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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS DEL SGSST

Elaborado por: Leidy Johanna Uribe Ocampo

Fecha:
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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE
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DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA DE ELABORACIÓN:

1.1. GENERAL

Establecer las pautas para la elaboración y control de los documentos y registros asociados
al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Centro de Estudios Regionales
Cafeteros y Empresariales CRECE.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1.1. Definir los pasos a seguir en la Producción Documental del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

1.1.2. Establecer los procedimientos que deben realizarse para la modificación y

eliminación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

1.1.3. Permitir que el manejo de la documentación del SGSST refleje una adecuada
Imagen Institucional, contribuyendo al fortalecimiento de la identidad visual.

1.1.4. Permitir un control eficaz y eficiente de la información y documentación, por

medio de actividades de seguimiento, control y verificación.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SGSST) del Centro de Estudios Regionales Cafeteros y Empresariales CRECE.

3. RESPONSABLE

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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4. RESPONSABILIDADES
El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros,
los siguientes documentos en relación con el SG-SST.

 La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el

representante legal y revisado anualmente.
 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua
del SG-SST.
 La identificación anual de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico
de la población trabajadora y según los lineamientos de los programas de
vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la
organización.
 El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y
el responsable del SG-SST.
 El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento
incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los
trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de SST.
 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas
cuando aplique y demás instructivos internos de SST.
 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las
actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de SST y los soportes de sus
actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente. La
identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y
sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores,
incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de
salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según
priorización de los riesgos.
 En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina
laboral o del trabajo, según lo establecido en la normatividad vigente, se
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deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales de los

monitoreos biológico.
 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o
equipos ejecutadas.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General
de Riegos Laborales que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.
 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del
responsable del desarrollo del SG-SST.
 La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de
manera tal que sea clara y entendible por las personas que tienen que
aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando
sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores,
en los apartes que les compete
 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la
institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que
los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los
documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
 La organización estableció y mantiene el Manual del SG-SST (este
documento) que describe:
o El SG-SST de la organización y sus elementos constitutivos.
o La forma como los diferentes elementos del SG-SST interactúan
entre sí.
o La relación entre los diferentes elementos y sus procedimientos o
instructivos.
 La organización estableció un procedimiento para identificar y controlar
todos los documentos y datos críticos para la operación del SG-SST, al igual
que el rendimiento de sus actividades en SST. Los documentos y registros
críticos incluyen aquellos exigidos por la legislación colombiana.

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Para ello se definió la siguiente relación jerárquica entre los diferentes documentos del SG-
SST.

5. El procedimiento para la identificación y control de documentos y registros de SST,

incluye la metodología para su identificación, aprobación, publicación, eliminación
según lo establecido en la legislación colombiana.

La documentación del SG-SST está a disposición de los trabajadores para su consulta,

los documentos confidenciales pueden ser consultados a través del jefe inmediato del
trabajador

ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

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Se detecta la Los documentos Encargado de SG- Documento

necesidad de crear deben ser SST. realizado.
el documento aprobados así:
procedimientos,
instructivos,
registros y formatos.

Aprobación de El documento debe Directora Documento

documento ser revisado y Administrativa. aprobado.
aprobado por la
Directora
Administrativa del
centro.

Distribución de Una vez los Encargado SG-SST. Documento

documento documentos son realizado.
aprobados, SST es
responsable de
actualizar y entregar
o informar a
responsables.

Actualización de Cuando exista un Encargado de SST. Documento

documento cambio en el realizado.
documento debe
estipularse en el
ítem identificación
de cambios al final
de cada documento,
SST es el
responsable de
actualizar y entregar
o informar a los
responsables.

Tiempos de archivo Los documentos Encargado de SST. Documentos

estarán 1 año realizados.

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archivados después
de cualquier cambio
realizado.

6. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN EL DECRETO 1072 DE 2015

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico
especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo.

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la

seguridad y salud en el trabajo “los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente.

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo.

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

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 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o. retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

7. PARTES DEL DOCUMENTO

7.1. CUERPO DEL DOCUMENTO

Los documentos del SGSST, tales como manuales, programas, procedimientos,

instructivos se deben elaborar en papel bond blanco tamaño carta, con márgenes
superior 2.5 cm e izquierda 3 cm, inferior 2.5 cm y derecha 3 cm, fuente tipográfica
calibri tamaño 12 y los siguientes elementos.

7.2. PORTADA

El texto de la portada se escribe en fuente calibri tamaño 12, el nombre del

documento en tamaño 16, negrita y alineado al centro.
La estructura de la portada debe estar como se indica en la siguiente gráfica:

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En la parte superior del

documento, tres (3)
interlineaciones bajo el
margen superior,
encontramos el logo de
la empresa, el logo
debe tener un
tamaño de 7 cm de
alto por 7 cm de
ancho, en tamaño de
fuente 16 negrita
cuatro (4)
interlineaciones bajo el
logo encontraremos el
nombre del
documento, ocho (8)
interlineaciones bajo el
nombre del
documento en
negrita fuente 12
encontramos el texto (elaborado por) y una (1) interlineación bajo el nombre de quien
elabora el documento en fuente 12 negrita encontramos la fecha de aprobación del
documento.

7.3. ENCABEZADO

El encabezado de los documentos del SGSST se encuentra en todas las hojas que
conforman el documento, excepto la portada, deben estar registrados en fuente
tipográfica calibri tamaño 9 y debe tener el siguiente contenido:

 Extremo izquierdo.
Se encuentra el logo del CRECE (Centro de Estudios Regionales Cafeteros y
Empresariales).

 Centro.
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Se registrara los nombres del documento que los identifica.

 Extremo derecho.
Se debe registrar los siguientes datos:

 Código: conjunto de caracteres asignados por la Coordinación de SGSST, que se

determina de acuerdo al proceso y tipo de documento de acuerdo al siguiente
orden:
Los primeros cinco dígitos tienen las iniciales del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SGSST), los dos siguientes al tipo documental (M, P, PP, I, F),
seguidos de su consecutivo.

Nota: los códigos que se asignan a los documentos asociados al SGSST

corresponden al procedimiento de elaboración y control de documentos y
registros, SGSST-PP-01 y se registran el Listado Maestro de Documentos SGSST-L-
01.

 Página: En la esquina inferior derecha se debe evidenciar el número de la página

actual frente al número total de páginas. Por ejemplo: Pagina 1 de 10.

 Versión: corresponde al número de publicaciones aceptadas del documento.

 Fecha de elaboración: se refiere a la fecha de aceptación de la versión del

documento, la cual se registra de la siguiente forma: día, mes, año; separados por
un slash (xxx/xx/xx), de este mismo modo se registrará en el cierre y en el control
de cambios.

Gráfica del Encabezado:

Nota: Dado el tamaño variable de los formatos de la empresa, no se estipula un tamaño

exacto de encabezado. El tipo de letra de los datos registrados en el centro e izquierda del
encabezado deben ser en fuente tipográfica calibri, negrita, mayúscula sostenida para los
nombres y datos, tamaño de fuente 9.

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7.4. CIERRE DE DOCUMENTO.

Los datos contenidos en el cierre de documento nos permiten verificar quién lo creó,
quién lo revisó y quién lo aprobó, de este modo se identifican los responsables del
documento.

 Elaborado por: En esta casilla se registra el responsable de la elaboración o

creación del documento.

 Revisado por: En esta casilla se registra la persona que reviso el proceso y el

representante por la dirección para el sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.

 Aprobado por: En esta casilla se registra el nombre de la persona responsable de la

verificación final del contenido de los documentos. Dado el valor técnico de los
Documentos, es necesario que aquellos que lo posean, se aprueben por el Director
Administrativo.

Cada una de estas casillas debe especificar nombre y Cargo.

La fuente tipográfica a utilizar en el cierre del documento es Calibri tamaño 9, negrita y

mayúscula inicial.

Gráfica del Cierre de Documento.

7.5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

El contenido del documento debe ser claro, conciso, evitando redundancias y errores
gramaticales y ortográficos, teniendo en cuenta que los documentos son la carta de
presentación de la Empresa ante las entidades con las que se tiene relación. Por razones
de variación en los formatos, se recomienda que la fuente sea Calibri, el tamaño de fuente
depende del tipo y tamaño del formato.
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7.6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.

El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar control sobre las solicitudes
de modificación del documento, cuántas veces se ha llevado a cabo las modificaciones y
por qué se las realizó.
Esta tabla se debe incluir al final del documento, bajo los datos de elaboración y genera un
formato denominado identificación de cambios (SGSST-F-01). Los datos contenidos en la
identificación de cambios son los siguientes:

Nota:
Los datos de cierre del documento y control de cambios únicamente se registran en los
documentos y no en los formatos ni registros.

8. FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

Un procedimiento es un documento que indica la forma específica para llevar a cabo una
actividad; consta de dos partes, la primera se denomina caracterización contiene los
siguientes datos:

 Objetivo: Establece el propósito que tiene el procedimiento.

 Alcance: Hace referencia al cubrimiento de las actividades del procedimiento.

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 Responsable: Determina al (los) funcionario(s) que es (son) responsable(s) de la

implementación de las actividades que conforman el procedimiento.

 Contenido: Se refiere al cuerpo del documento.

 Documentos que se Deben Utilizar: Información que está evidenciada por medio
de un soporte magnético o impreso, estos documentos pueden ser internos o
externos a la empresa.

9. CONTROL DE REGISTROS

El diligenciamiento de los registros puede llevarse a cabo de manera digital o

manual.

En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:
 Escribir con letra clara y legible.
 Diligenciar todas las casillas que el formato solicita.
 Evitar tachones y enmendaduras.
 Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se
diligenció, debe trazarse una línea para evitar diligenciamientos
posteriores de información.

10. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN N° FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE
APROBACIÓN
01 10/11/2015 Elaboración del documento.

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