GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE N° 3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

1.1 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

1.2 Código del Programa de Formación: 521213
1.3 Nombre del Proyecto: organización del archivo total del SENA centro de desarrollo agroindustrial,
turístico y tecnólogo del Guaviare (CDATTG) a través de la aplicación de tablas de retención y
normatividad vigente.
1.4 Fase del Proyecto: Ejecución (Hacer)
1.5 Actividad de Proyecto: Clasificar, ordenar y describir la documentación consolidada por unidades
administrativas
1.6 Competencia: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la
política institucional.
1.7 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Despachar los documentos de acuerdo con los requerimientos de las unidades administrativas,
las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación
vigente, y la tecnología disponible.
 Controlar el préstamo y trazabilidad de los documentos, aplicando las normas vigentes, las
políticas institucionales y la tecnología disponible.
 Recibir los documentos internos y externos de la empresa, teniendo en cuenta el manual de
gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente y la
tecnología disponible.
 Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, de política
institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los
procedimientos de recibo de documentos.
1.8 Duración de la Guía: 80 Horas

2. PRESENTACION

Con el desarrollo de esta guía consolidará sus conocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión
documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación y despacho de documentos.

La organización de documentos en nuestro país está regida por diferentes leyes y decretos cuyo
cumplimiento es muy importante para el buen funcionamiento, básicamente de las empresas públicas
y de aquellas privadas que ya están incluidas en el Sistema Nacional de Archivos. Por esto, el acuerdo
060 del 30 de octubre de 2001 establece las pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Podemos ver la
importancia de organizar una Unidad de Correspondencia, que gestione los procesos de recepción,

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radicación, distribución y despacho de todos los documentos que se generen en el ejercicio de la labor
administrativa, para los cuales se puede llevar un control por medio de planillas ya establecidas por la
organización o modernamente por medios electrónicos los cuales facilitan el radicado del documento y
su debido registro con programas especialmente creados para este fin.

Le invitamos a asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con

entusiasmo y dedicación las actividades propuestas para adquirir conocimientos que le permitirán
proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos en una
empresa.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de reflexión inicial

 Conformar equipos de cuatro aprendices.
 Efectuar lectura del documento denominado “correo electrónico versus correo tradicional, dos
redes conectadas” Ver Anexo N° 1
 Reflexionar sobre el siguiente cuestionamiento y responda en las fichas de Metaplan entregadas
por el instructor:

¿Cuál consideran que es el mejor medio para el envío de correspondencia actualmente con relación a la
seguridad de la información?, argumente su respuesta.

 Compartan sus respuestas en la plenaria (Documento “Plenaria” ver Anexo No 2) que será
dirigida por el instructor.
 Elabore un documento de Word (Anexo 17. PLANTILLA DOCUMENTOS EN WORD) que
contenga las conclusiones generadas en la plenaria.
 Anexar la ficha de metaplan y el documento con las conclusiones al portafolio de evidencias.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

 De manera individual conteste el cuestionario diagnóstico sobre despacho, verificación, operación,

recepción de documentos en la organización entregado por el instructor.
 Realice coevaluación utilizando la hoja de respuestas que el instructor facilitará.
 Entregue los diagnósticos evaluados al compañero que evaluó.
 Identifique las fortalezas y debilidades encontradas con respecto a sus conocimientos
escribiéndolas al respaldo de la prueba.
 Comparta sus fortalezas y debilidades de acuerdo a la indicación del instructor.
 Anexe la prueba diagnóstica al portafolio de evidencias.
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3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1 Actividad didáctica: Programa de Gestión Documental (P.G.D) SENA

 Conforme equipos de máximo cuatro (4) aprendices.

 Consulte en la plataforma compromiso dando clic en el link, el documento PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL SENA, páginas de la 4 a la 19.

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1181

 Conteste las siguientes preguntas en un documento de Word en normas APA (“instructivo APA” ver
anexo 3)
a. ¿Por qué se debe implementar un PGD en una institución pública?
b. Elabore un breve resumen de la introducción
c. ¿Cuál es el alcance de este documento?
d. ¿A quiénes está dirigido y por qué?
e. De las definiciones seleccione 10 conceptos que más le llamen la atención y justifique porqué.
 Participe activamente de la mesa redonda dirigida por el instructor
 Participe en la elaboración de las conclusiones de la mesa redonda
 Anexe el documento con la respuesta al cuestionario y las conclusiones al portafolio de evidencias.

3.3.2 Actividad didáctica: Estructura orgánico funcional SENA

 Conformar equipos de trabajo de cinco aprendices.

 Dar clic al siguiente enlace y realice una lectura del concepto y tipos de organigramas
https://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
 Realizar lectura del documento denominado “ORGANIGRAMA SENA” ver anexo 5
 Identifique el tipo de organigrama al que pertenece el organigrama del SENA y escríbalo en las fichas
entregadas por el instructor, justifique su respuesta
 Comparta su respuesta con los demás equipos.
 Diríjase por equipos de manera ordenada a cada una de las dependencias y realice una presentación
de acuerdo al siguiente protocolo de presentación:
 Mi nombre es (diga su nombre y el de los integrantes de su equipo de trabajo), del programa
Técnico en asistencia en organización de archivos y se está desarrollando una actividad que
consiste en reconocer los nombres y funciones principales de la oficina que está a su cargo como
coordinador o líder. (una vez haya terminado de tomar los datos agradezca su colaboración).
 Escriba en el Organigrama de la Regional Guaviare los nombres de los Coordinadores y líderes de
cada dependencia.
 En el recuadro FUNCIONES del anexo 5, en el orden en que se dirige a las dependencias escriba el
nombre de la oficina y las funciones principales.
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 Socialice sus respuestas con los compañeros y verifiquen junto con el instructor las respuestas
correctas y corrija las incorrectas.
 Anexe el organigrama del SENA y el recuadro con las funciones de las dependencias.

3.3.3 Actividad didáctica: conociendo mi entorno de trabajo unidad de correspondencia

 Vea el video UNIDAD DE CORRESPONDENCIA (ver anexo 6)

 Dar clic en los siguientes enlaces y realice una lectura sobre los equipos y mobiliario de la unidad de
correspondencia.
http://proyser-archivisticos.blogspot.com.co/2012/04/equipo-y-mobiliario.html
http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com.co/2011/04/actividad-3-unidad-de-
correspondencia.html

 Identifique los elementos que se encuentran en la unidad de correspondencia del video

 De igual forma identifique los elementos que se encuentran en la recepción o ventanilla única del
Centro CDATTG Regional Guaviare.
 Elabore un cuadro comparativo (anexo 7 CUADROS COMPARATIVOS) con los elementos
encontrados en cada una de las unidades de correspondencia clasificados de la siguiente manera:
- equipos
- mobiliario
- elementos de papelería
 Socialice ante el grupo la solución a la actividad.
 Anexe el cuadro comparativo al portafolio de evidencias
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3.3.4 Actividad didáctica: Ergonomía

 Realice una lectura de la presentación que se encuentra en el siguiente enlace

https://www.slideshare.net/cmontesp/posturas-y-ergonomia-en-la-oficina?src=embed

 Diseñen y dibujen una historieta o comic (anexo 8 HISTORIETA o COMIC) en la cual describan las
consecuencias de una mala postura en el área de trabajo y los beneficios de seguir las
recomendaciones sobre ergonomía en un pliego de papel kraft, lápiz y marcadores.
 Cada historieta tendrá como mínimo un título y cuatro viñetas ilustradas.
 Fijen la historieta en el paredón y nombren un narrador que dará una breve explicación al grupo.
 Califique la historieta del grupo asignado por el instructor, utilizando la “RÚBRICA PARA VALORAR
HISTORIETA O COMIC” y fíjela en el paredón junto a la historieta correspondiente.
 Tomen registro fotográfico de las historietas con su respectiva valoración y anéxela al portafolio de
evidencias.

3.3.5 Actividad didáctica: Comunicaciones oficiales

 Lea detenidamente los numerales 5. CARTAS, 6. MEMORANDOS, 7. CIRCULARES, 8. ACTAS, 9.

INFORMES, 10. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS, 12. SOBRES COMERCIALES y 13. MENSAJES
ELECTRÓNICOS en el documento denominado GCT 185 de 2009 documentación organizacional que
encontrará en la carpeta material de estudio,
 Elabore una (1) comunicación oficial por cada uno de los numerales, siguiendo las instrucciones en
el documento y orientaciones dadas por el instructor.
 Utilice la LISTA DE CHEQUEO PARA VALORAR COMUNICACIONES OFICIALES para verificar el
cumplimiento de cada uno de los ítems.
 Evalúe las comunicaciones del compañero asignado por el instructor, diligenciando los datos del
evaluado y usted como evaluador.
 Anexe las comunicaciones oficiales y la lista de chequeo de cada comunicación.

3.3.6 Actividad didáctica: Gestión de la correspondencia.

 Conforme equipos de máximo cuatro aprendices

 Elaborar una presentación en power point, prezzi o la herramienta tecnológica de su preferencia
(para presentación de temas) de uno de los temas del documento Gestión auxiliar de la
correspondencia y paquetería, asignados por el instructor.
 Exponga ante sus compañeros la presentación (Anexo 9. EXPOSICIÓN)
 Diseñe y elabore una actividad didáctica como: sopa de letras, rompecabezas, adivinanzas y
acertijos, crucigramas, escalerilla, parqués, entre otros con materiales como: cartulina, cartón
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comprimido, MDF, madera balsa, pinturas, foami, pinceles, materiales reciclables, tijeras, bisturí,
marcador acrílico, silicón frío y caliente.
 Evalúe a sus compañeros a través de la actividad didáctica propuesta con preguntas de los
conocimientos adquiridos sobre el tema expuesto por su equipo y el cual tendrá unas reglas,
limitaciones y condiciones. La actividad permitirá elegir uno o varios ganadores que obtendrán un
incentivo tanto de puntos acumulativos en la participación los cuales registrara el instructor dentro
de sus calificaciones.
 Tome registro fotográfico de la participación de sus compañeros en la actividad didáctica y de la
exposición.
 Anexe al portafolio de evidencias la presentación y el registro fotográfico de la exposición y actividad
didáctica.

3.3.7 Actividad didáctica: Solicitud de información pública-Ley 1712 ley de transparencia.

 Conforme equipos de cuatro aprendices

 Lea el documento Guía para responder a solicitudes de acceso a información pública y el
documento Ley 1712 transparencia acceso información.
 Responda el siguiente cuestionario
- Elabore un breve resumen de mínimo 10 renglones de la introducción
- Describa en sus propias palabras ¿Cuál es el objeto de la guía para responder a solicitudes de
acceso a información pública?
- Enumere los medios para la recepción de solicitudes de información y represéntelos con una
imagen
- ¿Cuál es el procedimiento especial de la solicitud de información con identificación reservada?
- Elabore un cuadro comparativo de los tipos de solicitudes y tiempo de respuesta.
- ¿A qué grupo de personas se da atención prioritaria y que norma lo establece?
- Describa en sus propias palabras el paso número 3.
- ¿Qué acción debe realizar el sujeto obligado en el paso número 4?
- ¿Cuáles son los requisitos para determinar si la información solicitada es reservada o
clasificada?
- ¿Qué pasa si se solicita información clasificada y reservada? Tenga en cuenta los recuadros de
las páginas 22 a la 25.
- ¿Qué es daño presente, probable y específico?
- ¿Puede haber información parcialmente reservada o clasificada?,¿Qué pasa con este tipo de
información?
- ¿Qué se debe hacer en el paso número 6?
- ¿Quién es el responsable de dar respuesta a una solicitud?
- ¿Cuánto es el costo que puede tener la respuesta a una solicitud?
- ¿Cómo se determina tal costo?
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- ¿Cuál es el recurso que con el que cuenta un ciudadano si no está satisfecho? Describa cada uno
de ellos.
- ¿de qué depende la respuesta en medio físico o dirigiéndose a la entidad?
- ¿Cuál es la diferencia entre información clasificada e información reservada?

 Esta actividad deberá ser presentada con portada, introducción, contenido trabajo, conclusiones y
bibliografía, podrá apoyarse con la Norma Técnica Colombiana NTC 1486 ver anexo 10 para la
presentación de trabajos.
 Anexe el trabajo con las respuestas del cuestionario.

3.3.8 Actividad didáctica: CERO PAPEL

 Lea el documento Directiva presidencial 04 de 2012 (CERO PAPEL)

 Elabore un ensayo del documento leído de mínimo una página en un Word con normas APA. Para
su elaboración utilice el documento Anexo 16. ENSAYO.
 Responda al siguiente interrogante: ¿Cuál es la finalidad de la directiva CERO PAPEL y por qué?
 Socialice su respuesta en la mesa redonda dirigida por el instructor y participe activamente de la
opinión de sus compañeros.
 Anexe el ensayo al portafolio de evidencias.

3.3.9 Actividad didáctica: Acuerdo 060 de 2001

 Conforme equipos de máximo cinco aprendices

 Lea el documento normativo Acuerdo 060 de 2001
 Elabore un cuadro sinóptico de los artículos asignados por el instructor, utilizando para su
elaboración un pliego de papel Kraft, lápiz y marcadores de colores suministrados por el instructor
y el documento Anexo 12 CUADRO SINÓPTICO.
 Presente los cuadros sinópticos en el paredón (Anexo 13. PAREDÓN)
 Elija un relator quien expondrá el trabajo del equipo ante los compañeros.
 Realice preguntas a los relatores y aclare dudas con el instructor
 Tome registro fotográfico de los cuadros sinópticos y de la participación de los relatores,
compañeros e instructor.
 Anexe el registro fotográfico de los cuadros sinópticos y de la participación de los relatores,
compañeros e instructor al portafolio de evidencias.

3.3.10 Actividad didáctica: Procedimiento Ventanilla Única - manual

 Conforme trinas (grupos de 3 aprendices) para desarrollar la simulación del procedimiento de

ventanilla única
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 Lea el documento PROCEDIMIENTO VENTANILLA ÚNICA (MANUAL) y el Anexo 11. Formato de

unidad de correspondencia; aclare dudas con el instructor.

Nota: para el desarrollo de esta actividad es necesario que fortalezca conocimientos de concepto y
de proceso visualizando los siguientes documentos: Recibo y despacho de documentos, ANEXO 13.
GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS y ANEXO 14. Recepción y Distribución de Documentos.

 Prepare al área de trabajo simulado en el ambiente de aprendizaje con los elementos de oficina
(cocedora, perforadora, saca ganchos, lapiceros, Formatos de registro de correspondencia
impresos, sellos manuales radicador, fechador y numerador) y equipos (computador, impresora,
escáner, software de escáner) facilitados por el instructor.
 Realice un video clip (Anexo 13 COMO CONSTRUIR UN VIDEO CLIP) siguiendo las instrucciones
establecidas en el procedimiento de ventanilla única manual.
 Utilice las comunicaciones oficiales elaboradas en la actividad 3.3.5 como recurso para la simulación
de radicación, registro y despacho de la unidad de correspondencia.
 Comparta su experiencia con los demás compañeros.
 Anexe el video clip al portafolio de evidencias.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Actividad Aplicativo ONBASE SENA Uso y aplicación

 Conforme binas (parejas)

 Lea los procedimientos de la unidad de correspondencia SENA que se encuentran en la plataforma
compromiso dando clic en los siguientes enlaces
- Procedimiento administración de comunicaciones oficiales recibidas y producidas por la
entidad: http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1584
- Procedimiento servicio de información – consulta y préstamo de documentos:
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=684
 Lea detenidamente el documento GD-G-001_Guia_de_Gestion_Documental_V02
 Preste atención y tome apuntes de la capacitación por parte del personal de recepción (unidad de
correspondencia) de la regional Guaviare, sobre la importancia y uso del aplicativo ONBASE SENA
 Realice preguntas al expositor y al instructor orientador del proceso.

Nota: con el fin de complementar conceptos, uso y aplicación del aplicativo ONBASE SENA ingrese a los
siguientes links: https://prezi.com/a_z1bjqwekhq/on-base-base-de-datos-sena/
http://onbasena.blogspot.com.co/2009/06/video-tutorial-cliente-web-onbase.html
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 Desarrolle la Actividad Práctica Ventanilla Única Automatizada en la unidad de correspondencia

del Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare, tenga en cuenta los
siguientes criterios de presentación del trabajo (portada, introducción, cuerpo del trabajo,
conclusiones, bibliografía) con los cuales se puede apoyar con la NTC 1486 Presentación de trabajos.
 Anexe el informe de la actividad práctica al portafolio de evidencias.

3.5 Ambiente de aprendizaje:

 Ambiente polivalente, con mesas para trabajo en equipo con sillas y mesas, condiciones ambientales
confortables para el trabajo con 35 aprendices, acceso a internet y equipos de cómputo.
 Unidad de correspondencia o ventanilla única (Recepción) con una silla ergonómica, escritorio,
equipo de cómputo, escáner, impresora, reloj radicador o impresora matriz de punto, sellos de
radicación, sistema de radicación, elementos de escritorio y papelería para procedimiento de
administración de comunicaciones oficiales.

3.6 Materiales

ítem Elemento Cantidad

1 Equipos de cómputo (portátil o de escritorio) 25

2 Reloj electrónico de radicación. 1

3 Sellos de radicación (numerador, fechador, sello de radicado, 3

almohadilla de tinta)
4 Fotocopias de planillas de registro de correspondencia 100

5 Marcador seco – caja 2

6 Marcador permanente – caja 1

7 Rollo papel kraf 1

8 Impresora de stiker 1

9 Rollo de impresora de sticker 3

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
EVIDENCIAS DE
CONOCIMIENTO: Un (1)
documento con las conclusiones
de la actividad de reflexión y las
fichas de metaplan con la
respuesta al cuestionamiento por
equipo.
Un (1) documento de la prueba
diagnóstica (evaluación escrita) y
la hoja de respuestas evaluada
de la prueba diagnóstica.
Un (1) documento (En normas
APA) con el cuestionario y
conclusiones sobre Programa de
Gestión Documental SENA.
Un (1) documento con el
organigrama del SENA y el
recuadro con las funciones de las
dependencias.
Un (1) cuadro comparativo sobre
equipos y mobiliario de la unidad
de correspondencia
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Criterios de Evaluación
Reflexiona y reconoce los
procedimientos de la unidad de
correspondencia y su
importancia en el acceso a la
información.
Reflexiona y reconoce los
procedimientos de la unidad de
correspondencia y su
importancia en el acceso a la
información.
Aplica el procedimiento, manual
o automatizado, para la
radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
Distribuye los documentos a las
dependencias encargadas del
trámite, de acuerdo con las
Tablas de Retención
Documental y las políticas de la
empresa.
Utiliza la papelería, elementos,
mobiliario y equipos requeridos
para la recepción y despacho de
documentos de acuerdo con el
manual de gestión documental
y las políticas de la organización.
Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Técnica: observación
sistemática
Instrumento: escala de
valoración
Técnica: foro de discusión
Instrumento: cuestionario
Instrumento: preguntas
Técnica: observación
sistemática
Instrumento: escala de
valoración
Técnica: observación directa
Instrumento: escala de
valoración
Técnica: observación
Instrumento: lista de chequeo
para valorar cuadros
comparativos
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Un (1) Registro fotográfico de las
historietas con su respectiva
valoración sobre Ergonomía en el
área de trabajo.
Nueve (9) comunicaciones
oficiales (Carta, Memorando,
Circular, Actas, Informes,
certificados, constancias, Sobres
comerciales, Mensajes
electrónicos) con su respectiva
lista de chequeo para valorar
comunicaciones oficiales.
Una (1) presentación en power
point que contenga los temas
expuestos sobre Gestión auxiliar
de la correspondencia y
paquetería
Un (1) Registro fotográfico de las
exposiciones y de la participación
de sus compañeros en la actividad
didáctica sobre gestión de la
unidad de correspondencia.
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Utiliza los elementos de
Técnica: tarea en ejecución
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad y salud Instrumento: rúbrica para
ocupacional durante el valorar historietas.
desempeño de sus funciones.
Analiza e interpreta la
información contenida en los
documentos recibidos, para el
respectivo registro aplicando las
normas lingüísticas.
Técnica: observación
sistemática
Verifica que los documentos
reúnan las condiciones para ser Instrumento: lista de chequeo
radicados, registrados y para valorar comunicaciones
oficiales
despachados, de acuerdo con el
manual de gestión documental,
las normas técnicas
colombianas para la elaboración
y presentación de documentos y
las de gestión de la calidad.
Conserva las copias
Técnica: observación directa
(Consecutivo de
Correspondencia Despachada) Instrumento: Rúbrica para
de los documentos enviados de valorar exposiciones.
acuerdo con las normas de la
Organización y la legislación
vigente.
Aplica técnicas de plegado y
Técnica: tarea en ejecución
embalaje para el despacho de
los documentos, de acuerdo con Instrumento: escala de
las normas técnicas y las de valoración
correo y mensajería.
Realiza el descargue de los
documentos trasladados a las
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Un (1) documento con la
respuesta al cuestionario sobre
solicitudes de acceso a la
información pública.
Un (1) ensayo sobre la directiva
CERO PAPEL ¿Cuál es la finalidad
de la directiva CERO PAPEL y por
qué? con normas APA
Un (1) Registro fotográfico de los
cuadros sinópticos y de la
participación de los relatores,
compañeros e instructor sobre el
ACUERDO 060 de 2001
Un (1) Video clip sobre la
simulación del procedimiento de
Ventanilla única manual
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dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
Realiza el seguimiento de las
Técnica: tarea en ejecución
comunicaciones recibidas,
teniendo en cuenta los registros Instrumento: escala de
de radicación y el manual de valoración
gestión documental.
Distribuye las copias de los
documentos despachados de Técnica: foro de discusión
acuerdo con las Tablas de
Retención Documental y las Instrumento: preguntas
normas internas.
Registra los documentos
internos y externos por Técnica: tarea en ejecución
despachar, aplicando el manual Instrumento: escala de
de gestión documental y la valoración
tecnología disponible.
Verifica que los documentos
recibidos reúnan las condiciones
para ser radicados de acuerdo
con el manual de gestión
documental y las normas
organizacionales.
Clasifica la documentación Técnica: Tarea en ejecución
recibida de acuerdo con el Instrumento: Rúbrica para
manual de gestión documental valorar video clip
y las normas organizacionales.
Radica los documentos para la
Organización, internos y
externos, utilizando el software,
las normas y la legislación
vigente.
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EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO:
Un (1) informe y registro
fotográfico de la actividad
práctica ONBASE SENA
Ventanilla Única
automatizada.
EVIDENCIAS DE PRODUCTO:
Un (1) portafolio de evidencias
del aprendiz físico y digital,
con las evidencias de la
presente guía de aprendizaje.
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Opera los equipos y programas
(aplicativo) para el recibo y
despacho de documentos
internos y externos de acuerdo
con el manual de usuario
Técnica: tarea en ejecución
Direcciona los documentos Instrumento: lista de chequeo
radicados de acuerdo con las para valorar actividad práctica
series establecidas en las Tablas
de Retención Documental y las
políticas de la organización.
Técnica: observación directa
Aplica los procedimientos, Instrumento: escala de
manuales o automatizados, la valoración para el informe
normativa vigente para la
recepción de los documentos de
acuerdo con el manual de
gestión documental y las
normas organizacionales.
Crea una carpeta denominada
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
DEL APRENDIZ identificando
Nombre del aprendiz, Programa
de formación, ficha del
programa y competencia.
Técnica: observación directa
Incluye las evidencias generadas
de las actividades de aprendizaje Instrumento: lista de chequeo
desarrolladas de la presente guía para valorar portafolio de
en el respectivo orden. evidencias
Cumple con las características de
calidad y autenticidad y se
muestran como resultado de un
proceso de formación
Profesional integral.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente,

siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con
su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un
número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)

competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos
o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
o permanencia en cada fase del archivo.
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Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Pavía, Sánchez, Inmaculada. Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa

(UF0518), IC Editorial, 2013. ProQuest Ebook Central, https://ebookcentral-proquest-
com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4184050.
 Programa de Gestión Documental SENA, 2017.
 Manual de correspondencia. https://es.slideshare.net/angela1985/manual-de-correspondencia-
sena
 Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual
se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá D.C., 30 de
octubre de 2001.
 Procedimiento información y consulta:
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=684
 Procedimiento administración:
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1584
 Mary Luz López Hernández, instructora de archivística. SENA, Regional Antioquia. 2003.
Fundamentos básicos de Administración Documental

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) William Fernando Porras Instructor de Formación 22-04-2017

Herrera Gestión Profesional
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GUÍA DE APRENDIZAJE

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Nancy Giannini Instructor FPI 21/05/2017 Ver observaciones en la lista
Velasco G19 de chequeo para verificar
Carvajal guía de aprendizajes y
observaciones en la presente
guía de aprendizaje.

William Instructor FPI 18/04/2018 Corrección de acuerdo a las

Fernando observaciones de la lista de
Porras Herrera chequeo para verificar guía
de aprendizaje