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Sistema de Gestión Documental

Article · December 2015

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Diego Marcelo Cordero Guzmán

Universidad Católica de Cuenca (UCACUE)
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 Sistema de Gestión Documental
Diego CORDERO

Unidad Académica de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica, Universidad Católica de Cuenca

Cuenca, Ecuador

dcordero@ucacue.edu.ec

Abstract-The pressing amount of formal documentation flowing between and within organizations, contributes
to: increase spending, consuming more resources, degrades the environment, difficult to control, retard the
flow of paperwork. Therefore it is imperative to support the productivity of software solutions that support the
information flow and processing of a formal, consistent with resource efficiency

Resumen— La acuciante cantidad de documentación formal que circula entre y al interior de las organizaciones,
contribuye a: incrementar los gastos, consumir más recursos, deteriorar el medioambiente, dificultar el control,
retardar la fluidez de trámites. En consecuencia es imperativo apoyar la productividad de soluciones de software, que
apoyen el flujo y tratamiento de información de tipo formal, con la consecuente eficiencia de recursos.

Palabras clave: Gestor Documental, QUIPUX, firma digital, eficiencia de trámites, software libre de gestor
documental

I. INTRODUCCIÓN  Conocer la demanda de tratamiento de

Las organizaciones comparten información de
carácter formal hacia el exterior y en el seno interno
de las mismas, ésta está constituida por memorados,
oficios, sumillas, contratos, anexos, etc.
Considerables cantidades de papel se van
acumulando, en archivadores, bodegas, estantes; que
a la postre han sido el resultado del consumo de
recursos como toners, cinta de impresión, papel,
cartuchos, materiales que contribuyen a degradar el
medioambiente, a tornar complejo el tratamiento de
lo almacenado y a disminuir eficiencia en gestión de
trámites.
Es importante en consecuencia, apoyarse en el
uso de herramientas de software, para disminuir el
impacto de los problemas como los mencionados en
el párrafo anterior. Por ello una alternativa válida es
el uso de la tecnología informática de software.
Agilitar los trámites de documentos es un
requerimiento básico en la organización, disminuir la
cantidad de imprimibles también lo es; disponer de
aplicaciones informáticas para gestión de documentos
es una premisa válida.
En esta necesidad se encuentra inmersa la
Universidad Católica de Cuenca, y en forma concreta
la Unidad Académica de Ingeniería de Sistemas,
Eléctrica y Electrónica. Para ello se ha conformado el
equipo de investigación integrado por cuerpo docente
y estudiantes, que han propuesto el proyecto
denominado: “Sistema de Gestión Documental”,
cuyo propósito se ha orientado a:
información interno
 Explotar posibles alternativas de software
existentes en la gestión documental
 Explotar la solución viabilizada como de
mayor idoneidad
 Prototipar el ambiente de producción de la
solución
II. TEXTO
El detalle de la investigación se compone de varias
fases entre ellas:
A. Ambiente actual
La Unidad Académica, dispone de un sistema de
trámites de documentación, completamente manual.
Archivos impresos a gran escala de volumen, circulan
al interior y hacia el seno externo, en un flujo como el
especificado en la figura No 1.
Hay varias categorías de usuarios que interactúan
entre sí: nivel directivo, personal administrativo,
docentes, estudiantes. Existen diversos flujos de
información que comprenden: solicitudes, oficios,
memorandos, informes, disposiciones, reglamentos,
políticas, motivaciones, consultas.
Se concentran archivos físicos de la información
en distintas dependencias, en la mayoría de ellas no
hay un tratamiento técnico, existe redundancia y
duplicidad de contenidos, no hay control de
versiones, y se tiende a un considerable consumo de
recursos de impresión.

- 1 -
 Para justificar faltas, rendir pruebas o trabajos
atrasado deberán adquirir
un derecho ,con el cual se justifica
Se revisa y directamente sin la necesidad de adjuntar
Sugiere por parte ningún certificado para que la solicitud sea
Del la persona aprobada
encargada En este Caso será resuelto por el Sr. Decano
de la Facultad de Sistemas

Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Entrega Documento(Peticion) La Solicitud se ira

En Secretaria Dependiendo el tipo a la
Autoridad correspondiente
Decano
Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Este proceso de aprobacion de la

Solictiud en el caso de Consejo
Directivo o Academico influira la fecha
de entrega debido a que dependera
de cuando se reunira los diferentes
consejos

Consejo Directivo

Estudiante Dependiendo el criterio ya se

del Sr Decano o de los
diferentes consejos según la
solicitud tendrán la autoridad
para aprobar o negar la
solicitud
Seran aprobadas
la solicitudes por
el Sr Decano
cuando:

Resolución de trámite Consejo Acdémico

Entrega y
aprobación del
Documento

Fig. No 1. Flujo de la documentación actual.

B. Diseñando la solución emisión de resultados, negación, etc. Los roles de los

usuarios también desempeñan el papel crítico, para
Es necesario cambiar la situación actual, y ello ha dar fluidez a los trámites. Esta descripción se ilustra
contemplado plantear la hipótesis sobre “La en el diagrama de bloques de la figura No. 3.
productividad del gestor documental informático,
como alternativa para mejora de eficiencia, en Es preciso que la solución apoye también la fase
tratamiento de documentos en la Unidad Académica de almacenamiento y repositorio de los datos, pues en
de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica de la actualidad en un entorno netamente manual, los
la Universidad Católica de Cuenca, en el mediano archivos físicos consumen espacio, con dificultad de
plazo, en pos de la protección del medioambiente”. localización y recuperación cuando es necesario. Lo
ideal es disponer de almacenamiento digital, con
Para concebir la solución es preciso partir de un localizaciones virtuales para bitácoras, archivos,
detalle funcional de operación como se indica en las carpetas. Todo organizado de manera lógica, en
figura No 2, todos los usuarios del gestor documental función de los requerimientos de información de la
en función de su tipo generan y receptan información. Institución.

El rastreo y pista de trámites es un aspecto que

debe contemplar la solución, pues de hecho, esto ha
de permitir determinar el estado. Dato que
posibilitará el levantamiento de indicadores de
eficiencia, para opciones de mejora continua.

Fig. No 2. Detalle funcional de la solución.

Hay emisores, receptores, flujos de trámite, un

tiempo para despacho o autorización; todo dentro de
un esquema de autoridad o estructura organizativa, y Fig. No 3. Flujo de la documentación actual.
responsabilidad. La información tiene uno o varios
emisores y uno o varios receptores. Los datos activos,
se convierten en pasivos luego de: sumilla, despacho, C. Alternativas de software disponible

- 2 -
 El software libre está llamado a revolucionar
modelos de negocio de la industria del software. No
es este el momento de analizar con detalle el mundo
del software libre, ni las plataformas tecnológicas, ni
la tipología de licencias existente, ya que para todo
ello son muy abundantes los recursos de información
disponibles. Para los objetivos de este texto es
suficiente con establecer los criterios básicos que
deben cumplir las herramientas:
 Ofrecer el código fuente de la aplicación.
 Distribuirse bajo alguna de las licencias
consideradas de referencia (véanse las
licencias disponibles en Open Source
Initiative , http://www.opensource.org).
 Poder ser modificadas, copiadas y
distribuidas libremente, respetando los
términos establecidos en la licencia
respectiva.
Una revisión somera de las herramientas para
gestor documental que son distribuidas bajo alguna
de las licencias consideradas para software libre
muestra la existencia de un gran número que ofrecen
variadas prestaciones y orientaciones.
Brevemente, su arquitectura técnica se fundamenta
en el terceto servidor web, intérprete de lenguaje de
programación y gestor de base de datos. A este
esquema responde el conocido acrónimo LAMP
(Linux, Apache, MySQL, PHP), o su versión
Windows, WAMP. Precisamente han sido PHP y
MySQL las herramientas más extendidas entre los
sistemas libres para gestión documental, ya que la
mayoría de las soluciones se basan en ellos.
Ejemplos de todo esto se pueden encontrar en
OpenSourceCMS (http://www.opensourcecms.com/),
y en CMS Matrix (http://www.cmsmatrix.org/), que
ofrece una matriz de comparación muy útil y
exhaustiva para comparar los requerimientos y
prestaciones de las diferentes herramientas. Muchas
de estas herramientas son dignos contendientes de
soluciones propietarias de alto costo, y están siendo
usadas en numerosas intranets y portales de todo tipo
de organizaciones, lo cual ha permitido desarrollar un
mercado y un modelo de negocio, que por el
momento parece sostenible a corto y medio plazo.
El interés de este tipo de soluciones, tanto en los
clientes como en los proveedores de servicios de
valor añadido, puede verse reflejado en Holst (2001),
Dolye (2003) y Robertson (2004) [1]
Con la intención de apoyar informáticamente la
propuesta se han analizado dentro de la categoría de
productos de software libre tres soluciones
disponibles. Así:
OpenKM es un gestor documental de código libre
para la pyme. OpenKM es una aplicación Java J2EE
que se ejecuta en un servidor de aplicaciones JBoss,
la base de datos del repositorio puede ser MySQL,
PostgreSQL, Oracle entre otras [2]
- 3 -
Una de las principales funcionalidades de
OpenKM es la facilidad que tienen los usuarios
para crear y compartir documentos accesibles por
distintos grupos de trabajo; permite revisar los
documentos, dejar notas o configurar el flujo de
trabajo asociado a los mismos, permitiendo
automatizar distintas acciones.
Dispone de complementos para integrarlo con el
paquete de MS Office, de manera que sea más
práctico editar y trabajar con documentos e
indexarlos directamente en el gestor documental.
Otras opciones útiles son: la carga masiva de
documentos utilizando ficheros ZIP; ubicación de
documentos de forma sencilla; notificación de
eventos por correo electrónico; creación de tags
(tareas) y nube de tags para buscar documentos
asociados.
De entre las de mayor difusión en el medio;
usabilidad en instituciones de carácter público o
privado; con soporte en base a personal técnico
calificado; versionamiento continuo, por desarrollo
actual; experiencia de productividad; costo de
inversión; se encuentran ALFRESCO y QUIPUX.
ALFRESCO es un sistema de administración de
contenidos libre, basado en estándares abiertos y de
escala empresarial para sistemas operativos
tipo Unix . Se distribuye en dos variantes diferentes:
 Alfresco Community Edition: Es software
libre, con licencia LGPL de código
abierto y estándares abiertos.
 Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye
bajo licencia de código abierto y estándares
abiertos con soporte comercial y propietario
a escala empresarial.
Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un
framework de portal web para administrar y usar
contenido estándar en portales, una interfaz CIFS que
provee compatibilidad de sistemas de archivos en
Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema
de administración de contenido web, capacidad de
virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía
Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Lucene y
flujo de trabajo en jBPM. Alfresco está desarrollado
en Java. [3]
QUIPUX es un sistema de gestión documental,
modificado a partir de ORFEO, que utiliza
tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de
Informática de la Presidencia de la República del
Ecuador, efectuó modificaciones a la versión original
adaptándolas a las necesidades de gestión documental
de las entidades de la Administración Pública
Central.
QUIPUX, está disponible en ambiente de
Producción en la dirección:
www.gestiondocumental.gob.ec. En ambiente de
Capacitación en la
dirección: http://cap.gestiondocumental.gob.ec [4]
D. QUIPUX la alternativa válida
Para orientar la solución de software con mayor
adaptabilidad de entre los productos libres
disponibles en el medio, se ha dado mayor viabilidad
a las características funcionales de QUIPUX.
En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los
documentos generados, bajo formato preestablecido.
Provee las siguientes características [5]:
 Creación, envío, recepción,
almacenamiento y clasificación de
memorandos, oficios y circulares y anexos.
 Búsqueda, recuperación y presentación de
documentos, incluido el flujo conforme al
orgánico regular.
 Acceso al sistema de usuarios internos y
externos (ciudadanos) a las instituciones.
 Organización y clasificación de
documentos digitales en carpetas o
expedientes virtuales.
 Control de documentos impresos
almacenados en archivos físicos.
 Recepción, captura e ingreso
documentos impresos.
 Firma electrónica personal de documentos.
 Firma manuscrita de documentos impresos
desde el sistema.
 Reportes estadísticos de documentos
creados y enviados, tramitados, pendientes,
archivados.
 Almacenamiento permanente
transferencia de archivos o expedientes.
 Creación compartida de documentos.
 Administración de instituciones, áreas,
carpetas virtuales, numeración y formatos
de documentos.
 Generación de documentos digitales (o para
imprimir) en formato PDF
 Seguridad y auditoría a través de usuarios,
perfiles y archivos de auditoría
E. Explotación y parametrización
Es requerimiento que el software cubra las
especificaciones descritas a continuación:
 Autenticación de usuarios registrados.
 Implementación de trámites formales de
cualquier tipo.
 Búsquedas con diferentes criterios: por
fechas, empleados, palabras claves,
descripciones, instituciones, Facultades,
Unidad Académica.
 Control de tiempos en despacho de
trámites.
 Rutas de trámites.
 Documentos anexados.
 Control e identificador único para cada
documento según su tipo.
 Facilidad y rapidez en recibir y aprobar
documentación.
 Documentos protegidos en registro digital e
histórico.
 Autorizaciones con firma digital.
 Personalización de opciones de menú.
 Personalización de acceso a diferentes
de reportes.
 Definición de accesos a módulos.
F. Descripción y escenarios de casos de uso
A continuación se describen los casos de uso de la
aplicación, en los cuadros No 1, 2, 3, 4, 5.
Caso de Uso: Parametrización
Permite crear flujos de trámites, estructura
organizativa, usuarios, tipos de trámites o
documentos, perfiles de usuario, colas, opciones de
almacenamiento. Esto se lo hace a nivel de usuario
y administrador
Pasos
 Crear entidad y estructura organizativa
 Definir usuarios
 Crear flujos de trámites o procesos
 Asignar perfiles de usuario
 Seteo de buzones de entrada, salida
 Configuración, almacenamiento
Actores beneficiados
 Secretaría, coordinación, autoridades,
docentes, estudiantes
Cuadro No 1. Especificación de caso de uso
parametrización
Caso de Uso: Autentificar
Validación de datos de usuario, y acceso a opciones
disponibles
Pasos
 Identificar datos del usuario, contraseña,
cédula y tipo de usuario.
 Validar el usuario.
Actores beneficiados
- 4 -
  Secretaría, coordinación, autoridades, constituye la aplicación; y el almacenamiento es la
docentes, estudiantes capa de la base de datos; como se indica en la figura
Cuadro No 2. Especificación del caso de uso, No 5.
autentificar
Caso de Uso: Registro de trámites
Es la parte operativa principal de la aplicación;
permite encadenar el trámite, ya sea: oficios,
memorandos, sumillas, solicitudes, disposiciones
Pasos
 Selección de opción
 Registro de trámite
 Enrutamiento
Actores beneficiados
 Secretaría, coordinación, autoridades,
Figura No 5. Capas de la solución
docentes, estudiantes
Cuadro No 3. Especificación del caso de uso,
En cuanto a los componentes de la aplicación en la
registro de trámites
figura No 6, constan: el manejador de base de datos
que es postgressql, el lenguaje de implementación
Caso de Uso: Análisis y aprobación constituido por JAVA, la interfaz de programación
Realizado por la entidad respectiva, uso de la firma conformada por NETBEANS. Juntos dan
digital. funcionalidad a QUIPUX, para organización del
Condiciones resultantes archivo digital, flujo de documentos de acuerdo a
Agilidad de trámites orgánico, acceso a usuarios a la estructura
Pasos documental, recepción en línea de trámites, consultas
 Recepción de la solicitud. y reportes estadísticos.
 Revisión
 Emisión de una respuesta. Manejador Base de Datos PostgresSql 9.0

Actores beneficiados *
*
-Fin1


-Fin2
Secretaría, coordinación, autoridades, Sistema Gestion Tramites
-Fin3
docentes, estudiantes -Fin4
*
Cuadro No 4. Especificación del caso de uso, análisis *
Lenguaje de Programaion JAVA
y aprobación

Caso de Uso: Consultas Sistema QUIPUX

Interfaz de Programacion
NETBEANS 7.0

Permite determinar el estado de la transacción

Pasos Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de
memorandos, oficios y circulares y anexos. Organización en archivo digital Modificacion Codigo Fuente

 Ingreso del usuario.

 Seleccionar la transacción, uso de filtros Creación compartida de documentos. Flujo de documentos conforme al orgánico
regular

 Verificar el estado del trámite.

Actores beneficiados Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos
de una institución

 Todos los actores.

Cuadro No 5. Especificación del caso de uso, Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados,
pendientes, archivados, reasignados, hojas de ruta

análisis y aprobación
Recepción en línea de documentos generados en el sistema y de documentos
impresos registrados.

G. Arquitectura de la solución
Fig. No 6. Componentes de la aplicación QUIPUX
La solución es del tipo distribuido, con una H. Diseño de la arquitectura lógica y física del
arquitectura de tres capas, como se indica en la figura
No 4.
sistema de información

Debido a que la arquitectura del Sistema de

Información tanto lógica como física es distribuida se
lo divide en tres capas: Capa de clientes, Capa de
Aplicación y Capa de Base de Datos

Diseño de la capa de clientes

Debido a que la capa de clientes administra la

Figura No 4. Arquitectura de la solución
Clientes se traduce en la capa de presentación; la
lógica de los procesos de la organización o institución
interacción con el usuario, es decir muestra los datos
al usuario, obtiene los datos e interpreta los eventos
para identificar los documentos indexados y estos a
su vez interactúan con los componentes de acceso a la
lógica de datos, presentando la información a los
usuarios y permitiendo realizar entradas a la base de
datos se le suele dividir en los siguientes
componentes:

- 5 -

 Componentes de interfaz de usuarios.
 Componentes de procesos de usuarios.
Diseño de capa de aplicación
Lo más importante de una Aplicación es la
funcionalidad que proporciona. La aplicación realiza
un proceso empresarial que consta de una o varias
tareas, en los casos más simples se pueden encapsular
en un método de un componente, en los procesos
empresariales complejos con varios pasos y
transacciones de ejecución larga. La aplicación
necesita de una forma de organización de las tareas
empresariales y almacenar el estado hasta que el
proceso se haya completado.
Las capas empresariales se dividen en:
 Componentes y flujos de trabajo
 Componentes
 Entidades
Al implementar la lógica, es necesario decidir si es
preciso organizar o no el proceso, o si será suficiente
disponer de un conjunto de componentes. Se puede
implementar el proceso utilizando un solo
componente cuando:
 Es una sola transacción.
 Se encapsule la funcionalidad y lógica que
puede ser utilizada por muchas
transacciones.
 La lógica que se ha de implementar
necesita mucha programación o el control
detallado de estructuras de datos.
 Se necesite disponer del acceso total a los
datos.
Diseño de Componentes
Los componentes, al ser la parte importante de las
transacciones simples, implementan las reglas del
negocio en distintos patrones y aceptan y devuelven
estructuras de datos simples o complejos. Los
componentes, deben exponer funcionalidad de modo
que sea independiente de los almacenes de base de
datos y de los servicios para realizar las tareas.
Para el diseño, de los componentes empresariales
se han de tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:

Que la comunicación se dé mediante
mensaje

Asegurar que los procesos expuestos en las
interfaces de servicios no se puedan alterar,
por tanto, evitando que el estado de la
aplicación o el servicio no se pierda si se
recibe un mensaje dos veces.
- 6 -
 Elegir con cuidado los límites de la
transacción, de modo que se pueda realizar
reintentos y composiciones.
 Los componentes, se ejecuten en el
contexto de cualquier usuario de servicio
ocultando de esta forma el servicio del
usuario.
 Elegir un formato de datos coherentes:
XML, conjuntos de datos, etc. Para los
parámetros de entrada y los valores
devueltos.
Los componentes son llamados por los siguientes
nombres:
 Interfaces de servicios
 Componentes de procesos de usuarios
 Flujos de trabajos empresariales
 Otros componentes empresariales
Diseño de la capa de datos.
Todos los sistemas de información, requieren
almacenar y tener acceso a un determinado tipo de
datos. Al trabajar con datos se debe tener presente:
 El almacén de datos que utiliza (Base de
Datos: Postgress).
 Sistema Gestión Documental Quipux
El formato de dato que se pasa entre los
componentes y el tipo de programación utilizado.
Por lo general, las aplicaciones distribuidas
requieren de varios orígenes de datos, la lógica
utilizada para acceder a estos orígenes de datos, se
encapsulará en componentes lógicos de acceso de
datos, que proporcionarán los métodos necesarios
para la consulta y actualización de los datos viajando
por las distintas capas y finalmente uno de los
componentes lo utiliza.
Los datos, con los que la lógica de la aplicación
debe trabajar están relacionados con entidades del
mundo, que forma parte de la empresa. En
determinados escenarios, se puede disponer de
componentes personalizados que representan estas
entidades o a su vez utilizar directamente conjunto de
datos o documentos XML.
La ilustración de la capa de datos se indica en la
figura No 7.
CAPA DE PRESENTACION
COMUNICACIONES
ADMINISTRACION DEL
SEGURIDADES
FUNCIONAMIENTO
CAPA EMPRESARIAL
CAPA DE DATOS
COMPONENTES DE ACCESO
LOGICO
A LOS DATOS
AGENTES DE SERVICIO
Datos
Datos Datos
Datos
FUENTE DE DATOS SERVICIOS
Capa de Base De Datos Hay emisores, receptores, flujos de trámite, un
tiempo para despacho o autorización; todo dentro de
Fig. No 7. Capa de datos un esquema de autoridad o estructura organizativa, y
responsabilidad.
G. Particularizando la solución en la Unidad
Académica 1. Ingreso al sistema

Para volver factible la implementación es El sistema QUIPUX funciona adecuadamente

necesario, primero ejecutar la configuración del en el navegador Mozilla Firefox hasta la versión
sistema: 3.5.9. En otros navegadores no se certifica un
adecuado funcionamiento.
 Creación de áreas
 Creación de usuarios Al realizar esto se desplegará la página web
 Asignación de permisos donde se debe ingresar el número de cédula y la
 Creación de plantillas contraseña, figura No 8.
 Creación de carpetas virtuales

Áreas, es la estructura organizativa de la Unidad

Académica, constituida por:

 Consejo directivo
 Decanato
 Subdecanato
 Coordinación
 Secretaría
 Docencia, a tiempo completo
 Docencia, a medio tiempo
 Laboratorio
 Biblioteca
Fig. No 8. Ingreso al sistema QUIPUX
Usuarios, pertenecientes a la estructura
organizativa: 2. Estructura del Sistema

 Decano Al ingresar al sistema, se puede visualizar que las

 Subdecano funcionalidades se encuentran distribuidas en tres
 Miembros de Consejo Directivo regiones, figura No 9:
 Coordinador
 Secretario a. Región Superior.- En esta región se
 Auxiliar de secretaría encuentran los datos generales del sistema,
 Docentes a tiempo completo los datos del usuario que ha ingresado, la
 Docentes a medio tiempo funcionalidad de “Firma Digital”, “Ayuda”
 Laboratoristas sobre el sistema y la opción para “Salir”
 Bibliotecaria del mismo.
 Varios servicios
b. Región Izquierda.- Se encuentra el
Trámites. Todo lo que se maneja de manera menú vertical con las opciones que le
formal al interior de la Unidad, y que viene desde al permitirán al usuario acceder a las
exterior: memos, solicitudes, respuestas de memos, funcionalidades del sistema, según los
informes, comunicados, circulares, invitaciones. permisos que tenga asociados.

Procesos, necesarios para operacionalización del Además se presenta al final, las

sistema: estadísticas que muestran: Cantidad de
usuarios conectados, cantidad de
 Elaboración de listas personalizadas para el usuarios registrados, documentos
envío de comunicaciones. generados y enlace para acceder al detalle
 Chequear permanentemente las de estadísticas. Es la información general
comunicaciones recibidas por parte del
de todas las Instituciones.
usuario
 Revisión de plazos
 Archivo de información c. Región Central.- Esta región es el área
 Escaneo de adjuntos de trabajo, donde se van a desplegar las
funcionalidades que el usuario ha
 Estadísticas de despacho de documentos
seleccionado en el menú vertical
izquierdo
Para referencia visual se citan a continuación
extractos de las pantallas de la herramienta QUIPUX,

- 7 -
 Fig. No 9. Regiones del documento
3. Seleccionar el tipo de gestión.
Opción que permite al usuario seleccionar el tipo
de gestión, para referencia se ilustra en la figura No
10, el diagrama de caso de uso que relaciona la
autenticación, el registro, y el ingreso a la página
principal desde donde el usuario está habilitado para
Seleccionar el Tipo de Gestión a ser ejecutado.
Fig. No 10. Caso de uso del tipos de gestión a ser
ejecutado
En la propuesta se han perfilado varias gestiones
que pueden ser encaminadas, a través del gestor
documental, entre éstas. Figura No 11:
 Hoja de vida. Aplicable para ubicar una
bitácora con información de currículo del
docente o administrativo, esta opción a
criterio de los investigadores, se considera
que no es muy funcional, para la filosofía
de Quipux, sin embargo se lo ha propuesto,
para surtir un requerimiento inicial, a
posterior se propone reubicar en otro
aplicativo para gestión de contenidos.
 Pruebas tomadas. Para la opción de fácil
acceso a una evolución archivada
 Horarios. Permite organizar el tipo de clase
por día o para una fecha específica.
 Justificación de faltas. Tendrá un formato
específico donde la autoridad deberá llenar
según sea el caso y adjuntar un archivo
digital (escaneado) de la certificación del
mismo.
- 8 -
Fig. No 11. Opciones de tipo de gestión
Están planeadas sin embargo otras opciones de
funcionalidad, como:
 Trámites de graduación
 Informes de acreditación de cada uno de los
gestores de los criterios
 Informes de las diferentes áreas
administrativas
 Solicitudes administrativas
4. Registrar
Al seleccionar la opción “Registrar” del menú
del lado izquierdo, se desplegará la pantalla para
registrar un documento externo, en la cual se deberá
ingresar la información contenida en el documento
físico que es entregado y recibido manualmente,
figura No 12.
La pantalla tiene cuatro (4) secciones:
a. Registro De/Para/Con Copia.
b. Información del Documento: Fecha,
Categoría, Tipificación, No. de
Referencia y Asunto.
c. Anexos.
d. Dirigir documento a.
Fig. No 12. Referencia para registro de documento
5. Visualizar el estado del trámite
Permite determinar el estado en el que se
encuentra determinado trámite encausado a través del
gestor documental.
La figura No 13, contiene el caso de uso en donde se
enmarca la consulta
Del proyecto de investigación, se han detectado
las siguientes conclusiones:
Fig. No 13. Caso de uso de consulta del estado del
trámite
La referencia gráfica de este proceso en Quipux, se
indica en la figura No 14.
Fig. No 14. Referencia para consulta del estado del
trámite
H. De la implementación en la Unidad
Académica
No se ha visto muy claro el panorama de
implementación al interior de la Unidad, puesto que
todavía no está visible para todos los supuestos
usuarios, la funcionalidad de la solución. Lo que se
ha elaborado hasta el momento es el prototipo; de
éste se pueden abstraer hallazgos como:
 Poca disposición del personal interno al uso
del gestor documental
 Nivel directivo comprometido con el uso
del aplicativo, pero poca motivación del
operativo
 Insuficiencia del recurso tecnológico para
productividad, en cuanto a servidores,
estaciones de trabajo
A este respecto el equipo de investigación como
estrategia para productividad de la solución ha
determinado que es necesario:
 Socializar la filosofía de la solución
 Solicitar la disponibilidad de la
infraestructura de hardware y software de
base para producción
 Capacitar a los usuario de la aplicación
 Definir cronograma de productividad
 Análisis post implementación, para
retroalimentación de cambios
- 9 -
III. CONCLUSIONES
 Están disponibles en el mercado una gran
cantidad de soluciones propietarias y libres
para gestión documental y gestión de
contenidos. Sin embargo el factor
económico es una premisa que tiene vital
importancia, a la hora de elegir una
alternativa.
 El Gobierno de la Revolución Ciudadana,
así nominado a la dirección gubernamental
del Ecuador, ha efectuado esfuerzos
estatales en el desarrollo y productividad,
de software libre en diferentes ámbitos de
aplicación. Quipux es un ejemplo de ello,
en consecuencia es factible aprovechar el
nivel de explotación, para usarlo a favor de
las instituciones, que lo requieran.
 Al interior de la Unidad Académica de
Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y
Electrónica, es necesario vencer las
dificultades detectadas para apoyar la
productividad de la solución, pero es
importante considerar que es un asunto de
compromiso de todos los niveles
involucrados
 Con la solución habrá completa factibilidad
de ahorro de espacio físico para
almacenamiento de documentos,
optimización de búsquedas, manejo de
información digital,
 El gestor apoyará la disminución del riesgo
de la pérdida de información, por
incendios, robos, inundaciones, otros
 Se contribuirá a la conservación intacta de
los documentos a lo largo del tiempo, y a la
tarea responsable de apoyo para proteger el
medio ambiente.
 Sería factible tener acceso inmediato a los
documentos independientemente del lugar
geográfico
 Se posibilitaría la búsqueda de documentos
definiendo criterios de acceso de forma
flexible y fácil, y consulta simultanea de
varios lectores
 Con respecto a la seguridad se garantizaría
la inviolabilidad de la información a través
de mecanismos de seguridad digital
 Se logrará ahorro de recursos físicos y
económicos para gestionar los documentos
  Es factible la disminución de impresión de
documentos, con el correspondiente apoyo
a la conservación del medioambiente

RECONOCIMIENTOS
Reconocimiento especial al equipo de
investigadores, conformado por los estudiantes del
quinto año de la Facultad de Ingeniería de Sistemas:
Victor Macas, José Vasquez, Cristian Estrada,
Cristian Astudillo, Rafael Pinos.

Agradecimientos al personal de laboratorio de la

Unidad Académica, a las instituciones y personal
técnico que apoyaron la explotación de la
Herramienta QUIPUX, al personal directivo, docente,
administrativo y estudiantil de la Unidad Académica
de Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica de
la Universidad Católica de Cuenca, por la
información y datos proporcionados.

IV. REFERENCIAS
[1] HERRAMIENTAS DE SOFTWARE
LIBRE PARA LA GESTIÓN DE
CONTENIDOS. (2005). Recuperado el 15
de mayo de 2012, de sitio web
Hypertext.net.
http://www.hipertext.net/web/pag258.htm#
3

[2] OPENKM, GESTOR DOCUMENTAL DE

CÓDIGO LIBRE PARA LA PYME.
(2010). Recuperado el 21 de mayo de 2012,
de sitio web Tecnología Pyme.
http://www.tecnologiapyme.com/software/o
penkm-gestor-documental-de-codigo-libre-
para-la-pyme

[3] ALFRESCO. (2012). Recuperado el 22 de

mayo de 2012, de sitio web de
ALFRESCO. http://www.alfresco.com/

[4] SECRETARÍA NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. (2008).
Recuperado el 20 de abril de 2012, de sitio
web de la Subsecretaría de Tecnologías de
la Información http://www.informatica.
gob.ec/index.php/sistemas/transversales/ges
tion-doc

[5] AEX INGENIERÍA DE SISTEMAS.

(2011). Recuperado el 12 de abril de 2012,
de sitio web AEX.
http://aex33.wordpress.com/2011/04/05/qui
pux-sistema-de-gestion-documental/

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