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TESIS
PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS Y RECURSOS HUMANOS
TEMA:
“DISEÑO DE UN PROGRAMA DE SERVICIO AL CLIENTE DIRIGIDO AL
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS PACIFICARD S.A.”
AUTORA
QUINTANA SALAS PAULINA ELIZABETH
DIRECTOR DE TESIS
MSC. MANUEL OSWALDO HARO HARO
Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido realizada en su totalidad por la
----------------------------------------
Director de Tesis
ii
AUTORÍA
C.I Nº 1717128720
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado con todo cariño para mi madre, hijo y hermanos que de una
u otra forma han formado parte de este esfuerzo, quienes siempre han confiado en mí y con
sus palabras de aliento y ejemplo me motivaron a culminar con un sueño que hoy se ve hecho
que no hay recompensa más grande que la del trabajo cumplido, que existe un horizonte
amplio de oportunidades al que debemos alcanzar con coraje y voluntad, pero sobretodo que
Quiero con especial énfasis dedicar este trabajo a mi madre quien con su silencio virtuoso
supo sembrar valores y principios, que solo sabe dar quien conoce el lenguaje sencillo del
amor de madre.
iv
AGRADECIMIENTO
institución ejemplar y prestigiosa que me abrió las puertas de sus aulas, y me brindó la
oportunidad de formarme como mejor persona y una buena profesional que contribuirá al
De la misma forma extiendo un agradecimiento a mis maestros Ing. Francisco Rojas e Ing.
Eve Cerón quienes fueron los pilares fundamentales que me mantuvieron en la lucha por
A todas las personas que hicieron todo en mi vida para que yo pudiera lograr mis sueños, por
motivarme siempre y ante todo darme la fuerza y el valor para continuar y nunca declinar,
v
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN ...................................................................................................................ii
DEDICATORIA ...................................................................................................................... iv
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................. v
INDICE .................................................................................................................................... vi
CAPITULO I ............................................................................................................................ 2
1. GENERALIDADES ......................................................................................................... 2
Misión........................................................................................................................ 3
Visión ........................................................................................................................ 3
Servicios .................................................................................................................... 4
vi
1.9 Metodología de la investigación ................................................................................ 10
Encuesta ................................................................................................................. 10
CAPITULO II ........................................................................................................................ 12
Concepto .................................................................................................................. 14
vii
3.1 Historia ........................................................................................................................ 23
Análisis .................................................................................................................... 28
CAPITULO VI ....................................................................................................................... 43
4. PROPUESTA .................................................................................................................. 43
CAPITULO V......................................................................................................................... 61
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................... 63
NETGRAFÍA: ........................................................................................................................ 64
viii
ÍNDICE DE CUADROS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
ix
ÍNDICE DE ANEXOS
x
CAPITULO I
GENERALIDADES
1
CAPITULO I
1. GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
“Los clientes no esperan que seas perfecto. Esperan que les aportes soluciones cuando
departamento de cobranzas de Pacificard donde laboro podemos indicar que este es un factor
crítico para el desarrollo de la empresa, ya que brindar un mal servicio influye al decaimiento
todo está en buscar soluciones claras a los problemas y necesidades de los clientes.
Por lo tanto, si satisfacer las expectativas del cliente es tan importante como se ha dicho,
entonces es necesario disponer de información adecuada sobre los clientes que contenga
aspectos relacionados con sus necesidades, con los atributos en los que se fijan para determinar
imprescindible para competir en las organizaciones de todo el mundo, ya que las implicaciones
que tiene en la cuenta de resultados son muy positivas para las empresas.
De esta forma, la calidad del servicio se convierte en un elemento estratégico que confiere
proceso es la única vía para superar los bloqueos que a veces se producen en el camino hace la
2
1.2 La Empresa
Misión
Visión
Reseña histórica
Pacificard S.A. es una compañía emisora y procesadora de tarjetas de crédito del Grupo
En 1.994 cambia su razón social a Mastercard del Ecuador hasta constituirse en Junio
del 2.003 como Pacificard, teniendo la emisión de las dos marcas de tarjetas de crédito más
posee una sucursal mayor en la ciudad de Quito, así como también oficinas en las ciudades de
Cuenca y Ambato.
emisor de la marca Visa. La compañía cuenta con alrededor de 400 empleados a nivel nacional
3
En el año 2007 Pacificard se ha visto obligada a descubrir sus necesidades de apetito
por el riesgo, por lo que ha puesto toda la atención en la documentación de sus procesos
partir del entendimiento del negocio, sus operaciones, los factores internos y externos que le
Es así que la resolución emitida por la Superintendencia de bancos en Octubre del 2005
políticas, responsabilidades en las diferentes unidades de negocio que conforman la única línea
riesgos en la empresa existiría la posibilidad de perder dinero e imagen por las fallas o
externos, porque existen deficiencias o falta de controles y seguimientos de los mismos, sobre
Servicios
Pacificard no tiene fronteras. Tecnología de punta y un grupo humano del más alto nivel
es lo que nos convierte en el experto en tarjetas de crédito, dentro los servicios que pone a
4
Avances en efectivo
Avances en todas las oficinas
a nivel nacional
Pago en la totalidad
Pago de contado
de los consumos
Valor de cuotas
Credito Diferido mensuales al
interes mas bajo
Creditos
Credito Diferido sin Cuotas mensuales
intereses sin interes
Saldos y
Hall de servicios
movimientos
Consultas por
Pacificard Movil
celular las 24 horas.
5
Organigrama Estructural
1.3 El Problema
6
los usuarios se sienten incómodos con la atención y el servicio brindado, por la falta de
soluciones claras y por tanto tramite que se genera en los procesos de cobranzas.
La calidad en el servicio poco a poco toma una gran importancia en todas las empresas
el país y se ha convertido en el valor agregado por el cual los clientes escogen el servicio que
quieren y necesitan.
2. ¿El cliente puede tener una percepción equivocada de servicio por la falta de técnicas
Objetivo General
Pacificard S.A.
Objetivos específicos
de cobranza.
7
Determinar el servicio que se está dando a los clientes externos para aplicar un
Al ser una institución Bancaria de prestigio que ofrece una gran variedad de productos y
satisfacción que pueda llegar a tener el cliente luego de realizar cualquier gestión en el Banco.
Este tema toma una vital importancia ya que los clientes están dispuestos a orientar su
de que recibió un mal servicio es muy difícil revertir este pensamiento ocasionando que ese
cliente insatisfecho, cuente su mala experiencia , aprovechará una reunión de amigos o una
reunión familiar, para contar ante varias personas esta mala experiencia. Debido a este nivel de
insatisfacción, el cliente comenzará una cadena de negativismo hacia el servicio que se presta
en el banco.
Es de esta manera que para evitar esta cadena de percepción de servicio específicamente
finalidad será que los funcionarios del área tengan las herramientas necesarias para gestionar
Siendo un factor primordial el buen servicio que se brinde a los clientes del banco este
1. Los clientes son cada vez más exigentes, ya no sólo buscan precio y calidad, sino
8
2. Si un cliente recibe un buen servicio o atención, es muy probable que vuelva a adquirir
Por todas estas razones, hoy en día se hace casi obligatorio el brindar un buen servicio
o atención al cliente.
Este debe estar presente en todos los aspectos del negocio en donde haya alguna
interacción con el cliente, debe ir desde el saludo del personal encargado de la seguridad del
Para ello debemos capacitar a todo nuestro personal, todos deben estar motivados en
dar una buena atención, todos deben mostrar siempre un trato amable y cordial con todos y
cada uno de los clientes pero para efecto el programa se dirigirá en forma inicial al
Departamento de cobranzas.
1.7 Hipótesis
disminución de quejas.
Variable Independiente:
9
Variable Dependiente:
Método Analítico
Las técnicas son los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al
levantamiento de información:
Encuesta
específicos. Con este antecedente la encuesta nos permitirá evidenciar un estado actual de cómo
10
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
11
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Capacitación
Concepto de Capacitación
habilidades.” (Lefcovich, Mauricio León Argentina: El Cid Editor | apuntes, 2009. p 3.)
La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona
no existen puestos de trabajo estáticos. Cada persona debe estar preparada para ocupar las
El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y también sobre la forma de
cada persona
En la era del conocimiento nos queda decir, que más que nunca con anterioridad la
12
las empresas. Ya no son los recursos materiales o financieros los que determinan la capacidad
competitiva, sino su Capital Intelectual. La capacitación es sin lugar a dudas un gran negocio,
podemos mencionar como ejemplo lo sucedido en 1980, las organizaciones públicas y privadas
de los Estados Unidos gastaron más de 30.000 millones de dólares para la capacitación de
excluyendo los salarios de los capacitados. Sólo la empresa AT&T gastó la friolera de 1.700
millones de dólares. Todo ello a pesar de que en Estados Unidos las empresas proporcionan a
su personal alrededor de un día de capacitación al año, comparado con las compañías japonesas
capacitación al año.
capacitación debe ser desarrollada y ejecutada como un sistema progresivo, un proceso que
implica que antes de proceder a poner en práctica las acciones de capacitación debe
determinarse de manera certera (1) si la organización está fallando en cumplir con las metas y
(2) qué clase de tareas necesitan realizarse y qué contenido en la instrucción es necesario para
generar las conductas requeridas; (3) si existe en la actualidad o en el futuro se prevé escasez
de habilidades particulares, y de darse ello (4) qué individuos en particular necesitan qué tipos
específicos de capacitación.
13
2.2 El Servicio al Cliente
Concepto
satisfacción de las necesidades del consumidor, con tal de satisfacer las necesidades propias de
la empresa. El servicio al cliente, hoy por hoy, identificado como una fuente de respuestas a
las necesidades del mercado y las empresas; debe contemplar una estrategia más dinámica; mas
Por ello, instituciones de servicio sobretodo, como las financieras y las entidades
bancarias, deben emprender estos retos, para elevar el nivel de su competitividad en el ámbito
en los mercados sencillos y tradicionales, donde es ineludible todavía que el cliente se aproxime
La palabra "Servicio" posee todavía una fuerte conexión con "Sirviente" y "Servilismo",
términos que a la mayoría repelen. Por esta razón, muchas entidades en Bolivia han rechazado
cliente". Ésta, sin embargo, quedará corta en su significado real una vez superados todos los
se incrementen los límites en la comunicación con el cliente interno y/o externo, motivo por el
que sin duda, se acentúa la falta de satisfacción al cliente, por lo que éste ignora muchas veces
el verdadero compromiso de servicio del departamento, así como las diferentes facilidades en
la atención del mismo con cliente, lo cual, además; no permite el flujo de comunicación del
14
cliente habitual con el que no lo es. Se hace notoria la falta de un programa de aplicación de
medio ambiente, los clientes y el seno mismo de la institución. Creemos en lo imperioso del
establecer estrategias de atención y servicio; con una orientación del Banco hacia el servicio
mismo que presta al cliente. Indudablemente con esto, podremos hablar de una comunicación
"Una estrategia del servicio al cliente, en los bancos; se relaciona con la satisfacción de las
información a través del uso de los cuestionarios sobre los cuales, en todos los casos se efectuó
un examen crítico de los mismos. En lo que respecta al objeto "servicio al cliente", las cuatro
objeto. Si se hace,claro.
15
Elementos del Servicio al Cliente
teórico admite deducir primero una forma de "cómo" hacerlo, en base a los elementos
"rayar la cancha" con lo que tenemos, hacia la estrategia que queremos lograr. Precisamente en
este punto, el testimonio de cinco autores estudiosos del servicio, a través de su análisis crítico
científicos) dentro del servicio al cliente; para que con ello, podamos establecer la posición
Servicio al Cliente, para la entidad objeto de estudio. Así, autores como Peel y Lovelock,
especialmente; han encaminado sus investigaciones hacia todo tipo de contacto o comunicación
interpersonal entre las organizaciones y sus clientes, especialmente en las actitudes sociales
solícitas como las sonrisas en el personal o el ofrecimiento de ayuda al cliente, el arte de hablar
y escuchar, el respeto y otras; quienes se irán convirtiendo junto con el correo, la infraestructura
y el uso del teléfono en herramientas del servicio, de acuerdo con la organización que los
adopte. Se puede o debe mejor contemplar estos elementos para la aplicación del modelo y en
los cuales incidimos para la formulación de la estrategia . Schiffman o GAITHER quienes del
mismo modo dedican su estudio al servicio al cliente, si bien aluden que el contacto personal
representa también la esencia del servicio al cliente y aun cuando SHIFFMAN se posa en la
atención del cliente "difícil", no enfatizan entre sus elementos al contacto telefónico o el uso
del correo, principalmente SHIFMANN; quien ve en el teléfono una forma poco real de
contacto personal
16
2.3 Calidad en el Servicio al Cliente
"Es cualquier actividad o beneficio que una parte ofrece a otra; son esencialmente
intangibles y no dan lugar a la propiedad de ninguna cosa. Su producción puede estar vinculada
o no con un producto físico". (Méndez R., Julio César. La administración, la calidad personal
mismo, en este caso los empleados del departamento de cobranzas de Pacificard, el cliente es
pieza clave para cualquier organización, porque gracias a él depende la existencia del negocio
Calidad en el Servicio.
Dentro del punto de vista de la calidad, el cliente es la persona más importante para la
organización, por esta razón para que las organizaciones mantengan una ventaja competitiva
es necesario contar con unos indicadores que permitan establecer el punto de vista del cliente
Hay varios factores por los que el cliente mide el grado de calidad en el servicio de los
Prontitud en el servicio.
Relación beneficio-costo.
17
Es importante tener claro que antes de realizar cambios es importante medio el grado
de Servicio al cliente.
universalmente aceptados para hacerlos, es por esto importante tener en cuenta una dimensión
adicional para asegurar la calidad de la prestación, es decir no basta con contemplar el servicio
base que compra el cliente, sino que también hay que tener presente como se entrega el mismo.
Cada empresa debe establecer por sí misma, en qué consiste la calidad del servicio en
En este punto es importante mencionar que antes de realizar una capacitación en una
empresa debemos determinar las necesidades de los clientes, tanto internos como externos en
la empresa, pues de esta manera sabremos en que está fallando la comunicación entre los
En este punto vamos a analizar las expectativas que pueden tener los clientes en cuanto
a la atención y los procesos a los que ellos tienen que presentarse en la organización.
18
2.5 Estrategias de Atención al Cliente
Regularmente las personas piensan que las quejas de los clientes son perjudiciales para
la empresa, pero si analizamos la situación podemos darnos cuenta que las quejas y sugerencias
manera convertir a una queja en un cliente leal con la organización. La reducción del número
de quejas no significa necesariamente una disminución del número de problemas con sus
clientes.
o externo, es rentable. La mejor fuente de ideas para la mejora de nuestros productos y servicios
Por esta razón merece la pena incorporar a los clientes en los equipos de mejora,
gestionar las quejas para que éstas se conviertan en mejoras de la rentabilidad empresarial. La
clientes en cuanto a quejas y sugerencias, dentro de las que podemos destacar las siguientes:
panel de clientes, documentos para que el cliente incorpore de forma escrita sus comentarios,
19
Para una mejor explotación de las ideas aportadas merece la pena poner en circulación
interna un informe de conclusiones. En el informe aparecerán tanto las cosas positivas como
las negativas, éstas últimas sin citar nombres. Resulta fundamental poner en la práctica, en la
posteriormente. Dado que unas personas gustan de hacer comentarios por escrito y otras
verbalmente, y de esta manera se sentirá que se los ha escuchado y es muy importante para la
empresa sus quejas, y se va a trabajar en mejorarlas para que de esta manera el cliente no deje
Cuando nos referimos a satisfacción de los clientes hablamos de una calidad total en
ese servicio, de cumplir todas las expectativas que ellos tienen hacia nuestro servicio, por esta
Aunque hay mucha gente que no lo acepta, la percepción del cliente podemos decir que es
en la empresa.
Cuando nos referimos a satisfacción de los clientes hablamos de una calidad total en
ese servicio, de cumplir todas las expectativas que ellos tienen hacia nuestro servicio, por esta
Aunque hay mucha gente que no lo acepta, la percepción del cliente podemos decir que
20
la intensidad de su recomendación a terceros, de esta manera tendríamos un cliente más seguro
en la empresa.
21
CAPITULO III
SITUACIÓN ACTUAL
22
CAPITULO III
3.1 Historia
Hace 32 años varios inversionistas junto con el Banco del Pacífico, constituyeron la
primera empresa emisora y administradora de tarjetas de crédito del Ecuador, misma que nació
con el nombre de Unicredit. Luego de 14 años de exitoso desempeño, su razón social cambió
a MasterCard del Ecuador. En el 2003 y fruto de los deseos de seguir desarrollando el mercado
durante los últimos años administramos con éxito la crisis bancaria incorporando la marca Visa.
Hoy, circulan en el Ecuador más de 350.000 plásticos de crédito con nuestra marca y
facilitamos una forma más segura y eficiente de vender a más de 20.000 establecimientos
comerciales en el país, que gracias a la red de aceptación y pagos, pueden comercializar sus
Durante estos años en el mercado, hemos estado presentes en el día a día de las compras
que realizan los ecuatorianos. Esa lámina de plástico que vive en la billetera de 350,000
ecuatorianos, ha sido utilizada para compras y retiros por más de 4,200 millones de dólares
23
Como Pacificard hemos podido ofrecer a nuestros tarjetahabientes la creación de
historias, esas memorias que quedan detrás de la adquisición de bienes que se obtienen durante
la vida. Aquellas vacaciones inolvidables, el regalo perfecto para mamá, la primera compra de
pañales para el bebé, en fin, tantas transacciones que se realizan diariamente, en cuyo inicio o
Compromiso
Excelencia en el Servicio
Responsabilidad y Honestidad
Trabajo en Equipo
Transparencia y Credibilidad
Responsabilidad Social
Mejora Continua
Calidad de servicio.
Responsabilidad social.
Profesionalismo.
Honestidad.
Compromiso.
24
3.3 Posicionamiento en el mercado
del Ecuador, como se empresa se ha obtenido premios como: Effie de Oro 2010 en marketing
La estrategia puede ser definida como la forma en la cual una empresa usa fortalezas
corporativas para satisfacer mejor a las necesidades de los clientes mediante la diferenciación
positiva de sus competidores. Puede ser vista como un plan de acción para maximizar las
formación o generación dentro de las empresas. En la actualidad pierde peso la teoría que asocia
el concepto de estrategia necesariamente con planificación (en tanto que los sistemas
organización y por el entorno en el que esta se desenvuelve. Por tal motivo, no podemos hablar
todo tipo de organizaciones. El proceso de la estrategia tiende hacerse más ágil y flexible y
25
En todas las organizaciones tan presentes fuerzas o fortalezas tales como: productos,
A pesar de que todos estos elementos existen en la mayoría de las empresas, solamente
competencias claves. Esto lo explica Michael Robert en su libro “Estrategia Pura y simple II.
actual de las entidades en este caso específico del departamento de Cartera de Pacificard,
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello
tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. El término FODA es un
acrónimo conformada por las primeras letras de las siguientes palabras: Fortalezas
Oportunidades Debilidades Amenazas: Dentro de estas cuatro variables, tanto fortalezas como
debilidades son internas por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las
oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder
26
Cuadro 1. FODA Pacificard 1
FOTALEZAS AMENAZAS
F5 - La entidad goza de prestigio y posicionamiento center se está viendo relegado por la implementación de
dentro del mercado. servicios on line, sin embargo los que no pueden
F6 - El servicio que se da es variado y diverso. ser llevados a cabo por un sistema informático si es
F7 - El índice de clientes que maneja la entidad está en necesario que una persona atienda su llamada.
constante crecimiento gracias a la dinamización de la
A5 - El robo de información por parte de call center
economía nacional
piratas también minimiza la adecuada gestión de un
servicio certificado.
OPORTUNIDADES DEBILIDADES
servicio y atención al cliente. D3 - Mal trato al cliente externo, por la baja estabilidad
O5 - Hay una gran oportunidad de captar cada vez más que tiene los clientes internos en la empresa, esto hace
center sino hasta hace 6 años. D5 - La central telefónica se congestiona fácilmente sobre
O7 - Lamentablemente el cierre de entidades financieras todo en fechas en las que los clientes consumen más en
es una oportunidad para que los clientes de éstas nos diferentes establecimientos (ejemplo, Diciembre).
27
Análisis
un cliente a la hora de elegir una entidad financiera, observamos que también posee varias
agencias en diferentes puntos de la ciudad, lo cual puede actuar como un contrapeso frente a
ésta debilidad.
D3 – F1 La atención al cliente se ve afectada por la alta rotación del personal que brinda
el servicio, sin embrago la empresa goza de una Imagen Corporativa ya posicionada y que
número de clientes que manejan y eso se mejoraría contratando más personal en turnos
adecuados.
adecuado a cada cliente, sin embargo ésta diversificación es la que hace crecer día a día a la
institución.
Conclusión FODA:
necesario que los tiempos de espera para la solución de pagos de quieren realizar cancelaciones
a la tarjeta de crédito sean más oportunos y brindándoles soluciones claras para el arreglo de
sus cuentas, esto con lleva a que el servicio que se da al cliente sea de calidad total, pues si se
mejora la atención, las demás falencias poco a poco iras fluyendo mejor.
28
3.7 Encuesta
La encuesta permite conocer los niveles de satisfacción del cliente, con los
factores o etapas del proceso que requieran atención a fin de medir la satisfacción del cliente.
Población y Muestra.
Población
De acuerdo a Hernández y otros (1995, Pág. 210 definen la población como "el conjunto
de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones. Debiendo situarse
Por consiguiente el conjunto poblacional del presente estudio está conformado por dos
factores claramente definidos. El primero, conformado por los quince (15) empleados del
Departamento de Cartera, los cuales por su naturaleza e importancia pasarán a formar parte de
la muestra en su totalidad. El segundo factor está representado por los mil doscientos (1200)
TOMA DE POBLACION 4
29
Muestra
Fisher y Navarro (1994, Pág. 39) definen muestra como "una parte del universo que
debe representar los mismos fenómenos que ocurren en aquel, con el fin de estudiarlos y
medirlos".
simple, las fórmulas aplicadas serán para poblaciones finitas, aplicándola sólo al segmento de
CALCULO MUESTRA 5
n= N*K^2*pq
e^2*(N-1)+K^2pq
donde:
n= Tamaño de la muestra
N= Población
K^2= 1.96 Constante que no debe ser menor del 95%
e^2= precisión de un 3%
p= proporción esperada 5%
q= 1-p Probabilidad en contra
Datos Formula:
N= 1200 n= 218.9712
k= 1.96 1.261576
p= 0.05
q= 0.95 n= 174
e= 0.03
Elaborado por: Paulina Quintana
TOTAL 184.
30
3.9 Análisis de encuestas clientes internos.
1) ¿Considera que existe una comunicación afectiva entre usted y su jefe inmediato?
15 13
10
5
2
0 SI
Muestra NO NO
SI
Muestra
SI 2
NO 13
Gráfico 3. Pregunta 1
los colaboradores manifiestan que no existe una comunicación afectiva entre ellos y sus jefes.
Mientras que solo el 13 % dice mantener una comunicación afectiva con sus superiores.
Los superiores que no mantienen una homogénea relación afectiva con sus colaboradores
Éste sin duda es un factor que influye en el servicio que se brinda al cliente.
31
2. ¿Recibe usted capacitación y entrenamiento que le permita ofrecerle al cliente la
atención de calidad?
12
12
10
8
6
4 3
2 SI
0
NO
Muestra NO
SI
Muestra
SI 3
NO 12
Gráfico 4. Pregunta 2
Respecto a si reciben o no una capacitación continua que mejore su trato y atención con
los clientes tenemos que el 87 % mencionan no recibir una capacitación continua, frente al 13
% que dice si recibirla, esto inhibe las mejoras y actualizaciones que se puede ofrecer al
personal para que finalmente redunden en una buena y adecuada atención al cliente.
32
3) ¿Se siente motivado a través de incentivos (sueldos, cursos, promociones y
10
10
6 5
4
2
SI
0
NO
Muestra NO
SI
Muestra
SI 5
NO 10
Gráfico 5. Pregunta 3
beneficios que ofrece la empresa, observamos que el 67 % dice si estar satisfecho con éstos
Es importante analizar estos números, pues muchas veces los datos arrojan
insatisfacción en los colaboradores de manera estacional, es decir que éstos datos no serán los
33
4) ¿Existe el Protocolo de Servicio al Cliente y éste facilita el manejo del sistema
12 11
10
8
4
6
4
2
SI
0
NO
Muestra NO
SI
Muestra
SI 11
NO 4
Gráfico 6. Pregunta 4
Podemos observar que respecto al Protocolo de manejo al cliente si existe una marcada
mayoría mencionando que le ayuda que exista éste protocolo para saber cómo tratar y actuar
con un cliente, pues el 73 % se maneja bajo el mismo y solo a un 27 % no sabe que existe el
mismo o no es de mayor utilidad, esto también se puede dar porque en la encuesta hay personal
nuevo y el tener un protocolo es de gran ayuda, mientras que para el personal antiguo es un
tema operativo
34
5) ¿Considera que existe una comunicación efectiva entre usted y su jefe inmediato
a su aspecto laboral?
10 9
8
6
6
4
2
0 SI
NO NO
Muestra
SI
Muestra
SI 6
NO 9
Gráfico 7. Pregunta 5
% de la muestra considera que las indicaciones son dadas de manera clara y oportuna, mientras
35
6) ¿Está usted al tanto de los problemas que puedan existir en su área?
15
12
10
5 3
0
SI
Muestra NO
NO
SI
Muestra
SI 3
NO 12
Gráfico 8. Pregunta 6
En la presente pregunta se puede apreciar que hay una marcada falta de comunicación
la pro actividad en las mismas, pues el 80 % de los colaboradores encuestados menciona que
no está al tanto de los problemas que se puedan dar en su entorno laboral y solo un 20 % dice
que si conoce cuáles son esos problemas, nuevamente entra en juego la experiencia.
36
7) ¿Cuenta la agencia con algún departamento de control y verificación, tanto de
14
15
10
5
1
0
SI
Muestra NO
NO
SI
Muestra
SI 1
NO 14
Gráfico 9. Pregunta 7
de control y verificación, tanto de los materiales, como del proceso en sí de atención al cliente,
Ésta debe ser una alerta para mejorar respecto en la atención al cliente, con una
37
8) ¿Conoce usted sobre técnicas de Servicio al Cliente?
14 13
12
10
8
6
4
2
2
0 SI
NO
Muestra NO
SI
Muestra
SI 2
NO 13
solo un 20 % dice si conocerlas. Motivo por el cual también se puede deducir que existe
38
3.10 Análisis de encuestas clientes internos.
13
12
11
10
8
Preguntas
Excelente
6
Bueno
Regular
5
Malo
4
0 50 100 150
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Excelente 89 57 147 126 93 11 23 62 92 80 32 25 0
Bueno 66 35 12 26 66 133 43 51 67 76 79 101 9
Regular 3 34 0 7 0 13 31 29 0 3 41 30 38
Malo 1 33 0 0 0 2 62 17 0 0 7 3 112
39
Análisis de Resultados Cliente Interno.
departamento por lo que las expectativas del cliente interno no son cumplidas.
servicio al cliente para utilizarlos oportunamente, así también el personal no los comunica
Las sucursales son bien distribuidas dentro del perímetro urbano y se encuentran cerca
El cliente considera que la falta de plazas de parqueadero y las ventanillas para reclamos
estabilidad económica de sus capitales, más no se preocupa tanto por la seguridad que se tiene
percepción del cliente externo. El horario de atención no es el más indicado según algunos
clientes.
40
El manejo de quejas no existe o es insuficiente según las encuestas realizadas. No hay
Existe una parte del personal que no tiene conocimiento pleno de sus funciones o
procedimientos.
41
CAPITULO IV
PROPUESTA
42
CAPITULO VI
4. PROPUESTA
4.1 Introducción
4.2 Procesos
recuperar las cuentas por cobrar medido en términos de unidades monetarias. Por constituir un
Se debe tomar en consideración que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior a los
recuperación de la cartera los mismos que se detallan a continuación y en los cuales vamos a
poder evidenciar la falla del proceso y justificar de esta manera el diseño de un nuevo
PROCESO UNO:
Este proceso es el inicio de la transacción comercial que tendrá la empresa con el cliente
de aquí se derivan todo las demás actividades, las mismas que son:
43
1. Presentar el Documento
6. Validar datos
7. Confirmación bancaria
Pacificard y es aquí desde donde empieza a fallar el servicio que se da en la empresa ya que
los clientes tienen que esperar mucho tiempo para recibir una respuesta de Pacificard en cuanto
a la obtención o no de crédito.
44
Proceso de Otorgamiento de Crédito Actual
INICIO
Presentar el Ejecutivo de
1
documento Ventas
1
Cliente desea
adquirir el
2 producto o Cliente ¿DESEA
servicio ADQUIRIR
EL
PRODUCT
O?
3
Firmar
documentos
para apertura Cliente 3
A
T/C
Ingresar a la
4 plataforma Ejecutivo de
4
ejecutiva AS Crédito
400
Extraer
5 información Ejecutivo de 5
bancaria del Crédito
cliente
6
Validar los
datos Ejecutivo de A Dat
os
Crédito vali
dos
?
7
Confirmar
información Ejecutivo de
bancaria Crédito 7
Evaluar
8
capacidad del Ejecutivo de 8 ¿?
cliente por Crédito
endeudamient
o
Entregar el Ejecutivo de 9
1
9 producto Ventas
45
Otorgamiento del crédito propuesto.
El fin primordial del proceso de otorgamiento del crédito es identificar los riesgos
inherentes a la colocación de recursos, a la luz de las necesidades del cliente, es por esta razón
mismo que está estructurado en 5 actividades que mejoran el proceso actual, y que facilitan
tanto a las áreas involucras comercial y crédito, a realizar de forma más ágil un informe del
2. Firma de documentos.
46
Proceso Otorgamiento de Crédito Propuesto
INICIO
Presentar todos Ejecutivo de
1
los documentos Ventas
al cliente 1
Firma de
documentos Cliente ¿DESEA
2 ADQUIRIR
EL
PRODUCT
O?
3 Ingreso de
información al
sistema, Cliente
3
validación de
datos
A
Evaluación del
4 cliente por Ejecutivo de
Si/
endeudamiento Crédito No
Generar Informe
Final Ejecutivo de 5
5 Crédito
47
PROCESO DOS: Recuperación de Cartera.
existir del mismo. En este proceso vamos a encontrar la cadena de actividades que en la
mayoría de casos son re procesos y que generan gastos para la empresa y no beneficios de
recaudación.
4. Contactar al cliente
48
Proceso de Recaudación de Cartera actual.
INICIO
1 Solicitar la base Ejecutivo de
de cartera Crédito
vencida
2 Distribuir la Jefe de 2
cartera por Cobranzas
ejecutivo
Gestionar
3 cuentas de Ejecutivo de 3
acuerdo a la edad cobranzas
de la mora
4 Ejecutivo de 4
Contactar al cobranzas 4
cliente
Ejecutivo de
Forma
6 Negociar forma cobranzas de
de pago Pago
8 Seguimiento al Ejecutivo de
8
compromiso del cobranzas
cliente
Programas Ejecutivo de
9 9
nuevas llamadas cobranzas
con clientes
antiguos
49
Recaudación de Cartera propuesta.
La empresa debe contar con una política de recuperación de cartera, la misma que ayudará en
la organización del proceso de cobranza, sin embargo la empresa no solo debe contar con dicha
política sino que también debe aplicarla en el orden adecuado, siguiendo el proceso respectivo
1. Solicitar la base de clientes con cartera vencida confirmando edad de mora de la cuenta y
recuperación.
antiguas.
50
Proceso Recuperación de Cartera Propuesto.
Negociar forma de
pago y negociar
3 fecha de Ejecutivo de For 3
compromiso cobranzas ma
de
Pago
Seguimiento
compromiso de y
programación de
Ejecutivo de
4 nuevas llamadas 4
cobranzas
Programas nuevas
5 llamadas con Ejecutivo de
clientes antiguos cobranzas 5
misma manera se puede evidenciar el servicio que brinda a los clientes en cuanto al seguimiento
embargo en este proceso podemos evidenciar que existen varias actividades que generan
51
1. Verificar al cliente
8. Generar estadísticas
9. Emitir informes
52
Proceso de Seguimiento de Recuperación Cartera actual.
3
Planificar llamada a Ejecutivo de
cliente cobranzas
3
4
Ejecutar llamada Ejecutivo de 4 SI/NO
compromiso de pago cobranzas 4
Establecer compromiso
6 y fecha de pago Ejecutivo de 6
cobranzas
Verificar si el cliente
7 cumple compromiso de Ejecutivo de 7
pago cobranzas
Generar estadísticas
Ejecutivo de
8
cobranzas
Emitir informe
Ejecutivo de 9
9 cobranzas
53
Seguimiento Recuperación de Cartera Propuesto:
de restructuración en función a la capacidad de pago del cliente para saldar una cuenta vencida
con la empresa, es por esta razón la importancia de este proceso y la agilidad que debe haber
en el mismo.
cartera:
54
Proceso de Seguimiento de Recuperación Cartera Propuesto.
3
Verificar si el cliente Ejecutivo de
cumple el compromiso cobranzas
de fecha de pago
3
4 4
Generar Estadísticas Ejecutivo de
cobranzas
Ejecutivo de
5 Emitir Informa cobranzas
5
definido servicios por los cuales el departamento puede mantener contacto con los clientes,
servicios claros y de fácil acceso, los mismo que serán aplicados a partir de que el Jefe de
Cobranzas entregue la cartera a cada ejecutivo, ya sean estos carteras vencidas o por vencer.
55
Gestión de facturas: seguimiento de la facturación del Cliente, llamadas y cartas
para las carteras frescas, es decir que están a tiempo en la cancelación de sus pagos.
Tele gestión: gestión mediante comunicación por carta y contactos telefónicos con el
deudor. Gestión directa y sostenida a las carteras con poca morosidad, siempre que las
reclamaciones
Gestión pre-legal: recuperación por vía amistosa de deudas mediante estudio del
que hayan acordados las dos partes. Esta cobranza es extrajudicial. En caso de no alcanzar
para garantizar el éxito. La iniciación del procedimiento judicial significa incremento del
nivel de gestión. Las demandas judiciales se instauran ante el Juez de lo Civil. El Código
56
Gestion de
Facturas
Gestion Tele-
Judicial marketing
57
4.4 Serviespacio
4.5 Serviespacio
PACIFICARD
Conducta del consumidor
COMPORTAMIENTO
Cognitivo Emocional Psicológico
*Creencias: Consideran que el banco Estado de Animo: Contentos al momento Comodidad: Es Conductas individuales de acercamiento
muy buena sobrepasa -Afiliación: Pueden afiliarse a la cadena de
Ofrece un buen ambiente de recibir el servicio con las tarjetas por medio de una solicitud
expectativas del cliente -Compromiso: De ofrecer un buen servicio
DIMENSIONES FISICAS
*Categorización: DELtiene
El banco ENTORNO
calificación Actitud: Negativa, Positiva Aptitud Física: al cliente
Agradable, satisfactoria Respuestas Llevar a cabo un plan: Para poder brindar
de ***** estrellas Internas un servicio de primera y que el cliente se
encuentre satisfecho, se estaría pendiente de
Condiciones del entorno Moderadores sus requerimientos
De la Respuesta
-Temperatura: Adecuada para los clientes Interna Respuesta Evitar
-Calidad del aire: Optima, cuenta con aire de los Un trato indiferente con el cliente, y que este
acondicionado en todas sus áreas. empleados se sienta ignorado
- Ruido: Es un ambiente tranquilo libre de ruido
- Olor: El ambiente tiene un olor agradable y
Interacciones sociales (Entre clientes y
aromatizado todo el tiempo Moderadores de
empleados)
Respuesta de los Tratar de que los empleados estén
Espacio/Función
empleados interactuando con el cliente para saber que
-Distribución: Cuenta con los siguientes necesidades tiene, y realizar encuestas a los
servicios: lobby, sala de espera, dispensadores clientes para saber si el servicio fue
de agua. Servicio satisfactorio y así contar con la fidelidad del
-Equipo: Cuenta con equipos de última mismo.
tecnología, para el correcto funcionamiento de
Percibido
sus instalaciones
Conductas individuales de acercamiento
- Mobiliario: Cuenta con muebles, modernos y
cómodos para el uso de sus clientes. Moderadores -Explorar: las necesidades del cliente
de la respuesta -Gastar dinero: El cliente gasta dinero en
Señales, símbolos y artefactos del cliente los servicios que ofrece la tarjeta de crédito.
Respuesta -Regresar: Los clientes satisfechos por el
-Señales: Cuenta con la señalización respectiva servicio si regresaran al Banco
en cada área del banco para hacer fácil su del cliente -Llevar a cabo un plan: De constante
acceso, también cuenta con la señalización
respectiva en caso de una evacuación de
acercamiento con el cliente y estar
emergencia. pendiente de el
Cognitiva Emocional Fisiológico
Evitar
*Creencias: Consideran que el servicio * Estado de Animo: Contentos por el trato *Comodidad: Si fue muy bueno y
se y la atención dada es bueno. el que ofrece el banco Un servicio de mala calidad para que el
*Categorización Buena * Actitud: Positiva de los clientes * Aptitud Física: Adecuada cliente no se lleve una imagen negativa68
del
Banco
58
4.5 Identificación de un Plan de Capacitación.
Resaltar la
CALIDAD Y importancia
SSB
2 SERVICIO AL del cliente 30 $ 8.00 X X X $ 300,00
CAPACITATE
CLIENTE para nuestra
empresa
Maximizar el
potencial de
liderazgo de
los SSB
3 LIDERAZGO 30 $ 8.00 X X X $300,00
colaboradores CAPACITATE
para mejorar
la
comunicación
Resaltar la
importancia
de la
comunicación
DESARROLLO y de las SSB
4 50 $ 8.00 X X $500,00
HUMANO Relaciones CAPACITATE
Personales
entre
colaboradores
de la empresa
Resaltar la
importancia
TRABAJO EN
de la
5 EQUIPO Y 50 $8.00 X X X FUNDERIOS $ 400,00
comunicación
COMUNICACIÓN
y el trabajo en
Equipo
Motivar y
comprometer
a los
6 MOTIVACIÓN 45 $8.00 X X X X FUNDERIOS $ 360,00
empleados
con la
empresa
59
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
60
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Los procesos operativos dentro del departamento de cobranzas en Pacificard son muy
organización y esto se refleja en una imagen de mal servicio lo cual afecta al desarrollo
empresarial.
La empresa cuenta con personal al cual se puede capacitar, y entrenar a manera de que
61
5.2 Recomendaciones
Crear nuevos procesos que generen menos tiempo y costos en el departamento, y que
de la empresa y de esta manera se logra que generen una mayor productividad en cuanto
62
BIBLIOGRAFÍA
Peralta Sánchez, Weimar Manuel. Estrategia de servicio al cliente. Argentina: El Cid Editor |
Cottle, David W.. El servicio centrado en el cliente: cómo lograr que regresen y sigan utilizando
Hernández Silva, Frank E.. Conocimiento organizacional: la gestión de los recursos y el capital
Idalberto Chiavenato. Gestión del Talento Humano. McGrawHill. Mexico D.F., 2009. P 575
63
NETGRAFÍA:
http://site.ebrary.com/lib/udlasp/docDetail.action?docID=10189916&p00=servicio%20client
http://site.ebrary.com/lib/udlasp/docDetail.action?docID=10179603&p00=gesti%C3%B3n+d
el+Talento+Humano
http://webmail.stp.gov.py/stp/index_archivos/sp/FODA.pdf
64
ANEXOS
65
Anexo 1. Cuestionario de aplicación funcionarios de cartera y cobranzas.
Estimado Funcionario:
¿Considera que existe una comunicación afectiva entre usted y su jefe inmediato en su aspecto laboral?
SI _______ NO _______
¿Recibe usted capacitación y entrenamiento que le permita ofrecerle al cliente la atención esperada?
SI _______ NO _______
¿Se siente motivado a través de incentivos (sueldos, cursos, promociones y ascensos) que ofrece la
organización?
SI _______ NO _______
¿Existe el Protocolo de Servicio al Cliente y éste facilita el manejo del sistema por las personas encargadas del
mismo?
SI _______ NO _______
¿Considera que existe una comunicación efectiva entre usted y su jefe inmediato a su aspecto laboral?
SI _______ NO _______
SI _______ NO _______
¿Cuenta la agencia con algún departamento de control y verificación, tanto de los materiales, como del proceso
de atención al cliente?
SI _______ NO _______
SI _______ NO _______
66
Anexo 2. Cuestionario aplicado a los clientes de Pacificard s.a.
Lea cuidadosamente cada valor y marque con la letra (x) la respuesta que usted
considere.
1 2 3 4
VALORES Malo Regular Bueno Excelente
Ubicación de la empresa.
Vías de Acceso
Seguridad
Horario de trabajo
67