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CUADRO 7.1._DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA
EFICIENCIA EFICACIA
NIVELES:
Administración de cúpula,
Definición de objetivos,
Planeación,
Institucional Organización, Directores
………………………………………….. Dirección y control …………………………………………………….
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FIGURA 7.2._las dos terminales de comunicación de cada cargo
Superior
RESPONSABILIDAD
AUTORIDAD
Subordinado
Directores
Nivel institucional Gerentes
……………………………………………………………….. …………………………
Jefes ADMINISTRACION
Nivel intermedio
……………………………………………………………………………………………………………
Supervisores
Nivel operativo
…………………………………………………………………………………………………………
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FIGURA 7.4._ AREA DE AUTORIDAD EN FUNCION DE NIVEL JERARQUICO
AREA
DIRECTOR
DE
………………………………………………………………………………………………………
AUTORIDAD
GERENTE
………………………………………………………………………………………………………
SUPERVISOR
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FIGURA 7.5._EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN ALTA Y ORGANIZACIÓN APLANADA:
ORGANIZACIÓN
“ALTA”
ORGANIZACIÓN
“APLANADA”
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FIGURA 7.6 organización centralizada y organización descentralizada
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
CENTRALIZADA DESCENTRALIZADA
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FIGURA 7.7._funciones del administrador como proceso secuencial
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TABLA 7.1.- PROCESO ADMINISTRATIVO SEGÚN LOS DIVERSOS AUTORES CLASICOS
Y NEOCLASICOS:
KOONTZ Y
FAYOL URWINCK GLULICK O´DONNELL NEWMAN DALE
Investigación
Prever Prevención Planeación Planeación Planeación Planeación
Planeación
Administración Designación
Ordenar Mando de personal de personal Liderazgo Dirección
Coordinar Coordinación Dirección Dirección
coordinación
Información
Controlar Control presupuesto Control Control Control
PLANEACION
CONTROL ORGANIZACION
DIRECCION
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FIGURA 7.10._PROCESO ADMINISTRATIVO: INTERACCION DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
PLANEACION
CONTROL ORGANIZACIO
N
DIRECCION
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FIGURA 7.11.- las cuatro funciones administrativas
PLANEACION
Formular objetivos y
determinar medios para
alcanzarlos.
RECURSOS DESEMPEÑO
Humanos CONTROL ORGANIZACIÓN Objetivos
Financieros Monitorear las Diseñar el trabajo, Productos
Materiales actividades y corregir asignar los recursos y Servicios
Tecnológicos los desvíos. coordinar las Eficiencia
Información actividades. Eficacia
DIRECCION
Designar personas, dirigir
sus actividades,
motivarlas, liderarlas y
comunicarles.
Planeación Futuro
Donde A donde
estamos Planes pretendemos
llegar
Situación Objetivos
actual Presentación por
conseguir
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FIGURA 7.13.- desglose de los objetivos
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Establecimiento de los objetivos organizacionales.
POLITICAS
Disposición de los objetivos como guías para la acción.
DIRECTRICES
Líneas básicas y genéricas de la acción.
METAS
Objetivos por alcanzar a corto plazo en cada órgano.
AMPLITUD
PROGRAMAS
Actividades necesarias para lograr cada meta.
PROCEDIMIENTOS
Modos de ejecución de cada programa.
METODOS
Planes para la ejecución de tareas.
NORMAS
Reglas para cada procedimiento.
MENOR ESPECIALIZACION MAYOR
PLANEAR
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FIGURA 7.15.- los cuatro tipos de planes
Métodos de trabajo
Relacionados o ejecución
con Procedimientos representados por
Métodos flujo gramas
Relacionados Ingresos/gastos
con Presupuesto en
Dinero Determinado
periodo
TIPOS
DE
PLANES Correlación
Relacionados Programas tiempo-actividad
con O (agendas)
Comportamientos Programaciones representados por
cronogramas.
Cómo deben
Relacionados Reglas comportarse las
con O personas en
Métodos Reglamentos determinadas
situaciones.
ORGANIZAR
DIRIGIR
CONTROLAR
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FIGURA 7.19.- las cuatro fases del control
Establecimiento
De
Estándares
Acción Observación
Correctiva De
Desempeño
Comparación del
desempeño con el
estándar establecido.
Comparación
Formulación Establecimiento Medición Del Acción
De De De Desempeño Correctiva,
Objetivos Estándares Desempeño Con los Si es
Estándares Necesaria
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TABLA 7.5.- enfoques prescriptivo y normativo de la teoría
administrativa
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FIGURA 8.1.- FUNCIONES BASICAS DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL DE UNA EMPRESA
PEQUEÑA
Gerencia
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FIGURA 8.3.- FUNCIONES DEL ORGANO DEL STAFF
Mando Recomendación
Tipo de actividad Acción Alternativas
Trabajo de campo Trabajo de gabinete
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FIGURA 8.5.- CUADRO COMPARATIVO ENTRE LA ORGANIZACIÓN LÍNEAL Y LA LÌNEA
STAFF
ORGANIZACIÓN LÍNEAL
L L L L
LÍNEA STAFF
S S
L L L L
S S
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FIGURA 8.7.- diferentes tipos de comisiones
Dirigir la empresa o
Administración áreas de manera Comité directivo
Múltiple diferente, pero sin y comisión de
modificar la estructura planeación
organizacional
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FIGURA 9.1.- el proceso escalar: especialización vertical con
Desdoblamiento de los niveles jerárquicos.
A
A B C D E F A
B C D
B C D E F
E F
Etapa 1 Etapa 2
(1 departamento) (4 departamentos)
A+B+C+D A B C D
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FIGURA 9.3.- la especialización vertical y horizontal
EMPLEADO
Produce
Operario Operario
DIRECCIÓN
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FIGURA 9.5.- el desdoblamiento de la tarea total
FUNCIONES
A B C D
1 A1 B1 C1 D1
NIVELES
JERÁRQUICOS
2 A2 B2 C2 D2
3 A3 B3 C3 D3
4 A4 B4 C4 D4
DIRECTOR
A1 A B1 B4 C1 C4 D1 D1
4
A2 A3 B2 B3 C2 C3 D1 D1
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FIGURA 9.7.- LAS DIFERENTES DENOMINACIONES DE LOS MISMOS DEPARTAMENTOS
DIRECCIÓN
DIRECTOR
A1 A B1 B4 C1 C4 D1 D1
4
A2 A3 B2 B3 C2 C3 D1 D1
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FIGURA 9.9.- DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS EN LOS NIVELES DE
DIVISIÓN Y DE DEPARTAMENTO
DIRECTOR
Departamento Departamento
de de
antibióticos insecticidas
ORGANIZACIÓN
“APLANADA”
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FIGURA 9.11.- divisionalización descentralizada por líneas de productos
DIRECCIÓN
Departamentos Departamentos
DIVISIÓN DE
OPERACIONES
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FIGURA 9.13.- agrupamiento por clientela en una tienda
DIVISIÓN DE
VENTAS
ORGANIZACIÓN
“APLANADA”
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Cuadro 9.1.- las características principales de la estructura
funcional y De la estructura por proyectos
PRESIDENCIA
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9.1.- características, ventajas y desventajas de los diferentes
Tipos de departamentalización
TIPOS DE
DEPARTAMEN CARACTERISTICAS VENTAJAS DESVENTAJAS
TALIZACION
Agrupación por actividades Mayor utilización de personas Pequeña cooperación
o funciones principales. especializadas y recursos. interdepartamental.
POR División del trabajo interno Adecuada para actividad Contraindicada en
FUNCIONES por especialidad. continua, rutinaria y establecida circunstancias ambientales
Auto orientación, a largo plazo. imprevisibles y susceptibles al
introversión. cambio
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Figura 10.1 El proceso participativo y democrático de la APO
REALIDAD OBJETIVO
Situación
Situación Proceso de desempeño deseable
actual
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Figura 10.3 El ciclo continuo de la APO
Establecimient
o de los
objetivos
globales de la
empresa
Elaboración de
la planeación
estratégica
Establecimiento
de los objetivos
departamentales
para el año
Evaluación de los
resultados Elaboración
alcanzados en del plan
comparación con táctico del
los objetivos departament
departamentales o
Revisión de los
planes o Desdoblamiento
alteración de los del plan táctico
objetivos en planes
departamentales operacionales
Evaluación de los
resultados
alcanzados en
comparación con los
objetivos
departamentales
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FIGURA 10.4.- LA JERARQUIA DE OBKETIVOS
OBJETIVOS
Aumento de la Reducción de DEPARTAMENTALES
facturación costos
OBJETIVOS
Utilización eficiente Adquisición de OPERACIONALES
de los recursos recursos
actuales adicionales
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FIGURA 10.5.- EL MODELO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE STEINER
Estudios de
planeación
Finalidad de
la
organización
Planeación
estratégica
Planeación
Valores y táctica Planeación
principios de operacional
la Organización
Programa a Programas a para Revisión y
organización Misión de la
mediano corto plazo. implementar evaluación de
empresa.
plazo. los planes los planes
Objetivos a Metas
Evaluación de Subobjetivos.
largo plazo.
las procedimient
oportunidade Políticas subopoliticas os
s y amenazas básicas
externas y de
los puntos
fuertes y
débiles de la
organización
Pruebas de
viabilidad
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Formulación de
los objetivos
organizacionales
Formulación de
alternativas
estratégicas
¿Qué hacer?
¿Cómo compatibilizar las variables involucradas?
AMENAZAS OPORTUNIDADES
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PRODUCTO
ACTUAL NUEVO
Penetración el Desenvolvimiento de
actual mercado nuevos productos
Planes tácticos
Planes
Operacionales
Planeación de
nuevos procesos
Planeación y
Desarrollo
producto/mercado
Planes Objetivos
PLANEACIÓN detallados Departamenta
ESTRATÉGICA les de cada
gerente
Planeación y
Desarrollo de
Recursos
Planeación de
Operaciones
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Planes tácticos Planes Operacionales
Plan de
Planeación de
reducciones
nuevos procesos
Plan de
integraciones
Plan de
Diversificaciones
Planeación y Plan de
investigación y
Desarrollo
desarrollo
producto/merca
do
Plan de fusiones y
adquisiones
Alcance de
Planeación
Objetivos
Estratégica
Departamentales
Plan de Recursos
Humanos
Plan de
Planeación y materiales
Desarrollo de
Recursos
Plan de
facilidades
Plan de Flujos de
fondo
Plan de
Mercadotecnia
Planeación de
Plan de
Operaciones
fabricación
Plan de utilidades
a corto plazo
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Planes
estratégicos de
la empresa
Evaluación y
Planes tácticos
control de los
resultados de la Empresa
Revisión en la estructura
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de la organización
Evaluación periódica
acumulativa de los resultados Retroacción de resultados Nuevos
de los subordinados contra periódicos contra plazos datos
objetivos intermedios. 5
6 5
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NECESIDADES NECESIDADES ETAPAS DEL PROGRAMA DE
DE LA EMPRESA DEL EJECUTIVO DESARROLLO DE EJECUTIVOS
Establecer metas para alcanzar *Díganme lo que esperan de Planes de Objetivos Anuales
los objetivos del negocio mi Planes de Objetivos
Individuales
Obtener la mejor utilización de *Denme oportunidad de Planeación de la Organización
los recursos humanos hacerlo Remoción de Barreras de
eficiencia
Orientar los recursos humanos *Díganme como estoy yendo Evaluación del Desempleo
para alcanzar la eficiencia
Cuadro 10.4
Beneficios y problemas de la APO
Aumento de motivación del personal Enfoque sobre resultados mas fácilmente medibles
que sobre resultados mas importantes
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Cuadro 10.5
La transición del estilo administrativo a partir de la APO
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