Encabezado ESCENARIO TRES (3)

Entrega Proyecto uno (1) Escenario tres (3)

Julieth Vanesa Baena, Laura Nathalia Pedroza, Meris Andrea Castro y Gina Lorena Martínez

Politécnico Grancolombiano

Notas del autor

Julieth Vanesa Baena, Laura Nathalia Pedroza, Meris Andrea Castro y Gina Lorena Martínez

Habilidades Gerenciales – Politécnico Grancolombiano

Este proyecto es financiado por los propios alumnos

Politécnico Grancolombiano – Calle 57 # 3 – 00

Contacto: jubaena@poligran.edu.co
 Encabezado ESCENARIO TRES (3)

Contenido

1. JUSTIFICACION...................................................................................................................3

2. Actividades de Mayor concentración del tiempo....................................................................4

3. Distinción de los ladrones de tiempo que son comunes entre los integrantes del equipo, en

función de la generación de valor para ser más productivos...........................................................9

No saber decir que no:..........................................................................................................10

Aplazar tareas:.......................................................................................................................10

Correo, redes sociales y mensajes:........................................................................................11

Reuniones:.............................................................................................................................11

Desorganización personal:....................................................................................................11

Mala comunicación:..............................................................................................................12

Incapacidad de delegar:.........................................................................................................13

4. Reflexión conjunta sobre como la gestión actual del tiempo contribuye al mejoramiento de

la calidad de vida...........................................................................................................................13

5. Listado de rasgo y habilidades que posee cada integrante y que permite influir en otros....14

1. Listado de rasgo y habilidades que posee cada integrante y que permite influir en otros.

.......................................................................................................................................................15

b. ¿Cuáles rasgos y habilidades deben fortalecerse para desarrollar habilidades de

liderazgo?...................................................................................................................................16

c. ¿Qué proponen para desarrollar estas habilidades?...........................................................16

6. Conclusiones.........................................................................................................................16
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JUSTIFICACIÓN

El tiempo es un factor determinante para el ser humano, el cual según Davidson, (2000) para

los efectos prácticos, el tiempo relativo solo se es capaz de centrarse es un determinada cantidad

de cuestiones, el tiempo implica reconocer un principio fundamental y es en el actuar, en el

presente si se reconoce que el momento más importante es ahora mismo y, que el próximo es el

más importante, aun así sucesivamente se estará más propenso a utilizar el tiempo de manera

juiciosa y eficaz (Cocoy Lopez, 2013)

Finalmente tenemos claridad de que es el tiempo y cuales son algunos de los ladrones del

mismo, para esto se conformó nuestro equipo de trabajo con diferentes profesionales cada uno

con su propia actividad, los cuales de forma sencilla van a expresar como lograr mejorar la

pérdida de tiempo que pueden afectar sus labores como profesionales.

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2. Actividades de Mayor concentración del tiempo

En el mundo actual, en donde el tiempo es el factor primordial pero escaso en la medida en

que el ritmo de las actividades nos exige dar cumplimiento a todas las tareas que realizamos se

presentan diferentes actividades que están enmarcadas entre el trabajo, estudio, actividades

personales familiares para ser efectivos y poder cumplir de la mejor manera, para poder dar

cumplimiento, por lo que aprender a administrar el tiempo se ha convertido en la estrategia más

importante para ser exitosos en un mundo que demanda un ritmo acelerado y competitivo.

De acuerdo a lo anterior es importante tener presente la gestión del tiempo en todas las

actividades sin permitir distractores que distorsionen este propósito trazado, manejar bien el

tiempo no significa hacer las cosas rápido, o invirtiendo más horas en una tarea quiere decir que

se tendrá un mejor resultado, o pensar que realizar varias actividades a la vez nos hace efectivos,

teniendo en cuenta que la mayoría de las actividades diarias que realizamos a nivel personal y

también laboral son rutinarias no planificamos y las realizamos mecánicamente y a veces

postergándolas porque no las creemos importantes ni relevantes pero que en el momento en que

se dejen de hacer cuando se deben hacer pueden desencadenar situaciones que se vuelven

urgentes y pueden salirse de control, por ejemplo conocer el trayecto cuánto puede durar un

trayecto a un reunión en el lugar diferente al habitual del trabajo o cómo reaccionar cuando vas a

salir al trabajo y tu vehículo esta pinchado, o cuando tienes que presentar un trabajo y la

impresora o la red se cae, manejar el tiempo no es simplemente tener el día a día contemplado si

no contemplar en el día a día factores externos que pueden cambiar la rutina y afectarme la

ejecución normal de las actividades. El problema de las personas es que reaccionan

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sistemáticamente a lo que ocurre y atienden las cosas según les van llegando. No hacen lo que

quieren, sino que se dejan llevar por hechos exteriores, y cuando se decide priorizar, atacamos las

tareas según nos vienen, y no de acuerdo a su importancia, porque no tenemos definido que es lo

importante, o simplemente decimos es importante pero fácil y lo dejamos después. Según la ley

de Pareto (economista italiano de finales del siglo XIX y principios del XX) o ley del 80/20,

aplicada a la gestión del tiempo, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y

el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados. Por lo tanto, según la ley de Pareto,

debemos de centrarnos en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados. Ese

20% de las tareas está en el cuadrante IV de la matriz de prioridades.

Ilustración 1 cuadrante Pareto 80/20 Inabrito, W. (2002).

La gestión de las tareas nos da la posibilidad de planificar aquellos proyectos y tareas de

forma tal que las podamos tener listas en el momento preciso. Para ello, es recomendable

priorizar aquellas labores más urgentes o necesarias, con la finalidad de poder finalizarlas en el

momento indicado. Lograr cumplir con las metas y objetivos programados, en el instante

adecuado, maximiza los resultados, permite fluidez en los procesos y genera equipos motivados

y mejora nuestros aspectos personales y familiares.

Al elevar nuestro rendimiento y productividad mediante la capacidad de gestionar de manera

eficiente el tiempo con el que disponemos, mejoramos la apreciación que tienen sobre nosotros

nuestros superiores, compañeros de trabajo y las personas que nos rodean, tendremos bienestar y
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seremos más felices. De esta forma, nos logramos convertir en elementos valiosos para la

organización, para nuestros grupos y familiares lo cual aumenta el potencial para mejorar nuestro

puesto laboral o incrementa la posibilidad de recibir nuevas propuestas desafiantes; en síntesis,

mejoramos nuestro nivel de vida.

3. Distinción de los ladrones de tiempo que son comunes entre los integrantes del equipo.

Al realizar un análisis entre los ladrones de tiempo podemos evidenciar que algunos de ellos

son comunes entre los miembros del equipo, muchos de estos nos caracterizan como seres

humanos, y al revisarlos llegamos a la misma conclusión donde realmente el mayor ladrón de

tiempo que tenemos es nuestra propia mente. Nos llevamos horas pensando en cosas y

preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que no ocurrirán.

“Organizar el tiempo significa, hacer entrar en equilibrio el trabajo –ocupación - vocación,

con la familia y con el mundo entorno” (Uribe, 2019)

A continuación, mencionaremos algunos de los ladrones de tiempo que nos caracterizan

dentro del equipo:

Tabla 1

COMUNES INDIVIDUAL
No saber decir no Objetivos confusos
Aplazar tareas No tomar decisiones
Correos, redes sociales
Reuniones
Desorganización personal
Mala comunicación
Incapacidad de delegar
Datos obtenidos análisis (Elaboración propia)

No saber decir que no: Es importante determinar qué actividades y tareas debemos asumir en

función del tiempo que debemos destinar para ellas y, cuánto aportan dichas tareas en nuestras
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labores y objetivos, con el fin de establecer las actividades y tareas que son necesarias para

nuestro desarrollo integral.

"Solo diciendo no puedes concentrarte en las cosas que realmente importan." ~ Scott Belsky

Aplazar tareas: Este ladrón del tiempo, no es solo una muestra de la falta de organización

personal, o incluso corporativa, sino que se convierte también en una “bomba de tiempo” pues

generalmente las tareas que aplazamos corresponden con las que generan mayor tiempo y

dificultad en su resolución, y por ende su aplazamiento tendrá como consecuencia la realización

de la tarea de manera rápida y en algunas ocasiones, puede ser desarrollada de la forma menos

adecuada.

Correo, redes sociales y mensajes: Es importante determinar un espacio específico dentro

de la jornada que sea destinado para responder los correos electrónicos o los mensajes de redes

sociales como whatsapp, sobre todo cuando se realizan tareas que requieren mayor nivel de

concentración, pues las constantes interrupciones que generan las notificaciones de mensajes

nuevos, puede no solo dificultar la culminación de una tarea específica, sino que incluso puede

desviar la atención a una tarea que consideremos más “urgente”.

Reuniones: Este podría considerarse uno de los ladrones del tiempo más común y menos

atendido. Las reuniones son un factor determinante en la discusión de situaciones específicas e

incluso en la toma de decisiones, sin embargo, es importante establecer algunas características a

tener en cuenta con el fin de evitar que sean improductivas y que se destine a las mismas más

tiempo del necesario.

Desorganización personal: La falta de planificación afecta de manera importante en nuestra

eficiencia, pues no planificar de manera clara las tareas podría llevarnos a realizar de manera
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prioritaria tareas que no lo son, dejando menos tiempo al desarrollo de tareas importantes, e

incluso pudiendo generar reprocesos sobre tareas no atendidas de forma oportuna

Mala comunicación: La comunicación asertiva permite definir de manera clara y precisa la

tarea y características a desarrollar, así como la forma más adecuada de hacerla, sobre todo

cuando se deben delegar tareas a alguien más, es muy importante tener esto en cuenta, pues la

mala comunicación o la instrucción equivocada de una tarea, puede desencadenar un reproceso

que obligará a cambiar la planeación establecida

Incapacidad de delegar: No delegar no sólo genera consecuencias en la eficacia del

desarrollo de las tareas, sino que además puede elevar los costos de los procesos de la compañía,

pues siempre habrá algún miembro del equipo que pueda ejecutar la tarea adecuadamente.

4. Reflexión conjunta sobre como la gestión actual del tiempo contribuye al mejoramiento

de la calidad de vida.

Si tenemos la capacidad de gestionar nuestro tiempo será el punto de referencia para un buen

rendimiento y la obtención de resultados positivos, lo que se traduce en satisfacción dentro y

fuera del ambiente de trabajo.

Por este motivo, nuestra productividad afecta a ambos sentidos de la vida, de manera que si

convertimos la gestión del tiempo en un hábito estaremos contribuyendo a nuestra eficiencia y a

nuestra satisfacción laboral y personal.

En conclusión, si planificamos y priorizamos nuestras tareas de acuerdo a su importancia y

urgencia de forma objetiva, asignado tiempos máximos para realizar la tarea podremos tener

mejor calidad de vida ya que tendremos un equilibrio entre la vida laboral y personal, este

permitirá tener un balance con objetivos claros de hacia dónde queremos dirigirnos.
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5. Listado de rasgo y habilidades que posee cada integrante y que permite influir en otros

A. De acuerdo al análisis del test que realizó cada uno de los integrantes del Equipo de trabajo

se identificaron como comunes y con mayor representación, los siguientes:

Tabla 2

HABILIDADES
Integrantes Convencional Creativa Investigativa Realista Social Emprendedora
Julieth Baena X
Nathalia Pedroza X
Andrea Castro X
Gina Martinez X
Datos analisis habilidades (elaboración propia)

Tabla 3

RASGOS

Integrantes Extravesion Apertura a Responsabilidad Adaptacion Afablidad

Experiencia

Julieth Baena X
Nathalia Pedroza X
Andrea Castro X
Gina Martinez X
Datos ananlisis rasgos (elaboración propia)

a. Listado de rasgo y habilidades que posee cada integrante y que permite influir en otros.

De acuerdo al análisis del test que realizó cada uno de los integrantes del Equipo de trabajo se

identificaron como comunes y con mayor representación, los siguientes: tabla:

En Habilidades Julieth Baena y Nathalia Neme comparten el ítem Social que de acuerdo a

descripción del test identifica su perfil con tendencia a liderar personas. Son extrovertidos y

están en función de los demás. Les corresponde su amplio activo relacional. Prefiere trabajar con

personas a las que pueda informar, educar o ayudar. Tiende a evitar las actividades propias de las
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profesiones realistas. La Integrante Andrea Castro presentó como habilidad emprendedora y de

acuerdo al test describe el perfil con tendencia a pasar del campo de las ideas al campo de la

realidad. Le caracteriza los negocios y los entornos políticos. Tiene actividades de liderazgo y

persuasión. Tiende a evitar situaciones de investigación, y por parte de Gina Martínez su mayor

fortaleza en el resultado de las habilidades es Creativa, que, de acuerdo a la descripción del test,

tiene un perfil con tendencia al desarrollo de ideas para solucionar problemas de manera práctica.

Le caracteriza el diseño y los entornos urbanos. Tiende a evitar las actividades convencionales.

b. ¿Cuáles rasgos y habilidades deben fortalecerse para desarrollar habilidades de

liderazgo?

Con respecto a los rasgos evidenciados en el informe del test, las cuatro integrantes del equipo

comparten la responsabilidad en primer lugar teniendo como descripción “tiene preocupación

por la excelencia en el cumplimiento por medio de esfuerzos individuales está orientado hacia las

metas, buscan desafíos, la excelencia y la individualidad. Prefieren trabajar solos que en equipo;

de hecho, muchas veces consideran que rindes más solos. Debe fortalecer el trabajo con otras

personas. Deben aprender a manejar conflictos y a negociar.

c. ¿Qué proponen para desarrollar estas habilidades?

Teniendo en cuenta que es necesario fortalecer aspectos relevantes para optimizar el trabajo

en equipo y poder dar un excelente manejo al tiempo se determinan los siguientes dos puntos de

partida:

 Organizar de forma adecuada las actividades para tener el tiempo oportuno, sin

embargo, mantener la productividad y eficiencia en los resultados.

 Aprender a delegar responsabilidades cuando sea necesario, confiar en los demás

como equipo.
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6. Conclusiones

Encontramos como existen diferentes actividades, cosas y personas que nos hacen perder el

tiempo, pero la mayoría de veces lo hacen con nuestro autorizacion.la principal razón es no

valorar el tiempo y darle su lugar a cada cosa en primer lugar podemos concluir que es muy

importante la planificación la cual generar proceso que se deben establecer y cumplir de forma

oportuna.

Siendo de vital importancia la gestión de nuestro tiempo, para hacer cumplir nuestras

obligaciones por esta razón como profesionales tendremos más remedio que dedicar menos

tiempo a lo que nos gusta, a nuestra familia, amigos y aficiones y generar espacios productivos

que más adelante nos darán lugar a lo anteriormente mencionado.

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De esta forma concluimos como es importante reconocer los ladrones del tiempo siendo uno

del exterior y otros propios de nuestros propia rutina siendo más evidentes unos que otros unos

reconociendo la importancia de dar prioridad y orden a las actividades del día a día con un

enfoque en lo necesario para cumplir las metas propuestas.

Bibliografía

Cocoy Lopez, M. (2013). Obtenido de http://biblio3.url.edu.gt/Tesario/2013/01/01/Coyoy-

Miguel.pdf

Saez, F. (s.f.). Facile Things. Obtenido de https://facilethings.com/blog/es/thieves

Uribe, M. (2019). Gestiona tu Tiempo. 4.

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