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LEGISLACION DOCUMENTAL

La Ley que cumple con la función de legislación Documental de Colombia es


conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el Gobierno
Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de Archivos, De
esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la República de Colombia acordaban
cuáles serían a partir de ese momento la forma adecuada de llevar a cabo la
Gestión Documental de cada una de las entidades públicas o privadas, que
cumplieran funciones públicas. Así mismo, es importante destacar que la razón que
motivó el diseño y promulgación de esta legislación documental colombiana no
sólo fue la conservación histórica de los distintos documentos administrativos,
sino la necesidad descubierta en ese momento, por parte del gobierno, de
organizar el ejercicio de la Administración Publica, dentro de la Ley General de
Archivos se encuentran expuestos algunos conceptos y definiciones técnicas
inherentes al ejercicio archivísticos, a fin de que aquellas instituciones que deban
regirse por ella, aprendan también nociones en materia de Archivo, al tiempo de
que se unifica el conocimiento en este ámbito. Así también la Ley 594 del 2000
incluye dentro de sus preceptos los principios primordiales que rige toda gestión
documental o archivística, esto con el objetivo de que los directivos o personal
encargado del manejo de archivos dentro de la institución no sólo sepa qué manda
la Ley, sino que aprenda de primera fuente cómo debe ser la gestión documental
que debe emplear dentro de su institución, para la conservación de los
documentos producidos y recibidos, independientemente del soporte en que estos
se encuentran.
Uno d elos principios básicos de todas función archivística es la organización,
puesto que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores
condiciones de conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y
rápido que permita la eficiente localización y recuperación de la información,
puesto que un archivo no sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una
fuente constante de información y consulta, el cual se erige –en cuanto a la
Administración Pública- como el pilar del derecho a la información que tienen los
ciudadanos de un país, en este caso los colombianos
también es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo de
archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen los
archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así como
testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos históricos.
De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de
conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos,
eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en el
argumento de su deterioro o antigüedad.
En términos un poco más administrativos, esta Ley busca transmitir a las
instituciones y empresas que deben regirse por ellas la noción básica sobre el
instrumento que representa un Archivo, visto como el comprendido de los
distintos documentos producidos o recibidos durante una gestión específica, y que
vienen a constituir el respaldo y testimonio material de dicha gestión, lo cual se
erige así mismo como garantía de transparencia y fuente de información a la hora
de tomar decisiones o evaluar el desempeño de algún plan, empleado o de la
institución como un todo.

Por otro lado, siendo una Ley promulgada por el gobierno, la Ley 594 del 2000
busca entonces concienciar también a todos los funcionarios públicos que tengan
relación directa con el manejo de archivos, así como a todo aquel que haga vida en
las instituciones, privadas o públicas, a la necesidad y responsabilidad legal en el
manejo adecuado, transparente y apegado a la Ley que debe tener la gestión
documental en cada una de las entidades.

DANIELA CUELLAR HERRERA