INFORME SOBRE PROCESO DE COMPRAS.

LUAR Y FECHA: Puerto Berrio, 11 de mayo de 2019

PREPARADO POR: Verónica Holguín Urrego

OBJETIVO: Presentar informe del proceso de compras de acuerdo a la norma

NTC ISO 9001.

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS.

El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o

insumos con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en
la gestión de calidad, pues el departamento de compras desde la ISO 9001, es
una entrada para muchos de los procesos, tanto misionales como de apoyo de la
organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la
empresa.

COMO GESTIONAR EL PROCESO DE COMPRAS: Para el funcionamiento

normal de sus procesos, son necesarios recursos de personal, de método y de
presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a funcionar.

La gestión del proceso de compras, comprende:

 Identificar los productos críticos a comprar

 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora)
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IDENTIFICAR Y DEFINIR LAS ESPECIFICACIONES DE LOS PRODUCTOS A

COMPRAR: Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para
realizar las compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos
los aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones)
definidos: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.

PLANEAR LAS COMPRAS

La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de
demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco
de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda definido, se
crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a
comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me
permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos,
permite disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al
producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar, por ejemplo.

SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR AL PROVEEDOR

Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de
su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios
de selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que
considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son, por
ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la
organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará.

¿Cómo evaluar a un proveedor?

Hay formas diferentes para evaluar un proveedor. Una forma que me gusta mucho
es a través de pesos ponderados. Esto permite darle más relevancia a ciertos
aspectos de evaluación que para la empresa son más importantes que otros.

VERIFICANDO EL PRODUCTO COMPRADO

Siempre al decepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una inspección,
prueba, ensayo, etc) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil
es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico.
Aquello que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor,
según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la
verificación.
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TOMAR ACCIONES EN EL PROCESO DE COMPRA (CORRECTIVAS Y DE

MEJORA)
Lo que no se mide, no se mejora. ¿Cómo vas a mejorar algo si no sabes cómo
va? La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones correctivas
y de mejora que contribuyan al equilibrio de la empresa. De igual forma, tener
riesgos asociados a la compra nos permitirá las acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar. Te propongo los siguientes indicadores, pero de nuevo,
todo debe ajustarse al tipo de empresa que tienes.

DOCUMENTOS GENERADOS
DE ORIGEN INTERNO DE ORIGEN EXTERNO
Planilla de identificación de
productos Norma nacional ISO 9001
Programa de compras
Diseñar un formato para la
evaluación del proveedor
Formato: Evaluación de
desempeño proveedor
Registro de verificación del
producto
Facturas
Efectuar acciones correctivas y
de mejora (indicadores)