Manual de Configuracion CO-CCA

Proyecto SAP ITO
Manual de configuración CO - CCA: Contabilidad de Centros de Costo
Proyecto SAP ITO
Manual de configuración de
CO - CCA: Contabilidad de
Centros de Costo
Preparado por: Frente FICO
Versión: 1.0
Estado: Preliminar
Impreso: 06/05/2009 Versión: 1.0 Vigencia: 2006-09-01 Página 1 de 27

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Contenido
1 Introducción ......................................................................................................................... 4
2 Configuración general del módulo CO ................................................................................. 4
2.1 Controlling general........................................................................................................ 4
2.1.1 Organización ......................................................................................................... 4
2.1.1.1 Actualizar sociedad CO .................................................................................. 4
2.1.1.2 Actualizar rangos de números para documentos CO ...................................... 7
2.1.1.3 Actualizar versiones...................................................................................... 10
3 Contabilidad de clases de costo ........................................................................................ 12
3.1 Datos maestros .......................................................................................................... 12
3.1.1 Efectuar parametrización previa (para crear clases de costo) .............................. 12
4 Contabilidad de centros de costo ....................................................................................... 13
4.1 Datos maestros .......................................................................................................... 13
4.1.1 Definir clases de centros de coste ....................................................................... 13
4.2 Planificación: parametrizaciones básicas .................................................................... 14
4.2.1 Definir tipos de cotización .................................................................................... 14
4.2.2 Definir tipos de cambio ........................................................................................ 14
4.2.3 Definir versiones .................................................................................................. 15
4.2.4 Planificación manual ............................................................................................ 16
4.2.4.1 Crear layouts de planificación para planificar clases de costo en centros ..... 16
4.2.4.2 Crear layouts de planificación para planificar valores estadísticos en centros
de costo ............................................................................................................... 17
4.2.4.3 Definir perfiles del planificador propios ......................................................... 18
4.2.5 Ayudas de planificación ....................................................................................... 19
4.2.5.1 Definir revaluación ........................................................................................ 19
4.3 Imputaciones plan....................................................................................................... 21
4.3.1 Distribución .......................................................................................................... 21
4.3.1.1 Definir distribución ........................................................................................ 21
4.4 Comprometido y compromiso de gasto....................................................................... 21
4.4.1 Activar gestión de comprometidos ....................................................................... 21
4.4.2 Definir clases documento para compromisos de gastos ...................................... 21
4.4.3 Definir rangos de número para documentos de compromiso de gastos ............... 22
4.4.4 Control de campos para compromiso de gastos .................................................. 23
4.4.4.1 Definir variante de status de campos ............................................................ 23
4.4.4.2 Asignar variante de status de campos a sociedad ........................................ 24
4.4.4.3 Definir grupos de status de campo ............................................................... 24
4.4.4.4 Definir barra de selección de campos ........................................................... 25
4.4.4.5 Asignar barra de selección de campos ......................................................... 26
4.5 Contabilizaciones reales ............................................................................................. 27
4.5.1 Contabilizaciones reales manuales...................................................................... 27
4.5.1.1 Tratar determinación automática de imputación ........................................... 27
4.5.2 Cierre de periodo ................................................................................................. 27
4.5.2.1 Distribución: Definir distribución .................................................................... 27

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Control del documento
Historia de las revisiones
Fecha de creación:
Número de Fecha de revisión Resumen de los cambios

revisión
Aprobaciones
Este documento requiere las siguientes aprobaciones:
Nombre Detalle
Víctor Hugo Meave Líder del frente FI/CO
José María Orozco Líder del proyecto SAP ITO
Distribución
Este documento debe ser distribuido a los siguientes equipos:
Nombre Detalle
Frente FI/CO Instrumento de trabajo
Gerencia del proyecto Control de calidad

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1 Introducción
El presente manual contiene las especificaciones de la configuración del sistema SAP R/3 para
los aspectos generales del módulo CO, Controlling, y para el módulo CO – CCA, Contabilidad
de Centros de Costo, realizada en el proyecto SAP ITO de COBBE.
Es importante aclarar que este documento comprende todas las funcionalidades implementadas
en el proyecto SAP ITO de COBEE. Sin embargo, este módulo cuenta con funcionalidades
adicionales que no se incluyeron en la implementación y, por tanto, no se encuentran en este
manual.
El orden en el cual se documenta la configuración es el mismo que mantiene la Guía de

Implementación de SAP en el proyecto COBEE (IMG COBEE).
2 Configuración general del módulo CO

2.1 Controlling general
2.1.1 Organización
2.1.1.1 Actualizar sociedad CO
1° Descripción de lo que se desea configurar

Actualizar sociedad CO
2° Ruta de acceso en la IMG
Customizing  Controlling  Controlling General  Organización  Actualizar Sociedad CO
3° Nombre de la transacción
OKKP
4° Descripción de la configuración
La sociedad CO COBO se configuró para COBEE. Es válida desde 2006 (año de creación en
COBEE) hasta 9999 (indefinido). Los parámetros generales se configuraron de esta manera:

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Los componentes activos son los siguientes:

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La sociedad CO COBO se asocia con las sociedades configuradas en FI como se muestra a

continuación:

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Observaciones
La sociedad CO está definida a nivel multisociedades, de modo que a futuro se le podrían
asociar nuevas sociedades FI y consolidarse todas ellas en la sociedad CO.
2.1.1.2 Actualizar rangos de números para documentos CO

Actualizar rangos de números para documentos CO
Customizing  Controlling  Controlling General  Organización  Actualizar rangos de
números para documentos CO
KANK
Esta transacción se mantiene según el estándar SAP (altamente recomendado por SAP).
Cuenta con cuatro rangos de números para los grupos de operaciones definidos:
Grupo de operaciones Rango de números

1) Contabilizaciones primarias 0100000000 - 0199999999
2) Procedimientos de planificación 0200000000 - 0299999999
3) Contabilidad real (sin contab. primarias) 0300000000 - 0399999999
4) Otros procedimientos de CO 0400000000 – 0499999999

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Las transacciones de CO asignadas a cada rango de número se mantienen también según el

estándar.

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2.1.1.3 Actualizar versiones

Actualizar versiones de planificación
Customizing  Controlling  Controlling General  Organización  Actualizar versiones

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OKEQ
A nivel general de versión se crearon las siguientes versiones:
Las versiones 0 y 1 son la que se utilizarán en COBEE.
Las versiones 2, 3, 100 y 110 no se borraron a nivel general pues son versiones estándar
(SAP recomienda no borrar la parametrización que trae como estándar).
A nivel de sociedad CO, para la sociedad COBO, se crearon las versiones 0 y 1. Cada versión
está activa para los años 2006 y 2007, según:
con los siguientes indicadores para todos los años:

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3 Contabilidad de clases de costo
3.1 Datos maestros

3.1.1 Efectuar parametrización previa (para crear clases de costo)

Efectuar parametrización previa
Customizing  Controlling  Contabilidad de clases de coste  Datos maestros  Clases
de coste  Crear clases de coste primario y secundario automáticamente  Efectuar
parametrización previa
OKB2
Para el plan de cuentas COBO (plan de cuentas de COBEE), las cuentas de gastos se han
configurado de la siguiente manera:

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PANTALLA
Al ejecutar la creación automática de clases de costo el sistema crea clases según las cuentas
introducidas en la tabla anterior asignándoles el tipo de clase definido.
La creación automática de cuentas se realiza mediante dos transacciones:
OKB3 por: Customizing  Controlling  Contabilidad de clases de coste  Datos maestros

 Clases de coste  Crear clases de coste primario y secundario automáticamente  Crear
juego de datos batch input
SM35 por: Customizing  Controlling  Contabilidad de clases de coste  Datos maestros

 Clases de coste  Crear clases de coste primario y secundario automáticamente 
Ejecutar juego de datos batch input
4 Contabilidad de centros de costo

4.1 Datos maestros
4.1.1 Definir clases de centros de coste

Efectuar parametrización previa
Customizing  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Datos maestros  Centros
de coste  Definir clases de centros de coste
SPRO (no especificada)
Para COBEE, se creó una única clase de centros de costo, la Z, según:
Actualizar
Las clases de centros restantes no se cambian, respetando la configuración SAP estándar.

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4.2 Planificación: parametrizaciones básicas

4.2.1 Definir tipos de cotización

Definir tipos de cotización (para la planificación)
Customizing  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Planificación 
Parametrizaciones básicas p.planificación  Definir tipos de cotización
OB07
El tipo de cambio que se usa para la planificación es el estándar P. Sin embargo, para que sea
posible cargar el cambio de USD a BOB y no al revés, se requiere fijar el indicador de tipo de
cambio inverso como se muestra a continuación:
Este indicador permite cargar, por ejemplo, 8,05 en lugar de 1/8,05 = 0,24422. La misma lógica
es válida para el tipo de cambio M (tipo de cambio de las contabilizaciones reales). Este tipo
de cambio ya se definió en la configuración general de SAP pero se verifica en este punto de
la configuración CO (misma transacción).
4.2.2 Definir tipos de cambio

Definir tipos de cambio (para la planificación)
Parametrizaciones básicas p.planificación  Definir tipos de cambio
OB08
En esta transacción se cargan los tipos de cambio P que serán válidos para la planificación.
Para la configuración cargamos el tipos de cambio P vigente en octubre de 2006, 1 USD =

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8,05 BOB; para la carga de la planificación 2007 deberán cargarse los tipos de cambio
proyectados para esa gestión, el cual es 8.00.
La transacción es la misma que se utiliza para los tipos de cambio M (reales).
4.2.3 Definir versiones

Definir versiones (de planificación)
Parametrizaciones básicas p.planificación  Definir versiones
En esta transacción se definen las versiones de planificación a nivel de sociedad CO. El
sistema toma inicialmente la definición de versiones realizadas a nivel general, explicadas
anteriormente en el punto 2.1.1.3. Sin embargo, en esta transacción, permite hacer cambios
específicos para la sociedad CO.
Los cambios que se realicen a nivel sociedad CO no afectan los cambios a nivel general; en
cambio, un cambio a nivel general, si afecta las definiciones a nivel sociedad CO.
En esta transacción se crea el grupo de autorización que permite ampliar el control de

autorización para determinados objetos. Los grupos de autorización se pueden definir
libremente. Los grupos de autorización suelen presentarse en combinación con una actividad
en los objetos de autorización, para el caso del grupo Cobee se ha creado el Z001:

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4.2.4 Planificación manual
4.2.4.1 Crear layouts de planificación para planificar clases de costo en centros

Crear layouts de planificación para planif. clases de coste
Planificación manual  Layouts de planificación propios  Crear layouts de planificación para
planif.clases de coste
Crear: KP65
Modificar: KP66
En esta transacción se crean y / o modifican los layouts de planificación de clases de costo en
centros de costo (gastos).
SAP provee varios layouts estándar para planificación de gastos. Sin embargo, para COBEE
se crearon 8 nuevos layouts:
Nº Código Nombre
1 Z101 CeCo por ClaCo
2 Z101-E CeCo por ClaCo Excel
3 Z102 ClaCo por CeCo
4 Z102-E ClaCo por CeCo Excel
5 Z103 CC/CLC p/Periodos
6 Z103-E CC/CLC p/Periodos Ex
7 Z104 CC/CLC p/Per y Trim
8 Z104-E CC/CLC p/Pe y Tri Ex

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Los layouts 1 y 2 generan una pantalla en la cual el centro de costo está en la cabecera y las
clases de costo en el detalle. Los layouts 3 y 4 generan una pantalla en la cual la clase de
costo está en la cabecera y los centros de costo en el detalle. Los layouts 5 y 6 generan una
pantalla equivalente a la 1 y 2 pero con los 12 periodos de una gestión en las columnas. Los
layouts 7 y 8 son similares a 5 y 6 pero cuentan con columnas adicionales de subtotales por
trimestres.
Por otra parte, los layouts “SAP” mostrarán pantallas estándar SAP mientras que los layouts
“Excel”, a pesar de ser idénticos a los SAP correspondientes, mostrarán pantallas con Excel
integrado a SAP, es decir, pantallas Excel abiertas dentro de SAP y que actualizan los datos
de SAP. Esto se logra en la configuración descrita mas adelante, en el punto 2.3.3.3.
Los layouts 5 y 6 fueron pensados especialmente para la carga de datos a SAP a partir de
archivos Excel, con la funcionalidad de Upload de Excel.
Una vez que se ingresa a la transacción, la creación y / o modificación de layouts, la

herramienta que se abre para tal fin es el Report Painter de SAP. El manejo de dicha
herramienta es sujeto de un curso especial, por lo que no se describe en el presente manual.
4.2.4.2 Crear layouts de planificación para planificar valores estadísticos en centros de

costo

Crear layouts de planificación para planif. Valores estadísticos
Planificación manual  Layouts de planificación propios  Crear layouts planif.p.planificación
valores estadísticos
Crear: KP85
Modificar: KP86
En esta transacción se crean y / o modifican los layouts de planificación de valores
estadísticos en centros de costo.
SAP provee varios layouts estándar para planificación de valores estadísticos. Sin embargo,
para COBEE se crearon 6 nuevos layouts:
Nº Código Nombre
1 Z201 CeCo por ValEst
2 Z201-E CeCo por ValEst Ex
3 Z202 ValEst por CeCo

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4 Z202-E ValEst por CeCo Ex

5 Z203 CeCo/ValEst p/Pe
6 Z203-E CeCo/ValEst p/Pe Ex
Los layouts 1 y 2 generan una pantalla en la cual el centro de costo está en la cabecera y los
valores estadísticos en el detalle. Los layouts 3 y 4 generan una pantalla en la cual el valor
estadístico está en la cabecera y los centros de costo en el detalle. Los layouts 5 y 6 son
similares a 1 y 2 pero muestran 12 periodos de una gestión en columnas de la misma pantalla.
Por otra parte, los layouts SAP mostrarán pantallas estándar SAP mientras que los layouts
Excel, a pesar de ser idénticos a los SAP correspondientes, mostrarán pantallas con Excel
integrado a SAP, es decir, pantallas Excel abiertas dentro de SAP y que actualizan los datos
de SAP. Esto se logra en la configuración descrita mas adelante, en el punto 2.3.3.3.
Al igual que con layouts de centros de costo, cualquiera de los cuatro layouts mencionados
permite utilizar la funcionalidad estándar de upload de Excel.
Finalmente, una vez que se ingresa a la transacción, la creación y / o modificación de layouts,

la herramienta que se abre para tal fin es el Report Painter de SAP. El manejo de dicha
herramienta es sujeto de un curso especial, por lo que no se describe en el presente manual.
4.2.4.3 Definir perfiles del planificador propios

Definir perfiles de planificador propios, incluyendo los layouts de COBEE
Planificación manual  Definir perfiles del planificador propios
En esta transacción se definen los perfiles de planificador para la compañía. Para COBEE se
definieron 2 perfiles para planificador de CO relacionados con centros de costo:
Código Nombre
Z001 Planificador Cobee todas las áreas
Z002 Planificador Cobee área Centros de Costo
El perfil Z001 está asociado a las siguientes áreas de planificación (centros de costo y ordenes
internas):
Pantalla

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El perfil Z002 está asociado a las siguientes áreas de planificación (sólo centros de costo):
Pantalla
Cada área de planificación tiene a su vez asignados todos los layouts de planificación que le
corresponden y que se crearon COBEE, según lo siguiente:
Hacer una tabla con los perfiles / áreas / layouts que se han configurado.
Finalmente, todos layouts se encuentran preparametrizados, los de SAP con valores básicos y
los de Excel con el formato definido para COBEE (colores, logotipo, disposición de columnas).
Igualmente, todos tienen marcado el check de sobrescribir la preparametrización, de modo que
el sistema guarde los últimos valores que usa cada usuario.
4.2.5 Ayudas de planificación
4.2.5.1 Definir revaluación

Falta completar esta configuración
Definir revaluaciones plan
Customizing  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Planificación  Ayudas de
planificación  Definir revaluación
Crear: KPU1
Modificar: KPU2
Esta transacción se utiliza para crear revaluaciones plan, a ser usadas como ayudas en el
proceso de planificación.
Una revaluación está identificada por un código, un año y una versión de planificación a la cual
puede afectar. Para COBEE se definieron 2 revaluaciones:
Código Año Descripción

Z001 2006 Revaluación del 3% - 2002 - V0
Z001 2007 Revaluación del 3% - 2003 - V0
Las tres están definidas según:
Centros de costo y clases de costo...

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Porcentajes...
De modo que están preparadas para revaluar el 3% de todas las clases de costo de 4* en
todos los centros de costo, en la versión de planificación 0.
Se debe tener en cuenta que, a medida que COBEE vaya necesitando nuevos porcentajes,
que afecten diferentes versiones, centros o clases, en otros años, deberá ir creando
progresivamente nuevos códigos de revaluación en esta transacción.

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4.3 Imputaciones plan

4.3.1 Distribución
4.3.1.1 Definir distribución
En proceso: Aquí estamos parametrizando la distribución de gastos de vehículos.
4.4 Comprometido y compromiso de gasto

4.4.1 Activar gestión de comprometidos
Completar
La gestión de comprometido debe encontrarse activa primeramente a nivel de la sociedad CO

COBO. Esta configuración se explicó antes en este documento, en el punto 2.1.1.1 – Actualizar
sociedad CO.
Seguidamente, es necesario que el indicador de bloqueo de comprometido de cada centro de

costo no se encuentre seleccionado. En COBEE, este indicador se encuentra preestablecido en
las clases de centros de costo, como se muestra en el punto 2.3.1.1 Clases de centros de
costo.
4.4.2 Definir clases documento para compromisos de gastos

Definir una clase de documento para la actualización de comprometidos
Customizing  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Comprometido y
compromiso gastos  Definir clases documento p.compromiso de gastos
En esta transacción se define que clase de documento se utilizará para la actualización de
comprometidos.
En COBEE se tomó la clase de documentos estándar SAP, clase 01, con un grupo de estatus
campo propio de COBEE, el Z001, según:

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El rango de números 01 toma los números desde 0100000000 hasta 0199999999, como se
explica en el punto siguiente (4.3.6.3).
El grupo de estatus campo Z001 se define con configuración del módulo de Control
Presupuestario; se explica mas adelante en el punto 4.3.6.4.
4.4.3 Definir rangos de número para documentos de compromiso de gastos

Definir rangos de números para la actualización de comprometidos
compromiso gastos  Definir rangos números para compromiso de gastos
OK60

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En esta transacción se definen los rangos de números para documentos de comprometidos
generados por compromisos de gasto.
Esta transacción se usa extensivamente con el módulo de Control Presupuestario; sin

embargo, se incluyó en la actual implantación de COBEE para poder habilitar la funcionalidad
de compromisos de gasto.
En COBEE, se tomaron los rangos de números definidos en SAP estándar:
Siendo el rango 01 el utilizado para los documentos de compromiso de gasto (documentos

clase 01).
4.4.4 Control de campos para compromiso de gastos
4.4.4.1 Definir variante de status de campos

Definir la variante de estatus campo para documentos de compromiso de gastos
compromiso gastos  Control de campos para compromiso de gastos  Definir variante de
status de campos
FMU3
En esta transacción se define la variante de estatus campo para los documentos de
compromisos de gastos.

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Para COBEE se definió la variante Z001, según:
4.4.4.2 Asignar variante de status de campos a sociedad

Asignar variante de status de campos a sociedad
compromiso gastos  Control de campos para compromiso de gastos  Asignar variante de
status de campos a sociedad
En esta transacción se asigna la variante de estatus para los documentos de compromisos de
gastos antes definida a las sociedades FI que la utilizarán.
Para COBEE se asigna la variante Z001 a todas las sociedades FI del grupo, según:
4.4.4.3 Definir grupos de status de campo

Proyecto SAP ITO

Definir grupos de status de campo
compromiso gastos  Control de campos para compromiso de gastos  Definir grupos de
status de campo
FMU5
En esta transacción se define el grupo de estatus para los documentos de compromisos de
gastos (posteriormente, a cada grupo se le asignará una variante de estatus campo junto con
una barra de campos).
Para COBEE se definió el grupo Z001, según:
4.4.4.4 Definir barra de selección de campos

Definir barra de selección de campos
compromiso gastos  Control de campos para compromiso de gastos  Definir barra de
selección de campos
FMU7
En esta transacción se define una barra de selección de campos (un conjunto de campos) en
la cual se definirá el estatus específico de cada uno de los campos de documentos de
compromisos de gastos.
Para COBEE se definió la barra GENERAL, según:

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4.4.4.5 Asignar barra de selección de campos

Asignar barra de selección de campos
compromiso gastos  Control de campos para compromiso de gastos  Asignar barra de
selección de campos
FMUN
En esta transacción se relacionan la variante de estatus campo con el grupos de estatus
campo y con la barra de selección de campos antes creadas.
Para COBEE se creo la siguiente relación:

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4.5 Contabilizaciones reales

4.5.1 Contabilizaciones reales manuales
4.5.1.1 Tratar determinación automática de imputación

Efectuar asignaciones para imputaciones automáticas a CO
Customizing  Controlling  Contabilidad de centros de coste  Contabilizaciones reales 
Contabilizaciones reales manuales  Tratar determinación automática de imputación
OKB9
En esta transacción se definen las cuentas que se imputan automáticamente a centros de
costo o a órdenes internas.
En COBEE se definieron las cuentas de este tipo, que imputan a un centro de costos, paras
las sociedades 1100, 1200 y 1300 de la siguiente manera:
pantalla
4.5.2 Cierre de periodo
4.5.2.1 Distribución: Definir distribución
En proceso: Aquí debemos parametrizar la distribución de gastos de vehículos que estamos

parametrizando.

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Historia de las revisiones

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Este documento requiere las siguientes aprobaciones:

Este documento debe ser distribuido a los siguientes equipos:

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El orden en el cual se documenta la configuración es el mismo que mantiene la Guía de

2 Configuración general del módulo CO

2.1.1.1 Actualizar sociedad CO

1° Descripción de lo que se desea configurar

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Los componentes activos son los siguientes:

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La sociedad CO COBO se asocia con las sociedades configuradas en FI como se muestra a

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2.1.1.2 Actualizar rangos de números para documentos CO

1° Descripción de lo que se desea configurar

Grupo de operaciones Rango de números

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Las transacciones de CO asignadas a cada rango de número se mantienen también según el

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2.1.1.3 Actualizar versiones

1° Descripción de lo que se desea configurar

Impreso: 06/05/2009 Versión: 1.0 Vigencia: 2006-09-01 Página 10 de 27

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Las versiones 0 y 1 son la que se utilizarán en COBEE.

con los siguientes indicadores para todos los años:

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3 Contabilidad de clases de costo

3.1 Datos maestros

1° Descripción de lo que se desea configurar

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La creación automática de cuentas se realiza mediante dos transacciones:

OKB3 por: Customizing  Controlling  Contabilidad de clases de coste  Datos maestros

SM35 por: Customizing  Controlling  Contabilidad de clases de coste  Datos maestros

4 Contabilidad de centros de costo

1° Descripción de lo que se desea configurar

Las clases de centros restantes no se cambian, respetando la configuración SAP estándar.

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4.2 Planificación: parametrizaciones básicas

1° Descripción de lo que se desea configurar

4.2.2 Definir tipos de cambio

1° Descripción de lo que se desea configurar

Impreso: 06/05/2009 Versión: 1.0 Vigencia: 2006-09-01 Página 14 de 27

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