PULS MEDICA SRL

Nume Functia Semnatura

Elaborat

Analizat

Aprobat

PROCEDURA

Cod: PM/sso 443

Titlu: Comunicare, participare si consultare

Ediţia : 2
Data aprobării editiei * : 14.07.2016 Ex. nr.:
Data retragerii editiei * :

* - ORICE MODIFICARE A PREZENTULUI DOCUMENT, CONDUCE LA REEDITAREA ŞI REAPROBAREA UNEI

NOI EDIŢII; ORIGINALUL EDITIEI RETRASE SE PASTREAZA IN ARHIVA EMITENTULUI..

Nr. total pagini, exclusiv pagina de titlu şi 5

anexe:
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 1

1. DOMENIU DE APLICARE
1.1. Procedura stabileste regulile aplicate de personalul intern si colaborator al organizatiei
pentru a asigura o comunicare eficace cu partile interne si externe implicate a
aspectelor de mediu/ SSO si a cerintelor semnificative pentru activitatile, produsele si
serviciile organizatiei.
1.2. Procedura se aplica pe parcursul:
1° Comunicarii interne intre diferite functii si niveluri ale organizatiei,
2° Comunicarii externe cu furnizorii, clientii, organisme de reglementare si cu partile
interesate de aspectele de mediu ale activitatilor, produselor si serviciilor
organizatiei.
3° Primirii, documentarii si a transmiterii raspunsurilor corespunzatoare la solicitarile
pertinente ale partilor interesate din exterior.
4° Comunicarii informatiilor pertinente referitoare la SSO
- Comunicare de la / catre angati la diferite niveluri ierarhice
- Comunicare cu furnizorii, clientii, autoritati, vizitatori, care tranziteaza locul de
munca.
- Primire solicitari de informare, documentare si trimitere raspuns catre partile
interesate
5° Participarea si Consultarea :
a) participarea, consultarea si implicarea lucratorilor, referitor la
- modificarile ce ar putea afecta sanatatea si siguranta la locul de munca
- identificare pericole, evaluare si tratarea riscurilor la locul de munca
- dezvoltarea / revizuirea politicii si obiectivelor SSO
- investigarea incidentelor de munca
-reprezentul/reprezentantii lucratorilor, pe probleme de sanatate si siguranta
ocupationala
b) consultarii cu furnizorii, in ceea ce priveste schimbari provenite de la acestia care
pot afecta propriul sistem de management al SSO
c) consultarea autoritatilor / a altor parti interesate, referitor la probleme de sanatate si
siguranta ocupationala , atunci cand este aplicabil.

2. DEFINITII SI PRESCURTARI
2.1. Definitii
2.1.1. Informatii confidentiale : informatii care nu trebuie transmise intre nivelele implicate pe
parcursul unei etape definite a procesului de comunicare.
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 2

2.1.2. Document: informatie impreuna cu mediul sau suport.

2.1.3. Inregistrare: document prin care se declara rezultate obtinute sau se furnizeaza dovezi
ale activitatilor realizate.
2.1.4. Sistem de muncă - ansamblu procedural constituit, în vederea realizării unui proces de
muncă, dintr-unul sau mai mulţi executanţi, sarcina de muncă, mijloacele de producţie
şi mediul de muncă, ale cărui elemente interacţionează în baza unui ciclu funcţional şi
informaţional.
2.1.5. Executant – persoană implicată nemijlocit în executarea unei sarcini de muncă.
2.1.6. Sarcină de muncă - totalitatea acţiunilor ce trebuie efectuate de executant prin
intermediul mijloacelor de producţie şi în anumite condiţii de mediu, pentru realizarea
scopului sistemului de muncă.
2.1.7. Mijloace de producţie – totalitatea mijloacelor de muncă (clădiri, instalaţii, maşini, unelte,
mijloace de transport etc.) şi a obiectelor muncii (materii prime, materiale, produse
intermediare etc.) utilizate în procesul de producţie a bunurilor materiale.
2.1.8. Mediu de muncă - ansamblul condiţiilor fizice, chimice, biologice şi psiho-sociale în care
unul sau mai mulţi executanţi îşi realizează sarcina de muncă.
2.1.9. Risc de accidentare şi îmbolnăvire profesională - posibilitatea de producere a unui
accident sau a unei îmbolnăviri profesionale, cu o anumită frecvenţă şi gravitate a
consecinţelor.
2.1.10. Proces de muncă - succesiunea în timp şi spaţiu a activitatilor conjugate ale
executantului si mijloacelor de producţie, în sistemul de muncă.
Nota: pentru ca un process de munca sa aibe loc, este necesar ca cele patru elemente
prezentate anterior sa coexiste in timp si spatiu
2.1.11.Nivel de risc – indicator convenţional ce exprimă sintetic şi cumulat dimensiunea
riscurilor de accidentare şi îmbolnăvire profesională, existente într-un sistem de
muncă. Se determină în cadrul activităţii de evaluare, pe baza combinaţiei dintre
gravitatea şi probabilitatea consecinţelor maxim previzibile ale acţiunii factorilor de risc
existenţi
2.1.12. Nivel de risc acceptabil (tolerabil) – nivel de risc admis prin convenţiile sociale în
materie de securitate a muncii.
2.1.13. Evaluator – persoană juridică sau fizică abilitată pentru evaluarea riscurilor de
accidentare şi îmbolnăvire profesională.
2.1.14. Prevenire a accidentelor de muncă şi îmbolnăvirilor profesionale – ansamblul
procedeelor şi măsurilor luate sau planificate la toate stadiile de lucru, pentru evitarea
sau reducerea riscurilor.
2.1.15. Mediu: mediul inconjurator in care functioneaza o organizatie, care include aerul, apa,
solul, resursele naturale, flora, fauna, oamenii si relatiile dintre acestea.
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 3

2.1.16. Aspect de mediu: element al activitatilor, proceselor sau serviciilor unei organizatii care
poate interactiona cu mediul.
2.1.17. Impact asupra mediului: orice modificare a mediului, daunatoare sau benefica, care
rezulta partial sau total din aspectele de mediu ale organizatiei.
2.1.18. Tinta de mediu: cerinta detaliata de performanta, aplicabila organizatiei sau unei parti
a organizatiei, care rezulta din obiectivele de mediu si care trebuie stabilita si
indeplinita pentru atingerea acestor obiective.
2.1.19. Mediu: mediul inconjurator in care functioneaza o organizatie, care include aerul, apa,
solul, resursele naturale, flora, fauna, oamenii si relatiile dintre acestea.
2.1.20. Aspect de mediu: element al activitatilor, proceselor sau serviciilor unei organizatii care
poate interactiona cu mediul.
2.1.21. Impact asupra mediului: orice modificare a mediului, daunatoare sau benefica, care
rezulta partial sau total din aspectele de mediu ale organizatiei.
2.2. Prescurtari
SMI - Sistemul de management integrat calitate / mediu /SSO
RMI - Reprezentantul managementului integrat
SSO - Sanatate si siguranta ocupationala
CMSSO - Comitetul pentru Sanatate si Siguranta Ocupationala

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
3.1. SR EN ISO 9000: 2006-“Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi
vocabular”
3.2. SR EN ISO 9001: 2008- “Sisteme de management al calităţii. Cerinţe”
3.3. SR EN ISO 14001: 2005 – „Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid de
utilizare”.
3.4. SR OHSAS 18001: 2008 – „Sisteme de sanatate si siguranta ocupationala.Cerinte”
3.5. MSMI-ETX - Manualul sistemului de management integrat calitate / mediu / SSO al SC
PULS MEDICA SRL SRL
3.6. PM431 - Identificarea aspectelor de mediu
3.7. Psso – 01 - Identificarea pericolelor, evaluare si tratare riscuri
3.8. Psso – 02 - Traterea accidentelor de munca
3.9. PM / sso 432 - Cerinte legale si alte cerinte
3.10. PM / sso 447 - Pregatirea pentru situatii de urgenta
3.11. PL56 - Analiza efectuata de management
3.12. PL62 - Resurse umane
3.13. PL72 - Procese referitoare la relatia cu clientul
3.14. PL74 - Aprovizionare

4. DERULAREA PROCESULUI
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 4

4.1. Analiza procesului de comunicare si alocarea resurselor pentru comunicare

Necesarul de resurse pentru comunicare se asigura conform prevederilor procedurilor
si instructiunilor SMI in vigoare; pentru orice solicitare suplimentara:
1° din partea personalului angajat permanent - se aproba pe cale ierarhica,
2° din partea personalului colaborator – se convine la nivelul contractelor de
colaborare.
4.1.2. Eficacitatea si eficienta procesului de comunicare se analizeaza in cadrul analizelor
efectuate de management.
4.1.3. Reguli generale de comunicare
4.1.3.1. Personalul implicat este instruit pentru ca informatiile transmise:
1° să fie usor de inteles, explicate adecvat si trasabile,
2° să prezinte o imagine exacta a performantei de mediu a organizatiei,

3° să fie prezentate pe cat posibil in forme comparabile intre parti (unitati de masura
sau limbaj tehnic similare).
4.1.3.2. Informaţiile confidentiale si regulile de identificare si comunicare a lor se stabilesc in
fisa postului, decizii de numire/ delegare si/ sau contracte de confidentialitate dupa
cum este cazul.
4.1.3.3. Limbajul utilizat trebuie sa fie decent, cu termeni specifici domeniului de activitate,
adaptat nivelului de educatie al interlocutorului si controlat pentru a evita orice situatie
conflictuala sau neclaritati in transmiterea informatiilor semnificative pentru derularea
activitatilor.
4.1.3.4. Informaţiile transmise trebuie sa fie suficiente pentru derularea conform procedurilor
aplicabile a activitatilor planificate si prevenirii oricarei neconformitati referitoare la
caracteristicile produselor si serviciilor furnizate clientilor si la aspectele de mediu si
probleme de sanatate si siguranta ocupationala asociate acestora.
4.1.3.5. Limba de comunicare interna este limba română şi limba ţării unde PULS MEDICA
SRL execută lucrările contractate.
4.1.3.6. Limba de comunicare externa va fi convenită cu partenerul.
4.2. Comunicarea interna
4.2.1. Facilitati pentru comunicare interna
4.2.1.1. In cadrul PULS MEDICA SRL , comunicarea internă este asigurată după cum este
aplicabil prin:
1° comunicare verbala pe parcursul întâlnirilor obişnuite ale grupelor de lucru,
2° transmiterea de documente si înregistrari în conformitate cu circuitul informaţional
stabilit in procedurile aplicabile în organizatie,
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 5

3° prezentari audio si video a cerintelor pentru lucrari pe parcursul stagiilor de

instruire internă a personalului desemnat pentru realizarea lucrărilor,
4° mijloace de comunicare electronica (telefon, posta electronica etc).
4.2.2. Primirea, documentarea şi răspunsul la cerinţele relevante ale părţilor interesate
4.2.2.1. Informaţiile referitoare la activitatile, produsele si serviciile ce fac obiectul proceselor
derulate si aspectele de mediu relevante asociate acestora se comunica si se
inregistreaza conform procedurilor si instructiunilor operationale aplicabile din cadrul
SMI in vigoare.
4.2.2.2. Pentru comunicare se utilizeaza facilitatea cea mai adecvata nivelului de intelegere al
interlocutorului din cele prezentate la 4.2.1.
4.2.2.3. Informatiile semnificative nedocumentate de interlocutor se recomanda sa fie
inregistrate prin note personale datate si pastrate atat cat este necesar pentru a fi
utilizate corect in etapele proceselor realizate, in cazurile in care procedurile si
instructiunile nu impun mentinerea unor inregistrari specifice.
4.2.2.4. Referinta documentata pentru informatia transmisa nedocumentat interlocutorului se
recomanda sa fie disponibila la cererea acestuia pentru consultare.
4.2.2.5. Informatiile referitoare la aspectele de mediu cu impact de mediu daunator sunt
identificate si comunicate partilor implicate sau afectate in timp util pentru a limita si
elimina efectele.
4.2.2.6. Informatiile referitoare la posibile afectari ale SSO, sunt deasemeni identificate si
comunicate partilor interesate.
4.3. Comunicarea externa
4.3.1. Comunicarea externa este reglementata pentru personalul organizatiei implicat in relatiile
directe cu furnizorii, clientii si celelalte parti interesate de aspectele calitative si de
mediu ale proceselor organizatiei.
4.3.2. Comunicarea externa include cerinte de protocol si de promovare a brandului
organizatiei si a politicii declarate in domeniul calitatii si mediului, cerinte de
confidentialitate a datelor transmise, cerinte de inregistrare si pastrare a inregistrarilor
si documentelor si informatiilor transmise intre parti, cerinte de sistematizare a datelor
si informatiilor pe domenii si importanta si de transmitere a lor prin comunicare interna
nivelelor executive reprezentative din organizatie.
4.3.2.1. Aceste cerinte sunt documentate in fisele posturilor si/ sau decizii interne ale
Directorului General si fac obiectul instruirilor periodice conform PL62.
4.3.3. Facilitati pentru comunicare externa
4.3.3.1. Pentru comunicare externa in PULS MEDICA SRL se utilizeaza:
1° comunicare verbala pe parcursul intalnirilor directe cu furnizorii, clientii,
reprezentantii organismelor de reglementare, de certificare, de control de stat, si
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 6

ale altor organizatii guvernamentale sau nu, interesate de serviciile si aspectele de

mediu ale serviciilor oferite de organizatie,
2° transmiterea de documente si inregistrari in conformitate cu circuitul informational
stabilit in procedurile aplicabile in societate,
3° mijloace de comunicare electronica (telefon, posta electronica etc).
4.3.4. Pentru a facilita reactia personalului organizatiei in situatii de urgenta PM447 prevede ca
in contractele cu clientii si furnizorii sa se includa clauze specifice referitoare la
asigurarea unor mijloace specifice de anuntare/ alarmare a unor responsabili
desemnati pentru colaborare operativa pentru prevenirea, limitarea si/sau inlaturarea
efectelor unor posibile incidente de mediu.
4.3.5. Personalul desemnat pentru a reprezenta pozitia oficiala a organizatiei in discutii si
intruniri directe cu reprezentantii altor organizatii, se imputerniceste dupa caz prin
delegatii sau documente specifice de numire; pentru acces la locatia unde au loc
intrunirile se obtin avizele specifice si personalul delegat va solicita sa fie instruit
adecvat referitor la eventualele riscuri in domeniul protectiei muncii si a mediului.
4.3.6. Comunicarea cu clientul
4.3.6.1. Modul de derulare a relatiilor cu clientii este reglementat in PL72.
4.3.6.2. Sunt selectati agentii comerciali din zonele alese pentru realizarea serviciilor cu
potentiali clienti si se transmite oferta generala, de regula prin agentii comerciali; daca
se convine telefonic cu un posibil client, oferta se poate transmite si utilizand serviciile
postale, posta electronica sau fax-ul.
4.3.6.3. Inregistrarea feedback-ului de la client, inclusiv eventualele reclamatii si a modului de
solutionare ale acestora este coordonata de managementul general al organizatiei.
4.3.6.4. Reclamatiile, sesizarile si sugestiile documentate de client se pastreaza in dosarele
clientilor si sunt sistematizate intr-un registru mentinut la secretariat.
4.3.6.5. Pe parcursul comunicarii cu clientul sunt inregistrate reactiile clientului dupa furnizarea
serviciului si periodic sunt solicitate recomandari si se efectueaza, daca este posibil,
inspectii ale starii produsului aflat in utilizare.
4.3.7. Comunicarea cu furnizorul
4.3.7.1 Modul de derulare al comunicarii cu furnizorul este reglementat in PL74.
4.3.7.2 Procedura prevede documentarea tuturor informatiilor despre materiale, echipamente
si serviciile achizitionate si aspectele si cerintele de mediu asociate in documente
(inclusiv inregistrari) specifice fiecarei etape de aprovizionare (emitere de cerere de
oferta, contractare, comandare, verificarea produsului aprovizionat, sesizari,
reclamatii, informari asupra unor aspecte de mediu si cerinte la care organizatia
subscrie).
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 7

4.3.8 Comunicarea cu organismele de reglementare si alte parti interesate de aspectele de

mediu / ale activitatilor, produselor si serviciilor precum si de problemele referitoare la SSO ale
organizatiei .
4.3.8.1 Modul de derulare al comunicarii cu organismele de reglementare si alte parti
interesate de aspectele de mediu ale activitatilor, produselor si serviciilor - este
prezentat pe etape specifice pentru identificarea aspectelor de mediu in PM431 si
pentru cerintele legale si alte cerinte in PM/ Psso 432.
4.3.9. Comunicarea in situatii de urgenta se realizeaza conform prevederilor PM / Psso 447.

4.4. Comunicarea informatiilor referitoare la SSO

- Comunicare de la / catre angati la diferite niveluri ierarhice – se aplica prevederile
descrise in prezenta procedura pct. 4.2 – Comunicare interna
- Comunicare cu furnizorii, clientii, autoritati, vizitatori, care tranziteaza locul de
munca – cf. regulament CMSSO
- Primire solicitari de informare, documentare si trimitere raspuns catre partile
interesate
4.4.1. Comunicarea evenimentelor de munca
Orice eveniment va fi comunicat conform prevederilor legale (Legea 319/2006, art.
26 si 27) si procedurii Psoo – 02 « Tratarea accidentelor de munca », catre Inspectoratul
de munca / angajator / procuratura - dupa caz
4.5. Participarea si Consultarea :
4.5.1 Participarea, consultarea si implicarea lucratorilor, referitor la
- modificarile ce ar putea afecta sanatatea si siguranta la locul de munca - cf.
regulament CMSSO
- identificare pericole, evaluare si tratarea riscurilor la locul de munca –cf. procedurii
Psso- 01 « Identificare pericole, evaluare si tratare riscuri »
- dezvoltarea / revizuirea politicii si obiectivelor SSO - cf. regulament CMSSO
- investigarea incidentelor de munca – cf. procedurii Psso – 02 « Tratarea
accidentelor de munca »
- reprezentul/reprezentantilor lucratorilor, pe probleme de sanatate si siguranta
ocupationala – cf. regulament CMSSO
b) consultarii cu furnizorii, in ceea ce priveste schimbari provenite de la acestia, care pot
afecta sistemul de management SSO al organizatiei - se aplica prevederile descrise
in prezenta procedura pct. 4.3 – Comunicare externa
c) consultarea autoritatilor / a altor parti interesate, referitor la probleme de sanatate si
siguranta ocupationala , atunci cand este aplicabil - se aplica prevederile descrise in
prezenta procedura pct. 4.3 – Comunicare externa
PULS PM / Psso
Cod: 443
MED Data Pagina
ICA
Comunicare, participare si consultare
SRL

14.07.2016 8

4. RESPONSABILITATI
4.4. Directorul General
4.4.1. Prin persoanele / comisiile desemnate (de ex. CMSSO) - coordoneaza intregul proces
de comunicare /participare si consultare interna si externa ale organizatiei.
4.4.2. Asigura specificarea in fisele postului, decizii de numire, contracte de confidentialitate, si
alte documente de delegare in limitele de autoritate privind culegerea si transmiterea
datelor despre produsele/ procesele organizatiei si aspectele de mediu asociate si a
problemelor de sanatate si siguranta ocupationala.
4.4.3. Se asigura de instruirea adecvata a personalului organizatiei sau a colaboratorilor utilizati
referitor la politica si regulile de comunicare aplicate in cadrul SMI al organizatiei.
4.4.4. Asigura analiza periodica a eficacitatii procesului de comunicare interna conform PL56.

5. INREGISTRARI
Conform procedurilor specificate la punctul 3

6. ANEXE

6.4. Nu se aplică