Manual de Alfresco

RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Por: Claudia Marcela Torres Maldonado
Seguimos con (Instalación), como indica la imagen de abajo para

acceder a Alfresco vamos a menú de inicio programas Alfresco Enterprise Edition y
luego hacemos clic en Alfresco Explorer
Después de ello se nos abre el navegador con la siguiente ventana en la cual debemos
ingresar con un usuario y una contraseña para poder hacer todos los cambios que
consideremos necesarios en el ambiente Alfresco. Hacemos clic en la parte superior
donde dice login (guest). Esto nos llevara a otra ventana donde por defecto la usuario
y clave del administrador es admin y admin
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Después de ello damos clic en Login, y nos envía al sitio de Alfresco con todas las
opciones que tiene el administrador. Para este punto la interfaz a comparación de la
de inicio cambia totalmente ya que esta introduce todas las funciones y
procedimientos que puede llevar a cabo el administrador del sistema.
En este punto podemos describir un poco como se compone la interfaz de Alfresco

detallándola de la siguiente manera: Barra de tareas, Barra Lateral y el espacio de
trabajo:
Barra de Tareas
Esta se encuentra en la parte superior de la ventana del navegador esta le permite al

usuario interactuar con los diferentes espacios o áreas de trabajo con las cuales cuenta
Alfresco, las cuales son: Company Home, My Home, Guest Home, My Alfresco. En esta
parte también podemos encontrar, de izquierda a derecha:
La consola de administración : Con la cual podemos realizar todas las
configuraciones administrativas con Alfresco, se recuerda que solo se puede tener
acceso a ella solo si se tiene un usuario del tipo admin con todos los privilegios. En ella
se puede realizar las diferentes tareas de Gestión de usuarios, Administración de
Grupos de Usuarios, Administración de Categorías, Exportar, Importar, ir al Sistemas
de Información de Ayuda y al Nodo del Navegador.
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Perfiles de Usuario : Esta parte permite visualizar todos los atributos de los usuarios
en particular el de aquel usuario que está en ese momento en la sesión, esta también
bosque la información que se tiene hasta ese momento del usuario. Esta puede
visualizar los detalles del usuario, en ella el nombre email, etc. Las Preferencias
Generales, dada que el Alfresco es una aplicación que se maneja a nivel web y que por
su naturaleza dándole los parámetros necesario puede ser accedida por la
organización desde cualquier parte puede asignársele el usuario la ubicación en la cual
se encuentra, el idioma en el cual desea trabajar la interfaz. Por ser esta una versión de
prueba la interfaz solo permite trabajarse en idioma inglés. También se encuentra una
parte de administración donde está determinado la cuota asignada al usuario de
espacio para almacenamiento de almacenamiento y lo que se encuentra utilizando
hasta ese momento.
También esta parte cuenta con un indicador que muestra la cantidad de ítems o
elementos que se han borrado por parte del usuario. Como podemos observar
también la barra lateral que detallaremos más adelante se mantiene sobre todo el
ambiente de trabajo.
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Mostrar / Ocultar Barra lateral : Este botón permite ocultar o mostrar la barra
lateral del ambiente de trabajo en el navegador
Cuando presionamos nuevamente el botón aparecerá nuevamente la barra lateral.

Botón de Ayuda : Cuando hacemos clic a este elemento nos lleva automáticamente
a la ayuda en línea que se encuentra en la página de Alfresco.
Salida de Sesión : Este botón nos lleva a la página de soporte técnico del
sitio de Alfresco.
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Usuario en Sesión y Salida : Este elemento indica el usuario que se

encuentra en sesión en ese momento y al hacer clic sobre se hace la respectiva salida
de la sesión en la cual se encuentra.
Búsqueda : Esta barra de búsqueda permite la consulta

de elementos en el ambiente Alfresco ya sea documentación o elementos varios, se
puede observar qué podemos hacer un despliegue para determinar qué tipo de
consultas han de realizarse.
Este menú que se despliega cuando hacemos clic en triangulo que apunta hacia abajo
permite detallar la búsqueda como por ejemplo: Buscar Todos los Elemento, Nombre
de Archivos y Contenidos, Solamente Nombre de Archivos, Solamente Espacio de
nombres, o realizar una búsqueda avanzada con diferentes criterios.
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Esta entre muchas otras es muy importante ya que tenemos criterios lo

suficientemente específicos y generales para realizar cualquier búsqueda que se tenga
en el sistema de gestión documental. Esto también permite crear criterios y almacenar
tipos de consultas específicas que puedan ser reutilizadas en cualquier momento.
Por otra parte permite establecer el criterio de visualización de las consultas y los
elementos que quiere que aparezcan cuando dicha consulta se realice.
Barra Lateral
Este elemento ubicado en el lado izquierdo del área
de trabajo agrupa funciones y/o tareas que podrán
permitir al usuario en sesión a navegar por todo el
aplicativo. Esta barra contiene Diccionario de Datos,
sitios recientemente visitados por el usuario,
Trabajos en la Web, Proyectos en la Web,
Portapapeles, etc.
En términos generales este barra permitirá hacer un
recorrido por todo aquello que el usuario de acuerdo
a su pueda acceder y recordarle sus preferencias en
algunos casos.
En la parte inferior podemos encontrar parte del
ambiente de trabajo que se despliega cuando
hacemos clic en alguna parte de la barra lateral. Para
este caso que nos encontramos en Company Home
aquí permitirá llevar a cabo acciones que se
describirán en los diferentes ambientes de trabajo, los cuales serán descrito más
adelante.
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Creación de Usuarios
Para crear un usuario lo primero que debe realizarse es ingresar con la cuenta
administrador (admin) la tiene todos los permiso para crear los usuarios. Luego de
hacer el ingreso vamos al icono de User Profiles y seleccionamos New User Wizard
(asistente para la creación de usuario)
Para crear un usuairo llenamos los campos que aparecen a continuacion en la imagen,
de gran importancia defnir el nombre de usuario, contraseña y muy importante la
definicion del Home Space, o el espacio que ospedara todos sus espacios en el
ambiente Alfresco.
De las multiples caracteristicas que se le pueden asignar a un usuario está la asignacion

de cuota de disco, es decir el tamano que se le reserva a un usuario para almacenar
informacion. Observemos en la imagen siguiente que al usuario claudia se la ha
asignado una cuota de 5GB de espacio en disco para hospedaje de informacion.
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Creación de Espacios
Para crear un espacio vamos al menú damos Clic en la opción Create y luego en la
opción CreateSpace
Luego se suministra la información correspondiente al espacio a crear, como es su

nombre, título, descripción y se asigna un logo para carpeta seleccionada
Los espacios están organizados jerárquicamente, puede contener categorías o sub-

categorías, o sub-espacios, adicionalmente un espacio cuenta con aspectos
particulares como son: Permisos, Regla y Metadatos.
Después que se crean los espacios se procede a la creación de contenidos, para ello
tenemos la información de las bases de datos que son: Libros, Biblioteca Digital,
Noticias, Listas de Correos Electrónicos.
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Por ejemplo hemos creados la

un espacio para la Lista de
Correos, bajo el mismo
procedimiento anterior de
creación de espacios. En este
momento procedemos a
importar la información que
contendrá el espacio y para ello
el programa establece cargar
documentos del tipo .zip y .acp.
Luego hacemos clic en el botón examinar:
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Después que hacemos clic en el botón abrir observamos que el archivo se carga
correctamente en Alfresco y damos clic en el botón OK para culminar con la carga. Esto
se lleva acabo única y exclusivamente para ingresar contenido de uno en uno.
Para el caso en el cual nosotros debemos subir una colección de información existen
métodos que permite subir paquetes de archivos o carpetas completas al ambiente de
trabajo entre ella se encuentran: Webdav, CFIS, o FTP.
La que se usó para nuestro caso fue subir lotes de información o carpetas completas
mediante transferencia FTP, lo cual previo a ello hubo que realizar la siguiente
configuración en el siguiente archivo. C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-
INF\classes\alfresco\file-servers.xml lo cual consiste en habilitar la comunicación FTP
con Alfresco y los espacios de Trabajo con los cuales se cuentan, se realiza cambiando
el valor del parámetro serverEnable enable = {ftp.enabled} y llevarlo a $true y el
parámetro authenticator type=”alfresco”. Ello permitirá hace una comunicación sin
problemas vía FTP.
Instalación del Cliente FTP.

Por facilidad de trabajo se uso el cliente SmartFTP una aplicación sencilla de
transferencia de archivos, que se puede descargar del sitio: www.smartFTP.com
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Luego de realizar la descarga del archivo procedemos con la instalación haciendo doble
clic en el archivo descargado en el escritorio
Luego hacemos clic en el botón install previamente habiendo seleccionado la

ubicación de destino donde quedará el programa instalado. Hacemos clic en next.
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Luego escogemos el tipo de instalación que deseamos llevar a cabo para nuestro caso
escogeremos la típica que contiene las funciones básicas para los trabajos a realizar.
También se puede personalizar la instalación, o simplemente hacer una instalación
completa del programa.
Al finalizar la instalación también se nos da la opción de instalar paquetes de idiomas

para ser aplicados a la interface.
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Luego de la instalación de nuestro cliente FTP y previamente configurado el archivo

C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\classes\alfresco\file-servers.xml
procedemos a hacer el acople de Alfresco con el Cliente FTP. Se realiza bajo la
siguiente configuración:
Para ello debemos tener en cuenta que nuestro usuario es admin y el contraseña es
admin de igual forma con cualquier otro usuario el procedimiento sería de la misma
manera.
La dirección localhost – admin (Servidor - Usuario) y luego damos el usuario admin y la

contraseña admin, si se diera el caso que vamos a cargar contenido para otro usuario
simplemente cambiamos el usuario y su contraseña por defecto se hace uso del puerto
21 para la conexión.
Cuando se realiza la conexión al servidor Alfresco de manera correcta en el espacio de
bitácora aparecerá los siguientes mensajes:
Haciendo una visualización de la pantalla completa del área de trabajo sería la

siguiente:
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Podemos observar el listado de los espacios que con anterioridad creamos en nuestra
área de trabajo los cuales fueron: Biblioteca Digital, Libros, Noticias y Listas de Correo.
Para subir el contenido de cada uno de esos espacios el procedimiento a realizar es el
siguiente: Nos posicionamos en una de las carpetas antes mencionada y hacemos clic
derecho y seleccionamos la opción Subir.
Luego nos aparecera la siguiente ventana en la cual escogemos el metodo a subir

informacion ya sea archivo por archivo o conjunto de archivos o carpetas con sus
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respectivas subcarpetas para el caso nuestror que nuestra informacion cuneta con
multiples subcarpetas se escoge la opcion añadir carpeta.
Aparecerá entonces una ventana tipo explorador y seleccionamos la carpeta que

deseamos subir a Alfresco via FTP al espacio que creamos con la referencia descrita,
Cuando se está llevando a cabo el proceso de subida de archivos observamos una

ventana como la siguiente que se encuentra en la parte inferior del cliente FTP
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La pantalla muestra información acerca de los archivos que se suben al servidor de

Alfresco la velocidad con que se suben, tamaños, el origen, el destino, el estado.
Búsquedas en Alfresco
Cuando hemos subido nuestras bases de datos de información Alfresco nos ofrece
diferentes formas de búsquedas para las cuales hemos de presentar lo siguientes
ejemplos:
Ejemplo 1
Se buscaran todos los documentos en el Espacio Biblioteca Digital que contengan en
cualquiera de sus archivos la palabra Tesis. Veamos primerp después de la carga de la
base de datos como se visualiza
Si hacemos clic en la carpeta referenciada hdl_15000_1184 podemos visualizar el

contenido del tipo XML que contiene, conjunto de archivos.
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El siguiente pantallazo sería el resultado de búsqueda, en este caso dado de que no se

realizo un filtro por espacios se encuentra todos aquellos archivos en cuyo contenido o
nombre se encuentre la palabra tesis.
Se puede apreciar en la parte inferior de la pantalla de resultado de la búsqueda con
más de 6 páginas de contenido de archivos que concuerdan con la búsqueda realizada.
Si por ejemplo hacemos clic en el archivo que se destaca con la imagen TXT o sea
haciendo referencia a un archivo de texto el mismo en una pestaña paralela del
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navegador habre el archivo en referencia como podemos apreciar en el pantallazo

siguiente
Vamos entonces a especificar un poco más la búsqueda haciendo uso de un

complemento adicional en la barra de búsqueda de Alfresco, que se denomina
Búsqueda Avanzada.
Podemos determinar todos los ítems o solo nombre de archivos, especificar en qué
espacio queremos buscar, esto implica detallar o no búsquedas en los subespacios,
determinar en que tipo de carpeta queremos buscar, el tipo de contenido a buscar, el
tipo de formato, autor, descripción, y fechas de creación y modificación de archivos
La consulta se realiza buscar todos los nombres de archivo que contengan la palabra
tesis que se encuentren en todos los espacios y que estén en formato texto. El
resultado se encuentra en la imagen siguiente donde dos archivos coinciden con el
criterio.
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En este caso puede llevarse a cabo un tratamiento del archivo ya que Alfresco permite
edición y actualización de cierto tipo de información y también el guardado de
versiones de los archivos cuando se realizan alguna modificación.
Luego que se realice alguna modificación se puede subir nuevamente la versión

modificada del archivo editado.
Ejemplo 2
Buscar todos los archivos en el espacio de libros que tengan formato PDF.
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Se puede observar el resultado de la búsqueda donde tenemos alrededor de 5 páginas

con contenido del tipo PDF en el Espacio de libros. Si queremos visualizar uno de los
documentos simplemente hacemos clic en el archivo en mención.
Ejemplo 3
Buscar todos los archivos de texto que tengan la que tenga como nombre de archivo
20090608.
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OTRAS TAREAS DE ALFRESCO EN CUANTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Edición Offline
Esto permite hacer uso de un documento en el equipo local y subirlo después de
modificarlo y lo hacemos haciendo clic en el icono , cuando un archivo está siendo
modificado cambia el ícono a la siguiente .
Algunos de estos elementos referenciado con los iconos de lápiz uno con el chulo
verde se usa para actualizar el contenido de un documento, y el que contiene la X roja
significa que se cancelan los cambios que se habían realizados.
Descargar
Permite descarga un documento al equipo local . Ese proceso se realiza como
cuando se realiza una descarga desde un sitio web.
Visualizar Detalles
Permite visualizar los detalles del documento entre ellos están la categorización, y
las versiones (histórico)
Más Acciones
Este icono permita utilizar acciones adicionales con respecto a los archivos, entre
esas acciones tenemos: Pre visualizar, Cortar, Copiar,
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Abrir un foro e Iniciar flujo de trabajo avanzado.
Crear Foros de Discusión
Esto se utiliza cuando con respecto a un documento en el cual se deba establecer una
discusión tipo foro, de acuerdo a ello se define el tema y se crea.
Categorías
Permite crear parámetros de clasificación con el fin de organizar contenidos de

carpetas, quien puede crear estos esquemas es el usuario admin.
Luego de tener las categorías estas podrán ser asignadas esto se realiza haciendo clic
en el icono que nos visualiza los detalles.
En la siguiente imagen podremos visualizar todos los detalles que puede tener un
documento
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Pág. 23
LICENCIA DE ESTE DOCUMENTO
ACUERDO DE LICENCIA
Claudia Marcela Torres Maldonado (cedente) declara ser titular de los derechos de
propiedad intelectual sobre el artículo titulado «Textos Claudia M. Torres U. de la
Salle» http://claudiamarcelarecuperacion.blogspot.com/, y cede a usted (en adelante
el cesionario) de forma NO EXCLUSIVA, y a TÍTULO GRATUITO por un periodo de la
duración de los derechos patrimoniales y ámbito mundial:
1. El derecho de reproducción sobre este artículo; en consecuencia, usted es libre de

copiar y/o fijar en cualquier soporte total o parcialmente este artículo para uso
privado y sin ánimo de lucro.
2. El derecho de distribución de este artículo; en consecuencia, usted es libre de
entregar copias en cualquier soporte, siempre que ésta se realice en el ámbito
privado y sin ánimo de lucro.
3. El derecho de comunicación pública de este artículo a una pluralidad de personas;
en consecuencia usted puede ponerlo a disposición del público en general, siempre
que lo haga en el ámbito privado y sin ánimo de lucro.
En consecuencia, vd. puede:
 Copiar, distribuir y comunicar de forma pública el artículo «Textos Claudia M.

Torres U. de la Salle». De forma parcial o total, permanente o provisional, por
medios alámbricos o inalámbricos, en cualquier soporte, respetando los derechos
morales de Claudia Marcela Torres Maldonado (paternidad e integridad, entre
otros), y siempre que se realice en el ámbito privado y sin ánimo de lucro.
 Citar este artículo para análisis, comentario o juicio crítico - para uso privado y sin
ánimo de lucro y/o con fines docentes o de investigación - y/o como tema de
actualidad.
Vd. no puede:
 Atribuirse la autoría sobre este artículo ni modificar, contra la voluntad del autor,
el modo en que éste se ha atribuido la autoría.
 Realizar actos que supongan atentado contra la integridad de la obra.
 Impedir la modificación de la obra original por parte del autor.
 Impedir al autor retirar la obra del comercio (previa indemnización, en su caso).
 Realizar obras derivadas.
El autor se reserva todos los derechos morales sobre esta obra.
Pág. 24
La no aceptación de este contrato le obliga a usar este artículo conforme a la

legislación colombiana de derechos de autor.
Este Acuerdo de Licencia, depositado en el tercero de confianza Coloriuris A.I.E. , o la

url asociada, debe acompañar a toda copia de la obra.
Contrato de depósito:
El titular de derechos de autor del contenido Textos Claudia M. Torres U. de la Salle,
con email claudia.ag.n@hotmail.com, deposita este contrato y las sucesivas
aceptaciones al mismo en Coloriuris a título gratuito y por tiempo de 5 años
prorrogables.
Pág. 25

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Por: Claudia Marcela Torres Maldonado

Seguimos con (Instalación), como indica la imagen de abajo para

En este punto podemos describir un poco como se compone la interfaz de Alfresco

Esta se encuentra en la parte superior de la ventana del navegador esta le permite al

Cuando presionamos nuevamente el botón aparecerá nuevamente la barra lateral.

Usuario en Sesión y Salida : Este elemento indica el usuario que se

Búsqueda : Esta barra de búsqueda permite la consulta

Esta entre muchas otras es muy importante ya que tenemos criterios lo

De las multiples caracteristicas que se le pueden asignar a un usuario está la asignacion

Luego se suministra la información correspondiente al espacio a crear, como es su

Los espacios están organizados jerárquicamente, puede contener categorías o sub-

Por ejemplo hemos creados la

Luego hacemos clic en el botón examinar:

Instalación del Cliente FTP.

Luego hacemos clic en el botón install previamente habiendo seleccionado la

Al finalizar la instalación también se nos da la opción de instalar paquetes de idiomas

Luego de la instalación de nuestro cliente FTP y previamente configurado el archivo

La dirección localhost – admin (Servidor - Usuario) y luego damos el usuario admin y la

Haciendo una visualización de la pantalla completa del área de trabajo sería la

Luego nos aparecera la siguiente ventana en la cual escogemos el metodo a subir

Aparecerá entonces una ventana tipo explorador y seleccionamos la carpeta que

Cuando se está llevando a cabo el proceso de subida de archivos observamos una

La pantalla muestra información acerca de los archivos que se suben al servidor de

Si hacemos clic en la carpeta referenciada hdl_15000_1184 podemos visualizar el

El siguiente pantallazo sería el resultado de búsqueda, en este caso dado de que no se

navegador habre el archivo en referencia como podemos apreciar en el pantallazo

Vamos entonces a especificar un poco más la búsqueda haciendo uso de un

Luego que se realice alguna modificación se puede subir nuevamente la versión

Se puede observar el resultado de la búsqueda donde tenemos alrededor de 5 páginas

OTRAS TAREAS DE ALFRESCO EN CUANTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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