La Ley que cumple con la función de legislación Documental de Colombia es
conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de Archivos, De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la República de Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento la forma adecuada de llevar a cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades públicas o privadas, que cumplieran funciones públicas. Así mismo, es importante destacar que la razón que motivó el diseño y promulgación de esta legislación documental colombiana no sólo fue la conservación histórica de los distintos documentos administrativos, sino la necesidad descubierta en ese momento, por parte del gobierno, de organizar el ejercicio de la Administración Publica, dentro de la Ley General de Archivos se encuentran expuestos algunos conceptos y definiciones técnicas inherentes al ejercicio archivísticos, a fin de que aquellas instituciones que deban regirse por ella, aprendan también nociones en materia de Archivo, al tiempo de que se unifica el conocimiento en este ámbito. Así también la Ley 594 del 2000 incluye dentro de sus preceptos los principios primordiales que rige toda gestión documental o archivística, esto con el objetivo de que los directivos o personal encargado del manejo de archivos dentro de la institución no sólo sepa qué manda la Ley, sino que aprenda de primera fuente cómo debe ser la gestión documental que debe emplear dentro de su institución, para la conservación de los documentos producidos y recibidos, independientemente del soporte en que estos se encuentran. Uno d elos principios básicos de todas función archivística es la organización, puesto que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores condiciones de conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y rápido que permita la eficiente localización y recuperación de la información, puesto que un archivo no sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente constante de información y consulta, el cual se erige –en cuanto a la Administración Pública- como el pilar del derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país, en este caso los colombianos también es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen los archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así como testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos históricos. De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en el argumento de su deterioro o antigüedad. En términos un poco más administrativos, esta Ley busca transmitir a las instituciones y empresas que deben regirse por ellas la noción básica sobre el instrumento que representa un Archivo, visto como el comprendido de los distintos documentos producidos o recibidos durante una gestión específica, y que vienen a constituir el respaldo y testimonio material de dicha gestión, lo cual se erige así mismo como garantía de transparencia y fuente de información a la hora de tomar decisiones o evaluar el desempeño de algún plan, empleado o de la institución como un todo.
Por otro lado, siendo una Ley promulgada por el gobierno, la Ley 594 del 2000 busca entonces concienciar también a todos los funcionarios públicos que tengan relación directa con el manejo de archivos, así como a todo aquel que haga vida en las instituciones, privadas o públicas, a la necesidad y responsabilidad legal en el manejo adecuado, transparente y apegado a la Ley que debe tener la gestión documental en cada una de las entidades.
