MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

de la

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

Departamento Secretaría

Versión I

Las funciones del Departamento Secretaría de la DGA,

comprenden PRODECIMIENTOS GENERALES de
atención al público, envío de documentación a la
Representación de la UNT en BsAs, por el Servicio Puerta a
Puerta, consulta de reglamentaciones vigentes por Leyes y
Decretos Nacionales, como así también el control de la
documentación que ingresa al despacho del Director Gral de
Administración, para su conocimiento u autorización.

En lo referente a los PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS, que implican registros en la Mesa
de Entradas, Salidas y Archivo de la DGA, en el Control de
Ausentismo, Licencias y Franquicias del personal de esta
Dirección, y en la elaboración de Misiones Oficiales para
autorización de la Superioridad, por la Reserva de Pasajes
de Aerolíneas y de Línea, y las Liquidaciones de Viáticos
según reglamentaciones vigentes, se detallan puntualmente a
continuación.
PROCEDIMIENTOS GENERALES

ATENCIÓN AL PUBLICO
La atención al público, implica disponer de conocimientos generales de la Dirección y
particulares del Departamento.
La atención puede ser personal e implica celeridad en la consulta o trámite que se gestiona.
También telefónicamente, siguiendo igual procedimiento de disponer de los recursos
necesarios o en su defecto, el registro del trámite, indicando: hora, concepto y nombre del
solicitante.

BOLSIN de la UNT – Servicio puerta a puerta

La Universidad, dispone de este servicio para la remisión de documentación a BsAs y
viceversa. El proceso de recibo y envío de bolsines lo ejecutan los responsables del Dpto
Secretaría de la DGA y de la Representación de la UNT en BsAs.
Es necesario registrar en el libro-remito BOLSIN a BsAs, la fecha y la documentación que
se remite, transcribiendo destinatario y remitente del sobre o paquete que se envía.
Posteriormente y debidamente cerrada la bolsa, se deposita en la Intendencia del Rectorado
para que desde allí, la retire el servicio autorizado; y por servicio de aerolíneas ingrese a la
provincia de destino. Desde allí, el procedimiento es similar, hasta llegar a la
Representación, y viceversa. Se prevé –dependiendo de la aerolínea-, que el arribo del
Bolsín a la Intendencia del Rectorado, ocurre después de media mañana. Como así también,
el retiro del mismo desde la misma oficina, es a media tarde.
Asimismo el trámite conlleva, la entrega de los sobres o paquete al remitente que en éstos
se indica. Para ello, telefónicamente se comunicará a las Facultades y Dependencias de la
existencia de los bultos a retirar. Y deberá quedar registrada la firma del que retira el
paquete en el remito que manda la Representación.

BOLETINES OFICIALES y ANALES DE LEGISLACIÓN

Por autorización de la Superioridad se dispondrá para su consulta en la DGA –Dpto
Secretaría-, de los Boletines que se remiten de la Representación en BsAs y en los que se
transcriben todas los Decretos, Leyes, Resoluciones y Disposiciones del Poder Legislativo
y Organismos Nacionales. Igualmente –aunque parcialmente y desde años anteriores,-, se
puede acceder a los mismos mediante Internet o por suscripción directa –para este rubro- en
LA LEY (por disposición de la superioridad y previo trámite en el Dpto Compras de la
DGA). El papel impreso (Boletín Oficial de la Nación) se archivará en el Dpto y con
posterioridad (teniendo en cuenta el plazo estipulado por ley para la preservación del
archivo de la documentación) se remitirá por intermedio del Dpto Bienes Patrimoniales al
Archivo de la DGA.
Los Anales de Legislación que por suscripción –mediante procedimiento administrativo del
Dpto Compras-, ingresarán a la DGA por la Intendencia –Servicio de Correo- y se
archivarán en la Bibliteca de la DGA. Estos libros transcriben algunos Decretos, Leyes,
Resoluciones y Disposiciones del Poder Legislativo y Organismos Nacionales.

DESPACHO DEL DIRECTOR

La documentación que ingresa a la DGA, en algunos casos, es necesario para la

prosecución del trámite, su visado o autorización por la Dirección General. Se detallan a
continuación, los casos a tener en cuenta.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EXPEDIENTES

Los exptes que llegan a la DGA por trámite de pago, INGRESAN pero no egresan puesto
que corresponde su archivo (Dpto Bienes), junto con la documentación de pago
Los exptes que llegan para informe o toma de razón de disposiciones –mediante resolución
rectoral-, INGRESAN y EGRESAN de la DGA
Los exptes que llegan para toma de razón de autorización por apertura de ctas
bancarias,régimen de compras, etc., INGRESAN y se ARCHIVAN en el Dpto Secretaría

Ingreso de Expedientes

Previa recepción de los exptes de la Dirección Gral de Mesa de Entradas, se procederá a

controlar los datos que figuran en el parte (que se debe firmar e indicar la fecha)
Nota
Los exptes que por petición de la autoridad (y por celeridad del trámite) se reciban
directamente (sin previo registro en la Dirección Gral de Mesa de Entradas), se procederá
de igual forma que de aquél que ingresa en forma ordinaria

Registro y Trámite de Expedientes

Clasificar los expedientes por tema

Colocar el sello de recepción de exptes, indicando la fecha de ingreso y el dpto de destino
Mediante el sistema informático de Mesa de Entradas, dar el Alta al expte
Registrar en el formulario de remito de exptes : fecha de ingreso, año y nro del expte,
concepto (resumiendo la gestión que se tramita) y entregarlo previa firma del destinatario
Nota
Los expedientes por Deuda Consolidada-Accidentes de Trabajo-Sunsidios por
Fallecimiento-Juicios-Refrigerio :
Clasificar los expedientes por tema
Colocar el sello de recepción de exptes, indicando la fecha de ingreso y el dpto de destino
Mediante el sistema informático de Mesa de Entradas, dar el Alta al expte
Registrar en Ficha rosa, el año y el nro del expte, el nombre del casusante, asunto (breve
resumen) y en el área de Trámite: la fecha de ingreso del expte y el dpto de destino,
entregándolo previa firma del destinatario

Egreso de Expedientes

Previa remisión de los exptes a la Dirección Gral de Mesa de Entradas, se procederá a

registrar en el formulario de remito de exptes (en la columna posterior al nro de expte), el
destino (siendo la letra M la que indica Mesa de Entradas) y la fecha de salida de la DGA
Mediante el sistema informático de Mesa de Entradas, dar la Baja del expte
Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente
con el año y nro de expte, entregándolo en Dirección Gral de Mesa de Entradas, previa
firma del que recepciona
Nota
Los exptes que por petición de la autoridad (y por celeridad del trámite) se remitan
directamente (sin previo registro en la Dirección Gral de Mesa de Entradas), se procederá
de igual forma que de aquél que egresa en forma ordinaria

Observaciones
Los expedientes por Deuda Consolidada-Accidentes de Trabajo-Sunsidios por
Fallecimiento-Juicios-Refrigerio :
Registrar en Ficha rosa, en el área de Trámite: la fecha de egreso del expte indicando con la
letra M que su destino es Dirección Gral de Mesa de Entradas y la firma del que efectúa el
registro ( un integrante del Dpto Secretaría)
Mediante el sistema informático de Mesa de Entradas, dar la Baja del expte
Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente
con el año y nro de expte, entregándolo en Dirección Gral de Mesa de Entradas, previa
firma del que recepciona

Observaciones
Algunos exptes requieren del trámite interno (circuito administrativo dentro de la DGA),
entonces deberá quedar registrado cada uno de los pasos indicándose en el formulario de
remito de exptes, la fecha de ingreso al dpto, año y nro de expte, concepto y firma del
destinatario. Asimismo, la salida del expte de ese dpto, para continuar el trámite en otro, se
registrará en la columna posterior al nro de expte, la fecha y el destino del dpto. Esto
conlleva un nuevo ingreso del mismo expte a otro dpto.

Foliado y Protocolización
Los exptes que egresarán de la DGA, previa confección del informe por el Dpto inherente
al tema tramitado, se reservarán en la biblioteca de la DGA para la firma de la Dirección.
Previamente se tendrá en cuenta los folios del mismo (nro de hojas del expte),
correspondiendo el foliadp en caso de que el informe se elabore en nueva hoja. Asimismo,
se colocarán los sellos de fecha del día y del director, finalizándose de esta manera la
protocolización

Confección de Expedientes
Para algunas notas de la DGA (debidamente protocolizadas) es necesario –por el trámite
que implican- hacerlas exptes. Para ello, la nota de la DGA protocolizada, se enviará a la
Dirección Gral de Mesa de Entradas para el origen del Expte (confección de carátula y alta
de nro de expte). La copia e la nota con el sello de Mesa de Entradas indicando el nro de
expte, se archivará en el bibliorato correspondiente al tema

CLASIFICACION DE EXPEDIENTES

Es necesario clasificar los expedientes que ingresan, por trámite que implique la gestión
que se solicita. De esta manera, se discriminarán y luego registrarán en el departamento de
la DGA que corresponda.
Temas o trámites que incluyen un circuito administrativo en esta Dirección :

JUICIOS.- Por pago de honorarios o reclamos por Deuda Consolidada o Refrigerio, se

remitirán directamente al Dpto Administrativo.
OFICIOS por EMBARGOS.- Previa vista de la Dirección y su registro en Bibliorato
Dptos DGA Año en curso-Director se remitirán a la Tesorería Gral con su correspondiente
descargada del remito Director, y nuevo registro y archivo en Bibliorato-Dptos DGA Año
en curso-Tesorería.
ACCIDENTES DE TRABAJO.- Por este concepto, y si se autoriza el reintegro de los
gastos, se remite directamente al Dpto Administrativo, recibiéndose en PC el Expte y
registrándose su ingreso en el remito para exptes –Dpto Administrativo
SUBSIDIO por FALLECIMIENTO.- Este trámite implica el ingreso de dos veces a esta
DGA. La primera, para que con el informe de Haberes y Personal, el Dpto Administrativo
proceda a hacer la reserva preventiva del importe a pagarse. Posteriormente, con la
Resolución del Rectorado autorizándose el pago por el importe calculado, se remite
nuevamente al Dpto Administrativo, a sus efectos. En todo esto, se observará el
procedimiento del registro de los pasos del expte.
PASANTIAS con cargo a Rectorado.- El ingreso del expte a la DGA, incluye la
Resolución Rectoral por la cual se autoriza el pago de una pasantía, por un importe fijo y
mensual. Entonces se procede a remitir el expte al Dpto Administrativo. El expediente se
reservará en ese Dpto hasta la culminación de los pagos mensuales, siendo en el último en
el que se agrega al Lto y la Orden de Pago que va a la Tesorería y posteriormente a Bienes
Patrimoniales (para archivo definitivo de la documentación) por intermedio de Rendiciones
de Ctas.
BECAS ESTUDIANTILES.- Por disposición Rectoral mediante Resolución, y listado
adjunto con la nómina de estudiantes supervisada por la Secretaría de Asuntos
Estudiantiles, se procederá a liquidar el importe mensual, procediéndose a realizar cargos a
las Facultades y Dependencias por el total de las becas que incluye la nómina de
estudiantes del sector. Cumplimemtado el plazo otorgado po resolución, se reserva el expte
en el dpto Administrativo, hasta la próxima autorización de la superioridad.
PEDIDO DE FONDOS.- Previa vista por la Dirección y su consiguiente registro en remito
de expedientes, luego de autorizado su trámite por la Dirección, se procederá a dar de baja
al expte en el remito de Dirección para ingresarlo al Dpto Administrativo con su
consiguiente registro en ese dpto.
AYUDAS ECONOMICAS.- Mediante Resolución Rectoral se otorga ayudan económicas
para asistencias a congresos, para realizar doctorados en el extranjero o en su defecto por
disposición de la superioridad en otros casos puntuales. Ingresará el expte y concluido el
registro en el dpto, se remite directamente al Dpto Administrativo para la liquidación de la
Ayuda Económica.

PERSONAL DE SEGURIDAD.- Por Resolución Rectoral se autoriza la contratación de

personal de seguridad para desarrolar tareas afines en la UNT. El Expte con la resolución
ingresará por única vez a la DGA y se enviára al Dpto Administrativo, donde se reserva
hasta la culminación del contrato. Asimismo el detalle del personal al que se le abonará la
suma fijada, puede incluirse en la resolución o en su defecto, mensualmente y haciendo
referencia al Expte y la resolución, ingresarán notas, las que debidamente autorizadas por la
Secretaría responsable, previo visado de la Dirección se remiten al Dpto Administrativo.
COMPRAS VARIAS.- Se puede iniciar un expte para la provisión de insumos, materiales
varios, etc. Siendo autorizado el gasto por la Superioridad y visado por la Dirección y con
la conformidad de ésta (previamente se registrá su ingreso en remito de expte a Dirección),
se enviará al Dpto Compras, registrándose en remito Dirección el pase a Compras e
iniciando en éste el reegistro del expte.
SEGURO AUTOMOTOR.- Con la autorización del Rector e informes de la Dirección de
Automotores, se puede iniciar por expte, la autorización para la contratación del seguro de
la flota de vehículos de la UNT. Ingresado a la DGA y visado por la Dirección y con la
conformidad de ésta (previamente se registrá su ingreso en remito de expte a Dirección), se
enviará al Dpto Compras, registrándose en remito Dirección el pase a Compras e iniciando
en éste el registro del expte.
PEDIDO DE FONDOS.- Por gastos de funcionamiento o pagos detallados, se puede
solicitar por expte, debiendo venir autorizado el gasto. Visado por la Dirección se remitirá
al Dpto Administrativo para su trámite de elaboración de cargos para el pago por la
Dependencia solicitante o con la elaboración de ltos y su inclusión en órdenes de pago en la
Tesorería Gral.Esto implica un primer registro del expte en Dirección y luego en Dpto
Administrativo.
RESOLUCIONES DE CREDITOS PRESUPUESTARIOS.- Ingresan para la toma de
razón y se remitirán directamente al Dpto Registraciones con su consiguiente registro en
ese Dpto. Con la firma del jefe del Dpto, la Dirección de Contabilidad y la Dirección Gral
egresará el expte de la DGA, indicándose en el remito del Dpto Registraciones su salida a
Mesa Gral de Entradas.
RESOLUCIONES GENERALES.- Vienen para toma de razón de la Dirección,
Resoluciones del Rectorado por designaciones, traslados, recategorizaciones, temas de
interés universitario, etc. Esto incluye el registro del expte en remito Dirección, la
colocación del sello SE TOMO RAZON y la reserva del expte en la Biblioteca, para su
firma.
VIÁTICOS Y PASAJES.- También pueden ingresar pedido de liquidación de viáticos o
reserva de pasajes, mediante u expediente. Registrándose en el remito
DONANCION DE BIENES.- Normalmente las donanciones que reciben la UNT,
ingresan a la DGA para su conocimiento y trámite correspondiente en el Dpto Bienes
Patrimoniales, quien efectúa la matrícula de cargo correspondiente al bien.
Igualmente la compra de bienes, incluyen este procedimiento.
TRANSFERENCIA DE BIENES.- Los bienes de la Universidad distribuídos en distintas
dependencias, deben ser perfectamente localizados por el Dpto Bienes, por lo que es
necesario, informar -mediante expte-, el traslado de un bien para el correcto inventario de la
dependencia.
PAGO A DOCENTES-COLONIA H MOLLE.- Por resolución se designarán docentes
para tareas de recreación en la Colonia de Horco Molle-durante la época de verano, por lo
que ingresará el expte a la Dga y se remitirá directamente al Dpto Administrativo.

RESOLUCIONES

Resoluciones del Rectorado

Ingresan por la Dirección Gral de Mesa de Entradas
Se deberá controlar los datos que figuran en el Libro remito de Resoluciones de Mesa de
Entradas, con las resoluciones que ingresan, firmando e indicando la fecha de recepción
Se clasificarán las resoluciones por tema, para luego distribuirlas
En el margen superior derecho, se colocará el sello de ENTRADA a la DGA, indicándose
la fecha y el dpto de destino
Las de interés de la dirección, se entregarán para su conocimiento y posterior
archivo en el Bibliorato Resoluciones Rectorado-tema-
Las correspondientes al dpto administrativo, previo registro en el libro de remito de
resoluciones, indicándose la fecha de ingreso, nro de resolución, concepto (breve
resumen) y se entregarán debiendo quedar registrado la firma del que recepciona
 Las correspondientes al dpto registraciones, se fotocopiarán debiendo constar en la
fotocopia, la firma del que la recepciona. Posteriormente se archivará en el
Bibliorato Resoluciones Rectorado-tema
Se archivarán en el Bibliorato LEGAJOS, las Resoluciones cuyo tema implican a la
Dirección de la DGA y a su personal

Resoluciones del Ministerio

Ingresan por la Bolsa, ya que se remiten desde la Respresentación de la UNT en BsAs
En el margen superior derecho, se colocará el sello de ENTRADA a la DGA, indicándose
la fecha de ingreso
Serán visadas por la Dirección
Se fotocopiará y entregará una copia a Tesorería Gral, Dpto Registraciones y Dirección de
Contabilidad
Asimismo se entregará dos copias a Dirección de Presupuesto
Es necesario que la firma de los destinatarios figure en la Resolución que se archivará en el
Bibliorato Resoluciones del Ministerio-tema

Resoluciones de la DGA
Se confeccionan en el Dpto Compras por trámite inherente al mismo, o en el Dpto
Secretaría por disposición de la Dirección.
Previa firma de la Dirección, se protocolizarán colocándose Nro y fecha
Se archivará una copia en el Bibliorato correspondiente

Nota
Es necesario observar que el nro de las resoluciones sea consecutivo por año calendario.
Por ello, habrá que tomar recaudos para reservar nros acorde a la fecha que debe tener la
misma. En caso de finalizar el año y quedaren nros pendientes de uso, se colocará en hoja
con membrete de la DGA, y en el margen superior derecho, la leyenda “RESOLUCIÓN
ANULADA”
NOTAS

Las Notas se confeccionarán con logo de la DGA y debidamente protocolizadas (sellos de

fecha, firmas y nro de nota), se remitirán al destinatario.
El formato según reglamentaciones vigentes, indica tener en cuenta los márgenes (siendo
mayor el izquierdo y el superior). Se colocará el nro de nota en el margen superior derecho;
filas siguientes (y centrado) lugar y fecha. Se indicará el destinatario en el margen
izquierdo (resaltado y con mayúsculas). Luego se procede, a la redacción del texto,
observando dejar un espacio de dos renglones entre párrafos. Es procedente que en el
párrafo inicial, -brevemente- se exponga el sentido de la nota, el que se explayará en
párrafos siguientes.
Las notas de trámite ordinario, se encuentran en archivos con respaldo informático -con
nombre orientativo del tema- y en el directorio ADRIANA-Word-NOTAS de la DGA
Remitiendo el original al destinatario, es necesario, archivar una en el Bibliorato
correspondiente al trámite en cuestión, además de colocar una copia en el Bibliorato Notas
de la DGA (ya que en éste se encuentran las notas ordenadas consecutivamente y sin
anexarse el antecedente, porque se adjunta a la nota que se archivará en el Bibliorato
Departamentos –de acuerdo al tema que incluya-)
ARQUEO UAI : Ingresando a la DGA un Arqueo de la UAI a una Dependencia, se
registra en remito de expte el arqueo y se remite a Rendiciones de Cuentas en donde
se elabora el informe solicitado. Esto se adjuntará a la nota impresa de la referencia,
a fin de remitir a la UAI con la debida firma de la Dirección. Archivar con el acuse
de recibo en Bibliorato UAI.-
BLOQUEO DE CAJAS DE AHORRO-Nota al Bco : Ingresará a la DGA una
nota de la Dirección de Haberes, o de alguna Facultad (con la firma del Decano)
solicitando un pedido de bloqueo de dinero, de la Caja de Ahorros perteneciente a
un empleado de la UNT. Previo a la impresión y con el pedido de bloqueo que llega
a la DGA es conveniente informarse telefónicamente con el Tesorero del Banco,
para saber si, a la fecha, el importe bloqueado se encuentra aún acreditado. Es
posible que el importe que informe el Banco sea superior al pedido bloqueado, pero
sólo se deberá bloquear el importe indicado. En su defecto, si el importe disponible
en la Caja de Ahorro fuera menor, se bloqueará éste –informándose al solicitante del
bloqueo : Dirección de Haberes o Dependencia-. Los antecedentes se archivarán
juntamente con una copia de la nota de referencia–protocolizada-y con el acuse de
recibo del Bco, en el Bibliorato Departamento –Tesorería- c/c a la Tesorería Gral.
CERTIFICACIÓN DE CAJAS DE AHORRO : Suele ser un pedido personal de
un empleado de la UNT, para ser presentada normalmente en instituciones
bancarias. Imprimir una copia para entregársela protocolizada y firmada al
solicitante.
APERTURA DE CAJAS DE AHORRO-Nota al Bco : Al ingresar de la Dirección
de Informática una nota que detalla la nómina de personas que solicitan la apertura
de Cajas en el Bco de Galicia –acompañada de un diskette-, se remitirá al Banco
juntamente con el original de la nota de la referencia –protocolizada- y la copia que
volverá con el acuse de recibo –junto con fotocopia del listado de personas que
solicitan cajas de Ahorro-, se archiva en Bibliorato Informática.-
CAMBIO DE BANCO-Nota a Informática : Por solicitud personal (ya que por
decreto nacional los empleados estatales pueden elegir la institución bancaria para el
cobro de sus haberes) y mediante nota que ingresa a la DGA, se adjuntará una
impresión de la nota de referencia, para remitirla a Informática –protocolizada- y
copia de esto –con el acuse de recibo de Informática- se archivará en Bibliorato
Informática.-
PERSONAL INGRESANTE-Comunicado por Dirección de Personal : Ingresa la
nota de Dirección de Personal detallando la nómina de personas que solicitan
apertura de Cajas en el Bco de Galicia, juntamente con los formularios de solicitud
de apertura manuscritos por ellos. Se adjuntará un impresión de la nota de la
referencia que protocolizada, se remite a Informática. La copia con el acuse de
recibo, se archivará en el Bibliorato Informática, junto con una fotocopia del listado
de personas que desean Caja de Ahorro en el Bco de Galicia.-
CHEQUE EN EFECTIVO PARA EXTRANJEROS-Nota al Bco Nación:
Ingresará una Nota de C y T por la que se solicita el cambio en efectivo del cheque
que se presentará en ventanilla, por tratarse de un extranjero y por lo tanto no posee
cta cte para depositarlo, como lo establecen las disposiciones vigentes). Entonces, se
imprime una copia de la nota de referencia para entregársela protocolizada y
firmada por la Dirección y la Tesorería Gral, al profesional extranjero (que además
viene a retirar el cheque que se emite de la Tesorería por pago de estipendios) y la
copia con el antecedente (nota de CyT) se archivará en el Bibliorato Notas DGA.
DEVOLUCIÓN TICKETS CANASTA: Imprimir dos copias por Dependencia
(según listado emitido por la Tesorería Gral) y una vez protocolizadas se reservan
en la Biblioteca para la firma de la Dirección. Posteriormente, se remitirá una copia
al destinatario, y la otra con el acuse de recibo se archivará en el Bibliorato Nota de
la DGA. Como es factible que haya demora en distribuir la totalidad de las notas, es
necesario indicar los nros de notas afectados y colocarlos en el bibliorato Notas de
la DGA (de reserva), hasta tanto se archiven las notas mismas.
HOTEL : Ingresará a la DGA Nota que autorizada por un funcionario del
Rectorado, solicita la reserva de alojamiento para invitados de esta Casa disertantes
en Conferencias o Eventos de índole universitario. Es necesario que se indique la
fecha de ingreso y egreso del Hotel y si además del alojamiento, se incluirá la
comida, para indicar estos datos en la Nota que se envía al Hotel. Una vez visada
por la Dirección, se gestionará la reserva –telefónicamente- y luego se imprimirán
copias de la nota de la referencia que una vez protocolizada, se enviará el original al
Hotel –adelantándosela por fax-, y la copia con el acuse de recibo y la nota que
ingresó a la DGA, se archivarán en el Bibliorato Departamentos –Secretaría- a
efectos de adjuntarlas luego cuando ingrese la Factura que del Hotel que vendrá con
posterioridad.
LA GACETA : Ingresará a la DGA una nota de una Dependencia o Escuela,
solicitando la publicación de un aviso que adjuntan. Observar, que es necesario que
se indique la fecha de publicación o los días de ésta. Visado por la Dirección el
pedido, se imprimirá una copia de la nota de la referencia, la que protocolizada y
acompañada por el aviso a publicar –que también se puede transcribir- se remite al
diario. La copia con el acuse de recibo se adjunta al aviso y la nota de la
Depoendencia o Escuela, y se archiva en el Bibliorato Departamentos –Secretaría-,
a efectos de acompañar luego a la Factura que remitirá con osterioridad el diario.
LACTANCIA : Por reglamentaciones en vigencia, el empleado estatal –de la DGA,
en este caso-, puede solicitar, le permitan acceder al derecho otorgado –una hora de
su jornada- para amamantar a su hijo. Por ello, es necesario presentar una nota a la
Dirección, para que una vez autorizada, se adjunte a una impresión de la nota de
referencia y se eleven a la Superioridad, por intermedio de la Dirección Gral de
Mesa de Entradas. Copia de esto –con el acuse de recibo de Mesa de Entradas y el
Nro de Expte que originó-, se archivará en el Bibliorato Legajos –Personal de la
DGA-
LICENCIA ANUAL : El objeto de esta nota es comunicar a la Dirección de
Personal la nómina del personal de esta DGA que usufructuará la licencia ordinaria
o extraordinaria de invierno., teniendo en cuenta disposiciones vigentes.
El pedido de usufructuo de la licencia, lo solicitará cada agente de la DGA, para
autorización de la Dirección, mediante nota visada por el Jefe del Departamento.
Autorizado por la Dirección el pedido, se imprimirán copias de la nota de referencia
para remitir original y sin los antecedentes, a Dirección de Personal, y la copia –con
el acuse de recibo de Dir de Personal- con la nota de pedido del agente, se archivará
en Bibliorato Ausentismo –Lic Anual- como antecdente.-
Asimismo se dejará asentado en archivo Exel Licencia Anual –año que
corresponda-, el período de usufructuo de cada agente y por consiguiente el saldo
actual –una vez descontados los días solicitados-. Este saldo se transcribe en la nota
de referencia, juntamente con el período de usufructuo. Igualmente, es conveniente
actualizar en el archivo Exel Lic Anual –días pendientes- el saldo a la fecha.
LICENCIA POR ESTUDIO : De acuerdo a reglamentaciones vigentes, los
empleados estatales, tienen derecho a solicitar licencia por estudio, para actividades
deportivas, para perfeccionar conocimientos académicos, etc.
En case de tratarse de un pedido de Licencia por Estudios, es necesario que el
agente la solicite, indicando el período como así también la materia y la carrera que
cursa. La nota se presentará en el Dpto Secretaría, visada por el Jefe del Dpto y
autorizada por la Dirección. Entonces, se procederá a imprimir copia de la nota de
referencia, para elevarla –protocolizada- a la Superioridad por intermedio de la
Dirección Gral de Mesa de Entrada, lo que dará origen a un Expte y Referentes-ante
pedidos posteriores-. Copia de esta nota (con el acuse de recibo) se archivará en el
Bibliorato Ausentismo –Lic Estudio-

FORMULARIOS

Los formularios que se detallan deberán estar a disposición del solicitante. Se

dispondrá de los formularios que se detallan, por la impresión de los mismos del
archivo que a continuación se indica.

PLANILLA DE ASISTENCIA : A efectos de indicar la presencia diaria del

empleado en su lugar de trabajo, es necesario la impresión de este archivo y la
consiguiente firma del agente. Se imprimirá mensualmente del archivo Adriana-
Formularios-Word para que diariamente se distribuya por Departamentos, debiendo
ingresar a la Dirección para su visado y posterior remisión a Dirección de Personal.
Se observarán las reglamentaciones de ausentismo que nos rigen.

VALES DE CAJA CHICA : Se otorgarán vales de caja chica ante la solicitud de

las DEPENDENCIAS DEL RECTORADO. A modo informativo se conocerán las
disposiciones que por este régimen nos rigen. El formulario del archivo Adriana-
Formularios-Exel, se imprimirá con nro correlativo y por año calendario.
Se otorgarán los formularios que se detallan, disponiéndose de los mismos por la
remisión de éstos desde la Dirección de Imprenta de la UNT :

PEDIDO DE OBRAS : Se fotocopiará el formulario que obra en poder de este

Dpto, -tres copias-, en las que se detallará el pedido de obra. Con la autorización de
la Dirección, se entregará al personal de la Dirección Gral de Construcciones
(Rancho) a sus efectos. Se archivará copia c/acuse de recibo en Bibliorato Pedidos a
la Imprenta y Construcciones.

PEDIDOS A LA IMPRENTA : En original y copia del formulario ya impreso, se

detallará y adjuntará modelo de la solicitud efectuada. Con la autorización del Jefe
del Dpto, se remitirá a la Dirección de la Imprenta de la UNT, a sus efectos. Se
archivará copia c/acuse de recibo en Bibliorato Pedidos a la Imprenta y
Construcciones.

CIRCULARES

Previa autorización de la Dirección, se notificará a las Facultades y Dependencias

de reglamentaciones vigentes, emanadas de Decretos o Leyes Nacionales.
Asimismo el CIERRE DE EJERCICIO se comunicará mediante Circular a las
Dependencias y Facultades. Se procederá a transcribir el texto, otorgándose Nro a la
Circular (mediante su registro en el cuaderno de Circulares) con formato similar al
de las Notas de esta Dirección, y archivo en PC Adriana-Circulares-Word. Se
imprimirán un juego de la Circular producida, reservándose una copia para archivar
en el Bibliorato CIRCULARES DGA y el acuse de recibo de las dependencias se
registrará en el cuaderno de remisión de Circulares.
El nro que se otorgará a las CIRCULARES, es correlativo (sin considerar el
ejercicio vigente).

NOTAS CIRCULARES

Por disposición de la Dirección, se comunicará y notificará a las Facultades y

Dependencias de normativas o instrucciones emanadas de los Dptos de la DGA, de
la Asesoría Impositiva de la UNT e incluso de la Dirección de Haberes. El
procedimiento es similar al de las Circulares, tanto en la elaboración como en la
entrega de las mismas.
El nro que se otorgará a las NOTAS CIRCULARES, es correlativo por año
calendario.

NOTAS PARA TRAMITE EN LA DGA

RECURSOS PROPIOS : Las Dependencias y Escuelas con Recursos

Propios suelen presentar en la DGA, debidamente autorizado por el
Secretario del Area, una nota indicando el importe que solicitan se debite de
la Cta Recursos Propios. Colocando la fecha en el sello ENTRO A LA DGA
se remitirá para informe de la Tesorería Gral, archivando una copia –con
acuse de recibo de la Tesorería-, en el Bibliorato Departamentos-Tesorería-.
Volverá a la Secretaría con el informe producido y con la autorización de la
Dirección, se remite al Dpto. Administrativo, archivando la copia de esta
autorización en el Bibliorato Administrativo.
El procedimiento a seguir por la Secretaría Estudiantil es el siguiente:
ingresará nota solicitando Recursos Propios y adjuntarán un vale de Caja
Chica por el mismo importe que el citado en la nota. Colocándose en la nota
el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remitirá a informe de la Tesorería
Gral c/c para archivar en el Bibliorato Departamento-Tesorería. Con el
informe elaborado se hará visar por la Dirección y se remitirá (nota, informe
y vale) al Dpto Administrativo c/copia para archivar en Bibliorato
Administrativo.
FUNDACIÓN FAVALORO : La Facultad de Medicina puede solicitar
fondos que se encuentran disponibles y otorgados por la Fundación.
Colocando el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a Tesorería
Gral para confeccionar informe, archivándose copia con acuse de recibo en
Bibliorato Departamentos_Tesorería-. Volverá con el informe de Tesorería
para la autorización de la Dirección y posterior pase al Dpto Administrativo,
debiéndose archivar copia con acuse de recibo del Dpto Administrativo en
Bibliorato Administrativo.-
PAGO DE PROCAP-REFORMA LABORAL : El agente de la UNT,
mediante nota que ingresa a la DGA, puede solicitar el pago del PROCAP o
concepto similar, por no haberlo percibido oportunamente, por razones que
expondrá. Colocándose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a
Tesorería c/c que se arvivará en Bibliorato Departamento-Tesorería-.
Producido el informe y la autorización de la Dirección, se envía al Dpto
Administrativo c/c para archivar en el Bibliorato Administrativo.-
PAGO DE SUELDO –Caja de Ahorro CERRADA- : El empleado de la
UNT puede solicitar el pago de sus haberes, habiendo constatado por la
Institución Bancaria la posibilidad de hacerlo, ya que su Caja de Ahorro se
encuentra cerrada. Ingresando la nota a la DGA y colocándose el sello
ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a Tesorería -c/c para archivar en el
Bibliorato Departamento-Tesorería-.. Con el informe producido por la
Tesorería (que consiste en adjuntar el listado enviado por el Banco de las
cuentas de pago de haberes que se encuentran cerradas, y en el que figurará
el nombre del solicitante) y la autorización de la Dirección, se remite para la
prosecución del trámite al Dpto Administrativo c/c y acuse de recibo para
archivar en el Bibliorato Administrativo.

NOMINA DE RESPONSABLE DEL RETIRO DE FONDOS : Las

dependencias del Rectorado indicarán mediante nota firmada por el
Secretario del área, los responsables del retiro de fondos de la Tesorería
Gral. Con el sello ENTRO A LA DGA Y la fecha, y visada por la dirección
se remitirá a la Tesoreruía Gral para su conocimiento y la copia c/el acuse de
recibo se archiva en Bibliorato Departamento-Tesoreería.

PEDIDOS DE FONDOS : Las Dependencias del Rectorado suelen solicitar

fondos del Proyecto de Articulación Universidad-Escuela Media (bajo la
supervisión de la Dra Sirimaldi), o fondos enviados por la Tes Gral para la
asistencia a Talleres (Ing López Fernetti), o pedido de reintegro de fondos de
la Dirección de Residencia y Comedores. Debiendo ingresar con la
autorización de la Secretaría responsable se colocará el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha, se remite a Tesorería -c/c para archivar en el Bibliorato
Departamento-Tesorería-.. Con el informe producido por la Tesorería se
harán visar por la Dirección y se remitirán c/c al Dpto Administrativo,
archivándose la copia c/el acuse de recibo en el Bibliorato Administrativo.-
Pedidos de fondos en concepto de Caja Chica o Caja Chica USV o para
gastos de funcionamiento, suelen ingresan debidamente autorizados por la
Secretaría responsable del área. Colocándose el sello ENTRO A LA DGA y
la fecha, se autorizan por la Dirección y se remiten directamente al Dpto
Administrativo c/c para archivar en Bibliorato Administrativo.-

PEDIDO DE VIÁTICOS Y PASAJES : Por notas debidamente

autorizadas por la Secretaría responsable, se solicita pago de viáticos,
combustible o pasajes a nombre de empleados o funcionarios de la UNT.
Colocándose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, con la autorización de
la Dirección se procede al inicio del trámite.

AUDITORIAS EN DPTOS DGA : Mediante notas de la UAI, se informa

la necesidad de practicar auditorías de temas específicos de esta Dirección.
Ingresadas y con el sello de ENTRO A LA DGA y la fecha, previa
autorización de la Dirección se remiten al Dpto en cuestión c/c para archivar
en el Bibliorato Departamento-s/el procedimiento a auditar- Posteriormente,
el informe producido por el Dpto de la DGA, se eleva a la UAI por
disposición de la Dirección y se archiva copia en Bibliorato UAI.-

COMPRAS A EFECTUARSE : Notas con autorización para la compra

solicitada ingresan, y con el sello ENTRO A LA DGA y visadas por la
Dirección se remiten al Dpto Compras para proceder en cuestión c/c para
archivar en Bibliorato Departamento-Compras-.
Es factible también que se eleven presupuestos a considerarse para la
adquisición de una determinada compra. También en este caso se procede
como en el anterior.-

AFIP : La AFIP presenta en DGA una intimación por falta de pago,

detallando el mes y año con saldo deudor por falta de cumplimiento con las
obligaciones previsionales, otorgando plazo para el pago. Colocándose el
sello ENTRO A LA DGA y la fecha, y visada por la Dirección se remite a
Dirección de Contabilidad c/copia y acuse de recibo para archivar en
Bibliorato AFIP. Producido un informe se remitirá a la AFIP y la copia se
archiva en el Bibliorato AFIP-Informes

FALTA DE APORTES EN AFJT : Suelen presentarse notas en la DGA de

algún empleado de la UNT adjuntando copia de los resúmenes que recibe de
su AFJT, por la cual solicita informe respecto a los meses en los que figura
impago el aporte. Colocándose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha y
visada por la Dirección se remite para el informe de la Dirección de
Contabilidad c/c con acuse de recibo para archivar n Bibliorato
Departamento-Dir.Contabilidad. Producido el informe, se adjuntará a una
nota de elevación al solicitante firmada por la Dirección (que elabora el Dpto
Secretaria mediante archivo ADRIANA-Word-

NOTAS RESPECTO A BIENES PATRIMONIALES : Las notas del

Dpto Bienes dirigidas a Dependencias –UAI-Jurídicos-Mesa Gral de
Entradas-, ingresarán a la Biblioteca para la firma de la Dirección y posterior
envío al remitente, c/c y acuse de recibo al Dpto Bienes y archivo en el
Bibliorato Departamento-Bienes.
Las Planillas de Cargos que remite el Dpto Bienes, se firmarán por la
Dirección (reservándose en la Bibloioteca) y luego se devolverán al Dpto
debidamente selladas.

NOTAS DE CREDITO-PAGO SERVICIOS SANATORIALES : De la

UAI pueden ingresar notas solicitando información de notas de crédito
producidas poe el Dpto Rendiciones de Cuentas. Con el sello ENTRO A LA
DGA y visadas por la Dirección, se remiten al Dpto Rendiciones de Cuentas
c/c para archivar en el Bibliorato Departamento-Rend de Cuentas.-
Igualmente ante el ingreso de una nota u expte, adjuntándose facxtura de la
Asociación de Clímnicas y Sanatarios de Tucumán, temitida por ASPE y con
la autorización de la Secretaría Estudiantil. Con el sello y la fecha en que
ingresa y el visado de la Dirección, se remite al Dpto Rendiciones de
Cuentas, c/c de la nota para su posterior archivo, o con el debido registro del
expte en el remito del mismo departamento.

RESÚMENES DE FDOS ENVIADOS POR LA TESORERIA GRAL :

Ingresan por correspondencia enviada por la Representación en BsAs,
dirigida a la Dirección, que luego de visadas y con el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha, se entrega original en la Tesorería Gral y copia a la
Dirección de Contabilidad. Se archivará copia con acuse de recibo de ambas
Direcciones en Bibliorato Fdos de la Tes Gral.

LIQUIDACIONES

El archivo de la documentación que en concepto de pago de sueldo, procap y

reforma laboral e incentivo ingresa a esta DGA, es de utilidad en lo referente
a la información verbal o formando parte de una providencia en un
expediente que ingresa a ese fin. Esta información es requerida por la
autoridad o el empleado mismo.

LIQUIDACION DE SUELDO : De la Dirección de Informática ingresarán

planillas de liquidación de sueldo con nota de autorización de la Secretaría
responsable para proceder al respecto. Colocándose el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha y luego de vistas por laDirección, se desglosarán la planillas,
de manera de armar 1 juego para el dpto Administrativo (listado por orden
alfabético del personal con cajas de ahorro (1 copia por Banco), listado por
Dependencia o Anexo del personal que cobra con cheque (2 copias). A la
Tesorería Gral se remitirán las planillas y el dikette que se envía al Banco
(con nota de elevación que confecciona la Tesorería) y una copia del listado
por orden alfabético del personal que cobra por cheque. Se archivará
(autorizándose su anillado) en el Dpto Secretaría una copia del listado del
personal que cobra por cajero y en distintos bancos, y del listado por orden
alfabético del personal que cobra por cheque.
LIQUIDACIÓN DE PROCAP y REFORMA LABORAL : De la
Dirección de Informática remitirán con nota de autorización de la Secretaría
Administrativa, las planillas para el pago por este concepto, debidamente
autorizadas por el secretario del área. Colocándose el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha y luego de ser visadas por la Dirección,se deberá observar, si
se acredita en cajas de Ahorro de enviar a la Tesorería Gral el listado y el
diskette para el Banco, como así también una copia del listado por orden
alfabético del personal que cobrará por cheque. Asimismo al Dpto
Administrativo una copia del listado por orden alfabético del personal con
caja de ahroo, dos copias del personal que cobra por cheque y se discrimina
por dependencia o anexo. Quedará para el archivo en el Dpto Secretaría una
copia del listado por orden alfabético del personsal con caja de ahorro, una
copia del personal que cobrará mediante cheque. Se anillará posteriormente.
En caso de autorizarse el pago en efectivo y por intermedio de las Tesorerías
de la UNT, se remitirá al Dpto Administrativo dos copias del listado del
personal discriminado por Dependencia o anexo, archivándose una similar
para el Dpto Administrativo, que se anillará y archivará. Posteriormente y
por indicación de la Dirección se comunicará telefónicamente a las
Facultades y Dependencias (Extensión, Residencia y Comedores y
Construcciones) del horario para el retiro del cheque por intermedio de los
Tesoreros o Delegados Administrativos, su cambio en el Banco y posterior
pago en cada tesorería.

LIQUIDACIÓN DE INCENTIVO A DOCENTES MEDIOS (FONID) :

De la Dirección de Informática ingresarán planillas de liquidación de
incentivo a docentes de Escuelas Medias (FONID), autorizadas por el
Secretario del área. Colocándose el sello ENTRO A LA DGA, la fecha y el
visado de la Dirección, se procederá de manera similar al pago de sueldo. Se
archivará copia de lo remitido al Dpto Administrativo c/acuse de recibo en el
Bibliorato FONID. Posteriormente de la Dirección de Contabilidad o en este
mismo Departamento se procederá a confeccionar la rendición del pago
efectuado para remitirse a la Secretaría de Políticas Universitarias con la
firma del Secretario Administrativo y envío por Bolsa a la Representación en
BsAs. Copia de esta nota de Rendición se archivará en el Bibliorato FONID

LIQUIDACIÓN DE INCENTIVO A DOC. INVESTIGADORES-CyT :

De la Secretaría de Ciencia y Técnica remitirán planillas de liquidación por
este concepto, debidamente autorizadas por el secretario del área.
Colocándose el sello de ENTRO A LA DGA, la fecha y el visadao por la
Dirección, se remitirá a la Tesorería Gral el listado y diskette para enviar al
Banco y al Dpto Administrativo el listado por orden alfabético del personal
al que se le acreditará el importe liquidado en la respectiva caja de ahorro,
como así también el listado de los docentes que cobrarán por cheque y que se
encuentran clasificados por la Facultad a la que pertenecen. Se archivará
copia con acuse de recibo en el Bibliorato -CyT- Incentivo
LIBRAMIENTOS FOMEC : Los fondos que por este concepto envía la
Nación., son manejados por la Unidad Ejecutora FOMEC, autorizándose su
pago mediante libramientos que ingresan a la DGA. Colocándose el selo
ENTRO A LA DGA, la fecha y el visado de la Dirección, se registran en
libro-remito FOMEC y se entregan en el Dpto Rendiciones de Cuentas a sus
efectos.

INGRESO DE FACTURAS

Facturas para pago de servicios

Las facturas por servicios, cuyo pago se encuentra autorizado por la

Superioridad, ingresarán debidamente conformadas por el Area de Servicios
de Terceros, indefectiblemente.

GASNOR : Por la intendencia del Rectorado ingresan las facturas de las

factuades y dependencias y se remiten para su control y conformación del
area citada. Posteriormente, se remiten a la DGA para su pago. Colocándose
el sello ENTRO A DGA y la fecha, se registra el Nro de Factura, importe y
el vencimiento y se envía al Dpto Administrativo c/acuse de recibo en el
remito FACTURAS.
YPF-RESPOL : Por autorización de la Superioridad, la factura del gas
envasado de la ESCUELA DE AGRICULTURA y la RESIDENCIA DE
HORCO MOLLE, se atenderán con presupuesto Rectorado, debiendo
ingresar a la DGA debidamente conformadas por el Area de Servicio de
Terceros, y colocándose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se registran
en remito FACTURAS y se envían al Dpto Administrativo. Es factible que
estas facturas ingresen con una nota de elevación de la Dependencia que las
remite; debiéndose observar que la factura esté correctamente conformada,
procediéndose luego normalmente.
TELECOM : Siguiendo el proceso anterior, ingresarán a la DGA
conformadas por el Area de Servicios de Terceros con el sello ENTRO A
LA DGA y la fecha se registrarán en el remito FACTURAS indicándose los
rubros detallados anteriormente.
Las facturas de TELECOM servicio de Internet, serán conformadas por la
Dirección de Informática e ingresarán a la DGA para su pago. Con el sello
ENTRO A LA DGA y la fecha, se registrarán en el remito FACTURAS y se
envían al Dpto Administrativo para su trámite.
Las facturas de ARNET (por igual concepto), con el sello de ENTRO A LA
DGA y la fecha, se conformarán por la Dirección de Contabilidad y
registrarán en remito FACTURAS con remisión al Dpto Administrativo.
TELEFÓNICA : La Representación de la UNT en BsAs, remitirán por
Bolsa las facturas por este servicio. Pueden –teniendo en cuenta el
vencimiento- adelantarlas por fax. En cualquier caso se remitirán al Dpto
Administrativo a sus efectos, previo colocado del sello ENTRO A LA DGA;
la fecha y su registro en el remito FACTURAS.
EDET : Como en casos anteriores, ingresarán por Intendencia las facturas
por este servicios y posteriormente conformadas por el Area de Servicio de
Terceros a la DGA para su pago. Con el sello ENTRO A LA DGA y la
fecha, se registrarán en el remito FACTURAS y se envían al Dpto
Administrativo para su trámite.
OST : Observando el procedimiento ordinario del ingreso de facturas en la
DGA, se remitirán al Dpto Administrativo a sus efectos, previo registro en
remito FACTURAS:

Otros gastos con autorización de la Superioridad

El pago de honorarios del taquígrafo en sesiones del H.C.Superior, se

encuentra autorizado por la superioridad, por lo que el trámite de la factura
que ingresa a la DGA ( y lo remite y conforma Dirección Académica), es
similar a las de pago por servicios.
También incluyen este procedimiento las facturas de OCA-Servicio Puerta a
Puerta (conformadas por la Secretaría Académica-Dirección de Títulos), LA
GACETA, CORREO ARGENTINO y HOTEL CARLOS V (conformadas
por la Secretaría Administrativa-Direc.de Ceremonial), NOA CONTENIDO
y RADIO 21 (conformadas por la Secretaría de Extensión o Administrativa),
y el pago del SEGURO DE VIDA al personal de la UNT (conformada y
remitida por la Dirección de Personal)
Igualmente, ANALES DE LEGISLACIÓN-LA LEY-ERREPAR
(suscripción por intermedio del Dpto Compras), SEGURO AUTOMOTOR y
EMPRESAS DE PASAJES (aéreos y terrestres con Cta Cte), Servicio de
Fotocopiado (con Cta Cte), Servicio de Aire Acondicionado Central salón de
la DGA(con adjudicación del Dpto Compras), se conformarán en la DGA.

Facturas para pago de impuestos

Algunas Facultades y Dependencias, pueden elevar a la DGA, facturas para
pago de tasas municipales e impuestos provinciales (Rentas-Inmobiliario-
CISI-Patente de Vehículos). Ante esto, observando que se encuentren
conformadas por el Decanato o la Delegación Administrativa
correspondiente, y con el sello ENTRO A LA DGA, y la fecha, se registran
en el remito FACTURAS para que el Dpto Administrativo informe al
respecto (por cuanto la Universidad, se encuentran exenta del pago de estos
conceptos). Posiblemente, el informe se traduzca en una nota que con la
firma de la Dirección se remitirá a la Dependencia de origen, previa
protocolización y archivo c/acuse de recibo en el Bibliorato Notas DGA.
FORMULARIO 572 : Declaración Jurada del interesado del grupo familiar a
cargo, a efectos de ser deducida del impuesto a las ganancias

Facturas para pago de Proveedores

Estas facturas deberán estar conformadas por los Secretarios de Area para
ingresar a la DGA. Con el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, serán
visadas por la Dirección para luego remitirse al Dpto Administrativo,
registrando los datos de Nro , importe y fecha de factura en el remito
FACTURAS. Es posible, que por disposición de la Dirección el trámite lo
efectúe el Dpto Compras, remitiéndose previo registro en el libro remito
FACTURAS con el registro de los datos señalados.

CONTROL DE AUSENTISMO y LICENCIA

El Dpto Secretaría efectuará el control de ausentismo de todo el personal de

la DGA, teniendo en cuentas las reglamentaciones vigentes en cuento a
justificaciones, franquicias y licencias.

Control de Ausentismo : Se registrarán diariamente las inasistencias del

personal por cualquier concepto (Salud Pública – Dirección de Salud –
Razones Particulares u otras y Licencias Anuales u otras).
Posteriormente se constatará que las ausencias por enfermedad, se confirmen
con partes médicos remitidos por la Dirección de salud o Salud Pública.
Asimismo las inasistencias por motivos particulares, que por encuadrarse en
las prescripciones de los Decretos vigentes, se acompañarán del Formulario
de Justificación de Inasistencias, que el agente debe presentar dentro de las
48 horas de incurrida la falta.
Igualmente el personal que usufructuó días de licencia, deberá incluirse en
notas y los días comunicados deberán respaldarse con lo indicado en la
Planilla de Asistencia, que se remiten a comunicación de la Dirección de
Personal. En caso de Licencias por Estudio o Deportes, también deberá
figurar el agente en nota de elevación de la Dirección a la Superioridad,
confeccionándose expediente y los días comunicados coincidirán con lo
registrado en la planilla de asistencia.
El agente, que teniendo justificadas sus inasistencias por razones de salud,
no se reintegre al día siguiente, deberá justificar su inasistencia con una
prórroga por el mismo concepto, o en su defecto por motivos particulares.
No así cuando el agente que haya solicitado licencia anual y no se reintegre
el día previsto, éste se considerará automáticamente como licencia anual –
siempre y cuando disponga de saldo de días pendientes-, por cuanto la
licencia ordinaria que nos rige contempla días corridos (por lo tanto la
misma, se corta al reintegrarse el agente al trabajo).
El control de ausentismo que efectúa el Dpto Secretaría, debe comunicarse
mensualmente –y hasta el día 10 de cada mes- a la Dirección de Personal con
el visto de la Dirección, detallándose en archivo Adriana-Nota-Word (Parte
Mensual). Se elabora el mismo, detallando lo indicado en los partes médicos
o en las justificaciones por razones particulares, que se adjuntará con foliado.
El control debe ser estricto, constatando –con la documentación que se
anexa-, la inasistencia del agente por firma autorizada según el concepto del
que se trate. Por lo expuesto, y al no poder respaldar y por lo tanto justificar
la inasistencia, se comunicará en el parte mensual –NOTA u
OBSERVACIONES-, indicándose el nombre del agente y los días de
inasistencia como sin justificación. Es posible que las inasistencias por
razones de enfermedad demoren en remitirse desde el Servicio Médico; ante
esto, se constatará telefónicamente con el citado organismo, si la/s falta/s se
encuentra justificada por el médico y se indicarará la ausencia del parte en
NOTA u OBSERVACIONES (debiéndose adjuntar el parte recibido
tardíamente –después de la fecha establecida por la Dirección de Personal-
en el parte de control de ausentismo del mes siguiente.

Licencia Ordinaria y Extraordinaria de Invierno :

La licencia anual ordinaria es un derecho del agente otorgado y

reglamentado s/disposiciones vigentes. Por lo expuesto, deberá observarse
los días que correspondan de usufructuo de acuerdo a la antigüedad del
agente.
El empleado solicitará autorización para disponer de la misma, mediante
nota visada por el Jefe del Area y autorizada por la Dirección. Al ingresar de
este modo al Dpto Secretaría, se procederá a descontar los días solicitados –
que corresponden a días corridos del calendario- del archivo Adriana-
Formulario-Exel. ; de este modo el saldo producido se indicará en la nota de
comunicación de la Licencia a Dirección de Personal según archivo Adriana-
Nota-Word, indicándose el período de usufructuo y los días que implican.
Asimismo se procederá a archivar copia (de lo impreso de los dos archivos)
en el Bibliorato Ausentismo-Lic Anual.
Se tendrá en cuenta el reintegro del agente al día posterior de la fecha
solicitada y autorizada. De no ocurrir esto, se considerará Licencia Anual –
prórroga – (y no se permitirá justificar por razones particulares), por cuanto
la licencia ordinaria que rige para la administración pública nacional, es de
días corridos del calendario, culminando la misma ante el reintegro del
agente a sus funciones y el consiguiente registro de su firma en la planilla de
 asistencia. Nuevamente entonces, deberá informarse de la ampliación de la
licencia a Dirección de Personal y el nuevo saldo de días que esto produce.
Por consiguiente se archivarán nuevas copias de los archivos word y exel en
el Bibliorato Ausentismo-Lic Anual.

La Licencia Extraordinaria de Invierno la otorga el Rector al personal de la

Universidad, por un período estipulado y con observaciones pertinentes al
usufructuo de la misma en el lapso dispuesto. Igualmente se procederá a
comunicar a la Dirección de Personal, la nómina del personal de la DGA que
gozará del beneficio, utilizándose el archivo Adriana-Notas-Word c/c en
Bibliorato-Ausentismo-Lic Anual. En caso de que el personal de la DGA no
pueda, por razones de servicio, usufructuar la misma en el período estipulado
–parcial o totalmente-, se comunicará a la Dirección de Personal,
indicándose el usufructuo producido y el saldo pendiente, a efectos de
solicitar autorización para disponer del mismo con posterioridad.

LIQUIDACIONES DE VIÁTICOS y RESERVA DE PASAJES

Por reglamentaciones vigentes, la Superioridad autoriza a liquidar una suma

establecida como VIÁTICO, y que se deduce del cargo del agente de la
Administración Pública Nacional. Estableciéndose los días a liquidar, se procede al
respecto. Asimismo se otorgarán los PASAJES, si la Superioridad lo autoriza,
indicándose el medio de traslado.

MISIONES OFICIALES

Representa la autorización del Rectorado –en nuestro caso- o de la Facultad por ser
Sub-Responsable, para la asistencia a Congresos, trámites en Organismos
Nacionales o Internacionales, en carácter de representante de la UNT.
Son formularios que se elaboran en el Dpto Secretaría, en los que se indica el
nombre del agente en comisión, su destino y el gasto que implica la misión, como
así también se indicará la partida presupuestaria con que se atenderá. Asimismo es
necesario otorgar número –correlativo- a las misiones oficiales, para control y
posterior compaginación con las liquidaciones que se efectúan. Devuelto el
formulario al Dpto Secretaría, debidamente firmado por las autoridades, se adjuntará
a la liquidación de viático y se remitirá al Dpto Registraciones -la imputación del
gasto- para finalmente llegar a la Tesorería para su pago. Igualmente copia de la
misma, se adjuntará al recibo de pasaje otorgado (en caso de autorizarse viático y
pasaje) para incorporarlo como documentación anexa a la factura que remitirá la
Empresa (ya que éstos son atendidos con la cta cte que la Universidad mantiene), y
que conformada se remitirá al Dpto Administrativo a sus efectos.

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS PARA EL PERSONAL DE PLANTA

El formulario basado en una planilla de cálculo, requiere de los datos que se detallan
(y que se indican en la celda correspondiente) :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
Días de viáticos autorizados
Importe Total (en letras)
Se observarán las reglamentaciones que nos rigen y la autorización emanada con
respecto a la misión en particular, para indicar la correspondencia por Igual Viático.
Asimismo, es necesario indicar cuando el viático diario implique Viático Tope,
Viático Personal Contrato o Viático Mínimo.

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS PARA EL PERSONAL CONTRATADO

Por reglamentaciones vigentes el personal contratado –de acuerdo al sueldo
estipulado- se clasifica en cuatro rubros, cada cual tiene establecido un viático
diario. El formulario, -planilla de cálculo- que se usa, requiere los siguientes datos :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Monto del contrato de servicios
Destino
Indicar s/cuadro que se despliega el tramo (A – D) en se encuadra el agente
Días de viáticos autorizados
Importe Total (en letras)

RENDICIÓN DE VIÁTICOS
Mediante este formulario, el agente (de planta o contratado) rendirá el viático
liquidado, transcribiendo los datos del pasaje, y adjuntándolos.
En caso de extravío de los mismos, el agente adjuntará Declaración Jurada por tal
concepto.
Para el llenado de esta planilla de cáculo, es necesario indicar :
Nro de Liquidación de Viático
Días de viáticos liquidados
LIQUIDACIÓN Y RENDICIÓN DE VIÁTICOS INTERNACIONALES
Según reglamentaciones vigentes y si la autoridad lo estipula, si un agente es
comisionado al exterior, se podrá liquidar viático internacional.
El viático diario internacional, está determinado en función de la categoría del
comisionado y el país de destino.
La planilla de cálculo para este ítems, requiere de los siguientes datos :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
Días de viáticos autorizados
Importe Total (en letras)
En caso de que el agente sea comisionado a varios países, en cuadro anexo a la
liquidación, se indicará por país, los días de estadía, el viático diario
correspondiente y el cálculo días*viático diario. Finalmente el cáculo del total de
viáticos liquidados que se transcribe –en letras- en el formulario de viáticos. Se
solicitará de una Institución Bancaria la cotización al día y se procederá a realizar el
cálculo de conversión dólares estadounidenses-pesos.

RENDICIÓN DE VIÁTICOS INTERNACIONALES

En formulario específico, se precisarán los datos requeridos en el mismo.
LIQUIDACIÓN DE PASAJES - COMBUSTIBLE - OTROS

Se utilizará este formulario indistintamente, en casos de reintegro de pasajes

(adjuntando los mismos), de pago de peaje o gastos de combustible, Inscripción a
Congresos, cursos, etc. Se indicará para cada caso en particular, el importe.
Al igual que en el procedimiento anterior, se indicará :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Importe Total (en letras)
Indicar tramos en caso de reintegro de pasajes y sus importes indistintamente para
pasajes, peaje o combustible.

RESERVA DE PASAJES

La Universidad dispone de una cuenta corriente, con algunas Empresas del medio,
para la provisión de pasajes a los agentes de la UNT autorizados para una misión
oficial.
Es necesario confeccionar un certificado de otorgamiento de pasaje, detallándose
nro del mismo, nombre y apellido del agente, los tramos autorizados y su importe.

PASAJES DE AEROLINEAS
Según lo convenio con las Empresas del medio, se otorgará al agente en comisión,
las órdenes de pasajes cuya reserva se gestiona telefónicamente, indicándose el
Nombre y Apellido del viajero, su destino, y el horario y vuelo convenio.

ORDENES DE PASAJES VIA TERRESTRE

Según lo convenio con las Empresas del medio, se otorgará al agente en comisión,
órdenes de pasajes en las que se indicará el nombre y apellido del agente, DNI, el
destino, y el importe; a efectos de que éste gestione por ventanilla el boleto.

Posteriormente, las Empresas remitirán a la DGA, las facturas para pago de los
pasajes otorgados por el Dpto Secretaría, para lo cual, luego de ser conformadas, se
adjuntará a éstas, los recibos de emisión de boletos de pasajes, juntamente con la
misión oficial emanada por tal concepto. Finalmente, registrándose la factura en
remito FACTURAS se remite al Dpto Administrativo para el trámite
correspondiente.

Asimismo es necesario, tomar recaudos para la provisión de aerochequeras u

órdenes oficiales de pasajes.