MANUALES ADMINISTRATIVOS

Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicara las actividades a ser

cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser
realizadas, ya sea de manera conjunta o separadamente.
El objeto principal es de instruir al personal, acerca de aspectos como: funciones relaciones,
procedimientos, políticas, normas, etc.
CONCEPTO DE MANUALES
Son fundamentalmente instrumentos de comunicación con el que cuentan las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Los manuales tienen como principal propósito el de comunicar la organización existente, el rol
de asumir respeto a su responsabilidad; las políticas y procedimientos a desarrollar en
determinado momento.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
Se clasifican en 6:
 Manual de organización y funciones
Expone en forma detallada y por escrito la organización formal a través de descripción de
objetivos, funciones, autoridad, y responsabilidad que componen la estructura
 Manual de políticas
 Manual de procedimientos y normas
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se
canaliza la actividad operativa de organismo y las normas a cumplir compatibles con
dichos procedimientos, los elementos que lo constituyen son: normas de procedimientos,
formularios y cursogramas
 Manual para especialistas
Contiene normas referidas exclusivamente a determinados tipos de actividades u oficios
 Manual del empleado
Contiene información que resulta de interese al empleado que se incorpora la empresa,
entre los temas que aborda son: actividades desarrolladas por la empresa, objetivos
generales, autoridades, derechos y obligaciones, etc.
 Manual de propósitos múltiples
Es el que reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
casos que la dimensión del a empresa o el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la organización, no justifiquen la elaboración o utilización de distintos
manuales
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
 Instruir al personal acerca de las funciones
 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones
 Coadyuvar al a ejecución correcta de las labores asignadas al personal
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
 Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas
administrativas
PARTES COMPONENTES DEL MANUAL- CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Las partes componentes son las siguientes:
 Contenido: donde se enuncian las partes componentes o secciones componentes del
manual. Debe tener por ejemplo este modelo:
Índice numérico, introducción, instrucciones para el uso del manual, cuerpo principal,
apéndice, glosario, índice temático.
 Índice numérico
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo principal
 Glosario de términos técnicos
 Índice temático
EL PROCESO DE LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL
Este proceso implica las siguientes etapas:
Definición de los objetivos: esta etapa corresponde la definición de la necesidad que se
quiere satisfacer con la elaboración y posterior utilización
Elección de o los responsables de su elaboración: se debe establecer claramente un
responsable, pudiendo ser un profesional de la empresa o un externo
Estudio preliminar de la organización y función objeto del manual: el analista debe
reconocer las características de la empresa
Planeamiento del trabajo: Se estimara el tiempo para la realización del trabajo
Relevamiento del a información: es la búsqueda de la información, su análisis y el
diagnóstico de la misma, para poder empezar la elaboración propiamente dicha.
Elaboración propiamente dicha: esta fase conlleva al a consideración de una serie de pasos
y aspectos como:
 La redacción
 La diagramación
 Los formatos
 La codificación
  La impresión
 La encuadernación
 Prueba piloto
Distribución: para que los manuales cumplan sus objetivos deben estar adecuadamente
distribuidos
Seguimiento: se debe controlar continuamente su uso y la forma en que cumplan los objetos
para el que se elaboro
Proceso de actualización: el proceso se cumple introduciendo nuevas formas y eliminando
las que han perdido vigencia
Evaluación de manuales: como forma de estas evaluaciones se utilizan las listas de control
(check list)
 Recomendaciones en el proceso de elaboración de un manual
o Debe quedar perfectamente definida
o Si el manual no da respuesta exacta no tiene sentido
o El conductor del proyecto debe ser un profesional
o Se debe conocer con profundidad la estructura de la organización
o Se debe conocer el propósito final del manual: transmitir información
VENTAJAS DE LA DISPOSICIÓN Y USO DE MANUALES
1. Son un compendio del a totalidad de las funciones y procedimientos que se desarrollan
en una organización
2. La gestión administrativas y toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionamiento actuante en casa momento,
sino son regidas por normas
3. Clarifican la acción a seguir o al a responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que puedan surgir dudas
4. Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo
7. Facilitan el control de los supervisores de las tareas delegadas
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal
9. Economizan tiempo
10. Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que
corresponde
11. Constituyen un elemento que posibilitan la evaluación objetiva de la actuación de cada
empleado
12. En los casos del desarrollo de estudios sobre la medición del trabajo administrativo
permiten la determinación de estándares más efectivos
13. Uniforman la terminología técnica y los valores administrativos
LIMITACIONES DE LOS MANUALES
 1. existe un costo elevado en su redacción
2. exigen una permanente actualización
3. no incorporan elementos propios de la organización informal
4. resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles
5. su utilidad es limitada cuando existe un número reducido de personal
6. son poco flexibles
7. una mala redacción resulta muy problemática
8. son solo una herramienta administrativa y no solucionan los problemas de la empresa
USO Y APLICASION DE LOS MANUALES
Para que cumplan su objetivo debe cumplir los siguientes requisitos
1. que su elaboración tenga como objetivo la satisfacción de las necesidades reales
2. que tenga diagramación adecuada
3. que su uso sea racional y actué con flexibilidad
4. que se revise continuamente su contenido
5. que se instruya al personal sobre su adecuada utilización
Bien elaborado puede ser utilizado para:
1. establecer requisitos en la selección de personal
2. entrenar al personal
3. ayuda u orientación al personal en su trabajo
4. reducir la carga del trabajo
5. medio para solucionar dudas
6. estandarizar procedimientos y por ende resultados