Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

ASIGNATURA
Administración documental en el Entorno laboral

PRESENTA

Jacqueline Oliveros Medina

Docente

Yenny Yovanna Gomez Cortes

Villavicencio - Meta Mayo 25 de 2019

 PARALELO ENTRE
DOCUMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTO ELECTRONICO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
CONCEPTO:
“Se entiende por Documento de Archivo toda
expresión testimonial de las actividades del hombre
y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en
cualquier tipo de soporte material.
VENTAJAS:
 Es de fácil consulta.
 Presenta dificultad para modificar el
contenido.
 Su reproducción es sencilla.
 Su conservación es centenaria.
 El contenido es inseparable de su medio o
soporte.
 Su valor probatorio se mide por las
características de autenticidad entre ellos la
firma.
DESVENTAJAS:
 Se agrupan en expedientes por lo que
necesitan mucho espacio.
 Es difícil recuperar y tratar la información con
rapidez.
 Su durabilidad va decreciendo con el tiempo.
 Son más difíciles de transportar.
 No se pueden corregir
 Se pueden destruir fácilmente
DOCUMENTO ELETRONICO
CONCEPTO:
es el sistema que ofrece almacenamiento seguro
para los documentos y ficheros relacionados con
cada expediente, gestionando el ciclo de vida de
cada documento desde su creación y registro hasta
su archivo definitivo (preservación y custodia).
VENTAJAS:
 Ahorro de espacio, material y recursos.
 Ahorro de tiempo, incremento de
eficiencia.
 Eliminación de riesgos legales.
 Acceso inmediato y concurrente a la
documentación. ...
 Integración con el sistema de
contabilidad.
 Mejora de la sostenibilidad ambiental.
DESVENTAJAS:
 Es necesario depurar el documento frecuentemente
 Pérdida de la información por manipulación
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos
 Pérdida de tiempo, en cuanto a modificación
 No se tiene control de fiabilidad y autenticidad
 Incompatibilidad, ya que no existe un estándar
Universal
 La tecnología digital es cambiante, en cuanto a
imagen
 Costos en la adquisición de lectores
 Se puede duplicar el archivo (Copia)