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Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos

Caso de estudio

Recepción de bienes informáticos

Este recurso didáctico presenta al aprendiz un caso de estudio de recepción de bienes


informáticos basado en unos términos de referencia, un contrato y la matriz de rastreabilidad
del cumplimiento de lo solicitado al recibir los bienes informáticos contratados.

Es importante recordar algunas definiciones:


• T
 érminos de referencia: se define al documento que elabora una
compañía para contratar servicios externos que permitan mejorar uno o
varios procesos internos, como, por ejemplo: sistemas de producción,
de administración, sistemas informáticos, de finanzas, entre otros.

Una vez la compañía en sus procesos de mejoramiento continuo, detecta


que tiene debilidades u oportunidades de mejora en alguna de sus áreas,
o en su defecto desea mejorar o aprovechar oportunidades que no pueden
realizarse con los recursos internos entonces busca una asistencia externa.

El documento que origina esa necesidad de asistencia externa se llama


“Términos de referencia” y contiene una descripción detallada de los
requerimientos que deben de cumplir la empresa externa. Estos términos de
referencia son la base para la elaboración de invitaciones a cotizar, licitaciones,
evaluación de propuestas, contratos y recepción de los bienes productos y/o
servicios contratados.

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• Invitación a cotizar: documento generado por las empresas para invitar a


otras compañías para que coticen productos y/o servicios con base en unos
requerimientos o necesidades especificados dentro de la invitación o en un
documento anexo como los términos de referencia.
• C
 ontratos: los contratos son documentos legales que representan un
acuerdo vinculante que se establece entre un comprador y un proveedor
(o vendedor), en donde el proveedor se obliga a proporcionar un
producto-servicio o resultados específicos y el comprador se obliga a
proporcionar algún tipo de compensación (por lo general, monetaria).

El contrato incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos


especificados por el comprador respecto a lo que el proveedor debe realizar o
proporcionar. Por ejemplo, documento con los términos de referencia, donde se
especifica las acciones que debe de realizar el proveedor.
• M
 atriz de rastreabilidad: es una tabla que permite realizar la verificación de los
requisitos contemplados al planificar un proyecto o la verificación de cada uno
de los ítems relacionados en el documento de términos de referencia versus los
entregables realizados durante el proyecto o los productos y servicios recibidos
en contraprestación de un contrato firmado entre las partes.

El caso de estudio es un caso práctico-real que permite al aprendiz ahondar en los


conceptos anteriores y como están relacionados.

Figura 1. Flujo de adquisiciones.

Componentes del documento de términos de referencia:

• Objetivos.
• Fuente de recursos.
• Proponentes habilitados o restricciones.
• Idioma.
• Actividades a realizar.
• Entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de
los entregables.
• Equipo de trabajo.
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• Duración del contrato.


• Sede o localización de las labores a realizar.
• Documentos a presentar.
• Proceso para seleccionar al proveedor.
• Forma de pago.
• Confidencialidad de la información.

Ejemplo de un documento de términos de referencia aplicado a un desarrollo de


un sistema de información:

1. O
 bjetivos: contratar los servicios de una empresa especializada en desarrollo
de software a la medida para realizar el análisis, diseño, desarrollo, pruebas e
implementación del módulo de logística y administración de bodegas para la
Compañía XYZ. Igualmente, el proveedor debe de suministrar los equipos handheld
(8) que soporten la captura de datos y la sincronización con el sistema de información.

Listado de entregables:
-- Código fuente del sistema de información de la aplicación web y de la
aplicación del handheld.
-- Licencia de uso.
-- Manuales: técnico y de usuario final.
-- Capacitación técnica y de usuario final.
-- Herramientas de desarrollo (manejador de bases de datos, herramientas de
generación de reportes, herramienta generador de código fuente y las que
se necesiten para el mantenimiento del sistema).
-- Soporte post-implementación de 1 año contemplado dentro del valor del
contrato.
2. F
 uente de recursos: los valores monetarios destinados para esta labor serán los
contemplados en el presupuesto del área de logística destinados para el año en
curso.
3. P
 roponentes habilitados o restricciones: los proponentes habilitados serán
aquellas personas jurídicas, con experiencia en desarrollo de sistemas informáticos
que tengan más de 5 años de experiencia demostrables en el mercado y que
cuenten con certificación CMMI mínimo nivel 3. Se debe de anexar casos de éxito
y referencias empresariales.
4. Idioma: el sistema de información deberá estar implementado en idioma español.
5. Alcance de las actividades a realizar: comprende el diseño, desarrollo, pruebas,

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implementación y puesta en marcha de un sistema de información de acuerdo a


las siguientes especificaciones técnicas:
• S
 eguridad: los usuarios deberán autenticarse y ser identificados
consultando la base de datos de usuarios registrados. Las claves
de acceso de cada usuario deberán guardarse en texto encriptado
utilizando algoritmo RSA o MD5. Los usuarios deben de clasificarse por
roles, perfiles y permisos.
• Protocolos: el sistema de información debe de incluir certificados
digitales (SSL) bajo protocolo https para darle mayor seguridad a nivel
transaccional y debe de proveer opción de auditoría para operaciones
claves del sistema.
• B
 ases de datos: el sistema de información deberá ser compatible con
un gestor de base de datos relaciones tipo PostgreSQL, Microsoft SQL
Server u Oracle. La base de datos deberá estar normalizada, se debe
de disponer de su modelo relacional y el motor de base de datos debe
de contemplar copias de seguridad diferenciales semanales y completas
mensuales.
• C
 ontrol transaccional: el sistema de información debe de generar
alertas automáticas para eventos críticos del sistema, por ejemplo,
campos obligatorios, valores de stock mínimos o cualquier otro tipo de
control que pueda interferir en la integridad de la información a procesar.
• D
 isponibilidad: debe de ser continua con un nivel de servicio para los
usuarios 24/7 y ante fallas de disponibilidad de la solución en cualquiera
de sus componentes, se deben generar alarmas.
• lnteroperatibilidad: el sistema de información debe de tener capacidad
de interactuar con otros sistemas a través de archivos en formato XML
o Web Services (Servicios Web) para el intercambio de información con
los otros sistemas transaccionales existentes.
• Accesibilidad: para tener acceso al sistema de información se
podrá realizar vía web (desde cualquier parte del mundo), utilizando
navegadores web como Google Chrome y mediante cualquier dispositivo
electrónico que cuente con acceso a Internet. La interface de usuario
será en entorno Web la cual deberá ser intuitiva y amigable.
• A
 yuda en línea: el sistema de información debe de proveer módulo de
ayuda en línea y esta ayuda debe proporcionarse según la opción del
sistema donde esté situado el usuario que la solicite.
• Parametrizable: el sistema de información deberá de contener módulo
que permita parametrizar o administrar las tablas básicas del sistema

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(tablas maestras). Por ejemplo, Maestros de Clientes, Usuarios, Bodegas,


Tasas de cambio, Proveedores, entre otros. Las opciones a proveer
son adición, modificación, cambio de estado habilitado / no habilitado
(no eliminación) e impresión. No se debe de permitir la eliminación
de registros debido a que no se debe de perder la trazabilidad de las
operaciones.
• C
 olaboración: el sistema de información podrá generar y enviar alertas a
los usuarios respectivos sobre estados críticos que son parametrizables.
Estas alertas son en correos electrónicos, mensajes de texto (sms) o vía
interface Web.
• Multimoneda: el sistema de información debe de permitir el uso de las
siguientes monedas USD dólar y COP pesos colombianos y el manejo
de las conversiones entre éstas según la tasa de cambio legal vigente.
• T
 asa de cambio: el sistema de información debe de poder comunicarse
vía Web Service (Servicio Web) con el Banco de la República para
obtener la tasa de cambio actual.
• Informes: el sistema de información deberá proporcionar al usuario
autorizado reportes que contengan los filtros predefinidos (por ejemplo:
rangos de fechas, entre otros) y que permita generar consultas para
extraer información en formato de tabla de resultados (grillas) y que
puedan ser exportadas en formato PDF y a Excel.
• A
 rquitectura y escalabilidad: el sistema de información deberá
estar diseñado con conceptos de programación orientada a objetos,
desarrollado en un lenguaje de programación de última generación y en
capas de software (capa de presentación, capa de lógica de negocios,
capa de datos) que permitan una mayor escalabilidad del sistema
como un mejor mantenimiento del mismo. Se debe de contemplar en el
dimensionamiento de la base de datos un crecimiento del 10% de los
usuarios actuales.

• H
 andHeld: el modelo seleccionado debe de tener las siguientes
características:
-- Ser resistente a golpes o caídas de 2 metros de altura.
-- Debe soportar bajas temperaturas.
-- Lectura de códigos de barras unidimensional como bidimensional.
-- Pantalla LCD a color de 6,5 pulgadas.

La HandHeld debe de poder realizar la captura de datos del inventario, por


medio de la lectura del código de barras que contiene la ubicación física del

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stand, la lectura del código de barra del producto (código del producto) y la
digitación de las cantidades disponibles en stock, así como, campo opcional
para las observaciones del producto y un botón de guardar la información
suministrada. Estos datos se deben de sincronizar con la base de datos
central por medio de la utilización de Access Point conectados a la red de las
bodegas.

La aplicación debe de tener opción de consultar por código del producto


(digitando el código o por medio de la lectura del código de barras) y traer los
datos de su ubicación.

En la pantalla del HandHeld debe de mostrar el nombre de la ubicación física,


el nombre del producto y su marca comercial, consultando la base de datos
central.
• A
 ccess point: estos dispositivos de conectividad inalámbrica deben
de permitir la comunicación inalámbrica segura con los dispositivos
HandHeld. Conectividad inalámbrica 802.11n con una banda de
frecuencia mínima de 2,4 GHz.
• Desempeño: el sistema de información deberá ofrecer un tiempo
de respuesta óptimo en operaciones transaccionales y presentar un
excelente desempeño ante una alta demanda de usuarios concurrentes.

6. E
 ntregables, hitos o fechas de entrega: el proveedor debe de relacionar un
cronograma de trabajo, donde se especifiquen los entregables según las directrices
del sistema de información y las fechas de entrega de los mismos.
7. E
 quipo de trabajo: el proveedor debe de relacionar las personas involucradas
en el desarrollo, especificando su experiencia en sus hojas de vida y debe de
asignar un coordinador o gerente de proyecto quien es la persona responsable de
su ejecución e interlocutora entre el proveedor y la compañía.
8. D
 uración del contrato: se debe de relacionar el tiempo máximo de duración del
contrato. Por ejemplo, la duración total que incluye las fases de análisis, diseño,
desarrollo, pruebas e implementación será de diez meses calendario a partir de
la firma del contrato y debe ser finalizado en la fecha prevista. La finalización del
contrato debe estar sujeta a la aprobación de los entregables con base en los
términos de referencia estipulados.
9. S
 ede de las labores: el lugar de trabajo donde se va a implementar el sistema de
información será la sede central de la compañía XYZ.
10. Documentos a presentar: el proveedor debe de entregar propuesta en un máximo
de 15 días, donde se especifique la oferta económica, respuesta a cada una de

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las especificaciones del sistema, cronograma de trabajo y recursos humanos


involucrados. La moneda en la que se debe de presentar la propuesta es en COP
pesos colombianos y debe de incluir los honorarios, viáticos y todos los gastos
para el desarrollo de la propuesta. El contrato final se realizará con precio fijo,
cualquier otro gasto no contemplado dentro de la propuesta será asumido por el
proveedor (vendedor).
11. Proceso de selección del proveedor: por política empresarial, se deben de recibir
y evaluar mínimo 3 propuestas. Luego se procede a realizar una calificación de cada
una de estas propuestas, según lo requerido en los términos de referencia. Para
esta calificación se provee de una plantilla en Excel con los criterios de evaluación.

La compañía se reserva un máximo de un mes para la evaluación y calificación de


las propuestas recibidas y se notificará de manera formal mediante comunicación
escrita al proveedor seleccionado.
12. Forma de pago: los pagos al proveedor seleccionado se realizarán según los
entregables realizados, en común acuerdo y especificados en el contrato.
13. Confidencialidad de la información: los proveedores deberán de abstenerse
de distribuir información de los términos de referencia a terceros. Igualmente, la
información referente a la evaluación de las propuestas no se dará a conocer
hasta que se realice la evaluación y se haya notificado la adjudicación al proveedor
seleccionado.
14. Soporte post-implementación: en caso de que existan errores en el producto
entregado, luego de la entrega, el proveedor solucionará el o los errores sin que la
compañía incurra en gastos adicionales, durante un periodo de tiempo de 1 año.

COMPAÑÍA XYZ S.A.


DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA

INVITACIÓN A COTIZAR

Objeto de la invitación: compañía XYZ, invita a las empresas de


tecnología que ejecuten labores de desarrollo de software a la medida
para realizar el análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación del
módulo de Logística y Administración de Bodegas para la Compañía
XYZ.

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La descripción del sistema de información, objetivos, fuente de recursos,


proponentes habilitados o restricciones, idioma, actividades a realizar,
entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables, equipo
de trabajo, duración del contrato, sede o localización de las labores a
realizar, documentos a presentar, proceso para seleccionar al proveedor,
forma de pago, confidencialidad de la información se encuentran
documentados en el archivo anexo de “TÉRMINOS DE REFERENCIA”.

Condiciones del proveedor del servicio.

• L a empresa interesada en prestar el servicio debe estar registrada ante


las autoridades competentes, tener certificación mínima CMMI Nivel 3,
tener la documentación requerida para tal fin al día y presentarla junto
con su propuesta comercial.
• Cumplimiento de la normatividad colombiana establecida en seguridad
y salud en el trabajo.
• Cumplimiento de la normatividad laboral colombiana, y en lo relativo
a sus trabajadores deben de estar afiliados a los sistemas de salud,
pensiones y riesgos profesionales.

Las empresas interesadas en participar de esta invitación deberán


suministrar la siguiente información.

• P ólizas de seguros: presentar los seguros y coberturas incorporados en


la oferta comercial y la compañía de seguros que respalda la póliza.
• Portafolio de clientes: presentar casos de éxito y referencias comerciales
de empresas a quienes les hayan prestado el mismo servicio en los últimos
tres años, anexando la información de proyectos similares (nombre,
duración, porcentaje de ejecución, estado, actividades desarrolladas) y
datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico) con el fin de
verificar la información suministrada.
• Cronograma detallado de las actividades a realizar, acompañado del
responsable, duración de cada actividad y la secuencia lógica entre
estas actividades. Igualmente, proporcionar diagrama de la Ruta crítica
donde se identifiquen las actividades que la componen.

Notas aclaratorias a la presentación de la oferta comercial.

• Los valores monetarios deben ser expresados en pesos colombianos.


• La empresa interesada en esta invitación debe analizar los costos por
cada actividad relacionada e incluir todos los impuestos y costos directos

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e indirectos derivados de la presente invitación y todos los demás gastos


inherentes al cumplimiento satisfactorio de la misma.
• Toda omisión o error en la oferta económica, indebida interpretación del
alcance de los servicios y condiciones previstas en estos TÉRMINOS DE
REFERENCIA, será responsabilidad del proveedor y no se le permitirá
ajustar sus precios. El contrato es de precios fijos.

Validez de la oferta comercial.

• L
 as propuestas comerciales deberán tener un período de validez de dos
(2) meses contados a partir del cierre de esta invitación.

Criterios de evaluación.

Por políticas empresariales, se deben de tener mínimo tres (3) propuestas


comerciales. Los criterios que se utilizarán para efectuar la evaluación de
las propuestas se realizarán con base en cada uno de los ítems descritos
en el documento de Términos de referencia, experiencia y casos de éxito
del proveedor, coberturas de seguros y aspecto económico.

Entrega de propuestas.

• L
 a oferta comercial, junto con los demás documentos solicitados al
proveedor se deben de entregar en medio físico debidamente foliadas
y en sobre cerrado dirigido a la Compañía XYZ S.A, Departamento de
Sistemas, especificando en el asunto Sistema de información logístico.

-- Lugar: Carrera 47 # 32-17 Recepción Compañía XYZ.


-- Bogotá, Colombia.
-- Fecha límite: 12 agosto 2016.

• C
 ontacto para consultas y aclaraciones de términos de referencia:
Constanza Martínez, correo electrónico: cmartinez@xyz.com

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Una vez generada la Invitación a cotizar, se procede a seleccionar los posibles


proveedores (mínimo 3), se envía la carta de invitación a cotizar junto con los términos
de referencia a cada uno de ellos. Luego es posible realizar sesión de preguntas y
respuestas que permitan un mejor entendimiento de los ítems solicitados para que los
proveedores puedan realizar los ajustes a sus propuestas para luego entregarlas a la
empresa solicitante. A continuación, el flujo de este proceso:

Figura 2. Invitación a cotizar.

Análisis y evaluación de las propuestas

El siguiente paso después de recibir las propuestas, es el de estudiar y analizar cada una
de ellas.
Se puede realizar el proceso de evaluación de proveedores utilizando la plantilla de
evaluación de propuestas, la cual encuentra más adelante en este mismo documento.

A continuación, se describe cada uno de los componentes de ejemplo de plantilla para la


evaluación de propuestas.

• E
 ncabezado: en esta sección se debe de colocar información referente al
nombre de la organización, nombre del proyecto, el bien informático o servicio
a contratar, la fecha de elaboración y datos del gerente de proyecto y/o líder
técnico en caso de que aplique.
• E
 valuación de requerimientos funcionales: esta sección describe los
requerimientos funcionales que debe de cumplir o solucionar el bien informático
a adquirir.
»»columna Ítem, se describe cada uno de los requerimientos funcionales.
»»columna % Cap., el archivo tiene 4 capítulos (evaluación de requerimientos
funcionales, evaluación de requerimientos no funcionales, evaluación de
aspectos financieros, evaluación de aspectos generales). En esta columna
se debe de especificar el peso o valor de cada capítulo. Por ejemplo, la
distribución de esta columna puede quedar de esta manera:
-- Evaluación Req. Funcionales: 40%.
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-- Evaluación Req. No Funcionales: 30%.


-- Evaluación Aspectos Financieros: 15%.
-- Evaluación Aspectos Generales: 15%.
Para un total del 100%.
»»Peso del ítem: en esta columna colocar el peso porcentual
de cada ítem dentro del Capítulo. Por ejemplo: requerimiento
funcional 1 tiene un peso del 10%, requerimiento funcional 2 tiene
un peso del 15% y así sucesivamente hasta completar el 100%.
Este valor porcentual depende de la importancia de que ese requerimiento
en particular sea provisto por el proveedor.
»»Nombre del proponente: en esta columna se especifica el nombre de cada
uno de los potenciales proveedores.
• E
 valuación de requerimientos no funcionales: esta sección describe los
requerimientos no funcionales o requerimientos técnicos que debe de cumplir
o solucionar el bien informático a adquirir. El diligenciamiento y valores de las
columnas son similares a la sección de los requerimientos funcionales.
• E
 valuación de aspectos financieros y aspectos generales: esta sección
describe los aspectos financieros de cada proveedor a tener en cuenta en su
calificación y aspectos generales como experiencia-casos de éxito, equipo de
trabajo, garantías, entre otros.

Al final, la plantilla realiza la respectiva calificación con base en los datos suministrados
generando un orden de elegibilidad.

Después de calificar cada una de las propuestas y de haber seleccionado el proveedor,


se procede a realizar el respectivo contrato.

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Ejemplo de contrato

CONTRATO DE COMPRAVENTA Y SERVICIOS No. CVS001/17 CELEBRADO


ENTRE COMPAÑÍA XYZ S.A. Y TECHNOLOGY ABC

Entre los suscritos, a saber, LUIS FERNANDO DUARTE mayor de edad,


vecino de Bogotá, identificado con la cédula de ciudadanía N° 16.876.274 de
Bogotá, obrando a nombre y en representación de COMPAÑÍA XYZ S.A., en
su condición de Gerente General y que en adelante se llamará COMPAÑÍA
XYZ S.A., por una parte y, MARÍA LUISA JIMÉNEZ, mayor de edad, vecina
de Bogotá, identificada con la cédula de ciudadanía N° 54.879.490, obrando
en su condición de representante legal de TECHNOLOGY ABC., sociedad
comercial domiciliada en Bogotá, quien en adelante actúa como proveedor y
se llamara TECHNOLOGY ABC., han convenido en celebrar el contrato de
compraventa que se rige por las siguientes cláusulas:

PRIMERA. DEFINICIONES. a) El Sistema Información Logístico “SIS-LOG”


es un programa de computador que permite controlar y optimizar el flujo de
información logístico en la empresa y que en adelante se llamará el Software.

b) ANEXO FUNCIONAL - Anexo A: es el documento de Términos de Referencia


elaborado por COMPAÑÍA XYZ S.A. y ratificado en la tabla de cumplimiento
de requerimientos por TECHNOLOGY ABC., donde se especifica en detalle
el alcance y todas las características de los requerimientos funcionales de
COMPAÑÍA XYZ S.A., que deben ser incluidos en el desarrollo del Software.
Así como la invitación a cotizar y las respuestas dadas por TECHNOLOGY
ABC. En adelante se llamará ANEXO FUNCIONAL. c) ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS EXIGIDAS - Anexo B: es el documento que relaciona los
requerimientos técnicos exigidos por TECHNOLOGY ABC. para que el
Software opere en condiciones normales.

SEGUNDA. OBJETO. El presente contrato tiene como objeto la venta del


Software que involucra los procesos de diseño, desarrollo, parametrización,
pruebas, entrenamiento e instalación del Software por parte de TECHNOLOGY
ABC a la Compañía XYZ.

TERCERA. INSTALACIÓN. El Software será instalado por TECHNOLOGY


ABC en las oficinas de la COMPAÑÍA XYZ S.A., localizadas en la ciudad de

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Bogotá, de acuerdo con las especificaciones técnicas - Anexo B exigidas por


TECHNOLOGY ABC para que la solución opere normalmente.

CUARTA. UTILIZACIÓN. COMPAÑÍA XYZ S.A. podrá utilizar, modificar,


reinstalar el Software en los servidores de la compañía destinados para tal
fin, sin límite de usuarios para su uso siempre y cuando estén dentro de la
red corporativa de la Compañía XYZ S.A incluso con accesos VPN, sin que
amerite costos adicionales.

QUINTA. AMBIENTE TÉCNICO DE OPERACIÓN. COMPAÑÍA XYZ S.A.


instalará y garantizará el buen funcionamiento del HARDWARE Y SOFTWARE
OPERATIVO necesario para la instalación y funcionamiento del Software, de
acuerdo con las especificaciones técnicas exigida por TECHNOLOGY ABC,
para que opere la solución. En el evento que cumplidas por COMPAÑÍA XYZ
S.A. las especificaciones técnicas indicadas en el Anexo B y una vez en
producción el Software presente fallas o deficiencias que no sean causadas
por el HARDWARE Y/O EL SOFTWARE OPERATIVO, TECHNOLOGY ABC
debe atender y solucionar dichas fallas o deficiencias en un plazo máximo
de cuatro (4) horas hábiles, siempre y cuando esté vigente un convenio de
mantenimiento y soporte técnico contratado por COMPAÑÍA XYZ S.A a
TECHNOLOGY ABC por un valor anual no superior al 10% del valor de este
contrato. En ningún caso TECHNOLOGY ABC, debe atender las deficiencias
o fallas presentadas en el HARDWARE Y/O EL SOFTWARE OPERATIVO
donde esté instalado el Software.

SEXTA. HOMOLOGACIÓN DE VERSIONES. En el momento que los


proveedores del SOFTWARE OPERATIVO liberen nuevas versiones,
COMPAÑÍA XYZ S.A. antes debe solicitar a TECHNOLOGY ABC certificación
del buen funcionamiento del Software bajo el nuevo ambiente y en caso
contrario, solicitar su mantenimiento en las condiciones de la cláusula séptima
de este contrato.

SÉPTIMA. MODIFICACIONES Y ADICIONES. TECHNOLOGY ABC se


compromete a que el Software cumpla con todos los requerimientos que se
indican en el ANEXO FUNCIONAL, Anexo A. En el evento en que COMPAÑÍA
XYZ S.A. requiera modificaciones adicionales TECHNOLOGY ABC las
evaluará con base en el procedimiento de control de cambios y determinará si
se incluyen dentro del desarrollo objeto del presente contrato o serán objeto de
un desarrollo adicional, implicando tiempo, recursos y valor adicional.

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OCTAVA. MODIFICACIONES AL SOFTWARE. TECHNOLOGY ABC no


asume ninguna responsabilidad por modificaciones o alteraciones hechas al
Software por funcionarios de COMPAÑÍA XYZ S.A., sin previa autorización
escrita de TECHNOLOGY ABC en donde se describa el cambio y el nombre
del funcionario de COMPAÑÍA XYZ S.A. autorizado para llevar a cabo dicha
modificación.

NOVENA. ADECUACIÓN DEL SOFTWARE. Durante la ejecución del presente


contrato COMPAÑÍA XYZ S.A. y TECHNOLOGY ABC podrán acordar las
adecuaciones procedimentales, mantenimiento y/o modificación al Software.
Las mismas deben constar en actas firmadas por las partes.

DÉCIMA. NUEVAS CONSULTAS E INFORMES. COMPAÑÍA XYZ S.A. podrá


elaborar programas y/o procedimientos que tengan acceso a las bases de
datos para generar consultas o informes, que no contenga el Software. Para
la ejecución de lo previsto en esta cláusula, TECHNOLOGY ABC entregará
el modelo de la Base de datos con todas sus tablas y modelo relacional que
permita a COMPAÑÍA XYZ S.A. realizar las consultas y diseñar los reportes
adicionales que requiera. En caso que COMPAÑÍA XYZ S.A. requiera
asesoría adicional de TECHNOLOGY ABC estos servicios serán cobrados
independientemente, previa solicitud y autorización escrita de COMPAÑÍA XYZ
S.A. TECHNOLOGY ABC no se responsabiliza por daños a la información de
la base de datos por indebida manipulación de las consultas o programas
realizados por COMPAÑÍA XYZ S.A.

DÉCIMA PRIMERA. ENTREGA, INSTALACIÓN, ENTRENAMIENTO


E IMPLEMENTACIÓN. TECHNOLOGY ABC se compromete para con
COMPAÑÍA XYZ S.A. a: a) Entregar el Software instalado y funcionando
correctamente en el equipo de cómputo que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe
en Bogotá; b) A efectuar el entrenamiento funcional, al finalizar la instalación
del Software, a 10 (x) personas usuarias en las instalaciones de COMPAÑÍA
XYZ S.A. en Bogotá con intensidad de cuarenta (40) horas. c) A la entrega de
los manuales de usuario y técnicos del Software y d) A la verificación que el
Software esté instalado y funcionando en el equipo de cómputo designado por
COMPAÑÍA XYZ S.A. de acuerdo con lo definido en el ANEXO FUNCIONAL
(Anexo A).

DÉCIMO SEGUNDA. TÍTULO DERECHO DE PROPIEDAD, SECRETO


COMERCIAL REPRODUCCIÓN. El Software objeto del presente contrato en
su forma original o en sus respectivas copias y tanto en su totalidad como

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en sus partes, adicionales y modificaciones, es de propiedad intelectual de


COMPAÑÍA XYZ S.A.

DÉCIMO TERCERA. BENEFICIOS DE LA TRANSFERENCIA DE


CONOCIMIENTOS. Tanto TECHNOLOGY ABC como COMPAÑÍA XYZ S.A. se
verán beneficiados de la experiencia y el conocimiento que adquieren durante
la instalación del Software, sin que esto afecte el valor fijado en el presente
contrato.

DÉCIMA CUARTA. ASESORÍA Y ENTRENAMIENTO. TECHNOLOGY ABC


efectuará el entrenamiento, de acuerdo a lo indicado en la cláusula décima
primera de este contrato, con costo incluido dentro del valor total del presente
contrato, al personal que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe, para la correcta
operación del Software objeto del presente contrato.

DÉCIMO QUINTA. VIGENCIA. La duración del presente contrato es de diez


(10) meses que cubren el proceso de diseño, desarrollo, parametrización,
instalación, entrenamiento y pruebas del sistema de información, los cuales
se contaran a partir de la fecha de la firma del acta de inicio del proyecto
Software Sistema de Información Logístico “SIS-LOG” en las instalaciones
de COMPAÑÍA XYZ S.A.

DÉCIMO SEXTA. PRECIO Y FORMA DE PAGO. El precio total acordado


entre las partes y a cuyo pago se obliga COMPAÑÍA XYZ S.A., asciende a la
suma de ciento cincuenta millones de pesos m/cte. ($150.000.000) más el IVA,
pagadero en 3 cuotas, así: la primera el 01 de febrero del 2017 como anticipo
por un valor de veinte millones de pesos ($20.000.000) pesos m/cte., previa
presentación del contrato firmado; la segunda 150 días después por un valor
de sesenta millones de pesos m/cte. ($60.000.000), previa presentación del
acta firmada por las partes, confirmando el avance del proyecto de acuerdo al
cronograma presentado por TECHNOLOGY ABC, y la tercera a la terminación
y entrega formal del proyecto por un valor de setenta millones de pesos
($70.000.000), previa presentación de la factura de venta y el acta de recibo a
conformidad por parte de los funcionarios asignados por COMPAÑÍA XYZ S.A.

DÉCIMA SÉPTIMA. PLAZO Y LUGAR DE ENTREGA. TECHNOLOGY ABC


se compromete a entregar en las oficinas que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe la
totalidad de los módulos del Software, dentro de un plazo no mayor a diez (10)
meses, contados a partir de la fecha del acta de inicio del proyecto. Teniendo
en cuenta la disponibilidad de los recursos indicados en las cláusulas primera

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numeral “c” y quinta del presente contrato. Se entiende por entrega que el
programa esté instalado operando en condiciones normales y cumpliendo con
los requerimientos del Anexo Funcional (Anexo A).

DÉCIMO OCTAVA. GARANTÍAS Y PÓLIZAS. GARANTÍAS. TECHNOLOGY


ABC se compromete a constituir a favor de EL CONTRATANTE, ante una
compañía de seguros legalmente establecida en el país: a) Póliza de
cumplimiento, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones originadas
en este contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con
una vigencia igual al plazo de duración del presente contrato. b) De calidad,
igual al veinte por ciento (20%) del valor de este contrato, con una vigencia
igual al plazo de duración de este contrato y un año más. c) De prestaciones
sociales por el diez por ciento (10%) del valor del contrato, con vigencia del
término del mismo y tres años más.

DÉCIMO NOVENA. TIEMPO DE GARANTÍA. El desarrollo del Software,


tendrá una garantía por normal funcionamiento de doce (12) meses, contados
a partir de la fecha de entrega formal por parte de TECHNOLOGY ABC, fecha
que constará en el acta de recibo a satisfacción del proyecto firmada por el
funcionario que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe para el recibo del proyecto.

VIGÉSIMA. OBLIGACIONES DE COMPAÑÍA XYZ S.A. COMPAÑÍA XYZ


S.A. se compromete a: a) cumplir con el plan de trabajo para el diseño
y parametrización del Software b) Estudiar y analizar los ajustes y la
documentación que le entregue TECHNOLOGY ABC dentro de los tiempos
estipulados, c) Suministrar y prestar asistencia con su propio personal en todo
el proceso, incluida la conversión y captura de toda la información necesaria
para la implementación oportuna de cada uno de los módulos del Software;
d) Reportar a TECHNOLOGY ABC por escrito y en forma oportuna, las
deficiencias o anomalías que se detecten en el funcionamiento de los módulos
que componen el Software; e) Suministrar un espacio físico a los ingenieros que
designe TECHNOLOGY ABC para los trabajos de instalación y entrenamiento
del Software; f) Mantener un respaldo magnético de los programas objeto
para prevenir cualquier falla del equipo de cómputo donde se ha instalado
el Software; g) Mantener las medidas preventivas necesarias para evitar la
entrada de virus al Software.

VIGÉSIMA PRIMERA. OBLIGACIONES DE TECHNOLOGY ABC.


TECHNOLOGY ABC se compromete a: a) Diseñar, desarrollar, parametrizar,
entrenar, probar e instalar el Software en el equipo de cómputo de que

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COMPAÑÍA XYZ S.A. designe y cumpliendo con los requisitos especificados


en el ANEXO FUNCIONAL (Anexo A). b) Entregar a COMPAÑÍA XYZ S.A. el
Software con sus manuales, medios magnéticos y licencia correspondiente,
cumpliendo con los requerimientos especificados en el ANEXO FUNCIONAL
(Anexo A) c) Guardar estricta reserva sobre cualquier información interna de
COMPAÑÍA XYZ S.A. o de las empresas donde Compañía XYZ S.A decida
instalar el sistema de información. d) Garantizar el correcto funcionamiento
del Software y cumplir con la garantía por el termino de tiempo y definiciones
de la cláusula que para tal efecto está indicado en el uso de licencia. e) A
entregar los programas fuentes a COMPAÑÍA XYZ S.A. del Software. f)
Suministrar personal calificado para la correcta ejecución de los servicios
objeto de este contrato. g) Mantener durante la vigencia contractual y aún
después de esta, bajo total reserva, con respecto a terceros, la información
y documentación a que tenga acceso con relación a los servicios objeto del
presente contrato y devolver a la terminación del mismo, aquella que posee
en medio escrito, magnético o similares. h) Abstenerse de revelar o entregar
cualquier información de tipo económico o técnico a terceras personas o
entidades, excepto cuando sea por mandato legal u orden de autoridad judicial
o administrativa competente. i) Respetar la ética y profesionalismo vigentes en
el sector comercial. j) Consultar con especialistas, cuando lo estime necesario,
con el fin de dar una oportuna y adecuada prestación de los servicios objeto
de este Contrato.

VIGÉSIMA SEGUNDA. PERSONAL DE TECHNOLOGY ABC. Las personas


que el proveedor designe para la ejecución del contrato, actúan bajo su dirección
y responsabilidad, por tal razón, estarán a su cargo los salarios, honorarios y
demás cargas laborales, sin que exista vinculación alguna de carácter laboral
con COMPAÑÍA XYZ S.A.

VIGÉSIMA TERCERA. IMPUESTOS DE TIMBRE. El impuesto de timbre


nacional del presente contrato será cubierto por partes iguales entre COMPAÑÍA
XYZ S.A. Y TECHNOLOGY ABC.

VIGÉSIMA CUARTA. COMPROMISORIA. Las diferencias que surjan entre las


partes, durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato, se tramitarán
por la vía directa para lo cual, la parte que se considere afectada, notificará
los hechos a la otra, para que en cesión conjunta y durante quince (15) días
siguientes, el conflicto se dirima. Si pasados los quince (15) días, las partes
habiéndose reunido, no hubiesen establecido acuerdo alguno, someterán sus
intereses a la jurisdicción ordinaria.

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VIGÉSIMA QUINTA. TERMINACIÓN. El incumplimiento de una cualquiera


de las obligaciones estipuladas a cargo de EL CONTRATANTE y/o EL
CONTRATISTA, dará derecho a la parte afectada sin prejuicio de los demás
derechos contractuales y legales, a dar por terminado el contrato, así como
para reclamar las indemnizaciones por los perjuicios que le ocasiones el
incumplimiento. Además, es causal especial de terminación el mutuo acuerdo
entre las partes contratantes que conste por escrito.

VIGÉSIMA SEXTA. LICENCIA DE USO Y PROGRAMAS FUENTE.


TECHNOLOGY ABC se compromete a entregar a COMPAÑÍA XYZ S.A. el
Software adquirido mediante el presente contrato, con su correspondiente
licencia de uso y sus programas fuentes, al momento de la firma del acta de
recibido a satisfacción por parte de COMPAÑÍA XYZ S.A.

VIGÉSIMA OCTAVA. ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA. En el evento de


que el fabricante realice mejoras técnicas y/o funcionales al Software objeto
de este contrato antes de la entrega real y material a COMPAÑÍA XYZ S.A.,
estos serán incluidos sin costo adicional.

VIGÉSIMA NOVENA. PERFECCIONAMIENTO. Este contrato se perfecciona


con la firma de las partes contratantes, cuando los representantes legales de
TECHNOLOGY ABC Y COMPAÑÍA XYZ S.A. hayan autenticado sus firmas
ante Notario.

TRIGÉSIMA. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE ESTE CONTRATO.


Hacen parte de este contrato: a) La Propuesta de TECHNOLOGY ABC. b)
El ANEXO FUNCIONAL (Anexo A), donde se indica la tabla de cumplimiento
de requerimientos funcionales. c) El ANEXO B, especificaciones técnicas
exigidas para que opere la solución. d) El ANEXO C, documento que especifica
el cronograma con recursos y responsables para la implementación del
Software y e) Las actas de las entregas del Software y del entrenamiento que
efectúe TECHNOLOGY ABC. f) El acta de inicio del proyecto g) Las garantías
estipuladas en la cláusula décima octava y certificado de cumplimiento.

TRIGÉSIMA PRIMERA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.


TECHNOLOGY ABC afirma bajo juramento que no se encuentra en ninguno
de los casos de inhabilidad e incompatibilidad que para contratar consagra la
Ley.

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Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos

TRIGÉSIMA SEGUNDA. VIGILANCIA DEL CONTRATO. COMPAÑÍA XYZ


S.A. supervisará la ejecución del servicio profesional encomendado, y podrá
formular las observaciones del caso, las cuales serán analizadas conjuntamente
con TECHNOLOGY ABC, quien efectuará las modificaciones o correcciones
que de común acuerdo convengan.

TRIGÉSIMA TERCERA. CLÁUSULA PENAL. Las Partes acuerdan que


el incumplimiento por parte de cualquiera de ellas de sus obligaciones,
compromisos o garantías contenidos en el presente contrato, o el hecho de
que las declaraciones y certificaciones plasmadas en el mismo no resulten en
forma sustancial totalmente ciertas o sean incorrectas, dará derecho a la parte
cumplida a reclamar de la otra, a título de pena, una cantidad equivalente, al
20% del valor total del contrato, sin que la parte cumplida tenga que efectuar
requerimientos privados o judiciales a la parte incumplida para la constitución
de ésta en mora. El pago de la cláusula penal no libera a la parte incumplida
de tener que dar cumplimiento a las obligaciones a su cargo, de conformidad
con lo dispuesto en el presente contrato.

Para constancia se firma el presente contrato conformado por siete (7) hojas,
en Bogotá, D.C., a los quince (15) días del mes de octubre del año dos mil diez
y siete (2017).

LA CONTRATANTE EL CONTRATISTA

LUIS FERNANDO DUARTE MARÍA LUISA JIMÉNEZ


C.C. N° 79.296.617 de Bogotá C.C. N° 54.879.490 de Bogotá
COMPAÑÍA XYZ S.A. TECHNOLOGY ABC

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Una vez realizado el contrato y formalizado con el proveedor seleccionado, se debe de


realizar un control periódico de las actividades y entregables según el cronograma de
trabajo establecido y acordado entre las partes.

Para la recepción y validación de los bienes informáticos recibidos se puede utilizar una
matriz de trazabilidad de requisitos que permitirá verificar si lo solicitado en los términos
de referencia es lo que efectivamente ha entregado el proveedor.

A continuación, se describe la plantilla de trazabilidad de requisitos, con las siguientes


columnas:

• ID Requerimiento: número que identifica el requerimiento, puede ser un


número consecutivo.
• D
 escripción del requerimiento: describe en qué consiste el requerimiento
con base en los términos de referencia.
• Tipo: define si el requerimiento es funcional o no funcional.
• Prioridad: define la prioridad del requerimiento (alto, medio, bajo).
• E
 stado actual: esta columna define el estado actual del requerimiento, si está
en proceso, completado o en pruebas. El estado completado determina que
ese requerimiento en particular cumplió con lo solicitado en los términos de
referencia.
• Ú
 ltima fecha de estado registrado: corresponde a la última fecha con la que
se validó ese requerimiento en particular.
• C
 riterios de aceptación: lista o condición específica que debe cumplirse para
que el requerimiento esté en estado completado.
• N
 ivel de complejidad: define si la complejidad del requerimiento es alto, medio
o bajo.
• E
 ntregables: es el resultado del requerimiento que debe de ser verificable,
puede ser un módulo implementado, documentos generados, reportes o un
estado del proyecto. Por ejemplo, dispositivos HandHelp recibidos, configurados
y probados.
• E
 scenario de pruebas: con base en el criterio de aceptación respectivo,
se pueden definir qué tipo de pruebas se deben de realizar para validar la
aceptación del requerimiento.
• Interesado en el requisito: esta columna es de diligenciamiento interno y
corresponde a la persona o área organizacional que solicitó ese requerimiento.

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Plantilla de trazabilidad de requisitos

COMPAÑÍA XYZ S.A


Nombre del proyecto:
Descripción:

Última fecha
ID Descripción del Criterios de Nivel de Escenarios de Interesado en
Tipo Prioridad Estado actual estado Entregables
Requerimiento requerimiento aceptación complejidad pruebas el requisito
registrado

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Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos

Glosario

Mejoramiento continuo: basado en procesos de calidad, el mejoramiento continuo


analiza y busca oportunidades de mejora en los procesos organizacionales, con el objeto
de proveer mejores productos o servicios y así obtener mayor satisfacción de los clientes.

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Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos

Bibliografía

Lledó, P. (2016). Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP. Puerto Rico:
Pablolledo.com LLC.

Pressman, R. (2010). Ingeniería del software, un enfoque práctico. (Séptima edición).


Bogotá: McGraw-Hill.

Project Management Institute (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de


proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición. Project Management Institute, Inc.

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Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos

Control del documento

CASO DE ESTUDIO RECEPCIÓN DE


BIENES INFORMÁTICOS

Centro Industrial de Mantenimiento Integral - CIMI


Regional Santander
Líder línea de producción: Santiago Lozada Garcés
Rosa Elvia Quintero Guasca
Asesores pedagógicos:
Claudia Milena Hernández Naranjo
Líder expertos temáticos: Rita Rubiela Rincón Badillo

Experto temático: Edgar Eduardo Vega Arango

Diseño multimedia: Eulises Orduz Amezquita

Programador: Francisco José Lizcano Reyes

Producción de audio: Víctor Hugo Tabares Carreño

Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por


terceros si se muestra en los créditos. No se puede obtener
ningún beneficio comercial y las obras derivadas tienen que estar
. original.
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