5 dicas para não perder prazos processuais

O dia-a-dia da maioria dos advogados no Brasil é tomado por uma rotina

exaustiva e repleta de atividades multidisciplinares, isso porquê grande parte dos
escritórios acabam tendo que além de atuar diretamente nos processos (o que
já atrai uma outra porção de procedimentos), devem estar atentos quanto à
contabilidade, gestão de pessoas e prospecção de clientes, realidade que faz
parte da gestão da carreira e não pode ser ignorada.

É muito comum que, na vida do advogado mal sobre tempo para a satisfação de
suas necessidades básicas, como se alimentar, praticar algum exercício físico
ou mesmo estar junto da família. Não são poucos os profissionais que viram a
noite trabalhando em alguma peça processual ou desenvolvendo alguma tese
para algum caso importante. Logo, o tempo realmente é um ativo de muito valor
para qualquer advogado.

No meio dessa rotina caótica muitas vezes um problema grave acaba ocorrendo:
a perda de prazos processuais. Já falamos aqui no blog dos principais erros que
levam os advogados a perderem o controle dos prazos. Neste post iremos dar 5
dicas essenciais para que você advogado ou advogada consiga, a despeito do
cotidiano conturbado, estar em dia com os prazos processuais.

Organização do ambiente de trabalho

A organização do ambiente de trabalho está relacionada à disposição dos

móveis, equipamentos eletrônicos, pastas, processos e arranjo dos objetos na
mesa de trabalho do escritório. Os advogados que não se preocupam em manter
um ambiente de trabalho organizado tendem a ser menos produtivos e não
conseguem manter a concentração em níveis satisfatórios.

Para essa problemática, uma boa solução é o implemento da ferramenta 5S

elaborada por Kaoro Ishikawa após a Segunda Guerra Mundial, no Japão. Nessa
metodologia Ishikawa tinha o principal motivo de evitar o desperdício, porém o
conceito é aplicado amplamente em várias áreas. Ela pode muito bem ser
aplicada ao contexto em que estamos tratando, veja porquê.

Os 5S significam o seguinte:

1. Seiri / Classificar

2. Seiton / Organizar

3. Seiso / Limpar

4. Seiketsu / Padronizar

5. Shitsuke / Manter

Logo, em primeiro lugar é importante que se promova uma grande classificação

que alcance os móveis, equipamentos, documentos e objetos que estão
colocados na área de trabalho, determinando assim o que de fato precisa estar
ali e o que pode ser retirado. Que advogado nunca se deparou com um
documento antigo que não tem qualquer valia e mesmo assim está ali por muito
tempo?

A organização, segundo passo do método, reside na maneira com que disporá

os itens utilizados no seu dia-a-dia, é importante que nesse caso você crie as
próprias regras de organização, mas as cumpra com afinco.

O terceiro passo da metodologia abrange a limpeza do ambiente. Mantenha o

ambiente sempre limpo, um espaço mais limpo é mais produtivo e melhora o
bem-estar.

O quarto e penúltimo passo é o da padronização. Padronizar os procedimentos,

desde a forma com que vai organizar os processos, atividades diárias até a
divisão de tarefas no escritório facilita a administração do tempo que está
diretamente relacionada à perda de prazos.

O quinto e último passo da metodologia 5S visando uma melhor organização é

o mais importante, principalmente no que tange ao controle e cumprimento dos
prazos processuais, qual seja: a manutenção dos comportamentos anteriores.
Sem disciplina para continuamente realizar todos os passos anteriores, como um
verdadeiro mantra, poucas mudanças ocorrerão. Quando se adota um
comportamento e esse é repetido de maneira continua novos hábitos são
gerados e esses hábitos impedem o cometimento de falhas. A disciplina e a
geração de bons hábitos somente surgem com a repetição.

Digitalize os processos

Essa dica está ainda atrelada à anterior. Correntemente os advogados têm de

estar de posse dos processos em que atua. Acontece que é comum que esses
se acumulem na mesa ou em outros mobiliários do escritório afetando de
maneira direta a organização do espaço de trabalho e consequentemente a
rotina do advogado. Portanto, com as diversas ferramentas disponíveis hoje para
digitalização é essencial que os advogados evitem ao máximo acumular esses
processos nos escritórios.

Delegar tarefas e gerir atribuições

Delegar tarefas aos colaboradores que atuam no escritório é fundamental, porém

é importante estar atento e participante nas demandas do escritório, pois
assumindo esse tipo de comportamento o advogado passa a ter uma visão mais
ampla e estratégica dos processos gerindo suas atribuições e as delegadas.

Como resultado desse importante comportamento tarefas desnecessárias

poderão ser eliminadas, o que possibilitará um empenho maior da equipe em
outras atividades que demandem uma atenção maior para sua continuidade ou
em muitos casos uma reformulação completa.

Concentrando em si todas as demandas do escritório, a possibilidade de

sobrecarga e consequente perda de prazos acaba sendo maior, por isso é
essencial ter uma equipe engajada e conheça as demandas do escritório.
Planeje suas atividades

Por mais que grande parte das atividades dos advogados estejam inseridas em
uma rotina dinâmica e que acaba tendo como característica a imprevisibilidade
com planejamento é possível sim se antecipar a algumas situações.

Para que essa imprevisibilidade não se torne um problema é importante uma

leitura comportamental dos clientes e do funcionamento do escritório. Verifique,
por exemplo, os horários mais comuns em que os clientes entram em contato e
separe esse tempo tão somente para esse fim. Da mesma maneira, busque
identificar os períodos em que há mais tempo livre e o utilize para a redação das
peças processuais ou para estudar determinado processo.

Não deixe de separar um momento no dia para atualizar a agenda e verificar os

compromissos do dia. Além disso, um grande causador da perda de prazos é a
falta de concentração no trabalho que ocasiona recorrentes distrações. Esteja
sempre focado.

Permita que a tecnologia seja uma aliada

A tecnologia tem impacto as mais diversas áreas e não tem sido diferente com
o universo jurídico. No Brasil o Processo Judicial Eletrônico já é uma realidade,
e se adequar a essas novas estruturas processuais é primordial para o sucesso
na advocacia.

Porém, o PJe não é a única novidade. Atualmente existem softwares que

auxiliam e facilitam pela automatização a vida do advogado. O ProAdv é um
importante exemplo que se aplica à organização de prazos, já que ele gerencia
todos os processos no qual o advogado atua possibilitando que seja alertado
sobre novas publicações e andamento dos processos, organizando os prazos e
agendando as audiências.

Portanto, não deixe para depois, comece desde já a seguir esses passos e
prepare-se para não perder mais nenhum prazo processual.