TRD 2014

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
APLICACIÓN LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DEFINIDAS PARA LAS TABL

DE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, COMANDO GENERAL FF.M
ARMADA NACIONAL, FUERZA AÉREA COLOMBIANA Y PO
RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES Y SUBSERIES
AG AC CT M S E
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.1 Acción de Cumplimiento 2 5 X X
1.2 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho 2 5 X X
1.3 Acción de Reparación 2 5 X X
1.4 Acción de Reparación Directa 2 5 X X
1.5 Acción de Tutela 2 5 X X
1.6 Acción Popular 2 5 X X
1.10 Derechos de Peticion 2 5 X X
1.7 Habeas Corpus 2 5 X X
1.8 Habeas Data 2 5 X X
1.9 Requerimientos de Justicia 2 5 X X
2 ACTAS
2.1 Actas Asignacion 2 5 X X
2.78 Actas Compromiso 2 5 X X
2.72 Actas Conciliación Saldos Cuentas Holding Account 2 5 X X
2.35 Actas de Capacitación 2 5 X X
2.21 Actas de Entrega 2 5 X X
2.132 Actas de Grado 2 5 X
2.81 Actas de Eliminación Documental 2 5 X X
2.88 Actas de Informe de Gestión 2 3 X X
2.94 Actas de Investigación y Desarrollo 2 5 X X
2.22 Actas de Posesión 2 5 X X
2.96 Actas de Reserva 2 5
2.25 Actas de Reuniones de Trabajo 2 5 X X
2.40 Actas de Revista 2 5 X

AG AC CT M S E
3 ACUERDOS
3.4 Acuerdo de cooperacion Internacional 2 5 X X
3.5 Acuerdo de cooperacion Nacional 2 5 X X
5 ADMINISTRACION CAPELLANIAS 2 0 X X
6 ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE DEFENSA NACIONAL 2 10 X X
64 AGENDAS 2 0
8 BANCOS DE PROYECTOS
8.2 Anteproyecto 2 5 X X
8.3 Marco de Gasto Mediano Plazo 2 5 X X
8.4 Proyectos de Funcionamiento 2 5 X X
8.1 Proyectos de Inversón Nacional 2 5 X X
9 BIENES RAICES 2 5 X X
67 BITACORA 2 5 X X
10 BOLETINES 2 8 X
11 CAJA MENOR 2 8 X X
57 CAMPAÑAS 2 3 X X
58 CARTOGRAFÍA 2 5 X X
12 CERTIFICADOS
12.8 Certificado de Bono Pensional 2 1 X X
12.9 Certificado de Cancelación Matrícula 2 1 X X
12.11 Certificado de Derechos Humanos 2 1 X X
12.12 Certificado de Prestación de Servicios 2 1 X X
13 CIRCULARES 2 10 X X
59 COMISIONES
59.1 Comisiones al Exterior 2 10 X X
59.2 Comisiones al Interior 2 10 X X
15 CONCEPTOS
15.6 Concepto Administrativo 2 5 X X
15.10 Concepto Contable 2 5 X X
15.12 Concepto de Defensa Institucional 2 5 X X
15.13 Concepto de Derechos Humanos 2 5 X X
15.14 Concepto de Inteligencia o Contrainteligencia 2 5 X X
15.15 Concepto de Planeación 2 5 X X
15.16 Concepto de Política Exterior 2 5 X X

AG AC CT M S E
15.17 Concepto Financiero 2 5 X X
15.1 Concepto Juridico 2 5 X X
15.19 Concepto Presupuestal 2 5 X X
15.2 Concepto Técnico 2 5 X X
16 CONCURSOS 2 2 X X
17 CONTRATOS
17.1 Contrato de Arrendamiento 2 20 X X
17.2 Contrato de Bienes o Servicios 2 20 X X
17.6 Contrato de Comodato 2 20 X X
17.3 Contrato de Compraventa 2 20 X X
17.10 Contrato de Consultoría 2 20 X X
17.4 Contrato de Enajenación y Tenencia 2 20 X X
17.9 Contrato de Obra 2 20 X X
17.5 Contrato de Prestación de Servicios 2 20 X X
17.7 Contrato Interadministrativo 2 20 X X
17.8 Contrato trabajador Oficial 2 20 X X
61 CONTRAVENCIONES 2 10 X X
60 CONVENIOS
60.1 Convenio de Cooperación 2 5 X X
60.2 Convenio Educativo 2 5 X X
60.8 Convenio Interadministrativo 2 5 X X
60.4 Convenio Interinstitucional 2 5 X X
60.5 Convenio Internacional 2 5 X X
60.7 Convenio Multilateral 2 5 X X
60.6 Convenio Recreodeportivo 2 5 X X
18 CUENTAS CORRIENTES
18.1 Acreedores Varios 2 10 X X
18.6 Cuenta Única Nacional 2 10 X X
18.7 Cuota de Compensación Militar 2 10 X X
18.8 Depósitos Especiales 2 10 X X
18.2 Dineros sujetos a devolución 2 10 X X
18.12 Fondo de Defensa 2 10 X X
18.3 Fondos Especiales Oficiales 2 10 X X
18.4 Fondos Especiales Particulares 2 10 X X

AG AC CT M S E
18.5 Fondos Internos 2 10 X X

18.13 Gastos Generales 2 10 X X
18.14 Gastos de Personal 2 10 X X
18.9 Gastos Reservados 2 10 X X
18.10 Pensiones 2 10 X X
18.11 Plan Especial 2 10 X X
19 CUENTAS FISCALES
19.1 Cuenta Fiscal de Gastos Reservados 2 10 X X
19.3 Cuenta Fiscal Recompensas 2 10 X X
20 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
20.3 Acinpro 2 10 X X
20.1 Declaraciones de Exportación 2 10 X X
20.2 Declaraciones de Importación 2 10 X X
20.4 Ministerio de Comunicaciones 2 10 X X
20.5 Sayco 2 10 X X
21 DECRETOS
21.1 Canonicos 2 0 X X
21.2 Modificación y Reposición Sacramentos 2 0 X X
76 DICTAMENES PERICIALES 2 10 X X
23 DIRECTIVAS
23.1 Directiva Permanente 2 10 X X
23.2 Directiva Transitoria 2 10 X X
52 DISPOSICIONES 2 5 X X
56 ESTADISTICAS 2 3 X
94 ESTADOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2 10 X X
24 ESTUDIOS
24.3 Estudio Criminológico 2 5 X X
24.7 Estudio de Área 2 5 X X
24.8 Estudio de Cooperantes 2 5 X X
24.9 Estudio de Costos 2 5 X X
24.10 Estudio de Desmovilizados 2 5 X X
24.11 Estudio de Estandarización 2 5 X X
24.21 Estudio de Gestión Ambiental 2 5 X X
24.13 Estudio de Planeación 2 5 X X

AG AC CT M S E
24.14 Estudio de Política Exterior 2 5 X X
24.15 Estudio de Redes de Comunicación 2 5 X X
24.16 Estudio de Seguridad a Vías 2 5 X X
24.17 Estudio de Seguridad de Documentos 2 5 X X
24.18 Estudio de Suelos 2 5 X X
24.19 Estudio Investigación Secuestro y Extorsión 2 5 X X
24.5 Estudio Seguridad a Personas 2 5 X X
24.6 Estudio Seguridad a Unidades 2 5 X X
24.20 Estudio Técnico de Automotores 2 5 X X
25 EXPEDIENTES
25.3 Expediente de Actividad Académica 2 5 X X
25.4 Expediente de Admisión de Alumnos 2 5 X X
25.26 Expediente de Aeronaves 2 5 X X
25.5 Expediente de Alcocensores 2 5 X X
25.31 Expediente de Alertas Tempranas 2 10 X
25.6 Expediente de Armamento 2 5 X X
25.8 Expediente de Buques 2 5 X X
25.9 Expediente de Cultivos Ilícitos 2 5 X X
25.10 Expediente de Delitos 2 5 X X
25.11 Expediente de Derechos Humanos 2 5 X X
25.12 Expediente de Desaparecido 2 5 X X
25.13 Expediente de Desmovilizados 2 5 X X
25.14 Expediente de Detenido 2 5 X X
25.1 Expediente de Equipos 2 5 X X
25.32 Expediente de Extinción de Dominio 2 5 X X
25.15 Expediente de Inteligencia 2 5 X X
25.18 Expediente de Nacionalización 2 5 X X
25.20 Expediente de Pagos Recompensas 2 5 X X
25.21 Expediente de Secuestrado 2 5 X X
25.22 Expediente de Semovientes 2 5 X X
25.2 Expediente de Vehículos 2 5 X X
25.27 Expediente del Capturado 2 5 X X
25.25 Expediente Especial de Personas 2 5 X X
25.29 Expediente Prestaciones Sociales 2 5 X X

AG AC CT M S E
25.30 Expediente Veteranos 2 5 X X
27 HISTORIAS
27.1 Historias Academicas 2 18 X X
27.2 Historias Clinicas 2 18 X X
27.3 Historias Laborales 2 70 X X
28 IMAGEN INSTITUCIONAL 2 5 X X
29 INFORMES
29.1 Informe a Entes de Control 2 5 X X
29.16 Informe Analisis Calidad Educativa 2 5 X X
29.36 Informe Centro Nacional de Afiliación 2 5 X X
29.38 Informe Constitución 2 5 X X
29.2 Informe Contable 2 5 X X
29.39 Informe Control de Producción 2 5 X X
29.29 Informe de Accidentalidad 2 5 X X
29.25 Informe de Actividades 2 5 X X
29.98 Informe de Análisis y Delincuencial 2 5 X X
29.3 Informe de Auditoria 2 5 X X
29.4 Informe de Austeridad en el Gasto Público 2 5 X X
29.19 Informe de Back-Up 2 5 X X
29.43 Informe de Contrainteligencia 2 5 X X
29.44 Informe de Control de Calidad 2 5 X X
29.6 Informe de Ejecución Presupuestal 2 5 X X
29.7 Informe de Estados Financieros 2 5 X X
29.8 Informe de Extorsión o Secuestro 2 5 X X
29.50 Informe de Fondos 2 5 X X
29.22 Informe de Incautación 2 5 X X
29.21 Informe de Inspección 2 5 X X
29.101 Informe de Inteligencia o Contrainteligencia 2 5 X X
29.53 Informe de Inversiones Financieras 2 5 X X
29.54 Informe de Investigaciones 2 5 X X
29.55 Informe de Judialización 2 5 X X
29.9 Informe de Memorias al Congreso 2 5 X X
29.56 Informe de Misiones Agregados Militares 2 5 X X
29.93 Informe de Monitoreo de Uso Final 2 5 X X
29.57 Informe de Novedades 2 5 X X
AG AC CT M S E
29.58 Informe de Operatividad 2 5 X X
29.60 Informe de Personal 2 5 X X
29.61 Informe de Procesos 2 5 X X
29.63 Informe de Prueba de Lealtad 2 5 X X
29.62 Informe de Prueba de Vulnerabilidad 2 5 X X
29.64 Informe de Puestos de Control 2 5 X X
29.66 Informe de Riesgo de Operación 2 5 X X
29.67 Informe de Riesgo Industrial 2 5 X X
29.68 Informe de Riesgo y Alerta Temprana 2 5 X X
29.10 Informe de Seguimiento y Evaluación 2 5 X X
29.70 Informe de Situación Operacional 5 5 X X
29.71 Informe de Situacion Orden Público 2 5 X X
29.75 Informe Estratégico 2 5 X X
29.82 Informe Listado Armamento 2 5 X X
29.84 Informe Multas 2 5 X X
29.85 Informe Organismos Internacionales 2 5 X X
29.86 Informe para Judicialización 2 5 X X
29.30 Informe Periódico Acciones Psicologicas 2 5 X X
29.87 Informe Periódico de Personal 2 5 X X
29.89 Informe Potencial Económico 2 5 X X
29.91 Informe SICOE 2 5 X X
29.95 Informe Sistema Información ATP 2 5 X X
29.96 Informe Sistema Información EQUALS 2 5 X X
29.97 Informe Sistema Información Logístico - SAP/R3 2 5 X X
70 INSTRUCTIVOS 2 3 X X
30 INVENTARIOS
30.10 Formato Unico de Inventario Documental 2 3 X X
30.13 Inventario Fiscal de Bienes 2 3 X X
30.11 Inventario Material Decomisado 2 3 X X
31 LIBROS
31.6 Libros de Registro y/o Minutas 2 5 X
79 MANIFIESTO DE SALTO 2 5 X X
33 MANUALES 2 3 X X
93 MECANISMOS DE COOPERACIÓN

AG AC CT M S E
93.1 Mecanismos de Cooperación Bilateral 2 5 X X
93.2 Mecanismos de Cooperación Multilateral 2 5 X X
35 METEOROLOGÍA
35.1 Reportes 2 5 X X
65 MONITOREOS 2 3 X X
36 NORMAS TECNICAS 2 5 X X
37 NÓMINAS 2 10 X X
81 OPERACIONES 2 5 X X
38 ORDENES
38.3 Orden Administrativa de Personal 2 10 X X
38.7 Orden Administrativa de Presupuesto 2 10 X X
38.9 Orden Administrativa Servicio Técnico 2 10 X X
38.10 Orden de Cumplimiento 2 10 X X
38.12 Orden de Trabajo 2 10 X X
38.14 Orden del Dia 2 10 X X
38.6 Orden General 2 10 X X
38.1 Orden Interna 2 10 X X
38.2 Orden Semanal 2 10 X X
38.15 Sumario de Ordenes Permanentes 2 10 X X
40 PLANES
40.16 Plan Abastecimiento 2 3 X X
40.1 Plan Anual de Compras 2 3 X X
40.25 Plan Contrainteligencia 2 3 X X
40.2 Plan de Acción 2 3 X X
40.3 Plan de Auditoría 2 3 X X
40.31 Plan de Bienestar de Personal 2 3 X X
40.26 Plan de Búsqueda 2 3 X X
40.15 Plan de Campaña 2 3 X X
40.4 Plan de Capacitación 2 3 X X
40.5 Plan de Comunicación Institucional 2 3 X X
40.17 Plan de Construcciones 2 3 X X
40.18 Plan de Desarrollo Administrativo 2 3 X X
40.20 Plan de Emergencia 2 3 X X
40.27 Plan de Entrenamiento Vuelos al Exterior 2 3 X X
40.12 Plan de Instrucción y Capacitación 2 3 X X
AG AC CT M S E
40.21 Plan de Instrucción y Entrenamiento 2 3 X X
40.42 Plan de Lección 2 3 X X
40.54 Plan de Manejo Ambiental 2 3 X X
40.6 Plan de Mantenimiento 2 3 X X
40.7 Plan de Mejoramiento 2 3 X X
40.37 Plan de Necesidades 2 3 X X
40.43 Plan de Pruebas de Vulnerabilidad 2 3 X X
40.38 Plan de Reclutamiento o incorporacion 2 3 X X
40.13 Plan de Seguridad 2 3 X X
40.45 Plan de Traslados 2 3 X X
40.46 Plan de Vacaciones 2 3 X X
40.9 Plan Estratégico 2 3 X X
40.10 Plan Indicativo Sectorial 2 3 X X
40.56 Plan Integral de Convivencia y Seguridad Ciudadana 2 3 X X
40.51 Plan Maestro de Salud Mental 2 3 X X
40.11 Plan Pastoral 2 3 X X
53 PLANILLAS
Planilla de Correspondencia o (Libro Control de
53.3 2 3 X X
Comunicaciones Oficiales)
53.7 Planilla de Control 2 3 X X
84 POLÍTICAS 2 5 X X
85 PONENCIAS 2 3 X X
41 PROCESOS
41.1 Proceso Administrativo 2 5 X X
41.2 Proceso Civil 2 5 X X
41.3 Proceso Contractual de Crédito Externo 2 5 X X
41.4 Proceso de Comunicación Organizacional 2 5 X X
41.5 Proceso de Conciliación 2 5 X X
41.6 Proceso de Constitucionalidad de Normas 2 5 X X
41.7 Proceso de Inconstitucionalidad 2 5 X X
41.14 Proceso de Negocios Judiciales 2 5 X X
41.9 Proceso Ejecutivo por Jurisdicción Coactiva 2 5 X X
41.10 Proceso Judicial 2 5 X X
41.11 Proceso Laboral 2 5 X X
41.12 Proceso Penal 2 5 X X

AG AC CT M S E
86 PROGRAMAS 2 2 X X
86.2 Programa Académico 2 2 X X
86.3 Programa Anual de Caja 2 2 X X
86.28 Programa Ceremonial Militar 2 2 X X
86.19 Programa DARE 2 2 X X
86.29 Programa de Accion Integral 2 2 X X
86.1 Programa de Acreditación 2 2 X X
86.4 Programa de Educación Especial 2 2 X X
86.5 Programa de Erradicación 2 2 X X
Programa de Estrategia Nacional para la Administración de
86.20 2 2 X X
Fuentes Humanas
86.6 Programa de Extensión 2 2 X X
86.30 Programa de Gestión Ambiental 2 2 X X
86.7 Programa de Gestión Documental 2 2 X X
86.21 Programa de Guías Caninos 2 2 X X
86.8 Programa de Higiene y Seguridad Ocupacional 2 2 X X
86.9 Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo 2 2 X X
86.22 Programa de Policía Comunitaria Rural 2 2 X X
86.10 Programa de Prevención 2 2 X X
86.11 Programa de Promoción 2 2 X X
86.12 Programa de Protección 2 2 X X
86.27 Programa de Protección de Documentos Esenciales 2 2 X X
86.13 Programa de Salud 2 2 X X
86.31 Programa de Selección Servicio Militar Obligatorio 2 2 X X
86.15 Programa de Selección Servicio Social Obligatorio 2 2 X X
86.23 Programa de Televisión Institucional 2 2 X X
86.24 Programa de Visitas Domiciliarias 2 2 X X
86.25 Programa Frentes de Seguridad 2 2 X X
86.16 Programa General de Compras 2 2 X X
86.17 Programa Liberados y Secuestrados 2 2 X X
86.26 Programa Sistema Único de Telecomunicaciones 2 2 X X
42 PROTOCOLO OFICIAL 2 3 X
43 PROYECTOS
43.10 Proyección de Planta de Personal 2 10 X X
43.1 Proyecto Anual de Presupuesto 2 10 X X

AG AC CT M S E
43.14 Proyecto de Convenios Bilaterales 2 10 X X
43.2 Proyecto de Cooperación Internacional 2 10 X X
43.3 Proyecto de Cooperación Nacional 2 10 X X
43.15 Proyecto de Extinción de Dominio 2 10 X X
43.20 Proyecto de Gestión Ambiental 2 10 X X
43.17 Proyecto de Inversión 2 10 X X
43.18 Proyecto de Investigación 2 10 X X
43.19 Proyecto de Ley 2 10 X X
43.4 Proyecto de Libre Inversón 2 10 X X
43.6 Proyecto de Politica Internacional Colombiana 2 10 X X
43.21 Proyecto Educativo Institucional 2 10 X X
43.7 Proyecto Integral, Estabilización para las Fuerzas 2 10 X X
54 PUBLICACIONES 2 5 X X
46 RESOLUCIONES 2 10 X
47 SISTEMAS DE INFORMACION 2 5
95 SISTEMAS DE GESTIÓN X X
95.1 Sistema de Gestión de Calidad 2 5 X X
95.2 Sistema de Control Interno 2 5 X X
95.3 Sistema de Desarrollo Administrativo 2 5 X X
95.4 Sistema de Gestión Ambiental 2 5 X X
95.5 Sistema de Gestión Documental 2 5 X X
95.6 Sistema de la Seguridad Informatica 2 5 X X
48 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2 3 X X
49 TITULOS VALORES 2 10 X X
50 TRANSFERENCIAS 2 5 X X
50.1 Transferencias Primarias 2 5 X X
50.2 Transferencias Secundarias 2 5 X X
Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional
DE COLOMBIA
EFENSA NACIONAL
DAS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ANDO GENERAL FF.MM., EJERCITO NACIONAL,
A COLOMBIANA Y POLICIA NACIONAL
Fecha Aplicacion: 01 de Enero de 2012
PROCEDIMIENTO
Se microfilma la totalidad de la serie y se deja una muestra representativa del 1% por subserie.
Se deja una muestra representativa del 2% - y se microfilma lo seleccionado

PROCEDIMIENTO
Los documentos de las capellanias reposaran permanetemente en las capellanias.

Se elimina de acuerdo a normatividad (Cód. de Comercio, Manual de Contabilidad, Ley 80/93, etc.)
Este documento reposará permanentemente en el Despacho.
Se deja una muestra representativa del 1% por subserie y se microfilma lo seleccionado.
Se deja una muestra representativa del 2% de la serie y luego se microfilma.
Se elimina de acuerdo a normas (Código de Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)
Se micromilma la totalidad de la serie dejando en físico una muestra representativa del 1% de acuerdo a la
serie
Pierde valor administrativo

Se deja muestra representativa de un 2% por serie y se microflima lo seleccionado
Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microflima lo seleccionado

Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microflima lo seleccionado
Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microfilma toda la subserie

PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 1% por serie y se microfilma toda la serie
Se deja muestra representativa 1% por subserie y se microfilma lo seleccionado

PROCEDIMIENTO


Estos documentos reposarán permanentemente en el Obispado Castrense.

Se deja muestra representativa de un 1% por subserie, y se micromilfa toda la subserie.
Se deja muestra representativa de un 1% por subserie, y se micromilfa toda la subserie.
Se deja muestra representativa de un 1% por Serie y se microfilma toda la Serie
Se deja muestra representativa de un 5% por estadística se elimina de acuerdo a normas (Código de
Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)
Se deja muestra representativa de un 5% por subserie; se microfilma lo seleccionado.

PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie


Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.
PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 2% por esta serie; se microfilma toda la serie.

PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma r toda la subserie.
Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la serie.
Se deja una muestra representativa del 1%.
PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 2% y se microfilma lo seleccionado de la subserie

Se deja muestra representativa de un 2% y se microfilma toda la serie.
Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.

PROCEDIMIENTO

Se deja muestra representativa de un 2% por esta serie; se microfilma toda la serie.

PROCEDIMIENTO


Se deja una muestra representativa de un 5%; se microfilma la muestra de la subserie.

PROCEDIMIENTO

Se elimina de acuerdo a normas legales (Código de Comercio, Ley 80 de 1993, etc.)

APLICACIÓN LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DEFINIDAS PARA LAS TA

DE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, COMANDO GENERAL F
ARMADA NACIONAL, FUERZA AÉREA COLOMBIANA Y

AG AC CT M S
2 ACTAS
2.35 Actas de Capacitación 2 5 X X
2.21 Actas de Entrega 2 5 X X
2.81 Actas de Eliminación Documental 2 5 X X
2.88 Actas de Informe de Gestión 2 3 X X
2.25 Actas de Reuniones de Trabajo 2 5 X X
2.40 Actas de Revista 2 5 X
10 BOLETINES 2 8
57 CAMPAÑAS 2 3 X X
13 CIRCULARES 2 10 X X
56 ESTADISTICAS 2 3 X
29 INFORMES
29.25 Informe de Actividades 2 5 X
29.21 Informe de Inspección 2 5 X
31 LIBROS
31.6 Libros de Registro y/o Minutas 2 5 X
40 PLANES
40.2 Plan de Acción 2 3 X X
40.15 Plan de Campaña 2 3 X X
40.4 Plan de Capacitación 2 3 X X
40.54 Plan de Manejo Ambiental 2 3 X X
40.7 Plan de Mejoramiento 2 3 X X
40.37 Plan de Necesidades 2 3 X X
53 PLANILLAS
Planilla de Correspondencia o (Libro Control de
53.3 2 3 X
Comunicaciones Oficiales)
53.7 Planilla de Control 2 3 X
86 PROGRAMAS 2 2 X
86.30 Programa de Gestión Ambiental 2 2 X
43 PROYECTOS
43.20 Proyecto de Gestión Ambiental 2 10 X X

95 SISTEMAS DE GESTIÓN X X
95.4 Sistema de Gestión Ambiental 2 5 X X

A DE COLOMBIA
DEFENSA NACIONAL
NIDAS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OMANDO GENERAL FF.MM., EJERCITO NACIONAL,
REA COLOMBIANA Y POLICIA NACIONAL
OSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
E

X
Se micromilma la totalidad de la serie dejando en físico una muestra representativa del 1% de acuerdo a la
serie
Se deja muestra representativa de un 2% por serie y se microflima lo seleccionado

Se deja muestra representativa de un 5% por estadística se elimina de acuerdo a normas (Código de
Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)
X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

X
X
X Pierde valor administrativo
X Pierde valor administrativo

APLICACIÓN LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DEFINIDAS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
DE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, COMANDO GENERAL FF.MM., EJERCITO NACIONAL,
ARMADA NACIONAL, FUERZA AÉREA COLOMBIANA Y POLICIA NACIONAL
CODIGO SERIES Y SUBSERIES PROCEDIMIENTO
AG AC CT M S E
2 ACTAS Se microfilma la totalidad de la serie y se deja una muestra representativa del 1% por subserie.
2.35 Actas de Capacitación 2 5 X X Se deja una muestra representativa del 1% - y se microfilma lo seleccionado
2.21 Actas de Entrega 2 5 X X Se deja una muestra representativa del 5% - y se microfilma lo seleccionado
2.88 Actas de Informe de Gestión 2 3 X X Se deja una muestra representativa del 5% - y se microfilma lo seleccionado
2.25 Actas de Reuniones de Trabajo 2 5 X X Se deja una muestra representativa del 50% - y se microfilma lo seleccionado
10 BOLETINES 2 8 X
13 CIRCULARES 2 10 X X Se deja muestra representativa de un 2% por serie y se microflima lo seleccionado
23 DIRECTIVAS
23.1 Directiva Permanente 2 10 X X Se deja muestra representativa de un 1% por subserie, y se micromilfa toda la subserie.
23.2 Directiva Transitoria 2 10 X X Se deja muestra representativa de un 1% por subserie, y se micromilfa toda la subserie.
29 INFORMES
29.25 Informe de Actividades 2 5 X X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.
29.21 Informe de Inspección 2 5 X X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.
30 INVENTARIOS
30.10 Formato Unico de Inventario Documental 2 3 X X
33 MANUALES 2 3 X X
40 PLANES
40.2 Plan de Acción 2 3 X X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.
40.7 Plan de Mejoramiento 2 3 X X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.
40.37 Plan de Necesidades 2 3 X X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.
95 SISTEMAS DE GESTIÓN X X Se deja una muestra representativa de un 30%; se microfilma la muestra de la subserie.

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

APLICACIÓN LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DEFINIDAS PARA LAS TABL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

18.5 Fondos Internos 2 10 X X

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

DAS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Se deja una muestra representativa del 5% - y se microfilma lo seleccionado

Los documentos de las capellanias reposaran permanetemente en las capellanias.

Se deja una muestra representativa del 2% de la serie y luego se microfilma.

Se elimina de acuerdo a normas (Código de Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)

Pierde valor administrativo

Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microflima lo seleccionado

Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microfilma toda la subserie

Se deja muestra representativa de un 2% por subserie y se microfilma toda la subserie

Se deja muestra representativa 1% por subserie y se microfilma lo seleccionado

Se elimina de acuerdo a normas (Código de Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)

Se elimina de acuerdo a normas (Código de Comercio, Manual de Contabilidad, Régimen Tributario)

Estos documentos reposarán permanentemente en el Obispado Castrense.

Se deja muestra representativa de un 5% por subserie; se microfilma lo seleccionado.

Se deja muestra representativa de un 5% por subserie; se microfilma lo seleccionado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie

Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie

Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja una muestra representativa del 1%.

Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja muestra representativa de un 2% y se microfilma lo seleccionado de la subserie

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.

Se deja muestra representativa de un 2% por esta serie; se microfilma toda la serie.

Se deja muestra representativa de un 2% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Pierde valor administrativo

Pierde valor administrativo

Pierde valor administrativo

Se deja una muestra representativa de un 5%; se microfilma la muestra de la subserie.

Se deja una muestra representativa de un 5%; se microfilma la muestra de la subserie.

Se deja una muestra representativa de un 30%; se microfilma la muestra de la subserie.

Se elimina de acuerdo a normas legales (Código de Comercio, Ley 80 de 1993, etc.)

APLICACIÓN LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DEFINIDAS PARA LAS TA

RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL

43.20 Proyecto de Gestión Ambiental 2 10 X X

Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional

NIDAS PARA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Se deja una muestra representativa del 5% - y se microfilma lo seleccionado

Se deja muestra representativa de un 2% por serie y se microflima lo seleccionado

X Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma toda la subserie.

Se deja muestra representativa de un 1% por esta subserie; se microfilma lo seleccionado.

Se deja una muestra representativa de un 5%; se microfilma la muestra de la subserie.

Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional

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