INSTRUMENTE ŞI TEHNICI UTILIZATE

ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
 Managementul proiectelor, pe lângă
instrumentele: bilanţ, cont de profit şi
pierderi, studii de piaţă, evidenţe financiar
– contabile, utilizate în mod curent pentru
colectarea, sistematizarea şi analiza
informaţiilor privind organizaţia
solicitantă şi mediul economico-social în
care aceasta funcţionează, utilizează o
serie de instrumente şi tehnici specifice:
metoda cadrului logic, metoda „drum
critic” (CPM), metoda PERT, graficele
Gantt, analiza cost – beneficiu sau
analizele SWOT
Aceste elemente sunt folosite în
reprezentarea planului de
derulare/desfăşurare a unui
proiect.
Planul este reprezentarea grafică
care rezultă în urma estimării, a
ordonării logice şi a analizei
temporale a tuturor activităţilor
într-un proiect.
 Analiza proiectului
De obicei selecţia proiectelor, se realizează
pe baza criteriilor financiare formulate
sub forma unor obiective.
În cazul proiectelelor cu finanţare externă,
selecţia este diferită deoarece:
■ obiectivele sunt stabilite de către
organisme externe: guvernamentale,
Uniunea Europeană;
 ■ obiectivele nu sunt întotdeauna
cuantificabile în termeni financiari,
bugetul este mai curând o
constrângere decât un obiectiv.
Managementul proiectelor constă în
realizarea unui echilibru între următori
factori: timp, bani sau alte resurse şi
calitate.
■ Pentru proiectele cu finanţare externă,
obiectivele sunt stabilite de către echipa
de proiect în conformitate cu anumite
direcţii considerate prioritare de către
organismele finanţatoare, bugetul nu este
variabil, iar timpul este o constrângere –
nu la fel de importantă ca în proiectele
tradiţionale.
■ Elementele flexibile ale sistemului sunt
stabilirea obiectivelor şi specificaţiile
proiectului. Dacă obiectivele nu sunt bine
stabilite, valoarea pe care o va produce
proiectul va fi afectată negativ.
 Analiza proiectelor implică realizarea
următoarelor activităţi:
a. Prioritizarea propunerilor de proiect –
trebuie făcută în funcţie de:
■ nivelul de eficienţă al proiectului;
■ compatibilitatea proiectului cu
obiectivele pe termen lung la nivel
regional/naţional şi cu criteriile de
eligibilitate pentru finanţare;
■ gradul de adaptare al dimensiunii
bugetului proiectului la resursele
disponibile de la organismele
finanţatoare.
 b. Cercetarea proiectelor/situaţiilor
similare. Este necesar să se analizeze
dacă au mai fost realizate proiecte
similare în alte sectoare, regiuni sau ţări.
Mai trebuie studiat ce statistici sunt
disponibile privind problemele pe care
proiectul încearcă să le rezolve. Acest
lucru serveşte la stabilirea dimensiunii
grupurilor ţintă, la estimarea resurselor
necesare şi la specificarea cât mai clară a
problemelor pe care le abordează
proiectul.
c. Consultarea deţinătorilor de interese.
Este important ca după încherea
cercetării să contactăm principalii
deţinători de interese: donatori,
beneficiari, unităţi de implementare,
instituţii ale administraţiei publice,
agenţi economici, pentru a stabili care
este opinia lor privind cele mai
importante probleme în domeniu
abordat de proiect şi care sunt cele mai
eficace soluţii.
 Analiza SWOT
Analiza SWOT este o metodologie de
analiza a unui proiect.
Analiza SWOT reprezintă analiza punctelor
tari (S) şi a punctelor slabe (W) ale unei
organizaţii, a oportunităţilor (O) şi
ameninţărilor (T) cu care aceasta se
confruntă.
Primele două privesc organizaţia/
întreprinderea şi reflectă situaţia acesteia,
iar următoarele două privesc mediul şi
oglindesc impactul acestuia asupra
activităţii organizaţiei/ întreprinderii.
 Analiza SWOT este un instrument de
analiză pentru a studia mediul intern şi
extern al organizaţiei este utilizată în
timpul tuturor fazelor ciclului de proiect.
Analiza SWOT se foloseşte pentru
structurarea opiniilor, ea nu oferă nici o
rezolvare dar poate să clarifice ideile
pentru rezolvare, constituind astfel o
bază pentru aprofundarea discuţiilor.
Punctele Tari - definesc valorile pozitive şi
condiţionările interne care pot constitui
surse pentru succesul organizaţiei în
atingerea obiectivului managerial.
Punctele tari cuprind atât elemente
intangibile, de exemplu legate de echipă
(organizaţiei, proiect), cunoştinţele în
domeniu, educaţia, experienţa, contactele,
reputaţia, capacitatea membrilor, precum
şi elemente tangibile legate de sursele
financiare disponibile, echipamente,
canale de comunicare, materiale cu
drepturi de autor etc., care aparţin
organizaţiei.
 Criterii care pot fi avute în vedere în
momentul identificării punctelor tari:
■ Avantajele unei propuneri;
■ Capacitate;
■ Avantaje faţă de concurenţă;
■ Resurse, echipamente, oameni;
■ Experienţa, cunoştinţe, date, informaţii;
■ Resurse financiare; Locaţia;
■ Aspecte inovative;
■ Calitatea proiectelor derulate, experienţa;
■ Acreditări, recunoaşteri, certificări;
■ Sistemul de comunicare din interiorul
organizaţiei;
■ Cultura organizaţională;
 Punctele Slabe – reprezintă ariile de
vulnerabilitate, zonele de resurse
sărace şi alte „valori negative” sau
„condiţionari negative” ale organizaţiei.
Punctele slabe pot include: lipsa de
experienţă, resursele limitate, lipsa de
acces la tehnologie sau capacitate,
portofoliu de proiecte limitat sau
inexistent etc.
 Criterii care pot fi avute în vedere în
identificarea punctelor slabe:
■ Dezavantajele unei propuneri;
■ Lipsa capacităţii;
■ Lipsa avantajelor faţă de concurenţă;
■ Reputaţia;
■ Lipsa resurselor financiare;
■ Termene limită, resurse limitate;
■ Lipsa unui flux de numerar acceptabil;
■ Efectele asupra activităţilor principale ale
organizaţiei;
■ Experienţa anterioară în domeniu: lipsă
sau irelevantă;
■ Angajamentul scăzut al membrilor;
■ Lipsă acreditări, certificări;
■ Conducere defectuoasă;
■ Lipsa unor canale clare de comunicare;
■ Cultură organizaţională nepotrivită.
Oportunităţi sunt tendinţe generale
prezente în mediul extern, ori şanse
oferite la întâmplare în afara câmpului de
influenţare a lor prin management, ele
pot influenţa pozitiv procesul dezvoltării.
Oportunitatea este o proiecţie a „binelui
viitor”.
 Criterii care pot fi avute în vedere în
identificarea oportunităţilor:
■ Dezvoltarea sectorului;
■ Lipsa unor organizaţii concurente;
■ Tendinţele actuale benefice;
■ Dezvoltarea tehnologică;
■ Influenţe globale;
■ Legislaţie favorabilă (de ex. Legea
sponsorizării);
■ Surse de finanţare pentru domeniul vizat.
 Ameninţări - reprezintă „valori”
negative şi condiţionări externe
aflate dincolo de câmpul de acţiune
managerială ; ele pot fi atât riscuri
tranzitorii, cât şi permanente.
Ameninţarea sau riscul este o
proiecţie a „răului viitor”.
Criterii care pot fi avute în vedere în
momentul identificării ameninţărilor:
■ Efecte politice;
■ Efecte legislative;
■ Efecte ale mediului;
■ Lipsa surselor de finanţare;
■ Cererea;
■ Dezvoltarea economică;
■ Competiţie în domeniul vizat
foarte puternică.
Analiza SWOT reprezintă o cale
practică pentru asimilarea informaţiei
privind mediul intern şi mediul extern
al unei organizaţii.
■ Pentru ca procedura SWOT să fie realistă
şi fiabilă este necesară colectarea unei
mari cantităţi de date privind mediul
intern şi mediul extern al organizaţiei.
Itemurile trebuiesc clasificate în patru
liste de inventare, fiecare având doua
caracteristici :
■ Itemul aparţine mediului intern al
organizaţiei, sau mediului extern al
organizaţiei;
■ Itemul reprezintă un element ajutător,
pozitiv, pentru atingerea
obiectivului, sau un impediment, un
element negativ, în atingerea
obiectivului.
Cele patru inventare pot să fie privite ca
elemente ale unei matrici. Matricea de
inventare SWOT poate fi construită din
două linii şi două coloane folosind
caracteristicile : intern, extern, pozitiv,
negativ, pe post de indici ai elementelor.
 Într-o analiză SWOT, trebuie să fie cuprinşi
factorii relevanţi în cele patru arii. Un
management adecvat situaţiilor poate să
influenţeze direct “punctele forte” şi
“punctele slabe”, dar prin nici un fel de
managemental al organizaţiei nu pot să
fie influenţate “oportunitatile” şi
“amenintarile”.
Avantajul acestui tip de analiză:
■ consumul mic de timp;
■ simplitate;
■ multiple domenii de utilizare;
■ transparenţa opiniilor.
 Studiu de fezabilitate
Studiul de fezabilitate este un document
care:
■ identifică soluţiile alternative posibile ale
unei probleme şi gradul de fezabilitate;
■ permite obţinerea informaţiilor necesare
pentru realizarea planului de afaceri;
■ delimitează domeniul în care se
manifestă problema, identifică şi
analizează o serie de soluţii posibile,
stabileşte priorităţi şi recomandă soluţia
probabilă adecvată.
 Putem vorbi de:
■ fezabilitate operaţională - măsura în care o
anumită soluţie este funţională într-un
anumit context;
■ fezabilitate tehnică - măsura în care o
anumită soluţie este posibil de pus în
practică şi că resursele tehnice necesare
sunt disponibile;
■ fezabilitate economică - măsura în care o
anumită soluţie este eficace şi eficentă
 Conţinutul unui studiu de fezabilitate:
■ Introducere;
■ Situaţia curentă;
■ Metodologia utilizată pentru rezolvarea
problemei;
■ Recomandarea unei căi de acţiune și plan
de acţiune.
 Fezabilitatea unui proiect înseamnă:
■ angajamentul părţilor implicate pentru
succesul proiectului;
■ disponibilitatea resurselor umane;
■ disponibilitatea cunoștinţelor și
compteneţelor necesare;
■ așteptări realiste;
■ organizare adecvată de proiect și comunicare
externă;
■ tehic: interviuri; observare; tehnici statistice
de eșantionare și analiză; metode de
cercetare
■ probleme de evitat: luarea deciziilor pe
baze subiective; inhibarea/deconsiderarea
așteptărior părţior interesate
 Metode de programare a activităţilor

■ Programarea activităţilor unui proiect constă

în reprezentarea grafică a succesiunii
activităţilor, cu evidenţierea
intercondiţionărilor, consumurilor de resurse,
a drumului critic și a rezervelor de timp.
■ Drumul critic este perioada cea mai scurtă de
timp în care poate fi realizat un proiect.
■ Rezervele de timp indică intervalele de timp
în care pot fi întârziate sau reprogramate
anumite activităţi fără a efectua durata totală
de implementare a proiectului.
 După stabilirea succesiunii activităţilor
se trece: la alocarea resurselor pentru
fiecare activitate, nivelarea consumului de
resurse în cadrul proiectului și stabilirea
de costuri pe această bază pentru fiecare
activitate.

O programare necorespunzătoare ar
conduce la pierderi de timp, nefolosirea
resurselor și nerealizarea proiectului în
limita de timp alocată.
 Pentru programarea activităţilor unui
proiect pot fi utilizate:
■ metode clasice: graficul Gantt,
■ sau metode moderne: graficele reţea cu
activităţile determinate în varianta
deterministă (CPM – Metoda Drumului
Critic) sau probabilistică (PERT – Evaluări
de Program și Analiză Tehnică).