Sistemas Administrativos Primer Parcial:

1630 – Descartes: propone la fragmentación una metodología para resolver problemas al

dividirlos por partes.

1776 – Smith : Concepto de especialización. Repetición de tareas. Interpretación de la Div del

trabajo. Ventajas del modelo: Adquisición de destrezas, reducción de tiempo, ganancia de
experiencia, se elimina el tiempo de adaptación.

Desventajas: perdida de eficacia debido a la desmotivación de hacer siempre lo mismo.

1896 – F.W Taylor: medición de la productividad a partir de la experimentación. “Enfoque

determinista” ver al hombre como una maquina.

1908 – H Gantt: “Diagrama de Gantt” Propone ordenar las acciones cronológicamente. No

puedo iniciar la acción 2 sin hacer primero la acción 1.

1914 -- Fayol: “14 principios de la administración”

1922 – Weber: “Administración Burocratica” Autoridad formal, jerarquías claramente

establecidas. Formalización de la comunicación.

1927 – E. Mayo: Escuela de relaciones humanas. Comportamiento humano.

1950 – Drucker “Administración profesional” Gestión no debe ser a cargo de los dueños. Ej:
Consultoria.

Conceptos:

Organizar: Administrar con recursos de manera eficiente para lograr los objetivos deseados.

Objetivos: Un estado deseable futuro planteado de antemano.

Recursos: Herramientas para cumplir los objetivos. Son los medios necesarios. 1- humanos, 2-
materiales, 3- tiempo. Son escasos.

Eficacia: El logro del objetivo con los recursos disponibles.

Efectividad: Busqueda del punto optimo.

Eficiencia: Economia de recursos. Mas relacionada con la administración.

Mision: que tendría que hacer para alcanzar la visión.

Vision: Como quiero ver a mi empresa en un periodo de tiempo futuro.

Funcion: Como ejecutar la misión.

Calidad: cuando un producto cumple con ciertos requisitos y satisface al cliente.

Sistema: conjunto de partes interrelacionadas que buscan lograr un fin común.

Procesos: Conjunto de acciones que se ejecutan en orden lógico , con un obejtivo. Que se
pueda medir

Procesos.
Concepto.

“Un proceso es un conjunto de actividades, que se ejecutan en orden lógico, de manera

interrelacionada y repetida, para lograr un resultado determinado que debe ser medible”

Hay dos tipos de procesos:

-Procesos de Negocio: Procesos que generan o contribuyen a la llegada de un producto o

servicio para un cliente. Estos procesos se caracterizan en las operaciones básicas de una
organización: Compras, Ventas, Producción, Cobranzas, Pagos.

-Procesos de Gestión: Procesos que no generan un producto tangible para un cliente externo,
pero son esenciales para el gerenciamiento efectivo de los negocios. Planificación, gestión y
control.

Todo proceso tiene: Elementos + Actores + Secuencia [Orden lógico, responsabilidades,

sistemas asociados, formularios, sellos]

La idea central de un proceso es unir las tareas o las actividades individuales. Este concepto
supone que no debemos concentrarnos solo en las distintas tareas sino también ser capaces de
unirlas.

1. Documentación de procesos

“La documentación de procesos es un método estructurado que utiliza un preciso

manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos. Siempre que un proceso
vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida.”

Frecuentemente los sistemas (conjuntos d e procesos y subprocesos integrados) son difíciles de

comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un
buen número de áreas de conocimiento. Una buena documentación de los procesos puede dar
la oportunidad de organizar y actualizar la información sobre un sistema. La idea con la
documentación de procesos es hacer una descripción lo más exacta posible de un sistema y de
las actividades llevadas a cabo en él.
Cuando un proceso es documentado, pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto
con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los
problemas existentes pueden mostrarse claramente, dando la oportunidad para las acciones de
mejora.

Distintos tipos de documentación:

1- Gráficos:
a- Cursogramas
b- Diagramas de Flujo.

2- Literarios
a- Políticas
b- Normas
c- Procedimientos

3- Otros
a- Código de ética
b- Manual de Organización
c- Manual del empleado

1.1. Estructura de la documentación de Procesos

Para una buena Gestión de Procesos es necesario tener una estandarización y formalización del
proceso, de modo que en toda la Organización sepan manipular la información. Los siguientes
elementos son necesarios para una estructura de documentación.

Breve descripción del proceso: Se realiza una breve explicación de lo que

se pretende en el proceso.

Responsable: Es la Persona con el suficiente poder para colaborarle a todos los participantes
en el proceso (con recursos, consejos y toma de decisiones). Por lo general es la persona que más
sabe del Proceso.
Objetivo y Alcance: Es lo que se pretende con el proceso, por lo general es medible,
cuantificable, alcanzable y con límites bien definidos.

Clientes (del proceso) y sus requisitos: Son todas las partes interesadas en los
resultados del proceso, ya sean otros procesos, personas o sistemas.

Proveedores (del proceso) y sus requisitos: Son todas las salidas de otros procesos o
personas o sistemas, que son necesarias para comenzar con el proceso. (“Organismo que provee
un producto a un cliente.” 16)


Descripción detallada del proceso: Es una descripción más a fondo que la inicial, donde
no se puede dejar de contar ni un solo detalle de la realización del proceso.


Criterios de Aceptación: Son todos los criterios que determinan si las salidas del proceso
cumplen con los objetivos planteados anteriormente.


Áreas que intervienen: Son todas las áreas de la Organización por donde pasa y se
involucra el proceso en sus diferentes etapas.


Indicadores de gestión: Son la herramienta fundamental para la evaluación, se refieren a
formulaciones (a veces matemáticas) con los que se busca reflejar una situación determinada.
Un indicador aislado, obtenido una sola vez, puede ser de poca utilidad; en cambio cuando se
analizan los resultados a través de variables de tiempo, persona y lugar, se observan las
tendencias que el mismo puede mostrar con el transcurrir del tiempo, y si se analizan, de manera
integral, con otros indicadores, se convierten en poderosas herramientas de gerencia, pues
permiten mantener un diagnóstico permanentemente actualizado de la situación, tomar
decisiones y verificar si éstas fueron o no acertadas. Algunos de ellos pueden ser indicadores de
estructura, de proceso, ejecución o de impacto.


Glosario o Definición de términos: Es un campo en forma de diccionario, donde se
pretende aclarar palabras técnicas o de vocabulario complejo, escribiéndolas de una manera
sencilla con un lenguaje común.


Documentos y/o plantillas relacionadas: Son todos aquellos Procedimientos,
Actividades, formatos , relacionados con el proceso


Diagramas de flujo: Es una representación gráfica de los pasos de un proceso que se realiza
para su mejor comprensión.

Normas y políticas para el proceso: Una norma por lo general es una regla sobre la manera como
se debe hacer o está establecido que se haga cierta actividad y una política son los principios que
sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización para alcanzar sus objetivos.

SISTEMAS
La Teoría General de los Sistemas nos permite estudiar la organización como un todo y analizar
las interrelaciones entre sus partes y las relaciones con el medio.
Las organizaciones, además de sistemas sociales, son sistemas abiertos, ya que para poder
sobrevivir dependen del medio y en él se abastecen.
Las características que definen a un sistema abierto son:

- IMPORTACION DE ENERGIA: los sistemas abiertos se nutren de una serie de

factores.

- PROCESO DE TRANSFORMACION: a través de una manipulación convierten los

imputs en productos o servicios.

- OUTPUT O RESULTADO: como sistemas, las organizaciones exportan su

resultado al entorno con el fin de satisfacer la demanda.

- LOS SISTEMAS COMO CICLOS DE SUCESOS: tienen una necesidad constante de

abastecerse de los imputs necesarios con el fin de obtener el output que se
demanda.

- ENTROPIA NEGATIVA: la entropía es una ley natural que nos dice que toda
organización tiende hacia la desorganización y el aniquilamiento.

- NECESIDAD DE INFORMACION
 - MANTENIMIENTO: persigue que la interacción con el medio se produzca en
forma sostenida, equilibrada y armónica.

- DIFERENCIACION: los sistemas abiertos fomentan la especialización de sus

funciones y roles.

- INTEGRACION Y COORDINACION: generar mecanismos que cohesionen las

áreas especializadas abocadas a un mismo fin.

- EQUIFINALIDAD: una organización puede lograr su fin a través de varias vías.

A partir de esto, decimos que un sistema organizativo es constituido por:

- IMPUTS.

- COMPONENTES PROPIOS DEL SISTEMA.

- OUTPUTS.
A su vez, las organizaciones están integradas por subsistemas.
La visión vertical de los subsistemas de Parsons es la siguiente:

1) NIVEL INSITUCIONAL: está integrado por la cumbre estratégica, que determina la

misión de la organización, las políticas de empresa y la planificación a largo plazo.

2) NIVEL DE DIRECCION: está constituido por la dirección media, cuya tarea es tratar de
materializar los planes de la cumbre estratégica.

3) NIVEL TECNICO: se ocupa de los objetivos a corto plazo, gracias a las tareas operativas.

Por último, cabe aclarar que, las organizaciones son “sistemas naturales”, ya que de forma
orgánica tratan de mantenerse y sobrevivir. Gracias a ello, sus participantes comparten un
interés común en la supervivencia del sistema.

2. Cursogramas

Un cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos.

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto

de tareas administrativas.
A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es
completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de
subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Es también muy útil representarlos en forma gráfica, de modo de obtener un mapa de proceso,
diagrama de proceso o cursograma.

Los cursogramas no se diferencian mucho de los diagramas de flujo que utilizan los
programadores de software para representar la lógica de un programa.

Se utilizan símbolos estándares para cada clase de operación (además de símbolos especiales
que puedan requerirse), y dentro del símbolo se describe la operación. Los más importantes son:

Operación

Decisión

Conector
Relación

----------------
Sin documentación

Proceso relevado (pasa algo e el medio, pero no deseo mostrarlo).

Archivo permanente

Archivo transitorio
 Documento

Contabilidad

El cursograma debe incluir todas las posibilidades, de modo que los empleados sepan qué
hacer frente a cada eventualidad.

Diferencia con los diagramas de flujo

Los cursogramas se diferencian con los diagramas de flujo, en que a estos se suelen incorporar
los distintos departamentos o personas que realizan cada operación o tarea.

El diagrama de bloques son una manera de representar visualmente el flujo de datos a través
de sistemas de tratamiento de información. Es la representación gráfica del funcionamiento
interno de un sistema, que se hace mediante bloques y sus relaciones.

Definen la organización de todo el proceso interno, sus entradas y sus salidas.

Los diagramas de flujo describen qué operaciones y en qué secuencia se requieren dichas
operaciones para solucionar un problema dado.

Estos diagramas de flujo desempeñan un papel vital en la programación de un problema y

facilitan la comprensión de problemas complicados y muy largos.
 CONTROL Y AUDITORIA
CONTROL

DEFINICION

El control interno de una organización es el conjunto de normas, reglas y procedimientos que

regulan el funcionamiento de una organización, con el propósito de reducir el riesgo y evitar
errores y maniobras (cabe aclarar que error no es lo mismo que maniobra, ya que la maniobra
es una acción deliberada y con voluntad).
El control en sí consiste en contrastar lo que se tenía previsto hacer con lo que en realidad se
hizo. A partir de esto, decimos que la base del control parte de una comparación entre 2 cosas
(comparación entre el resultado esperado, plan/presupuesto, standard y el resultado o hecho
real) y de esto puede surgir que sean iguales o distintos.
A partir de esto, entran en juego 2 posibilidades, y si son distintos se dice que hay un “desvió”
que puede ser positivo o negativo (no es muy común que sea positivo, es decir, que se superen
los objetivos). Si el desvió es negativo es importante establecer las causas para planificar de
una nueva manera.

OBJETO DEL CONTROL

Con el control, además de reducir riesgos y maniobras, se protegen los recursos contra el
fraude o ineficiencia, se tiende a asegurar que se cumplan las normativas de la organización,
etc.

MEDICION

El control interno se supone que existe, por lo que su medición es relativa, es decir, se mide el
grado de control para establecer el riesgo (ejemplo: control 70%; riesgo30%).

FACTORES

El control interno depende de 2 factores:

- Normas y procedimientos que lo regulen.

- Interrelación que existe entre esas normas y procedimientos (existencia de coherencia
interna).

Es muy común que las herramientas tecnológicas sean otro factor del control, ya que es muy
común que el control este incluido en el sistema informático de una organización.
GRUPOS DE CONTROLES

- CONTROLES FUNCIONALES: son los que resienten la actividad por el propio flujo del
proceso, es decir, no necesita de otras personas para que se cumpla.

- CONTROL POR OPOSICION DE INTERESES: existe la participación de terceros

(separación de funciones, control, custodia, etc).
Otra persona va a controlar que se cumpla el resultado esperado, ya que de eso nace
su propia actividad.

CARACTERISTICAS DE LOS CONTROLES

- Tienen que ser económicos: cuanto menos recursos se use en el control, mejor va a ser,
siempre y cuando cumpla su tarea.
No tiene que ser más caro controla que no controlar.

- Debe ser significativo: debe controlar hechos que tengan entidad.

- Tienen que ser apropiados: deben tener los elementos que permitan hacer una
medición exacta.

- Deben ser congruentes: debe haber una relación entre un elemento y otro.

- Tienen que ser oportunos: la información debe estar en el tiempo que se la necesite, ni
mucho antes, ni mucho después.

- Tienen que ser sencillos: los controles complicados no son eficaces.

- Deben tener carácter operativo: la información derivada del control tiene que llegar a
la gente que pueda tomar decisiones con esa información.

SINTESIS

En resumen, podemos decir que el control consiste en establecer el resultado esperado,

medirlo con el resultado y por ultimo tomar una decisión.
Además el control tiene que ver con la rutina y no con las excepciones (una excepción deja de
ser tal cuando se repite frecuentemente hasta que se documenta como rutina).
AUDITORIA

La auditoria puede ser externa (realizada por personas ajenas a la organización) o interna
(realizada por un área de la organización). La auditoría interna va a depender de la máxima
autoridad ejecutiva.
Procesos que son mas nuevos son más difíciles de controlar, por lo tanto, es difícil aplicar una
auditoria.
Cuando la auditoria es de los procesos, hablamos de “Auditoria Operativa”, la cual revisa y
controla las acciones de una organización para verificar el resultado esperado.
El inicio de una auditoria es un plan y el resultado es un informe que va a contener varias
partes:

- Objetivo del informe.

- Su alcance.
- Consideraciones previas.
- Limitaciones al alcance.
- Resultado del informe (en forma de observaciones)

El resultado del informe, por lo tanto, va a contener lo siguiente:

- Observación propiamente dicha

- Efecto
- Recomendaciones para la mejora (modificar la manera de trabajar o la norma vigente).

Cabe aclarar que la auditoria debe hacer un seguimiento de las observaciones y sobre todo de
las recomendaciones para la mejora.

AUDITORIA MUESTRAL

Se va a determinar un universo de operaciones y sobre ese universo se determina una

muestra.
Cualquier auditoria que controle el 100% de las operaciones seguramente este mal, entonces
para esto, se establece una muestra.
Para establecer una muestra significativa se separa el universo en categorías.
Muchas veces, cuando en el transcurso de la auditoria surgen errores, es muy común que se
amplie la muestra, básicamente para no perjudicar al auditado.
dg