15/5/2019 Capitulo 3. Prácticas Access.

Introducción a la informática

CAPÍTULO 3. DISEÑO DE CONSULTAS

En Access las tareas básicas de gestión de la base de datos las realizan las consultas.
Mediante las consultas podemos gestionar la información almacenada en la base de datos
de manera selectiva. Podremos seleccionar, actualizar, eliminar, añadir datos, etc.

Vamos a utilizar principalmente dos tipos de consultas:

Consultas de selección: Permiten seleccionar registros de una o más tablas. Son las
que se ejecutan de manera predeterminada por Access.

Consultas de acción: Permiten modificar datos de una o más tabla. Están diseñadas
para agregar, modificar o actualizar los datos contenidos en las tablas, o también
podremos crear nuevas tablas con los resultados obtenidos en la consulta. Las
consultas de acción se indican en Access mediante la adición del signo de admiración ¡
delante del nombre de la consulta. Es importante señalar que las modificaciones
efectuadas en las tablas por las consultas de acción no se pueden deshacer con la
orden Deshacer del menú de Edición. Las consultas de acción de clasifican en:

Consultas de Actualización. Permiten añadir datos, reemplazar los datos

existentes o eliminar algunos registros. Para deshacer los cambios realizados
deberemos ejecutar otra consulta que invierta los términos.
Consultas de Eliminación. Permiten eliminar algunos o todos los registros que
cumplen unas determinadas condiciones. Una consulta de eliminación solo
permite eliminar registros completos, no los datos de campos específicos.

Creación de una consulta.

Abriremos la consulta. Teclearemos el botón Nuevo de la ficha consulta de la
ventana Base de datos.
Seleccionaremos la opción Vista diseño.
Agregaremos las tablas que contengan la información que deseamos gestionar.
Agregaremos los campos de las tablas seleccionadas.
Si no estuvieran definidas, estableceríamos las relaciones entre las tablas agregadas.
Estableceríamos los criterios o condiciones de selección de registros, el orden de
clasificación de los registros y las condiciones de visualización de los campos.
Guardar la consulta con el nombre deseado.

Añadir un campo calculado.

Al crear una consulta se pueden añadir campos calculados utilizando una expresión que
haga referencia a datos de uno o más campos de tablas agregadas a la consulta.
Deberemos introducir la expresión del campo calculado en una celda vacía de la fila
Campo, y cambiar el nombre del campo si lo deseamos, ya que Access automáticamente
le asignará el rótulo "Expr1".

Iniciación a las expresiones.

Las expresiones son muy importantes dentro de Access, se utilizan para:

Especificar criterios en las consultas.

Definir reglas de validación o valores predeterminados.
Definir el contenido de controles calculados en informes y formularios.
Realizar cálculos.
Una expresión es una combinación de símbolos que generan un resultado. Por ejemplo la
expresión :

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SUM([Cantidad]*[Precio unidad])*0.90+[Gastos de envío]

Está formada por los siguientes elementos:

Una función: SUM

Tres identificadores: Cantidad, Precio Unidad y Gastos de envío
Dos operadores: * y +.
Un valor literal: 0.90.

Los elementos que intervienen en una expresión se llaman argumentos.

Los elementos sobre los que intervienen los operadores se denominan operandos.

Introducción de expresiones.

Microsoft Access proporciona una utilidad denominada Generador de expresiones, que

permite escribir una expresión haciendo uso de las herramientas ofrecidas.

Pasemos a una breve descripción de los elementos de una expresión.

Los operadores describen el tipo de acción que deben realizarse o cómo deben
compararse los valores. Se agrupan en cinco tipos:

Aritméticos. Realizan cálculos matemáticos con números.

Operadores de concatenación. Actúan sobre cadenas de texto o caracteres.
Es el ampersan
y se utiliza para unir cadenas de caracteres.
Operadores de comparación. Se utilizan para comparar valores o expresiones.
Operadores lógicos. Compraran valores dando un resultado verdadero o falso
fruto de la comparación.

Otros operadores:

! Se utiliza en un identificador para separar los elementos; precede al nombre de

un objeto definido por el usuario, como un formulario, un informe, un control o
un campo. Puede ser reemplazado por un paréntesis y unas comillas (" ").

. (el punto) Se utiliza en un identificador para separar los elementos; precede al

nombre de un objeto o propiedad definido por Access.

........ Los identificadores se utilizan en una expresión para hacer referencia al

valor de un campo, control o propiedad de un formulario o informe.

Una función realiza algún cálculo sobre los datos que se introducen como
argumentos, y devuelve el valor de esos cálculos. Se agrupan en funciones
matemáticas, financieras, de fecha y hora, lógicas, etc.

Los literales son valores (un número, una cadena o una fecha) que Access
evalúa tal como se indica en la expresión. Estos literales deben ir encerrados
entre delimitadores, los más usuales son los siguientes:

Los números carecen de símbolos delimitadores.

Las cadenas de texto deben ir encerradas entre comillas ( " " ).
Las fechas y horas deben ir encerrados por el símbolo #.

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Una constante representa un valor numérico o un valor de cadena que

permanece inalterable.

Introducción de criterios en una consulta.

Los criterios son instrucciones donde se indica a Access que registros debe mostrar. Los
criterios o condiciones pueden introducirse en uno o varios campos de una consulta. Para
establecer estos criterios haremos uso de las expresiones.

Ejercicios.

Realizaremos a continuación una consultas: Listado de ingresos.

Consulta Listado de ingresos.Vista Hoja de datos.

Pacientes Fecha de Médico
Nombre Ed Diagnóstico Nombre Especialidad
Apellidos ingreso Apellidos
Bartolomé Martí Medicina
Isabel 13 23/05/2006 Fiebres altas Procopio
Sesma Jiménez General
García Insuficiencia Sánchez Análisis
Isabel 13 8/06/2006 María Rosa
Martínez renal Navarro Clínicos
García Samaniego
Víctor 62 1/02/2006 Neumonía. Manuel Pediatría
Montoya Muñoz
García Sánchez Análisis
Víctor 62 10/02/2006 Gastroenteritis María Rosa
Montoya Navarro Clínicos
García Valcárcel
Víctor 62 13/02/2006 Infarto Francisco Intensivos
Montoya Ortega
García Samaniego
Víctor 63 30/08/2004 Gastroenteritis Gumersindo Pediatría
Montoya Muñoz
Pérez Martí Medicina
Juan 41 3/03/2006 Infarto Procopio
Cayuela Jiménez General
Pérez Valcárcel
Juan 42 30/03/2006 Gastroenteritis Francisco Intensivos
Cayuela Collazos
Pérez Insuficiencia Sánchez Análisis
Juan 42 12/04/2006 María Rosa
Cayuela renal Navarro Clínicos
Pérez José Martí Medicina
50 1/02/2006 Neumonía Procopio
Gómez Antonio Jiménez General
Pérez José Valcárcel
50 11/11/2006 Infarto Francisco Intensivos
Gómez Antonio Ortega
Pérez Valcárcel
José 51 21/11/2006 Neumonía Francisco Intensivos
Gómez Ortega
Velasco Ana Insuficiencia Sánchez Análisis
27 12/04/2006 María Rosa
Sánchez María renal Navarro Clínicos
Velasco Ana Valcárcel
27 8/06/2004 Gastroenteritis Francisco Intensivos
Sánchez María Ortega
Velasco Ana Martí Medicina
28 11/11/2006 Gastroenteritis Procopio
Sánchez María Jiménez General

https://www.um.es/docencia/barzana/PRACTICAS/Access/access3.html 3/4
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