UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

NOMBRE: Andrea Balseca

AULA: 29

MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos

Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y
modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales
o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft
Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden
ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además,
estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas.
Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de
gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa
permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y
columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para
introducir datos e informes para presentar la información.

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de

datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y
presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos.
Entre sus principales características se encuentran:

• Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia

gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los
datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con
la información.

• Access facilita la administración de datos, ya que sus

posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar
rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su
formato o lugar de almacenamiento.

• Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados

y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un
solo documento.

• Access permite lograr un considerable aumento en la

productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos
 permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de
programar.

Historia

El primer Microsoft Access versión 1.0 fue lanzado por Microsoft en

noviembre de 1987. Rápidamente, en junio de 1993, se lanzó Access 1.1
para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir
el lenguaje de programación Access Basic.

Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de

escritorio estaba dominado por Borland, con sus programas Paradox y
dBase, y por FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa vendido en
masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la
incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de
Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de
datos para Windows de manera efectiva, eliminando la competencia que
no daba transición en el mundo MS-DOS.

Inicialmente, Access presentaba una serie de circunstancias en las que

los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas
podían causar pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows
95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de estas bases de datos y el
lanzamiento de Microsoft de Service Pack 8 para el Access Jet Database
Engine, la fiabilidad de las bases de datos Access ha mejorado
enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.

Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft

Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y
la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada
versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.1), Access 2000
(versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y
Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de
Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de
los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y
2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access
2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el
nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de
Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a
Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.

En Access 2007, se introdujo un nuevo formato de base de datos:

ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como
archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de
campos son esencialmente de registros y permiten el almacenamiento
de múltiples valores en un campo. También se ha modificado
enormemente la interfaz de usuario (la cual estaba un poco descuidada
en versiones anteriores) simplificando y mejorando la experiencia del
usuario con Access.

Su nombre código fue Cirrus; el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de
Visual Basic; Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BASIC
debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto
denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre sí,
estos proyectos fueron desarrollados por separado; sin embargo, estos
se fusionaron de nuevo después de VBA.

Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de

Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto
resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó
el nombre para su software de base de datos.

Fechas de creación

• 1992 - Access 1.0

• 1993 - Access 1.1
• 1994 - Access 2.0
• 1995 - Access 95
• 1997 - Access 97
• 2000 - Access 2000
• 2001 - Access XP o 2002
• 2003 - Access 2003
• 2007 - Access 2007
• 2010 - Access 2010

Extensiones de archivo

Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

.mdb - Base de datos Access

.mde - Base de datos Access protegida, con macros (versión 2003
y anteriores)
.mdz - Extensión de plantillas en Access
 .mda - Complemento de Access
.accdb - Base de datos Access (versión 2007 y posteriores)
.accde - Base de datos Access protegida, con macros (versión 2007
y posteriores)
.accdr - Base de datos Access que opera como protegida aunque
es un accdb "encubierto" (versión 2007 y posteriores)
.mam - Macro Access
.maq - Consulta Access
.mar - Informe Access
.mat - Tabla Access
.maf - Formulario Access
.adp - Proyecto Access
.adn - Plantilla de proyecto Access

Instalación

La instalación de la versión 2.0 de Access requiere lo siguiente:

• Procesador 80386 o superior.

• Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).

• Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.

• Pantalla VGA o superior.

• 6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).

• Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows

para trabajo en grupo.

Proceso de Instalación.

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Access

como sigue:

 Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o en la B según su

configuración).

 Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación.

Puede ahorrarse espacio en el disco eligiendo la opción de instalación

“Completa/Personalizada” y seleccionando sólo los componentes que
desee instalar.
  Elementos fundamentales.

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un

conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y
otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee,
pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

 Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los

datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas
(llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de
información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación
de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de
información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general
incluye información de varios campos.

 Consultas

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información

contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos
tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la
pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la
información solicitada. El conjunto de registros que responden a la
consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de
respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros,
que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

 Formularios

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir,

cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario,
Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de
acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un
formulario se muestran determinados registros, con un diseño
personalizado.

 Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa

y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un
conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño
personalizado.

Nota:
Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al
menos debe contener una tabla.

 Operaciones fundamentales con las bases de datos

Se estudiará cómo:

Abrir una base de datos.

Crear una base de datos.

Cerrar una base de datos

Emplear las fichas-guía.

Diseñar las bases de datos.

Usar los Asistentes de Access para crear objetos.

La ventana de la base de datos

Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de

la base de datos en la ventana de Access. La ventana de la base de
datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar
cualquier objeto de su base de datos.
La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten
crear y usar objetos en su base de datos. La barra de herramientas
contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones
comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual

Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y

la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las
opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.

Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos

proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.

Abrir una Base de Datos.

Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que

contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas,
formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.

Para abrir una base de datos existente:

 Haga clic en el botón “Abrir base de datos” (

) de la barra de herramientas (o bien en el menú Archivo, elija Abrir
base de datos

 Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos Para abrir la base

de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Solo lectura”
en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le
permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.

 Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción

“Exclusivo”. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen
los datos y objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los
datos en un entorno multiusuario.
Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access,
una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que
trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos
cuantos clics de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas
de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor
experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están
preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en
un momento determinado –ordenar libros, archivar documentación, etc.-.

Conceptos básicos de una base de datos

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por
ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no
pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No
pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden
tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo,
permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de
campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en
dicho campo, esta puede ser:
• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de
255
• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
• Numérico: para introducir números
• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo
monetario
• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera
automáticamente el contenido
• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un
contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo,
sonido, etc.
• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir
un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u

objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de
manera ágil y organizada.
Propiedades generales de los campos
 PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO

Tamaño del campo Permite establecer la longitud máxima de un campo de Texto, numérico, contador
texto numérico.

Formato Permite determinar la apariencia de presentación de Todos, excepto OLE y Memo

los datos, utilizando los formatos predefinidos o
nuestros propios formatos

Lugares decimales Permite especificar el número de cifras decimales para Numérico y moneda
mostrar los números.

Máscara de entrada Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que Texto, numérico, fecha/hora,
los usuarios introducen en un control de cuadro de moneda
texto, evitando errores y facilitando su escritura.

Título Permite definir una etiqueta de campo predeterminada Todos

para un formularios o informe

Valor Introduce en el campo un valor cuando se agregan Todos, excepto OLE y contador
predeterminado nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres)

Regla de validación Permite escribir la condición que deben satisfacer los Todos, excepto OLE y contador
datos introducidos para ser aceptados

Texto de validación Define el texto del mensaje que se visualiza cuando Todos excepto OLE y contador
los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la
regla de validación

Requerido Permite especificar si es necesario que exista un valor Todos excepto contador
en un campo.

Permitir longitud cero Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") Texto, memo
es una entrada válida para el campo

Indexado Define un campo como índice o campo clave. Texto, numérico, contador,
fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y

haciendo clic en la propiedaddeseada del cuadro PROPIEDADES DEL
CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.
Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de
cada uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el
tamaño del campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del
espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.