Universidad de Chile

Escuela de Pregrado de Ciclo Básico

Guía de Estudio, Capítulos 3 y 4

(Libro: Introducción a la informática a los Sistemas de Información Administrativos)

CAPITULO 3 ; DESARROLLO DE SIAs

3.1 Caracteristicas del proceso de desarrollo

Consideraciones a tener presente por los administradores y los ususarios cuando en una
Organización se procede a desarrollar un SIA
a) El SIA y la incorporación del computador para apoyarlo no debe considerarse como solución
puntual, sino que debe considerar cortos, beneficios, capacidades, limitaciones de los equipos,
y la planificación de procesamiento de datos de la Organización.
b) Se debe coordinar, secuenciar, estructurar y controlar elementos como:
i) actividades que tienen diferentes ocurrencia en el tiempo.
ii) Personas que tienen diferentes ocupaciones e intereses
iii) El empleo de recursos fisicos y financieras que es necesario controlar.
iv) El tiempo para el desarrollo del SIA
Se debe usar control de avance del proyecto como cartas Gantt y documentación de actividades
y decisiones.
c) El grado de complejidad que tendra el proceso de desarrollo esta directamente relacionado con:
i) El nivel de decisión para el cual se pretende implementar el SIA (nivel estrategico, táctico,
operacional)
ii) Con el grado de conocimiento que se tenga sobre la definición, caracterización del SIA en la
organización.
iii) El grado de dinamicidad interna de la Organización y su medio ambiente, que hará que
varien los objetivos y los recursos.

Determinación de etapas en el proceso de desarrollo. El desarrollo del SIA se podrá dividir en

etapas como: Analisis del problema, el diseño, la implementación.
A través del agrupamiento de actividades en etapas se están, explícitamente, definiendo:
a) Grupos homogéneos de actividades que pudieran tener propósitos y fines comunes, que
empleen herramientas técnicas y conceptuales similares y que utilicen recursos humanos con
especialidades afines.
b) Asignación, a cada uno de los participantes en el proyecto de desarrollo de SIA, de
responsabilidades por la ejecución y supervisión de las diferentes actividades del proceso de
desarrollo.
c) Relaciones formales entre las actividades de una y otra etapa lo cual, a su vez, permite
establecer dependencias y recursividad, en el tiempo, entre dichas actividades.
d) Puntos de evaluación de resultados de las actividades, de modo que cada etapa tenga sus
patrones de medida del desempeño (los cuales deberían medirse al término de cada etapa).
e) Procedimientos administrativos que permitan el paso de una etapa a otra.
f) Tipos y formatos de documentación requerida para finalizar y para iniciar cada etapa y
actividad.
Las consideraciones anteriores, junto con aquellas que son propias a la Organización y al
proyecto en particular, permiten determinar el número, objetivos y características de las etapas en
las cuales se dividirá el proceso de desarrollo de un SIA.
Entre las consideraciones propias de la Organización y del proyecto se tienen:
a) Propios de la Organización:
i)Tamaño ii)Grado de estructuración iii)Recursos humanos y físicos disponibles.
iv)Calificación y experiencia de los recursos humanos disponibles. v) Existencia de otros SIA
en desarrollo y operación. vi)Políticas de desarrollo de SIA a corto, mediano y largo plazos.
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b) Propios del proyecto:

i)Complejidad. ii)Experiencia que, sobre la aplicación en cuestión, tengan los recursos
humanos asignados al proyecto.
iii) Conocimiento que se tenga sobre experiencias similares en otras Organizaciones.
iv) Cantidad y tipo de recursos asignados al proyecto. v) Tiempo disponible.
vi) Requerimientos tecnológicos y metodológicos demandados por el proyecto.
vii) Herramientas técnicas y metodológicas disponibles para apoyar el desarrollo del proyecto.
viii) Relaciones del Sia en desarrollo con otros Sia en desarrollo y operación dentro de la Org.
ix) Prioridad asignada al proyecto, dentro de las políticas de desarrollo de SIA en la Organiz.
x) Grado de compromiso al proceso de desarrollo, de parte de los administradores y usuarios.

Definición de etapas para el desarrollo de un SIA.

La experiencia y el análisis señalan 7 etapas para el desarrollo de un Sia, y que son:
1)Estudio de factibilidad, 2)Diseño Lógico, 3)Diseño Físico, 4)Construcción, 5)Implementación,
6)Operación, y 7)Mantención.

Fig. 3.1

El empleo de recursos durante el proceso de desarrollo

Relación etapas-riesgos.

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Criterios que son comunes a sistemas exitosos.

a) Los Sias deben ser considerados como inversión de capital.
b) Se deben desarrollar e incorporar medidas de desempeño del Sia.
c) El Sia debe adpatarse a los requerimientos de los usuarios.
d) Se deben establecer actividades y puntos de control adecuados durante el desarrollo y
explotación de los Sias.
e) Se debe establecer procedimientos que permitan una evaluación periódica del desarrollo del
Sia, de modo de poder cancelar el proyecto en forma expedita cuando las circunstancia asi lo
aconsejen.
f) Los administradores deben comprometer activamente su participación en el procesdo de
desarrollo de un Sia.
g) La experiencia y habilidades del personal involucrado en el proceso de desarrollo es crucial
para el éxito del mismo.
h) El desarrollo del Sia es un proceso eminentemente iterativo, por lo que la programación de
actividades y formas de documentación deberían estar adecuadas a ello.
i) Se deberían considerar tantas alternativas como fuese posible, distinguiendo claramente entre
la evaluación de alternativas y el desarrollo de alternativas.
j) La modularización del proceso de desarrollo es fundamental en una política de incorporación
gradual del computador y de los Sia a las actividades de la Organización.
k) La documentación de cada una de las etapas de desarrollo conjuntamente con la
comunicación e implementación de tal documentación, es el único vínculo formal entre los
diferentes especialistas que participan en el proceso de desarrollo, lo mismo que para los
usuarios del Sia.

DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DE DESARROLLO

1. Estudio de Factibilidad
Es desarrollar el Sia en pequeño. Se plantea soluciones globales al problema, y se determina la
factibilidad Técnica, Económica y Operacional. de esas propuestas de soluciones.
La documentación final debe contener :
 Descripción de la situación actual de la Org.
 El problema (identificarlo y caracterizarlo)
 Alternativas globales de solución
 Justificar las alternativas consideradas y desechadas
 Una programación de actividades
 La factibilidad. - técnica -económica -operacional.. Conclusiones.
 Fact.Técnica: Que la alternativa sea factible en los factores más importantes que tienen que ver
con los requerimientos computacionales o de equipos del sistema : Memoria, Valor del
procesamiento, Impresión, Almacenamiento en disco, proceso remoto, proceso distribuído
(redes), Softwares especializados (DB, MPSX). Considerar los equipos propios y las ofertas.

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También considerar la existencia de personal técnico propio o consultores, de nivel adecuado;

Uso de Base de Datos, sistemas expertos, etc.
 Fact. Económica : Considerar sólo los beneficios y costos directos realmente afectados por el
funcionamientos del sistema. No valorar como beneficio la reducción de mano de obra si hay
excedente y debe permanecer. No agregar como costo del sistema algún costo fijo de la Org.
 Fact. Operacional: Tiene que ver con el recurso humano para operar el sistema. Considerar la
disciplina en la Org. y lo que requiere el Sia, los procedimientos administrativos, la iniciativa.
La idea fundamental es la evolución del estado actual de la Organización a un uso sofisticado
del computador, no saltándose etapas en un corto período.

2.- El Diseño Lógico.

En detalle se identifica y especifica la ubicación del Sia en el contexto de la Organización Se
establece el QUE es lo que el sistema va a hacer en la práctica (se diseña y organiza el Exterior ).
Las actividades :
 Análisis de las características del sistema actual.
 Definición de las funciones administrativas. Su información de Entrada y de Salida.
 Evaluación de las diferentes Alternativas. Ver el Costo-beneficio y el Costo-efectividad.
 Especificar los requerimientos de información que debe satisfacer el interior

3.- El Diseño Físico.

Aquí se caracteriza y especifica el COMO se llevará a cabo las actividades del sistema en la
solución propuesta seleccionada y documentada en el diseño lógico, y que son relacionadas con el
Computador. Aquí se diseño el INTERIOR del Sia.
Las actividades:
 Ver las relaciones lógicas entre todos los datos que usará el Sia, (tamaño de la información).
 Especificar la agrupación física de datos (almacenamiento en archivos), que se haya decidido.
 Indicar la forma de procesar los datos, y requerimientos de software. Diagrama de procesos.
 Especificar la conversión de datos actuales y archivos al nuevo Sia.
 Documentar las indicaciones de programación para los programas que se deberá hacer.

4.- Construcción.
Aqui el diseño físico se lleva a la práctica,. Se procede a la construcción de los programas y de los
archivos computacionales.
Las actividades :
 Construcción de los programas contemplados, que sean modulares y generales.
 Adquisición de programas de aplicación y de equipos.
 Comprobar la eficacia y respaldo técnico del software adquirido.
 Decisiones sobre la configuración computacional.
 Consideraciones a factores humanos, confianza, preparación y seguridad.

5.- Implementación.
Se prueba en conjunto todas las partes hechas en la etapa anterior. Comprende toda la parte
computacional, lógica y organizacional.
Las actividades:
 Se prueban y se deben hacer compatible los distintos programas y/o sub-sistemas.
 Conversión de datos, a costo y tiempo aceptable, y que no interfiera el funcionamiento de la Org.
 Prueba general del Sistema con datos históricos, y preparados
 Disminuir problemas por factores humanos como : resistencia del personal, temor de no entender
o ser desplazado, poca confianza en los datos entregados por el computador

6.- Operación.
Llevar a cabo formalmente las actividades para las cuales fue diseñado. El Sia es entregado a los
administradores de la Org., a los usuarios y a los administradores del Sistema.
Las Actividades:
 Preparación de manuales de operación, para usuarios y operadores de la U.P.D.
 Preparar procedimientos administrativos
 Procedimientos que faciliten la evaluación del Sia respecto a:
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 Satisfacción de los usuarios

 Recolección y preparación de datos
 Los objetivos de la organización.

7.- Mantención.
Una vez que el Sia está en EXPLOTACIÓN requerirá de ajustes menores de software, en
hardware, en códigos, en cantidad de datos, en tiempo respuesta, ...., etc. En caso de cambios
mayores se podría llegar al desarrollo de un nuevo Sia. (Se habrá cumplido el ciclo de vida del Sia).

En todo el desarrollo del Sia se deben considerar como muy importantes 2 aspectos, y que son:
- La administración del proyecto. Responsables durante el diseño, durante la construcción y durante la
explotación. Cumplimeinto de fechas y plazos, y otros.
- Documentación. Esta es vital para el proyecto y su feliz término y explotación. Se debe considerar la
forma y la oportunidad de la documentación, también la formalización del funcionamiento de la
Organización.

Requerimientos de personal especializado.

- Analista de Información - Analista computacional - Programador

Alternativas para implementar el desarrollo de un Sia.

Tipos de alternativas: a) Entregar el problema a personal interno de la Organización, b) .. o a
consultores externos. (Hay ventajas y desventajas en cada alternativa)
Tipos de aplicaciones: a) desarrollar un sia ad-hoc, b)Desarrollar o comprar o arrendar un
paquete generalizado, c)compra de paquetes de aplicación.

CAPITULO 4 .- ( Decisiones que se enfrentan al usar el computador )

1. Condiciones que deben tenerse en cuenta en la Organización para introducir El computador.

- Características de la información que maneja la Org.

* Volumen (gran volumen; aunque quizás simple)
* Tipo (origen-uso); generar informe para decisiones de planificar estrategias y se dispone de volumen
de datos operativos (agregación, reducción eficiente).
* Oportunidad (en línea) bancos servicios.
* Frecuencia (a cada rato; al día)
* Confiabilidad (pago de sueldos, facturación, necesitan ser confiables)
* Confidenciabilidad.

- Factores Organizacionales
* Complejidad de la Org. asociada a : número de productos, variedad de procesos, númemro de plantas,
cantidad - variedad de clientes; su distribución espacial. Son factores que llevados a extremos
justifican el uso del computador.
* Métodos y sistemas de administración, condicionan la introducción de SIA con computador, ello
porque el exterior con sus funciones administrativas deben conectarse por métodos y procediminetos
administrativos que aseguran el flujo de información. La implantación de métodos y procedimientos
organizacionales no es algo improvisable; requieren de educación y de adaptación.

2. Enfoques de definición de SIA ( es decir, estrategias que llevan a establecer un SIA).

Tipos de enfoques :
a) Aplicaciones individuales, sin integración entre ellas
b) Enfoque B de D Este enfoque se concentra en el diseño de la b de d : que mantendrá, como se
actualizara y los métodos de acceso : El objetivo es identificar y mantener la mayor parte de los
datos relevantes en (parte de) la Org, y a partir de ellos se satisface las necesidades de los usuarios.
Datos de personal, sobre produc, materiales, clientes,...., Tiene dos grandes fases:
- Se diseña la base de datos, y el sistema que la mantendrá (SABD)
- Se desarrollan aplicaciones SIA superponiendolos sobre el SABD
(Se acostumbra a usar SABD generalizados; porque facilitan la fase 1)

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c) Enfoque del organigrama : Aquí los SIA son definidos de acuerdo al organigrama de la
Organización. Se tendrá sistemas de ventas, sistema de personal, sistema gerencia. Se ignora la
posibilidad de integración.
d) Enfoque evolutivo : Se basa en integración y mejora paulatina de los SIA, empezando con
aplicaciones operativas independiente cada una con sus archivos propios. Luego evolucionara
pasando a usar un SABD, y finalmente integrado con apoyo a las decisiones tácticas y estratégicas.
e) Enfoque integrados : Realiza un diseño lógico de la Organización como un todo. De este diseño se
desprenderá una definición de módulos SIA, con diseño detallado, independientes en si.

CRITERIOS PARA SELECCIÓN DE UN ENFOQUE

El enfoque a elegir es una decisión estratégica que compromete el desarrollo computacional futuro de la
organización. La elección está determinado, en la práctica, en gran parte por factores organizacionales
tales como:
 Etapas por las cuales pasan las actividades asociadas a1 SIA, y que son:
 -INICIO -CONTAGIO -CONTROL - INTEGRACIÓN
 Poder y conflicto en la Organización : Un SIA y su operación altera, o puede alterar,
drásticamente las relaciones de poder en la Organización.
 Las características personales de las personas que dirigen las actividades asociadas a los SIA.
Se distingue: el Tipo tirano, el conceptualizador de alto vuelo, el experto en eficiencia, etc.

OTROS FACTORES
- Balance de poder, y conflictos existentes en la Organización. Los SIA son fuente de poder. Quien se
incluye, donde queda.
- Características personales y actitudes de los ejecutivos de la Organización.
- Percepción de los usuarios del SIA, y del apoyo de los ejecutivos de la Organización
Grado de entrenamiento
Grado de participación de los usuarios en el desarrollo.
- Una mayor participación de los usuarios en el desarrollo del Sia conduce a una actitud más
favorable, y ello conduce a un mayor uso del SIA y a una más rápida aceptación.
- Tratar de medir estas actitudes por medio de encuestas y entrevistas; e iniciar actividades como
perfeccionamiento, concientización.

3. Alternativas para el desarrollo y operación del SIA

Esquemas de disponibilidad de equipo de computación

a) SERVICE : SIA se entrega a una empresa para que lo corra
b) Block-Time : arrendar tiempo de c por horas en una empresa dedicada a su comercialización
con personal de la Organización cliente
c) Tiempo en Terminal : Se instala terminal remoto en la Org cliente, para el SIA. Útil solo en
procesamiento tipo Ingeniería y científico.
d) Arriendo : pago mensual que incluye costo de mantención contrato por tiempo mínimo
e) Arriendo con compromiso de compra : Abonar parte de lo pagado por arriendo a una compra
futura del equipo (símil a leasing)
f) Compra : Se adquiere un computador; con sus ventajas y sus desventajas.

4. Selección de alternativas para el desarrollo y operación del SIA

El SIA debe considerarse como inversión de capital y como tal debe evaluarse con indicadores
económicos la rentabilidad del proyecto; el valor presente ; la tasa interande retorno TIR.

Factores a considerar :

4.5.- Selección del Computador, considerar:

 Requerimientos que debe satisfacer el equipo.
 Cotización para los diversos modos.
 Soporte técnico.

4.6 Evaluación y selección de los SIA.

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 Luego de elegir el enfoque, se tiene el problema de determinar costos y beneficios

asociados. Para ello considerar :
 El valor de la información Un informe tiene valor cuando nos dice algo que no sabemos,
nos lleva a tomar acciones, y, el resultado de la acción se traduce en un beneficio, que es
mayor que sino hubiéramos conocido esa información.

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