ACTA DE REUNION

CONTRATO 316 DE 9 DE NOVIEMBRE

DE 2017
CREMIL - INFOTIC

COMITÉ ESTRATÉGICO PROYECTO

ACTA # CE-13

En la ciudad de Bogotá D.C., a los 28 días del mes de febrero de 2019, siendo las
09:00 a.m., se reunieron en las instalaciones de CREMIL las siguientes personas,
con el fin de realizar el comité estratégico No. 13 del proyecto IMPLEMENTACIÓN
NUEVO SISTEMA MISIONAL, SIIPS Fase 3 (Sistema Integrado de Información de
Prestaciones Sociales)

ASISTENTES
No. Nombre Cargo Entidad
1 CO (RA) Liliana Díaz Rodríguez Supervisor Contrato CREMIL
2 Ismael Enrique Cristancho Profesional de Defensa CREMIL
3 William Téllez Supervisor Contrato INFOTIC
4 Sandra Botero Consultor Proyecto INFOTIC
5 Alejandro Romero Gerente Proyecto F3 INFOTIC

ORDEN DEL DÍA

1. Avance FASE 3

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Se presenta resumen de avance de la fase 3 por parte de INFOTIC, así:

A. ASPECTOS GENERALES:

INFOTIC presentó informe de avance y estado de temas asociados con Fase 3,

estos son:

• Actas G1: 25 Firmadas = 25 - G1. Un Acta Spec Firmada

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• Actas G2: 35 Firmadas = 35 - G2. Dos Actas Specs Firmadas

• Actas CSI-Nómina: 32 Firmadas, 2 en ajuste Cremil (#8,10 del 18 y 24 de

abril),

• CSI: 9 Actas Specs / Casos de Usos firmadas

• Actas técnicas: 2 Actas firmadas Tech y MER

• Actas CE: 12 Firmadas = 12

• Actas CO: 30 Firmadas = 30

• Informes mensuales al día

B. ESTADO DE LOS AVANCES:

Se realizaron las siguientes gestiones asociadas a las temáticas de trabajo a

desarrollar:

a) Acreditación y Restablecimiento del Derecho:

Se continúa con el desarrollo, el cual está a una tercera parte de su avance.

b) Modificación y reajuste de la asignación de retiro y modificación de

beneficiarios de la sustitución de la asignación de retiro:

Se continúa con el desarrollo, el cual está a una tercera parte de su avance.

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c) Administración de cuentas bancarias:

Se continúa con el desarrollo con base al documento spec, se estima finalizar en

el mes de febrero e iniciar las pruebas QA del proceso. Se realizaron reuniones
con FEUD para definir la integración con SIPS.

d) Asignación Códigos de Descuento y Comité:

Se continúa con desarrollo con base al documento Spec, para los cuales se
llevaron a cabo las siguientes actividades: diseño del modelo BPM e integración
con el proceso “Generador de Trámites”, creación y modificación de entidades
maestras, diseño de los formularios especificados en el Spec y creación y
modificación de reglas de negocio asociadas al flujo de la información. Se
realizaron adicionalmente, reuniones con FEUD para definir las integraciones con
SIPS.

e) Novedades de Nómina

Se modifica el software que genera la numeración de las resoluciones creadas

manualmente, permitiendo consulta, creación y anulación de resoluciones.

Se inicia el desarrollo de la funcionalidad de Novedades de Nómina, con base en

el caso de so aprobado previamente por los usuarios. Se desarrolla la interfaz
gráfica de las novedades de los diferentes procesos.

Se realizan ajustes al modelo entidad relación de la base de datos, para que se

ajuste a los requerimientos del caso de uso.

Frente al software de nómina, Infotic se viene realizando avance una vez se

vienen implementando y desarrollando los procesos bizagi en contratos de Fase 1
y 2, e impactan procesos de nómina y base de datos.

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f) Servicio consulta página Web:

Se realiza una segunda reunión con Micrositios para aclarar el desarrollo

requerido para avanzar con la integración.

g) Extinciones, Consulta de Cartera y Herederos:

Se inicia desarrollo con montaje de procesos a automatizar en estudio,

posteriormente, se analiza el documento de caso de uso para aclaraciones y
estimaciones de tiempos de desarrollo.

Finalmente, se continúa con la administración y reporte de los riesgos, y gestión

de lo requerido.

B. ESTADO DE LOS RIESGOS:

Valor Riesgo
Riesgo Acción
(Entre 0-16)
Continuar acelerando la entrega de procesos previos,
Impactos de las procesos de las designando los recursos necesarios por parte de
16
fases I y II a la fase III Cremil e Infotic, relacionado con la salida a operación
F1 y F2.
Solicitar a CREMIL su gestión y conformación de la
Cambio de contratistas de áreas disponibilidad de los contratistas en los tiempos y
usuarias, clave para levantamiento 16 citaciones requeridas o extraordinarias. Si se
y pruebas. presentan deserciones en Enero significativas que
aplazan el que elaboren planes de prueba.
Tiempos de revisión de
Modelos/Specs y decisión de Solicitud de celeridad a Cremil para que no superen
9
definiciones toman mas tiempo de mas de dos días.
lo planeado
Si bien se actualizó y validó requerimientos del
La información de CODALTEC esta
proceso actual con Usuarios, este riesgo impactó los
desactualizada vs los procesos 9
tiempos de levantamiento para diseño de los
actuales
procesos. Este riesgo ya no requiere acción a futuro.
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Es necesario que Cremil evalúe y gestione la calidad

Calidad del dato
Cambio de supervisor y de
gobernabilidad estratégica del
proyecto
Disponibilidad de los usuarios para
los procesos requeridos
Deserción Usuarios clave
levantamiento
Gestión del conocimiento
usuarios para definiciones
Disponibilidad del Personal
Compartido de las Fases I y II
9 del dato para prevenir deficiencias en la calidad de la
información.
Solicitar a Infotic conocer el personal que no
continuará en el proyecto y posibles reemplazos para
3
empalme. Hubo nuevo Supervisor Cremil que ha
venido gestionando el buen avance del proyecto.
Solicitar a Cremil su gestión y conformación de la
disponibilidad de usuarios en los tiempos y citaciones
3
requeridas o extraordinarias. De acuerdo con
disponibilidad se agenda reuniones.
Solicitar a Cremil su gestión y conformación de la
disponibilidad de usuarios en los tiempos y citaciones
para
3 requeridas o extraordinarias. Si se han presentado
deserciones pero no se cruzan con levantamiento y
diseño.
de
1 Capacitar urgente en el manejo de las herramientas.
Este riesgo se ha revisado, en enero no se ha tenido
1 personal compartido que impacte Fase III sin
embargo se sigue monitoreando.

C. COMPROMISOS PENDIENTES:

• Información de nómina para migración por parte de Cremil, de acuerdo con

estructuras suministradas por Infotic.

COMPROMISOS DE LA REUNIÓN.
Ítem Compromiso Responsable Fecha Límite

Se da por terminada la reunión siendo las 11:00am.

Firman por CREMIL:

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CO (RA) Liliana Díaz Rodríguez Ing. Ismael Enrique Cristancho

Coordinador Grupo Informática - Cremil Profesional de Defensa - Cremil

Firman por INFOTIC:

Ing. William Téllez Ing. José Alejandro Romero V.

Supervisor Contrato - Infotic Gerente Proyecto F3

Ing. Sandra Botero Porto

Consultor – Infotic

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