Sunteți pe pagina 1din 8

Dumitru Alina-Roxana

Modul 1

Tema 1
Documentare privind reguli de elaborare a organigramelor.
Înainte de a vorbi despre regulile care trebuiesc îndeplinite pentru elaborarea unei organigrame
care să reflecte realitatea cu care se confruntă organizația, trebuie, mai întâi, să discutăm despre
conceptul de „organigramă” și implicațiile acestuia.
Conform Dicționarului Explicativ al Limbii Române, organigrama cunoaște trei abordări: cea
de redare schematică (grafică) în toate detaliile a organizării, a subordonării și a legăturilor dintre
compartimente din cadrul unei întreprinderi sau al unei instituții, cea de reprezentare grafică a
unui algoritm și cea de diagramă logică1. În cazul de față, prima abordare este cea care ne
interesează cel mai mult, organigrama clasificându-se în funcție de mai multe criterii:
a) După sfera de cuprindere, in: organigrame generale sau de ansamblu (în care se reprezintă
grafic structura organizatorică a întregii unități economico-sociale) și organigrame parțiale (care
reflectă detaliat un compartiment sau o grupă de compartimente ale structurii organizatorice
respective);
b) După modul de ordonare a componentelor structurii organizatorice, în: organigrame
piramidale (ordonate de sus în jos), organigrame ordonate de la stânga la dreapta, organigrame
circulare, organigrame în „lambda”, organigrame în „steag” etc.2
De asemenea, organigrama se află în relație strânsă cu structura de conducere, reprezentarea
grafică a structurii de conducere fiind denumita organigramă. In stabilirea organigramei
trebuie ţinut cont de particularităţile intreprinderii, de obiectivele ei, de dezvoltarea in perspectivă,
de acceptarea delegării de autoritate. Fiind o reprezentare grafică, in construirea organigramei se
folosesc simboluri figurative, literale, numerice şi cromatice.
Organigrama, ca reprezentare grafică a structurii de conducere a unei intreprinderi are ca
obiectiv punerea in evidenţă a:
- funcţiilor, a intinderii lor şi a repartizării intre diferite servicii operaționale a funcțiilor;
- responsabilităţilor serviciilor cu nivelul lor ierarhic, numele şi intinderea autorităţii;
- relaţiilor (legăturilor) serviciilor care pot fi ierarhice sau funcţionale.

1
Conform Dicționarului Explicativ al Limbii Romane.
2
www.rubinian.com

1
Dumitru Alina-Roxana

În elaborarea organigramelor trebuie să se ţină cont de următoarele aspecte:

1. Primul aspect se referă la faptul că o organigramă cu cât este mai completă cu atât va
furniza informaţii mai multe despre componentele pe care le reprezintă, devine mai utilă pentru
specialişti.
2. Cel de al doilea aspect evidenţiază dificultăţi sporite pentru nespecialişti în formarea unei
viziuni de ansamblu asupra modului de structurare a activităţilor în unitatea economică. În
consecinţă se impune o analiză judicioasă a elementelor componente ce urmează a fi cuprinse
într-o organigramă de ansamblu astfel încât ea să-şi îndeplinească funcţiile pentru care a fost
elaborată.
În elaborarea organigramei se apelează la sistemul de coordonate rectangulare, pe abscisă se
ordonează funcţiunile unităţii, reprezentate prin birouri, compartimente şi / sau posturi, iar pe
ordonată ierarhia acestora.
In funcție de modul lor de construcţie, organigramele pot fi rectangulare (verticale sau
orizontale) şi circulare.
Organigrama rectangulară verticală este o construcţie grafică in care nivelurile ierarhice
sunt ordonate de sus in jos, iar legăturile ierarhice sunt redate prin linii continue.

Organigramele verticale in raport de numărul de subordonaţi ce revin unui conducător pot fi:
organigrame de tip grilă și organigrame de tip evantai.
Organigramele de tip grilă constau in faptul că managerul are un număr mare de subordonaţi şi
un număr minim de numai două niveluri ierarhice.

2
Dumitru Alina-Roxana

Organigramele de tip evantai se caracterizează prin aceea că managerului ii revin un număr


mic de subordonaţi, iar numărul nivelurilor ierarhice este mai mare de două.

Organigrama orizontală, deşi nu este răspandită, prezintă următoarele avantaje faţă


de reprezentarea verticală:
- respectă sensul normal de scriere şi citire de la stanga la dreapta;
- ilustrează clar diferitele niveluri de organizare;
- indică lungimea relativă a competenţei ierarhice;
- este mai simplă şi mai compactă, redand sugestiv complexitatea structurii deconducere.
Nivelurile ierarhice ale acestui tip de organigramă sunt ordonate de la stanga la dreapta in
sensul descrescător al importanţei lor.

3
Dumitru Alina-Roxana

Organigrama circulară nu prezintă avantaje deosebite fiind incomodă sub toate aspectele.
Se poate utiliza in mod deosebit pentru intreprinderile cu un grad mic de organizare.

Observând tipurile de organigrame prezente mai sus și modul în care au fost concepute putem
spune ca organigramele sunt elaborate după următoarele reguli:
a) mărimile dreptunghiurilor si grosimile contururilor acestora se corelează cu obiectul,
sarcinile, autoritatea și responsabilitatea implicate, cu alte cuvinte patrulaterele pentru servicii
trebuie să fie mai mari și cu contururile mai groase decât cele pentru birouri etc.;
b) situarea în organigramă a dreptunghiurilor și liniilor trebuie să reflecte raportul de
subordonare ierarhică, toate posturile și compartimentele care alcătuiesc un nivel ierarhic
înscriindu-se pe aceeași orizontală.
b) c) în deptunghiul corespunzător fiecărui compartiment este necesar să se indice numărul
totalal componenților, din care: persoane de conducere și personal de execuție;
d) organigramele complexe, îndeosebi cele care exprimă mai multe tipuri de relații
organizatorice, trebuie să cuprindă legende cu semnificația simbolurilor utilizate;
e) într-unul din colțurile din dreapta ale organigramei, într-o casetă, se înscriu principalele
informații de ansamblu asupra structurii organizatorice.

4
Dumitru Alina-Roxana

Principala funcţie a organigramei este aceea de instrument de informare, de analiză şi


cercetare. Pentru aceasta trebuie să respecte următoarele regului:

1. Compartimentele şi posturile de conducere se reprezintă grafic prin dreptunghiuri a


căror mărime şi grosime a liniilor trebuie corelată cu importanţa obiectivelor, autorităţii şi
responsabilităţii postului sau compartimentului.
2. Relaţiile organizatorice apar pe suprafaţa organigramei ca o reţea de vectori, fiecare
având originea într-un post superior iar săgeata într-un post subordonat.
3. Posturile şi compartimentele ce alcătuiesc un nivel ierarhic sunt distribuite pe acelaşi
nivel indiferent de importanţa lor în realizarea obiectivelor generale ale unităţii economice.

Alte regulile de elaborare a organigramelor sunt:


a) Fiecare post de conducere sau compartiment va fi reprezentat prin intermediul unei căsuţe
dreptunghiulare.
b) Mărimea dreptunghiurilor trebuie să reflecte importanţa obiectivelor, a sarcinilor şi a
responsabilităţilor implicate.
c) De exemplu: serviciile vor fi illustrate prin dreptunghiuri mai mari decat cele prin care se
vor reprezenta birourile.
d) Dreptunghiurile vor fi plasate astfel încat să reflecte nivelurile ierarhice de subordonare.
Toate posturile şi compartimentele aflate pe aceeaşi distanţă de conducerea agenţiei.
e) Dreptunghiurile reprezentând posturile sau compartimentele vor vor fi legate prin linii:
- cele de pe vertical ilustrează relaţiile de subordonare;
- cele de pe orizontală ilustrează relaţiile de colaborare pe acelaşi nivel ierarhic.
f) Pentru fiecare compartiment, trebuie să se specific numărul total de personae, precum si
numărul de personae cu funcţii de conducere şi de persoane cu funcţii de execuţie.
g) Suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie să fie sufficient de mare pentru a
nu diviza graficul.
Un exemplu de reguli de elaborare a organigramelor este reprezentat de activitatea de
planificare structurală și managementul organizației în unitățile Ministerului Afacerilor Interne.
Potrivit art. 7, la elaborarea proiectului organigramei se ține seama de următoarele reguli de
structură:

5
Dumitru Alina-Roxana

a) Reprezentarea structurilor organizatorice se face prin dreptunghiuri unite prin linii care
reflectă legăturile organizatorice;
b) Mărimea dreptunghiurilor și grosimile contururilor acestora se corelează cu obiectul,
sarcinile, autoritatea și responsabilitățile implicate;
c) Situarea în organigramă a dreptunghiurilor și a liniilor trebuie să reflecte raportul de
subordonare ierarhică, posturile și compartimentele care alcătuiesc un nivel ierarhic, înscriindu-
se, de regulă, pe aceeași orizontală;
d) În organigramele cu cifre, sub dreptunghiul corespunzător fiecărei structure, se înscriu
numărul posturilor pe categorii, precum și totalul acestora, în colțul din dreapta al organigramei,
într-o casetă, se înscriu numărul de posturi al unității/structurii pe categorii de personal și număr
total, precum și numărul posturilor de conducere și primul reprezentat de acestea din totalul de
număr de posturi; se pot înscrie și alte informații de ansamblu asupra structurii organizatorice;
e) În organigramele cu grad mare de complexitate care exprimă mai multe tipuri de relații
organizatorice se pot înscrie legende cu semnificația simbolurilor utilizate.

Astfel, elaborarea organigramelor, respectând principalele reguli precizate mai sus va asigura o utilitate
sporită a acestora în activitatea de analiză a structurii organizatorice din diverse companii, fiecare
companie va avea o organigramă pe care o va întocmi în funcţie de structura organizatorică aleasă.

Exemple de organigrame:
1. Dacia group Renault

6
Dumitru Alina-Roxana

Surse bibliografice
1. Nicolescu, O. Verboncu I.- Management, Ed. Economică, Bucureşti, 1999;
2. R. Doagă, Categoria de funcţiune a întreprinderii în teoria şi practica organizării,
Revista Economică nr. 5/1976;
3. www.legea5.ro.

7
Dumitru Alina-Roxana