COMPORTAMIENTOS ASERTIVOS PARA

RECIBIR UNA AUDITORÍA

Tranquilidad ante la
auditoría.

Confianza en el trabajo
realizado.

Actitud de enfoque
hacia la mejora.

Seguridad sobre la pertinencia

de los hallazgos antes de firmar.
COMPORTAMIENTOS DESACERTADOS
PARA RECIBIR UNA AUDITORÍA

Uyyy llegó el auditorrrr

Haga lo que tenga que hacer …

Es que lo que pasa es…

¿QUÉ BUSCA EL AUDITOR ENTONCES?

Fácil …
Cumplimiento ( Conformidad)

En cuanto a:
1. Planificación
2. Implementación
3. Documentación
4. Eficacia
5. Madurez y Mejora
 AUDITORIAS DE TERCERA PARTE

Objetivo
Para
• Determinar la conformidad del sistema de gestión de
la Entidad con los requisitos de la norma técnica.
Fines de CERTIFICACIÓN
de la norma específica
• Evaluar la capacidad del sistema de gestión para
asegurar el cumplimiento de los requisitos. Legales,
reglamentarios y otros aplicables al alcance del
sistema de gestión.
• Determinar la eficaz implementación y
mantenimiento del sistema de gestión
• Identificar oportunidades de mejora en el sistema de
gestión

Quién
Organismos externos ACREDITADOS
AUDITORIAS DE TERCERA PARTE

1. Pre auditoría
2. Auditoría de Certificación
3. Auditoría de Seguimiento
4. Auditoría de Renovación
Certificado
Certificado Renovado
SGA SGSST 3 meses Validez del certificado: 3 años
Máx.
SGC

Pre Auditoria de Auditoria Auditoria Auditoria Auditoria de

AuditoríaCertificacióncomplementa Seguimiento Renovación
Seguimiento I II
ria, si se
requiere

Mes 12 Mes 24
 TIPOS DE AUDITORÍA
DE TERCERA PARTE
1. Pre auditoría
2. Auditoría de Certificación
3. Auditoría de Seguimiento
4. Auditoría de Renovación
1. Pre auditoría: Etapa opcional que
tiene como objetivo verificar el
grado de preparación de la empresa
para la auditoría de certificación.
Esta auditoría no forma parte del
proceso de certificación y sus
resultados no son utilizados como
evidencia de la auditoría de
certificación. Al final de la auditoría,
un informe de los hallazgos es
presentado..
El SENA realizará pre auditoría para el
SGA
 TIPOS DE AUDITORÍA
DE TERCERA PARTE
1. Pre auditoría
2. Auditoría de Certificación
3. Auditoría de Seguimiento
4. Auditoría de Renovación
2. Auditoría de Certificación: Se
realiza con fines de certificación
del sistema de gestión de la
organización con respecto a norma
de referencia respectiva.

Para el 2017 el SENA tendrá

auditoría de certificación para los
Subsistemas de Gestión
Ambiental y Seguridad y Salud en
el Trabajo (Decreto 1072 de 2015)
 TIPOS DE AUDITORÍA
DE TERCERA PARTE
1. Pre auditoría
2. Auditoría de Certificación
3. Auditoría de Seguimiento
4. Auditoría de Renovación
3. Auditoría de Seguimiento: Realizada
por el ente certificador para asegurarse
de que el sistema de gestión se
mantiene adecuado a los requisitos de la
norma de referencia respectiva

El SENA recibirá auditoría de

seguimiento para su subsistema de
gestión de calidad (Septiembre de 2016)
 TIPOS DE AUDITORÍA
DE TERCERA PARTE
1. Pre auditoría
2. Auditoría de Certificación
3. Auditoría de Seguimiento
4. Auditoría de Renovación: 4. Auditoría de Renovación
Antes del terminar el período de
vigencia del certificado, se realiza la
auditoria en la que se determina la
conformidad para renovar la validez
del certificado y mantener su
antigüedad.

El SENA tendrá auditorías de

renovación de certificado para el
subsistema de gestión de calidad en
el 2017.
 TIPS
PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS

Conozca los criterios de la auditoria (Norma de Referencia, Normatividad

legal, Procedimientos, Registros asociados).

Conozca y maneje los módulos de la plataforma CompromISO

relacionados con el Subsistema de gestión auditado.
Conozca los resultados de los informes de las ultimas auditorías de
tercera parte (incluidas las de CGR) e internas (Incluidas las de Control
Interno) y tener claridad de como se han solucionado las no
conformidades y observaciones resultantes
En la reunión de apertura contextualice al auditor sobre los servicios y las
características de operación del SENA.
Asegúrese que las personas son conscientes de sus roles y
responsabilidades con el SG y que conocen las actividades establecidas
en el ciclo PHVA del proceso.
 TIPS
PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS

Evite dar a las personas del grupo de trabajo, respuestas tipo libreto para
que respondan temas específicos.
Tenga claro y haga conciencia en las personas que la auditoría evalúa a los
sistemas y no a las personas.

Conteste solo lo que se pregunta.

Conteste de manera honesta y concreta.

Argumente con la evidencia y no discutir con el auditor posiciones

conceptuales.
 TIPS
PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS

Permita que el auditor exponga sus ideas y lea los documentos

tranquilamente. No lo interrumpa.

Cuando se le solicite un documento o una evidencia, tómese su tiempo

para ubicarla.
Tenga en cuenta que la auditoría se desarrolla mediante muestreos, si la
selección del auditor corresponde a una excepción en donde no se
cumple el requisito, pida de manera amable al auditor que amplié la
muestra antes que concluya sobre el requisito.
Tenga en cuenta que usted sabe mas del proceso que el auditor.

Asegure que las personas auditadas conocen las actividades establecidas

en la caracterización - ciclo PHVA del proceso.
 TIPS
PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS

Recuerde que la evidencia no es solo documental, también incluye la

observación y las declaraciones

Tenga en cuenta que la auditoría se desarrolla mediante muestreos, si la

selección del auditor corresponde a una excepción en donde no se
cumple el requisito, pida de manera amable al auditor que amplié la
muestra antes que concluya sobre el requisito

Cuando se identifiquen no conformidades, revise su pertinencia antes de

firmar y argumente en caso de no estar de acuerdo con el mismo
ENFOQUE DE ICONTEC PARA LA AUDITORÍA
DEL SGC DEL SENA EN 2016

Se elaborará una lista de chequeo para los auditores que incluiría los
siguientes temas:
1. La aplicabilidad de diseño en los servicios misionales.
2. La aplicación del control de equipos de inspección, medición y ensayo en los
servicios misionales diferentes a Formación profesional.
3. Los requisitos legales de los procesos de soporte.
4. La gestión del riesgo e indicadores.
5. La optimización del procedimiento de ejecución de la formación profesional.
6. La aplicación en el “Momento de Verdad” de entrega del servicio, del control
del servicio no conforme y el control de calidad del mismo en los servicios
misionales.
7. La ejecución de la formación por terceros a nombre del SENA
8. La revisión de los Planes de Mejoramiento elaborados por Los Centros de
Formación que tuvieron No Conformidades.

ES-009-001
15
 ROL DEL EQUIPO SIGA

1. Ayudar a los auditores a identificar a los actores

que van a participar en las entrevistas y confirmar
los tiempos.
2. Organizar la logística de acceso a locaciones
específicas del auditado.
3. Asegurar que el equipo auditor conocen y
respetan las reglas relacionadas con la seguridad
de la ubicación y los procedimientos de
emergencia.
4. Proveer aclaraciones o ayudar a recolectar
información.
 PREGUNTAS BÁSICAS
RELACIONADAS CON EL CICLO
PHVA DE LOS PROCESOS

¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Quienes lo integran?
¿Cuáles son los requerimientos que se han identificado de las partes
PLANEAR interesadas
¿Cuáles son los recursos necesarios para el proceso?
Verifican si lo visto corresponde a lo planificado

HACER Mirar registros, resultados, métodos (trazabilidad)

¿Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear este proceso?
Solicitan Evidencia del monitoreo
VERIFICAR ¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso?
Solicitan Evidencia de indicadores
¿Cuál fue la última auditoria que le realizaron?

¿Cómo se analizan los datos generados del proceso?

¿Hay datos de monitoreo o medición por fuera de los límites ? Qué se hace en
estos casos?
ACTUAR ¿Cuáles acciones correctivas y preventivas se han identificado?
¿Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia?
Solicitan el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones
correctivas
 PLAN DE AUDITORÍA 2016
No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR

Gestión Certificación de competencias

1 DIGENERAL VIERNES 16 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño
laborales

Complejo Tecnológico para la Gestión

2 ANTIOQUIA MARTES 13 SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz
Agroempresarial

Complejo Tecnológico Agroindustrial,

3 ANTIOQUIA JUEVES 15 SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello
Pecuario y Turístico

Centro de los Recursos Naturales

4 ANTIOQUIA MARTES 20 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar
Renovables - La Salada

Centro de Formación en Diseño,

5 ANTIOQUIA MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar
Confección y Moda.

Centro de Servicios y Gestión

6 ANTIOQUIA JUEVES 22 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar
Empresarial

7 ATLÁNTICO Centro de Comercio y Servicios MIÉRCOLES 14 SEPTEMBRE Darío Carreño Villamizar

8 DISTRITO CAPITAL Centro Metalmecánico JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE Iveth Cristina Rodríguez Cermeño
 PLAN DE AUDITORÍA 2016
No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR

9 DISTRITO CAPITAL Centro de Gestión Administrativa MIÉRCOLES 14 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño

10 CALDAS Centro de Comercio y Servicios MARTES 13 SEPTIEMBRE Jeimmy Sandra Rojas Malaver

11 CESAR Centro Agroempresarial MIÉRCOLES 14 SEPTIEMBRE Diego Camilo Rodríguez

Centro de Desarrollo Agroindustrial,

12 GUAVIARE MARTES 13 SEPTIEMBRE Pablo Emilio Riveros Silva
Turístico y Tecnológico del Guaviare

Centro de Logística y Promoción

13 MAGDALENA MARTES 20 SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz
Ecoturística del Magdalena

14 META Centro de Industria y Servicios del Meta JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE David Barahona Paipilla

Centro Agroindustrial y Pesquero de la

15 NARIÑO VIERNES 16 SEPTIEMBRE Pablo Emilio Riveros Silva
Costa Pacífica

Centro Sur Colombiano de Logística

16 NARIÑO LUNES 12 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño
Internacional
 PLAN DE AUDITORÍA 2016

No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR

Centro de Formación para el Desarrollo

17 NORTE DE SANTANDER JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz
Rural y Minero

Centro de Diseño e Innovación

18 RISARALDA JUEVES 15 SEPTIEMBRE Jeimmy Sandra Rojas Malaver
Tecnológica Industrial

Centro Industrial de Mantenimiento

19 SANTANDER VIERNES 16 SEPTIEMBRE Diego Camilo Rodríguez
Integral

Centro de Servicios Empresariales y

20 SANTANDER MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Darío Carreño Villamizar
Turísticos

21 TOLIMA Centro de Comercio y Servicios MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Iveth Cristina Rodríguez Cermeño

Centro Náutico Pesquero de

22 VALLE MARTES 20 SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello
Buenaventura

Centro de Gestión Tecnológica de

23 VALLE JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello
Servicios

Centro de Producción y Transformación

24 VICHADA JUEVES 15 SEPTIEMBRE David Barahona Paipilla
Agroindustrial de la Orinoquia
 PLAN DE AUDITORÍA 2016

7.1 Planificación Realización del Servicio

7.2 Procesos Relacionados con el Cliente
7.5 Realización del Servicio
8.2.4 Seguimiento y Medición
8.3 Control de Servicio No Conforme
8.4 Análisis de Datos
8.6 Liberación de Productos y Servicios