Silva Garcia Oscar Giovanny 2017

PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA LA
EMPRESA PROCAFECOL S.A., BASADO EN LA NORMATIVIDAD

AMBIENTAL APLICABLE Y LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 14001:2015.
OSCAR GIOVANNY SILVA GARCIA
DIRECTORA
MARTHA ISABEL MEJÍA DE ALBA
2016
Proyecto de Trabajo de Grado
Modalidad: Monografía
PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA LA EMPRESA PROCAFECOL

S.A., BASADO EN LA NORMATIVIDAD AMBIENTAL APLICABLE Y LOS REQUISITOS DE LA
NTC ISO 14001:2015.
Autor:
Oscar Giovanny Silva García

Cód.: 20081180067
Director:
Martha Isabel Mejía De Alba

Ingeniera Química
MSc. en Ingeniería Ambiental
Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental
Bogotá D.C.
“Las ideas emitidas por los autores son de exclusiva responsabilidad de los autores y no expresan
necesariamente las opiniones de la universidad”
(Artículo 117, Acuerdo 029 de 1998)
Contenido
INTRODUCCIÓN: .......................................................................................................................................... 6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................................... 8
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:....................................................................................................... 10
3. OBJETIVOS:......................................................................................................................................... 12
3.1. Objetivo General ........................................................................................................................ 12
3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 12
4. MARCOS DE REFERENCIA ................................................................................................................. 13
4.1. MARCO TEORICO CONCEPTUAL ............................................................................................... 13
4.2. MARCO INSTITUCIONAL............................................................................................................ 15
4.3. MARCO GEOGRÁFICO ................................................................................................................ 16
4.4. MARCO NORMATIVO................................................................................................................. 19
5. METODOLOGÍA .................................................................................................................................. 26
5.1. Metodología General .................................................................................................................. 26
6. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 34
6.1. FASE I: REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL ........................................................................................ 34
6.1.1. Niveles Jerárquicos y área encargada ................................................................................. 36
6.1.2. Estrategia Organizacional “Destino 2020” .......................................................................... 39
6.1.2.1. Misión: ............................................................................................................................ 39
6.1.2.2. Visión:.............................................................................................................................. 39
6.1.2.3. Valores: ........................................................................................................................... 39
6.1.2.4. Objetivos estratégicos organizacionales ......................................................................... 39
6.1.3. Área de Influencia ............................................................................................................... 41
6.1.4. Partes interesadas............................................................................................................... 45
6.1.5. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales .................................................................... 46
6.1.6. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales ..................................... 56
6.1.7. Desempeño ambiental ........................................................................................................ 57
6.1.8. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental ......................................... 64
6.1.9. Actividades para desarrollar la toma de conciencia ........................................................... 66
6.1.10. Obligaciones y compromisos ambientales.......................................................................... 67
1
6.1.11. Requisitos ambientales legales y cumplimiento ................................................................. 67
6.1.12. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones ........................... 68
6.1.13. Análisis DOFA ...................................................................................................................... 69
6.1.14. ANALISIS GAP INICIAL.......................................................................................................... 71
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES............ 74
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL ..................................................................................................... 75
6.3.1. Propuesta de Política Ambiental:........................................................................................ 75
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS ORGANIZACIONALES ........... 76
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ....................................................... 79
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL ......................................................... 80
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL .......................................................... 83
6.10. FASE III: PROGRAMAS ............................................................................................................. 101
6.10.1. Programa de Vertimientos .............................................................................................. 101
6.10.2. Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos ....................................................... 101
6.10.3. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente de la Energía ........................................ 101
6.10.4. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente del Agua ............................................... 101
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES ................................................................................. 106
6.12. FASE III: FORMACIÓN, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA. ........................................ 108
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES ............................................................................... 109
7. CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 110
8. RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 112
9. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 114
2
TABLA DE ANEXOS
ANEXO I - Consumo de Agua y Energía, Generación de Residuos Sólidos y Caracterizaciones de
Vertimientos 2015
ANEXO II - Matriz de Requisitos Legales
ANEXO III - Procedimiento de Identificación y Valoración de Requisitos Legales
ANEXO IV - Diagnóstico Inicial GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016
ANEXO V - Procedimiento de Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
ANEXO VI - Matriz impactos Juan Valdez
ANEXO VII - Matriz de Riesgos
ANEXO VIII - Matriz de Comunicaciones
ANEXO IX - Programación Ambiental Juan Valdez
ANEXO X - PRC del programa de Residuos Líquidos
ANEXO XI - PRC de Gestión de Residuos Sólidos
ANEXO XII - Perfil Coordinador Ambiental
ANEXO XIII - Perfil Analista Ambiental
ANEXO XIV - Matriz Competencia
ANEXO XV - Diagnostico Final GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016
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INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016) ...................................... 18
Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015) ............................. 19
Tabla 3. Descripción de actividades del procedimiento de identificación valoración de aspecto e
impactos ambientales................................................................................................................................ 28
Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos, actividad y quien es el responsable de realizarla
(Autor, 2015) ............................................................................................................................................... 46
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016) ........................................................... 55
Tabla 6. Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa ............ 56
Tabla 7. Caracterizaciones de aguas residuales (PROCAFECOL, 2016) ....................................................... 63
Tabla 8. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Ambiental). ....................... 69
Tabla 9. Potencialidades, limitaciones, riesgos y desafíos (Autor, 2016) ................................................ 70
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016) ............ 76
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016) ...... 76
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016) ....... 77
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016) .. 77
Tabla 14. Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental (Autor, 2016) ....................................................... 79
Tabla 15. Valoración del Nivel de Riesgo (Autor, 2016).............................................................................. 80
Tabla 16. Valoración de la exposición al riesgo (Autor, 2016) .................................................................... 81
Tabla 17. Categorización del nivel de riesgo (Autor, 2016) ........................................................................ 82
Tabla 18. Programa de Vertimientos (Autor, 2016).................................................................................. 102
Tabla 19.Programa de Manejo Integral de Residuos (Autor, 2016) ......................................................... 103
Tabla 20. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía (Autor, 2016) ................................................ 104
Tabla 21. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua (Autor, 2016...................................................... 105
Tabla 22. Controles operacionales de los programas (Autor, 2016) ........................................................ 106
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INDICE DE GRÁFICAS
Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016). ........................................................... 41
Gráfica 2 Distribución por tipo de tienda a nivel nacional (PROCAFECOL,2016)........................................ 43
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016) ............... 43
Gráfica 4. Tiendas por Zonas (PROCAFECOL, 2016) .................................................................................... 44
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015)... 57
Gráfica 6. Consumo total de agua por ciudades (Autor, 2015) ................................................................ 58
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016) ....... 58
Gráfica 8. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016) ........................................ 59
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015) .................... 59
Gráfica 10. Consumo total de energía por ciudades (Autor, 2015) .......................................................... 60
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016) . 60
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)....................................... 61
Gráfica 13. Aprovechamiento en Ton (Autor, 2016) ................................................................................. 62
Gráfica 14. Estado de avance análisis GAP (Autor, 2016) ......................................................................... 71
Gráfica 15. Estado de cumplimiento por temas (Autor, 2016) ................................................................. 74
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Participación de líneas de negocio. (Fuente PROCAFECOL, 2015) .................................... 15

Ilustración 2. Tiendas en Colombia (Fuente: PROCAFECOL, 2015) ............................................................. 16
Ilustración 3. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en el país (fuente: Google Maps, 2016) ... 17
Ilustración 4. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en Bogotá (fuente: Google Maps, 2016) ...... 17
Ilustración 5. Metodología General (Fuente: Autor, 2016) ...................................................................... 33
Ilustración 6. Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015) ....... 37
Ilustración 7. Organigrama de la dirección de sostenibilidad y comunicaciones corporativas
(PROCAFECOL S.A., 2015) .......................................................................................................................... 38
Ilustración 8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016)...................................................... 42
Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por PROCAFECOL S. A (CONTREEBUTE, 2014) .................. 45
Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015) ............................................. 49
Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015) .......................................... 50
Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015) ...................................................... 51
Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015) ........................................... 52
Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015) ............................................... 53
Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015) ...................................... 54
Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016) ......................................................................... 65
Ilustración 17. Personal Capacitado ( SOSTENIBILIDAD PROCAFECOL S.A, 2015) .................................. 66
5
INTRODUCCIÓN:
PROCAFECOL S.A. es la promotora de café excelso más importante a nivel nacional, que tiene
como fin el apoyo e impulso a los Agricultores Colombianos de Café (Caficultores) apoyados
por la Federación Nacional de Cafeteros (FNC), la organización se encarga de la distribución
de su producto por diferentes canales, portando como marca representativa las tiendas Juan
Valdez® Café, sin excluir y/o quitarle valor a su presencia en las grandes superficies e
instituciones, considerando estos referentes la compañía forma parte importante de la venta
de café Premium y gourmet. Esto con el apoyo de la FNC principales accionistas, y en busca
de generarle reconocimiento al producto colombiano dentro del país y fuera de él.
(PROCAFECOL S.A., 2010).
Esta compañía ha tenido un crecimiento de aproximadamente, un 18% en los últimos 5 años,

además de generar un interés y una preocupación cada vez más importante por la
sostenibilidad de la compañía, entendida como la unión de las dimensiones básicas de este
término, la económica, la social y la ambiental; convirtiéndose en el mayor reto para los
próximos años en el mercado. Dándole cabida al tema, han empezado a hablar de los grupos
de interés de la compañía, no solo como parte de la sociedad, si no como parte de un todo ya
que son el diario vivir de ésta, logrando así priorizar los asuntos relevantes que debe tratar la
organizació0n para lograr los objetivos propuestos para el año 2020 como lo habla el informe
de gestión del año 2014, “el procedimiento de definición de nuestros asuntos relevantes de
sostenibilidad estuvo articulado al proceso de planeación estratégica de la empresa y a un
entendimiento profundo de nuestro negocio (PROCAFECOL S.A., 2015)”.
Cabe destacar también que son pioneros en el cumplimiento de la legislación ambiental en

este tipo de establecimientos de alimentos y bebidas, debido a su presencia en todo el país,
para lo cual se han enmarcado en procesos para lograr control sobre los impactos que
produce. Una de sus participaciones más importantes se ha demostrado con la campaña
interna de separación en la fuente y aprovechamiento de residuos “el objetivo es realizar una
adecuada gestión interna y externa de los residuos sólidos generados en las tiendas, dando
cumplimiento a la legislación legal vigente y generando valor para la sociedad y el entorno”
(PROCAFECOL S.A., 2015), esto en la ejecución del Programa de Gestión Integral de Residuos
Sólidos. Otras experiencias han sido la propuesta para el ahorro y uso eficiente de los recursos
naturales, cumplimiento y registro de publicidad exterior visual, entre otras que se encuentran
en desarrollo.
6
Al realizar un pequeño recuento sobre el avance ambiental, en el marco de los
establecimientos comerciales de alimentos y bebidas, se puede observar que muy pocas
empresas que tengan este mismo tipo de negocio cuentan con un Sistema de Gestión
Ambiental (SGA)completo, considerando el avance que ha tenido este tema para el desarrollo
de las ciudades y municipios, requerimiento que a largo plazo se deberá cumplir sin excepción
para disminuir cualquier tipo de contaminación, sus impactos significativos, el peligro de la
reputación y evitar sanciones (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, 2008).
El desarrollo del proyecto tuvo un diagnóstico inicial, donde se analizaron los aspectos
ambientales relacionados al ciclo de vida del café, se valoraron los impactos ambientales
generados por la operación de las tiendas Juan Valdez Café, planta de producción y las oficinas
centrales de PROCAFECOL S.A., se identificaron sus riesgos y relacionaron las obligaciones de
cumplimiento, en busca de la gestión, priorización y seguimiento de los programas dando
cumpliendo a los objetivos ambientales propuestos y la cuantificación de los indicadores para
controlar la contaminación, esto alineado con la política de responsabilidad social, ambiental
y los objetivos del SGA producto del análisis del contexto y el liderazgo de la organización en
estos temas (PROCAFECOL S.A., 2015).
Todo dentro de los estándares que proporciona la norma internacional ISO 14001:2015 “El
propósito de esta norma internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia sistemático para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones
ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socio económicas, mediante la
especificación de requisitos para un SGA” (ISO 14001, 2015);además de esto, se realizaron los
procedimientos sintéticos que exige el área de entrenamiento basados en los controles
operacionales resultado del análisis de la caracterización de procesos de preparación de
bebidas, para el funcionamiento de los programas en las tiendas y la planta (Comunicación
interna), se actualizaron los programas que se exigen los entes de control (Comunicación
externa) y el área de calidad para el manual de saneamiento existente para las tiendas en las
diferentes ciudades del país (Programa de Manejo de Residuos Sólidos y Líquidos).
7
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
PROCAFECOL S.A. crea el Área de Sostenibilidad y Comunicaciones Corporativas, con

la necesidad de generar un valor agregado a la marca. Cabe destacar para este
proyecto que la Coordinación de Gestión Ambiental es transversal a la compañía y que
lidera todas las iniciativas ambientales, pero ¿Cuál es la importancia de formular e
implementar un SGA para PROCAFECOL S.A.?, considerando que los procedimientos
desarrollados a través de la gestión ambiental permiten realizar la evaluación de los
aspectos e impactos ambientales, que al mismo tiempo desarrollan y justifican los
programas de monitoreo ambiental permitiendo analizar los posibles riesgos, y
ayudando a generar programas de recuperación ambiental y medidas de emergencia,
enfocados al cumplimiento de las normas de índole ambiental, la protección y
preservación de los recursos naturales, ya que la empresa es distintiva para el país y,
además, es la representante de los caficultores colombianos por lo cual se hace
necesario la implementación de diferentes mecanismos. Para el desarrollo de este
propósito existen herramientas metodológicas como la Norma Internacional ISO
14001:2015que determina cómo implementar un SGA conveniente, para cada compañía
sin discriminar de qué tipo es. (Gómez, 2015).
Ya que esta compañía tiene presencia nacional es importante evitar sanciones en

cualquier lugar donde se encuentre, para lo cual debe hacerse cargo y comprometerse
a gestionarlos impactos que conlleva la preparación y comercialización de café, por lo
que tiene la necesidad de evaluar dichos impactos y generar programas que puedan
lograr el control de estos, y así poder formular medidas, registrando y realizando
seguimiento a la información, para que las partes interesadas puedan tener acceso
fácilmente, todo esto enmarcado en el direccionamiento, control y verificación de los
procedimientos, y de esta forma generar trazabilidad en las modificaciones generadas
ya sea en las tiendas o la planta de producción.
Se realizó el análisis del contexto organizacional, entendido también como área de

influencia, para formular todos los programas ambientales dentro de la compañía, en
busca de cumplir con la obligaciones y generar nuevas estrategias para lograr la
trazabilidad de los cambios realizados durante el aprendizaje con los ya ejecutados
(SGS, 2016), enmarcados en los Estándares Internacionales del Sistema de Gestión en
Control y Seguridad (BASC), certificado con el cual cuenta la compañía, con el
propósito de tener un mecanismo integral, enlazado y funcional con los proyectos
estratégicos del área.
8
En el marco nacional, se puede evidenciar el avance estratégico que ha tenido la
gestión ambiental en las empresas de este tipo, que tienen un crecimiento en las
grandes metrópolis “en el desarrollo urbano, la Implementación de prácticas de
producción y consumo sostenible en los sectores productivos, así como desarrollar
líneas de investigación que contribuyan a la sostenibilidad ambiental de las actividades
productivas, implementando programas para que los sectores productivos adopten
prácticas sostenibles” (Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial,
2008), por lo cual se deben adoptar prácticas ambientales adecuadas para las grandes
marcas o las más representativas en el mercado, mejorando su competitividad. Esta
compañía de reconocimiento internacional por su producto y representación de la
FNC, quienes ya gestionan los impactos generados en los cultivos de café a través de
la motivación a los caficultores con los reconocimientos internacionales para la venta
de este, debe considerar adoptar buenas prácticas planeadas para lograr el
cumplimiento de objetivos ambientales.
9
2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
Esta organización tiene el interés por cumplir con los estándares y procedimientos de
la norma internacional ISO 14001:2015 y requiere una persona que tenga dentro de sus
habilidades, el conocimiento técnico - ambiental (tratamiento de agua, saneamiento
ambiental, conocimiento en normatividad ambiental, capacidad de identificar
aspectos e impactos ambientales) y conceptos claros del funcionamiento de la gestión
ambiental para que pueda realizar la formulación, implementación y seguimiento
basados en la norma, además de tener claridad en los principios que requiere dicha
norma y poder controlar los cambios que se puedan dar en la implementación de los
diferentes programas, poder llevar a cabo el seguimiento, medición y control de
ajustes de los indicadores, programas y las actividades a ejecutar, para que en el
momento de presentarse una situación que se tenga identificada como un riesgo y que
pueda desviar el resultado esperado, pueda tomar acciones correctivas que lleve
siempre al cumplimiento de los objetivos.
Considerando que “El proyecto curricular de Ingeniería Ambiental de la universidad

Distrital Francisco José de Caldas tiene como misión: Colocar al alcance de todas las
clases sociales de la nación y el distrito capital, la generación, desarrollo y transmisión
del conocimiento de la dimensión y la problemática ambiental, mediante actividades
de investigación, docencia y servicios a la comunidad” (Universidad Distrital, 2010),
este trabajo apoya a la identificación de la problemática ambiental del sector
comercial, y al gestionar los impactos generados al medio ambiente se beneficia la
comunidad, además de considerar que la industria hace parte de la comunidad, por lo
tanto un Ingeniero Ambiental de la Universidad Distrital cumple con las condiciones
para desarrollar este proyecto y está dentro de su campo debido a que la universidad
cuenta con una línea de investigación de impactos ambientales que tiene su enfoque
hacía la generación, desarrollo y difusión del conocimiento de la afectación de los
sistemas naturales y sociales por actividades productivas en el caso puntual de este
proyecto a la actividad comercial relacionada con la operación de PROCAFECOL S.A.,
también por que incluye una visión analítica para el manejo ambiental sustentable de
las actividades económicas y dichas competencias son generadas a partir de
asignaturas como ordenamiento territorial rural y urbano, Evaluación ambiental 1 y 2,
Tecnologías apropiadas 1 y 2, ecología analítica, Contaminación ambiental 1 y 2,
Fisicoquímica de fluidos, Hidrogeología, Seguridad empresarial, Manejo técnico
ambiental, Salud ambiental y Formulación y evaluación de proyectos (Subcomite de
Autoevaluación y Acreditación, 2016).
10
Este trabajo se presenta en modalidad monografía según el Acuerdo 38 del 2015, el
cual modifica el Acuerdo 31 del 2014 que reglamenta el trabajo de grado para
estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y
aclara en el artículo 16 párrafo 2 que “Dentro de esta modalidad se pueden
desarrollar trabajos donde se aplican conocimientos adquiridos a través de su
proceso de formación, para solucionar problemas específicos de la comunidad,
región o país”.
11
3. OBJETIVOS:
3.1. Objetivo General
Proponer el modelo de gestión ambiental para la empresa PROCAFECOL S.A., basado en

la normatividad ambiental aplicable y los requisitos de la NTC ISO 14001:2015.
3.2. Objetivos Específicos
- Establecer el estado de la gestión ambiental en PROCAFECOL S.A.

- Alinear la gestión ambiental de la compañía con los objetivos estratégicos
organizacionales.
- Generar un modelo de gestión ambiental aplicable a la planta de producción, oficina
central y tiendas de la empresa PROCAFECOL S.A., teniendo en cuenta los requisitos
de la NTC ISO 14001:2015.
12
4. MARCOS DE REFERENCIA
4.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
La norma internacional ISO 14001:2015, tuvo su primera publicación en 1996,

concibiéndose bajo conceptos planteados en la cumbre de río en 1992, y durante
los 20 años que lleva esta norma se han realizado dos revisiones, una en el 2004 la
cual logró una primera modificación, acercándose más a lograr una integralidad
con la norma de calidad ISO 9001, con el objetivo de que, si una empresa se quería
certificar en la norma de calidad, le fuera más fácil también certificarse en la norma
ambiental. La otra revisión se realizó en el año 2014 y se evaluó y modificó en el
2015, donde logró unificar algunos numerales con el mismo fin, manteniendo un
idioma de norma y requisitos similares. Todo esto con la gran meta de ayudar a las
organizaciones de todo tipo y tamaño, a formar y poner en marcha sistemas y
procesos que apoyen el desempeño ambiental. (BSI Group, 2015)
Es importante analizar que uno de los principios que tiene esta norma
internacional, es el de reducir los impactos sobre el ambiente y además conseguir
un modelo de negocio sostenible, ya que el ahorrar recursos, gestionar los
residuos, cumplir con normas legales, etc., permite que la compañía ahorre dinero
y recursos que serán preservados para generaciones futuras, bajo una estructura
sólida que da la norma sobre el planear, hacer, verificar y actuar. (BSI Group, 2015)
El tradicionalismo de las organizaciones, hace que se genere un rechazo hacia los

nuevos cambios, motivo por el cual este tipo de actuar se debe realizar
acompañado de sensibilización, un cambio cultural suave y a través de la educación
ambiental que, en estos casos, logra desplazar esos conceptos antiguos, uno de los
ejemplos claros es el de la implementación en Alpina donde se genera un SGA
basado en la ISO 14001:2015, donde una de sus bases conceptuales es la evaluación
de la requisitos como necesidad o expectativa que la organización debe o decide
cumplir y su dinamismo con el sistema y, debido a esto, el diseño del sistema debe
contener este mismo formato con el objetivo que no se vuelva obsoleto en poco
tiempo. (Acosta, 2008)
Sin salirse del tema principal, se debe priorizar un buen sistema de documentación
interna para lograr tener la información en el momento que se requiera fácil y
rápidamente, volviéndola no solo de una área abierta sino transversal a toda la
compañía, la importancia que tiene el tema lo dice el documento sobre la norma
que dice “La documentación tiene que ser la suficiente para poder describir todos
13
los elementos básicos del sistema y la relación que guarden unos con otros, además
de prestar orientación sobre los documentos de referencia.”. (BSI Group, 2015)
Para lo anterior, la compañía cuenta con un Departamento de Gestión Ambiental

que se encuentra reportado ante los diferentes entes regulatorios ambientales,
esto con el fin de darle cumplimiento al artículo 2.2.8.11.1.1 del Decreto 1076 del 26
de mayo de 2015 e implementar acciones encaminadas a dirigir la gestión ambiental
de las empresas; velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental; prevenir,
minimizar y controlar la generación de cargas contaminantes; promover prácticas
de producción más limpia y el uso racional de los recursos naturales; aumentar la
eficiencia energética y el uso de combustible más limpios; implementar opciones
para la reducción de emisiones de gases de efectos invernadero; y proteger y
conservar los ecosistemas (Decreto 1299, 2008), por esta razón el área se
encargará de liderar y mantener actualizado el SGA será el producto para este
proyecto y que servirá como una herramienta para demostrar liderazgo en temas
ambientales, a través del análisis de la organización para desarrollar e implementar
su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales (ISO 14001, 2015) para
lo cual la norma ISO 14001:2015 considera los resultados de desempeño ambiental
que deben ser medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos
ambientales (ISO 14001, 2015).
14
4.2. MARCO INSTITUCIONAL
PROCAFECOL S.A. nace en 2002 con el objetivo de generar negocios de valor

agregado para los cafeteros y su marca Juan Valdez y cuenta con cuatro líneas de
negocio: Tiendas especializadas, Grandes Superficies, Canal Institucional y el portal
e-commerce (Ilustración 1. Participación de líneas de negocio.).
Su relación con los cafeteros colombianos es por varias vías: la primera es el

reconocimiento a la calidad de su café mediante el pago de una prima por calidad;
la segunda, hace parte de la estrategia de posicionamiento del café de Colombia
en el mundo; y la tercera a través del compromiso permanente de generar valor al
Fondo Nacional del Café (FoNC) para la generación de bienes públicos y los
proyectos de Sostenibilidad en Acción de la FNC.
Ilustración 1. Participación de líneas de negocio. (Fuente PROCAFECOL, 2015)
15
4.3. MARCO GEOGRÁFICO
El proyecto se realizó para las 237 tiendas Juan Valdez Café en el país como se puede
observar en la Ilustración 2, ubicadas en diferentes lugares del territorio nacional como
se puede ver en la Ilustración 3. En este momento, la organización hace presencia en 27
ciudades, cada región con características diferentes, aunque la mayor parte tienen
presencia en Bogotá (Ver Ilustración 4) donde existen 97; también para la Oficina Central
que se encuentra en el edificio de la FNC torre A piso 2,3 y 5 desde donde se dirige la
operacional nacional e internacional; y la planta de producción que se encuentra en la
ciudad de Bogotá como uno de los proyectos que tiene la organización para el
ensamble de jugos, sándwiches entre otros productos que generen valor a la
comercialización de café, ésta se encuentra ubicada en el Barrio 7 de Agosto, Localidad
de Barrios Unidos de la Ciudad de Bogotá. El modelo de gestión ambiental se debe
adaptar a las necesidades de cada lugar de operación dentro y fuera de Colombia (Ver:
Tabla 1), ya que muchos requieren traslapar el modelo, como consecuencia de las
características auténticas y diferenciadas del negocio.
Ilustración 2. Tiendas en Colombia (Fuente: PROCAFECOL, 2015)
16
Ilustración 3. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en el país (fuente: Google Maps, 2016)
Tienda Juan Valdez Café
Ilustración 4. Mapa ubicación de tiendas Juan Valdez Café en Bogotá (fuente: Google Maps, 2016)
17
Tabla 1. Tiendas en el exterior (Fuente Directorio Tiendas PROCAFECOL, 2016)
Número de Tiendas a Nivel

Internacional 117
Aruba 1
Bareín 1
Bolivia 4
Chile 27
Costa Rica 3
Ecuador 30
El Salvador 5
Curazao 1
España 5
Kuwait 1
Malasia 2
México 9
Panamá 4
Paraguay 2
Perú 13
USA 9
18
4.4. MARCO NORMATIVO
En la Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015) se

relaciona la normatividad vigente separada por normas independientes, aplicables
a la Organización, también incluye la que impacta directamente a los aspectos
ambientales y que aumentará la significancia de cada uno, debido a que con esta
información se realizará la priorización de aquellos que no se hallan gestionado
antes y que con los requerimientos legales en Colombia deben gestionarse con
mayor prioridad todo esto aplicado para PROCAFECOL S.A., pero cabe aclarar que
a partir del año 2015 se consolidó en una sola norma, el Decreto 1076 del 2015 el
cual no contiene ninguna disposición nueva, ni modifica las existentes. También se
hace énfasis en que se utilizará voluntariamente la metodología descrita en la
norma internacional ISO 14001:2015 como herramienta para el desarrollo.
Tabla 2. Tabla de legislación ambiental aplicable al proyecto (Fuente: Autor, 2015)
No. De
Tipo De Entidad Que La
Tema Norma Descripción
Norma Genero
Y Año
Sectorización
de Ambiente
y Desarrollo
Ministerio de Por medio del cual se expide el

Sostenible
1076
Ambiente y Decreto Único Reglamentario del
Decreto del
Desarrollo Sector Ambiente y Desarrollo
2015
Sostenible Sostenible
No. De
Norma Genero
Y Año
Por la cual se establece el
Agua
373 del Congreso De La Programa para el Uso Eficiente y

Ley
1997 República. Ahorro del Agua Planes
Municipales y Regionales.
Por el cual se reglamenta
Agua y Vertimientos
parcialmente el Título I de la Ley

Ministerio De
9ª de 1979, así como el Capítulo II
3930 Ambiente,
del Título VI -Parte III- Libro II del
Decreto DE Vivienda Y
Decreto-ley 2811 de 1974 en
2010 Desarrollo
cuanto a usos del Agua y
Territorial
Residuos Líquidos y se dictan
otras disposiciones.
19
No. De
Norma Genero
Y Año
Ministerio De
Agua 4728 Ambiente, Por el cual se modifica
Decreto DE Vivienda Y parcialmente el Decreto 3930 de
2010 Desarrollo 2010.
Territorial
Por el cual se reglamenta el
artículo 15 de la Ley 373 de 1997
Agua
3102 DE Ministerio Del

Decreto en relación con la Instalación De
1997 Medio Ambiente
Equipos, Sistemas E Implementos
De Bajo Consumo De Agua.
Agua
2811 DE El Presidente De La Por el cual se dicta el Código

Decreto
1974 República Nacional de Recursos Naturales.
Por la cual se reglamenta la

140 Congreso De La
Aire
Ley Publicidad Exterior Visual en el

del1994 República.
territorio nacional.
La Ley adopta Protocolo de

Montreal para Colombia;
enmiendas al protocolo: Ley 29
de 1992:
- Ley 306 de 1996
- Ley 618 de 2000
- Ley 960 de 2005
164 del Congreso De La
Aire
Ley - Relación con el Convenio de

1994 República.
Viena, Ley 30 de 1990
(establecimiento de sustancias
que pueden afectar la capa de
ozono).
- Decreto 934/08 (Enmienda
Protocolo Montreal).
20
No. De
Norma Genero
Y Año
Por El Cual Se Reglamentan,

Parcialmente, La Ley 23 De 1973,
Los Artículos 33, 73, 74, 75 Y 76
Del Decreto - Ley 2811 De 1974;
948 DE Ministerio Del Los Artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48
Aire
Decreto
1995 Medio Ambiente Y 49 De La Ley 9 De 1979; Y La
Ley 99 De 1993, En Relación Con
La Prevención Y Control De La
Contaminación Atmosférica Y La
Protección De La Calidad Del Aire.
Mediante la cual se fomenta el

uso racional y eficiente de la
Energía
697 del Congreso De La energía, se promueve la

Ley
2001 República. utilización de energías
alternativas y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se dictan medidas
3450
Energía
La Alcaldía De tendientes al uso racional y

Decreto DE
Bucaramanga eficiente de la energía eléctrica.
2008
Ministerio De
Por el Cual se reglamenta la Ley
3683 Ambiente,
Energía
697/01 y se crea una Comisión

Decreto DE Vivienda Y
Intersectorial (Uso Racional de
2003 Desarrollo
Energía).
Territorial
180919 Por el cual se adopta el Plan para
Energía
Ministerio De
Resolución DE desarrollar el Programa de Uso
Minas Y Energía
2010 Eficiente y Ahorro de Energía.
Ministerio De Por la cual se establecen los
Ambiente, Sistemas De Recolección
Energía
1511 DE
Resolución Vivienda Y Selectiva Y Gestión Ambiental De
2010
Desarrollo Residuos De Bombillas y se
Territorial adoptan otras disposiciones.
21
No. De
Norma Genero
Y Año
Por medio de la cual se regula el
Cargue, Descargue, Transporte,
Almacenamiento Y Disposición
Escombros
Final De Escombros, Materiales,

541 DE Ministerio De
Resolución Elementos, Concretos Y
1994 Medio Ambiente
Agregados Sueltos, De
Construcción, De Demolición Y
Capa Orgánica, Suelo Y Subsuelo
De Excavación.
Ambientales
Por la cual se establecen

Factores
2400 Ministerio Del

condiciones de vivienda, higiene
Resolución DE Trabajo Y
y seguridad en los
1979 Seguridad Social
establecimientos de trabajo.
Por el cual se reglamenta la Ley

1377 de 2010, sobre registro de
cultivos forestales y sistemas
Silvicultura
agroforestales con fines

2803 Ministerio De
comerciales, de plantaciones
Decreto DE Desarrollo
protectoras - productoras la
2010 Económico
movilización de productos
forestales de transformación
primaria y se dictan otras
disposiciones.
Aprovechamiento
Forestal.
El Presidente De La Por medio del cual se establece el

1791 DE
Decreto República De régimen de aprovechamiento
1996
Colombia forestal.
Por el cual se reglamenta el

General
1299 Ministerio De Departamento de gestión

Decreto DE Ambiente, ambiental de las empresas a nivel
2008 Vivienda Y industrial y se distan otras
disposiciones.
22
No. De
Norma Genero
Y Año
Por el cual se instituye el
Educación Ambiental Proyecto de Educación Ambiental
para todos los niveles de
educación formal, se fijan
criterios para la promoción de la
1743 Ministerio Del
Decreto educación ambiental no formal e
DE1994 Medio Ambiente
informal y se establecen los
mecanismos de coordinación
entre el Ministerio de Educación
nacional y el Ministerio del Medio
Ambiente.
Ministerio De
Por la cual se reglamenta el
General
Ambiente,
415 DE Registro Único de Infractores
Resolución Vivienda Y
2010 Ambientales –RUIA- y se toman
Desarrollo
otras determinaciones.
Territorial
Pos Consumo
Ministerio De Establece los Programas de

Ambiente, Recolección Selectiva y Gestión
1297 DE
Resolución Vivienda Y Ambiental de Pilas y/o
2010
Desarrollo Acumuladores y se adoptan otras
Territorial disposiciones.
Pos Consumo
Ministerio De Establece los Programas de

Ambiente, Recolección Selectiva y Gestión
1512 DE
Resolución Vivienda Y Ambiental de Computadores y/o
2010
Desarrollo Periféricos y se adoptan otras
Territorial disposiciones.
23
No. De
Norma Genero
Y Año
Ministerio De Por la cual se establecen los
Consumo 1511 DE
Ambiente, Sistemas de Recolección
Pos
Resolución Vivienda Y Selectiva y Gestión Ambiental de
2010
Desarrollo Residuos de Bombillas y se
Territorial adoptan otras disposiciones.
Ministerio De
Establece los Programas de
Consumo
Ambiente,
1457 DE Recolección Selectiva y Gestión
Pos
Resolución Vivienda Y
2010 Ambiental de Llantas Usadas y se
Desarrollo
adoptan otras disposiciones.
Territorial
Por medio de la cual se instaura
en el territorio nacional la
Residuos
1259 aplicación del comparendo

Congreso De La
Ley del ambiental a los infractores de las
República.
2008 normas de aseo, limpieza y
recolección de escombros; y se
dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta
Residuos
El Presidente De La parcialmente la prevención y

4741 DE
Decreto República De manejo de los residuos o
2005
Colombia desechos peligrosos generados
en el marco de la gestión integral.
Residuos
El Presidente De La Por el cual se reglamenta la

2981
Decreto República De prestación del servicio público de
DE 2013
Colombia, aseo.
Por la cual se dictan normas

Peligrosos
Residuos
prohibitivas en materia
1252 DE Congreso De La
Ley ambiental, referentes a los
2008 República
residuos y desechos peligrosos y
se dictan otras disposiciones
24
No. De
Norma Genero
Y Año
por medio de la cual se
Residuos Sólidos establecen los lineamientos para
1672 la adopción de una política
Congreso De La
Ley del pública de gestión integral de
República
2013 residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos (RAEE) generados
en todo el territorio nacional
Ministerio De
Ambiente, Por la cual se establece la norma
Ruido
627 DE
Resolución Vivienda Y nacional de emisión de ruido y
2006
Desarrollo ruido ambiental.
Territorial
Ambientales
Por la cual se establece el

Sanciones
1333
Congreso De La procedimiento sancionatorio
Ley del
República ambiental y se dictan otras
2009
disposiciones.
Saneamiento Ambiental
9 DE Congreso De La Por la cual se dictan Medidas

Ley
1979 República. Sanitarias.
Por el cual se establecen

parámetros y los valores límites
Vertimientos
Ministerio De
máximos permisibles en los
0631 de Ambiente Y
Resolución vertimientos puntuales a cuerpos
2015 Desarrollo
de aguas superficiales y a los
Sostenible
sistemas de alcantarillado público
y se dictan otras disposiciones
25
5. METODOLOGÍA
5.1. Metodología General
Para realizar este proyecto se establecieron tres (3) fases cada una dándole respuesta a
los objetivos planteados, con el fin de llevar a cabalidad todo lo propuesto.
FASE I. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE LA GESTIÓN AMBIENTAL EN PROCAFECOL S.A.
Utilizando la información suministrada por la organización se realizó un análisis del

contexto organizacional, ligado al que ejecutó la empresa para hallar las necesidades de
los grupos de interés; después se realizó la valoración de Aspectos e Impactos
Ambientales a través de la metodología CONESA modificada, que justificada con la matriz
de obligaciones de cumplimiento propias de la organización y las que la legislación vigente
considere, esto dio como resultado el cumplimiento que tiene cada lugar en el que se
encuentra establecida la marca, se identificaron los requisitos que exige la norma a través
de una lista de chequeo la cual permite la valoración del cumplimiento de requisitos y, por
último, se utilizó la Guía Técnica Colombiana 93 de 2007 para elaborar la Revisión
Ambiental Inicial.
 Explicación de la metodología para la Identificación de Aspectos e Impactos

Ambientales.
En la Actualidad existe gran variedad de métodos para la evaluación de impactos

ambientales entre las cuales están las matrices que son técnicas bidimensionales
que relacionan acciones con factores ambientales: En este caso, para la evaluación
de los aspectos e impactos ambientales se utilizó la metodología de Vicente
Conesa Fernández quien formuló una matriz de causa-efecto que analiza diez
parámetros y a su vez dentro de los mismos establece una serie de atributos que,
al plasmarlos en la ecuación propuesta por el autor arrojan un resultado numérico,
que corresponden a la importancia del impacto; posteriormente, establece un
rango de 0-100 y a los cuatro rangos propuestos le asigna la clase de efecto que
hace referencia a si es compatible, moderado, critico o severo y, a su vez, establece
un color para cada uno (Prada, 2010), se realizaron algunas modificaciones que se
verán más adelante (Alba, 2014)
26
PARÁMETROS EVALUADOS POR LA METODOLOGÍA PROPUESTA POR VICENTE
CONESA FERNÁNDEZ
Naturaleza. Se refiere a si el orden del impacto generado es de carácter positivo o

negativo.
Extensión (EX). Se refiere al área de influencia del impacto en relación con el

entorno del proyecto.
Intensidad (I): Representa la incidencia de la acción causal sobre el factor

impactado en el área en la que se produce el efecto.
Momento (MO). El plazo de manifestación del impacto se refiere al tiempo que

transcurre entre la aparición de la acción y el comienzo del efecto sobre el medio
considerado.
Persistencia (PE). Se refiere al tiempo que, supuestamente, permanecería el efecto

desde su aparición y, a partir del cual el factor afectado retornaría a las condiciones
iníciales previas a la acción por medios naturales, o mediante la introducción de
medios naturales, o mediante la introducción de medidas correctivas.
Reversibilidad (RV). Se refiriere a la posibilidad de construcción del factor afectado

por el proyecto, es decir, la posibilidad de retornar a las condiciones iníciales
previas a la acción, por medios naturales, una vez aquella deja de actuar sobre el
medio.
Recuperabilidad (MC). Se refiriere a la posibilidad de reconstrucción, total o

parcial, del factor afectado como consecuencia del proyecto, es decir, la
posibilidad de retornar a las condiciones iníciales previas a la actuación, por medio
de la intervención humana (introducción de medidas correctivas).
Sinergia (SI). Este atributo contempla el reforzamiento de dos o más efectos

simples. El componente total de la manifestación de los efectos simples,
provocados por acciones que actúan simultáneamente, es superior a la que cabría
de esperar de la manifestación de efectos cuando las acciones que las provocan
actúan de manera independiente no simultánea.
Acumulación (AC). Este atributo da idea del incremento progresivo de la

manifestación del efecto, cuando persiste de forma continuada o reiterada la
acción que lo genera.
27
 Explicación de la metodología modificada:
Para el caso de PROCAFECOL S.A se ha documentado este procedimiento, en el

Anexo V se puede observar el documento completo, se mostrará en ¡Error! No se
ncuentra el origen de la referencia.:
Tabla 3. Descripción de actividades del procedimiento de identificación valoración de aspecto e impactos

ambientales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
1. Identificar los procesos en la operación de las
tiendas y la planta de frescos y listos, igual que los
proveedores que pueden afectar el medio
Identificación de ambiente.
procesos, 2. Clasificar los subprocesos que se puedan identificar Diagrama de
subprocesos y
en las diferentes etapas de funcionamiento de las flujo de Analista
1 actividades que
tiendas. procesos Ambiental
generan
aspectos 3. Identificar las actividades que se hacen y cuáles son (Entrada y
salidas)
ambientales. las entradas y salidas para evaluar cuál de estas
pueda interactuar con el medio ambiente (Aspecto
Ambiental).
1. Analizar que componente del medio ambiente se

Identificación de ve afectado por el aspecto ambiental.
2. Cualificar como afecta al medio ambiente, ya sea Aspectos e
aspectos e Coordinador
Impactos
impactos positiva o negativamente. Gestión
producidos
2 ambientales 3. Identificar si es producido por personas que Ambiental/Anali
por
generados en la trabajen en nombre de la organización sin sta de gestión
PROCAFECO
operación de pertenecer a ella (externo) o por personal que ambiental
L S.A.
tiendas.
trabaje para ella (Interno).
1. Criterio Legal; Para este se tomará en cuenta la

existencia de normatividad nacional y alguna que la
empresa quiera suscribir, se valoran:
a. EXISTENCIA: Existe Legislación para Controlar
el Impacto
Existe y Aplica 10 Coordinador
Valoración de Significancia
Existe y no Aplica 5 Gestión
aspectos e del aspecto
3 Ambiental/Anali
impactos Inexistente 0 e impacto
sta de gestión
ambientales. b. CUMPLIMIENTO: Acciones de la Empresa para ambiental
ambiental
Cumplir la Legislación, aplicable al Impacto
No hay Cumplimiento (No Hay Plan de Acción)
10
No hay Cumplimiento (Si Hay Plan de Acción)
7,5
28
Hay cumplimiento (Sin Documentar) 5
Hay cumplimiento (Documentado) 2,5
c. CALIFICACIÓN: El 50% equivale a la existencia y
el otro 50% al cumplimiento de esta forma el
valor da la importancia y con qué prioridad se
debe trabajar en el impacto generado.
2. Criterio Ambiental; Son criterios que me permiten
medir el impacto generado en condiciones
naturales en interacción con el medio ambiente, se
valoran:
a. NATURALEZA: Califica si el impacto es Positivo

o Negativo.
b. PROBABILIDAD: Es la probabilidad con la que
puede ocurrir el impacto en el tiempo.
Semanal 10.0
Mensual 7.5
Semestral 5.0
Anual 2.5
c. DURACIÓN: Cuanto puede durar el efecto

causado por el impacto, independiente de la
acción de mitigación.
Permanente (>10 años) 10.0
Larga (7 a 10 años) 8.0
Media (4 a 7 años) 6.0
Corta (1 a 4 años) 4.0
Muy corta (<1 años) 2.0
d. DESARROLLO: Tiempo que demora el impacto

alcanzar su mayor perturbación.
Muy Rápido (< 1mes) 2.0
Rápido (1 a 6 meses) 4.0
Medio (7 a 12 meses) 6.0
Lento (13 a 24 meses) 8.0
Muy Lento (> 25 meses) 10.0
e. MAGNITUD: Alteración que causa el impacto al

Componente partiendo de su Estado Inicial
Muy Alta 10.0
Alta 8.0
Media 6.0
Baja 4.0
29
Muy Baja 2.0
f. ALCANCE: Zona Geográfica Afectada por el

impacto
Global 10.0
Nacional 8.0
Regional 6.0
Local 4.0
Puntual 2.0
g. REVERSIBILIDAD: Capacidad de Recuperarse el

Componente después del impacto.
Irreversible 10.0
Reversible 5.0
h. CALIFICACIÓN: La probabilidad de ocurrencia

equivale al promedio de desarrollo, duración,
magnitud, alcance y reversibilidad,
multiplicado por el valor de probabilidad
dividida en 10 el cual da el valor de importancia
ya que un impacto que no ocurra
probablemente no será tan importante como
uno que ocurra con frecuencia.
3. Significancia: Se califica el nivel de importancia que

debe tener el aspecto y el impacto para ser tratado
por la organización, para lo cual el resultado se da:
a. PUNTAJE: Equivale a 30% la calificación legal y
70% la calificación ambiental el valor va de 0 –
10
b. CLASIFICACIÓN: Se clasifica con el valor del

puntaje.
Alta significancia 7 – 10
Media significancia 3.5 - 6.9
Baja significancia < 3.5
1. EXISTENCIA DE MEDIDAS O CONTROLES: Son las

acciones que se hayan generado por la
organización para controlar el impacto.
Medidas y Controles Coordinador de
4 controles Operacional Gestión
a. Inexistentes: No existe y se deben generar.
operacionales es Ambiental
b. Inefectivos: Existe, pero no funcionan
eficazmente.
30
c. Existentes no Documentados: Existe, pero no

se han desarrollado por escrito para evaluar su
eficiencia.
d. Existentes Documentados: Existen y hay

registros para evaluar.
2. MEDIDA O CONTROL REQUERIDO: Se especifica el

tipo de acción a tomar las cuales pueden ser:
a. Prevención: Este tipo de acción tiene como fin

evitar que suceda el impacto.
b. Mitigación: Este tipo de acción tiene como fin

disminuir la afectación que pueda tener el
impacto.
c. Corrección: Este tipo de acción tiene como fin

cambiar y/o anular los efectos del impacto.
d. Compensación: Este tipo de acción se realiza

cuando no se puede ninguna de las anteriores
para lo cual se busca una forma de redimir el
daño que se hizo al medio.
3. MEDIDA O CONTROL A IMPLEMENTAR: Es la

actividad de control que se debe dar como
consecuencia de su influencia en los riesgos
identificados, y de esta forma planificar tales
actividades para que se desarrollen bajo
condiciones especificadas.
31
FASE II. ALINEACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL DE LA COMPAÑÍA CON SUS OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
Con los resultados de lo anterior, se diseñó una propuesta de política ambiental con la cual
se pretende que la organización adquiera compromisos de liderazgo ambiental, luego de
un análisis y la identificación de riesgos relacionados con la gestión ambiental y la
autoevaluación que se generó para la organización en su contexto, anclados a los
objetivos organizacionales que proponen al año 2020, se compararon los objetivos
ambientales (PROCAFECOL S.A., 2015).
FASE III. GENERACIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN AMBIENTAL APLICABLE A LA PLANTA

DE PRODUCCIÓN, OFICINA CENTRAL Y TIENDAS DE LA EMPRESA PROCAFECOL S.A.,
TENIENDO EN CUENTA LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 14001:2015
Se crearon los programas que dieran respuesta a los aspectos más significativos para
controlar los impactos ambientales que se puedan generar, se caracterizaron los cargos y,
con esta información, se complementaron los requisitos que requieren en cuanto a
educación, formación o experiencia, se identificó que se solicita documentar, crear y
valorar con el propósito principal de mantener un documento de consulta para la
compañía, cabe aclarar que la compañía no tiene la intención de certificarse, pero el
producto del proyecto está basado en la Norma Internacional ISO 14001 versión 2015, de
los programas se sacaron los principales controles operacionales con lo cual se realizaron
los respectivos procedimientos.
En la Ilustración 5 se observa el flujograma que se siguió para alcanzar y lograr los

resultados esperados al finalizar el trabajo, enmarcados en cómo debe funcionar el SGA y
el avance que se debe plantear para continuar con la mejora continua del mismo.
32
Ilustración 5. Metodología General (Fuente: Autor, 2016)
33
6. RESULTADOS
6.1. FASE I: REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL
6.1.1. Descripción del Modelo
PROCAFECOL S.A., nació en 2002 como una estrategia para enfrentar los desafíos
del sector cafetero en un contexto cambiante a escala mundial y para participar
en la cadena de distribución y comercialización de productos de valor agregado,
que antes era liderada por terceros.
Juan Valdez® Café creó la categoría de café premium en Colombia y ha sido su

principal motor. Más importante aún, las tiendas son una vitrina del café de la más
alta calidad producido en el país para colombianos y extranjeros, generando
demanda por cafés especiales colombianos de todas las regiones (PROCAFECOL,
2007).
La propuesta de modelo que se realizó para PROCAFECOL S.A., en este

documento está diseñada con las metodologías y estándares de:
● La norma internacional ISO 14001: 2015.
● La GTC 93 del 2007 para la construcción de la RAI y el Análisis GAP de

brechas
● El análisis de materialidad que contempla en reporte GRI para los grupos

de interés.
● El análisis de riesgos y oportunidades.
Articulado con las actividades que se están llevando a cabo con el sistema de
seguridad BASC, en donde ya se encontraron avances importantes en la
documentación de procesos e indicadores, se realizó la implementación del SGA
para mejorar el desempeño de la compañía en este tema, buscando contribuir a
los tres pilares de la sostenibilidad enmarcados en la estrategia y donde se
contemplaron los procesos de la cadena de abastecimiento y los avances previos
con los que contaba.
34
Los diferentes ejes de operación se tuvieron en cuenta para generar el modelo,
lo cual se dará a conocer más adelante, por cada uno de los espacios donde se
desarrolló:
Tiendas Juan Valdez®:
El modelo fue diseñado bajo estándares que puedan ser replicables en todas las
tiendas, ya que a pesar de que el formato de la tienda varía, la significancia del
aspecto siempre será igual. La implementación de los programas cuentan con
procedimientos para que las personas que operan comprendan de forma
concreta cómo impacta su labor diaria el desempeño ambiental de la
organización; como por ejemplo la medición y separación en la fuente de residuos
sólidos, el manejo de aguas residuales con buenas prácticas y eficiencia en los
procesos que permitieran la reducción de consumo de energía y agua.
Planta de Producción.
Aunque la planta cuenta con procesos muy similares a los de las tiendas varían en
los insumos para producción y en la documentación que es más amplia y está
relacionada con los requisitos para la solicitud del registro INVIMA. Los aspectos
son muy similares a los identificados en el anterior eje, donde el programa más
importante es la generación de residuos sólidos, que dentro de su estrategia
permite involucrar el programa de separación en la fuente y recolección selectiva.
Oficina Central
Para la oficina central se contemplan procesos administrativos en general que se

asocia con consumo de recursos naturales como papel, agua y energía. Las
estrategias van dirigidas hacia la reducción en la fuente mediante la generación
de conciencia y actividades de capacitación.
35
6.1.2. Niveles Jerárquicos y área encargada
PROCAFECOL S.A. tiene una distribución jerárquica que cuenta con un presidente
a la cabeza que rinde cuentas a los accionistas de la organización, que en gran
parte es la FNC, bajo este cargo se encuentra el Comité Directivo, que lo
componen las vicepresidencias (Recursos Humanos, Financiera, Logística,
Comercial, Internacional), dos direcciones (Mercadeo y Sostenibilidad) y una
gerencia (Control Interno) esto se puede ver más claro en la Ilustración 6.
Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015).
Algunas direcciones le reportan a las Vicepresidencias, estas tienen Gerencias que
le comunican información y cuentan, a su vez, con Coordinaciones que se
encargan de liderar áreas más específicas, las personas que apoyan las
Coordinaciones son Analistas, Asistentes, Auxiliares y Practicantes.
En general, es un sistema jerárquico y se cumple en gran parte de la organización,

pero existe una dirección la cual por el ser de su proceso cambia, esta es la de
Operaciones la cual incluye las tiendas y planta, donde su nivel jerárquico empieza
con la Vicepresidencia Comercial, y es muy similar a la que ya se describió, pero
cuando llegan a los gerentes cambia porque después siguen los supervisores que
tienen a cargo una cantidad de tiendas. En las tiendas y planta la distribución de
responsabilidades es diferente en donde existe un Administrador o Auxiliar
Administrativo Encargado quien responde por el funcionamiento día a día, luego
en algunos casos el siguiente al mando son los auxiliares administrativos que
apoyan esta misma labor, pero no responde ante las directivas por el
funcionamiento; operando está el personal de tiendas que son Técnicos de Café
o Baricultores que se encargan de la preparación del producto. En algunas tiendas
también existe una persona que tiene amplio conocimiento en temas de café que
son los Baristas, pero cumplen la misma función en preparación; en algunas
también hay personal de seguridad (logísticos) que permanecen en la zona
exterior y personal de impulso (anfitrionas) que se encargan de vender productos
diferentes a los de preparación (Ropa, Mugs, etc.).
36
Ilustración 6. Organigrama del comité directivo de PROCAFECOL S.A (PROCAFECOL S.A., 2015)
A cargo del proyecto está la Coordinación de Gestión Ambiental, que se encuentra dentro de la Dirección de Sostenibilidad
y Comunicaciones Corporativas reportando directamente a la presidencia de la organización (Ilustración 7. Organigrama de la
dirección de sostenibilidad y comunicaciones ), por lo cual será la líder del SGA; existe una Coordinación de Calidad
independiente, la cual tiene como fin evaluar los procesos que lleven a contribuir a la satisfacción del cliente y la cual hasta
el año 2013 administraba los programas ambientales.
37
El proyecto tuvo como alcance las oficinas centrales, planta de frescos y listos, taller de
mantenimiento y las tiendas Juan Valdez® Café ubicadas dentro del territorio
colombiano; este proyecto podrá ser replicable en los demás países donde haga
presencia la organización, dándole cumpliendo a los objetivos estratégicos para el año
2020 que plantean tener un modelo sólido de sostenibilidad entrelazado con la
estrategia (PROCAFECOL S.A., 2015).
Ilustración 7. Organigrama de la dirección de sostenibilidad y comunicaciones corporativas (PROCAFECOL S.A., 2015)
38
6.1.3. Estrategia Organizacional “Destino 2020”
En este espacio se dará una breve explicación de la estrategia organizacional, con la
cual la organización quiere alcanzar mejores resultados al año 2020:
6.1.3.1. Misión:
Cautivar el mundo con los cafés Premium de Colombia, generándoles valor a los
caficultores colombianos (PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.2. Visión:
Ser la marca colombiana más reconocida y admirada en el mundo, ofreciendo una
experiencia auténtica y superior alrededor del café Premium de Colombia
6.1.3.3. Valores:
Emprendimiento: Exploramos, gestionamos y aprendemos motivados por
nuestra propia iniciativa (PROCAFECOL S.A., 2015).
Colaboración: Generamos ideas y compartimos puntos de vista para lograr

resultados en equipo (PROCAFECOL S.A., 2015).
Integridad: Actuamos de manera honesta, sincera y transparente (PROCAFECOL

S.A., 2015).
Respeto: Reconocemos, apreciamos y valoramos a las personas, ideas y las

diferencias (PROCAFECOL S.A., 2015).
6.1.3.4. Objetivos estratégicos organizacionales
Para cumplir con lo anterior y basado en los valores se plantearon 16 objetivos

direccionados en los cuatro ejes estratégicos más importantes (PROCAFECOL
S.A., 2015):
La gente:
 Ser una compañía atractiva para trabajar, con plataformas de desarrollo y

crecimiento profesional
 Lograr que los colaboradores adopten como propios los objetivos
estratégicos
 Consolidar los valores que fortalezcan la cultura organizacional
39
Los Procesos:
 Implementar un modelo de desarrollo sostenible para la compañía

 Gestionar un proceso comunicación y relación integral con los grupos de
interés
 Estructurar e implementar un sistema de información y gestión global de
la operación
 Desarrollar un proceso de innovación con alcance global
 Fortalecer y optimizar los procesos y la estructura organizacional
 Desarrollar una cadena de abastecimiento global
 Gestionar un adecuado manejo del riesgo operacional
Los Clientes
 Generar una experiencia autentica con base en nuestros 3 pilares

 Fortalecer la conexión y lealtad de marca con nuestros consumidores
 Lograr nuevas fuentes de ingreso fortaleciendo las bebidas y alimentos
hacia nuevas ocasiones y motivaciones de consumo
 Ampliar la experiencia autentica a otros canales: hogar, canal institucional
y comercio electrónico
Financiero
 Implementar oportunidades de negocio que contribuyen al cumplimiento

de la MEGA
 Desarrollar modelos de negocio que generen eficiencias operativas y
financieras maximizando nuestra productividad
40
6.1.4. Área de Influencia
Las características para definir las áreas de influencia para PROCAFECOL S.A., son el
clima, geografía, población y ubicación del establecimiento. Considerando que para
instaurar una tienda Juan Valdez® Café en cualquier ciudad o municipio de Colombia se
debe contar con los servicios de saneamiento básico, ya que el negocio de la
organización es vender alimentos y bebidas al público y según Decreto 3075 de 1997 se
debe contar con estos servicios para poder entrar en operación, es una de las razones
por la cual nos encontramos en las principales ciudades de Colombia como se puede ver
en la Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016).
7% Bogotá y Alredeores
7%
Zona Norte
12%
49% Zona Centro
Medellín y Alrededores
14%
Cali y Alrededores
11% Cartagena
Gráfica 1. Porcentaje de tiendas por zona (PROCAFECOL, 2016).
Las ciudades en donde se ubican las Tiendas se encuentran delimitadas en la Ilustración

8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016), se considera la zona por el clima
y esta distribución es la misma que utiliza las áreas de calidad y operaciones para evaluar
el estado o asignar las zonas de supervisión su principal motivo es hacer más simple el
ejecutar los diferentes proyectos, a continuación, las nombraremos:
1. La zona de Bogotá y alrededores incluye 1 tienda en Mosquera, 4 en Chía, 1 en

Zipaquirá y 1 en Tunja.
2. La zona Norte que corresponde a las ciudades de Barranquilla con 19 tiendas,
Montería con 1, Riohacha con 1, Santa Marta con 7, Soledad con 1 y Valledupar
con 2
3. La zona centro que incluye las ciudades de Armenia con 3, Bucaramanga con 8,
Cúcuta con 2, Girardot con 1, Ibagué con 4, Manizales con 4, Pereira con 2 y
Villavicencio con 1,
4. La zona de Medellín está incluidas las 19 tiendas de Medellín, 1 en Bello y Rionegro
con 3,
5. La zona de Cali incluye las ciudades más cercanas 2 en Palmira y 1 en Popayán
además de 9 en la ciudad
6. La última es Cartagena con 12 tiendas.
41
Ilustración 8. Mapa de Ciudades donde existen tiendas (Autor, 2016)
La zona directa de influencia es puntal debido a que es el lugar donde se construye la

tienda, pero se cuenta como área de influencia indirecta la ciudad y municipio ya que la
afectación ambiental se realizará en los rellenos sanitarios y fuentes hídricas de los
diferentes municipios, adicional existe un impacto positivo asociado a la generación de
empleo en las zonas donde funciona la organización.
42
Las tiendas también se dividen por el tamaño que tienen, desde una terraza que cumple
con unos criterios de estar en exteriores, pasando por las barras que se encuentran en
centros comerciales, universidades entre otros, las tiendas express es el diseño más
pequeño y las boutiques que se encargan de la venta de ropa o artículos de marca y no
tienen preparación; en la Gráfica 2 Se muestra la distribución de éstas, en donde se
evidencia la predominancia de barras y express.
Terrazas Barras Express Boutique
1%
12%
46%
41%
Gráfica 2 Distribución por tipo de tienda a nivel nacional (PROCAFECOL,2016)
También existe una distribución por el lugar comercial donde se ubica una tienda (ver
Gráfica 3) ya que el modelo que se utiliza para evaluar la tienda y su gestión incluye las
partes interesadas cercanas en este caso Universidades, Hoteles, Grandes Superficies,
Edificios, Centros Comerciales, Clínicas o Propias, en la Gráfica 3 se observa mayor
presencia en centros comerciales.
1%
4%
Universidad
10%
Propio
5%
Hotel
43% 8% Grandes Superficies
Grandes Superficies
9% Edificio
Centro Comercial
20% Clinica
Gráfica 3. Distribución de tiendas por lugar en donde se ubica la tienda (PROCAFECOL, 2016)
43
100
90
90
80
70
60
50
40
30
28
20 23 25
10 14
0
Bogotá y Alrededores Zona Centro Medellín y Zona Norte Cali y Alrededores
Alrededores
Gráfica 4. Tiendas por Zonas (PROCAFECOL, 2016)
44
6.1.5. Partes interesadas
La organización cuenta con una gran distribución en el país, y siempre está en

búsqueda de nuevas formas de atraer clientes, por tal razón las partes
interesadas son muy importantes para el sistema, estas son: clientes,
proveedores, contratistas, trabajadores, inversionistas, el gobierno, la
sociedad y la competencia (ver: Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por
PROCAFECOL S. A), en esta ilustración también se pueden identificar las
personas claves identificadas por grupo, lo cual muestra que el tema es de
gran importancia para la organización. El análisis anterior se realizó para la
estrategia de la dirección de sostenibilidad por un grupo consultor llamado
ConTREEbute.
Ilustración 9. Grupos de Interés identificados por PROCAFECOL S. A (CONTREEBUTE, 2014)
45
6.1.6. Procesos – Aspectos e Impactos Ambientales
En la Tabla 4 se observa las actividades que se realizan para el funcionamiento de

la planta de producción, las tiendas y las oficinas centrales, donde existe un
proceso general que se divide en subprocesos relacionados con un aspecto
especifico del funcionamiento y cada subproceso tiene una actividad que permite
la preparación, venta y comercialización de los productos ofrecidos a los clientes.
El campo de la tabla 14 “quien realiza la actividad” es para identificar si es

proveedor o cliente y lograr mayor control de éstos, además servirá como
información para la identificación de aspectos e impactos ambientales.
Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos, actividad y quien es el responsable de realizarla (Autor, 2015)
PROCESO SUBPROCESO ACTIVIDAD QUIEN REALIZA LA ACTIVIDAD
Transporte de Materia Abastecimiento de la CEDI

Prima Tienda y la planta CEDI
Mantenimiento y CEDI
Transporte de Equipos adecuación de Tiendas y
planta CEDI
Transporte
Transporte de CEDI
Adecuación de Tiendas
Mobiliario CEDI
Transporte de Recolección de Residuos GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
Residuos Sólidos Sólidos GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS
Derrame o escape de GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O
Gasolina CEDI
Derrames y Escapes
Derrame o escape de GESTOR DE RESIDUOS SOLIDOS O
Aceite CEDI
Organización en Almacenamiento de los
TIENDA Y PLANTA
Bodega insumos
Organización de la Pre alistamiento para la
TIENDA
Barra operación de la tienda
Comunicar y administrar
Organización
Administrativos TIENDA Y PLANTA

Tienda y Planta
Escape de Gas TIENDA Y PLANTA
Refrigeración Refrigeración de
Productos Perecederos TIENDA Y PLANTA
crudos y preparados.
Alistamiento de
Desembalaje de insumos TIENDA Y PLANTA
Insumos
46
Registrar el producto TIENDA

Venta de Productos Generación de Facturas,
TIENDA Y PLANTA
Comandas Y Pedidos
Venta
PROYECTOS
Publicidad Difundir la Marca
PROYECTOS
Ofrecer Producto MERCADEO
Mercadeo Venta de Artículos de
TIENDA
Mercadeo
Alistamiento de Encendido de Máquinas
TIENDA Y PLANTA
Equipo y Calentamiento
TIENDA
Preparación Bebidas
TIENDA
Frías
Preparación de TIENDA
Bebidas TIENDA
Preparación de Bebidas
TIENDA
Calientes
TIENDA
Preparación
Preparación de
PLANTA
sándwiches
Preparación de Copas de PLANTA
Fruta PLANTA
Preparación de
PLANTA
Fresquísimos Preparación de Jugos de
PLANTA
Naranja
PLANTA
Preparación de Yogurt
PLANTA
con fruta
Alistamiento de Calentamiento TIENDA
Pastelería Bajas TIENDA
Armado del servicio TIENDA
Empaque de Producto
Empaque TIENDA
para llevar
Empaque de Producto
PLANTA
para Distribución
Música de Ambientación TIENDA
Consumo
Iluminación Locativa
Servicio de Consumo
Calefacción en las
TIENDA
Terrazas
Consumo de producto
Consumo CLIENTE
en la tienda
47
Desinfección de TIENDA Y PLANTA

Desinfección
Espacios TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Menaje TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Limpieza y Desinfección
TIENDA Y PLANTA
Baños TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Limpieza Pisos y Superficies TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Objetos y Equipos TIENDA Y PLANTA
TIENDA Y PLANTA
Almacenamiento y
Recolección de Residuos TIENDA Y PLANTA
Sólidos
Reparación o Cambio de MANTENIMIENTO
Mantenimiento
Objetos o Equipos de las
Locativo MANTENIMIENTO Y TIENDA
tienda o Planta
Mantenimiento
Mantenimiento Limpieza de Equipos MANTENIMIENTO

Preventivo Cambio de Partes MANTENIMIENTO
Mantenimiento de
Cambio de Partes MANTENIMIENTO
Emergencia
Montajes PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
Montajes y
PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
Desmontajes Desmontajes
PROYECTOS Y MANTENIMIENTO
La identificación de entradas y salidas se realizó a través de diagramas de flujo

que más adelante se explican.
En este caso los procesos identificados contienen dentro de sí mismos otros un

poco más específicos al objeto comercial al que se dedica PROCAFECOL S.A.
como se puede evidenciar en Tabla 4. Identificación de proceso, subprocesos,
actividad y quien es el responsable de realizarla (Autor, 2015), este tipo de información
permite encontrar fácilmente en las actividades los productos o materiales
utilizados y después sus resultados o salidas.
48
En la Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015), se encuentran incluidas todos aquellos subprocesos
que tengan que ver con el transporte de materia prima, insumos, equipos mobiliario y la recolección de residuos; en sus
entradas se observan combustibles y aceite, en general las salidas son llantas usadas y aceites sus aspectos se relacionan
con la generación de residuos especiales y gases efecto invernadero.
Ilustración 10. Flujograma de las actividades de transporte (Autor, 2015)
49
En la Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tengan que
ver con alistamiento para iniciar las labores; están dentro de sus entradas los productos empacados y las salidas son los empaques
que los contenía; en general, se relacionan con el aspecto de generación de residuos sólidos.
Ilustración 11. Flujograma de las actividades de organización (Autor, 2015)
50
En la Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015) se incluye todas aquellas actividades que tienen relación con
los subprocesos administrativos de compra y venta en las cajas o despacho de productos; están dentro de sus entradas el uso de
energía eléctrica para el uso de sistemas de información además de papel y plástico para comunicar información al consumidor final
(Publicidad) y sus salidas, en general, tienen que ver con la eliminación de productos que contengan información desactualizada y se
relacionan con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
Ilustración 12. Flujograma de las actividades de venta (Autor, 2015)
51
En la Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que
ver con los subprocesos de preparación para lograr llevar el producto al cliente, cumpliendo con estándares especificados por la
organización; están dentro de sus entradas el uso de energía eléctrica, agua para los equipos y materia prima para lograr el producto
final y sus salidas, en general, tienen que ver con los empaques y residuos que se puedan generar durante la preparación, se relacionan
con los aspectos de generación de residuos y consumo de recursos naturales.
Ilustración 13. Flujograma de las actividades de preparación (Autor, 2015)
52
En la Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan que ver
con los subprocesos de servicio al cliente y consumo final por el mismo; están dentro de sus entradas el de productos para poder
transportar, consumir y otros adicionales para el producto ya listo para el consumo y sus salidas, en general, tienen que ver con los
empaques y residuos que se generen por el consumo se relacionan con los aspectos de generación de residuos.
Ilustración 14. Flujograma de las actividades de consumo (Autor, 2015)
53
En la Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015) se incluyen todas aquellas actividades que tengan
que ver con los subprocesos de aseo, limpieza y desinfección de los lugares de trabajo para asegurar inocuidad1 de los procesos; están
dentro de sus entradas productos químicos, insumos y agua para realizar las labores y sus salidas, en general, tienen que ver con los
vertimientos y generación de residuos sólidos se relacionan con los aspectos de generación de residuos, consumo de recursos
naturales y generación de vertimientos.
Ilustración 15. Flujograma de las actividades de aseo y limpieza (Autor, 2015)
1
inocuidad de los alimentos puede definirse como el conjunto de condiciones y medidas necesarias durante la producción, almacenamiento, distribución y
preparación de alimentos para asegurar que una vez ingeridos, no representen un riesgo para la salud
54
Después de la caracterización de estas actividades se identificaron los aspectos
ambientales (ver: Tabla 5) que serán evaluados más adelante.
Tabla 5. Aspectos Ambientales PROCAFECOL S.A. (Autor, 2016)
Generación de Residuos Especiales (Escombros)
Generación de Residuos Sólidos

Generación de Residuos de Aparatos Eléctricos o
Electrónicos
Generación de Residuos Peligrosos
Consumo de Agua
Generación de Vertimientos
Generación de Gases Efecto Invernadero
Consumo de Energía
Uso del Espacio Público Visual
55
6.1.7. Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales
A partir de esto se puede observar en el Anexo VI la valoración de los impactos más

significativos para la compañía y los cuales deben ser priorizados, para lograr esto
también se realizó una identificación de controles operacionales de los impactos
para disminuir su afectación en el ambiente, como se puede observar en la Tabla 6.
Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa.
Tabla 6. Resumen de la Clasificación de los impactos según metodología de Vicente Conesa
Porcentaje del Total de

Principales impactos y aspectos ambientales
Categoría Impactos Evaluados por
por Categoría
Categoría
- Contaminación Atmosférica (Generación de

Gases Efecto Invernadero)
BAJO 15% - Contaminación por Emisiones de Ruido
(Generación de Ruido)
- Agotamiento del Suelo (Peligrosos, RAEES)
- Contaminación Atmosférica (Generación de
Gases Efecto Invernadero)
MEDIO 47% - Contaminación Visual (Impacto Visual)
- Agotamiento del Suelo (Llantas, Escombros,
Residuos Sólidos)
- Contaminación del Suelo (Generación de
Residuos Sólidos)
- Agotamiento del Agua (Consumo de Agua)
ALTO 38%
- Agotamiento del Agua (Consumo de Energía)
- Contaminación del Agua (Generación de
Vertimientos
Analizando la matriz de aspectos e impactos ambientales y la Tabla 6 se

concluye que:
 Se puede ver la gran frecuencia con la que aparece el aspecto generación de

residuos sólidos en las actividades, por lo cual es muy importante para la
compañía trabajar en la reducción de este, con un programa de manejo
integral de residuos sólidos y peligrosos.
 También se debe trabajar en la reducción de la contaminación de aguas,
utilizando diferentes tecnologías y estrategias.
 Se deben sensibilizar al personal en el ahorro de recursos naturales y la
importancia que tiene esto en la social, ambiental y económicamente.
56
6.1.8. Desempeño ambiental
Se evalúa como unidad de producción las transacciones, ya que estas miden el uso de los
recursos naturales de las tiendas, una transacción equivale a la compra de un cliente o
una factura generada, este valor es utilizado por las áreas de la organización para medir
los indicadores en general, ya que una tienda que vende más tendrá mayor número de
transacciones en un mes o en un año, esto permite también cualificar el uso de recursos
y se debe tener en cuenta ya que la organización no solo vende café si no otro tipo de
productos.
Como se había explicado antes las zonas permiten modelar los proyectos que se generan
para la organización haciendo más fácil su ejecución, por lo cual en este punto se darán
los indicadores de desempeño en valores por transacciones y zonas que nos permitirán
la identificación de puntos críticos en donde se deba ejecutar los programas adelante
planteados, estos se relacionan con el uso de recursos por cada cliente que llega a la
tienda (Baños, Aire Acondicionado, Uso de Maquinaria, Permanencia del Cliente en la
Tienda).
 Agua:
Los consumos consolidados para el año 2015 de forma resumida, se presentan en la

Gráfica 6, los datos discriminados por metros cúbicos y todas las unidades de medición
se encuentran registradas en el Anexo I. En la Gráfica 5 se puede observar la
distribución porcentual de los consumos en valores totales, donde se evidencia que el
valor más representativo de consumo corresponde a la ciudad de Bogotá con un 43 %,
pero se debe considerar que la muestra de tiendas es la más distintiva porque como
vimos en las zonas de influencia es la que más tiene en Colombia; la segunda ciudad con
mayor consumo de agua es Cartagena con un porcentaje de 16 % del total de la muestra
y las demás ciudades contemplan 41 distribuidas con valores similares.
Bogotá y
Alrededores
11%
Medellín y
11% Alrededores
43%
Cali y Alrededores
16%
Cartagena
9% 10%
Zona Norte
Gráfica 5. Porcentajes de la muestra según consumos en metros cúbicos por ciudad (Autor, 2015)
57
12000 11319
10000
8000
m3
6000
4195
4000 2514 3018 2964
2261
2000
0
Bogotá y Medellin y Cali y Cartagena Zona Norte Zona Centro
Alrrededores Alrrededores Alrrededores
Ubicacion
Gráfica 6. Consumo total de agua por ciudades (Autor, 2015)
Se evidencia en la Gráfica 7 que al dividir el consumo de agua por las

transacciones del mismo periodo considerado, en realidad las tiendas que
consumen más agua son las de Cartagena con un 23 %, por cada transacción 5,01
litros de agua (semejante a decir que por la compra de un producto se consume
5,01 litros de agua en la preparación, lavado, uso de baños), después sigue la zona
norte que incluye la costa pacífica y es el 20 % de la muestra y en tercer puesto
esta la zona norte que incluye la zona cafetera, Tolima y Neiva que son zonas
cálidas aproximadamente al 19 % y el resto de las zonas son el 38% con valores
similares.
12%
19% Bogotá y Alrededores
13%
Cali y Alrededores
Cartagena
20% 10%
Zona Norte
Zona Centro
26%
Gráfica 7. Porcentaje de Aporte al consumo de agua por transacciones realizadas (Autor, 2016)
58
6,00
5,01
5,00
3,97
4,00 3,76
Litros
3,00
2,38 2,42
1,96
2,00
1,00
0,00
Ubicación
Gráfica 8. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)
 Energía.
Igual que en el de agua, se observa en la Gráfica 10 que los consumos más altos
de kWh son los de Bogotá siendo este de 26%, la variación no es significativa para
la muestra, en porcentajes de participación la diferenciación es muy baja en
comparación a los consumos de agua mostrados, le sigue Cartagena con un 20%
y luego la zona centro con un 18 %, el 68% en total de estos tres valores y el resto
de ciudades 32 % en valores similares aproximadamente ver Gráfica 9.
18%
Bogotá y Alrededores
26%
Cali y Alrededores
13%
Cartagena
10%
Zona Norte
Zona Centro
20% 13%
Gráfica 9. Porcentajes de la muestra según consumos de Kwh por ciudad (Autor, 2015)
59
1000000
896753
900000
800000 700345
700000 632011
600000
467018
Kwh
500000 452272
400000 348272
300000
200000
100000
0
Ubicación
Gráfica 10. Consumo total de energía por ciudades (Autor, 2015)
Al dividir los valores también por transacción se evidencia que la ciudad que
consume más energía es Cartagena, la zona norte y Cali, se puede suponer que
los valores de esta ciudad aumentan también por el uso de energía eléctrica para
los aires acondicionados, además de consumir más cantidad de energía las
neveras o aparatos eléctricos para conseguir frio.
14% 12%
Bogotá y Alrededores
12% Medellín y Alrededores
18% Cali y Alrededores
Cartagena
Zona Norte
17%
Zona Centro
27%
Gráfica 11. Porcentaje de Aporte al consumo de energía por transacciones realizadas (Autor, 2016)
60
1,00
0,90 0,86
0,80
0,70
Kwh/transacción
0,60 0,55 0,56
0,50 0,46
0,39 0,39
0,40
0,30
0,20
0,10
0,00
Ubicación
Gráfica 12. Valores de consumo de agua por tracción realizada (Autor, 2016)
61
 Residuos Sólidos
En el año 2015 se comunicó al público interno de la organización que el aprovechamiento que se había realizado en las
33 tiendas pertenecientes al programa de recolección selectiva contratado por PROCAFECOL S.A. era de 311.862 kg de
residuos orgánicos transformados en compostaje además de 6.181,9 ton de cartón que fue integrado a nuevos procesos
(Fundación para el Desarrollo Sostenible - NEXXUS, 2015). En el Anexo I se encuentran las tablas completas de
aprovechamiento, en este momento la organización está iniciando un estándar para obtener datos de generación ya
que lo único que cuantifican es el material que aprovechan.
Total (Ton)
40,94
32,48
25,28 25,28 25,28 25,28

22,40
21,39 22,14 20,58
19,71 18,95 19,49
16,54 16,91 17,57
15,43
10,14
0,02 0,07 0,05 0,07 0,05 0,05 0,06 0,06 0,06 0,07 0,08 0,07
Enero
Octubre
Julio
Agosto
Enero
Octubre
Julio
Agosto
Enero
Febrero
Mayo
Marzo
Noviembre
Febrero
Mayo
Mayo
Junio
Diciembre
Marzo
Junio
Diciembre
Febrero
Marzo
Junio
Abril
Septiembre
Abril
Septiembre
Abril
Noviembre
2014 2015 2016
Gráfica 13. Aprovechamiento en Ton (Autor, 2016)
62
 Vertimientos
Para el control de la contaminación en los vertimientos, se han realizado

caracterizaciones de agua para conocer el panorama en los diferentes tipos
de tiendas. Hasta la fecha, sólo se han realizado caracterizaciones en tiendas
ubicadas en Bogotá; para el año 2017 se consideró dentro de los presupuestos
la realización de caracterizaciones para Barranquilla y Cali (ver: Tabla 7), cabe
aclarar que debido a la operación de tiendas y según el artículo 2° de la
Resolución 631 del 2015 las aguas residuales que se producen son de tipo
doméstico “aquellas procedentes de los hogares, así como las de las
instalaciones en las cuales se desarrollan actividades industriales, comerciales
o de servicios y que correspondan a; 1. Descargas de los retretes y servicios
sanitarios; 2. Descargas de los sistemas de aseo personal (duchas y
lavamanos), de las áreas de cocinas y cocinetas, de las pocetas de lavado de
elementos de aseo y lavado de paredes y pisos y del lavado de ropa (No se
incluyen las de los servicios de lavandería industrial)”, adicional esta norma no
emite niveles máximos de contaminación para este tipo de vertimientos, por
lo cual la organización realiza las caracterizaciones correspondientes sin tener
en cuenta límites y siempre trabajando para reducir la carga contaminante
que se vierte al alcantarillado.
Tabla 7. Caracterizaciones de aguas residuales (PROCAFECOL, 2016)
SOLIDOS
GRASAS Y SOLIDOS
DBO DQO SAAM SUSPENDIDOS
PUNTO DE VENTA pH ACEITES SEDIMENTABLES
(mg/L) (mg/L) (mg/L) TOTALES
(mg/L) (mL/L)
(mg/L)
SALITRE PLAZA 4,44 490 596 141 Sin Dato 230 5
MARRIOT 26 4,18 2650 4058 223 Sin Dato 787 30
AEROPUERTO
6,84 3799 6377 997 2,78 1662 92
DORADO CHECK IN
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 5,75 3487 6184 801 14,12 577 0,1
NACIONAL
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 6,32 1474 3044 444 7,04 627 0,5
INTERNACIONAL
AEROPUERTO
DORADO MUELLE 6,625 3295 4094 85 3,18 709 0,5
INTERNACIONAL
ZONA FRANCA 6,71 584 1045 162,8 Sin Dato 121 0,2
63
6.1.9. Inversiones para la Reducción de la Contaminación Ambiental
 Residuos Sólidos:
La organización tiene un programa de residuos sólidos que se encuentra en

fase de implementación, y tienen cuantificados los residuos generados en 32
tiendas y el total de los residuos de la planta de producción. En las oficinas
centrales se cuenta con un indicador de separación ya que su gestión no es
propia, el cual es del 50% promedio, las tiendas cuentan con puntos ecológicos
y separación en la barra, el valor del contrato es de dieciséis millones de pesos
mensuales ($16.000.000) (PROCAFECOL S.A., 2016).
 Energía:
Dentro de los propósitos que tiene la organización es migrar hacia la

iluminación LED, ya que antes del 2013 las tiendas utilizaban luz halógena, esta
contiene mercurio que es un contaminante toxico según el Decreto 4741 del
2005 en el anexo I Lista de residuos o desechos peligrosos categorizada como
Y29 Mercurio y compuestos de mercurio. Para el año 2015 y principios del 2016
hay 21 tiendas nuevas, 12 remodeladas y las oficinas centrales que cuentan con
esta tecnología; el propósito es cambiar gradualmente con las
remodelaciones y tiendas nuevas ya que la inversión es significativa.
Actualmente, no se cuenta con un programa definido para esto y no se ha
cuantificado.
 Ahorro de Agua
Para el ahorro de agua se han implementado lavavajillas en tiendas grandes

como orígenes en la Zona G de Bogotá, ya que cuentan con loza y en algunas
más pequeñas se han cambiado las llaves convencionales por filtros
ahorradores de toque (Hihippo, 2016)que permitan la reducción de caudales
y tiempos muertos de las llaves principales (Lavamanos, lavaplatos y pocetas);
no se cuenta actualmente con un programa para esto.
64
 Vertimientos
Todas las tiendas que generan contaminación de este tipo cuentan con
trampas para mejorar los parámetros medidos; en este momento, se ha
mejorado la eficiencia de remoción de contaminantes en el agua con un nuevo
diseño, ver Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016) el valor de
la inversión de este año es de cien millones de pesos (100.000.000)
Ilustración 16. Diseño de trampa de grasa (Autor, 2016)
65
6.1.10. Actividades para desarrollar la toma de conciencia
Se han diseñado estrategias para la implementación de los programas como
puntos ecológicos, capacitaciones y campañas internas para lo cual se cuenta con
apoyo del área de entrenamiento y comunicaciones corporativas.
Es de resaltar que se han realizado capacitaciones para promover el cuidado, el

ahorro y la conservación del agua y la energía eléctrica; se sensibilizan a los
trabajadores con el propósito de que identifiquen los procesos y procedimientos
que realizan dentro de las tiendas y la cooperación con las buenas prácticas de
cuidado del ambiente para obtener de ellos apropiación de su ambiente laboral y
de las metas que la empresa se plantea, para que las realicen con gusto y armonía,
en Ilustración 17 se evidencia los procesos de capacitación la cantidad de personas
y las diferentes metodologías.
Ilustración 17. Personal Capacitado ( SOSTENIBILIDAD PROCAFECOL S.A, 2015)
Complementando esto, se debe tener en cuenta que la educación ambiental debe

ser transversal e interdisciplinar, para dar a conocer y concienciar al personal
operativo de que es sostenibilidad y hacia qué camino va dirigido el plan de
gestión ya implementado.
66
6.1.11. Obligaciones y compromisos ambientales
Los compromisos planteados por la empresa en cuanto al sector ambiental para
el SGA son:
 Contar con un sistema de cumplimiento robusto, teniendo en cuenta la estrategia

de negocio y el entorno regulatorio actual y futuro.
 Tomar todas las decisiones de negocio, en todos los niveles, considerando

elementos económicos, sociales y ambientales, pensando en el largo plazo y
considerando las expectativas del entorno.
 Definir metas y compromisos públicos para movilizar internamente a la

organización y movilizar al entorno.
 Reportar la gestión de forma balanceada, contando los avances y las dificultades,

para garantizar credibilidad del entorno y una adecuada trazabilidad de las
acciones.
 Extender la responsabilidad a toda la cadena de valor (proveedores, clientes, etc.)

para potenciar el impacto social y mitigar riesgos.
 Crear alianzas y buscar nuevas formas de financiamiento con el sector público, el

tercer sector y la academia.
 Mantener visión de largo plazo para el desarrollo del negocio y asegurar capital
paciente (retorno de largo plazo, intereses de los clientes primero y mayor
tolerancia a la incertidumbre)
6.1.12. Requisitos ambientales legales y cumplimiento
Realizando un análisis para la identificación de requisitos legales de obligatorio

cumplimiento se utiliza la metodología presentada en los Anexo II y III donde
aparte de tener la posibilidad de discriminar los artículos aplicables y evaluar el
cumplimiento de éstos, se evalúa individualmente las tiendas, la planta y las
oficinas centrales.
67
6.1.13. Alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles
modificaciones
Dentro de las acciones que se sugiere implementar dentro de la organización para
mejorar la gestión ambiental interna y disminuir los impactos negativos
generados por el proceso productivo (especialmente residuos sólidos que es el
impacto más significativo), se encuentran:
 Control en la generación de residuos sólidos: Se deben implementar

estrategias de sustitución de materiales, teniendo en cuenta que dicha
estrategia no puede ir en contra de la normatividad referente a la
manipulación de alimentos.
 Control de consumo de agua: Documentar los programas Ambientales

generando así trazabilidad y mecanismos de medición en el tiempo.
 Control del consumo de energía: Se debe revisar como en la compra de

maquinaria se deben incluir criterios ambientales, para sensibilizar
también a los proveedores en la disminución de la contaminación,
recordando que hay una responsabilidad extendida según ley 1672 del
2013.
 Control de emisiones: Contratación de transporte que tenga en orden los

requerimientos técnico-mecánicos y de gases contaminantes con el fin de
asegurar que los mecanismos de funcionamiento cumplan con las normas
referidas en el Resolución 0910 de 2008 del Ministerio de Transporte, esto
debe estar documentado dentro de la organización justificado con la
validación del centro que realiza esta revisión según Resolución 3500 del
2005.
 Implementación de medidas: Dentro de los impactos ambientales

generados hay procesos los cuales no pueden ser corregidos como por
ejemplo el uso de los vehículos y calefactores ambos generadores de
emisiones atmosféricas y consumo energético a los cuales se les deben
buscar estrategias de compensación.
 Vertimientos: El vertimiento generado por separado (es decir por tienda)

resulta no ser significativo por lo cual es mejor generar estrategias
preventivas (Buenas prácticas, uso de rejillas, tratamientos).
68
6.1.14. Análisis DOFA
Se realiza un análisis DOFA para conocer en qué debe trabajar la empresa

prioritariamente y poder así definir la política ambiental, para lo cual en la Tabla 8 se
cualifican los diferentes puntos a tener en cuenta.
Tabla 8. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Ambiental).
Debilidades Fortalezas
La empresa cuenta con el capital para
Distancia entre puntos de venta.
ejecutar el SGA
La empresa cuenta con el personal
Generación de gran cantidad de residuos
para ejecutar el SGA
Poca información en cuanto a la toma de
La empresa por estar consolidada
conciencia y cultura ambiental de los
cuenta con un mercado fijo
empleados
No se cuenta con un presupuesto
Interés de toda la organización en los
asignado por tienda para la gestión
temas ambientales.
ambiental
Falta de conocimiento de la disposición
Buenos canales de comunicación con
final de los residuos por parte de los
los empleados
gestores
Auditorías internas para medir los
Consumo excesivo de plástico y papel
estándares de calidad de las tiendas
Dependencia del café de la FNC. Valor de marca generado
Posicionamiento y relación
cliente/marca
Mejora continua de los procesos
Amenazas Oportunidades
Ingreso de nuevas empresas con la
La existencia de incentivos tributarios
misma actividad económica
Cambios en los regímenes de cultivos La existencia de sellos verdes
Cambios en los estilos de vida de los
El mercado global
consumidores
Existencia de multas o sanciones por
inadecuado manejo de residuos y otros
impactos ambientales
Dinamismo de la legislación colombiana
69
Cuando se cruzan los puntos identificados antes se obtiene el análisis mostrado
en la Tabla 9 y, de esta forma, se alimenta la propuesta de política ambiental que
se presenta más adelante.
Tabla 9. Potencialidades, limitaciones, riesgos y desafíos (Autor, 2016)
Potencialidades (F vs O) Limitaciones (D vs A)
Las tiendas generan gran cantidad de
residuos sólidos, el no tener
Se cuenta con el personal para ejecutar el
conocimiento del tratamiento final de
SGA.
los mismos por parte del personal puede
ocasionar multas o sanciones.
El cambio de los estilos de vida de los
Con el cumplimiento de la normatividad
consumidores puede provocar la
legal vigente es posible obtener incentivos
pérdida de clientes, debido al uso
tributarios
excesivo de plástico y papel.
La dependencia de las tiendas al café de
la FNC puede afectar el rendimiento de
Aumento en la expansión del mercado
las mismas cuando se presentan
internacional, gracias al valor generado.
fluctuaciones en los regímenes de
cultivos
Mejora continua de los procesos que

permitan el ingreso a nivel internacional
Riesgos (F vs A) Desafíos (D vs O)
Conocer la disposición final que realizan
El posicionamiento de la marca puede
los gestores contratados por la
verse afectado por el ingreso de nuevas
organización a los residuos sólidos para
empresas con la misma actividad
evitar sanciones o multas por parte de la
económica e interés ambiental mayor.
autoridad ambiental.
No poder ejecutar los programas que Ser plataforma de cambió en la cultura
generen riesgos para la implementación y de los clientes que frecuentan el
cumplimiento legal. negocio.
70
6.1.15. ANALISIS GAP INICIAL
Se debe realizar el análisis de brechas para así poder identificar las debilidades y
fortalezas del sistema de gestión y, así mismo, analizar la capacidad que tiene la
organización para darle solución o cumplirlas.
Para este caso en particular, y debido a que la organización busca cumplir con los
requisitos que exige la norma ISO 14001:2015 mas no certificarse, se realizó una auditoria
preliminar para ver el avance de los diferentes requisitos. En la Gráfica 14 se observa el
comportamiento porcentual por título; como se mencionó, PROCAFECOL S.A. cuenta en
este momento con una certificación BASC, que se encuentra también bajo el
pensamiento en procesos y dado esto se puede ver que en el Gráfica 14, el mayor avance
se encuentra en el soporte ya que se encuentran procedimientos de control de
documentos entre otros requisitos muy similares a los de la norma de interés del
proyecto; este análisis se presenta en el Anexo IV.
80% 71%
67%
70%
60%
50% 40%
40% 27% 29%
30%
17%
20%
7%
10%
0%
Gráfica 14. Estado de avance análisis GAP (Autor, 2016)
71
6.1.15.1. ANALISIS DE AVANCE POR TITULO.
 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
En este título se debe ver el análisis de los factores internos y externos que
pueden afectar el funcionamiento del SGA, para PROCAFECOL S.A.
aunque se han considerado todas las partes interesadas que pueden
afectar la organización, no se encuentra documentado el alcance, y no se
evidencia una implementación del sistema.
 LIDERAZGO
En el liderazgo se considera un porcentaje equivalente al compromiso con

la gestión ambiental y con el desarrollo de programas que permitan
controlar los impactos generados por la organización, para PROCAFECOL
S.A. se evidencia un compromiso ya que cuenta con un área independiente
de gestión ambiental, pero no se cuenta con una política ambiental y no
están definidos los roles responsabilidades y autoridades dentro del SGA
para toda la organización.
 PLANIFICACIÓN
En la planificación se debe observar la identificación y valoración de

aspectos, impactos ambientales, riesgos, oportunidades y los objetivos
del SGA para PROCAFECOL S.A. aunque existen procedimientos para la
valoración de riesgos y oportunidades, no se consideran los aspecto e
impactos ambientales dentro de estos además de no cuenta con un
procedimiento para la identificación y valoración; no se encuentran
definidos unos objetivos que permitan evidenciar el compromiso
ambiental que tiene la organización. En este título cabe destacar que se
han venido ejecutando programas de relacionamiento con los
proveedores para la concepción de estrategias que permitan controlar los
aspectos e impactos a través de la cadena de abastecimiento y
disposición.
72
 SOPORTE
En este título se pretende ver los recursos, mecanismos de comunicación

y como se hace la identificación, control y seguimiento de la información
perteneciente al SGA, para PROCAFECOL S.A. existen muchos de los
procedimientos que exige este título, algunos no tienen relación directa
con el SGA. No se ha considerado el tema de capacitación y se debe
extender todos los procedimientos al sistema, pero se evidencia una
fortaleza en temas de comunicación interna y externa.
 OPERACIÓN
En el título de operación se debe observar los planes para controlar los

aspectos e impactos, las desviaciones y la implementación de
procedimientos que permitan la implementación de SGA, para
PROCAFECOL S.A. aunque en la evaluación a proveedores se ha incluido
un capitulo en temas de sostenibilidad, no es evaluativo solo informa las
prácticas de los proveedores, no se han identificado controles
operacionales por lo cual no se han generado estrategias para el control
de aspecto e impactos ambientales.
 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Para la evaluación del desempeño se debe contar con instrumentos que

permitan realizar seguimiento y medición a las estrategias desarrolladas
dentro del SGA como auditorías internas, indicadores de desempeño,
entre otras, en este título la organización cuenta con un procedimiento
para el control de documentos, pero no se cuenta con registro de
auditorías o algún instrumento de medición documentado.
 MEJORA
En este título se debe tener en cuenta el manejo de no conformidades,

pero para la organización, aunque existe el tratamiento de no
conformidades para el sistema BASC que puede ser adaptado al SGA, no
existe información documentada de tratamiento de estas no
conformidades.
73
6.2. FASE I: IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES.
El objetivo principal de identificar normatividad vigente que regula las actuaciones

de la organización ante las entidades u organismos ambientales es controlar su
cumplimiento, en el procedimiento que se encuentra en el Anexo II se distinguen las
normas que aplican al modelo de negocio e identifican los artículos aplicables,
especialmente con los vicios que pueden presentar las norma en este tipo de
negocios, la herramienta se vuelve dinámica en el tiempo por lo cual debe estar en
constante revisión y modificación, ya que la normatividad Colombia no es estática.
En la Gráfica 15 se observa el avance porcentual de los diferentes artículos de las

normas que aplican, organizado por tema, donde se evidencia que el cumplimiento
más alto esta dado en vertimientos, ya que la legislación solo le exige a la
organización buenas prácticas dentro de las cuales están tener trampa de grasa,
rejillas en los lavaplatos y tratamientos primarios en general, no existen valores
máximos de ningún tipo de contaminación, en residuos sólidos solo se debe contar
con un programa de residuos sólidos, en temas de aire se encuentra un bajo
cumplimiento ya que existen normas para el control de publicidad exterior visual
(PEV) donde se debe registrar para cumplir con criterios que reduzcan la
contaminación visual en estos a nivel nacional hay menos tiendas cumpliendo, en lo
forestal algunas tiendas que tienen árboles no cuentan con el permiso de poda y tala
para el tratamiento de los especímenes y en los últimos se encuentra agua y energía
ya que no existen los programas requeridos por ley.
100%
100% 94%
90%
80% 74% 75%
70%
60%
50% 37%
40% 42%
30%
20%
10%
0%
Gráfica 15. Estado de cumplimiento por temas (Autor, 2016)
74
6.3. FASE II: POLÍTICA AMBIENTAL
A continuación, se encuentra la propuesta de política ambiental para PROCAFECOL

S.A., asegurando que sea adecuada al contexto de la organización incluyendo los
impactos relevantes generados por ella, realizando un compromiso con las
obligaciones de cumplimiento de la organización, la prevención de la contaminación
y la protección del medio ambiente:
6.3.1. Propuesta de Política Ambiental:
PROCAFECOL S.A., principal promotora de café en el país y que cuenta con tres líneas
de distribución del mismo como lo son las Tiendas Juan Valdez® Café, venta en
grandes superficies e institucional, además de venta de mercadeo y pastelería,
actuamos en coherencia con los objetivos estratégicos y dentro del marco de un
modelo de desarrollo sostenible, que responde a las expectativas de nuestros
grupos de interés, teniendo siempre en cuenta los impactos económicos, sociales y
ambientales que podamos generar.
En consecuencia, definimos la política ambiental de PROCAFECOL S.A. regida por los

siguientes lineamientos:
 Gestionar los recursos naturales de manera eficiente y responsable.

 Implementar modelos de gestión ambiental proactivos que permitan prevenir y
controlar los impactos generados en la operación.
 Articular integralmente en la gestión la política ambiental con el compromiso de
mejoramiento continuo en su implementación.
 Desarrollar competencias ambientales en los colaboradores orientadas al
fortalecimiento de la conciencia y cultura del respeto hacia el medio ambiente.
 Cumplir con la legislación y compromisos ambientales aplicables vigentes, así
como con los acuerdos voluntarios que la organización adquiera en materia de
protección ambiental.
75
6.4. FASE II: RELACIÓN DEL SGA CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ORGANIZACIONALES
A continuación, se relacionan los objetivos estratégicos organizacionales con el

propósito, compromiso que debe tener el SGA y empoderamiento en la organización.
Tabla 10. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional GENTE (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “GENTE” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Es inevitable hacer visible este objetivo en el

Lograr que los colaboradores adopten como
SGA, ya que permitirá el cumplimiento de
propios los objetivos estratégicos.
todos los demás.
Se deben fortalecer no solo a nivel personal,

sino con el compromiso con el medio
Consolidar los valores que fortalezcan la
ambiente y la responsabilidad ineludible que
cultura organizacional.
se tiene con el cuidado de los recursos
naturales.
Tabla 11.Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional PROCESOS (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “PROCESOS” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Uno de los más claros objetivos que incluyen

Implementar un modelo de desarrollo el pilar ambiental y que representa el
sostenible para la compañía compromiso organizacional con la gestión de
los impactos generados por esta.
Este es uno de los procesos más importantes

para el SGA, ya que el contexto de la
Gestionar un proceso de comunicación y organización permite conocer a profundidad
relación integral con los grupos de interés en qué punto se encuentra, qué riesgos
presenta con esos grupos de interés y así se
puede controlar en el camino.
Una de las directrices es “Ser una plataforma

Desarrollar un proceso de innovación con de cultura” ya que muy pocos negocios con la
alcance global misma visión tienen un modelo implementado
de gestión ambiental
76
OBJETIVO ESTRATÉGICO “PROCESOS” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Con el SGA se busca una perspectiva de ciclo

de vida donde los proveedores hacen parte de
Desarrollar una cadena de abastecimiento
los eslabones claves en la cadena y que en
global
búsqueda de formarla con criterios
ambientales es muy importante.
Evitar inconvenientes en la operación hace

Gestionar un adecuado manejo del riesgo parte de mejorar riesgos por incumplimiento
operacional de requisitos tanto de obligatorio
cumplimiento como los que no lo son.
Tabla 12. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional CLIENTES (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “CLIENTES” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Uno de los componentes que se encuentran

en la prioridad de las personas, es el
Fortalecer la conexión y lealtad de marca con compromiso con la reducción de la
nuestros consumidores contaminación y PROCAFECOL debe ser
pionero en generar esta conexión con el
medio y sus clientes.
Tabla 13. Alineación del SGA con el objetivo estratégico organizacional FINANCIERO (Autor, 2016)
OBJETIVO ESTRATÉGICO “FINANCIERO” SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Esto hace parte de la reducción en consumo de

Desarrollar modelos de negocio que generen
recursos naturales a través de Producción más
eficiencias operativas y financieras
limpia que, en algún momento, se convertirá
maximizando nuestra productividad
en ahorro monetario.
En la Tabla 10 se evidencia la importancia que tiene el talento humano para la

entidad y este va dirigido directamente a fortalecer las competencias de sus
colaboradores, para lograr una alineación con los programas que genere y se
evidencia como éstos se relacionan con la ejecución del sistema.
La compañía, en alineación con las certificaciones que cuenta, ha empezado a

pasarse al concepto de procesos; dentro de esto es importante resaltar lo que se
encuentran en la Tabla 11, así mismo su relación con el sistema.
77
Como el objetivo principal de la organización es ser atractivo para los clientes y,
dentro de este marco, se crean objetivos para lograrlo, en la Tabla 12 se presenta
la relación de estos con el sistema.
Este objetivo está muy relacionado con la mejora de los procesos, y es uno de las
actividades que se encuentran en furor y que interviene con el producir más
reduciendo el consumo, este último término permite controlar los impactos y es
muy atractivo a nivel económico.
78
6.8. FASE II: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
En la Tabla 14 se encuentran relacionados los objetivos estratégicos de la organización con los del SGA, en donde se definen unas
métricas para poder evaluarlos en el tiempo
Tabla 14. Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental (Autor, 2016)
Frecuencia
Objetivo
Objetivo Estratégico Meta Estratégica Indicador de
Organizacional
Revisión
Desarrollar competencias ambientales en los
colaboradores orientadas al fortalecimiento de la
Gente 90% Mensual
conciencia y cultura del respeto hacia el medio
ambiente.
Implementar modelos de gestión ambiental

Procesos proactivos que permitan prevenir y controlar los 100% Semestral
impactos generados en la cadena de producción.
Gestionar los recursos naturales a través de los

Financiero programas de gestión de manera eficiente y 60% Semestral
responsable.
Cumplir con la legislación y compromisos
ambientales aplicables vigentes, así como con
Procesos 100% Semestral
los acuerdos voluntarios que la organización
adquiera en materia de protección ambiental.
79
6.5. FASE II: MATRIZ DE RIESGOS DE LA GESTIÓN AMBIENTAL
Dentro del desarrollo de la propuesta se busca tener en cuenta los riesgos que
existen durante todas las actividades, además los grupos de interés por lo cual se
creó una metodología que se encuentra en el anexo VII para evaluar los riesgos,
la cual arrojo como resultado el nivel de riesgo presente por factores que no se
han contemplado de índole ambiental y reputacional en la organización, en la
Tabla 15 se evidencia el nivel de riesgo y se identifica cada uno con un numeral
para su fácil ubicación en las gráficas que más adelante se verán.
Tabla 15. Valoración del Nivel de Riesgo (Autor, 2016)
No. Actividad Riesgo Nivel de Riesgo
Represamiento de residuos en las

Disposición de
1 zonas de almacenamiento de Mayor - Nivel 4
residuos sólidos
residuos
Racionamiento en el servicio de
2 Consumo de Agua Importante - Nivel 3
acueducto
Comentarios sobre inadecuada

3 Venta al Cliente Mayor - Nivel 4
gestión ambiental
Construcción sin parámetros de

Mayor - Nivel 4
gestión ambiental
Construcción de una
4
tienda
Inadecuada disposición de residuos
Moderada - Nivel 2
de construcción
Registro de Publicidad
5 Sanciones Mayor - Nivel 4
Exterior Visual
6 Visita de una autoridad Requerimientos de la autoridad Importante - Nivel 3
80
No. Actividad Riesgo Nivel de Riesgo
Recolección de
7 Ausencia de la recolección Mayor - Nivel 4
residuos
8 Consumo de Energía Racionamiento del servicio Moderada - Nivel 2
Calefacción para las

9 Explosiones Mayor - Nivel 4
terrazas
Transporte de
10 Emisiones de gases contaminantes Mayor - Nivel 4
Materias Primas
Comunicación a los Información de gestión ambiental
11 Importante - Nivel 3
Clientes no demostrable
12 Mantenimiento Ruptura de materiales peligrosos Mayor - Nivel 4
Para la evaluación de la exposición al riesgo se utilizaron dos tipos de valoración inicial la

probabilidad de que suceda y el impacto que este genera en el SGA Se evidencia en la
Tabla 16 que el 62 % de los riesgos evaluados se categorizan en la parte de exposición
alta.
Tabla 16. Valoración de la exposición al riesgo (Autor, 2016)
Probabilidad/Impacto Insignificante Menor Moderado Mayor

Improbable
Poco Probable 11 2,9
1, 4, 10,
Posible 4,8 3 12
Muy probable 7 5,6
Exposición al
Riesgo
Alto
Moderada
Baja
Irrelevante
81
Con esta valoración y junto con los controles que tiene en este momento la compañía, se
evaluó el nivel del riesgo, donde se conserva el 62 % de los riesgos en la categoría de nivel
de riesgo mayor, pero cambian las actividades que se ven expuestas comparadas con la
Tabla 16.
Tabla 17. Categorización del nivel de riesgo (Autor, 2016)
Exposición al Poco Muy

Riesgo/Control No efectivo Efectivo Efectivos Efectivos
4, 5, 9, 10,
Alta 12 1 2, 6
Moderada 3, 7 11
Baja 4, 8
Irrelevante
Nivel de Riesgo
Mayor - Nivel 4
Importante - Nivel 3
Moderada - Nivel 2
Bajo - Nivel 1
Bajo estos controles se proponen los programas de gestión que se presentan más
adelante.
82
6.9. FASE III: FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Ya que el responsable del SGA, como se había mencionado, es la Coordinación de

Gestión Ambiental, a continuación se listan las funciones que cumplirá dentro de la
implementación y cómo se integra a su proceso:
 Coordinar con las diferentes áreas la elaboración y actualización de la matriz de

aspectos e impactos ambientales y hacer la priorización para focalizar su
intervención.
 Validar o construir los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
 Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la compañía.
 Gestionar los recursos para cumplir con el SGA y hacer seguimiento a los
indicadores.
 Coordinar las necesidades de capacitación a todos los niveles de la organización
según los impactos identificados con mayor incidencia.
 Implementación y seguimiento del SGA.
 Responder ante los entes controladores de Gestión Ambiental.
 Proponer a la Presidencia, la adopción de medidas o actividades que procuren y
mantengan ambientes de trabajo saludables.
 Llevar registros del SGA
 Programar inspecciones periódicas en los frentes de trabajo para verificar la
adopción de las medidas adecuadas para la preservación del medio ambiente.
 Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del SGA.
 Coordinar las auditorías internas al SGA.
 Realizar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas identificadas en el
SGA.
Para lo cual se cuenta con dos personas un analista y un coordinador.
Esto se puede observar en el proceso que se describirá a continuación siguiendo el

formato utilizado por la organización para documentarlo proceso de la coordinación
gestión ambiental
83
DEFINICION DE TÉRMINOS DE LA PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
PROMOTORA DE CAFÉ COLOMBIA S.A. CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO FECHA:
Procedimiento VERSIÓN:
1. OBJETIVO
Formular, desarrollar y ejecutar actividades de prevención, minimización y mitigación de los impactos ambientales generados por la operación
de la compañía promoviendo la protección del medio ambiente
2. ALCANCE
Tiene como alcance la operación de tiendas propias a nivel nacional, planta de frescos y listos y oficina central.
3. RESPONSABLE
El Responsable por la elaboración y mantenimiento de este documento, es Coordinador/a de Gestión ambiental con aprobación de la dirección
de sostenibilidad y comunicaciones corporativas.
4. CONDICIONES GENERALES
Como condición general aplica que el presente documento esta formulado bajo el ciclo Denim de la gestión por lo tanto supone la mejora
continua del proceso, tiene como condición general el cumplimiento de la política ambiental de la compañía.
5. REQUISITOS
No aplica para este documento
6. GLOSARIO
No aplica para este documento.
84
7. CONTENIDO
7.1. FLUJOGRAMA
85
7.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Identificación y valoración de Aspectos e impactos
ambientales - Una vez al año, el coordinador de gestión
ambiental junto con el Técnico de preparación identifican
los aspectos e impactos ambientales de la operación de
tiendas, planta de frescos y listos y oficinas, teniendo en
cuenta:
* MOT revisión de todas actividades en el manual de

operación de la tienda que necesiten recursos para operar
y generen residuos.
* MEB Manual de preparación de bebidas Matriz de aspectos e

impactos ambientales
* Diagrama de producción en planta, diagramas de
procesos administrativos en oficina, diagrama de Matriz de requisitos Legales
alistamiento y preparación de pedidos en tiendas,
Coordinador
elaborados por el personal del proceso.
1 Planificar la gestión Ambiental (a) de gestión
Actas de socialización de
ambiental
Esta información se analiza y se evalúa en el formato matriz Matrices
de aspectos e impactos ambientales y se tiene en cuenta el
resultado y ejecución de los programas del periodo
anterior. Correo electrónico de
Aprobación de matrices
2. Identificación y evaluación de requisitos legales
ambientales: Adicionalmente, de manera mensual, el
coordinador de gestión ambiental identifica los requisitos
legales ambientales aplicables para la operación, expedidos
a nivel nacional y también en cada una de las ciudades
donde se tenga presencia. Luego de identificarlo, realiza
valoración de cumplimiento y de ello se deja registro en el
formato matriz de requisitos legales ambientales. Con esta
información se diligencia lo pertinente a normatividad en
la matriz de aspectos e impactos ambientales. Esta
información es tomada del diario oficial y las páginas de la
86
Andi y Andesco, así como de las páginas web de las
diferentes corporaciones autónomas regionales.
3. Socialización y validación matriz de aspectos e impactos

ambientales y requisitos legales: Anualmente una vez se
tenga la identificación de aspectos e impactos
ambientales, así como una valoración inicial, se convoca a
socialización por medio de reuniones a los siguientes
equipo de operación:
* Operaciones con los Supervisores de Operaciones
* Equipo de Calidad
* Equipo de Proyectos de Construcción y Finca Raíz
* Equipo de Mantenimiento
* Equipo de Administrativa
Quienes validan la valoración previamente dada por el

Coordinador de gestión ambiental, resultados que queda
en un acta de reunión donde consta las modificaciones
propuestas por las áreas a la valoración y la participación de
los procesos.
4. Revisión y aprobación de matrices: Anualmente el

director (a) de sostenibilidad revisa y aprueba las dos
matrices por medio de correo electrónico previa
socialización y validación con la coordinación de gestión
ambiental.
Programas de gestión
1. Programas de gestión ambiental: Teniendo en cuenta:
ambiental
*presupuesto aprobado
*requerimientos centros comerciales, arrendadores, o
Analizar y formular los planes autoridades locales y demás grupos de interés ( actividad Coordinador
Formato de seguimiento y
2 y Programas de Gestión siguiente - ejecutar actividades), (a) de gestión
gestión de programas
ambiental *los requisitos ambientales aplicables de la matriz de ambiental
ambientales
requisitos legales ambientales aquellos cuya valoración sea
igual a superior a alta.
Matriz de competencias
ambientales
87
Se procede a la formulación y/o actualización de los
programas de gestión ambiental de la compañía:
- Gestión integral de residuos (Manual de Saneamiento -
Capitulo Manejo de Residuos sólidos)
- Ahorro y uso eficiente de agua
- Ahorro y uso eficiente de energía,
- Gestión de vertimientos
Se formulan las actividades teniendo en cuenta los

documentos base de la creación de la matriz de aspectos e
impactos ambientales y se generan y/o actualizan los
programas a partir de los resultados que tienen alto
impacto.
El formato del programa de gestión ambiental contiene:

a. Objetivos: Se plantean para cada uno de los programas,
teniendo en cuenta lo que se quiera lograr para vigencia de
un año
b. Metas: Teniendo en cuenta el desempeño ambiental de
cada aspecto significativo, y teniendo en cuenta también el
análisis del presupuesto y las iniciativas que se piensan
ejecutar para la vigencia, la coordinación de gestión
ambiental formula la meta a cumplir en la vigencia de un
año.
c. Actividades: Son puntualmente las actividades que se van
a ejecutar durante la vigencia del programa, las cuales
formula el coordinador de gestión ambiental, teniendo en
cuenta el análisis de la meta y los recursos disponibles.
d. Indicadores: Serán dispuestos por la coordinación de
gestión ambiental a los cuales se les hará seguimiento
mensual, estos indicadores deben permitir medir el
desempeño del programa respecto de la meta planteada.
e. Cronograma: La coordinación de gestión ambiental
establece cronograma de ejecución de actividades de cada
programa de manera coherente con la destinación
presupuestal.
88
f. Recursos: La coordinación de gestión ambiental
establece los recursos necesarios para ejecutar cada una de
las actividades propuestas en cada programa
g. Responsables: La coordinador de gestión ambiental
establecerá responsables de la ejecución de las actividades
de cada programa entre los cuales pueden figurar, los
supervisores de operaciones, administradores de tiendas,
auxiliares administrativos y auxiliar de sostenibilidad.
h. Controles operacionales: Cada programara deberá
contar con el listado de controles operacionales
propuestos y activos para dar cuenta del control de la
contaminación que genera cada aspecto, serán propuestos
por la coordinación de gestión ambiental.
2. Formular de matriz de competencias ambientales:

Una vez al año se formula ó revisa la matriz de
competencias ambientales del personal donde se definen
las competencias a desarrollar durante el año por cargo y
por perfil.
La coordinación de gestión ambiental define las
competencias por cargo, y junto al analista de
sostenibilidad en reunión se define el plan de formación
para el año de vigencia con cronograma mensual.
Una vez establecidas las fechas de ejecución de las
formaciones, para el caso de las tiendas y la planta de
frescos y listos se socializa el cronograma con
entrenamiento, quienes validan las fechas y realizan la
citación en doble turno a las tiendas programadas según el
cronograma.
1. Implementar acciones de los programas de gestión
Evaluación desempeño Coordinador
ambiental:
ambiental tiendas (a) de gestión
Implementar acciones de los El coordinador de gestión ambiental delega las acciones a
ambiental
3 programas de gestión implementar al analista de gestión ambiental según lo
Copia de radicados tramites
ambiental establecido en el programa y el cronograma de ejecución.
ambientales
El analista de gestión ambiental gestiona la información,
acciones y materiales que se necesitan para la
89
implementación de las acciones de su responsabilidad en Actas de reunión con Analista de
cada uno de los programas. Algunas de las actividades a externos Gestión
ejecutar para dar cumplimiento a los programas ambiental
a. Visitas a tiendas en Bogotá o nacionales Formatos de asistencia a

b. Solicitar cotizaciones de bienes o servicios capacitación
especializados
c. Analizar información técnica que permita la ejecución de
las acciones Cálculo de eficacia de
d. Tramitar en SDA permisos o registros capacitación
e. Construir proyectos o iniciativas ambientales con
alcance de tiendas, fresquísimos y oficinas.
2. La coordinador de gestión ambiental ejecutará
igualmente acciones que comprendan generar acuerdos
con arrendatarios, centros comerciales y otras industrias,
así como también liderar proyectos de alto impacto que
generen cambios en las operaciones de las tiendas,
fresquísimos y oficinas con alcance nacional.
3. Ejecutar la capacitación del personal:

El analista de sostenibilidad planea el contenido y lo
presenta al coordinador de gestión ambiental quien lo
modifica o aprueba según el caso. Para las formaciones se
debe tener mínimamente
- Componente teórico, conceptos, definiciones y teoría

que requiere la persona.
- componente práctico, taller donde se aplican los
conceptos transmitidos,
- Evaluación escrita, donde se califica el nivel de
entendimiento del baricultor
- Encuesta de satisfacción de la capacitación en formato
establecido por gestión humana.
90
El analista ejecuta la formación a los grupos previamente
citados y coordinados por la coordinadora de
entrenamiento
Eficacia: Una vez aplicadas las evaluaciones y encuestas, el
analista de sostenibilidad procede a analizar
estadísticamente la información, la presenta a la
coordinadora de gestión ambiental, y remite copia de este
análisis de evaluaciones y encuestas a la analista de
gestión humana y la coordinadora de entrenamiento para
su conocimiento.
En caso de detectar baja efectividad de la capacitación en

uno o varios de los participantes, se procede a realizar
refuerzo en campo, este lo ejecuta el analista de
sostenibilidad.
Coordinador
1. Programación de actividades en tiendas: Semanalmente
(a) de gestión
el analista de sostenibilidad remite por medio de correo
ambiental
electrónico la información de actividades programadas por
el área de gestión ambiental a las tiendas involucradas y
respectivos supervisores con el fin de controlar ingresos de
contratistas ó practicantes y coordinar actividades de la
tienda para realizar mediciones o inspecciones pertinentes
para evaluar el desempeño de los programas.
Realizar seguimiento a los
4. 2. Aperturas y remodelaciones: Semanalmente la
planes
coordinadora de gestión ambiental y el analista de
sostenibilidad asisten a la reunión de aperturas, donde
planifican el envío anticipado de señalización a tiendas
nuevas y remodelaciones y ponen en conocimiento de las
áreas de proyectos y operaciones las necesidades del área
de sostenibilidad en los diseños de las tiendas para que la
operación cumpla con la legislación y los estándares de los
programas. De esta reunión se genera un acta y es enviada
por el equipo de proyectos a todos los participantes.
91
El analista remite el listado de señalización, kit de
emergencias, cartilla de implementación del programa al
practicante quien se encargará de realizar paquetes, enviar
la correspondencia a las nuevas aperturas, remodelaciones
y demás tiendas que así lo requieran. Informe reunión de
aperturas
3. Proveedores de bienes y servicios ambientales, selección
y búsqueda: Informe de disposición final Analista de
a. Cuando de las actividades formuladas en los programas de activos Gestión
ambientales ó a solicitud de las partes interesadas se ambiental
deriven solicitudes de prestación de servicios ambientales,
la coordinación de gestión ambiental inicia la búsqueda del Formato de recepción y
gestor, una vez encontradas las empresas que puedan gestión de quejas
prestar el servicio, se procede a establecer contacto vía
correo electrónico o teléfono, donde se solicita al gestor lo
siguiente: Copia de comunicaciones
- Cotización de acuerdo con el servicio solicitado. con autoridades.
- Permisos y licencias ambientales vigentes para la
prestación del servicio requerido si aplica.
- Copia de certificaciones adicionales de calidad ( ISO 9001,
ISO 14001, OSHAS 18001)
b. Recibidas las cotizaciones se procede a evaluar en
conjunto con la dirección de sostenibilidad la que mejor se
ajuste a la necesidad del área.
c. Decidida la mejor cotización, la coordinadora de gestión
ambiental solicita a la empresa seleccionada la
documentación establecida en el procedimiento de
compras para inscripción de proveedores, y certificaciones
LAFT (listas internacionales Clinton etc.) y se almacena en
medio digital junto con la demás documentación que debe
remitir el proveedor seleccionado para ser inscrito en la
compañía según el procedimiento de compras.
d. Una vez el proveedor se encuentra inscrito se procede a
firmar contrato de servicios en caso de que el servicio
contratado se requiera de manera constante por un tiempo
92
igual o superior a 6 meses, previa revisión y
recomendaciones de la gerente administrativa.
c. En caso de ser un servicio puntual (Muestreos y análisis
de agua residual, inventarios forestales, suministro de
dispositivos de ahorro de agua, consultorías puntuales etc
una vez inscrito el proveedor la coordinadora de gestión
ambiental elabora orden de compra en SAP y esta es
liberada por la directora de sostenibilidad, posteriormente
se procede a la prestación del servicio y una vez sea
facturado se debe aceptar el mismo en el sistema SAP.
4, Baja de activos
Cuando se generan desmontes o remodelaciones de
tiendas que generen bajas de activos fijos, la coordinación
de gestión ambiental coordina la disposición final correcta
con gestor autorizado para ello de las bajas que se generen
en la tienda, previo correo electrónico de la analista de
activos fijos solicitando el apoyo para la recolección. Esta
comunicación debe adjuntar relación de activos a disponer.
Cuando se tenga el listado de activos a disponer y
ubicación, se solicita al gestor de residuos que se retiren los
activos.
La recolección de activos se realizará si y solo si un
funcionario de activos fijos ó su delegado realizan
personalmente la entrega. Al momento de realizar la
recolección el funcionario que entrega firma la planilla de
recolección así como también el funcionario de la empresa
gestora.
A los 15 días hábiles siguientes el gestor de residuos remite
acta de disposición final a la coordinación de gestión
ambiental, quien a su vez la comparte vía correo
electrónico con la analista de activos fijos.
5, Solicitudes de centros comerciales, arrendadores, o

autoridades locales:
93
Ocasionalmente el área de sostenibilidad recibe
solicitudes detalladas, invitación a reuniones o solicitudes
de información de carácter ambiental, de los
arrendadores de locales, centros comerciales o autoridades
locales, para lo cual la coordinadora de gestión ambiental
asiste puntualmente a las reuniones citadas, documenta y
facilita de la información necesaria para mantener las
relaciones cordiales con solicitantes previo visto buena de
la dirección de sostenibilidad.
Para atención de solicitudes específicas se generan
informes del desarrollo de las actividades que son
entregados a los solicitantes en físico o por medio de
correo electrónico y con copia a la dirección de
sostenibilidad.
6.Plan de cumplimiento legal anual:
Luego de identificados los requisitos legales ambientales,

la coordinadora de gestión ambiental procede anualmente
a formular el plan de regularización anual, el cual consiste
en:
- Diagnosticar el cumplimiento de requisitos legales
ambientales aplicables a cada tienda propia en Colombia,
- Priorizar las tiendas a regularizar o gestionar la el año de la
vigencia
- Formular plan de cumplimiento, incluyendo trámites
necesarios, viajes y reunión con autoridades ambientales y
arrendadores en las diferentes ciudades.
Recolección de información técnica – legal: una vez

formulado el Plan de regularización del año, la
coordinadora de gestión ambiental y el analista de
sostenibilidad proceden a recolectar la información
necesaria por medio de correos electrónicos o llamaras
telefónicas directamente a las tiendas priorizadas.
94
De ser necesario, se solicita información al área de
proyectos a cerca de planos de las tiendas y medidas de
avisos instalados.
Trámites: Una vez la información está completa y se

concluye el cumplimiento de requisitos, se procede a
tramitar ante las diferentes autoridades ambientales si así
se requiere los registros o permisos necesarios en conjunto
con el área de finca raíz. (ver procedimiento completo de
trámites legales ambientales, proceso finca raíz)
8.Recepción y gestión de quejas ambientales:
Cada vez que se genere una queja de carácter ambiental

bien sea de vecinos, clientes, unidades comerciales o
comunidad en general, se procede a documentar la queja
en el formato gestión de queja ambiental, la cual se analiza,
se proponen acciones de mejora y se notifica a quien ha
interpuesto al queja las acciones tomadas al respecto si así
compete.
Esta información puede llegar por medio del área de
servicio al cliente, o directamente por los administradores
de las tiendas ó supervisores.
Se deja registro de la queja en físico, en la carpeta de
sostenibilidad.
9. Requerimiento de Autoridades: Si en cualquier caso se

recibe requerimiento directo de autoridades ambientales
directamente en las tiendas, los administradores o
supervisores de inmediato harán llegar copia del
requerimiento vía correo electrónico a la coordinadora de
gestión ambiental a la analista de finca raíz, quienes en
reunión prioritaria decidirán el plan de acción y
contestación inmediata a la entidad.
95
Si llegara a ser el caso el analista de finca raíz solicita
concepto legal al abogado contratado para dichos temas
por la vice presidencia comercial, a partir del cual se
procederá a formular plan de acción con responsables.
10. Actualización y elaboración de documentos y registros:
Cada que sea requerido, la coordinación de sostenibilidad

actualiza y somete a aprobación los procedimientos del
área para ser ingresados y compartidos en Isolución. Al
menos una vez al año se realiza junto con el analista de
sostenibilidad la revisión y actualización de documentos,
de los cuales se lleva un registro en Excel de fechas de
creación y actualización por tipo de documento, para
mantener un control propio.
1. Seguimiento al desempeño ambiental mensual:

Mensualmente el practicante de sostenibilidad solicita Formato seguimiento
información de consumo de agua, consumo de energía a la gestión de residuos
analista de servicios públicos, luego remite comunicación a
las tiendas solicitando el consolidado de generación de Coordinador
residuos el cual las tiendas reportan mensualmente, el (a) de gestión
practicante unifica la información y la remite al analista. El Formato Evaluación Final de ambiental
analista de gestión ambiental consolida el informe y en tiendas.
Verificar, socializar y tomar de
5. compañía de la y la coordinación de gestión ambiental
acciones
presentan informe de gestión a la dirección de Acta de Entrega de Insumos a
sostenibilidad socializando el desempeño de los Tiendas Analista de
programas, haciendo seguimiento a los indicadores Gestión
básicos. En esta reunión pueden resolverse temas como: Formatos LES ambiental
- planteamiento de nuevas actividades en los programas
- Aprobaciones para ejecución presupuesta asociada a
controles operacionales de los programas
- solicitudes adicionales de la dirección de sostenibilidad.
96
De esta reunión se genera un acta donde se hace
seguimiento mes a mes a la ejecución de las solicitudes
realizadas de la dirección al analista de sostenibilidad
2. Seguimiento en tiendas a los programas de gestión

ambiental - practicantes universidad Libre:
Semanalmente los practicantes de la universidad libre
recopilan la información de las tiendas asignadas y
presentan informe de cada tienda (5 en promedio por
estudiante) al analista de sostenibilidad, quien consolida y
analiza la información recolectada por los estudiantes.
Dentro de la información recopilada pueden estar falta de
canecas, debilidades en separación en la fuente, faltantes
de señalización, y al mismo tiempo se recopilan los
productos de la practica tales como rutas de evacuación
de residuos y eco mapas de cada tienda, esto teniendo en
cuenta la observación e interacción que los estudiantes
tienen con el personal de la tienda durante las visitas.
1, Socialización del desempeño: Una vez al mes en reunión

de administradores, el analista de sostenibilidad
socializara los resultados de los programas, el practicante
al mismo tiempo se recolectara observaciones al respecto
de parte de los administradores, que serán tenidas en
cuenta para la formulación de acciones correctivas o de
mejora.
- De manera quincenal, la coordinación de gestión
ambiental se reúne con el gerente de operaciones para
socializar desempeño de los programas ambientales y
tomar acciones conjuntas orientadas a la mejora continua,
cuyo resumen y pendientes quedarán consignados en un
acta de reunión.
Reunión de supervisores: Semanalmente de igual manera
durante la reunión de supervisores en la oficina se reciben
solicitudes de los supervisores y se tramitan por el analista
97
ambiental y/ el coordinador de manera prioritaria durante
la misma semana.
3.2, Verificación en tiendas

Teniendo en cuenta la información recolectada
semanalmente en las tiendas por los estudiantes, el
analista de sostenibilidad y la coordinadora de gestión
ambiental, formulan las acciones correctivas al respecto y
las comunican directamente a la tienda, entre ellas se
pueden generar.
- Programación de refuerzos de capacitación en tienda

ejecutadas directamente por el analista de sostenibilidad
- Programación de recolecciones de residuos
extraordinarias (analista de sostenibilidad o coordinador
de gestión ambiental)
- Suministro de señalización adicional ó cambio de la ya
existente ( analista de sostenibilidad)
- Programación de visitas adicionales (analista de
sostenibilidad)
Una vez al año, el analista de sostenibilidad consolida

informe de resultados de la práctica social relacionando
tiendas beneficiadas del programa y adicionalmente
avances en sostenibilidad de las mismas y principales
logros. Este informe es avalado por la coordinación de
gestión ambiental y posteriormente presentado a la
dirección de sostenibilidad.
Cierre de brechas LES: Cuando se detectan en el

seguimiento realizado por los practicantes en las tiendas,
brechas de conocimiento del programa de los baricultores,
estos listarán temas puntuales para planificar y desarrollar
lecciones expres de sostenibilidad LES, las cuales se
ejecutan de la siguiente manera.
98
a. Los estudiantes identifican temas puntuales en cada
tienda donde valga la pena realizar un refuerzo de algún
tema de sostenibilidad orientada a la mejora del
desempeño ambiental de la tienda.
b. Los estudiantes remiten el tema en el informe semanal

enviado al analista de sostenibilidad.
c. El analista de sostenibilidad programa con el

administrador de la tienda, día y hora para elaborar y
socializar la LES.
d. Acordada la fecha, hora y la persona que elabora la LES,

el estudiante acude a la tienda llevando consigo kit de LES
(caja de colores, lápices, marcadores etc. ) y el formato en
blanco.
e. El baricultor diagrama el contenido de la LES, teniendo
en cuenta el punto concreto que se quiere aclara, para
esto contara con un tiempo de media hora y el apoyo y
orientación del estudiante.
f. Terminada la lección, el baricultor la socializa con sus
compañeros y se clara el punto donde se había
identificado la debilidad previamente, aclarado el tema el
resto de los baricultores firman el recibido de la lección en
la parte posterior de la misma.
g. La lección reposa en la tienda y el administrador
asignara una un baricultor que la dictara en el turno
contrario.
Este procedimiento evita desplazamientos hasta las

oficinas, omite la necesidad de locaciones físicas para re
entrenar, hace énfasis en el punto crítico, promueve el
aprendizaje en equipo, y fortalece las competencias del
baricultor y las habilidades del estudiante como tutor.
99
El analista de sostenibilidad llevara registro de las LES
dictadas por tienda y al final de semestre se realiza
reconocimiento en reunión de administradores a la tienda
que mayor número de LES ejecuten en este tiempo.
8. REFERENCIAS
- Matriz de aspectos e impactos ambientales PROCAFECOL.
- Matriz de requisitos legales ambientales.
- Programa gestión de residuos
- Programa de ahorro y uso eficiente de agua
- Programa de ahorro y uso eficiente de la energía
- Formatos Evaluación del estudiante por la tienda
- Formato de Seguimiento gestión de residuos.
- Acta de Entrega de Chalecos
- Formato Evaluación Final de tiendas.
- Acta de Entrega de Insumos a Tiendas
- Formatos LES
9. ANEXOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Lida Esperanza Ruiz Nombre: Nombre:
Coordinadora Gestión Cargo: Cargo:
Cargo:
Ambiental Fecha: Fecha:
Fecha: 28/01/2016
Nombre:
Cargo:
Fecha:
ESTE DOCUMENTO ES RESERVADO Y DE USO EXCLUSIVO DE PROCAFECOL S.A., por lo tanto la violación a esta disposición será sancionada de
conformidad a los artículos 192, 194 y 195 del código penal vigente.
100
6.10. FASE III: PROGRAMAS
Para lograr cumplir los objetivos ambientales se plantean 4 programas integrando

los factores más importantes, adelante se muestran los objetivos de los programas:
6.10.1. Programa de Vertimientos

En la Tabla 18 se puede observar el programa de vertimientos que es
consecuente con al impacto ambiental generado por de contaminación
del agua, esto fue evaluado anteriormente en la matriz de aspecto e
impactos.
6.10.2. Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos

En la Tabla 19 se observa el programa de Residuos Sólidos, consecuente
con el impacto ambiental al suelo por generación de residuos, donde se
especifican actividades de toma de conciencia, entre otras.
6.10.3. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente de la Energía

En la Tabla 20 Se observa el programa de uso eficiente y ahorro de la
energía, en donde se propone en primera medida empezar con
mediciones ya que la compañía no tiene todos los datos necesarios para
obtener una línea base.
6.10.4. Programa de Residuos Ahorro y Uso Eficiente del Agua

En la Tabla 21 se muestra el programa de uso eficiente y ahorro de agua,
en este campo han existido acciones aisladas, y el inconveniente es que no
han sido cuantificadas, por lo cual se realiza esta ficha para llevar control.
101
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA DE VERTIMIENTOS
VERSION: XXXXX
PLANEAR
OBJETIVO DEL PROGRAMA

Implementar estrategias y sistemas que disminuyan la carga contaminante del agua residual en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
Objetivos Específicos
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuentra en el manual de saneamiento.
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen caracterizaciones historicas.
REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS ASPECTOS AMBIENTALES ASOCIADOS

Decreto 3930 DE 2010 Generación de Vertimientos
Decreto 4728 DE 2010
Resolución 0631 de 2015
HACER - VERIFICAR
CRONOGRAMA - SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2015
1. 1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Café por tipo.
ACCIÓN RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1. Identificar que tipos de trampas de grasas existen en la tiendas y la planta de frescos y listos. Administrador de la Tienda - Auxiliar Ambiental
1.2. Cualificar las condiciones de entrada y salida del agua en función del diseño. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental
1.3. Realizar caracterizaciones fisicoquímicas del agua residual de tiendas con alto flujo de clientes. Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
1.1. Solicitar apoyo para tomar fotos a los estudiantes
1.2.
Agosto: Se realizaron las caracterizaciones de marriott 26 y Salitre
1.3. Septiembre: Se realizaron las caracterizaciones de los Aeropuertos (Estamos pendientes de los resultados de Laboratorio)
Seguimiento - Indicadores
Tienda Juan Valdez Café Nuevo Dorado Tienda Juan Valdez Café Salitre Plaza Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Check In
Parámetros Caracterización Caracterización Caracterización Parámetros Caracterización Caracterización Parámetros Caracterización
Parámetro Unidades Parámetro Unidades Parámetro Unidades
Decreto 3957 del Septiembre 2013 Octubre 2014 Septiembre 2015 Decreto 3957 del Julio 2014 Julio 2015 Decreto 3957 del Septiembre 2015
DBO mg/L 800 2184 3295 1474 DBO mg/L 800 878 490 DBO mg/L 800 3799
DQO mg/L 1500 2800 4094 3044 DQO mg/L 1500 15700 596 DQO mg/L 1500 6377
Fenoles mg/L 0,2 0,27 0,39 - Fenoles mg/L 0,2 NR NR Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 141 85 444 Grasas y Aceites mg/L 100 808 141 Grasas y Aceites mg/L 100 997
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 452 709 627 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 3950 230 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 1662
Tensoactivos mg/L 10 11,65 3,18 7,04 Tensoactivos mg/L 10 1,13 NR Tensoactivos mg/L 10 2,78
Caudal L/s N.E. 0,211 0,155 - Caudal L/s N.E. NR NR Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,61 - 6,51 5,95-7,33 6,32 PH Unidades 5,0-9,0 4,73 4,44 PH Unidades 5,0-9,0 6,84
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,7-0,9 1,1 - 2,5 0,5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 5 5 Sólidos Sedimentables mL/L 2 92
Temperatura ºC 30 23-24 20,0 - 24,0 - Temperatura ºC 30 NR NR Temperatura ºC 30 -
Tienda Juan Valdez Café Aeropuerto Nacional Tienda Juan Valdez Café Marriott 26
Parámetros Parámetros
Caracterización Caracterización
Parámetro Unidades Decreto 3957 del Parámetro Unidades Decreto 3957 del
Septiembre 2015 Septiembre 2015
2009 2009
DBO mg/L 800 3487 DBO mg/L 800 2650
DQO mg/L 1500 6184 DQO mg/L 1500 4058
Fenoles mg/L 0,2 - Fenoles mg/L 0,2 -
Grasas y Aceites mg/L 100 801 Grasas y Aceites mg/L 100 223
Sólidos Suspendidos Totales mg/L 600 577 Sólidos Suspendidos Totalesmg/L 600 787
Tensoactivos mg/L 10 14,12 Tensoactivos mg/L 10 -
Caudal L/s N.E. - Caudal L/s N.E. -
PH Unidades 5,0-9,0 5,75 PH Unidades 5,0-9,0 4,18
Sólidos Sedimentables mL/L 2 0,1 Sólidos Sedimentables mL/L 2 30
Temperatura ºC 30 - Temperatura ºC 30 -
2. 2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
Realizar un nuevo procedimiento de manejo de residuos líquidos para comparar con el propuesto en el
2.1. Líder de Calidad - Coordinador de Gestión Ambiental
manual de saneamiento.
2.2. Realizar la verificación de la operatividad de los procesos de limpieza de trampas. Administradores - Auxiliar Ambiental
2.3. Actualizar el proceso unido con el programa de residuos sólidos. Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
2.1.
2.2. Realizar aforos de consumo de agua

2.3. Se realiza en las capacitaciones de residuos sólidos solo falta actualizar en el MOT
3. 3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen caracterizaciones historicas.

3.1. Análisis técnico y financiero del uso del nuevo producto y el antiguo. Coordinador de Gestión Ambiental -Auxiliar Ambiental
3.2. Realizar la caracterización fisicoquímica del agua de las trampas con los dos tratamientos. Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental - Líder de Calidad
Observaciones
3.1. Costear el producto en las tiendas.
3.2. Septiembre: Se realizo Muestreo Check In con el biotratamiento (Pendiente Revisar DBO en los resultados de laboratorio)
Seguimiento Controles Operacionales
Controlar el consumo de agua

N° ACCIÓN Responsable / Sustituto Recursos Frecuencia Documento y/o información generada
1 Adecuada Disposición de Residuos Orgánicos Baricultores 0 Diario Programa de Residuos Sólidos
2 Arreglo de Diseño de trampas Técnico de Mantenimiento Presupuesto de tiendas Anual Corrección de las Trampas
3 Desnatado de Trampas Baricultores 0 Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
4 Caracterizaciones del agua de las trampas Coordinador de Gestión Ambiental Presupuesto Sostenibilidad Anual Reporte de caracterizaciones
5 Administrar el Biotratamiento Administradores Presupuesto Tiendas Permanente Reporte de Lavado de Trampas
6 Monitoreo de Funcionamiento de la Trampa Auxiliar Ambiental - Técnico de mantenimiento - Administradores Presupuesto Tiendas Diario Procedimiento del Programa de Residuos Líquidos
INDICADOR(ES)
TIPO DE DESCRIPCION DEL INDICADOR
Objetivo Meta FÓRMULA
INDICADO Nombre Frecuencia de medición
1. Realizar las caracterizaciones de vertimientos de las tiendas Juan Valdez® Estado de la Caracterización por ((Tiendas caracterizadas por tipo)/(No. de Tipos de
100% Eficiencia Anual
Café por tipo. Tipo Tiendas))×100
2. Actualizar el procedimiento del programa de residuos líquidos que Estado de actualización del PRC ((Numerales Actualizados y aprobados por entrenamiento y
100% Eficacia
de Residuos Liquidos
Mensual calidad)/(Total de Numerales del programa de Residuos
actualmente se encuntra en el manual de saneamiento.
Liquidos))×100
((Tiendas con Biotratamiento y Caracterizadas)/(Total
3. Implementar el biotratamiento en las tiendas que tienen Implementación de
100% Eficacia Anual de Tiendas Caracterizadas))×100
caracterizaciones historicas. Tratamientos
Tabla 18. Programa de Vertimientos (Autor, 2016)
102
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS
VERSION: XXXXX
PLA NEA R

Realizar un manejo adecuado de los residuos producidos en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
En la gestión interna:
1. Identificar los residuos aprovechados en donde opera PROCAFECOL S.A.

2. Realizar la disposición adecuada de los residuos peligrosos (Luminarias, tóner y pilas) y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos..
3. Capacitar al personal en el programa de manejo integral de residuos sólidos.
Ley 1259 del 2008 Producción de Residuos Sólidos No Reciclables
Decreto 0232 DE 2010 Producción de Residuos Sólidos Reciclables
Decreto 4741 DE 2005 Producción de Residuos Sólidos Orgánicos
Decreto 1140 DE 2003 Producción de Residuos Peligrosos (Luminarias y RAESS).
Decreto 1505 DE 2003 Producción de Residuos Sólidos Especiales (Escombros).
Resolución 1362 DE 2007
Ley 1252 DE 2008
Ley 1672 del 2013
Acuerdo Municipal 11 de 2010
HA CER - VERIFICA R
1. 1. Identificar los residuos aprovechados en donde opera PROCAFECOL S.A.

Caracterizar los residuos por tipo de tienda, planta de frescos y listos y taller
1.1. Auxiliar Ambiental
de mantenimiento.
Diseñar los puntos ecológicos que permitan la separación de residuos por Auxiliar Ambiental - Administrador - Auxiliar
1.2.
personas internas y externas. Administrativo - Supervisor
Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
Capacitar al personal en sepración en la fuente en los lugares donde opera
1.3. Ambiental - Administrador - Auxiliar Administrativo -
PROCAFECOL S.A.
Supervisor

Registrar los datos de aprovechamiento de residuos reciclables y orgánicos
1.4. Ambiental - Administrador - Auxiliar Administrativo -
que genere el gestor .
Supervisor
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
Estado de
Residuos Orgánicos Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/Mes.
Bimestre Aprovechados en
Cumplimiento (%) 450,00
Ton/Mes.
- 400,00
Enero 0,00% 0,00
350,00
Febrero 0,00% 0,00
Marzo 0,00% 0,00 300,00
Ton
Abril 0,00% 0,00
Mayo 0,00% 0,00 250,00
Junio 0,00% 0,00
200,00
Julio 0,00% 0,00
Agosto 0,00% 0,00 150,00
Septiembre 0,00% 0,00
Octubre 0,00% 0,00 100,00
Noviembre 0,00% 0,00
50,00
Diciembre 0,00% 0,00
Acumulado 0,00% - -
Enero Febrero Marz o Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Meta 100% 400
Residuos Orgánicos Aprovechados en Ton/M es. - 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 400
Residuos Reciclables Aprovechados en Ton/Mes.

Residuos Reciclables
Estado de 25,00
Bimestre Aprovechados en
Cumplimiento (%)
Ton/Mes.
0,00 20,00
Enero 0,00% 0,00
Febrero 0,00% 0,00
Marzo 0,00% 0,00
15,00
Título del eje
Abril 0,00% 0,00

Mayo 0,00% 0,00
Junio 0,00% 0,00
10,00
Julio 0,00% 0,00
Agosto
Septiembre
Octubre 5,00
Noviembre
Diciembre
Acumulado 0,00% - 0,00
Enero Febrero Marz o Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado Meta
Meta 100% 20 Residuos R eciclables Aprovechados en Ton/Mes. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 - 20
2 2. Realizar la disposición adecuada de los residuos peligrosos (Luminarias, tóner y pilas) y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos.
2.1. Caracterizar la producción de luminarias y RAEES. Auxiliar Ambiental - Técnicos de Mantenimiento

2.2. Entregar el kit de atención a emergencias con residuos peligrosos.
Ambiental - Estudiantes de Apoyo Universidad Libre
Capacitar al personal de las tiendas, mantenimiento y planta de frescos y listos Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión
2.3.
en como embalar y rotular las luminarias para su transporte. Ambiental - Estudiantes de Apoyo Universidad Libre
Programar la recolección y transporte hasta el edificio de la federación
Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
2.4. nacional de cafeteros y luego hasta el gestor que le dará la disposición final.
Universidad Libre
(lumina.)
Observaciones
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3 3. Capacitar al personal en el programa de manejo integral de residuos sólidos.
Entregar Formatos en forma digital de generación de residuos peligrosos, Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.1
entrega de residuos sólidos, reporte de incidente y accidentes ambientales. Universidad Libre
Apoyar a las tiendas con la asistencia regularmente de los estudiantes de la Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.2
universidad libre. Universidad Libre
Entregar señalización para actualizar, cambiar y/o instalar en la tienda, planta Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.3
u otros lugares en los que opera PROCAFECOL S.A. Universidad Libre
3.4 Entregar la bascula para pesar los residuos producidos y la guía de separación.
Universidad Libre
3.5 Generar la ruta de evacuación de residuos y ECO-mapa.
Universidad Libre
Capacitar al personal de las tiendas de Bogotá, de las ciudades, taller de
mantenimiento y la planta en separación en la fuente de generación, Auxiliar Ambiental - Estudiantes de Apoyo
3.6
almacenamiento y tramiento de residuos especiales y peligrosos, terminos Universidad Libre
basicos y llenado de formatos.
Realizar la contratación del gestor y realizar seguimiento al adecuado
3.7 Coordiandor de Gestión Ambiental
funcionamiento del mismo.
Asistir periodicamente a la reunión de aperturas y remodelaciones para el Coordiandor de Gestión Ambiental - Auxiliar
3.8
diseño de las tiendas. Ambiental
Observaciones
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.

1 Separar los residuos por tipo (Orgánicos, Reciclables y No Reciclables) Baricultores 0 Diario Consolidado de residuos orgánicos y reciclables
2 Puntos Ecológicos Baricultores Presupuesto de tiendas. Cada Apertura Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos
3 Reporte de Incidente o Accidente Ambientales Auxiliar - Supervisor - Baricultores 0 Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
4 Registro de Residuos Generados Baricultores 0 Diario Formato de Generación de Residuos y Desempeño Ambiental
5 Preguntar al cliente si quiere tapa y protector Baricultores 0 Diario Mejora en el proceso de entrega de pedido.
6 Embalaje de luminarias Mantenimiento - Baricultores Menaje Tiendas Permanente Programa de Manejo de Residuos Sólidos Peligrosos
INDICA DOR(ES)
INDICADO Nombre Frecuencia de
1. Identificar los residuos aprovechados en Ti endas con datos de

((Tiendas con Datos de Aprovechamiento)/(Total de
100% Eficiencia
aprovechami ento
Mensual Tiendas ))×100
donde opera PROCAFECOL S.A.
2. Realizar la disposición adecuada de los

((No. de Residuos Gestionados con certificado de Disposición)/(No.
residuos peligrosos (Luminarias, tóner y Ges ti ón de Res i duos
100% Eficiencia Mensual de bajas Registradas por Activos Fijos))×100
pilas) y residuos de aparatos eléctricos y pel i gros os
electrónicos.
3. Capacitar al personal en el programa de

100% Eficiencia Pers onal Capaci tado Mensual ((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
manejo integral de residuos sólidos.
Tabla 19.Programa de Manejo Integral de Residuos (Autor, 2016)
103
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGIA
VERSION: XXXXX
PLA NEA R

Implementar estrategias que disminuyan el consumo de energía en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de energía.
3. Medir el consumo de energía en oficina central y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.

Ley 697 de 2001 - Consumo de energía eléctrica
Decreto 2331 del 2007
Decreto 3683 de 2003
HA CER - VERIFICA R
1. Registar el consumo de energía en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la luz.
1.1. Documentar los consumos de Energía Auxiliar Ambiental
Analistas de Proyectos - Coordinadores de

1.2. Consolidar los consumos por zonas de las tiendas
Mantenimiento
1.3. Consolidar los Consumos energía en la planta Auxiliares Administrativos - Auxiliar Ambiental

1.4. Consolidar los Consumos energía en la oficina central
Ambiental
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Indicador Energía (%)

0,25
Bimestre Indicador Energía (%) Consumo la Zona (Kwh)
Nov - Dic 2015 Costa Sur Medellín Bogota 0,2

Enero
Febrero
Indicador de Energía
Marzo 0,15
Abril
Mayo
Junio 0,1
Julio
Agosto
Septiembre 0,05
Octubre
Noviembre
Diciembre 0
Esta do de
Estado de Nov - Dic Septiembr Noviembr
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Octubre Diciembre Cumplimie Meta
2015 e e
Cumplimiento 0,00% - nto
Meta 20% - Indicado r Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
Consumo por Zonas (Kwh)

1
1
Cantidad en Kwh
-
Esta do de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
Consumo de
Energía Año 2015
Indicador Energía (%)
Consumo de la Oficina
Bimestre Indicador Energía (%) 0,35
Central (Kwh)
Nov. - Dic. 2015 0,3

Enero
Febrero
0,25
Marzo
Abril
Indicador Agua %
Mayo 0,2
Junio
Julio 0,15
Agosto
Septiembre 0,1
Octubre
Noviembre
0,05
Diciembre
Estado de
Cumplimiento 0,00% - 0
Esta do de
Meta 30% #¡VALOR! Nov. - Dic.
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimien Meta
2015
to
Indicado r Energía (%) 0 - - 0,00% 30%
Consumo de la Oficina Central (Kwh)

1
1
Título del eje
-
Esta do de
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo de la Oficina Central (Kwh) - - - -
Consumo en la planta Indicador Energía (%)

Bimestre Indicador Energía (%)
Kwh 0,35
Nov - Dic 2015

0,3
Enero
Febrero
Marzo 0,25
Abril
Mayo
Título del eje
0,2
Junio
Julio
Agosto 0,15
Septiembre
Octubre 0,1
Noviembre
Diciembre
0,05
Estado de
Cumplimiento 0% -
Meta 30% 200 0
Esta do de
Nov - Dic Septiembr
Bimestre Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Octubre Noviembre Diciembre Cumplimie Meta
2015 e
nto
Indicado r Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
Consumo en la planta Kwh

250
200
150
Título del eje
100
50
-
Esta do de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Ma rz o Abril Ma yo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo en la pla nta Kw h - - - 200
3. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de energía.

Administrador de la planta- Coordinador de
3.1. Capacitar al personal en buenas prácticas del uso de energía.
Mantenimiento
Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar
3.2. Modificar el proceso de alistamiento de pedidos y productos en la zona de refrigeración.
Ambiental -Administrador Planta
Observaciones
3.1.
3.2.
3.3.
2. 3. Medir el consumo de energía en la oficina cental y tiendas remodeladas con luz LED tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
Administrativa - Coordinador de Gestión
2.1. Implementar la iluminación LED en todas las áreas de las tiendas y oficina central.
Ambiental
Administrativa - Coordinador de Gestión
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locaciones
Ambiental
Observaciones
2.1.
2.2.

1 Registro y análisis de datos de consumos de energía. Auxiliar Servicios Públicos - Auxiliar Ambiental 0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
2 Uso de iluminación LED Aperturas y Remodelaciones Analista de Proyectos Presupuesto de tiendas Cada Apertura Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
3 Cerrar Refrigeradores y mantener apagada la luz innecesarios Baricultores 0 Diario Procedimiento de alistamiento de producto.
4 Reporte y solución de incidentes Todos los procesos 0 Permanente Reporte de Accidente y incidentes.
Personal de Oficina, auxiliares y
5 Apagar computadores 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Energía
administradores
INDICA DOR(ES)
1. Registrar el consumo de energía en la oficina central, ((No. Puntos con Datos de consumo de Energía)/(No. de
Puntos con
Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, 100% Eficiencia da tos Mensual
apoyados en los consumos de los recibos de la luz. regi s tra dos
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de Pers ona l ((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100
100% Eficiencia Mensual
energía. Ca pa ci ta do
Ti enda s con ((No. de Tiendas con Mediciòn de consumos)/(No. total de Tiendas

3. Medir el consumo de energía en oficina central y
100% Eficiencia Da tos de Mensual ))×100
tiendas remodeladas. Cons umo.
Tabla 20. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía (Autor, 2016)
104
CODIGO: XXXXX
FECHA: DD/MM/AA
PROGRAMA AHORRO Y USO EFICIENTE DE EL AGUA
VERSION: XXXXX
PLANEAR

Implementar estrategias que disminuyan el consumo de agua en los lugares que funciona y opera PROCAFECOL S.A.
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de agua.
3. Medir el consumo de agua en oficina central y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.

Ley 373 del 1997 - Consumo de agua
Decreto 1575 de 2007
Resolución 3957 de 2009
HACER - VERIFICAR
1. Registar el consumo de agua en la oficina central, las tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, apoyados en los consumos de los recibos de la agua.
1.1. Documentar los consumos de Agua Auxiliar Ambiental
1.2. Consolidar los consumos por zonas de las tiendas Analistas de Proyectos - Coordinadores de Mantenimiento
1.3. Consolidar los Consumos agua en la planta Auxiliares Administrativos - Auxiliar Ambiental
1.4. Consolidar los Consumos agua en la oficina central Auxiliar Ambiental - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Indicador Agua (%)

0,25
3
Bimestre Indicador Agua (%) Consumo la Zona (m )
Nov - Dic Costa Sur Medellín Bogota 0,2

Enero
Febrero
Indicador de Energía
Marzo 0,15
Abril
Mayo
Junio 0,1
Julio
Agosto
Septiembre 0,05
Octubre
Noviembre
Diciembre 0
Estado de
Estado de Nov - Dic
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimie Meta
2015
Cumplimiento 0,00% - nto
Meta 20% - Indicador Energía (%) 0 - - 0,00% 20%
Consumo por Zonas (m3)

1
1
Cantidad en Kwh
-
Estado de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Cumplimiento
Consumo la Zona (Kwh) - - - -
-
-
-
Indicador Agua (%)

Consumo de 1
Agua Año
0,9
Consumo de la Oficina
Bimestre Indicador Agua (%)
Central (m3) 0,8
Nov. - Dic. 2015 0,7

Enero
Febrero
0,6
Marzo
Abril
0,5
%
Mayo
Junio
0,4
Julio
Agosto 0,3
Septiembre
Octubre 0,2
Noviembre
Diciembre 0,1
Estado de
Cumplimiento 0,00% -
0
Meta #¡VALOR! Nov. - Dic. Estado de
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
2015 Cumplimiento
Indicador Agua (%) 0 0,00%
Consumo de la Oficina Central (m3)

1
1
m3
-
Estado de
Nov. - Dic. 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo de la Oficina Central (m3) - - - -
Indicador Agua (%)

Bimestre Indicador Agua (%) Consumo en la planta m3
0,35
Nov - Dic 2015

0,3
Enero
Febrero
Marzo 0,25
Abril
Mayo
Título del eje
0,2
Junio
Julio
Agosto 0,15
Septiembre
Octubre 0,1
Noviembre
Diciembre
0,05
Estado de
Cumplimiento 0% -
Meta 30% 200 0
Estado de
Nov - Dic
Bimestre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Cumplimien Meta
2015
to
Indicador Energía (%) 0 0% 0% 0% 30%
Consumo en la planta (m 3)
250
200
150
Título del eje
100
50
-
Estado de
Nov - Dic 2015 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meta
Cumplimiento
Consumo en la planta Kwh - - - 200
3. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de agua.

Administrador de la planta- Coordinador de
3.1. Capacitar al personal en buenas prácticas del uso de Agua.
Mantenimiento
Coordinador de Gestión Ambiental - Auxiliar Ambiental -
3.2. Modificar el proceso de alistamiento de pedidos y productos en la zona de refrigeración.
Administrador Planta
Observaciones
3.1.
3.2.
3.3.
2. 3. Medir el consumo de agua en la oficina cental y tiendas remodeladas con ahorradores tomando en cuenta el valor consumido en el periodo anterior.
2.1. Implementar la ahorradores en todas las áreas de las tiendas y oficina central. Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
2.2. Revisar los consumos del periodo anterior a la remodelación de las locaciones Administrativa - Coordinador de Gestión Ambiental
Observaciones
2.1.
2.2.

Auxiliar Servicios Públicos y Auxiliar Ambiental

1 Registro y análisis de datos de consumos de agua. 0 Bimestral Tabla de consumos bimestrales de agua.
Auxiliar ambiental
2 Sistema de aumento de presión y toque para apertura Auxiliar Ambiental Presupuesto de tiendas Anual Informe de Implementación
3 Buenas Practicas de limpieza y desinfección Baricultores 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
4 Mantenimiento de los filtros Proveedor externo Hihippo Presupuesto tiendas Permanente Soporte y análisis de Proveedores
5 Reporte y solución de incidentes Todos los procesos Obras Civiles, Mantenimiento Presupuesto Tiendas Permanente Reporte Desempeño Ambiental
6 Mejora en el proceso de limpieza y desinfección de naranjas Operarios Planta de Frescos y Listos 0 Diario Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua
INDICADOR(ES)
1. Registrar el consumo de agua en la oficina central, las ((No. Puntos con Datos de consumo de agua)/(No. de
Puntos con
Puntos donde opera PROCAFECOL))×100
tiendas Juan Valdez Café y la planta de producción, 100% Eficiencia datos Mensual
apoyados en los consumos de los recibos de la agua. registrados
2. Capacitar al personal en buenas prácticas en el uso de Personal ((Personas Capacitadas)/(No de Empleados))×100

100% Eficiencia Mensual
agua. Capacitado
Tiendas con ((No. de Tiendas con Mediciòn de consumos)/(No. total de Tiendas

3. Medir el consumo de agua en oficina central y tiendas
100% Eficiencia Datos de Mensual ))×100
remodeladas. Consumo.
Tabla 21. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua (Autor, 2016
105
6.11. FASE III: CONTROLES OPERACIONALES
Para lograr la efectividad en la ejecución de los programas se debe realizar el control en la

operación de las tiendas, para lo cual en la Tabla 22 se evidencia la acción a ejecutar, las
responsabilidades de donde se obtendrán los recursos, la frecuencia con que se debe ejecutar y
el documento soporte.
Tabla 22. Controles operacionales de los programas (Autor, 2016)
Responsable / Documento y/o

Control Operacional Recursos Frecuencia
Sustituto información generada
Separación de Programa de Residuos
Baricultores 0 Diario
Residuos Orgánicos Sólidos
Modificación del Técnico de Presupuesto
Anual Corrección de las Trampas
Diseño de trampas Mantenimiento de tiendas
Procedimiento del
Desnatado de
Baricultores 0 Diario Programa de Residuos
Trampas
Líquidos
Caracterizaciones Coordinador de
Presupuesto Reporte de
del agua de las Gestión Anual
Sostenibilidad caracterizaciones
trampas Ambiental
Administrar el Presupuesto Reporte de Lavado de
Administradores Permanente
Biotratamiento Tiendas Trampas
Auxiliar
Monitoreo de Ambiental - Procedimiento del
Presupuesto
Funcionamiento de Técnico de Diario Programa de Residuos
Tiendas
la Trampa mantenimiento - Líquidos
Administradores
Programa de Manejo
Presupuesto Cada
Puntos Ecológicos Baricultores Integral de Residuos
de tiendas. Apertura
Sólidos
Reporte de
Auxiliar - Programa de Manejo de
Incidente o
Supervisor - 0 Permanente Residuos Sólidos
Accidente
Baricultores Peligrosos
Ambientales
Formato de Generación de
Registro de
Baricultores 0 Diario Residuos y Desempeño
Residuos Generados
Ambiental
Preguntar al cliente
Mejora en el proceso de
si quiere tapa y Baricultores 0 Diario
entrega de pedido.
protector
106
Programa de Manejo de
Embalaje de Mantenimiento Menaje
Permanente Residuos Sólidos
luminarias - Baricultores Tiendas
Peligrosos
Auxiliar
Servicios
Registro y análisis
Públicos -
de datos de Tabla de consumos
Auxiliar 0 Bimestral
consumos de bimestrales de agua.
Ambiental
energía.
Auxiliar
ambiental
Uso de iluminación
Analista de Presupuesto Cada Programa de Ahorro y Uso
LED Aperturas y
Proyectos de tiendas Apertura Eficiente del Energía
Remodelaciones
Cerrar
Refrigeradores y Procedimiento de
Baricultores 0 Diario
mantener apagada alistamiento de producto.
la luz innecesarios
Todos los
Reporte y solución procesos Reporte de Accidente e
0 Permanente
de incidentes Obras Civiles incidentes.
Mantenimiento
Personal de
Apagar Oficina, Programa de Ahorro y Uso
0 Diario
computadores auxiliares y Eficiente del Energía
administradores
Auxiliar
Servicios
Registro y análisis Públicos y
Tabla de consumos
de datos de Auxiliar 0 Bimestral
bimestrales de agua.
consumos de agua. Ambiental
Auxiliar
ambiental
Sistema de
aumento de presión Auxiliar Presupuesto Informe de
Anual
y toque para Ambiental de tiendas Implementación
apertura
Buenas Prácticas de
Programa de Ahorro y Uso
limpieza y Baricultores 0 Diario
Eficiente del Agua
desinfección
Mantenimiento de Proveedor Presupuesto Soporte y análisis de
Permanente
los filtros externo Hihippo tiendas Proveedores
107
Todos los
Reporte y solución procesos Presupuesto Reporte Desempeño
Permanente
de incidentes Obras Civiles Tiendas Ambiental
Mantenimiento
Mejora en el
Operarios
proceso de limpieza Programa de Ahorro y Uso
Planta de 0 Diario
y desinfección de Eficiente del Agua
Frescos y Listos
naranjas
6.12. FASE III: FORMACIÓN, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA.
La competencia, formación y toma de conciencia necesaria para desempeñar las

responsabilidades de los distintos puestos de trabajo, además de las necesidades que tenga
el sistema de gestión en temas de política, objetivos, aspectos e impactos entre otros. Este
requisito está plasmado en una matriz anexo XIV.
En el anexo IX también se evidencia el programa de capacitación, este tiene dos

componentes importantes uno es el tema de inducción (I) y luego una reinducción constante
(RI), puesto a que los niveles de rotación son muy elevados y el área encargada debe
permanecer en constante capacitación proporcionándole a los colaboradores las
competencias necesarias para poder llevar a cabalidad los programas ambientales.
108
6.13. FASE III: MATRIZ DE COMUNICACIONES
En PROCAFECOL S.A. existen diferentes tipos de comunicación, que incluyen al mismo

tiempo distintas áreas que tienen esta función dentro y fuera de la organización; se hace
referencia al análisis de la estrategia de sostenibilidad realizada por alisos en año 2013. Para
este entonces, se referencia las comunicaciones internas y corporativas, en donde la
información se canaliza de arriba hacia abajo de forma dinámica (contemplando un nivel
jerárquico muy marcado) y este mismo año nace junto con la necesidad de comunicar por
diferentes canales externos a los clientes lo que se conoce dentro de la organización como
comunicaciones de mercadeo.
 Comunicaciones Corporativas Externas: Este tipo de comunicación es más formal y

son las relaciones que establece la empresa con actores externos, como medios de
comunicación, organizaciones civiles, el gobierno, entre otros.
 Relaciones públicas: estas corresponden a medios audiovisuales que tienen mucho
que ver con el manejo de crisis o información de importancia para entes regulatorios.
 Comunicaciones Corporativas Internas: estas son aquellas que tienen dinámica con
los colaboradores de la organización, los medios que utiliza van desde correos
corporativos, intranet o voz a voz
 Comunicaciones a clientes: son comunicaciones un poco más formales y con más
diseño, estas pueden llevar desde redes sociales, comerciales, entre otras.
Para este trabajo se identificaron las formas de comunicar donde se especifica ¿qué se
comunica?, ¿quién lo comunica?, ¿a quién lo comunica?, ¿por qué medio?, ¿con qué
frecuencia? y ¿qué queda de evidencia de esto o registro?; para ser más específicos, en el
anexo VIII se encuentra la matriz de comunicaciones.
109
7. CONCLUSIONES
Establecer el estado de la gestión ambiental en PROCAFECOL S.A.
 Durante el desarrollo de la RAI se encontró que PROCAFECOL S.A., ha

realizado implementación de algunos programas de forma intuitiva, como la
contratación de un gestor de residuos, la modificación del modelo de trampa
de grasa, la implementación de ahorradores de agua y energía; direccionados
por temas contractuales con los arrendadores de los locales y por solicitud de
los grupos de interés.
Adicionalmente, el área encargada de la gestión ambiental se encuentra en

consolidación, la cual lidera los programas ambientales y con la cual se
identificaron sus principales aspectos que están relacionados con la operación
como la generación de residuos sólidos, de vertimientos y consumo de
energía y agua.
 En el análisis GAP de brechas se puede observar que estas actividades no han

tenido una articulación con toda la organización y los requerimientos de la
n0rma solo se encuentran en planeación. Dicha estrategia permitirá que se
genere valor para la compañía y, a su vez, se reducirá el riesgo reputacional.
Se debe considerar la implementación de un modelo de registro debido a que
no se cuenta con un historial de consumos para iniciar la implementación de
algunos programas que sean trazables en el tiempo.
 Para cubrir el total de colaboradores se realizó un plan de capacitación en dos

frentes: El primer frente que se debe abordar es el de los empleados
vinculados que permiten cubrir un tema de alta rotación; y el segundo, en las
inducciones del personal que ingresa a la compañía, para lo cual se debe
utilizar el primer acercamiento que se realiza en lo que conoce en la compañía
como cultivando Baricultores; programa de capacitación previo a la firma de
contrato.
110
Alinear la gestión ambiental de la compañía con los objetivos estratégicos
organizacionales.
 Se puede observar que PROCAFECOL S.A., al ser una organización joven, tiene
compromiso gerencial para poder ejecutar este tipo de proyectos, esto se ve
evidenciado en las iniciativas consideradas para el año 2020 que son la base
del desarrollo de cualquier actividad y que deben estar enmarcadas en los
objetivos organizacionales. Por esta razón, se logró generar una política
ambiental adecuada y unos objetivos asociados a los pilares estratégicos de
gente, procesos y financieros.
 Se identificó que el área de gestión ambiental cuenta con un presupuesto

propio para la implementación de actividades internas y otro asociado a la
operación de cada establecimiento.
Generar un modelo de gestión ambiental aplicable a la planta de producción, oficina

central y tiendas de la empresa PROCAFECOL S.A., teniendo en cuenta los requisitos de
la NTC ISO 14001:2015.
 Las empresas del sector de alimentos y bebidas, como PROCAFECOL S.A., que
se encuentran en varias ciudades del país tienden a tener un poco más de
voluntad en la ejecución de programas ambientales, ya que uno de sus grupos
de interés es el cliente quien es el que genera el mayor valor; público que es
cada día más consciente ambientalmente.
 Se desarrollaron programas en respuesta a los objetivos estratégicos de SGA.

Contemplando la alta variabilidad de las tiendas, se ofrecieron los programas
sintéticos que pudieran ser replicados en donde opera la organización, estos
son los procedimientos de manejo de residuos sólidos y el de líquidos.
 Se organizó, dentro del marco de la norma, los tipos de comunicación que ya

existen y se estableció cómo se deben redireccionar para así poder entender
la importancia del SGA. Con estos datos recolectados, se empezaron a
desarrollar indicadores y metas que permitieran medir el avance generado
por las diferentes áreas relacionadas.
111
8. RECOMENDACIONES
Dentro de las recomendaciones se dejaron planteadas estrategias para ejecutar más

adelante y así poder planear la reducción de los impactos negativos por otros
mecanismos.
1. Existe un gran inconveniente dentro de la compañía y es el nivel de rotación, ya

que las personas siempre están en busca de nuevos retos y esto pude afectar la
implementación de los diferentes programas, se recomienda la integración de
nuevas estrategias de inducción en los 5 días de entrenamiento para ingresar,
además de permanecer en constante reinducción, sensibilizándolos y generando
competencias de cuidado con medio ambiente y reducción de la contaminación,
en el Anexo IX se presenta un cronograma de capacitación para diferentes temas.
2. Se debe incluir un plan de acción para la inclusión de los clientes dentro del
sistemas de gestión, no solo como parte interesada sino también como un
participante activo, ya que en muchos casos ellos son los que se encargan de la
ejecución de la separación y el ahorro de agua, para lo cual se debería integrar
una campaña visible de los programas, con el fin de mejorar el desempeño
ambiental.
3. Establecer actividades conjuntas con el área de calidad, puede fortalecer vínculos

y el compromiso, ya que en el caso del seguimiento periódico que realizan se
obtienen un porcentaje en los indicadores de cada establecimiento, cada vez que
el establecimiento cumple estos indicadores recibe un adicional en su sueldo,
algo que motiva a los colaboradores a participar más activamente.
4. Existe un área de mantenimiento la cual maneja más número de residuos

peligrosos, además de ser la que realiza el cambio de equipos, arreglos locativos
y demás, ellos deben estar muy alineados con la formación del personal y
capacitados para poder dar la información adecuada de incidentes y accidentes
ambientales, además de fugas de agua o gas.
5. Con el equipo de innovación se debe empezar a evaluar los materiales que se

compran, ya que en este momento el sistema de gestión no tiene todo el alcance
nacional que debería y esto le ayudaría a reducir los impactos de contaminación
del suelo.
112
6. Con el área de activos fijos debería realizar un procedimiento diferenciado, que
permita la identificación de lo que se compra y lo que se desecha, y de esta forma
evitar la disposición final inadecuada.
7. Con el objetivo de realizar un adecuado manejo de los diferentes requisitos

legales, se debe mantener en constante revisión la matriz, junto a las personas
que intervienen con cada requisito para poder informar y tener control del
cumplimiento de los mismos.
8. Se debe estructurar una línea base a partir de la identificación de características

ambientales que aporta COFACE (Evaluador de proveedores), para así mismo
buscar características que deben tener los proveedores para PROCAFECOL y
como a los que ya tienen se les pueden ofrecer herramientas para la mejora.
113
9. BIBLIOGRAFÍA
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ectInformation&id=84
115

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ANEXO III - Procedimiento de Identificación y Valoración de Requisitos Legales

ANEXO IV - Diagnóstico Inicial GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016

ANEXO V - Procedimiento de Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales

ANEXO VI - Matriz impactos Juan Valdez

ANEXO VII - Matriz de Riesgos

ANEXO VIII - Matriz de Comunicaciones

ANEXO IX - Programación Ambiental Juan Valdez

ANEXO X - PRC del programa de Residuos Líquidos

ANEXO XI - PRC de Gestión de Residuos Sólidos

ANEXO XII - Perfil Coordinador Ambiental

ANEXO XIII - Perfil Analista Ambiental

ANEXO XIV - Matriz Competencia

ANEXO XV - Diagnostico Final GAP ISO 14001-2015 PROCAFECOL 2016

Ilustración 1. Participación de líneas de negocio. (Fuente PROCAFECOL, 2015) .................................... 15

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