativos y manifiestos que acción optativa
archivísticos, uso de materiales afecten la integridad para el tratamiento
adecuados, adopción de de los documentos. de obras
medidas especificas en los específicas que
edificios y locales, sistemas de requieran una
almacenamiento, depósito, intervención de
unidades de conservación, este tipo.
manipulación y mantenimiento
periódico, entre otros factores.
 Normalización en materia de conservación
1. Características de los edificios de archivo
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
3. Producción de documentos de archivo
4. Reproducción de documentos
5. Plan de prevención de desastres
6. Eliminación documental
1. Características de los edificios de archivo

RESOLUCION No.CNA-001-2005

ARTÍCULO 13. Instalaciones

para los archivos. La
administración pública deberá
garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para
el correcto funcionamiento de
sus archivos. En los casos de
construcción de edificios
públicos, adecuación de
espacios, adquisición o
arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones
técnicas existentes sobre áreas
de archivos.
 1. Características de los edificios de archivo
UBICACIÓN

Características de terreno sin Deben estar situados lejos de

riesgos de humedad subterránea o industrias contaminantes o posible
problemas de inundación y que peligro por atentados u objetivos
ofrezca estabilidad. bélicos.
1. Características de los edificios de archivo
UBICACIÓN

Prever el espacio suficiente para albergar la

documentación acumulada y su natural
incremento.
 1. Características de los edificios de archivo
ASPECTOS ESTRUCTURALES
Si se utilizan estantería de 2.20 metros
de alto, la resistencia de las placas y
pisos deberá estar dimensionada para
soportar una carga mínima de 1.200
k/mt2, cifra que se deberá incrementar
si se va a emplear estantería compacta
o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben
estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo
a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente
poseer propiedades
ignífugas, y tener el tiempo de secado
necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.
 1. Características de los edificios de archivo

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y
seguridad de la
documentación.

La adecuación climática a las normas

establecidas para la conservación del
material documental.
1. Características de los edificios de archivo

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

El crecimiento documental de acuerdo con

los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y
valoración documental.
 1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN

Las áreas destinadas para la Las zonas de trabajo archivístico,

custodia de la documentación
deben contar con los elementos
de control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los
acervos.
consulta y, prestación de servicios
estarán fuera de las de
almacenamiento tanto por razones
de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de
depósito.
1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN

Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando

en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a
la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las
zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

SOPORTE PAPEL

ARTICULO 5º-Condiciones
ambientales y técnicas.
Condiciones ambientales
Material documental: Soporte
de papel.
- Temperatura de 15 a 20°C
con una fluctuación diaria de
4°C.
- Humedad relativa entre 45 y
60% con fluctuación diaria
del 5%.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
SOPORTE FOTOGRÁFICO

Color: Blanco y Negro:

Temperatura menor a 10 oC. Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 25% a 35% Humedad relativa de 40% a 50%
 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
SOPORTES DE ALMACENAMIENTO

Medios magnéticos: Discos Ópticos: Microfilm:

Temperatura 14 a 10 oC. Temperatura 16 a 20 Temperatura 17 a 20
Humedad relativa de 40% oC. Humedad oC. Humedad relativa
a 50% - relativa de 35% a de 30% a 40%
45%
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
LIMITES DE TOLERANCIA
Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Tipo de material Fluctuació Fluctuació

Mín. Máx. n diaria Mín. Máx. n diaria
tolerable tolerable
Papel (preservación óptima) 2 18 ±1 30 45 ±3
Papel (almacenado en áreas de oficina
con uso regular)
14 18 ±1 35 50 ±3
Pergamino y cuero 2 18 ±1 50 60 ±3

Película fotográfica y microfilm: gelatina

de plata blanca y negra sobre base de
acetato de celulosa 2 ±2 20 50 ±5
Bien sea 5 ±2 20 40 ±5
O
O
7 ±2 20 30 ±5

Condiciones climáticas recomendadas para el almacenamiento a largo plazo

de materiales en archivos y bibliotecas. Fuente: ISO 11799:2003 information
and documentation- document storage requirements for archive and library
materials
 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
LIMITES DE TOLERANCIA

Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Fluctuaci Fluctuaci
Tipo de material
Mín. Máx. ón diaria Mín. Máx. ón diaria
tolerable tolerable
Película fotográfica: color
sobre sobre base de acetato
de celulosa -10 ±2 20 50 ±5
Bien sea -3 ±2 20 40 ±5
O
2 ±2 20 30 ±5
O
Impresiones en papel
fotográfico: gelatina de plata
18 ±2 30 50 ±5
blanca y negra o blaqueador
de tinta de plata o diazo
Impresiones en papel
2 ±2 30 40 ±5
fotográfico: color
Impresiones en papel
fotográfico: todas las otras -3 ±2 30 50 ±5
impresiones
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
LIMITES DE TOLERANCIA

Temperatura (°C) Humedad relativa (%)

Tipo de material Fluctuaci Fluctuaci

Mín. Máx. ón diaria Mín. Máx. ón diaria
tolerable tolerable
Cintas magnéticas (datos,
audio y video) sobre base
de poliester
Bien sea
O 8 11 ±2 15 50 ±5
O 8 17 ±2 15 30 ±5
Medios magnétios (otros) 8 23 ±2 15 20 ±5
No hay
datos
Discos ópticos -10 23 20 50 ±10
disponob
le
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

VENTILACIÓN

El caudal debe garantizar la

renovación continua y permanente
del aire de una a dos veces por
hora. Esto se debe establecer de
acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren
mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de

conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a
través de ellos.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
FILTRADO DE AIRE
Máximo límite de tolerancia
Tipo de contaminante Partes por billón (ppb) µg/m3
Dióxido de azufre (SO2) 5 a 10 -
Óxidos de nitrógeno
5 a 10 -
(NOx)
Ozono (O3) 5 a 10 -
Ácido acético
<4 -
(CH3COOH)
Formaldehido (HCOH) <4 -
Material particulado - 50
NOTA 1. El límite de partículas de polvo presupone la remoción (por un
sistema de filtración de aire) de un 60 a 80% de material particulado con
un diametro de mas de 0,5 µm.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de
partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de
éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

ILUMINACIÓN EN DEPÓSITOS
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre

documentación y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz
fluorescente pero de baja intensidad y utilizando
filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente
con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de
los depósitos.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

ILUMINACIÓN EN AREAS TÉCNICAS

Factores Rangos de
ambientales Conservación

Luz Visible 50 - 100 Lux

Luz 50 - 75
Ultravioleta m/Lumen
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

CONTAMINACIÓN BIOLÓGICA
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
CONTAMINACIÓN BIOLÓGICA
Comisión de las Comunidades Europeas (CCE 1993)
Hongos ( Bacterias (
Nivel de Contaminación 3
UFC/m ) UFC/m3)
Muy Bajo Menor a 25 Menor a 50
Bajo 26-100 51-100 Clasificación para ambientes
Intermedio 101-500 101-500 internos no industriales
Alto 501-2×103 501-2×103
Superior a Superior a
Muy alto 3
2×10 2×103
Reboux et al. (2009) Indoor mold concentration in Eastern France. Indoor Air 2009; 19: 446–453
Nivel de Contaminación Hongos ( UFC/m3)
Bajo Menor a 170
Ambientes de Oficina y
Moderado 170 – 560
Archivos
Alto 560 – 103
Muy Alto Superior a 103
Tsai y Macher (2005). Concentrations of airborne culturable bacteria in 100 large US office buildings
from the BASE study. Indoor Air; 15: 71–81.
Bacterias (
Nivel de Contaminación
UFC/m3)
Adecuado Inferior a 175 Ambientes de Oficina

Inadecuado Superior a 175

 3. Producción de documentos de archivo
CALIDAD DE SOPORTES – PAPELES

Composición: Papel producido de Pulpa de Eucalipto de Bosques

Cultivados y sometido a procesos TCF (Blanqueo sin Cloro )
obteniéndose papel de excelente calidad, amigable al medio
ambiente y reciclable.

Producto no perecedero siempre que sea almacenado en

condiciones adecuadas.

El Comité de conservación, junto con la Secretaría Técnica, del Archivo General de

la Nación lograron, conjuntamente con los comités Técnicos de "Productos de
papel y cartón" y "Archivística y Gestión Documental" del ICONTEC, la aprobación y
homologación de la Norma Técnica Colombiana NTC 4436 "PAPEL PARA
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. REQUISITOS PARA LA PERMANENCIA Y LA
DURABILIDAD" *
 3. Producción de documentos de archivo
CALIDAD DE TINTAS

Normalizar el uso de cartuchos de tinta para impresora; Tipo Laser o,

en su defecto, de Inyección, esferográficos, Tonners de tinta para
sistemas reprográficos tipo fotocopiadora que cumplan con las
siguientes características;
Secado rápido,
Insolubles al agua,
Una vez secas tener un PH cercano al Neutro ( 7 ),
Resistentes a gentes biológicos y a la luz,
Permanentes y durables.
4. Reproducción de documentos de archivo

IMPLEMENTACIÓN DE
PROGRAMAS DE
DIGITALIZACIÓN:

Con el objetivo de brindar la

copia digital para consulta y
conservar el original.

Para archivos se
recomienda digitalizar en
formatos PDF,JPEG o TIFF s.in
redimensionar y de 300 a
600 dpi, dependiendo del
documento
 4. Reproducción de documentos de archivo

IMPLEMENTACIÓN DE
PROGRAMAS DE
MICROFILMACIÓN:

Con el objetivo conservar la

información y el soporte
original.

NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre

películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm.
Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en
microfilme con su significado, aplicación y localización.
Clasificación de Microfilmes
 5. Prevención de desastres

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores

de CO2, solfaclan o multiprosito y extractores de agua de acuerdo
con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y
de agua.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de
unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y
la capacidad de almacenamiento.
 5. Prevención de desastres

MANEJO DE DOCUMENTACION CON BIODETERIORO

MATERIAL BIOCONTAMINADO

Una vez detectada la documentación, debe aislarse de la

documentación sana, marcarse como material contaminado y
disponer de un sitio en el edificio para su tratamiento.
 5. Prevención de desastres

USO DE ELMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

El uso de elementos de bioseguridad es

obligatorio en archivos. Se deben
implementar programas de
concientización y hacer seguimiento a
enfermedades de salud ocupacional.

Programas de saneamiento ambiental

en oficinas y depósitos de archivos, asi
como desinfección de documentos con
tratamientos comprobables.
6. Eliminación documental por intervención de FDA
 Gracias!

Archivo de Bogotá
Calle 6B No. 5-75

Myriam Loaiza. Conservadora

mloaiza@alcaldiabogota.gov.co