SISTEMA MATRICIAL DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

Es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la

perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por

la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del

control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al

ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de

la entidad y generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al

control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al

igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde

operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y

actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.

Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las

actividades de monitoreo.

El sistema de control interno está íntimamente ligado al sistema decisorio, de tal manera que el

gerente recibe datos de sus directivos que gestionan y del sistema financiero. Se encuentran

criterios de efectividad en la estrategia de la empresa y las ventas como el coeficiente egreso /

ingreso.

SISTEMA MATRICIAL DE CONTROL INTERNO

Una forma simple y sencilla de entender y comprender el Sistema Matricial de Control Interno es

pensarlo al mismo como una serie de cuestionarios de control sobre diferentes aspectos de la

empresa. Pero con la primera particularidad que en su redacción participan tanto personal

operativo, como miembros del staff organizacional.

En ello da pie a la nueva forma de diseño grupal. Así como en el diseño de productos es

conveniente la participación conjunta e interactiva de ingenieros de procesos y de producción,

diseñadores, personal de marketing y ventas, e inclusive de finanzas, en el diseño de estos

cuestionario participan miembros de los sectores o servicios objetos de control, como así también

miembros de auditoría interna y operativa, auditoría externa, finanzas, impuestos, entre muchos

otros.

En una segunda parte se designan responsables de llevar a cabo los controles especificados en los

cuestionarios, determinando también la periodicidad de los mismos. Con ello se tiende a dar vida

al autocontrol tan difundido por los nuevos sistemas tanto de calidad como de gestión de

procesos.
Ahora bien, estos cuestionarios no quedan en el papel, sino que son trasladados a la informática.

De tal forma los responsables de los controles por medio de claves tienen acceso al sistema e

informan del cumplimiento de las medidas y especificaciones de control.

El resultado de tales controles es informado diariamente a diferentes niveles de la organización,

tanto de manera general como por excepción. De tal forma los directivos pueden saber y evaluar

que tan bien se están cumpliendo las medidas de control. En este aspecto el sistema trabaja al

estilo de un Tablero de Comando.

El sistema en sí tiene la bondad de permitir la delegación de tareas de control, ahorrar tiempo,

personal y recursos en materia de evaluación y posterior redacción de informes, lográndose

además un control continuo y no sólo periódico de las diferentes unidades económicas (llámense

sucursales, dependencias, o delegaciones).

Esta es sin lugar a dudas una nueva y revolucionaria forma de enfocar el control interno,

haciendo de esta una actividad más eficaz y eficiente. Debemos recordar que la mejor forma de

aumentar las utilidades es proceder siempre de manera inmediata a tapar los agujeros o fisuras

por donde se pierden recursos.

Cuando de control interno se trata, no se habla solamente de temas tradicionales como el control

por oposición, la división de funciones o la existencia de comprobantes pre numerados, para

tratar sólo de algunos, sino también de evitar la pérdida de los recursos más valiosos de toda

organización como lo son sus clientes. Para ello cabe preguntarse: ¿qué tan bien cuidamos de

nuestros clientes y consumidores? ¿Llevamos una estadística de sus adquisiciones? ¿Qué tan

elevada es la rotación de nuestra cartera de clientes? ¿Medimos, registramos y analizamos los

niveles de satisfacción de nuestros clientes y consumidores? ¿Con qué periodicidad lo estamos

haciendo?

En otro orden de cuestiones, como son la producción de los bienes y servicios, o la gestión

financiera, caben también una serie de preguntas destinadas al mejor control de gestión de los

procesos organizacionales.

Podemos así concluir en relación al Sistema Matricial de Control Interno, que se trata de una

nueva y poderosa forma de proteger y generar la competitividad organizacional.

VENTAJAS DE UNA ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Se trata de un modelo con el que se permite aumentar enormemente la productividad de las

empresas, debido a esta especialización del trabajo. Se crean equipos especializados en cada una

de sus áreas. Y es que en la estructura matricial, las personas pueden trabajar de manera flexible

en diferentes proyectos o productos. Las áreas funcionales mantienen un conjunto de empleados

con talento para cumplir con los requisitos de los proyectos.

Además, otra de las ventajas que supone implantar una organización matricial en nuestra

empresa, es la creación de equipos multidisciplinares. Mientras que en las estructuras meramente

funcionales o departamentales, las personas a penas se comunican con otras áreas, en la matricial

todos los empleados están constantemente relacionados entre sí, con una unidad de trabajo que

les une: el proyecto.

De esta manera, se generan sinergias interesantes, se agilizan los procesos, se comparte

información y recursos, y se amplían habilidades, enriqueciendo así a todo el talento de la

empresa. Por eso, esta colaboración entre las áreas funcionales permite a un equipo de proyecto

poder manejar mejor los retos y objetivos complejos.

Una organización matricial promueve la comunicación fluida y el uso de metodologías ágiles.

Todo es más fluido, se eliminan barreras burocráticas y el interés se centra exclusivamente en

sacar adelante el proyecto con éxito.

DESVENTAJAS DE UNA ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Así como esta estructura organizativa posee numerosas ventajas, también tiene su lado oscuro.

Las empresas que se rigen exclusivamente a modelo matricial, se suelen topar con problemas

como el nacimiento de cierta anarquía en los equipos de trabajo. Por ello, el papel del supervisor

del proyecto o el director del mismo, deberá definir muy bien lo roles y responsabilidades de

cada especialista funcional. La adecuada y constante relación con todos los colaboradores será

una de las llaves para mantener el control del proyecto.

Además, existe el riesgo de que se generen luchas de poder que pongan en peligro al proyecto.

Cada uno tiene sus intereses, pero hay que transmitir que, por encima de todo, está el interés final

del cerrar el proyecto de manera exitosa en su conjunto. Apostar mucho por sólo un área, puede

suponer perderlo todo. Así pues, los supervisores deben encontrar el equilibrio de intereses, con

el fin de tomar decisiones verdaderamente satisfactorias para el proyecto.

Por eso, para implantar una buena organización matricial, es importante que la figura de Director

de Proyectos se profesionalice. En un momento de crisis, no es sencillo saber atajar la

incertidumbre que se genere en el proyecto. El conocimiento de técnicas y la experiencia son

aspectos que aseguran la implementación a tiempo de los cambios necesarios. Así como el uso

de herramientas que asesoren al profesional para terminar con éxito los proyectos.

CIBERGRAFIA

https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/funciona-organizacion-
matricial

https://www.gestiopolis.com/sistema-matricial-de-control-interno/