Proceso de Distribución de Documentos.

Recepción: clasificación- apertura- revisión- radicación- registro- reparto- dependencia.

 Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y

diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos, ahí se deben
verificar si están completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencias de la
entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
 Clasificación: consiste en esperar los documentos recibidos en los siguientes grupos:
 Comunicaciones Oficiales: son todos aquellos recibidos o producidos en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una identidad o independientemente del medio
utilizado.
 Comunicaciones Personales: son correspondencias y son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citado o no el cargo del
funcionario, no generan tramites a las instituciones es importante anotar que cada
entidad por norma interna autoriza o prohíbe le tramite de comunicaciones
personales.
 Documentos contables
 Folletos, revistas y publicaciones
 Propaganda estos últimos grupos reciben el nombre de Documentos No Radicales.
 Apertura: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales,
para la extracción del documento y sus soportes.
 Revisión: las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser
revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino, y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deban llevar respuesta y asunto
correspondiente, si es correspondencia del mismo se procederá a las radicaciones del
mismo.
 Radicación: es el procedimiento por el medio del cual, las entidades asignan un numero
consecutivo a las comunicaciones recibidas, enviadas, dejando constancia de las fechas y
horas de recibido o envió con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
termitos del vencimiento que establezca la ley.
 Registro: una vez se ha radicado las comunicaciones oficiales, se produce el registro que
consiste en anotaciones de los datos más significativos de la comunicación en un formato
de registro para su control y trámite de la entidad.
 Distribución o Reparto: una vez registradas las comunicaciones se procede al reparto y
distribución de las mismas las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas son:

 Comunicaciones Externas: son las que cruzan entre las entidades o instituciones y entre
estas personas naturales o viceversa.
  Comunicaciones Internas: son las que cruzan entre las dependencias de la misma entidad
o entre funcionarios en la misma sede.

PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO.

Nombre de la Entidad: Consejo Municipal es un organismo de carácter normativo, resolutivo,

fiscalizador encargado de hacer efectiva la participación de la comunidad local.

PROCESO DE DSITRIBUCION DE DOCUMENTOS.

 RECEPCION
 CLASIFICACION
 APERTURA
 REVISION
 RADICACION
 REGISTRO
 REPARTO
 DEPENCIA

MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANIZO LA INFORMACION