INTRODUCCIÓN

La importancia del manejo y conservación de los documentos archivísticos en

Colombia debe ser primordial para realizar buenos procedimientos en la
organización archivística para satisfacer las necesidades de orden organizacional
que propendan por un eficiente servicio de información, consulta y conservación.
La legislación Colombiana establece que los organismos públicos están en deber
de organizar y conservar los documentos que genere en el ejercicio de sus
funciones.
 ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Inicialmente el concepto de archivo se refiere al conjunto de documentos producidos

por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
Los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la
restauración de la documentación con la que cuentan.

Cada ciudadano debe conocer las leyes y normas que rige el país plasmada en la
constitución política teniendo en cuenta la legislación documental y su normatividad
sobre archivos que establece las reglas y principios que regulan la función
archivística del estado (Ley 594 de 2000 Ley general de archivo.)

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones, establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente ley.

Los archivos son importantes para las distintas entidades debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los diferentes tramites que requiera
la empresa; así los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada
una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es

primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado, esto nos permitirá
entender quien lo creó, para qué y la forma; como su contenido y formato (la manera
en la que es representado el documento).

El control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es

condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio
jurídico administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental.
Los responsables de esto no pueden actuar frente a las autoridades del orden
municipal, departamental o nacional en demanda de la atención que requiere el
trámite documental o el patrimonio histórico de la Nación. Con esta breve relación
el Archivo General de la Nación desea informar a las autoridades, archivistas,
funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los más importantes preceptos y
las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la
participación de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la
construcción de la política archivística en nuestro país.

Es importante conocer e identificar la legislación documental en el ámbito

archivístico, para conocer la normatividad que orienta los archivos y su ley general
que dictan disposiciones dentro del país y su correspondiente manejo.

Aunque poco se sabe sobre las disposiciones pertinentes a los archivos en

Colombia, existen numerosos mandatos constitucionales, legales y obligatorios que
normalizan el tratamiento de los documentos en el orden municipal, departamental
y nacional. Su debido conocimiento garantiza una efectiva administración pública si
se tiene en cuenta el volumen de archivos de gestión y centrales existentes en la
actualidad.

Bajo un régimen constitucional, la Ley es una disposición aprobada por las cortes y
sancionada por el jefe de estado. Aquellas acciones que violan la Ley son penadas
con distintos castigos según la naturaleza y la gravedad de la falla.

Cada ley pese que los legisladores de una determinada Nación dicten, siendo, salvo
excepciones, las únicas autoridades competentes para hacerlo, deberán ser
respetadas y cumplidas por todos los ciudadanos para contribuir al bien de la
comunidad, en tanto, en caso que esto no se cumpla como debiera, cada particular
deberá hacerse cargo de la sanción correspondiente.

Por otro lado, las cualidades principales que debe poseer un archivista en su campo
laboral deben ser: orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo profesional y
concentración; en función de promover el conocimiento y la aplicación de los más
importante preceptos y normas esenciales en relación al manejo de los archivos
(grupos de documentos), desde su producción hasta su disposición final, sea ésta
la eliminación o la conservación permanente sin olvidar

Por último, saber sobre la construcción de la política archivística en nuestro país es

indispensable en elaboración de proyectos y la definición de acciones archivísticas
que hagan de los archivos centros de información útiles para la gestión
administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del país.
 CONCLUSIÓN

En el ámbito archivístico de Colombia es necesario contribuir al conjunto de normas

y obligaciones recogidas en leyes específicas, a fin de regular el manejo de
documentos importantes, tanto en entes privados como públicos, a fin de
resguardar, manipular y consultar adecuadamente los documentos que constituyen
la memoria colectiva o institucional de este país

Son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la constitución

política que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla los estatutos más
sencillos para la gestión documental

Se manejan unas leyes acorde a cada necesidad de salvaguardar la Documentación

en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las diferentes oficinas y
personas que lo necesiten para la toma de decisiones.