ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO POR:
MILTON ARBEY MICAN MICAN

SOFÍA PLUS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA
VILLAVICENCIO
2019
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 17
EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO POR:
MILTON ARBEY MICAN MICAN

VOCERO LÍDER
GERMAN ALBERTO LOZANO ANGARITA
INGENIERO INDUSTRIAL

SOFÍA PLUS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA
VILLAVICENCIO
2019
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia
en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.
Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de
los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe
ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las normas
para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre la cual
ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.
Para dicho fin realice lo siguiente:
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y
los procesos, incluyendo:

 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de

devoluciones.
 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los
actores que la conforman.
 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
  Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos

Logística de aprovisionamiento.

Configura un modelo de abastecimiento responsable que nos permite contar con el

89% de las compras centralizadas, el cual se basa en lineamientos y políticas
transversales a toda la compañía.
Este modelo se articula con base en:

El manual de Compras de Materiales, Bienes y Servicios, que establece

definiciones, normas, procedimientos y políticas bajo las cuales se estructuran y
regulan las actividades de compras, con el fin de proveer a la compañía de los
materiales, bienes y servicios necesarios para su correcto funcionamiento y
operación.

El proceso de licitaciones, que establece los procedimientos que se deben realizar

para las compras de mayor cuantía, desde la etapa de estructuración hasta la
finalización del contrato.

El código de conducta para proveedores, que establece los lineamientos de la

relación comercial bajo parámetros de gobierno corporativo, cumplimiento,
relaciones transparentes y prácticas de sostenibilidad.

Actualmente, participa en categorías como gaseosas, aguas, jugos, hidratantes,

energizantes y té, contando con un portafolio de más de 35 marcas y 250
referencias, en el cual se destacan las marcas gaseosas Postobón, Colombiana,
Pepsi, Bretaña, Hipinto, Popular, Seven Up, Montain Dew, Jugos Hit, Tutti Frutti, Mr.
Tea, Agua Cristal, Agua Oasis, H2Oh!, Gatorade, Squash, Peak y Lipton Tea, entre
otras.
Logística de las instalaciones.

Para nuestra operación, contamos con 69 sedes entre plantas de producción y

centros de distribución, ubicados a lo largo y ancho del país, los cuales permiten
llegar al 90% del territorio nacional. Asimismo, tenemos presencia internacional en
países como los Estados Unidos, México, China, Panamá, Aruba, Curazao, Chile,
España, Inglaterra, Italia, Holanda y Australia, por medio de exportaciones directas
a distribuidores y el modelo de franquicia. Contamos con recursos de infraestructura
que nos permiten tener los más altos estándares de calidad en la producción de
bebidas, su distribución y comercialización. Esta capacidad está puesta al servicio
de 11.122 colaboradores que la gestionan, siempre teniendo presente el precepto
estratégico de operar con eficiencia y lograr los mejores resultados. Nuestra
capacidad logística dispone de una flota integrada por más de 1.700 camiones de
reparto. Adicional a esto, crecimos nuestro radio de acción gracias a procesos de
adquisiciones y creación de sociedades como, por ejemplo, Functional Beverages
Company.

Logística de distribución.

Para llegar a sus clientes Postobón cuenta con los siguientes canales de
distribución:
Operan de forma eficiente para llegar con nuestro portafolio de productos a más de
400.000 clientes en todo el territorio nacional. De igual forma, contamos con un
ejercicio de exportaciones que nos permite llevar marcas como Manzana Postobón,
colombiana, Hit y Hatsu, entre otras, a diferentes latitudes.
Una de nuestras grandes fortalezas es la capacidad de operación logística y de
distribución. El sistema y modelo que hemos creado se basa en altas eficiencias y
en una coordinación armónica entre todos los eslabones de la cadena de valor.
Luego de elaborar los productos en los centros de producción, estos se desplazan
a los centros de distribución por medio de una flota de transporte primaria, teniendo
presente estimaciones de demanda. Allí, el personal determinado se encarga de
ajustar la oferta de productos de acuerdo con las ventas generadas por los
representantes y equipos comerciales que día a día atienden a los clientes.
Posterior a esto, y por medio de una distribución secundaria realizada con vehículos
propios de la compañía y por una red de distribuidores terceros, se llevan las
bebidas de nuestro portafolio a los diferentes canales que atendemos.
Logística de devoluciones.

Como en toda operación mercantil existen situaciones que son propias del
departamento de ventas, pero que influyen en cartera cuando estas no se hacen
como deben ser, una de estas es el manejo de las devoluciones que hacen los
cliente por diferentes circunstancias, como son: error en los pedidos, error en
precios, mercancía facturada y no recibida, por averías, por vencimientos, entre
otras. Esto obliga a la empresa a crear medidas de control eficaces, que estén
acordes a lo que se busca y garanticen resultados óptimos, para esto se recomienda
la verificación por parte de contabilidad en revisar las devoluciones de los clientes,
confirmar cantidades y valores, para evitar que se presenten diferencias a la hora
de conciliar los pagos.
Hay unos clientes que requieren mayor tiempo por parte de la persona encargada
del manejo de cartera, estos son los supermercados quienes manejan un volumen
de ventas bastante alto, y son ellos con quienes se presentan las mayores
diferencias al momento de cruzar los pagos.
Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR, EDI(comercio

electrónico ), Walmart, estos sistemas son los encargados de administrar todo el
proceso en la cadena de abastecimiento en la empresa comenzado con las órdenes
de compra a proveedores y las ordenes de pedido desde clientes, hasta llegar a el
área logística se encarga de realizar todo el procedimiento necesario para recibir,
almacenar, alistar y despachar los pedidos en las fechas establecidas.
Sistemas de medición de los procesos.
Los procesos de la cadena de abastecimiento de Postobon son medidos por
informes mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas,
pérdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe
realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanal mente a la junta
directiva.
 INFORME EJECUTIVO
Marco estratégico de la empresa.

POSTOBON
Historia
Es una empresa con más de 114 años en el mercado de bebidas en Colombia, es
reconocida por su gran capacidad de distribución y de operación en todo el territorio
11 nacional. La compañía se fundó en 1904, en esos momentos Colombia estaba
pasando por una crisis económica debido a la destrucción que generó la Guerra de
los Mil Días. Valerio Tobón un joven antioqueño junto con Gabriel Posada fundaron
la compañía y formaron la sociedad Posada&Tobón en 1904. En ese mismo año
empezaron a desarrollar el primer producto que intentó emular a la gaseosas
Jewsbury & Brown, bebida importada que se comercializaba en el país. En el año
1911 se desarrolló la Kola Champaña y fue la primera gaseosa que se empezó a
ganar un espacio en la vida de los colombianos.

La estrategia corporativa y competitiva de Postobón

Esta estrategia consolida una ruta de navegación consistente y vibrante de cara al
crecimiento de la compañía, la cual planteamos desde 2014 en una perspectiva de
trabajo de 10 años. De acuerdo con lo anterior, nuestro equipo humano comenzó a
trabajar para el cumplimiento de una Meta Estratégica Grande y Ambiciosa (MEGA),
soportada en cinco objetivos estratégicos:

Por definición, Postobón es un desarrollador de categorías y un constructor de

marcas, que busca ser líder en todos los segmentos, categorías y mercados donde
participa, apalancándose de sus capacidades como la distribución masiva e
intensiva. Además, trabajamos para expandir el negocio central (bebidas listas para
beber), crecer a otras posiciones geográficas e incursionar en otras categorías,
utilizando como elementos direccionadores la innovación efectiva y la
sostenibilidad, los cuales brindan ventajas competititvas y hacen parte constitutiva
del ADN de la compañía.
Valores.

Políticas.

La compañía cuenta con políticas y herramientas que garantizan su comportamiento

transparente y ético, así como su buen gobierno. De esta forma, hace que todas sus
actuaciones y relaciones con los grupos de interés sean correctas, legales, justas y
transparentes.
Política de transparencia
La compañía promueve entre los empleados, clientes, proveedores y demás grupos
de interés, las más altas conductas éticas con el fin de fortalecer la cultura existente,
mejorar los controles internos, dar transparencia y exactitud al reporte financiero y
demás información de la compañía y prevenir el deterioro de la reputación.
Política para la gestión integral de riesgos en Postobón y sus compañias
relacionadas
El riesgo es una condición inherente en las organizaciones. Es por eso que
Postobón y sus compañías relacionadas cuentan con una política para la gestión
integral de riesgos, la cual refleja su posición frente al manejo de los riesgos del
negocio, la forma cómo la compañía los aborda y los criterios que establecen el nivel
de aceptación de estos para preservar la integridad con respecto a los recursos
empresariales, incrementar la ventaja competitiva, para alcanzar los objetivos
estratégicos y garantizar la continuidad del negocio.
La Gestión Integral de Riesgos adoptada por Postobón y las compañías
relacionadas con su objeto de negocio, se basa principalmente en la Norma NTC
5254 y los estándares COSO ERM y está alineada con el Sistema de Gestión de la
Calidad de la compañía bajo la norma NTC/ISO 9001:2008.
Politíca Sarlaft
El compromiso de Postobón con la Transparencia ha permitido el diseño de un canal
de comunicación que está disponible para clientes, proveedores y todos los grupos
de interés, que deseen reportar todas aquellas conductas no transparentes, que van
en contra de los lineamientos definidos en la política de transparencia, el código de
Buen Gobierno y la ley.
Este sistema tiene como propósito evitar que las operaciones con clientes,
proveedores y empleados, sean utilizadas para el manejo y ocultamiento de
recursos provenientes de actividades ilícitas y es de suma importancia que los
colaboradores de la compañía cumplan con los requerimientos e indicaciones de
este para evitar incurrir en actuaciones indebidas y proteger a la compañía de
sanciones al respecto.
Política de Gestión Integral
A través del Sistema de Gestión tenemos el propósito de satisfacer los
requerimientos y expectativas de nuestros clientes, trabajadores, proveedores,
accionistas, la Sociedad y el Estado.
Mantenemos la confianza y garantizamos procesos capaces y productos de calidad
consistente, íntegros y confiables, trabajamos constantemente en el mejoramiento
continuo, cumpliendo la legislación aplicable y los requisitos de los productos;
además velamos por la inocuidad y la seguridad en la cadena de suministro.
Incorporamos la sostenibilidad (ambiental, económica y social) a nuestra estrategia
de negocio, optimizamos el uso de los recursos naturales, prevenimos y
minimizamos el impacto en el entorno de nuestros procesos industriales. Apoyamos
la responsabilidad social a través de iniciativas que se ejecuten bajo estrategias de
valor compartido.
Es fundamental para nosotros, la formación de los colaboradores para asegurar su
nivel de competencia así como una comunicación permanente, respetuosa, directa
y clara.
Brindamos condiciones de trabajo seguro y saludable, promovemos la cultura de
la prevención y el autocuidado.
Mantendremos nuestro liderazgo como protagonistas del desarrollo nacional a
través de la oferta de productos y servicios de calidad y nos fortaleceremos para
enfrentar los retos de la globalización.
Breve presentación del producto de la empresa.
Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores
que la conforman.
Los actores de la cadena de abastecimiento son con:
Proveedores: Los proveedores son el primer eslabón de nuestra cadena
productiva. Ellos hacen posible que la compañía cuente con los insumos necesarios
para elaborar las bebidas que tanto deleitan a Colombia. De ahí deriva nuestro
compromiso con ellos para que, además de brindarnos materias primas con la
calidad que esperamos, puedan crecer, fortalecerse y ser sostenibles. A partir de
instrumentos como la Norma de Selección, Evaluación y Seguimiento de
Proveedores, el Manual de Compras, el Manual de Licitaciones, la Política Sagrlaft
y la Política de Transparencia, establecemos criterios mínimos de elegibilidad y
permanencia de los proveedores y los compromisos que asumimos como compañía
al establecer un vínculo contractual con ellos para el abastecimiento de nuestra
cadena
Transporte internacional: la compañía cuenta con presencia internacional al llegar
a países como los Estados Unidos, México, China, Panamá, Aruba, Curazao, Chile,
España, Inglaterra, Italia, Holanda y Australia, por medio de exportaciones directas
a distribuidores y modelo de franquicia.
Centros de distribución: Para su operación, Postobón cuenta con 39 centros de
distribución, ubicados a lo largo y ancho del país, los cuales le permiten llegar al
90% del territorio nacional.
Transporte nacional: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia y
esta se desplaza a lo largo del país
Transporte departamental: El movimiento de mercancía la realizan con flota propia
y esta se desplaza a lo largo de cada departamento.
Detallista: tiendas, supermercados, restaurantes, almacenes de cadena.
Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.

Compras: Las compras representan el total facturado por los proveedores en cada
uno de los años. Se consideran compras nacionales aquellas que corresponden a
proveedores en Colombia con pago en moneda local (pesos colombianos), sin
importar si el bien es importado o de fabricación nacional. Las compras a las demás
compañías de la Organización Ardila Lülle, a la cual pertenece Postobón,
corresponden al 33% del gasto. Además, mantenemos una tendencia estable en la
participación de los proveedores nacionales dentro de las compras de la compañía
y buscamos aumentar la participación de los proveedores locales, en aquellos casos
donde técnica y económicamente sea viable.
Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la
mercancía para realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar
la entrega a los transportadores.
Transporte: Una de nuestras grandes fortalezas es la capacidad logística y de
distribución. Siendo consecuentes con la relevancia que el sistema de transporte
tiene para nosotros, orientamos grandes esfuerzos a mejorar la gestión,
optimizando recursos, introduciendo mejoras y llevando a cabo todo tipo de
proyectos e iniciativas que impacten positivamente la capacidad de la flota, los
recursos que consume y los efectos relacionados a su operación.
Ventas: el área de ventas se encarga es las encargada de visitar a los clientes y
enviar la información desde su sistema para realizar las ordenes de producción.
Técnicas de almacenamiento.
El almacenamiento en el centro de distribución se realiza en canastas este se
montan a través de montacargas donde se realiza el desplazamiento estos se puede
arrumar máximo altura de 30 canastas.
Técnicas de preparación de pedidos.
El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza con el sistema DFR el
líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de acuerdo
a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiques para realizar
picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que el picking está
listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las mercancías y las
cantidades de las mismas.
Técnicas de despachos.
El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las facturas de cada
punto de venta y tiques que salen desde el sistema, si hay novedades son
reportadas al líder de turno los vehículos deben salir a reparto antes de la 7:00 am.
Sistema de distribución.
El personal determinado se encarga de ajustar la oferta de productos de acuerdo
con las ventas generadas por los representantes y equipos comerciales que día a
día atienden a los clientes. Posterior a esto, y por medio de una distribución
secundaria realizada con vehículos propios de la compañía y por una red de
distribuidores terceros, se llevan las bebidas de nuestro portafolio a los diferentes
canales que atendemos.
Proyecciones de ventas.
Como parte de nuestra estrategia, desarrollamos el programa RIME (Rentabilizando
las Inversiones en el Mercado). Se trata de una plataforma para automatizar las
negociaciones, donde registramos el historial de nuestros clientes, les hacemos
seguimiento y establecemos proyecciones, a partir de las cuales otorgamos
contraprestaciones y beneficios vinculados al cumplimiento de metas y que buscan
aportar a dos objetivos principales: mejorar las condiciones de los negocios y
aumentar la rentabilidad. Anualmente, invertimos en promedio más de $42.000
millones, que se entregan en producto, efectivo, descuentos y elementos de trade
marketing.
Plan de compras, producción y ventas.
Los ingresos operacionales de la sociedad Postobón S.A. llegaron en 2017 a
$1.624.829 millones, un 4,7% más con respecto a 2016, que cerró en $$1.552.537
millones. La utilidad operacional pasó de $219.463 millones en 2016 a $187.181
millones en 2017, que corresponde a una variación negativa del 14,7%. La utilidad
neta pasó de $134.326 millones en 2016, a $78.660 millones en 2017,
representando una disminución del 41,4%. El EBITDA de la sociedad fue de
$338.752 millones, con un aumento de 7,8%% con respecto al año anterior, el cual
cerró en $314.214 millones.

Presupuestos.
Adicional al proceso de mejoramiento tecnológico, adquirimos un nuevo módulo del
ERP-SAP denominado Budget Control System (BSC) el cual, como lo indica su
nombre en inglés, permite el control presupuestal de forma centralizada por medio
de advertencias y avisos de regulación.

Indicadores de gestión o KPI por áreas.

Indicadores del área de logística:

1. Cantidad de Entregas perfectas.
2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock.
Indicadores del área ventas:
1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.
4. Asistencia a eventos.