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com
Propuesta del
Modelo de
Pontificia
Universidad
Procesos de la
Pontificia
Javeriana Cali
Tabla de Contenido
Introducción ....................................................................................................................... 5
Conceptualización base.................................................................................................... 23
Page 2 of 2
Introducción
Introducción
Como parte del despliegue de la Planeación Institucional 2012-2021 en la Pontificia
A partir del propósito de Universidad Javeriana Seccional Cali, se identificó como un asunto fundamental el
mejorar los procesos de la
Seccional teniendo en cuenta implementar un modelo de gestión que facilitara el desarrollo de las iniciativas
la incorporación de la estratégicas de la Institución y que se basara en un enfoque de gestión por procesos,
gestión por procesos en la
Universidad como un medio para que permitiera la integración del conjunto de actividades que agregan valor a los
para lograrlo, se desarrolla grupos de interés de la Universidad; un modelo de procesos con el que la Institución
en este documento la
descripción detallada del
se identificara y potencializara sus capacidades hacia la consecución de los objetivos
Modelo de Procesos de la que se ha propuesto alcanzar en el periodo objeto de su planeación.
Pontificia Universidad
Javeriana Cali , el cual fue Para lo anterior, la Universidad incluyó en su planeación estratégica el proyecto P14 «
diseñado con un enfoque de
transveralidad de los Mejoramiento de los Procesos de la Seccional », en el que se ha diseñado el Modelo de
procesos a la luz de la Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, que a su vez ha servido como
entrega de resultados al
usuario o receptor de los punto de partida para el desarrollo de este proyecto, cuyo propósito principal es
servicios que ofrece la mejorar los procesos de la Seccional teniendo en cuenta la incorporación de la gestión
Universidad, haciendo uso
de la metodología de Ciclos
por procesos en la Universidad, para contribuir al logro de las Megas definidas en la
de Gestión propuesta por Visión Institucional 2021 y considerando el impacto en las personas, los procesos
PwC y que viene siendo actuales y la estructura1.
implementada desde el año
2011 en la Vicerrectoría
Administrativa de la En el presente documento se describe en detalle el Modelo de Procesos propuesto para
seccional. la Pontificia Universidad Javeriana Cali, el cual fue diseñado con un enfoque de
transversalidad de los procesos y a la luz de la entrega de resultados a los usuarios
finales, que son los receptores de los servicios que ofrece la Universidad. La
metodología utilizada ha sido la de ciclos de gestión propuesta por PwC, que fuera
implementada desde el año 2011 en la Vicerrectoría Administrativa de la Seccional,
Previo al trabajo con ciclos entregando resultados positivos 2 como lo han demostrado las mejoras presentadas en
de gestión en la el servicio, gracias a la articulación de los ciclos de gestión que fueron abordados en
Vicerrectoría Administrativa
en la Universidad, el cierre ese entonces.
contable anual se efectuaba
alrededor del mes de abril y Fundamentados en los resultados y beneficios que alberga este modelo de gestión, se
con gran esfuerzo por parte
ha diseñado el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali,
del equipo de Contabilidad.
Una vez se implementaron considerando todos los procesos que describen su modelo de operación, manteniendo
algunos elementos de la estricta alineación con la Planeación Institucional 2012-2021, para garantizar que su
gestión por procesos con
foco en los objetivos de los conformación atienda las demandas de los objetivos estratégicos y facilite el despliegue
ciclos de gestión, el cierre del P14 y de los demás proyectos que hacen parte de dicha planeación.
contable anual se pude
terminar en el mes de enero.
La Propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
elaboró a partir del referenciamiento3 de otras Instituciones de Educación Superior
PwC 5
(IES) nacionales e internacionales, así como de las particularidades de la Pontificia
Universidad Javeriana en Cali contenidas en las siguientes bases documentales:
El Modelo de procesos de la La propuesta del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali fue
Pontificia Universidad
Javeriana Cali fue presentada al grupo directivo de la Vicerrectoría Académica el día 16 de enero de 2015.
construido en conjunto entre En esa jornada, que fue denominada de “validación”, se recogieron observaciones que
la Universidad y PwC y
presentado al grupo permitieron ajustar la propuesta que se expone en este documento. Los participantes
directivo de la Vicerrectoría de esta sesión de trabajo fueron:
Académica donde se
recogieron algunas
observaciones ya incluidas
• Ana Milena Yoshioka, Vicerrectora Académica
en este documento. • Juan Vianey Gómez, Vicerrector Administrativo
• Mauricio Cortés, Director oficina de Planeación
• Alexander Ruiz, Director Encargado Biblioteca
• Andrés Echavarría, Director Biblioteca
• Beatriz Helena Giraldo, Directora oficina Gestión Estudiantil
• Diego Linares, Director oficina Investigación, Desarrollo e Innovación
• Fabián Ignacio Ramírez, Director oficina de Desarrollo Académico
• Julio César Grisales, Director Centro de Consultoría y Educación Continua
• Liliana Martínez, Directora oficina Registro Académico y Admisiones
• Manuel Ramiro Muñoz, Director Instituto de Estudios Interculturales
4 Los días 22 de noviembre de 2013, 20 febrero de 2014, 11 abril de 2014 y 20 de junio de 2014.
PwC 6
• Ximena Botero, Directora oficina Gestión Profesoral
• Alba Doris Morales, Jefe oficina de Gestión Humana
• Tatiana Valencia, Coordinadora JaveVirtual
• Oscar M. Vásquez, Coordinador oficina de apoyo al Emprendimiento
• Gaia Pagano, Coordinadora Instituto de Estudios Interculturales
• Andrea Gamboa Bermeo, Analista oficina de Desarrollo Académico
• Hernando García, Coordinador de Procesos y Calidad
• Jennifer López, Analista de Mejoramiento de Procesos
• Alexandra Hincapié, Gerente de Proyecto PwC
• Katherine Ramírez, Consultor Senior de Proyecto PwC
PwC 7
antes de ser introducido al Modelo de Procesos. La primera sección es el “Contexto de
la propuesta en el marco de la planeación 2012-2021”, en la que se presenta el
antecedente que da origen a la iniciativa de construir el Modelo de Procesos, los retos
y tendencias de las instituciones de educación superior y la situación actual de la
Universidad frente a sus procesos, señalando las oportunidades de mejora que
justifican la necesidad de construir el Modelo de Procesos de la Pontifica Universidad
Javeriana Cali.
En la cuarta sección se exponen las “Premisas del diseño del Modelo de Procesos de la
Pontifica Universidad Javeriana Cali”, en donde se expone la información relativa a los
elementos que permitieron enmarcar el modelo, tales como: estrategia de la
Universidad, misión, visión, megas, productos y servicios de la Universidad, atributos
y agentes principales. Acto seguido se presenta la quinta sección “Identificación de
elementos base”, que expone los elementos que integran el modelo explicando a nivel
general el propósito que deben cumplir los ciclos de gestión según la línea en la que
estén enmarcados.
Para cada grupo de ciclos se indica los ciclos que lo integran y se incluye una
representación gráfica que familiariza al lector con la definición de cada grupo de
ciclos de gestión. Luego se presentan para cada uno de ellos, el objetivo, el alcance y
los procesos que lo integrarían.
PwC 8
ningún ciclo. En la parte final de la presentación de la propuesta se mencionan éstos,
que corresponde en el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
al grupo de procesos de apoyo.
PwC 9
Contexto de la
propuesta en el
marco de la
planeación 2012-
2021 (Inserto construido
por la Universidad)
Contexto de la propuesta
en el marco de la
planeación 2012-2021
Las Universidades forman parte de la red de organizaciones, estamentos y actores que
constituyen el tejido de una sociedad. Para perfeccionar la administración de la educación
superior, y de las universidades en sí, medida a través de un mejor desempeño de las
funciones que les son propias, docencia, investigación y extensión, se ha llevado a cabo la
introducción y transferencia, a la administración de las mismas, de una serie de conceptos,
herramientas y metodologías que provienen de las ciencias de la organización y la
administración, entre ellos los de planeación y direccionamiento estratégico, sostenibilidad
organizacional, enfoques de gestión basados en el usuario-cliente o basados en la gestión de
procesos y Responsabilidad Social Empresarial (RSE), ente otros. (Tünnermann-2011)5
De acuerdo con Fernández (2010), “En esta búsqueda de mayor congruencia entre nuestra
inspiración y nuestro quehacer cotidiano, tenemos que irnos transformando hacia adentro
para asegurar una mucha mayor incidencia hacia afuera. Más concretamente, se propone
México ante los desafíos del cambio de época. Documento generado por el Seminario de Educación
Superior del asistente provincial para Educación de la Compañía de Jesús. Octubre, 2010.
que las organizaciones de baja complejidad se transformen a organizaciones de alta
complejidad, lo que implica dejar prácticas tradicionales, esquemas rígidos y verticales que
buscan control, para dar paso a nuevas prácticas de gestión compleja del conocimiento,
con estructuras horizontales y flexibles y visiones centradas en los procesos y en los
resultados”.
8 CPAL, Proyecto Educativo Común de la compañía de Jesús en América Latina., Brasil, 2005.
9 PEÑA BORRERO, Margarita. Educación: Visión 2019. [Education: Visión 2019]. Bogotá: Ministerio
de Educación Nacional. 2006.
10 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Marco de referencia Proyecto 1. Administración de
Toma de decisiones:
o Centralización en la toma de decisiones, sin reconocer las especificidades de las
unidades y dependencias de la Universidad.
o Desarticulación de procesos debido a iniciativas de mejoramiento aisladas, a que no se
comparten las buenas prácticas, a la falta de claridad en los procesos y a la
implementación de cambios no comunicados.
o Sistemas de información deficientes, complejos, desactualizados y lentos.
o Falta claridad en las políticas académicas y administrativas, por una incoherencia entre
las prioridades, las políticas y el presupuesto.
o Procesos burocratizados y con falta claridad en los procesos, por falta de comunicación
y relación entre dependencias.
Para lograr una mejora integral no es suficiente con rediseñar o mejorar los procesos, es
necesario definir y actualizar el marco normativo vigente, ya que este afecta o influye en todos
los procesos de la organización.
En este marco, se ha planteado como uno de los ejes que representan el trabajo de la
Seccional en esta Mega, el de la gestión universitaria, que se entiende como el conjunto de
acciones que la Universidad realiza para asegurar el resultado presente y futuro en materia
financiera y para el cual dispone de recursos físicos, tecnológicos y operativos que soportan
su quehacer. Una eficiente administración de estos recursos le permite a la Universidad
disponer de la estructura e infraestructura necesaria y adecuada a las mayores exigencias de
la educación superior. (PUJ-2015)13
13 Idem.
Glosario de
términos
Glosario de términos
utilizados en el
documento
Los términos y definiciones que se presentan a continuación fueron definidos y
acordados por el equipo que participó en la diseño del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali:
vocabulario, 2005.
16 RAE, Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Vigésima segunda
Performance. 1985.
19 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y
vocabulario, 2005.
PwC 16
Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.20
Estrategia: arte, de dirigir las operaciones militares. Arte, traza para dirigir un
asunto. En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una
decisión óptima en cada momento21.
vocabulario, 2005.
23 Ídem
24 Definición sustentada en conceptos de PÉREZ FERNÁNDEZ DE VELASCO, José Antonio;
vocabulario, 2005.
26 Ídem
27 Ídem.
28 Ídem.
29 El cliente es entendido en este documento como el usuario.
30 NORMA, I. S. O. 9000: 2005. Sistemas de Gestión de la Calidad–Fundamentos y
vocabulario, 2005.
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Glosario de términos
metodológicos
Los términos que se presentan a continuación son propios de la metodología BCMM
(Business Cycle Management Methodology) propia de PwC:
Alcance del proceso: identifica los límites del proceso, es decir, su inicio,
finalización y cobertura. Para mayor ilustración sobre el alcance ver el Anexo 1.
PwC 18
instalación de la cultura de procesos a todo nivel. En la metodología BCMM de
PwC esta dimensión abarca la concepción en cada persona de asumir los roles
de usuario y de proveedor de por lo menos uno de los procesos que conforman
el modelo, contemplando su involucramiento en el alcance o no de los objetivos
trazados para cada proceso. La cultura de procesos representa la forma de actuar
de los participantes de la organización enfocada en la creación de valor para el
cliente, a partir de la definición de los procesos que se desarrollan, con el fin de
optimizar su ejecución y enfocarse en la calidad. La cultura de procesos fomenta
el trabajo en equipo y la eficiencia global al acabar con la creación de islas que
dificultan la colaboración.
PwC 19
en un segundo nivel los procesos; los ciclos de gestión (Nivel I) están
conformados por procesos (Nivel II).
PwC 20
Procedimiento: descripción secuencial de las actividades que se llevan a cabo
dentro de un proceso.
Proceso focal: proceso que pertenece al grupo de ciclos y/o procesos focales
y/o misionales, que se caracterizan porque afectan de modo directo la prestación
de un servicio y por lo tanto la satisfacción del foco del modelo de procesos.
Ejemplo: los procesos relacionados con la prestación del servicio de educación
superior que se ofrece.
PwC 21
Conceptualización
base
Conceptualización base
El proceso, de acuerdo con las normas ISO 9000, es el conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que interactúan para transformar los elementos de entrada
en resultados. Un proceso está conformado por elementos base, como se puede
observar en la Gráfica No. 1:
Un proceso tiene un
principio y un fin.
PwC 23
Un proceso transforma o A partir de la planeación estratégica, la cual establece el marco de actuación y la
complementa las entradas
para generar valor al focalización de la organización hacia el logro de objetivos medibles y alcanzables, se
usuario. hace necesario contar con los otros dos pilares de la Gestión Integral, para que
articulados puedan apalancar el alcance de los propósitos de largo plazo de la
organización. En orden, una vez se cuenta con el direccionamiento estratégico
(Planeación Estratégica de la Seccional al 2021), se define el cómo se responderá a esa
estrategia trazada, así como el qué hacer y el cómo generar los servicios. Estas
preguntas se responden a través del establecimiento del modelo de procesos alineado
a la estrategia trazada.
Un proceso debe ser medido, Posteriormente, se alinea la estructura organizacional con el modelo de procesos y con
controlado, evaluado y
mejorado. la estrategia de la organización, en donde la gestión organizacional permite precisar
cómo se debe organizar y qué roles desempeñarán los talentos. Este proceso necesita
estar acompañado de la transformación cultural de la organización, de manera que se
interiorice el concepto hacia una realidad natural, benéfica y entendible.
PwC 24
Tabla No. 1. Enfoque funcional vs. enfoque procesos
32PÉREZ FERNÁNDEZ DE VELASCO, José Antonio; Gestión por procesos. ESIC Editorial,
2007.
PwC 25
de áreas no interactúan integralmente persiguiendo un solo objetivo: proveer los
bienes y/o servicios a quien los requiere en la organización; cada área aporta de
manera independiente a este mismo propósito, mientras en un enfoque por procesos
todas estas áreas deben estar involucradas alrededor de la consecución de un mismo
objetivo.
33 DAYAL, Umeshwar; HSU, Meichun; LADIN, Rivka. Business Process Coordination: State of
the Art, Trends, and Open Issues. En VLDB. 2001. p. 3-13.
34 Considerando la característica de institución de educación superior, la Pontificia
PwC 26
Gráfica No. 3. Business Cycle Management Methodology (BCMM)
PwC 27
En esta metodología, iniciando por la Alineación Estratégica, se identifica y
entiende de forma clara hacia dónde se propone la organización orientar sus esfuerzos,
en dónde quiere invertir y qué alcanzará con esas iniciativas; se inicia con la
implementación de la estrategia haciéndola tangible en los diferentes niveles de la
organización, a través de la gestión de los programas y proyectos desprendidos de la
estrategia alrededor de los ciclos de gestión.
La gestión por procesos Como parte de esta alineación estratégica se identifican los procesos críticos para la
facilita la identificación de
limitantes para conseguir los estrategia organizacional vigente y se priorizan contemplando aspectos tales como la
objetivos y para poder eficiencia, minimización de los riesgos, reducción de redundancias y con mayor énfasis
tomar decisiones que en la calidad del servicio resultante del proceso.
impliquen un enfoque más
global.
En la dimensión Modelamiento de Ciclos (que es la dimensión de donde se ha
diseñado el Modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali como parte
del proyecto P14), se determina el modelo de procesos sobre el cual se deseplegará el
detalle del diseño de los ciclos de gestión, los procesos, procedimientos y actividades
que sean necesarios para el mejoramiento del desempeño de la organización, alineado
con la simplificación, la medición y el adecuado soporte a la toma oportuna de
decisiones.
La gestión por procesos En la dimensión Cultura de Procesos, se definen las iniciativas y políticas de la alta
fomenta una mayor
comunicación entre dirección alrededor de la gestión por procesos, así como los planes periódicos de
ejecutores que en las áreas gestión del cambio y la identificación de los elementos culturales positivos y propios
de trabajo de una de la Universidad que deban ser contemplados en la instalación de la cultura de
organización funcional,las
cuales normalmente no se
procesos a todo nivel. Es situar a la Institución en un “cambio de chip”, de la función
comunican. hacia el proceso, de la visión individual a la colectiva, de la marcación de fronteras a la
marcación de metas, de la especialización en la tarea a la especialización en el proceso.
Esta dimensión abarca la concepción de quecada persona asume los roles de usuario y
de proveedor de por lo menos uno de los procesos que conforman el modelo,
contemplando su involucramiento en el alcance o no de los objetivos trazados para
cada proceso.
PwC 28
La dimensión Gestión del Conocimiento involucra la actualización del modelo de
procesos y sus ciclos de manera permanente, la divulgación de los mismos y la
introducción de los nuevos actores de la Universidad en la cultura que se vive en ella
alrededor de la gestión por procesos, así como el instalar conversaciones orientadas en
los ciclos de gestión de la Institución para responder a interrogantes como: ¿qué
podemos mejorar? ¿qué hemos hecho bien? ¿qué éxitos hemos alcanzado? ¿cómo
podemos emplear las lecciones aprendidas para perfeccionar nuestro modelo?.
La gestión por procesos Una vez se ha implementado el modelo objeto, en la dimensión Gestión de la
genera un mayor
empoderamiento, ya que la Productividad, se tiene la medición del día a día, a través del establecimiento de
labor del ejecutor se ve metas y resultados alcanzados por cada ciclo de gestión y el grado de aporte que cada
reflejada en el logro del uno de sus procesos da al cumplimiento del objetivo de todo el ciclo, y la
objetivo.
administración del equipo de personas actoras en los ciclos y procesos, bajo una visión
de equipo, en donde la visión individual de cada persona, como actor clave dentro del
modelo de procesos, es prioritaria.
En esta dimensión se establecen los “Acuerdos de Nivel de Servicio” (ANS) 39, como un
elemento que formaliza la relación entre usuarios y proveedores de los ciclos y
procesos, en el que se establecen los puntos de contacto y de comunicación, las
responsabilidades y niveles de servicio que regirán la relación, con miras a fijar
claramente las necesidades y el nivel de satisfacción de cada parte
(usuario/Proveedor), con lo que se obtendrá el beneficio del ciclo y/o del proceso.
PwC 29
En esta dimensión se dispone de elementos de juicio sobre los cuales se actúa en los
ciclos de gestión con la finalidad de mejorar su desempeño y resultados; el uso de
metodologías, herramientas e instrumentos de diagnóstico y mejora que faciliten la
evolución del modelo y por consiguiente de la organización.
Ejemplos de este tipo de instrumentos usados en esta dimensión son filosofías como
Lean o metodologías como Six Sigma, hoy empleadas en modelos de gestión
madurados y consolidados que buscan mejorarse continuamente.
PwC 30
encuentra en directa relación con el objetivo que el ciclo de gestión persigue. Ejemplos
de naturaleza de un ciclo pueden ser adquisición de bienes y servicios, gestionar el
talento humano de la organización, generar servicios, etc. Los ciclos de gestión pueden
estar relacionados con uno o más ciclos, bien sea entregando o recibiendo flujos de
información necesarios para el funcionamiento de todos los ciclos, en respuesta a los
requerimientos de prestación de servicios o de suministro de bienes, de acuerdo con el
objeto de la organización.
Para que los ciclos de gestión definidos en una organización funcionen de manera
coordinada y den respuesta a las necesidades de los usuarios, se requiere que los
participantes aporten de manera integrada a cada proceso que conforma los ciclos y
que haya una gestión coordinada entre ciclos y personas.
PwC 31
Beneficios de la adopción de la gestión por
procesos con ciclos de gestión
Entre los múltiples beneficios del modelo de procesos con ciclos de gestión se
contempla el disponer de una forma práctica, entendible y real en la implementación
de la gestión por procesos al involucrar, además de los procesos, el talento humano y
la tecnología alrededor de la satisfacción de una misma necesidad alineada a las
necesidades reales de los usuarios. Otros de los beneficios que se tienen con la
adopción de este modelo, se pueden observar en la Gráfica No. 7:
PwC 32
Fuente: BCMM. PwC
PwC 33
establecieron las premisas contempladas en el diseño, las cuales se encuentran
en la cuarta sección de este documento denominada “Premisas del diseño del
modelo de procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali."
La identificación estos elementos base, que se llevó a cabo para el diseño del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, se encuentran
descritos en la quinta sección “Identificación de elementos base”.
PwC 34
d. Foco del modelo: es el usuario principal de la organización, es el agente que
se busca satisfacer con los productos y servicios ofrecidos. Representa el eje
hacia el cual se encaminan todos los ciclos de gestión que conforman el
modelo, siendo este el centro alrededor del cual todos los ciclos y procesos
de la organización concentrarán sus esfuerzos para la satisfacción de sus
necesidades.
g. Línea de soporte o apoyo: contiene los ciclos y/o procesos que facilitan a los
demás grupos de ciclos los resultados y entradas que éstos necesitan para la
generación de productos y servicios; son aquellos que como su denominación
lo indica, apoyan a todos los demás ciclos de gestión inmersos en el modelo
de procesos, incluso se apoyan a sí mismos. Para la Pontificia Universidad
Javeriana Cali este grupo de procesos se denomina “Grupo de Ciclos y
Procesos de Apoyo”.
PwC 35
3. Diseño de ciclos de gestión alrededor de las naturalezas
identificadas: considerando el concepto de ciclo de gestión y a partir de las
naturalezas identificadas en cada línea de procesos, para la Pontificia
Universidad Javeriana Cali se tienen los siguientes ciclos: focales, estratégicos
y de apoyo, para los cuales se diseñan los procesos contenidos en cada ciclo de
gestión.
PwC 36
robustecer y complementar el diseño de manera que sea lo más cercano
posible a la realidad de la organización que busca representar, logrando un
modelo de procesos que soporte la estrategia y apalanque el logro de su visión.
PwC 37
Premisas del diseño
del Modelo de
Procesos de la
Pontificia
Universidad
Javeriana Cali
Premisas del diseño del
Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad
Javeriana Cali40
El Modelo de Procesos de la Para el diseño del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
Pontificia Universidad
Javeriana Cali facilitaría a establecieron las siguientes premisas clave que direccionaron el diseño:
la Institución el quehacer a La concepción del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
través del conjunto de
procesos que deben
fundamentó en la metodología de gestión por procesos con ciclos de gestión BCMM
responder a la realidad de la propuesta por PwC, encontrando que el modelo resultante contiene ciclos de
Institución y que estarán procesos en mayor proporción y procesos independientes, estos últimos no
articulados para satisfacer pertenecen a ningún ciclo, pero corresponden al quehacer de la Universidad.
una necesidad por medio de
cada uno de los ciclos. El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali ha sido diseñado
para la Seccional, siguiendo su propia condición, particularidad y Planeación
Institucional y por ello no refleja los procesos de la Sede Central.
40Corresponde al paso 1, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera
sección “Conceptualización Base”.
PwC 39
Identificación de
elementos base
Identificación de
elementos base41
En esta sección se expone la información relacionada con los elementos base del
modelo de procesos propuesto para la Pontificia Universidad Javeriana Seccional Cali
y los cuales fundamentaron el marco del modelo.
Estrategia de la Universidad
Se tomó como fundamento para el planteamiento del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali, considerando sus principales definiciones y
lineamientos (Planeación Institucional 2012-2021):
Misión
La Pontificia Universidad Javeriana es una institución católica de educación
superior, fundada y regentada por la Compañía de Jesús, comprometida con los
principios educativos y las orientaciones de la entidad fundadora. Ejerce la
docencia, la investigación y el servicio con excelencia, como universidad integrada a
un país de regiones con perspectiva global e interdisciplinaria y se propone:
Visión
En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por:
41Corresponde al paso 2, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la
tercera sección “Conceptualización base”.
PwC 41
Megas
A través de seis Megas la Seccional explicita el escenario hacia dónde quiere llegar,
concreta los factores y aspectos que quiere impactar, determina los medios y resultados
requeridos, asigna recursos y establece indicadores a través de los cuales se monitorea
el avance en los logros propuestos.
Productos/Servicios
• Programas de pregrado
• Programas de postgrado
• Programas de educación no formal
• Servicios y proyectos a la comunidad – sociedad, tales como servicios de
consultoría, proyectos de intervención, resultados de la investigación u otros
servicios y proyectos
Agentes principales
PwC 42
Tabla No. 2. Identificación de agentes internos de la Universidad
Agentes Internos
PwC 43
Agentes Internos
Agentes Externos
PwC 44
Agentes Externos
Otras obras de la
Apoyan la labor social, son aliados en algunas de las iniciativas
Compañía de
sociales
Jesús
Suplen los bienes y servicios requeridos para la operación de la
Proveedores
Universidad
Fuente: construcción conjunta a partir de documentación base referenciada en la
introducción de este documento y consolidada en talleres de diseño.
2. Se habla de "Comunidad Educativa Javeriana " como algo dado, pero también
como algo que se construye y recrea permanentemente. Una comunidad de
aprendizaje, que se va desarrollando en la medida en que enfrenta sus retos.
PwC 45
Línea focal o misional
Se identifican las naturalezas44 que están en directa relación con el Foco del modelo de
procesos, la Comunidad Educativa Javeriana, a través de la prestación de los servicios
que ofrece la Universidad y la satisfacción de las necesidades a este usuario principal:
44 Ver sección “Glosario de términos metodológicos”, término Naturaleza del ciclo de gestión
PwC 46
• La gestión de docentes y del talento humano de la Universidad como actores
fundamentales en la Comunidad Educativa Javeriana
• Prestación de servicios y participación en proyectos de desarrollo de la
comunidad vecina
• Inclusión de egresados como actores fundamentales de la Comunidad
Educativa Javeriana.
PwC 47
• Establecimiento y seguimiento de las iniciativas estratégicas de la Universidad
PwC 48
Los Ciclos de gestión del Como se aprecia en la Gráfica No. 11, la línea de soporte o apoyo que en el Modelo de
grupo de soporte facilitan Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali describirá los ciclos de gestión a
información, recursos y contener en el grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo, contiene:
ayuda al interior de la
Institución a todos los ciclos
y procesos, a ellos mismos • Compras y administración de inventarios
inclusive.
• Gestión de los servicios y recursos tecnológicos
• Gestión jurídica
• Gestión documental
PwC 49
Presentación de la
propuesta del
Modelo de Procesos
de la Pontificia
Universidad
Javeriana Cali
Presentación de la
propuesta del Modelo de
Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana
Cali
En esta sección se describe el modelo de procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali resultado de las sesiones de diseño y validación que se han desarrollado
en la Universidad, considerando la explicación del gráfico ilustrativo que le representa,
los grupos de ciclos y procesos que lo conforman 45. Seguido, se describe el desglose de
cada uno de ellos dentro de las categorías generadas de acuerdo con la metodología
(Focal, Estratégico y Apoyo). Para cada ciclo de gestión o proceso se describe el
objetivo, alcance y procesos46 que lo componen y se incluyen unas notas que surgieron
de las diferentes reuniones de validación que ha tenido el Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali, en algunos casos son notas generales o
descripciones por proceso, por lo que no se ha seguido un esquema estándar en su
redacción.
45 Corresponde al paso 5, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera
sección “Conceptualización base”.
46 Corresponde al paso 3, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera
PwC 51
Alrededor del foco definido, los tres grandes grupos de procesos son:
Los Ciclos Focales se encuentran en el centro del modelo, alrededor del foco, sobre el
cual los demás ciclos y procesos, es decir, los otros dos grupos de ciclos y procesos del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, concentran sus
esfuerzos y resultados. En este grupo se encuentran albergados únicamente ciclos de
gestión.
Gráfica No. 13. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos focales del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
PwC 52
actualización flexible que estos Ciclos Estratégicos deban interiorizar hacia los otros
dos grupos de ciclos y procesos más cercanos al foco.
Gráfica No. 14. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos estratégicos
del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
En el grupo de Ciclos y Sobre este grupo de ciclos y procesos también recaen y aplican las directrices que
Procesos de Apoyo se establece el grupo de Ciclos Estratégicos, normalmente orientadas hacia la mejora, el
encuentran los ciclos y
procesos que aportan a rendimiento y el fomento de la eficiencia en los mismos y su gran aporte al apoyo que
todos los procesos del ofrecen a la Universidad. En el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
modelo y a ellos mismos .
Javeriana Cali, estos ciclos y procesos se encuentran rodeando al grupo de Ciclos
Focales, dándoles soporte al igual que el grupo de Ciclos Estratégicos, a los cuales
también se encargan de apoyar. En este grupo se encuentran albergados ciclos de
gestión y además procesos que no hacen parte de ningún ciclo de gestión en
particular.
PwC 53
Gráfica No. 15. Elementos base identificados para el diseño de los ciclos de apoyo del
Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali
Gráfica No. 16. Concepción del diseño ilustrativo del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali
PwC 54
El foco del modelo, la Comunidad Educativa Javeriana, se rodea de los grupos de ciclos
y procesos de la Universidad; en primera instancia por el grupo de «Ciclos Focales» los
cuales permanecen en contacto directo con el foco, y en segunda instancia rodeado por
los demás ciclos y procesos, los que unidos, representan las “personas” que rodean el
centro. En la ilustración, mientras que los tres «Ciclos Estratégicos» se asemejan a las
cabezas de estas “personas”, los «Ciclos y Procesos de Apoyo», que se asemejan a los
brazos de dichas personas, que se entrelazan para envolver a los Ciclos Focales y al foco
del modelo.
El “giro” de las personas que rodean el foco del modelo se representa entonces por el
envolvimiento de los Ciclos Estratégicos y de los Ciclos y Procesos de Apoyo, ya que
toman la información del entorno para transformarla hacia el centro del Modelo e
interiorizar aquellas iniciativas, necesidades y planes propios de la operación de la
Institución.
PwC 55
El centro del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo
de Ciclos Focales
El centro del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali se
encuentra conformado por siete (7) ciclos de gestión focales, los cuales rodean a la
Comunidad Educativa Javeriana, Foco del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali:
Gráfica No. 17. Ciclos de Gestión Focales del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali
De acuerdo con las siete naturalezas que fueron identificadas en la línea focal o
misional, se diseñaron siete Ciclos Focales para el Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali. A continuación se establecen sus objetivos y alcances, los
que sirven como descriptores iniciales de estos ciclos de gestión.
PwC 56
Ciclo Formación del Estudiante
Gráfica No. 18. Ciclo de gestión focal Formación del Estudiante.
1. Admisión
Procesos 2. Matrícula
que lo 3. Enseñanza – aprendizaje
componen: 4. Gestión Académica –administrativa
5. Certificación de cumplimiento académico
- En este ciclo es donde se lleva a cabo la transformación del ser, donde se logra
el postulado de la “Formación Integral”; al formar al estudiante en sus etapas
y madurez, allí se deben desarrollar todas sus dimensiones (Formación
Integral).
PwC 57
- En este ciclo, según el Proyecto Educativo y los Estatutos vigentes, el
estudiante es agente de su propia formación. En este ciclo se trata de suscitar
experiencias, escenarios y relaciones para que la formación acontezca como
proceso de humanización desde el cuidado de las dimensiones de lo humano.
PwC 58
Ciclo Oferta Formativa
Gráfica No. 19. Ciclo de gestión focal Oferta Formativa.
PwC 59
obtenido, entrega “el programa” al Ciclo de Atracción y Promoción para que lo
ofrezca en el mercado y lleve a cabo las labores de divulgación y comerciales,
para que los aspirantes se inscriban a los mismos. Igualmente, este ciclo
incluye las actividades conducentes a mantener actualizado y vigente el
programa (Comités de Carrera, reformas de programa, cambios de plan,
modificación de asignaturas, etc).
PwC 60
Ciclo Servicios a la Comunidad
Gráfica No. 20. Ciclo de gestión focal Servicios a la Comunidad.
PwC 61
- En este ciclo se desarrolla parte de la función sustantiva Servicio, que incluye
principalmente los servicios de consultoría, laboratorios, consultorios,
acompañamiento a familias cafeteras, servicios involucrados con la
Responsabilidad Social Universitaria, arrendamiento de dispositivos,
Momentum, incubadora de Campus Nova, entre otros. Es importante resaltar
y diferenciar que este ciclo se encarga de la prestación del servicio como tal,
orientado a la comunidad, por ejemplo, servicios de pruebas y ensayos en los
laboratorios, sin embargo, la creación y disposición del laboratorio y su
administración no hacen parte de este ciclo, estas se encuentran en ciclos que
disponen de los servicios internos y recursos necesarios para la prestación de
los servicios (como el Ciclo Servicios y Recursos Físicos o el Ciclo Servicios y
Recursos Tecnológicos).
- El aspecto que define que un servicio y/o proyecto sea del alcance de este ciclo
es el impacto y pertinencia que para la sociedad conlleve este servicio y/o
proyecto, es decir, que se encuentre directamente involucrado con la Misión
de la Universidad. Aspectos como el margen económico no son considerados
como criterios de ubicación en este ciclo.
PwC 62
Ciclo Bienestar de la Comunidad Educativa
Gráfica No. 21. Ciclo de gestión focal Bienestar de la Comunidad Educativa.
Identificación
de
necesidades
de Bienestar
CICLO
Mejoramiento BIENESTAR Diseño y
desarrollo de
de programas DE LA programas de
de bienestar
COMUNIDAD Bienestar
EDUCATIVA
Evaluación de
los
programas de
bienestar
PwC 63
- Este ciclo tiene alcance en todos los miembros de la Comunidad Educativa
Javeriana, incluyendo el talento humano de la Universidad (profesores y
personal administrativo). Para lo anterior, el Proceso “Bienestar del talento
humano”, que actualmente hace parte del Ciclo de Gestión del Talento
Humano, liderado desde la Vicerrectoría Administrativa, se debe ser integrado
a este Ciclo de Bienestar de la Comunidad Educativa.
PwC 64
Ciclo Gestión del Talento Humano
Gráfica No. 22. Ciclo de gestión focal Gestión del Talento Humano.
PwC 65
- El Proceso “Bienestar del talento humano”, hoy en el ciclo Gestión del Talento
Humano, deja de hacer parte de este ciclo y pasa a ser parte del Ciclo Focal
«Bienestar de la Comunidad Educativa».
PwC 66
Ciclo Investigación
Gráfica No. 23. Ciclo de gestión focal Investigación.
1. Planeación de la investigación
Procesos 2. Administración y ejecución de la investigación
que lo 3. Seguimiento a la investigación
componen: 4. Transferencia de los resultados de la investigación
PwC 67
… “Ejerce la docencia, la investigación y el servicio con excelencia,
como universidad integrada a un país de regiones, con perspectiva global e
interdisciplinar, y se propone: la formación integral de personas que
sobresalgan por su alta calidad humana, ética, académica, profesional y por
su responsabilidad social; y, la creación y el desarrollo de
conocimiento y de cultura en una perspectiva crítica e
innovadora, para el logro de una sociedad justa, sostenible, incluyente,
democrática, solidaria y respetuosa de la dignidad humana.”…
PwC 68
generado, se incluye aquí la identificación y plan de comercialización del
conocimiento, pero la ejecución como tal de la comercialización se encuentra
en el Ciclo de Servicios a la Comunidad.
PwC 69
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
PwC 70
- En el proceso 1, “Atracción del egresado”, incluye en sí la gestión de la
información del egresado como base para el desarrollo y despliegue de los
programas encaminados a él, así como la disposición de estrategias de fomento
interno en la Universidad para alcanzar que el egresado, pese a haber
alcanzado su plan de estudios, no se aleje de la Universidad, sino que por el
contrario sea un participante activo de la Comunidad Educativa Javeriana.
PwC 71
La dirección del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo
de Ciclos Estratégicos
El grupo de Ciclos Estratégicos del Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad
Javeriana Cali está representado por tres (3) ciclos de gestión que interactúan entre sí
y giran alrededor de los demás ciclos y procesos del modelo, para interiorizar las
políticas, lineamientos, directrices, iniciativas e instrumentos para alcanzar las metas
trazadas por la Institución:
Gráfica No. 25. Ciclos de Gestión Estratégicos del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali
Al igual que los ciclos del grupo focal, estos tres ciclos de gestión rodean a la
Comunidad Educativa Javeriana con una orientación estratégica, como la habilidad
principal de este grupo de ciclos de gestión, para comprender rápida y oportunamente
los cambios del entorno, oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades de la
Universidad, con lo que se puede identificar el mejor planteamiento estratégico e
implementarlo.
Con base en las tres naturalezas que fueron identificadas en la línea de dirección o
estratégica se diseñaron tres Ciclos Estratégicos para el Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali. A continuación se establecen sus objetivos y
alcances, los que sirven como descriptores iniciales de estos ciclos de gestión.
PwC 72
Ciclo Planeación Integral
Gráfica No. 26. Ciclo de gestión estratégico Planeación Integral.
PwC 73
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Por lo anterior, este ciclo tiene mayor connotación con la planeación macro de
largo, mediano y corto plazo, está última ligada con el presupuesto anual.
PwC 74
Ciclo Gestión de la Calidad Institucional
Gráfica No. 26. Ciclo de gestión estratégico Gestión de la Calidad Institucional.
PwC 75
Calidad Institucional proporciona una perspectiva más concreta alrededor de
la naturaleza de este ciclo.
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Ciclo de Relacionamiento
Gráfica No. 28. Ciclo de gestión estratégico Relacionamiento.
1. Planeación de relaciones
Procesos
2. Fortalecimiento de las relaciones con grupos de interés
que lo 3. Interacción interna y externa
componen: 4. Evaluación y monitoreo de las redes de relaciones
5. Determinación de acciones frente a la red de relaciones
PwC 77
Algunas notas importantes acerca de este ciclo
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El soporte del Modelo de Procesos de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali: grupo
de Ciclos y Procesos de Apoyo
El grupo de Ciclos y Procesos de Apoyo del Modelo de Procesos de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali está representado por siete (7) ciclos de gestión y tres (3)
procesos de apoyo que interactúan y que al igual que los ciclos del grupo estratégico,
“giran” alrededor de los ciclos de gestión focales, para dar soporte a través de la
disposición de recursos, servicios y conceptos que permitan la operación de la
Institución:
Con base en las siete (7) naturalezas que fueron identificadas en la línea de soporte o
apoyo, se diseñaron el mismo número de ciclos de gestión y tres procesos de apoyo en
el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali. A continuación se
establecen sus objetivos y alcances, los que sirven como descriptores base de estos
ciclos de gestión.
Las notas que se encuentran en este grupo de ciclos y procesos, son más breves, debido
a que muchos de estos ya se habían establecido en el proyecto que se desarrolló en la
Vicerrectoría Administrativa en el año 2011.
PwC 79
Ciclos de apoyo
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Ciclo Gestión de Información Financiera y Fiscal
Gráfica No. 31. Ciclo de apoyo Gestión de Información Financiera y Fiscal.
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Ciclo Gestión de Servicios y Recursos Tecnológicos
PwC 82
- Como parte del ciclo, se pueden adoptar metodologías, marcos y postulados
de acuerdo con la necesidad, como Itil, Cobit, entre otros, más no se crean o
diseñan como parte de los procesos del ciclo. Como se muestra en el
planteamiento de los procesos que conforman este ciclo, su alcance se
encuentra enmarcado en la planeación, gestión y soporte a usuarios de los
servicios proporcionados a la Institución.
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Ciclo Gestión de Compras
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Ciclo Gestión de Servicios y Recursos físicos
Gráfica No. 34. Ciclo de apoyo Gestión de Servicios y Recursos Físicos.
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Ciclo Gestión de Atracción y Promoción
Gráfica No. 35. Ciclo de apoyo Gestión de Atracción y Promoción.
- Se busca que este ciclo proporcione información del entorno que sea
información base que permita desarrollar estrategias para incorporar en el
portafolio de servicios de la Universidad, o a través de disposiciones y planes
PwC 86
de divulgación y atracción de la comunidad hacia los servicios que ofrece la
Institución.
- Este ciclo contempla la promoción para que se ofrezcan los programas y demás
servicios en el mercado y se lleven a cabo las labores comerciales para que los
aspirantes se inscriban a los programas, así como otros grupos de interés
“adquieran “los demás servicios que se ofrecen en la Institución.
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Ciclo Servicios y Recursos de Apoyo para el
Aprendizaje y la Investigación
Gráfica No. 36. Ciclo de Servicios y Recursos de Apoyo para el Aprendizaje y la
Investigación.
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Algunas notas importantes acerca de este ciclo
- Este ciclo se relaciona con otros ciclos que gestionan la adquisición, desarrollo
y administración de recursos físicos y tecnológicos, asumiendo un rol más de
coordinador que ejecutor en estos ámbitos.
- Se aclara que este ciclo puede requerir (y es natural que así sea) de otros ciclos
para el desarrollo de servicios para el aprendizaje y la investigación, como
pueden ser el Ciclo de Servicios y Recursos Físicos o el Ciclo de Servicios y
Recursos Tecnológicos. En esos casos lo que se presenta es una interacción
entre los Ciclos de gestión, en donde este ciclo establece específicamente la
necesidad para prestar el servicio al Ciclo Formación del Estudiante y al Ciclo
Investigación.
PwC 89
- Los recursos son una parte necesaria para la prestación del servicio por ello
están ubicados en la naturaleza del ciclo.
Procesos de Apoyo48
La presencia de Ciclos y Procesos en este grupo se debió al comportamiento de estas
naturalezas en la Universidad; en el caso de los siete (7) ciclos de apoyo anteriormente
descritos, cuentan en su interior con un conjunto de procesos encadenados que siguen
una secuencia lógica alrededor de la misma naturaleza, mientras que en el caso de los
siguientes tres (3) procesos no siguen un comportamiento cíclico, sino que son
procesos asesores que de acuerdo con una necesidad puntual son utilizados en el
quehacer de la Universidad.
48 Corresponde al paso 4, del método para el diseño del modelo de procesos definido en la tercera
sección “Conceptualización base”.
PwC 90
Proceso Gestión jurídica
Gráfica No. 37. Proceso de apoyo Gestión jurídica.
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Proceso Gestión documental
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Proceso Gestión de Riesgo y Control
PwC 93
Una vez explicados a un nivel de detalle los ciclos de gestión y los procesos de apoyo,
se presenta el Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali,
diseñado bajo un enfoque de gestión por procesos con miras hacia el mejoramiento del
modelo de gestión de la Universidad. El modelo diseñado ha considerado la necesidad
de la Institución de contar con un modelo flexible, que le facilite la focalización de su
operación en el cumplimiento de su Misión y en el alcance de su Visión, siguiendo sus
propias particularidades:
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Preguntas
frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante la definición de un modelo de procesos para la
Pontificia Universidad Javeriana Cali?
Desde el año 2011, algunos de los ciclos propuestos en el modelo se han implementado
bajo el liderazgo de la Vicerrectoría Administrativa, y fruto de esto la Universidad ha
percibido algunos cambios y mejoramientos en los servicios que son brindados desde
estos ciclos. A continuación se presentan brevemente algunos de estos logros:
PwC 96
En el caso del Ciclo de Información Financiera y Fiscal, se ha evidenciado una
mejora notable al reducir los tiempos de registro y consolidación contable que
ha permitido pasar de más de 6 meses en el año 2011 a no más de 20 días para
la presentación, con los índices de confiabilidad esperados y validados por
Revisoría Fiscal, de los estados financieros de la Universidad al cierre de cada
mes. Adicionalmente, desde el año 2011 se han hecho cambios en el método y
en los sistemas de información (Solpres) que permiten la formulación del
presupuesto anual, facilitando que la elaboración anual de este se ajuste a los
planes de gestión de las unidades y dependencias de la Universidad.
En el Ciclo de Servicios y Recursos Financieros, con la adecuación de las
instalaciones físicas en las que consolidaron los servicios de las Oficinas de
Financiación y Cartera, Registro Académico y Admisiones, Promoción
Institucional y Tesorería, se ha logrado medir el tiempo de proceso en cada uno
de los trámites que se realizan en estas instalaciones. Para el caso de los servicios
de financiación estudiantil, en el año 2012 para la legalización de un crédito se
tuvieron tiempos promedio totales de hasta 54 minutos, con tiempos promedio
de espera de hasta 43 minutos; luego de aplicar cada semestre evaluaciones de
percepción y ajustes a los métodos de trabajo, estos valores se encuentran en 26
y 17 minutos respectivamente, lográndose además incrementar la cobertura de
estudiantes con financiación de matrícula con créditos propios de la
Universidad, pasando de 1.052 a 1.475 estudiantes en el mismo periodo.
Este ciclo también ha logrado cambios significativos en la diversificación de la
oferta de concesionarios en el campus, otorgando concesiones a oferentes de
propuestas gastronómicas diferentes a las habitualmente brindadas en la
Universidad, ejemplo de ello es la vinculación de los concesionarios Tekers y La
Plazoleta.
En el Ciclo de Compras, la revisión de procedimientos condujo a que se
implementara un nuevo esquema de compra de servicios de transporte especial
de personas y un nuevo esquema para la compra de servicios de mensajería, así
como el portafolio digital de papelería y un manual de contratación de servicios
para la Seccional.
En el Ciclo de Recursos Físicos, atención de más y más proyectos de
actualización del campus, programa de eficiencia energética, programas para el
manejo de residuos PGIRS y RESPEL, avances en un Sistema de Gestión
Ambiental para la Seccional, Plan Maestro de Planta Física, iluminación del
campus, percepción más alta del aseo de los baños e instalación de aires
acondicionados en todos los salones y la mayoría de las áreas de oficinas del
campus, e igualmente la estandarización de tiempos de proceso que han
permitido lograr que cerca del 80% de los requerimientos de mantenimiento
correctivo sean atendidos en no más de 2 días.
En el Ciclo de Talento Humano la evaluación de varios procedimientos e ideas
originadas en los estudios de percepción, han dado origen a varios proyectos y
actividades Beneflex, programa de formación de directivos, día del niño,
alineación del procedimiento de análisis de cargos nuevos con presupuesto,
selección de profesores, digitalización de hojas de vida de colaboradores,
virtualización de acceso a recibos de nómina, certificados laborales y
certificados de ingresos y retenciones que han traído consigo mejoras
significativas en el quehacer diario y en el bienestar de todos los colaboradores.
PwC 97
¿Quién se encargará de liderar la mejora continua de los procesos?
Existe una estrecha relación. Desde los conceptos de la Gestión Integral, es desde la
estrategia de la Universidad que se define el modelo de procesos y al establecer "el
hacer", mediante el desglose y detallamiento de los procesos, se tiene el insumo base que
direcciona el diseño de la estructura organizacional macro.
PwC 98
Contando con los procesos detallados, es posible diseñar una estructura organizacional
igualmente a niveles detallados, asegurando que la existencia de cada cargo esté
sustentada en las necesidades de los usuarios de los procesos.
PwC 99
modelo, mediante el ejemplo y la difusión de los beneficios que se pretende obtener con
esta nueva forma de organizar los procesos de la Universidad. Los planes de cambio
requeridos para hacer realidad esta transformación, privilegiarán las actividades y
programas que involucren y promuevan la alta participación de todos los actores
involucrados.
Luego de la aprobación del modelo por parte del Consejo Directivo de la Seccional, se
llevará a cabo el desglose y detallamiento de los ciclos y procesos propuestos, ejercicio
en el que se hará participe a la Comunidad Educativa Javeriana según la naturaleza y
alcance de cada ciclo.
Se buscará con esto que se lleve a cabo un diseño-rediseño de los procesos actuales,
orientándolos hacia el logro de los retos planteados en la Planeación Estratégica de la
Seccional al 2021. Para lograrlo, se vinculará a los actores de todas las instancias,
estamentos, unidades, dependencias y saberes involucrados en cada proceso.
Es clave precisar que el modelo por sí solo no genera los beneficios, sino la
implementación de la gestión por procesos como un modelo de gestión de la
Universidad, El modelo, per se, es la base fundamental sobre la cual se construye una
gestión por procesos, cuyo propósito se concentra en el aporte de valor que agrega a cada
proceso y que permite una mayor satisfacción de a los usuarios de los servicios que son
ofrecidos en procura de cumplir con la Misión de la Pontificia Universidad Javeriana.
PwC 100
¿Cómo se va a hacer y cómo se van a asignar los roles de la gobernabilidad
de los procesos? Es decir, ¿Cómo definir y clarificar los líderes de procesos,
instancias de aprobación?
PwC 101
Consideraciones
finales y
recomendaciones
Consideraciones finales y
recomendaciones
El Modelo de Procesos de la Pontificia Universidad Javeriana Cali cuenta con un
marcado enfoque hacia el servicio que se aporta desde cada ciclo y/o proceso a sus
usuarios, lo que permite que todo el modelo se concentre en la disposición de
servicios alrededor de la Comunidad Educativa Javeriana, que ha sido considerada
como el foco del modelo.
Ciclo Gestión del Talento Humano: ubicación de este ciclo como parte del
grupo de ciclos focales en el modelo, debido a que se concentra en algunos de los
actores principales de la Comunidad Educativa Javeriana, evidenciando así la
relevancia y trascendencia del talento humano para la Universidad.
Adicionalmente, y como resultado del análisis integral del modelo, dentro de los
ciclos focales de la Universidad se encuentra el ciclo Bienestar de la Comunidad
Educativa, el cual involucra tanto a estudiantes como al talento humano de la
misma (profesores y personal administrativo), motivo por el cual el ciclo Gestión
del Talento Humano es modificado en cuanto a los procesos que lo conforman,
excluyendo de éste el “Proceso bienestar de talento humano” e integrando su
alcance al ciclo focal Bienestar de la Comunidad Educativa.
Con el fin de contar con un documento donde se describa cómo presentar de forma unificada los diferentes elementos del modelo de
procesos, esto es, Naturaleza del ciclo de gestión, Objetivo del ciclo de gestión, Alcance del ciclo de gestión, Objetivo del proceso, Alcance
del proceso, a continuación se establece el conjunto de especificaciones que determinan la forma y modo para describir estos elementos
descriptores del modelo de procesos en la Pontificia Universidad Javeriana Cali, de manera que puedan emplearse como base para el
diseño, revisión y actualización de los ciclos y procesos que conforman el modelo de procesos de la Institución.
Estos lineamientos se
establecen para que
puedan emplearse Con el fin de contar con un documento donde se describa cómo presentar de forma unificada los diferentes elementos del modelo de
como base para el procesos, esto es, Naturaleza del ciclo de gestión, Objetivo del ciclo de gestión, Alcance del ciclo de gestión, Objetivo del proceso, Alcance
diseño, revisión y
actualización de los del proceso, a continuación se establece el conjunto de especificaciones que determinan la forma y modo para describir estos elementos
ciclos y procesos que descriptores del modelo de procesos en la Pontificia Universidad Javeriana Cali, de manera que puedan emplearse como base para el
conforman el modelo
de procesos de la diseño, revisión y actualización de los ciclos y procesos que conforman el modelo de procesos de la Institución.
Institución.
PwC 106
Naturaleza del ciclo de gestión
Definición: Criterio principal de clasificación de los procesos que deben estar incluidos en el ciclo, el cual
habilita el encadenamiento y organización de procesos con características afines alrededor de la
satisfacción de una necesidad. La Naturaleza se encuentra vinculada al objetivo del ciclo de gestión
más no es el objetivo mismo.
La naturaleza del ciclo de gestión tiene 2 momentos en función de la etapa en la que se encuentre el
modelo de procesos:
2. Cuando el modelo de procesos se encuentra diseñado. En esta etapa, al contar con los
objetivos y alcances de los ciclos de gestión, la naturaleza es editada a una estructura sencilla
y resumida que facilite la rápida identificación y diferenciación del ciclo al interior del
modelo de procesos.
Lineamientos: Hace mención al principio organizador de un ciclo de gestión, es la declaración de su característica principal.
Se conforma por un verbo y su complemento.
Cuando un ciclo de gestión se encuentra en construcción la naturaleza puede llegar a contener más elementos
que anuncien los componentes que contendrá el objetivo y el alcance del ciclo, pero al tener estos dos elementos
diseñados para el ciclo la naturaleza debe resumirse a: un verbo y su complemento.
El verbo se redacta en su forma sustantiva (Ejemplo: Adquisición (Sustantivación)).
El verbo debe representar básica y sencillamente la característica principal del ciclo.
La naturaleza debe ser irrepetible al interior del modelo de procesos.
En ocasiones el mismo nombre del ciclo puede ser la naturaleza del mismo, como por ejemplo el Ciclo de Gestión
del Talento Humano en donde su naturaleza es la Gestión del Talento humano de la Universidad.
Ejemplo: Adquisición de bienes y servicios
Gestión de los ingresos económicos.
Gestión del talento humano.
Establecer la oferta formativa.
No se debe: Ya teniendo objetivos y alcances de ciclos de gestión, es decir, en etapa ya de construcción del modelo de procesos:
Incluir el objetivo y/o el alcance en la naturaleza del ciclo.
Incluir adjetivos calificativos.
Incluir metas e indicadores.
PwC 107
Contar con la misma naturaleza de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Incluir varias naturalezas al interior del mismo ciclo de gestión.
Cuando el ciclo o los ciclos se encuentran en diseño y no se cuenta con objetivo y alcance de cada uno, es decir, en
etapa de diseño del modelo de procesos):
Contar con la misma naturaleza de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Incluir varias naturalezas al interior del mismo ciclo de gestión.
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Objetivo del ciclo de gestión
Definición: Identifica la intención y finalidad del ciclo de gestión hacia la cual deben dirigirse los recursos y los
esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el ciclo dentro del modelo de procesos.
Estructura:
PwC 109
- Se refiere a la normativa aplicable al ciclo de gestión sobre la cual se debe asegurar el cumplimiento de
parte del ciclo.
- Este no es un elemento obligatorio, es un componente deseable de incluir en el objetivo del ciclo en el
caso en que el proceso se rija formalmente por normatividad interna y/o externa.
Ejemplo: Proveer de manera eficiente y efectiva los bienes y servicios de usuarios, para satisfacer sus necesidades de
acuerdo con la normativa de adquisiciones de la Institución en vigencia.
Administrar de manera eficiente la oferta de servicios y bienes brindados por la Universidad para garantizar
el recaudo de los ingresos y contribuir a la sostenibilidad de la Institución.
Atraer, retener y desarrollar el mejor talento humano en la Universidad, para fortalecer su identidad con la
cultura organizacional y su orientación al logro de los objetivos institucionales, constituyéndolo en una
clara ventaja competitiva de la Institución.
No se debe: Incluir un listado de verbos que representan los procesos que contiene el ciclo.
Repetir el nombre del ciclo en el objetivo.
Perseguir el mismo propósito de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Citar detalladamente la normatividad aplicable al ciclo (en casos de cambios en normativa lo que se debe ajustar
es el normograma asociado al ciclo).
Incluir varios propósitos al interior del mismo objetivo, es decir, del mismo ciclo de gestión.
PwC 110
Alcance del ciclo de gestión
Definición: Identifica los límites del ciclo de gestión, su inicio, su finalización y su cobertura.
Estructura:
Lineamientos: Debe estar alineado con el objetivo, delimita sobre qué aspectos tiene cubrimiento el ciclo de gestión.
Está compuesto en su orden por la determinación de las fronteras y la especificación de su cobertura.
Las fronteras son aquellas que se declaran para delimitar el ciclo de gestión y están conformadas en secuencia
por:
1. El inicio:
- Indica el proceso con el que comienza al ciclo de gestión.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da inicio al ciclo.
2. La finalización:
- Indica el proceso con el que culmina al ciclo de gestión.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da fin al ciclo.
En cuanto a la especificación de la cobertura del alcance:
- Son postulados utilizados para definir qué es lo que se incluye en las fronteras del ciclo y qué es lo
que está fuera de dichas fronteras.
- Proporciona mayor detalle de lo que contempla y lo que no el ciclo de gestión.
- Pueda que no se requiera especificar lo que no incluye el ciclo de gestión al ser completamente claro
su alcance con sólo mencionar lo que aplica.
Ejemplo: Inicia con el desarrollo de estrategias de identificación de mejores prácticas aplicables a los procesos de la
Universidad y finaliza con la medición y seguimiento del impacto de acciones de mejora implementadas en
PwC 111
los procesos. Aplica para la oferta de servicios financieros y de alquiler de espacios, así como de bienes
materiales en la tienda Javeriana. No aplica para la oferta de programas académicos.
Inicia con la planeación y generación de estrategias para atraer el mejor talento que requiera la Universidad
y finaliza con la desvinculación del mismo. Aplica para todo el talento humano de la Institución: Docentes
y colaboradores administrativos. Incluye la administración de la compensación y la gestión alrededor de la
formación integral y bienestar del talento humano.
No se debe: Plantear metas, las metas están asociadas a los indicadores del ciclo.
Repetir el objetivo.
Incluir un listado de los procesos que contiene el ciclo.
Tener el mismo alcance de otro ciclo de gestión.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Dejar abierta la cobertura del ciclo, es decir, que en realidad no delimite al objetivo y permita la existencia de
zonas grises entre los ciclos de gestión.
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Objetivo del proceso
Definición: Identifica la intensión y finalidad del proceso hacia la cual deben dirigirse los recursos y los
esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el proceso dentro del ciclo de gestión al
que pertenece o dentro del modelo de procesos.
Estructura:
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2. Cumplimiento:
- Se refiere a la normativa aplicable en particular al proceso sobre la cual se debe asegurar el cumplimiento
de parte del mismo.
- Este no es un elemento obligatorio, es un componente deseable de incluir en el objetivo del proceso en
el caso en que se rija formalmente por normatividad interna y/o externa.
Ejemplo: Definir, coordinar e implementar soluciones tecnológicas seguras y oportunas que permitan optimizar los
ciclos de gestión de la Universidad, sus procesos asociados y el servicio a los usuarios internos y externos
de éstos de acuerdo con las directrices institucionales.
Comunicar y divulgar la información relacionada con la gestión por procesos a través de los ciclos de gestión
hacia sus usuarios internos y externos de manera oportuna y confiable para dar a conocer
permanentemente a la comunidad las políticas, actividades y conceptos que faciliten la cultura de gestión
por procesos en la institución.
No se debe: Incluir un listado de verbos que representan las actividades o procedimientos que contiene el proceso.
Repetir el nombre del proceso en el objetivo.
Perseguir el mismo propósito de otro proceso.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Citar detalladamente la normatividad aplicable al proceso (en casos de cambios en normativa lo que se debe
ajustar es el normograma asociado al proceso).
Incluir varios propósitos al interior del mismo objetivo, es decir del mismo proceso.
Usar nombres de procesos similares al de los ciclos y evitar que los objetivos de procesos sean redactados de
forma similar
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Alcance del proceso
Definición: Identifica los límites del proceso, su inicio, su finalización y su cobertura.
Estructura:
Lineamientos: Debe estar alineado con el objetivo, delimita sobre qué aspectos tiene cubrimiento el proceso.
Está compuesto en su orden por la determinación de las fronteras y la especificación de su cobertura.
Las fronteras son aquellas que se declaran para delimitar el proceso y están conformadas en secuencia por:
1. El inicio:
- Indica la actividad principal con la que comienza el proceso.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da inicio al proceso.
2. La finalización:
- Indica la actividad principal con la que culmina el proceso.
- Puede incluirse algún complemento que proporcione mayor detalle sobre la actividad principal con
la que se da fin al proceso.
En cuanto a la especificación de la cobertura del alcance:
- Son postulados utilizados para definir qué es lo que se incluye en las fronteras del proceso y qué es
lo que está fuera de dichas fronteras.
- Proporciona mayor detalle de lo que contempla y lo que no el proceso.
- Pueda que no se requiera especificar lo que no incluye el proceso al ser completamente claro su
alcance con sólo mencionar lo que aplica.
Ejemplo: Inicia con el desarrollo de estrategias de identificación de mejores prácticas aplicables a los procesos de la
universidad y finaliza con la medición y seguimiento del impacto de acciones de mejora implementadas en
los procesos. Incluye la implementación de las mejores prácticas y métodos para fomentar la optimización
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de los procesos de la Universidad. Aplica para todos los procesos que conforman el modelo de la
Universidad.
Inicia con la planeación estratégica con proveedores de la Universidad y finaliza con la evaluación a
proveedores para determinar la continuidad sobre la relación comercial. Comprende el registro y
actualización de todos los proveedores así como su selección. No aplica para la selección de Docentes y
expertos internacionales.
No se debe: Plantear metas, las metas están asociadas a los indicadores del proceso.
Repetir el objetivo.
Incluir un listado de las actividades que contiene el proceso.
Tener el mismo alcance de otro proceso.
Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
Dejar abierta la cobertura del proceso, es decir, no limitar las fronteras del proceso dentro del ciclo de gestión y
dentro del modelo de procesos, lo que hace que el alcance en realidad no delimite al objetivo y permita la
existencia de zonas grises entre los procesos.
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