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OBJETIVO:
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de
vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión Gerencial
Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
Diseño y patronaje
Extendido, marcado y corte
Confección, revisado y etiquetado
Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
Clientes
Compras
Mantenimiento
Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de
área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar
la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada,
pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de
control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Cambios en ortografía.
Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
Mejoramiento en la redacción de párrafos.
Re direccionamiento de Hipervínculos.
Cambio en el nombre de un cargo.
NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día
realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando
lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el
Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
4. PRECISIONES
4.3. REGISTROS
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad
de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES
INICIO
Las correcciones de
ortografía y sintaxis
se hacen de manera
directa en la
documentación en los
casos donde la
mejora sea evidente. Sin
embargo, en
Revisa la adecuación de la
los casos problemáticos
para la
documentación interpretación del
sentido el corrector
enviará sugerencias y
comentarios al
2 Corrector de Estilo líder del proceso
para que intervenga en
el texto antes de su envío
como versión
final al Sistema de Gestión
de la
Calidad.
De cualquier manera el
corrector hará
llegar al líder del proceso
la
documentación revisada.
SI En caso de requerir
ajustes en partes
La Modifica y envía problemáticas para
la interpretación el
documentaci nuevamente al líder del
proceso hará las
3 corrector Líder del proceso modificaciones
en las partes indicadas
ón requiere
ajustes? por el corrector y le
enviará nuevamente
el documento modificado
al corrector de
estilo.
NO
1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la
solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear,
modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Si es una solicitud de anulación,
se
registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario
define
Solicitud?
la intervención de un experto a fin
de
6 retroalimentar el documento
antes de su
SI 3 aprobación final.
Según corresponda se
presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la
creación, mejora o anulación.
F-SO-OH-013 SG-QHSE
2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que
el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra
liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud
Libera Documento
Informar los cambios de
la
Aplica documento en el documentación a los
participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso
proceso.
13
3
Socializa el contenido de
los
documentos a fin de garantizar
su
FIN debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1 INICIO
Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar
la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o
anular el documento.
en el Trabajo
Si es una solicitud de
anulación, se registra y
el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere
necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion en intervención de un
experto a fin de
o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el
documento antes de su
registros
en el Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice la
creación,
mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en
Salud,
Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene en el
Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestion en
los registros que se
generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos
documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura
de los
documentos del SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro
Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-
SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1
Aplica documento en el
Informar los cambios de la
documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los
participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los
documentos a
fin de garantizar su debida
aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
7. GLOSARIO
Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso
que
dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e
Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la
plataforma.
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