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DIRECTORA
MARTHA ISABEL MEJÍA DE ALBA
2016
Proyecto de Trabajo de Grado
Modalidad: Monografía
Autor:
Director:
Bogotá D.C.
“Las ideas emitidas por los autores son de exclusiva responsabilidad de los autores y no expresan
necesariamente las opiniones de la universidad”
(Artículo 117, Acuerdo 029 de 1998)
Contenido
INTRODUCCIÓN: .......................................................................................................................................... 6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................................... 8
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:....................................................................................................... 10
3. OBJETIVOS:......................................................................................................................................... 12
3.1. Objetivo General ........................................................................................................................ 12
3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 12
4. MARCOS DE REFERENCIA ................................................................................................................. 13
4.1. MARCO TEORICO CONCEPTUAL ............................................................................................... 13
4.2. MARCO INSTITUCIONAL............................................................................................................ 15
4.3. MARCO GEOGRÁFICO ................................................................................................................ 16
4.4. MARCO NORMATIVO................................................................................................................. 19
5. METODOLOGÍA .................................................................................................................................. 26
5.1. Metodología General .................................................................................................................. 26
6. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 34
6.1. FASE I: REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL ........................................................................................ 34
6.1.1. Niveles Jerárquicos y área encargada ................................................................................. 36
6.1.2. Estrategia Organizacional “Destino 2020” .......................................................................... 39
6.1.2.1. Misión: ............................................................................................................................ 39
6.1.2.2. Visión:.............................................................................................................................. 39
6.1.2.3. Valores: ........................................................................................................................... 39
6.1.2.4. Objetivos estratégicos organizacionales ......................................................................... 39
6.1.3. Área de Influencia ............................................................................................................... 41
6.1.4. Partes interesadas............................................................................................................... 45
6.1.5. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales .................................................................... 46
6.1.6. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales ..................................... 56
6.1.7. Desempeño ambiental ........................................................................................................ 57
6.1.8. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental ......................................... 64
6.1.9. Actividades para desarrollar la toma de conciencia ........................................................... 66
6.1.10. Obligaciones y compromisos ambientales.......................................................................... 67
1
6.1.11. Requisitos ambientales legales y cumplimiento ................................................................. 67
6.1.12. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones ........................... 68
6.1.13. Análisis DOFA ...................................................................................................................... 69
6.1.14. ANALISIS GAP INICIAL.......................................................................................................... 71
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES............ 74
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL ..................................................................................................... 75
6.3.1. Propuesta de Política Ambiental:........................................................................................ 75
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS ORGANIZACIONALES ........... 76
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ....................................................... 79
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL ......................................................... 80
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL .......................................................... 83
6.10. FASE III: PROGRAMAS ............................................................................................................. 101
6.10.1. Programa de Vertimientos .............................................................................................. 101
6.10.2. Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos ....................................................... 101
6.10.3. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente de la Energía ........................................ 101
6.10.4. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente del Agua ............................................... 101
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES ................................................................................. 106
6.12. FASE III: FORMACIÓN, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA. ........................................ 108
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES ............................................................................... 109
7. CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 110
8. RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 112
9. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 114
2
TABLA DE ANEXOS
ANEXO I - Consumo de Agua y Energía, Generación de Residuos Sólidos y Caracterizaciones de
Vertimientos 2015
3
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016) ...................................... 18
Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015) ............................. 19
Tabla 3. Descripción de actividades del procedimiento de identificación valoración de aspecto e
impactos ambientales................................................................................................................................ 28
Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos, actividad y quien es el responsable de realizarla
(Autor, 2015) ............................................................................................................................................... 46
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016) ........................................................... 55
Tabla 6. Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa ............ 56
Tabla 7. Caracterizaciones de aguas residuales (PROCAFECOL, 2016) ....................................................... 63
Tabla 8. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Ambiental). ....................... 69
Tabla 9. Potencialidades, limitaciones, riesgos y desafíos (Autor, 2016) ................................................ 70
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016) ............ 76
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016) ...... 76
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016) ....... 77
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016) .. 77
Tabla 14. Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental (Autor, 2016) ....................................................... 79
Tabla 15. Valoración del Nivel de Riesgo (Autor, 2016).............................................................................. 80
Tabla 16. Valoración de la exposición al riesgo (Autor, 2016) .................................................................... 81
Tabla 17. Categorización del nivel de riesgo (Autor, 2016) ........................................................................ 82
Tabla 18. Programa de Vertimientos (Autor, 2016).................................................................................. 102
Tabla 19.Programa de Manejo Integral de Residuos (Autor, 2016) ......................................................... 103
Tabla 20. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía (Autor, 2016) ................................................ 104
Tabla 21. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua (Autor, 2016...................................................... 105
Tabla 22. Controles operacionales de los programas (Autor, 2016) ........................................................ 106
4
INDICE DE GRÁFICAS
Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016). ........................................................... 41
Gráfica 2 Distribución por tipo de tienda a nivel nacional (PROCAFECOL,2016)........................................ 43
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016) ............... 43
Gráfica 4. Tiendas por Zonas (PROCAFECOL, 2016) .................................................................................... 44
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015)... 57
Gráfica 6. Consumo total de agua por ciudades (Autor, 2015) ................................................................ 58
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016) ....... 58
Gráfica 8. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016) ........................................ 59
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015) .................... 59
Gráfica 10. Consumo total de energía por ciudades (Autor, 2015) .......................................................... 60
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016) . 60
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)....................................... 61
Gráfica 13. Aprovechamiento en Ton (Autor, 2016) ................................................................................. 62
Gráfica 14. Estado de avance análisis GAP (Autor, 2016) ......................................................................... 71
Gráfica 15. Estado de cumplimiento por temas (Autor, 2016) ................................................................. 74
INDICE DE ILUSTRACIONES
5
INTRODUCCIÓN:
PROCAFECOL S.A. es la promotora de café excelso más importante a nivel nacional, que tiene
como fin el apoyo e impulso a los Agricultores Colombianos de Café (Caficultores) apoyados
por la Federación Nacional de Cafeteros (FNC), la organización se encarga de la distribución
de su producto por diferentes canales, portando como marca representativa las tiendas Juan
Valdez® Café, sin excluir y/o quitarle valor a su presencia en las grandes superficies e
instituciones, considerando estos referentes la compañía forma parte importante de la venta
de café Premium y gourmet. Esto con el apoyo de la FNC principales accionistas, y en busca
de generarle reconocimiento al producto colombiano dentro del país y fuera de él.
(PROCAFECOL S.A., 2010).
6
Al realizar un pequeño recuento sobre el avance ambiental, en el marco de los
establecimientos comerciales de alimentos y bebidas, se puede observar que muy pocas
empresas que tengan este mismo tipo de negocio cuentan con un Sistema de Gestión
Ambiental (SGA)completo, considerando el avance que ha tenido este tema para el desarrollo
de las ciudades y municipios, requerimiento que a largo plazo se deberá cumplir sin excepción
para disminuir cualquier tipo de contaminación, sus impactos significativos, el peligro de la
reputación y evitar sanciones (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, 2008).
El desarrollo del proyecto tuvo un diagnóstico inicial, donde se analizaron los aspectos
ambientales relacionados al ciclo de vida del café, se valoraron los impactos ambientales
generados por la operación de las tiendas Juan Valdez Café, planta de producción y las oficinas
centrales de PROCAFECOL S.A., se identificaron sus riesgos y relacionaron las obligaciones de
cumplimiento, en busca de la gestión, priorización y seguimiento de los programas dando
cumpliendo a los objetivos ambientales propuestos y la cuantificación de los indicadores para
controlar la contaminación, esto alineado con la política de responsabilidad social, ambiental
y los objetivos del SGA producto del análisis del contexto y el liderazgo de la organización en
estos temas (PROCAFECOL S.A., 2015).
Todo dentro de los estándares que proporciona la norma internacional ISO 14001:2015 “El
propósito de esta norma internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia sistemático para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones
ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socio económicas, mediante la
especificación de requisitos para un SGA” (ISO 14001, 2015);además de esto, se realizaron los
procedimientos sintéticos que exige el área de entrenamiento basados en los controles
operacionales resultado del análisis de la caracterización de procesos de preparación de
bebidas, para el funcionamiento de los programas en las tiendas y la planta (Comunicación
interna), se actualizaron los programas que se exigen los entes de control (Comunicación
externa) y el área de calidad para el manual de saneamiento existente para las tiendas en las
diferentes ciudades del país (Programa de Manejo de Residuos Sólidos y Líquidos).
7
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
8
En el marco nacional, se puede evidenciar el avance estratégico que ha tenido la
gestión ambiental en las empresas de este tipo, que tienen un crecimiento en las
grandes metrópolis “en el desarrollo urbano, la Implementación de prácticas de
producción y consumo sostenible en los sectores productivos, así como desarrollar
líneas de investigación que contribuyan a la sostenibilidad ambiental de las actividades
productivas, implementando programas para que los sectores productivos adopten
prácticas sostenibles” (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial,
2008), por lo cual se deben adoptar prácticas ambientales adecuadas para las grandes
marcas o las más representativas en el mercado, mejorando su competitividad. Esta
compañía de reconocimiento internacional por su producto y representación de la
FNC, quienes ya gestionan los impactos generados en los cultivos de café a través de
la motivación a los caficultores con los reconocimientos internacionales para la venta
de este, debe considerar adoptar buenas prácticas planeadas para lograr el
cumplimiento de objetivos ambientales.
9
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
Esta organización tiene el interés por cumplir con los estándares y procedimientos de
la norma internacional ISO 14001:2015 y requiere una persona que tenga dentro de sus
habilidades, el conocimiento técnico - ambiental (tratamiento de agua, saneamiento
ambiental, conocimiento en normatividad ambiental, capacidad de identificar
aspectos e impactos ambientales) y conceptos claros del funcionamiento de la gestión
ambiental para que pueda realizar la formulación, implementación y seguimiento
basados en la norma, además de tener claridad en los principios que requiere dicha
norma y poder controlar los cambios que se puedan dar en la implementación de los
diferentes programas, poder llevar a cabo el seguimiento, medición y control de
ajustes de los indicadores, programas y las actividades a ejecutar, para que en el
momento de presentarse una situación que se tenga identificada como un riesgo y que
pueda desviar el resultado esperado, pueda tomar acciones correctivas que lleve
siempre al cumplimiento de los objetivos.
10
Este trabajo se presenta en modalidad monografía según el Acuerdo 38 del 2015, el
cual modifica el Acuerdo 31 del 2014 que reglamenta el trabajo de grado para
estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y
aclara en el artículo 16 párrafo 2 que “Dentro de esta modalidad se pueden
desarrollar trabajos donde se aplican conocimientos adquiridos a través de su
proceso de formación, para solucionar problemas específicos de la comunidad,
región o país”.
11
3. OBJETIVOS:
12
4. MARCOS DE REFERENCIA
Es importante analizar que uno de los principios que tiene esta norma
internacional, es el de reducir los impactos sobre el ambiente y además conseguir
un modelo de negocio sostenible, ya que el ahorrar recursos, gestionar los
residuos, cumplir con normas legales, etc., permite que la compañía ahorre dinero
y recursos que serán preservados para generaciones futuras, bajo una estructura
sólida que da la norma sobre el planear, hacer, verificar y actuar. (BSI Group, 2015)
Sin salirse del tema principal, se debe priorizar un buen sistema de documentación
interna para lograr tener la información en el momento que se requiera fácil y
rápidamente, volviéndola no solo de una área abierta sino transversal a toda la
compañía, la importancia que tiene el tema lo dice el documento sobre la norma
que dice “La documentación tiene que ser la suficiente para poder describir todos
13
los elementos básicos del sistema y la relación que guarden unos con otros, además
de prestar orientación sobre los documentos de referencia.”. (BSI Group, 2015)
14
4.2. MARCO INSTITUCIONAL
15
4.3. MARCO GEOGRÁFICO
El proyecto se realizó para las 237 tiendas Juan Valdez Café en el país como se puede
observar en la Ilustración 2, ubicadas en diferentes lugares del territorio nacional como
se puede ver en la Ilustración 3. En este momento, la organización hace presencia en 27
ciudades, cada región con características diferentes, aunque la mayor parte tienen
presencia en Bogotá (Ver Ilustración 4) donde existen 97; también para la Oficina Central
que se encuentra en el edificio de la FNC torre A piso 2,3 y 5 desde donde se dirige la
operacional nacional e internacional; y la planta de producción que se encuentra en la
ciudad de Bogotá como uno de los proyectos que tiene la organización para el
ensamble de jugos, sándwiches entre otros productos que generen valor a la
comercialización de café, ésta se encuentra ubicada en el Barrio 7 de Agosto, Localidad
de Barrios Unidos de la Ciudad de Bogotá. El modelo de gestión ambiental se debe
adaptar a las necesidades de cada lugar de operación dentro y fuera de Colombia (Ver:
Tabla 1), ya que muchos requieren traslapar el modelo, como consecuencia de las
características auténticas y diferenciadas del negocio.
16
Ilustración 3. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en el país (fuente: Google Maps, 2016)
Ilustración 4. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en Bogotá (fuente: Google Maps, 2016)
17
Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016)
18
4.4. MARCO NORMATIVO
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Sectorización
de Ambiente
y Desarrollo
1076
Ambiente y Decreto Único Reglamentario del
Decreto del
Desarrollo Sector Ambiente y Desarrollo
2015
Sostenible Sostenible
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Por la cual se establece el
Agua
19
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Ministerio De
Agua 4728 Ambiente, Por el cual se modifica
Decreto DE Vivienda Y parcialmente el Decreto 3930 de
2010 Desarrollo 2010.
Territorial
Por el cual se reglamenta el
artículo 15 de la Ley 373 de 1997
Agua
20
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Decreto
1995 Medio Ambiente Y 49 De La Ley 9 De 1979; Y La
Ley 99 De 1993, En Relación Con
La Prevención Y Control De La
Contaminación Atmosférica Y La
Protección De La Calidad Del Aire.
Ministerio De
Resolución DE desarrollar el Programa de Uso
Minas Y Energía
2010 Eficiente y Ahorro de Energía.
Ministerio De Por la cual se establecen los
Ambiente, Sistemas De Recolección
Energía
1511 DE
Resolución Vivienda Y Selectiva Y Gestión Ambiental De
2010
Desarrollo Residuos De Bombillas y se
Territorial adoptan otras disposiciones.
21
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Por medio de la cual se regula el
Cargue, Descargue, Transporte,
Almacenamiento Y Disposición
Escombros
22
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Por el cual se instituye el
Educación Ambiental Proyecto de Educación Ambiental
para todos los niveles de
educación formal, se fijan
criterios para la promoción de la
1743 Ministerio Del
Decreto educación ambiental no formal e
DE1994 Medio Ambiente
informal y se establecen los
mecanismos de coordinación
entre el Ministerio de Educación
nacional y el Ministerio del Medio
Ambiente.
Ministerio De
Por la cual se reglamenta el
General
Ambiente,
415 DE Registro Único de Infractores
Resolución Vivienda Y
2010 Ambientales –RUIA- y se toman
Desarrollo
otras determinaciones.
Territorial
Pos Consumo
23
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Ministerio De Por la cual se establecen los
Consumo 1511 DE
Ambiente, Sistemas de Recolección
Pos
Resolución Vivienda Y Selectiva y Gestión Ambiental de
2010
Desarrollo Residuos de Bombillas y se
Territorial adoptan otras disposiciones.
Ministerio De
Establece los Programas de
Consumo
Ambiente,
1457 DE Recolección Selectiva y Gestión
Pos
Resolución Vivienda Y
2010 Ambiental de Llantas Usadas y se
Desarrollo
adoptan otras disposiciones.
Territorial
Por medio de la cual se instaura
en el territorio nacional la
Residuos
prohibitivas en materia
1252 DE Congreso De La
Ley ambiental, referentes a los
2008 República
residuos y desechos peligrosos y
se dictan otras disposiciones
24
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
por medio de la cual se
Residuos Sólidos establecen los lineamientos para
1672 la adopción de una política
Congreso De La
Ley del pública de gestión integral de
República
2013 residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos (RAEE) generados
en todo el territorio nacional
Ministerio De
Ambiente, Por la cual se establece la norma
Ruido
627 DE
Resolución Vivienda Y nacional de emisión de ruido y
2006
Desarrollo ruido ambiental.
Territorial
Ambientales
1333
Congreso De La procedimiento sancionatorio
Ley del
República ambiental y se dictan otras
2009
disposiciones.
Saneamiento Ambiental
Ministerio De
máximos permisibles en los
0631 de Ambiente Y
Resolución vertimientos puntuales a cuerpos
2015 Desarrollo
de aguas superficiales y a los
Sostenible
sistemas de alcantarillado público
y se dictan otras disposiciones
25
5. METODOLOGÍA
Para realizar este proyecto se establecieron tres (3) fases cada una dándole respuesta a
los objetivos planteados, con el fin de llevar a cabalidad todo lo propuesto.
26
PARÁMETROS EVALUADOS POR LA METODOLOGÍA PROPUESTA POR VICENTE
CONESA FERNÁNDEZ
27
Explicación de la metodología modificada:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1. Identificar los procesos en la operación de las
tiendas y la planta de frescos y listos, igual que los
proveedores que pueden afectar el medio
Identificación de ambiente.
procesos, 2. Clasificar los subprocesos que se puedan identificar Diagrama de
subprocesos y
en las diferentes etapas de funcionamiento de las flujo de Analista
1 actividades que
tiendas. procesos Ambiental
generan
aspectos 3. Identificar las actividades que se hacen y cuáles son (Entrada y
salidas)
ambientales. las entradas y salidas para evaluar cuál de estas
pueda interactuar con el medio ambiente (Aspecto
Ambiental).
28
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Hay cumplimiento (Sin Documentar) 5
Hay cumplimiento (Documentado) 2,5
c. CALIFICACIÓN: El 50% equivale a la existencia y
el otro 50% al cumplimiento de esta forma el
valor da la importancia y con qué prioridad se
debe trabajar en el impacto generado.
2. Criterio Ambiental; Son criterios que me permiten
medir el impacto generado en condiciones
naturales en interacción con el medio ambiente, se
valoran:
29
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Muy Baja 2.0
30
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
31
FASE II. ALINEACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL DE LA COMPAÑÍA CON SUS OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
Con los resultados de lo anterior, se diseñó una propuesta de política ambiental con la cual
se pretende que la organización adquiera compromisos de liderazgo ambiental, luego de
un análisis y la identificación de riesgos relacionados con la gestión ambiental y la
autoevaluación que se generó para la organización en su contexto, anclados a los
objetivos organizacionales que proponen al año 2020, se compararon los objetivos
ambientales (PROCAFECOL S.A., 2015).
Se crearon los programas que dieran respuesta a los aspectos más significativos para
controlar los impactos ambientales que se puedan generar, se caracterizaron los cargos y,
con esta información, se complementaron los requisitos que requieren en cuanto a
educación, formación o experiencia, se identificó que se solicita documentar, crear y
valorar con el propósito principal de mantener un documento de consulta para la
compañía, cabe aclarar que la compañía no tiene la intención de certificarse, pero el
producto del proyecto está basado en la Norma Internacional ISO 14001 versión 2015, de
los programas se sacaron los principales controles operacionales con lo cual se realizaron
los respectivos procedimientos.
32
Ilustración 5. Metodología General (Fuente: Autor, 2016)
33
6. RESULTADOS
PROCAFECOL S.A., nació en 2002 como una estrategia para enfrentar los desafíos
del sector cafetero en un contexto cambiante a escala mundial y para participar
en la cadena de distribución y comercialización de productos de valor agregado,
que antes era liderada por terceros.
Articulado con las actividades que se están llevando a cabo con el sistema de
seguridad BASC, en donde ya se encontraron avances importantes en la
documentación de procesos e indicadores, se realizó la implementación del SGA
para mejorar el desempeño de la compañía en este tema, buscando contribuir a
los tres pilares de la sostenibilidad enmarcados en la estrategia y donde se
contemplaron los procesos de la cadena de abastecimiento y los avances previos
con los que contaba.
34
Los diferentes ejes de operación se tuvieron en cuenta para generar el modelo,
lo cual se dará a conocer más adelante, por cada uno de los espacios donde se
desarrolló:
El modelo fue diseñado bajo estándares que puedan ser replicables en todas las
tiendas, ya que a pesar de que el formato de la tienda varía, la significancia del
aspecto siempre será igual. La implementación de los programas cuentan con
procedimientos para que las personas que operan comprendan de forma
concreta cómo impacta su labor diaria el desempeño ambiental de la
organización; como por ejemplo la medición y separación en la fuente de residuos
sólidos, el manejo de aguas residuales con buenas prácticas y eficiencia en los
procesos que permitieran la reducción de consumo de energía y agua.
Planta de Producción.
Aunque la planta cuenta con procesos muy similares a los de las tiendas varían en
los insumos para producción y en la documentación que es más amplia y está
relacionada con los requisitos para la solicitud del registro INVIMA. Los aspectos
son muy similares a los identificados en el anterior eje, donde el programa más
importante es la generación de residuos sólidos, que dentro de su estrategia
permite involucrar el programa de separación en la fuente y recolección selectiva.
Oficina Central
35
6.1.2. Niveles Jerárquicos y área encargada
PROCAFECOL S.A. tiene una distribución jerárquica que cuenta con un presidente
a la cabeza que rinde cuentas a los accionistas de la organización, que en gran
parte es la FNC, bajo este cargo se encuentra el Comité Directivo, que lo
componen las vicepresidencias (Recursos Humanos, Financiera, Logística,
Comercial, Internacional), dos direcciones (Mercadeo y Sostenibilidad) y una
gerencia (Control Interno) esto se puede ver más claro en la Ilustración 6.
Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015).
Algunas direcciones le reportan a las Vicepresidencias, estas tienen Gerencias que
le comunican información y cuentan, a su vez, con Coordinaciones que se
encargan de liderar áreas más específicas, las personas que apoyan las
Coordinaciones son Analistas, Asistentes, Auxiliares y Practicantes.
36
Ilustración 6. Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015)
A cargo del proyecto está la Coordinación de Gestión Ambiental, que se encuentra dentro de la Dirección de Sostenibilidad
y Comunicaciones Corporativas reportando directamente a la presidencia de la organización (Ilustración 7. Organigrama de la
dirección de sostenibilidad y comunicaciones ), por lo cual será la líder del SGA; existe una Coordinación de Calidad
independiente, la cual tiene como fin evaluar los procesos que lleven a contribuir a la satisfacción del cliente y la cual hasta
el año 2013 administraba los programas ambientales.
37
El proyecto tuvo como alcance las oficinas centrales, planta de frescos y listos, taller de
mantenimiento y las tiendas Juan Valdez® Café ubicadas dentro del territorio
colombiano; este proyecto podrá ser replicable en los demás países donde haga
presencia la organización, dándole cumpliendo a los objetivos estratégicos para el año
2020 que plantean tener un modelo sólido de sostenibilidad entrelazado con la
estrategia (PROCAFECOL S.A., 2015).
38
6.1.3. Estrategia Organizacional “Destino 2020”
En este espacio se dará una breve explicación de la estrategia organizacional, con la
cual la organización quiere alcanzar mejores resultados al año 2020:
6.1.3.1. Misión:
Cautivar el mundo con los cafés Premium de Colombia, generándoles valor a los
caficultores colombianos (PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.2. Visión:
Ser la marca colombiana más reconocida y admirada en el mundo, ofreciendo una
experiencia auténtica y superior alrededor del café Premium de Colombia
(PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.3. Valores:
Emprendimiento: Exploramos, gestionamos y aprendemos motivados por
nuestra propia iniciativa (PROCAFECOL S.A., 2015).
39
Los Procesos:
Los Clientes
Financiero
40
6.1.4. Área de Influencia
Las características para definir las áreas de influencia para PROCAFECOL S.A., son el
clima, geografía, población y ubicación del establecimiento. Considerando que para
instaurar una tienda Juan Valdez® Café en cualquier ciudad o municipio de Colombia se
debe contar con los servicios de saneamiento básico, ya que el negocio de la
organización es vender alimentos y bebidas al público y según Decreto 3075 de 1997 se
debe contar con estos servicios para poder entrar en operación, es una de las razones
por la cual nos encontramos en las principales ciudades de Colombia como se puede ver
en la Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016).
7% Bogotá y Alredeores
7%
Zona Norte
12%
49% Zona Centro
Medellín y Alrededores
14%
Cali y Alrededores
11% Cartagena
41
Ilustración 8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016)
42
Las tiendas también se dividen por el tamaño que tienen, desde una terraza que cumple
con unos criterios de estar en exteriores, pasando por las barras que se encuentran en
centros comerciales, universidades entre otros, las tiendas express es el diseño más
pequeño y las boutiques que se encargan de la venta de ropa o artículos de marca y no
tienen preparación; en la Gráfica 2 Se muestra la distribución de éstas, en donde se
evidencia la predominancia de barras y express.
1%
12%
46%
41%
También existe una distribución por el lugar comercial donde se ubica una tienda (ver
Gráfica 3) ya que el modelo que se utiliza para evaluar la tienda y su gestión incluye las
partes interesadas cercanas en este caso Universidades, Hoteles, Grandes Superficies,
Edificios, Centros Comerciales, Clínicas o Propias, en la Gráfica 3 se observa mayor
presencia en centros comerciales.
1%
4%
Universidad
10%
Propio
5%
Hotel
43% 8% Grandes Superficies
Grandes Superficies
9% Edificio
Centro Comercial
20% Clinica
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016)
43
100
90
90
80
70
60
50
40
30
28
20 23 25
10 14
0
Bogotá y Alrededores Zona Centro Medellín y Zona Norte Cali y Alrededores
Alrededores
44
6.1.5. Partes interesadas
45
6.1.6. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales
Transporte de CEDI
Adecuación de Tiendas
Mobiliario CEDI
Transporte de Recolección de Residuos GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
Residuos Sólidos Sólidos GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
Derrame o escape de GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O
Gasolina CEDI
Derrames y Escapes
Derrame o escape de GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O
Aceite CEDI
Organización en Almacenamiento de los
TIENDA Y PLANTA
Bodega insumos
Organización de la Pre alistamiento para la
TIENDA
Barra operación de la tienda
Comunicar y administrar
Organización
Refrigeración Refrigeración de
Productos Perecederos TIENDA Y PLANTA
crudos y preparados.
Alistamiento de
Desembalaje de insumos TIENDA Y PLANTA
Insumos
46
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
PROYECTOS
Publicidad Difundir la Marca
PROYECTOS
Ofrecer Producto MERCADEO
Mercadeo Venta de Artículos de
TIENDA
Mercadeo
Alistamiento de Encendido de Máquinas
TIENDA Y PLANTA
Equipo y Calentamiento
TIENDA
Preparación Bebidas
TIENDA
Frías
Preparación de TIENDA
Bebidas TIENDA
Preparación de Bebidas
TIENDA
Calientes
TIENDA
Preparación
Preparación de
PLANTA
sándwiches
Preparación de Copas de PLANTA
Fruta PLANTA
Preparación de
PLANTA
Fresquísimos Preparación de Jugos de
PLANTA
Naranja
PLANTA
Preparación de Yogurt
PLANTA
con fruta
Alistamiento de Calentamiento TIENDA
Pastelería Bajas TIENDA
Armado del servicio TIENDA
Empaque de Producto
Empaque TIENDA
para llevar
Empaque de Producto
PLANTA
para Distribución
Música de Ambientación TIENDA
Consumo
Iluminación Locativa
Servicio de Consumo
Calefacción en las
TIENDA
Terrazas
Consumo de producto
Consumo CLIENTE
en la tienda
47
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
TIENDA Y PLANTA
Baños TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Limpieza Pisos y Superficies TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Objetos y Equipos TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Almacenamiento y
Recolección de Residuos TIENDA Y PLANTA
Sólidos
Reparación o Cambio de MANTENIMIENTO
Mantenimiento
Objetos o Equipos de las
Locativo MANTENIMIENTO Y TIENDA
tienda o Planta
Mantenimiento
48
En la Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015), se encuentran incluidas todos aquellos subprocesos
que tengan que ver con el transporte de materia prima, insumos, equipos mobiliario y la recolección de residuos; en sus
entradas se observan combustibles y aceite, en general las salidas son llantas usadas y aceites sus aspectos se relacionan
con la generación de residuos especiales y gases efecto invernadero.
49
En la Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tengan que
ver con alistamiento para iniciar las labores; están dentro de sus entradas los productos empacados y las salidas son los empaques
que los contenía; en general, se relacionan con el aspecto de generación de residuos sólidos.
50
En la Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tienen relación con
los subprocesos administrativos de compra y venta en las cajas o despacho de productos; están dentro de sus entradas el uso de
energía eléctrica para el uso de sistemas de información además de papel y plástico para comunicar información al consumidor final
(Publicidad) y sus salidas, en general, tienen que ver con la eliminación de productos que contengan información desactualizada y se
relacionan con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
51
En la Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que
ver con los subprocesos de preparación para lograr llevar el producto al cliente, cumpliendo con estándares especificados por la
organización; están dentro de sus entradas el uso de energía eléctrica, agua para los equipos y materia prima para lograr el producto
final y sus salidas, en general, tienen que ver con los empaques y residuos que se puedan generar durante la preparación, se relacionan
con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
52
En la Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que ver
con los subprocesos de servicio al cliente y consumo final por el mismo; están dentro de sus entradas el de productos para poder
transportar, consumir y otros adicionales para el producto ya listo para el consumo y sus salidas, en general, tienen que ver con los
empaques y residuos que se generen por el consumo se relacionan con los aspectos de generación de residuos.
53
En la Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan
que ver con los subprocesos de aseo, limpieza y desinfección de los lugares de trabajo para asegurar inocuidad1 de los procesos; están
dentro de sus entradas productos químicos, insumos y agua para realizar las labores y sus salidas, en general, tienen que ver con los
vertimientos y generación de residuos sólidos se relacionan con los aspectos de generación de residuos, consumo de recursos
naturales y generación de vertimientos.
1
inocuidad de los alimentos puede definirse como el conjunto de condiciones y medidas necesarias durante la producción, almacenamiento, distribución y
preparación de alimentos para asegurar que una vez ingeridos, no representen un riesgo para la salud
54
Después de la caracterización de estas actividades se identificaron los aspectos
ambientales (ver: Tabla 5) que serán evaluados más adelante.
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016)
Consumo de Agua
Generación de Vertimientos
Consumo de Energía
55
6.1.7. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
Como se había explicado antes las zonas permiten modelar los proyectos que se generan
para la organización haciendo más fácil su ejecución, por lo cual en este punto se darán
los indicadores de desempeño en valores por transacciones y zonas que nos permitirán
la identificación de puntos críticos en donde se deba ejecutar los programas adelante
planteados, estos se relacionan con el uso de recursos por cada cliente que llega a la
tienda (Baños, Aire Acondicionado, Uso de Maquinaria, Permanencia del Cliente en la
Tienda).
Agua:
Bogotá y
Alrededores
11%
Medellín y
11% Alrededores
43%
Cali y Alrededores
16%
Cartagena
9% 10%
Zona Norte
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015)
57
12000 11319
10000
8000
m3
6000
4195
4000 2514 3018 2964
2261
2000
0
Bogotá y Medellin y Cali y Cartagena Zona Norte Zona Centro
Alrrededores Alrrededores Alrrededores
Ubicacion
12%
19% Bogotá y Alrededores
Medellín y Alrededores
13%
Cali y Alrededores
Cartagena
20% 10%
Zona Norte
Zona Centro
26%
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016)
58
6,00
5,01
5,00
3,97
4,00 3,76
Litros
3,00
2,38 2,42
1,96
2,00
1,00
0,00
Bogotá y Medellin y Cali y Cartagena Zona Norte Zona Centro
Alrrededores Alrrededores Alrrededores
Ubicación
Energía.
Igual que en el de agua, se observa en la Gráfica 10 que los consumos más altos
de kWh son los de Bogotá siendo este de 26%, la variación no es significativa para
la muestra, en porcentajes de participación la diferenciación es muy baja en
comparación a los consumos de agua mostrados, le sigue Cartagena con un 20%
y luego la zona centro con un 18 %, el 68% en total de estos tres valores y el resto
de ciudades 32 % en valores similares aproximadamente ver Gráfica 9.
18%
Bogotá y Alrededores
26%
Medellín y Alrededores
Cali y Alrededores
13%
Cartagena
10%
Zona Norte
Zona Centro
20% 13%
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015)
59
1000000
896753
900000
800000 700345
700000 632011
600000
467018
Kwh
500000 452272
400000 348272
300000
200000
100000
0
Bogotá y Medellin y Cali y Cartagena Zona Norte Zona Centro
Alrrededores Alrrededores Alrrededores
Ubicación
Al dividir los valores también por transacción se evidencia que la ciudad que
consume más energía es Cartagena, la zona norte y Cali, se puede suponer que
los valores de esta ciudad aumentan también por el uso de energía eléctrica para
los aires acondicionados, además de consumir más cantidad de energía las
neveras o aparatos eléctricos para conseguir frio.
14% 12%
Bogotá y Alrededores
12% Medellín y Alrededores
18% Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
17%
Zona Centro
27%
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016)
60
1,00
0,90 0,86
0,80
0,70
Kwh/transacción
0,60 0,55 0,56
0,50 0,46
0,39 0,39
0,40
0,30
0,20
0,10
0,00
Bogotá y Medellin y Cali y Cartagena Zona Norte Zona Centro
Alrrededores Alrrededores Alrrededores
Ubicación
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)
61
Residuos Sólidos
En el año 2015 se comunicó al público interno de la organización que el aprovechamiento que se había realizado en las
33 tiendas pertenecientes al programa de recolección selectiva contratado por PROCAFECOL S.A. era de 311.862 kg de
residuos orgánicos transformados en compostaje además de 6.181,9 ton de cartón que fue integrado a nuevos procesos
(Fundación para el Desarrollo Sostenible - NEXXUS, 2015). En el Anexo I se encuentran las tablas completas de
aprovechamiento, en este momento la organización está iniciando un estándar para obtener datos de generación ya
que lo único que cuantifican es el material que aprovechan.
Total (Ton)
40,94
32,48
10,14
0,02 0,07 0,05 0,07 0,05 0,05 0,06 0,06 0,06 0,07 0,08 0,07
Enero
Octubre
Julio
Agosto
Enero
Octubre
Julio
Agosto
Enero
Febrero
Mayo
Marzo
Noviembre
Febrero
Mayo
Mayo
Junio
Diciembre
Marzo
Junio
Diciembre
Febrero
Marzo
Junio
Abril
Septiembre
Abril
Septiembre
Abril
Noviembre
2014 2015 2016
62
Vertimientos
SOLIDOS
GRASAS Y SOLIDOS
DBO DQO SAAM SUSPENDIDOS
PUNTO DE VENTA pH ACEITES SEDIMENTABLES
(mg/L) (mg/L) (mg/L) TOTALES
(mg/L) (mL/L)
(mg/L)
SALITRE PLAZA 4,44 490 596 141 Sin Dato 230 5
MARRIOT 26 4,18 2650 4058 223 Sin Dato 787 30
AEROPUERTO
6,84 3799 6377 997 2,78 1662 92
DORADO CHECK IN
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 5,75 3487 6184 801 14,12 577 0,1
NACIONAL
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 6,32 1474 3044 444 7,04 627 0,5
INTERNACIONAL
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 6,625 3295 4094 85 3,18 709 0,5
INTERNACIONAL
ZONA FRANCA 6,71 584 1045 162,8 Sin Dato 121 0,2
63
6.1.9. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental
Residuos Sólidos:
Energía:
Ahorro de Agua
64
Vertimientos
Todas las tiendas que generan contaminación de este tipo cuentan con
trampas para mejorar los parámetros medidos; en este momento, se ha
mejorado la eficiencia de remoción de contaminantes en el agua con un nuevo
diseño, ver Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016) el valor de
la inversión de este año es de cien millones de pesos (100.000.000)
(PROCAFECOL S.A., 2016).
65
6.1.10. Actividades para desarrollar la toma de conciencia
Se han diseñado estrategias para la implementación de los programas como
puntos ecológicos, capacitaciones y campañas internas para lo cual se cuenta con
apoyo del área de entrenamiento y comunicaciones corporativas.
66
6.1.11. Obligaciones y compromisos ambientales
Los compromisos planteados por la empresa en cuanto al sector ambiental para
el SGA son:
Mantener visión de largo plazo para el desarrollo del negocio y asegurar capital
paciente (retorno de largo plazo, intereses de los clientes primero y mayor
tolerancia a la incertidumbre)
67
6.1.13. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles
modificaciones
Dentro de las acciones que se sugiere implementar dentro de la organización para
mejorar la gestión ambiental interna y disminuir los impactos negativos
generados por el proceso productivo (especialmente residuos sólidos que es el
impacto más significativo), se encuentran:
68
6.1.14. Análisis DOFA
Debilidades Fortalezas
La empresa cuenta con el capital para
Distancia entre puntos de venta.
ejecutar el SGA
La empresa cuenta con el personal
Generación de gran cantidad de residuos
para ejecutar el SGA
Poca información en cuanto a la toma de
La empresa por estar consolidada
conciencia y cultura ambiental de los
cuenta con un mercado fijo
empleados
No se cuenta con un presupuesto
Interés de toda la organización en los
asignado por tienda para la gestión
temas ambientales.
ambiental
Falta de conocimiento de la disposición
Buenos canales de comunicación con
final de los residuos por parte de los
los empleados
gestores
Auditorías internas para medir los
Consumo excesivo de plástico y papel
estándares de calidad de las tiendas
Dependencia del café de la FNC. Valor de marca generado
Posicionamiento y relación
cliente/marca
Mejora continua de los procesos
Amenazas Oportunidades
Ingreso de nuevas empresas con la
La existencia de incentivos tributarios
misma actividad económica
Cambios en los regímenes de cultivos La existencia de sellos verdes
Cambios en los estilos de vida de los
El mercado global
consumidores
Existencia de multas o sanciones por
inadecuado manejo de residuos y otros
impactos ambientales
Dinamismo de la legislación colombiana
69
Cuando se cruzan los puntos identificados antes se obtiene el análisis mostrado
en la Tabla 9 y, de esta forma, se alimenta la propuesta de política ambiental que
se presenta más adelante.
Potencialidades (F vs O) Limitaciones (D vs A)
Las tiendas generan gran cantidad de
residuos sólidos, el no tener
Se cuenta con el personal para ejecutar el
conocimiento del tratamiento final de
SGA.
los mismos por parte del personal puede
ocasionar multas o sanciones.
El cambio de los estilos de vida de los
Con el cumplimiento de la normatividad
consumidores puede provocar la
legal vigente es posible obtener incentivos
pérdida de clientes, debido al uso
tributarios
excesivo de plástico y papel.
La dependencia de las tiendas al café de
la FNC puede afectar el rendimiento de
Aumento en la expansión del mercado
las mismas cuando se presentan
internacional, gracias al valor generado.
fluctuaciones en los regímenes de
cultivos
Riesgos (F vs A) Desafíos (D vs O)
Conocer la disposición final que realizan
El posicionamiento de la marca puede
los gestores contratados por la
verse afectado por el ingreso de nuevas
organización a los residuos sólidos para
empresas con la misma actividad
evitar sanciones o multas por parte de la
económica e interés ambiental mayor.
autoridad ambiental.
No poder ejecutar los programas que Ser plataforma de cambió en la cultura
generen riesgos para la implementación y de los clientes que frecuentan el
cumplimiento legal. negocio.
70
6.1.15. ANALISIS GAP INICIAL
Se debe realizar el análisis de brechas para así poder identificar las debilidades y
fortalezas del sistema de gestión y, así mismo, analizar la capacidad que tiene la
organización para darle solución o cumplirlas.
Para este caso en particular, y debido a que la organización busca cumplir con los
requisitos que exige la norma ISO 14001:2015 mas no certificarse, se realizó una auditoria
preliminar para ver el avance de los diferentes requisitos. En la Gráfica 14 se observa el
comportamiento porcentual por título; como se mencionó, PROCAFECOL S.A. cuenta en
este momento con una certificación BASC, que se encuentra también bajo el
pensamiento en procesos y dado esto se puede ver que en el Gráfica 14, el mayor avance
se encuentra en el soporte ya que se encuentran procedimientos de control de
documentos entre otros requisitos muy similares a los de la norma de interés del
proyecto; este análisis se presenta en el Anexo IV.
80% 71%
67%
70%
60%
50% 40%
40% 27% 29%
30%
17%
20%
7%
10%
0%
71
6.1.15.1. ANALISIS DE AVANCE POR TITULO.
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
En este título se debe ver el análisis de los factores internos y externos que
pueden afectar el funcionamiento del SGA, para PROCAFECOL S.A.
aunque se han considerado todas las partes interesadas que pueden
afectar la organización, no se encuentra documentado el alcance, y no se
evidencia una implementación del sistema.
LIDERAZGO
PLANIFICACIÓN
72
SOPORTE
OPERACIÓN
MEJORA
73
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES.
100%
100% 94%
90%
80% 74% 75%
70%
60%
50% 37%
40% 42%
30%
20%
10%
0%
74
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL
PROCAFECOL S.A., principal promotora de café en el país y que cuenta con tres líneas
de distribución del mismo como lo son las Tiendas Juan Valdez® Café, venta en
grandes superficies e institucional, además de venta de mercadeo y pastelería,
actuamos en coherencia con los objetivos estratégicos y dentro del marco de un
modelo de desarrollo sostenible, que responde a las expectativas de nuestros
grupos de interés, teniendo siempre en cuenta los impactos económicos, sociales y
ambientales que podamos generar.
75
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ORGANIZACIONALES
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016)
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016)
76
OBJETIVO ESTRATÉGICO “PROCESOS” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016)
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016)
77
Como el objetivo principal de la organización es ser atractivo para los clientes y,
dentro de este marco, se crean objetivos para lograrlo, en la Tabla 12 se presenta
la relación de estos con el sistema.
Este objetivo está muy relacionado con la mejora de los procesos, y es uno de las
actividades que se encuentran en furor y que interviene con el producir más
reduciendo el consumo, este último término permite controlar los impactos y es
muy atractivo a nivel económico.
78
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
En la Tabla 14 se encuentran relacionados los objetivos estratégicos de la organización con los del SGA, en donde se definen unas
métricas para poder evaluarlos en el tiempo
Frecuencia
Objetivo
Objetivo Estratégico Meta Estratégica Indicador de
Organizacional
Revisión
Desarrollar competencias ambientales en los
colaboradores orientadas al fortalecimiento de la
Gente 90% Mensual
conciencia y cultura del respeto hacia el medio
ambiente.
79
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
Dentro del desarrollo de la propuesta se busca tener en cuenta los riesgos que
existen durante todas las actividades, además los grupos de interés por lo cual se
creó una metodología que se encuentra en el anexo VII para evaluar los riesgos,
la cual arrojo como resultado el nivel de riesgo presente por factores que no se
han contemplado de índole ambiental y reputacional en la organización, en la
Tabla 15 se evidencia el nivel de riesgo y se identifica cada uno con un numeral
para su fácil ubicación en las gráficas que más adelante se verán.
Racionamiento en el servicio de
2 Consumo de Agua Importante - Nivel 3
acueducto
Registro de Publicidad
5 Sanciones Mayor - Nivel 4
Exterior Visual
80
No. Actividad Riesgo Nivel de Riesgo
Recolección de
7 Ausencia de la recolección Mayor - Nivel 4
residuos
Exposición al
Riesgo
Alto
Moderada
Baja
Irrelevante
81
Con esta valoración y junto con los controles que tiene en este momento la compañía, se
evaluó el nivel del riesgo, donde se conserva el 62 % de los riesgos en la categoría de nivel
de riesgo mayor, pero cambian las actividades que se ven expuestas comparadas con la
Tabla 16.
Nivel de Riesgo
Mayor - Nivel 4
Importante - Nivel 3
Moderada - Nivel 2
Bajo - Nivel 1
Bajo estos controles se proponen los programas de gestión que se presentan más
adelante.
82
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL
83
DEFINICION DE TÉRMINOS DE LA PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
3. RESPONSABLE
El Responsable por la elaboración y mantenimiento de este documento, es Coordinador/a de Gestión ambiental con aprobación de la dirección
de sostenibilidad y comunicaciones corporativas.
4. CONDICIONES GENERALES
Como condición general aplica que el presente documento esta formulado bajo el ciclo Denim de la gestión por lo tanto supone la mejora
continua del proceso, tiene como condición general el cumplimiento de la política ambiental de la compañía.
5. REQUISITOS
No aplica para este documento
6. GLOSARIO
84
7. CONTENIDO
7.1. FLUJOGRAMA
85
7.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1. Identificación y valoración de Aspectos e impactos
ambientales - Una vez al año, el coordinador de gestión
ambiental junto con el Técnico de preparación identifican
los aspectos e impactos ambientales de la operación de
tiendas, planta de frescos y listos y oficinas, teniendo en
cuenta:
88
f. Recursos: La coordinación de gestión ambiental
establece los recursos necesarios para ejecutar cada una de
las actividades propuestas en cada programa
g. Responsables: La coordinador de gestión ambiental
establecerá responsables de la ejecución de las actividades
de cada programa entre los cuales pueden figurar, los
supervisores de operaciones, administradores de tiendas,
auxiliares administrativos y auxiliar de sostenibilidad.
h. Controles operacionales: Cada programara deberá
contar con el listado de controles operacionales
propuestos y activos para dar cuenta del control de la
contaminación que genera cada aspecto, serán propuestos
por la coordinación de gestión ambiental.
90
El analista ejecuta la formación a los grupos previamente
citados y coordinados por la coordinadora de
entrenamiento
Eficacia: Una vez aplicadas las evaluaciones y encuestas, el
analista de sostenibilidad procede a analizar
estadísticamente la información, la presenta a la
coordinadora de gestión ambiental, y remite copia de este
análisis de evaluaciones y encuestas a la analista de
gestión humana y la coordinadora de entrenamiento para
su conocimiento.
Coordinador
1. Programación de actividades en tiendas: Semanalmente
(a) de gestión
el analista de sostenibilidad remite por medio de correo
ambiental
electrónico la información de actividades programadas por
el área de gestión ambiental a las tiendas involucradas y
respectivos supervisores con el fin de controlar ingresos de
contratistas ó practicantes y coordinar actividades de la
tienda para realizar mediciones o inspecciones pertinentes
para evaluar el desempeño de los programas.
Realizar seguimiento a los
4. 2. Aperturas y remodelaciones: Semanalmente la
planes
coordinadora de gestión ambiental y el analista de
sostenibilidad asisten a la reunión de aperturas, donde
planifican el envío anticipado de señalización a tiendas
nuevas y remodelaciones y ponen en conocimiento de las
áreas de proyectos y operaciones las necesidades del área
de sostenibilidad en los diseños de las tiendas para que la
operación cumpla con la legislación y los estándares de los
programas. De esta reunión se genera un acta y es enviada
por el equipo de proyectos a todos los participantes.
91
El analista remite el listado de señalización, kit de
emergencias, cartilla de implementación del programa al
practicante quien se encargará de realizar paquetes, enviar
la correspondencia a las nuevas aperturas, remodelaciones
y demás tiendas que así lo requieran. Informe reunión de
aperturas
3. Proveedores de bienes y servicios ambientales, selección
y búsqueda: Informe de disposición final Analista de
a. Cuando de las actividades formuladas en los programas de activos Gestión
ambientales ó a solicitud de las partes interesadas se ambiental
deriven solicitudes de prestación de servicios ambientales,
la coordinación de gestión ambiental inicia la búsqueda del Formato de recepción y
gestor, una vez encontradas las empresas que puedan gestión de quejas
prestar el servicio, se procede a establecer contacto vía
correo electrónico o teléfono, donde se solicita al gestor lo
siguiente: Copia de comunicaciones
- Cotización de acuerdo con el servicio solicitado. con autoridades.
- Permisos y licencias ambientales vigentes para la
prestación del servicio requerido si aplica.
- Copia de certificaciones adicionales de calidad ( ISO 9001,
ISO 14001, OSHAS 18001)
b. Recibidas las cotizaciones se procede a evaluar en
conjunto con la dirección de sostenibilidad la que mejor se
ajuste a la necesidad del área.
c. Decidida la mejor cotización, la coordinadora de gestión
ambiental solicita a la empresa seleccionada la
documentación establecida en el procedimiento de
compras para inscripción de proveedores, y certificaciones
LAFT (listas internacionales Clinton etc.) y se almacena en
medio digital junto con la demás documentación que debe
remitir el proveedor seleccionado para ser inscrito en la
compañía según el procedimiento de compras.
d. Una vez el proveedor se encuentra inscrito se procede a
firmar contrato de servicios en caso de que el servicio
contratado se requiera de manera constante por un tiempo
92
igual o superior a 6 meses, previa revisión y
recomendaciones de la gerente administrativa.
c. En caso de ser un servicio puntual (Muestreos y análisis
de agua residual, inventarios forestales, suministro de
dispositivos de ahorro de agua, consultorías puntuales etc
una vez inscrito el proveedor la coordinadora de gestión
ambiental elabora orden de compra en SAP y esta es
liberada por la directora de sostenibilidad, posteriormente
se procede a la prestación del servicio y una vez sea
facturado se debe aceptar el mismo en el sistema SAP.
4, Baja de activos
Cuando se generan desmontes o remodelaciones de
tiendas que generen bajas de activos fijos, la coordinación
de gestión ambiental coordina la disposición final correcta
con gestor autorizado para ello de las bajas que se generen
en la tienda, previo correo electrónico de la analista de
activos fijos solicitando el apoyo para la recolección. Esta
comunicación debe adjuntar relación de activos a disponer.
Cuando se tenga el listado de activos a disponer y
ubicación, se solicita al gestor de residuos que se retiren los
activos.
La recolección de activos se realizará si y solo si un
funcionario de activos fijos ó su delegado realizan
personalmente la entrega. Al momento de realizar la
recolección el funcionario que entrega firma la planilla de
recolección así como también el funcionario de la empresa
gestora.
A los 15 días hábiles siguientes el gestor de residuos remite
acta de disposición final a la coordinación de gestión
ambiental, quien a su vez la comparte vía correo
electrónico con la analista de activos fijos.
93
Ocasionalmente el área de sostenibilidad recibe
solicitudes detalladas, invitación a reuniones o solicitudes
de información de carácter ambiental, de los
arrendadores de locales, centros comerciales o autoridades
locales, para lo cual la coordinadora de gestión ambiental
asiste puntualmente a las reuniones citadas, documenta y
facilita de la información necesaria para mantener las
relaciones cordiales con solicitantes previo visto buena de
la dirección de sostenibilidad.
Para atención de solicitudes específicas se generan
informes del desarrollo de las actividades que son
entregados a los solicitantes en físico o por medio de
correo electrónico y con copia a la dirección de
sostenibilidad.
94
De ser necesario, se solicita información al área de
proyectos a cerca de planos de las tiendas y medidas de
avisos instalados.
95
Si llegara a ser el caso el analista de finca raíz solicita
concepto legal al abogado contratado para dichos temas
por la vice presidencia comercial, a partir del cual se
procederá a formular plan de acción con responsables.
96
De esta reunión se genera un acta donde se hace
seguimiento mes a mes a la ejecución de las solicitudes
realizadas de la dirección al analista de sostenibilidad
97
ambiental y/ el coordinador de manera prioritaria durante
la misma semana.
98
a. Los estudiantes identifican temas puntuales en cada
tienda donde valga la pena realizar un refuerzo de algún
tema de sostenibilidad orientada a la mejora del
desempeño ambiental de la tienda.
99
El analista de sostenibilidad llevara registro de las LES
dictadas por tienda y al final de semestre se realiza
reconocimiento en reunión de administradores a la tienda
que mayor número de LES ejecuten en este tiempo.
8. REFERENCIAS
- Matriz de aspectos e impactos ambientales PROCAFECOL.
- Matriz de requisitos legales ambientales.
- Programa gestión de residuos
- Programa de ahorro y uso eficiente de agua
- Programa de ahorro y uso eficiente de la energía
- Formatos Evaluación del estudiante por la tienda
- Formato de Seguimiento gestión de residuos.
- Acta de Entrega de Chalecos
- Formato Evaluación Final de tiendas.
- Acta de Entrega de Insumos a Tiendas
- Formatos LES
9. ANEXOS
100
6.10. FASE III: PROGRAMAS
101
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA DE VERTIMIENTOS
VERSION: XXXXX
PLANEAR
Objetivos Específicos
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuentra en el manual de saneamiento.
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen caracterizaciones historicas.
HACER - VERIFICAR
1. 1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1. Identificar que tipos de trampas de grasas existen en la tiendas y la planta de frescos y listos. Administrador de la Tienda - Auxiliar Ambiental
1.2. Cualificar las condiciones de entrada y salida del agua en función del diseño. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental
1.3. Realizar caracterizaciones fisicoquímicas del agua residual de tiendas con alto flujo de clientes. Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
1.1. Solicitar apoyo para tomar fotos a los estudiantes
1.2.
Agosto: Se realizaron las caracterizaciones de marriott 26 y Salitre
1.3. Septiembre: Se realizaron las caracterizaciones de los Aeropuertos (Estamos pendientes de los resultados de Laboratorio)
Seguimiento - Indicadores
Tienda Juan Valdez Café Nuevo Dorado Tienda Juan Valdez Café Salitre Plaza Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Check In
Parámetros Caracterización Caracterización Caracterización Parámetros Caracterización Caracterización Parámetros Caracterización
Parámetro Unidades Parámetro Unidades Parámetro Unidades
Decreto 3957 del Septiembre 2013 Octubre 2014 Septiembre 2015 Decreto 3957 del Julio 2014 Julio 2015 Decreto 3957 del Septiembre 2015
DBO mg/L 800 2184 3295 1474 DBO mg/L 800 878 490 DBO mg/L 800 3799
DQO mg/L 1500 2800 4094 3044 DQO mg/L 1500 15700 596 DQO mg/L 1500 6377
Fenoles mg/L 0,2 0,27 0,39 - Fenoles mg/L 0,2 NR NR Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 141 85 444 Grasas y Aceites mg/L 100 808 141 Grasas y Aceites mg/L 100 997
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 452 709 627 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 3950 230 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 1662
Tensoactivos mg/L 10 11,65 3,18 7,04 Tensoactivos mg/L 10 1,13 NR Tensoactivos mg/L 10 2,78
Caudal L/s N.E. 0,211 0,155 - Caudal L/s N.E. NR NR Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,61 - 6,51 5,95-7,33 6,32 PH Unidades 5,0-9,0 4,73 4,44 PH Unidades 5,0-9,0 6,84
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,7-0,9 1,1 - 2,5 0,5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 5 5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 92
Temperatura ºC 30 23-24 20,0 - 24,0 - Temperatura ºC 30 NR NR Temperatura ºC 30 -
Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Nacional Tienda Juan Valdez Café Marriott 26
Parámetros Parámetros
Caracterización Caracterización
Parámetro Unidades Decreto 3957 del Parámetro Unidades Decreto 3957 del
Septiembre 2015 Septiembre 2015
2009 2009
DBO mg/L 800 3487 DBO mg/L 800 2650
DQO mg/L 1500 6184 DQO mg/L 1500 4058
Fenoles mg/L 0,2 - Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 801 Grasas y Aceites mg/L 100 223
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 577 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 787
Tensoactivos mg/L 10 14,12 Tensoactivos mg/L 10 -
Caudal L/s N.E. - Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,75 PH Unidades 5,0-9,0 4,18
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,1 Sólidos Sedimentables mL/L 2 30
Temperatura ºC 30 - Temperatura ºC 30 -
2. 2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Realizar un nuevo procedimiento de manejo de residuos líquidos para comparar con el propuesto en el
2.1. Líder de Calidad - Coordinador de Gestión Ambiental
manual de saneamiento.
2.2. Realizar la verificación de la operatividad de los procesos de limpieza de trampas. Administradores - Auxiliar Ambiental
2.3. Actualizar el proceso unido con el programa de residuos sólidos. Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
2.1.
3.2. Realizar la caracterización fisicoquímica del agua de las trampas con los dos tratamientos. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental - Líder de Calidad
Observaciones
3.1. Costear el producto en las tiendas.
3.2. Septiembre: Se realizo Muestreo Check In con el biotratamiento (Pendiente Revisar DBO en los resultados de laboratorio)
INDICADOR(ES)
TIPO DE DESCRIPCION DEL INDICADOR
Objetivo Meta FÓRMULA
INDICADO Nombre Frecuencia de medición
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Estado de la Caracterización por ((Tiendas caracterizadas por tipo)/(No. de Tipos de
100% Eficiencia Anual
Café por tipo. Tipo Tiendas))×100
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que Estado de actualización del PRC ((Numerales Actualizados y aprobados por entrenamiento y
100% Eficacia
de Residuos Liquidos
Mensual calidad)/(Total de Numerales del programa de Residuos
actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
Liquidos))×100
((Tiendas con Biotratamiento y Caracterizadas)/(Total
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen Implementación de
100% Eficacia Anual de Tiendas Caracterizadas))×100
caracterizaciones historicas. Tratamientos
102
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS
VERSION: XXXXX
PLA NEA R
Objetivos Específicos
En la gestión interna:
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
Seguimiento - Indicadores
Estado de
Residuos Orgánicos Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/Mes.
Bimestre Aprovechados en
Cumplimiento (%) 450,00
Ton/Mes.
- 400,00
Enero 0,00% 0,00
350,00
Febrero 0,00% 0,00
Marzo 0,00% 0,00 300,00
Ton
Abril 0,00% 0,00
Mayo 0,00% 0,00 250,00
Junio 0,00% 0,00
200,00
Julio 0,00% 0,00
Agosto 0,00% 0,00 150,00
Septiembre 0,00% 0,00
Octubre 0,00% 0,00 100,00
Noviembre 0,00% 0,00
50,00
Diciembre 0,00% 0,00
Acumulado 0,00% - -
Enero Febrero Marz o Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Meta 100% 400
Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/M es. - 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 400
Noviembre
Diciembre
Acumulado 0,00% - 0,00
Enero Febrero Marz o Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Meta 100% 20 Residuos R eciclables Aprovechados en Ton/Mes. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 20
2 2. Realizar la disposición adecuada de los residuos peligrosos (Luminarias, tóner y pilas) y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1. Caracterizar la producción de luminarias y RAEES. Auxiliar Ambiental - Técnicos de Mantenimiento
Capacitar al personal de las tiendas, mantenimiento y planta de frescos y listos Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
2.3.
en como embalar y rotular las luminarias para su transporte. Ambiental - Estudiantes de Apoyo Universidad Libre
Programar la recolección y transporte hasta el edificio de la federación
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
2.4. nacional de cafeteros y luego hasta el gestor que le dará la disposición final.
Universidad Libre
(lumina.)
Observaciones
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Seguimiento - Indicadores
3 3. Capacitar al personal en el programa de manejo integral de residuos sólidos.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Entregar Formatos en forma digital de generación de residuos peligrosos, Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.1
entrega de residuos sólidos, reporte de incidente y accidentes ambientales. Universidad Libre
Apoyar a las tiendas con la asistencia regularmente de los estudiantes de la Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.2
universidad libre. Universidad Libre
Entregar señalización para actualizar, cambiar y/o instalar en la tienda, planta Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.3
u otros lugares en los que opera PROCAFECOL S.A. Universidad Libre
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.4 Entregar la bascula para pesar los residuos producidos y la guía de separación.
Universidad Libre
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.5 Generar la ruta de evacuación de residuos y ECO-mapa.
Universidad Libre
Capacitar al personal de las tiendas de Bogotá, de las ciudades, taller de
mantenimiento y la planta en separación en la fuente de generación, Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.6
almacenamiento y tramiento de residuos especiales y peligrosos, terminos Universidad Libre
basicos y llenado de formatos.
Realizar la contratación del gestor y realizar seguimiento al adecuado
3.7 Coordiandor de Gestión Ambiental
funcionamiento del mismo.
Asistir periodicamente a la reunión de aperturas y remodelaciones para el Coordiandor de Gestión Ambiental - Auxiliar
3.8
diseño de las tiendas. Ambiental
Observaciones
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
Seguimiento Controles Operacionales
INDICA DOR(ES)
TIPO DE DESCRIPCION DEL INDICADOR
Objetivo Meta FÓRMULA
INDICADO Nombre Frecuencia de
103
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGIA
VERSION: XXXXX
PLA NEA R
Objetivos Específicos
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de energía.
3. Medir el consumo de energía en oficina central y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
1. Registar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1. Documentar los consumos de Energía Auxiliar Ambiental
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Seguimiento - Indicadores
Indicador de Energía
Marzo 0,15
Abril
Mayo
Junio 0,1
Julio
Agosto
Septiembre 0,05
Octubre
Noviembre
Diciembre 0
Esta do de
Estado de Nov - Dic Septiembr Noviembr
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Octubre Diciembre Cumplimie Meta
2015 e e
Cumplimiento 0,00% - nto
Meta 20% - Indicado r Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
1
Cantidad en Kwh
-
Esta do de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
Consumo de
Energía Año 2015
Indicador Energía (%)
Consumo de la Oficina
Bimestre Indicador Energía (%) 0,35
Central (Kwh)
Mayo 0,2
Junio
Julio 0,15
Agosto
Septiembre 0,1
Octubre
Noviembre
0,05
Diciembre
Estado de
Cumplimiento 0,00% - 0
Esta do de
Meta 30% #¡VALOR! Nov. - Dic.
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimien Meta
2015
to
Indicado r Energía (%) 0 - - 0,00% 30%
1
Título del eje
-
Esta do de
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo de la Oficina Central (Kwh) - - - -
0,2
Junio
Julio
Agosto 0,15
Septiembre
Octubre 0,1
Noviembre
Diciembre
0,05
Estado de
Cumplimiento 0% -
Meta 30% 200 0
Esta do de
Nov - Dic Septiembr
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Octubre Noviembre Diciembre Cumplimie Meta
2015 e
nto
Indicado r Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
200
150
Título del eje
100
50
-
Esta do de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo en la pla nta Kw h - - - 200
3.1.
3.2.
3.3.
Seguimiento - Indicadores
2. 3. Medir el consumo de energía en la oficina cental y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Administrativa - Coordinador de Gestión
2.1. Implementar la iluminación LED en todas las áreas de las tiendas y oficina central.
Ambiental
Administrativa - Coordinador de Gestión
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locaciones
Ambiental
Observaciones
2.1.
2.2.
INDICA DOR(ES)
TIPO DE DESCRIPCION DEL INDICADOR
Objetivo Meta FÓRMULA
INDICADO Nombre Frecuencia de
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central, ((No. Puntos con Datos de consumo de Energía)/(No. de
Puntos con
Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, 100% Eficiencia da tos Mensual
apoyados en los consumos de los recibos de la luz. regi s tra dos
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de Pers ona l ((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
100% Eficiencia Mensual
energía. Ca pa ci ta do
104
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE EL AGUA
VERSION: XXXXX
PLANEAR
Objetivos Específicos
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de agua.
3. Medir el consumo de agua en oficina central y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
HACER - VERIFICAR
1. Registar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1. Documentar los consumos de Agua Auxiliar Ambiental
1.2. Consolidar los consumos por zonas de las tiendas Analistas de Proyectos - Coordinadores de Mantenimiento
1.3. Consolidar los Consumos agua en la planta Auxiliares Administrativos - Auxiliar Ambiental
1.4. Consolidar los Consumos agua en la oficina central Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Seguimiento - Indicadores
Indicador de Energía
Marzo 0,15
Abril
Mayo
Junio 0,1
Julio
Agosto
Septiembre 0,05
Octubre
Noviembre
Diciembre 0
Estado de
Estado de Nov - Dic
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimie Meta
2015
Cumplimiento 0,00% - nto
Meta 20% - Indicador Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
1
Cantidad en Kwh
-
Estado de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
Mayo
Junio
0,4
Julio
Agosto 0,3
Septiembre
Octubre 0,2
Noviembre
Diciembre 0,1
Estado de
Cumplimiento 0,00% -
0
Meta #¡VALOR! Nov. - Dic. Estado de
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
2015 Cumplimiento
Indicador Agua (%) 0 0,00%
1
m3
-
Estado de
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo de la Oficina Central (m3) - - - -
0,2
Junio
Julio
Agosto 0,15
Septiembre
Octubre 0,1
Noviembre
Diciembre
0,05
Estado de
Cumplimiento 0% -
Meta 30% 200 0
Estado de
Nov - Dic
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimien Meta
2015
to
Indicador Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
Consumo en la planta (m 3)
250
200
150
Título del eje
100
50
-
Estado de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo en la planta Kwh - - - 200
3.1.
3.2.
3.3.
Seguimiento - Indicadores
2. 3. Medir el consumo de agua en la oficina cental y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2.1. Implementar la ahorradores en todas las áreas de las tiendas y oficina central. Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locaciones Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
2.1.
2.2.
2 Sistema de aumento de presión y toque para apertura Auxiliar Ambiental Presupuesto de tiendas Anual Informe de Implementación
3 Buenas Practicas de limpieza y desinfección Baricultores 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
4 Mantenimiento de los filtros Proveedor externo Hihippo Presupuesto tiendas Permanente Soporte y análisis de Proveedores
5 Reporte y solución de incidentes Todos los procesos Obras Civiles, Mantenimiento Presupuesto Tiendas Permanente Reporte Desempeño Ambiental
6 Mejora en el proceso de limpieza y desinfección de naranjas Operarios Planta de Frescos y Listos 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
INDICADOR(ES)
TIPO DE DESCRIPCION DEL INDICADOR
Objetivo Meta FÓRMULA
INDICADO Nombre Frecuencia de
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las ((No. Puntos con Datos de consumo de agua)/(No. de
Puntos con
Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, 100% Eficiencia datos Mensual
apoyados en los consumos de los recibos de la agua. registrados
105
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES
106
Responsable / Documento y/o
Control Operacional Recursos Frecuencia
Sustituto información generada
Programa de Manejo de
Embalaje de Mantenimiento Menaje
Permanente Residuos Sólidos
luminarias - Baricultores Tiendas
Peligrosos
Auxiliar
Servicios
Registro y análisis
Públicos -
de datos de Tabla de consumos
Auxiliar 0 Bimestral
consumos de bimestrales de agua.
Ambiental
energía.
Auxiliar
ambiental
Uso de iluminación
Analista de Presupuesto Cada Programa de Ahorro y Uso
LED Aperturas y
Proyectos de tiendas Apertura Eficiente del Energía
Remodelaciones
Cerrar
Refrigeradores y Procedimiento de
Baricultores 0 Diario
mantener apagada alistamiento de producto.
la luz innecesarios
Todos los
Reporte y solución procesos Reporte de Accidente e
0 Permanente
de incidentes Obras Civiles incidentes.
Mantenimiento
Personal de
Apagar Oficina, Programa de Ahorro y Uso
0 Diario
computadores auxiliares y Eficiente del Energía
administradores
Auxiliar
Servicios
Registro y análisis Públicos y
Tabla de consumos
de datos de Auxiliar 0 Bimestral
bimestrales de agua.
consumos de agua. Ambiental
Auxiliar
ambiental
Sistema de
aumento de presión Auxiliar Presupuesto Informe de
Anual
y toque para Ambiental de tiendas Implementación
apertura
Buenas Prácticas de
Programa de Ahorro y Uso
limpieza y Baricultores 0 Diario
Eficiente del Agua
desinfección
Mantenimiento de Proveedor Presupuesto Soporte y análisis de
Permanente
los filtros externo Hihippo tiendas Proveedores
107
Responsable / Documento y/o
Control Operacional Recursos Frecuencia
Sustituto información generada
Todos los
Reporte y solución procesos Presupuesto Reporte Desempeño
Permanente
de incidentes Obras Civiles Tiendas Ambiental
Mantenimiento
Mejora en el
Operarios
proceso de limpieza Programa de Ahorro y Uso
Planta de 0 Diario
y desinfección de Eficiente del Agua
Frescos y Listos
naranjas
108
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES
Para este trabajo se identificaron las formas de comunicar donde se especifica ¿qué se
comunica?, ¿quién lo comunica?, ¿a quién lo comunica?, ¿por qué medio?, ¿con qué
frecuencia? y ¿qué queda de evidencia de esto o registro?; para ser más específicos, en el
anexo VIII se encuentra la matriz de comunicaciones.
109
7. CONCLUSIONES
110
Alinear la gestión ambiental de la compañía con los objetivos estratégicos
organizacionales.
Se puede observar que PROCAFECOL S.A., al ser una organización joven, tiene
compromiso gerencial para poder ejecutar este tipo de proyectos, esto se ve
evidenciado en las iniciativas consideradas para el año 2020 que son la base
del desarrollo de cualquier actividad y que deben estar enmarcadas en los
objetivos organizacionales. Por esta razón, se logró generar una política
ambiental adecuada y unos objetivos asociados a los pilares estratégicos de
gente, procesos y financieros.
Las empresas del sector de alimentos y bebidas, como PROCAFECOL S.A., que
se encuentran en varias ciudades del país tienden a tener un poco más de
voluntad en la ejecución de programas ambientales, ya que uno de sus grupos
de interés es el cliente quien es el que genera el mayor valor; público que es
cada día más consciente ambientalmente.
111
8. RECOMENDACIONES
2. Se debe incluir un plan de acción para la inclusión de los clientes dentro del
sistemas de gestión, no solo como parte interesada sino también como un
participante activo, ya que en muchos casos ellos son los que se encargan de la
ejecución de la separación y el ahorro de agua, para lo cual se debería integrar
una campaña visible de los programas, con el fin de mejorar el desempeño
ambiental.
112
6. Con el área de activos fijos debería realizar un procedimiento diferenciado, que
permita la identificación de lo que se compra y lo que se desecha, y de esta forma
evitar la disposición final inadecuada.
113
9. BIBLIOGRAFÍA
Decreto 1299. (22 de Abril de 2008). por el cual se reglamenta el departamento de gestión
ambiental de las empresas a nivel industrial y se dictan otras disposiciones. Bogota D.C., Colombia:
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
DECRETO 2981 . (20 de Diciembre de 2013). Por el cual se reglamenta la prestación del servicio
público de aseo. Bogotá D.C., Colombia: MInisterio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible.
Decreto 959 DE 2000. (2000). Por el cual se compilan los textos del Acuerdo 01 de 1998 y del
Acuerdo 12 de 2000, los cuales reglamentan la publicidad Exterior Visual en el Distrito Capital de
Bogotá. Bogotá D.C., Colombia: Alcaldia de Bogotá.
Defensoria del Pueblo. Informe Defensorial No. 38. Bogotá: Defensoria del Pueblo.
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