COD: GP-M-001

MANUAL DE VENTANILLA ÚNICA FECHA DE APROBACIÓN: XX-XX-XX

VERSIÓN: V1

ELABORADO POR: VERIFICADO POR: APROBADO POR: FECHA DE

BRILLYTH BELTRÁN CRISTIAN BRAVO. WILLIAM PORRAS APROBACIÓN:
HERRERA. CARGO: CARGO: GERENTE
CARGO: COORDINADOR DE GENERAL XX-XXX-XXXX
ADMINISTRADOR DE CALIDAD. FIRMA:
DOCUMENTOS. FIRMA: FECHA DE
FIRMA: APLICACIÓN:

XX-XXX-XXXX

1. OBJETIVO: Establecer la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y

normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones,
contribuyendo al desarrollo del programa de gestión documental e integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

2. CAMPO DE APLICACIÓN: Esta unidad debe ser adoptada, según la estructura orgánica de la
entidad, estableciendo unos parámetros para tramitar las comunicaciones internas y externas que tramite
la entidad.

3. LISTA DE MODIFICACIONES:

VER FECHA PAGINA DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES

1 XX-XXX-XXX N/A CREACIÓN

4. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

4.1 Ley 594 del 2000

4.2 Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012.
4.3 Acuerdo 060 de 2001

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.

 VENTANILLA ÚNICA: Es una herramienta que le permite realizar los trámites y servicios a los
clientes que requieren de este servicio, ahorra tiempo y obtiene un muy buen resultado eficaz y
oportuno.

 FOLIO: En archivo Folio se refiere a una cara de un documento.

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 ANEXO: Un anexo es algo que está unido o que hace parte de un soporte, en el cual algún documento
lo requiera por este motivo recibe el nombre de anexo.

 ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

 COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

 CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades,
a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.

 DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

 DOCUMENTO PUBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención.

 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.

 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de
radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.

 SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
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 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones,
a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las
específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

6. DESCRIPCIÓN:

De acuerdo con lo establecido en el acuerdo 060 de 2001, EMPOAGUAS ha creado ventanilla única
con el propósito de ofrecer mejores servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones.

RADICACIÓN: Asignación de un numero consecutivo a los documentos, de acuerdo a lo establecido

en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

POLÍTICAS.

 Horario de atención de 8:00am a 11:00 am y de 2:00pm a 5:00pm.

 La radicación será asignada consecutivamente sin repetir números.
 Las comunicaciones recibidas deberán estar selladas.
 Las comunicaciones deberán contar con sus firmas responsables.
 Las comunicaciones internas deben registrar sus códigos de dependencias.
 Contar con planillas, formatos para controlar documentos.
 No se radican documento de tipo personal.
 No se reservan números de radicación.
 Es responsabilidad del dueño del documento generar su gestión y tramite.
 Generar un consecutivo único para toda la empresa.
 Verificar folios y anexos.
 Todo documento recibido en ventanilla única debe ser abierto, con excepción de aquel mercado como
“confidencial o privado”.
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PROCESO DE RADICACIÓN, COMUNICACIONES RECIBIDA:

6.1 Las comunicaciones oficiales recibidas en la empresa, se verificará la competencia del documento para
identificar si contiene anexos y quien le dará tramite a esta.

6.2 Luego se realiza el proceso de radicación de la comunicación colocando el sello en la parte superior
del documento.
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6.3 Procedemos a diligenciar el sello, colocando n° consecutivo, fecha, hora, folios, anexo y dependencia.

 N° CONSECUTIVO: Es la numeración asignada a las comunicaciones oficiales para llevar un orden y

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evitar repetir números.

 FECHA: Se deja constancia de la fecha del día en que se recibió la comunicación, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
 HORA: Se deja constancia de la hora en que llego la comunicación a la empresa.
 FOLIOS: Verificar la cantidad de caras que contiene la documentación recibida.
 ANEXO: Observar los soportes que contiene la comunicación recibida.
 DEPENDENCIA: Es la encargada de la recepción, radicación y entrega de todas las comunicaciones
que se reciben y se generan en la empresa, también se encarga de tramitar la documentación.

6.4 Registramos en la planilla de comunicaciones oficiales recibidas para llevar un control de los
documentos que ingresan a la empresa.

6.5 Por último, se diligencia el registro de distribución para la entrega directa en las oficinas desnatarías.
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PROCESO DE RADICACIÓN, COMUNICACIONES ENVIADA:

6.6 La dependencia encargada de tramitar la comunicación recibida elabora el documento de respuesta en

original y máximo 2 copias.

6.7 De tal manera que se remite el original al destinatario.

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Destinatario. Recibido.

6.8 De manera que la primera copia de la comunicación será llevada a la serie respectiva de la oficina que
genera el documento o al destinatario que lo requiere.

6.9 La comunicación enviada se radica diligenciado el número de radicado igual para las
3comunicaciones, teniendo sus firmas responsables.
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6.10 Se diligencia el en registro de distribución de comunicaciones enviadas para la entrega directa

en oficinas o dependencias correspondientes.
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7. ANEXO:

 Formato de registro y radicación de comunicaciones recibida.

 Formato de registro y radicación de comunicaciones enviadas.
 Planilla de distribución de comunicaciones oficiales en dependencias u oficinas.
 Planilla comunicaciones oficiales recibidas.