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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA

INTERNA
SECCION: AUDITORIA INTERNA
VERSION: FECHA CODIGO
0.1 15/02/2019 RE-E-GE-20

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO A AUDITAR: GESTION DE RECURSOS HUMANOS


RESPONSABLE PROCESO: COORDINADORA DE RECURSOS HUMANOS

OBJETO:
Evaluar la conformidad en el Proceso de Gestión de Recursos Humanos con los
requisitos establecidos en la Norma ISO 9001-2015, los planes, los programas y
procedimientos aplicables y establecer su grado de avance y mejora, así como el
cumplimiento de la normatividad vigente.

ALCANCE.
Inicia desde la convocatoria, selección, vinculación y permanencia, hasta el retiro del
personal al servicio de ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S, como también la verificación
del cumplimiento de los procedimientos del proceso.

PERIODO A AUDITAR: 2018 – Segundo Semestre a 2019 – Primer Bimestre.

LUGAR Y FECHA DE REALIZACION DE LA AUDITORIA: Pasto, 25 de febrero de


2019
Auditores Auditados
Nombre Cargo Nombre Cargo
Carlos Andrés Rosero Contador Diana C. Calvache Coordinadora de
Gabriel Osejo Aguirre Director Planta
Recursos Humanos

NORMAS ESPECIFICAS
Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 9000, Norma Técnica Colombiana NTC – ISO
9004, Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 9001:2015, Norma Técnica Colombiana
NTC ISO 19011.
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SECCION: AUDITORIA INTERNA
VERSION: FECHA CODIGO
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METODOLOGIA

Verificación del cumplimiento de los siguientes procedimientos de acuerdo a la


normatividad vigente: Planes de Empleo, Vinculación del Personal Administrativo y
Operativo, Formar y Desarrollar competencias, Desarrollar Programas de Salud
Ocupacional, Evaluación del Desempeño, Nómina. Así mismo el análisis de
documentos a través de pruebas selectiva y entrevistas con el cuerpo administrativo y
operativo, lo anterior teniendo en cuenta el Programa de Auditoria adoptado.

TEMAS

La Gestión de Recursos Humanos, esta orientada al desarrollo de los trabajadores que


se encuentran al servicio de ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S, proceso que inicia con la
planeación del Recurso Humano para la provisión de los empleos, el desarrollo de
competencias, la aplicación de estímulos enfocada a la consecución de resultados. Así
mismo incluye, entre otros el Plan de Capacitación y el Plan de Bienestar e Incentivos.

1. MANUAL DE FUNCIONES
En la descripción de las funciones esenciales establecidas en el MANUAL DE
FUNCIONES DE ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S, se establece que el ROL DE LA
OFICINA DE AUDITORIA INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES, son a saber:

 Realizar las actividades con estricto apego al Reglamento Interno de la empresa,


manuales de procedimientos y normas que rijan la organización y actividad de
cada área.

 Verificar que los documentos que se gestan al interior de la empresa se realicen


de acuerdo a los requerimientos correspondientes.

 Prestar apoyo a las diferentes dependencias, relacionadas con intervenciones en


aspectos tales como: entrega y recepción de cargos y otros que lo ameriten.

 Informar siguiendo el conducto regular correspondiente, la comisión de posibles


delitos o faltas que afecten los intereses de la Estructuras de Nariño S.A.S.

 Realizar auditorías oportunas con el objetivo de fortalecer los sistemas internos


de conformidad con las necesidades y avances que tenga la empresa.

 Presentar informes a la Administración con respecto a los hallazgos


determinados en las dependencias auditadas, formulando las recomendaciones
respectivas si a estas hubiera lugar.

 Desarrollar las funciones que la Administración considere pertinentes para la


Auditoría.

Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente, en lo que respecta al Contenido


mínimo del Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales y de acuerdo
a lo Publicado por el Grupo de Gestión de Recursos Humanos, se observa:
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En algunos casos no se realizó la: “Identificación y Ubicación del empleo”, sin poder
determinarse el “Nivel, Denominación, Área y cargo del jefe inmediato”:

 Manual de funciones. Parte 1. Cuerpo Administrativo. Hoja 8, identificado con


título: TESORERIA: No define “I. Identificación y ubicación del empleo”.
 Jefe de Contabilidad. No define “I. Identificación y Ubicación del empleo”.
 Oficina de Sistemas. Sin numeración
 Manual de funciones Auxiliar Contable. Sin numeración
 Manual de funciones Ingeniero de Cotizaciones. Sin numeración
 Manual de funciones Ingeniero Director del Planta. Sin numeración

RECOMENDACIÓN

Se sugiere realizar la validación y/o modificación de ser necesaria, con respecto a los
conocimientos básicos o esenciales de algunos de los cargos correspondientes al
Director de Producción, por cuanto son muy específicos al “uso” de un “programa
determinado”.

2. PLANES Y PLANTAS DE EMPLEO

Plan de Anual de Cargos Disponibles

De acuerdo a las políticas adoptadas por la organización y al Manual de Calidad


implementado, el cual indica “Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo a la Alta
Dirección información que será utilizada para la planeación del recurso humano y la
formulación de políticas asociadas al bienestar del mismo”

Con el Plan Anual de Cargos Disponibles, la compañía busca tener la información


actualizada de los cargos vacantes de la empresa, a fin de programar la provisión de
los empleos con vacante definitiva o temporal, por consiguiente, se verifica que
ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S, cuenta con el Plan Anual de Cargos Disponibles dando
cumplimiento a lo establecido en el Manual de Calidad, sin embargo, no se evidencio el
soporte de remisión del Plan a la Alta Dirección.

OBSERVACIÓN

El Plan Anual de Cargos Disponibles no fue remitido a la Alta Dirección, incumpliendo lo


establecido en el Manual de Calidad y en el Manual de Funciones del Coordinador de
Recursos Humanos, procedimiento necesario para dar continuidad al proceso de
planeación estratégica de ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S.

3. PLANES Y PLANTA DE EMPLEO.

En cumplimiento de lo establecido en el Manual de Calidad y de acuerdo al


procedimiento PR-A-RH-01, planes y planta de empleos, cuy objeto es determinar las
necesidades de personal, la forma y su cubrimiento, y de acuerdo con la información
entregada por el Departamento de Recursos Humanos, se evidencio lo siguiente:

 Se tiene 98 colaboradores en la Planta Sede Pasto a diciembre de 2018.


 Se tiene 20 colaboradores en la Planta Sede Cali a diciembre de 2018
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 Se tiene 11 colaboradores en la Planta Sede Bogotá a diciembre de 2018.

 Se verifico el cumplimiento del procedimiento PR-A-RH-01, en una muestra


significativa, el cual arrojó lo siguiente:

 Que a través del Equipo de Recursos Humanos se verifico el Plan de Cargos


Disponibles al interior de la compañía, evidenciado los cargos que podrían ser
objeto de presentar una vacante definitiva, así como las vacantes de carácter
temporal generadas principalmente por finalización de proyectos de corta
ejecución, ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S esta llevando a cabo el
cumplimiento del plan, llevando a cabo las actividades a las que haya lugar.

4. VINCULACION DE PERSONAL OPERATIVO

Se reviso el proceso PT-O-RH-02 cuyo objeto es vincular el personal operativo de


ESTRUCTURAS DE NARIÑO S.A.S de acuerdo con el Plan de Necesidades y su alcance,
comprende desde la convocatoria, la selección de personal hasta su vinculación. Se
analizo y de acuerdo con la verificación efectuada se destacan los siguientes aspectos:

4.1REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA

El equipo auditor con el fin de constatar el cumplimiento del Manual de Calidad y los
procedimientos establecidos al interior de la compañía para la vinculación del personal
operativo, se revisa una muestra correspondiente a 25 hojas de vida de los operarios.
De acuerdo a lo establecido en el procedimiento estándar para la “Organización de los
expedientes laborales” y las directrices determinadas en la Circular 001 de 2018, en la
cual se establece el contenido mínimo de cada Expediente Laboral, respondiendo a las
características del cargo solicitado y luego de analizar y revisar las Hojas de Vida, se
determinó:

HALLAZGO N° 01
Se evidencio que no se está cumpliendo con la normatividad anteriormente
mencionada, ya que los expedientes de historia laboral se encuentran desordenados y
no conservan la secuencia propia de producción, es decir, al revisar el expediente el
primer documento no es el que registra la fecha mas antigua y el último el que refleja
la más reciente.

No todos los documentos de cada Expediente Laboral están foliados, las mismas
presentan foliación parcial y no foliación consecutiva de 1 a n, independiente del
numero de carpetas, ello puede generar la perdida o ingreso indebido de documentos.

El formato RE-A-RH-79 Lista de Chequeo Hojas de Vida Operarios, en algunos casos no


está completamente diligenciado.

HALLAZGO N° 02

Luego de verificar los Expedientas laborales, se evidencia que las Hojas de Vida de
algunos operarios no registran firma del Coordinador de Recursos Humanos o quien
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haga sus veces, donde se certifique que la información suministrada ha sido


constatada frente a los documentos que han sido presentados como soporte. Es de
aclarar que este mismo hallazgo se estableció en la auditoría realizada por esta oficina
durante el periodo septiembre – octubre de 2018.

HALLAZGO N° 03

En la revisión de las hojas de vida se evidencio que algunos Expedientes laborales se


anexan y conservan los exámenes médicos ocupacionales (exámenes médicos
periódicos); es de aclarar que este mismo hallazgo se evidencio en la auditoria
realizada por esta oficina durante el periodo junio de 2018.

RESPUESTA DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS HALLAZGO N° 03

Mediante oficio con radicado interno 190-1-780 con fecha 03 de julio de 2018, enviado
vía Outlook a la Auditoria Interna, el Coordinador de Recursos Humanos, dio respuesta
a cada uno de los hallazgos encontrados en desarrollo de la auditoria adelantada, la
respuesta del presente hallazgo se dio de la siguiente manera:

“teniendo en cuenta lo anterior el Grupo de Recursos Humanos realizara una acción


correctiva incluyendo un análisis con el fin de identificar las causas y retirar los
documentos que no deben pertenecer a los Expedientes Laborales”

CONCEPTO OFICINA DE AUDITORIA HALLAZGO N° 03


Conforme a la respuesta del auditado y teniendo en cuenta que no se allegaron los
soportes suficientes para subsanar el hallazgo.
Se ratifica el hallazgo.

HALLAZGO N° 04

En varias Hojas de Vida, se observó:

 Ausencia de los documentos requeridos para realizar el ingreso a obra, por ello
no se evidencio cumplimiento a lo contemplado en el procedimiento
determinado P-IO-RH-001, ello conlleva a un incumplimiento con posible
incidencia disciplinaria por parte del Coordinador de Recursos Humanos o quien
haga sus veces.

 Ausencia de evidencia de documentos correspondientes a afiliación EPS,


afiliación a pensión, afiliación a ARL, certificado de examen medico de ingreso y
para el cado de algunos operarios ya desvinculados la evaluación médica
ocupacional de egreso.

 De alguna información referenciada como experiencia laboral, nos y aporta


certificación o documento que la sustente en las fechas relacionadas de
experiencia laboral, no se encuentran las certificaciones laborales allegadas.
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 No se observa copia de los formatos para otorgar vacaciones.

5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Se solicitó la documentación soporte de las evaluaciones de desempeño de una


muestra de 22 colaboradores entre el cuerpo administrativo y operativo para el periodo
evaluado. Se reviso el cumplimiento y la debida implementación del modelo de
evaluación de desempeño encontrando lo siguiente:

 En algunos casos el formato EDL-RH-002. Consolidación de resultados


evaluación II Semestre de 2018 se evidencia un solo factor de nivel
sobresaliente cumplidos.

 Se encontró copia de la evaluación parcial del primer semestre, archivada en la


carpeta de Expediente Laboral del año 2019.

 En el formato EDL-RH-007 información General y Fijación de Compromisos


Laborales se establecen metas o compromisos durante el periodo evaluado
2018, sin embardo en el formato EDL-RH-002 Portafolio de evidencia, no se
inscriben y evidencian todos los compromisos pactados.

 Se evidencia que los registros de evaluación de desempeño se encuentran


diligenciados de manera incompleta y en algunos casos no se aportan, esto
respecto a los formatos EDL-RH-002 portafolio de evidencias y EDL-RH-007
información general y fijación de compromisos laborales.

RECOMENDACIÓN

La oficina de Auditoria Interna hace énfasis en la mejora continua del proceso de


evaluación de desempeño, al observar que en ningún registro con una calificación
menor al 1005, se evidenciaron acciones de mejoramiento propuesta, esto con el fin de
ser incluidas en el Plan Anual de Capacitaciones de la entidad y lograr alcanzar los
objetivos corporativos tal como se encuentra establecido en el manual de calidad de la
compañía.

OBSERVACIONES AL AUDITADO

La información solicitada para algunos de los procedimientos no fue entregada


oportunamente, igualmente no fue clara, concisa y precisa.

PLAN DE MEJORAMIENTO

Diligenciar el formato RE-E-AI-0014 Plan de Mejoramiento Auditoria Interna, una vez la


Oficina de Auditoria Interna plasme los hallazgos encontrados en la auditoria. Una vez
realice la entrega del Formato el Auditado se compromete a diligenciarlo en su
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totalidad y remitirlo a la Oficina de Control Interno a más tardar dentro de los cinco (05)
días siguientes.

NOTA: La acción correctiva, Descripción de metas, Unidad de medida de las metas.


Dimensión de las metas y fechas establecidas deben ser medibles, realizables y
tendientes a subsanar o corregir el hallazgo.

FECHA INFORME: AUDITORES:


01 de marzo de 2019 Carlos Andrés Rosero
Gabriel Osejo Aguirre

TANIA CRISTINA TRUJILLO


Jefe Oficina de Auditoria Interna

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