Propuesta De Mejoramiento De Los Procesos De Venta Y Despacho De

Productos De La Empresa Surtiaceites Espinosa & Cía. S. en C.

Carolina Arias Moreno
Caroarias04@hotmail.com
Santiago Palomino Ríos
Santiagop91@hotmail.com

Directora:
María Lourdes Becerra Cano

Resumen

El principal objetivo de este trabajo de grado, fue proponer un mejoramiento de los procesos de
venta y despacho de productos en la empresa SURTIACEITES S.A, ubicada en el municipio de
Santiago de Cali. Para alcanzar este objetivo, se hizo una recolección, clasificación y disposición
actual de la empresa, evaluando sus procesos y limitaciones y estimando los costos en los que ha
incurrido por la falta de orden en la toma, despacho y entrega final de pedidos. Este estudio es
descriptivo explicativo se basó en fuentes primarias como fue el personal de la empresa al cual se
llegó a través de observación directa de los procesos y con el conocimiento de los trabajadores
involucrados en las áreas de estudio. De igual forma, se usaron fuentes secundarias como la
consulta de libros de referencia con la que se destacan autores como Ronald Ballou, James
Harrington, entre otros; con información destacada para el estudio y desarrollo del proyecto.
Los principales resultados del estudio muestran que el problema central es el proceso de venta
y despacho donde las principales causas son almacenamiento, transporte, gestión de inventarios y
planificación que se resuelven con las 5Ss, just in time, kanban, estandarización de pedidos y TIC
dándole orden y control a dichos procesos. En términos generales se logran mejoras importantes
en las condiciones laborales de los trabajadores vinculados en las áreas de la bodega, así como una
adecuada recolección, clasificación y disposición final de la venta y despacho de los productos lo
que permitiría reducir de forma significativa el volumen de errores en cuanto a los despachos. Hubo
algunas limitaciones en cuanto a la toma de datos en el área de ventas ya que la empresa mantiene
un estricto manejo de información.

Introducción
La logística es un tema de gran importancia para las empresas en general y en particular para
las comercializadoras porque se constituye en su proceso clave, mediante el cual se pueden entregar
de manera oportuna los productos a los clientes bajo las condiciones exigidas por ellos que depende
de cómo esas condiciones se trasforman en requerimientos a los proveedores.
El caso de estudio es una empresa dedicada a la compra y venta de aceites para todo el mercado
industrial agrícola, metalmecánica y automotriz en el Valle del Cauca ubicada en Acopi Yumbo.
Para mantener la confiabilidad y fidelidad de proveedores se identificó una problemática
relacionada con el manejo de las ventas y distribución del producto, los procesos tanto en el área
de compras como en el de ventas, incurren en costos extras sin necesidad, originados por el mal
manejo de los recursos tecnológicos, el incumplimiento del protocolo del proceso de un pedido y
la mala capacitación de los involucrados en dicho procedimiento.

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 Este proyecto de grado realizó una propuesta de mejoramiento y optimización de la logística de
pedidos y entregas que permitió estandarizar los procesos de logística interna de los productos y
de esta forma mantener los proveedores y a los clientes.
Este proyecto consta de ocho capítulos los cuales son: generalidades del contexto y el problema,
el marco referencial, la descripción de los procesos de venta y despachos, la evaluación de dichos
procesos, el desarrollo de las acciones de mejoramiento, el beneficio costo y las conclusiones y
recomendaciones.

1. Marco teórico conceptual

Para Ballou (2014), la logística de distribución de pedidos en la empresa consiste en determinar

el método más efectivo que conlleve a una buena distribución de pedidos. Es importante tener en
cuenta la forma en la cual se toman los pedidos y la forma en que se reciben dentro de la empresa.
Se debe de realizar un análisis de información acerca del volumen de venta para poder conocer
cuáles son los productos que tienen más demanda y así mismo tener en stock, que a futuro no haya
inconvenientes a la hora de despachar una gran cantidad o generar un sobrecosto. Cuando existen
demasiados pedidos en una empresa se deben agrupar por pedidos similares para tener mayor
facilidad en el control, información y distribución. Además, se deben de agrupar dependiendo de
la importancia de entrega del producto. También se debe de tener una buena gestión de parte de los
vendedores porque hace que varias áreas trabajen conjuntamente entre si y generen una buena labor
(Ballou, 2004). Por lo tanto el mejoramiento de los procesos se requiere para orientar la propuesta
de solución. Se entiende por mejoramiento de procesos cualquier actividad o grupo de actividades
que emplee un insumo, le agregue valor y suministre un producto a un cliente externo o interno
(Harrington, 2004). Para un mejoramiento continuo se deben seguir los siguientes pasos:
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a
mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado
al cual pertenece la organización, por otra parte, las organizaciones deben analizar los procesos
utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como
resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del
mercado y hasta llegar a ser líderes (Harrington, 2004).
Sin embargo, esto no es suficiente y los autores reconocen que la estandarización de procesos
es vital para el crecimiento de la empresa, lo importante es llevarla a cabo de una manera adecuada
a las necesidades. Un proceso que mantiene las mismas condiciones produce los mismos
resultados. Por tanto, si se desea obtener los resultados esperados consistentemente, es necesario
estandarizar las condiciones, incluyendo materiales, maquinaria y equipo, métodos,
procedimientos y el conocimiento y habilidad de la gente, así mismo todas las actividades que
tienen sus entradas (información, materiales, subproductos) y las convierte en salidas ( productos
o servicios), por lo tanto esto permite tener un criterio único a la hora de ejecutar y tomar decisiones
en los procesos, de facilitar la inducción y capacitación de empleados y de mantener y mejorar la
calidad de nuestros productos y servicios (Rodríguez Martínez, 2006).

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 2. Resultados

La empresa Surtiaceites Espinosa lleva más de 20 años en el mercado siendo distribuidores de

grasas y lubricantes para el sector automotriz e industrial, cuenta con servicios especiales de
asesoría externa, acompañamiento post venta, apoyo en campo y capacitación técnica
El proceso de venta se realiza llamando al cliente, si el cliente es un cliente nuevo se ingresa la
información al sistema se toma el pedido si este está completo se pasa a facturación y finaliza en
logística de despacho, si el cliente no es nuevo simplemente se le toma el pedido, se factura y pasa
a logística de despacho. Los recursos que intervienen en el proceso de venta son el jefe de ventas,
jefe de cartera y auxiliar de facturación con sus respectivos perfiles y funciones.
El proceso de despacho se inicia con el alistamiento de pedidos, si el pedido está completo se
procede a la planeación de ruta de despacho, y finalmente al cliente final, si el pedido no está
completo se hace el envío parcial, también se muestra los recursos que intervienes en el proceso de
despacho son los jefes de despacho y el jefe de logística con sus respectivas funciones y perfiles.
Para evaluar los procesos de venta y despacho de productos se realizó recolección de datos, se
obtuvo los porcentajes de devoluciones por mes y zona en factura en ruta de entrega siendo la zona
urbana la que más presenta más devoluciones así como también en donde se presenta la mayoría
de las ventas por ende la mayoría de gastos en viáticos. También se hizo análisis de brechas por
medio de una lista de chequeo con respecto a cuatro actividades de la empresa, esta lista se
construyó con base a la teoría y permitió identificar las brechas más significativas de la empresa
en gestión de inventarios y planeación. De acuerdo a las debilidades encontradas se construyó un
diagrama de Ishikawa con las causas del problema de devoluciones presentes en la empresa.
Las acciones que se deben realizar para combatir las causas del problema son herramientas como
las 5s, Just in time, kanban, estandarización de pedidos y TIC.
Los beneficios cualitativos en este proyecto fueron proporcionar mejores condiciones de orden
en las actividades, disminuir el doble trabajo durante los pedidos, resolver dudas o inconvenientes
de una manera rápida, con la estandarización de los procesos de venta y despacho aumentar la
satisfacción del cliente, en cuanto a los beneficios cuantitativos se aumentó la productividad de la
empresa eliminando las perdidas y errores, facilidad de acceso a la hora de alistar un pedido, crear
afianzamiento de los clientes y con la ayuda de las 5s, just in time , Kanban, estandarización de
pedidos y tic disminuirá el porcentaje de devoluciones.
En cuanto a los costos se hizo una inversión y un costo anual para todas las propuestas hechas
dando un total en inversión de 18.029.980 y un costo anual de 33.291.850.
Luego se hayo la relación beneficio costo lo que arrojó resultados positivos. Al realizar el
análisis económico en un escenario normal se puede concluir que el proyecto es viable con un VPN
de $1.192.865 y una TIR de 12%. Se obtuvo una relación beneficio costo de 1.01, que indica que
por cada peso invertido, retornan $1,01, representando una ganancia de 1 centavo por peso
invertido. A pesar de que la propuesta es viable y rentable, no está basada en resultados
económicos, sino encaminada hacia la contribución, el pro y el cuidado del entorno en el cual se
desarrolla la empresa.

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 3. Conclusiones

 Los procesos de venta y despacho de productos en la empresa Surtiaceites Espinosa Cía. S. en

C., están conformados por los procesos de venta, facturación, despacho y entrega, entre las que se
destacan: venta, facturación y despacho. Para realizar estos procesos se cuenta con personas
especializadas en cada área, con un software de ventas para agilizar procesos de facturación y
alistamiento de pedido.
 Al evaluar los procesos venta y despacho de productos se identificaron las siguientes
oportunidades de mejoramiento:
- El almacenamiento de los productos presenta ubicación deficiente de estos pues no se tiene en
cuenta su tiempo de rotación lo que genera posibles retrasos en la entrega de pedidos. La brecha
corresponde a 28%.
- El transporte presenta problemas en la planeación de rutas lo que origina un problema
económico para la empresa, por la pérdida de viajes y altos gastos en viáticos. La brecha es del
37%.
- Deficiente planeación de inventarios teniendo en cuenta los productos que más rotan lo que
presenta fallas para el alistamiento y despachos causando demoras y entregas incompletas. Presenta
una brecha del 50%.
 Mediante la implementación de las 5s, la empresa estará en capacidad de alistar los pedidos
ordenadamente y de ahorrar mensualmente $1.291.666 en devoluciones de pedidos que ayudaría
así mismo a minimizar los costos de gastos de devoluciones donde ahorraríamos mensualmente
$428.571 donde normalmente el gasto mensual era de $1.500.000 y se vería un ahorro del 29%.
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 El plan de mejoramiento en la venta y despacho de los productos de la empresa Surtiaceites
propuesto permitió realizar de forma adecuada los procesos relacionados con la venta, facturación,
despacho y entrega al cliente final, basándose en cambios, adecuación de procesos anteriores y
reubicación de la mercancía de acuerdo a su rotación, así como la implementación del uso de un
dispositivo móvil para los vendedores externos facilitándose el proceso de pedido, agilizándose la
facturación y el despacho, llegando al cliente con el pedido correcto y a tiempo.
 Mediante la implementación de la propuesta del plan de mejoramiento en el proceso de venta
y despacho, la empresa estará en capacidad de disminuir sus gastos por devoluciones en un 5% y
en viáticos hasta en un 6%, ahorrando mensualmente un dinero que puede ser utilizado para el
mejoramiento en otras áreas de la empresa.

 Tras la aplicación de la propuesta, se garantizarán las condiciones de todos los operarios y

trabajadores implicados en los procesos de venta y despacho de pedidos en la empresa Surtiaceites,
generando trabajadores más eficientes en sus labores diarias, ayudando a la empresa a ser más
productiva.

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 Bibliografía

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