HISTORIA DEL ARCHIVO

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio

Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia
de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de

la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e
incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado
constancia de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y

conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero
desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios,

los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares
con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un
punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre
madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase
dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era
además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre
estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de

madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían

utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización
previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de

arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones
mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su
entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer

archivero del que tenemos noticia.

EGIPTO Y EL ARCHIVO

En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar

las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río
Nilo, había que reconstruir las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia
escritora. Escriben sobre papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre
las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir en tinta. Se
escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en forma de rollos y
se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio.

También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la

correspondencia diplomática.

También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la

política nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo,

que se guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de

propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas

gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado
poco después por los romanos. También se deposita documentación privada
como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo
del faraón, responsable del documento y los asuntos.

Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización.

Es el inicio del expurgo.

EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA

Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los
historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La
conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes
para su historia.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de

arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en
Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se
trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito.
Se emplea el papiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos
de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los
documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en

templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos
atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos,
tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son
cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la

Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del
Consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas. Surge el concepto de
publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el
principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda
más que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y

orientales, sobre todo de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos.

Confeccionaban registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el
rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran
polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y papiro según la
función de los documentos. Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de
arcilla. Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el papiro
sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la
correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas en
Siria y los Ptolomeo en Egipto.

En la época de los Ptolomeo, se crean archivos especializados en propiedades

privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un
lado se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los
índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los
archivos privados.

ROMA Y EL ARCHIVO

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien cerasta. Las

albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración
indefinida. Las cerasta se usaban para documentación que no se quería
conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del
tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la
documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores,
además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados
como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían
destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe.
También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se
conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo
de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración
del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas
sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices
redactaban sobre los problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de

Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de
construirlo en piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar

llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se

encargaban del archivo eran los librarías o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el

archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda,
patrimonio y diplomática.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el

notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los
documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de
protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto
públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba
reservado a determinados funcionarios y la documentación pública era un
instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados
hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno por cada provincia.

LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO

Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del

Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va
superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como
medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los
documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que
se escribe, también hace costosos los documentos.

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan

letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce
una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.

No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período

oscuro. Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen
los pocos que saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del
Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan escribir. Se
adopta el formato Códice, mantenido durante siglos.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.

Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los
nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en
Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.

Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando
se consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para
guardar sus documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se
pierden muchos documentos. En la época visigoda aparece el tesauros, que
era el lugar en el cual se guardaban los documentos del rey, los códigos y los
tratados internacionales.

En esta época se guardaban también los documentos de propiedades y

privilegios feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy
interesantes: Los Registros y los Cartularios.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos

otorgados por una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen
se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor,
deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es la única
institución que conserva la tradición administrativa romana.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de

Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la
Edad Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor.

La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra,
es el primer rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península
Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona de Aragón.

El Domes Day, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador.

Está escrito en latín. Se registran todas las propiedades de los nobles ingleses.

En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo

inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación
cronológica y se comienzan a conservar en legajos.

Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales,
archivos eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos
privados.

EL ARCHIVO EN EL ANTIGUO REGIMEN

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija.
Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para
depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo
serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en
Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la
Chancillería de Valladolid.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se

caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos
documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de
archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Sí mancas. En

Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia,
intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un
archivo para los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de
Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios

topográficos, los inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos.

A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y

se organizan los archivos administrativos

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la

persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la
investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran
Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se
concedía.

EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25

de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo
Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos.
Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España
se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación
periódica de los documentos más importantes de los archivos.

Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países

europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes
distintos del papel, como la fotografía o la micro forma. Se empiezan a
conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos
de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de
sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

Se detecta una conciencia de la documentación como fuente de información

para el ejercicio del poder interno y externo. Se constata a través de los
siguientes conceptos: Los derechos del Estado sobre los documentos públicos,
conciencia de las entidades públicas o privadas sobre la importancia de sus
documentos y concepción del archivo como territorio infranqueable.

Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura

la archivística como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida
fueron las siguientes: concentrar la documentación de las entidades
desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondos
documentales. Se crean grandes depósitos documentales para concentrar
fondos.

Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la

documentación oficial. En España se crean también para conservar la
documentación de las entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a
diferenciar entre archivo histórico y administrativo..

Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos

consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética,
que consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación. Nace
el principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es
producto natural de la actividad, la concepción del documento viene dada por
su estructura interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos
del autor.
 SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que

ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a
conservar o no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los
avances experimentados y una producción profesional más abundante. La
archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países
desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión
continúa sin despegarse de su adscripción a la documentación histórica.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos.
Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da
la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de
la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya
que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.

Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una

red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre
sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo
se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de
elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene
que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas
archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y
los archivos.

La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la

necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la
democracia como modelo de organización social. Por ello la archivística y los
profesionales varían considerablemente.

La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas

necesidades y el campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la
Administración. La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la
participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto
campos inéditos como el audiovisual y la informática.

Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo

del derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo
archivístico desborda el ámbito nacional y trasciendo a lo universal.

Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque
funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de
los archivos, ya que se creen redes de cooperación y sistemas de archivos.
 CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVISTICA

INTRODUUCION

el objetivo de este trabajo es conceptualizar y definir las ciencias auxiliares y

encontrar la relación que tienen con la archivística a través da la historia,
investigación análisis y la evolución de cada una de ellas. Además como
influye dichas ciencias en el desarrollo practico de la archivística y en que
formas llega a nosotros.

ARCHIVISTICA

El diccionario de Terminología Archivística español daba la siguiente

definición de la archivística: “disciplina que trata los aspectos teóricos y
prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los
archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos”. De esta definición,
deduce J.R. Cruz Mundet, que posee dos campos de actuación, el de la teoría
y el de la práctica, que se alimentan mutuamente Siguiendo al mismo autor,
podemos conceptuar la archivística como una ciencia emergente.

Nos brinda la oportunidad de conocer la vitalidad e importancia que tienen los

documentos, donde cada persona generamos un documento y debemos
guardarlo como evidencia de un acontecimiento o suceso.

DIPLOMATICA

Etimológicamente es el estudio científico de los diplomas y otros

documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, para establecer
su autenticidad o falsedad. Mundet dice que se puede definir la diplomática
como: tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto,
especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación
disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad.
 Esta ciencia deja en claro que la verdad de un documento también
puede ser investigada, para conocer su autenticidad y que lo que
estemos manejando no sean archivados bajo ninguna falsedad de su
criterio.

LA PALEOGRAFÍA

La paleografía es el estudio de la escritura antigua; es la ciencia que tiene

que descifrar los escritos de épocas anteriores a la nuestra. Por tanto, otra de
sus finalidades será poder datar los manuscritos objeto de su estudio. En un
sentido más general, la paleografía es, fundamentalmente, el estudio de
manuscritos antiguos y medievales, de cualquier lengua. Siendo a su vez la
práctica de leer un texto de un manuscrito, analizando los estilos de las
grafías o letras antiguas y su evolución ya sea sobre papiro, pergamino, os
traca, madera, o papel encerado.

 Para conocer que en la historia tuvimos antepasados y desarrollo de la

misma, nos tenemos que basar en los manuscritos de la épocas
 antigua y conocer como era su vida; nos aporta la evolución y técnica
de los archivos y como se originó o inicio este trabajo de archivística.

LA CRONOLOGIA

Etimológicamente (crono-+-logia) tiene 3 acepciones:

Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y

fechas de los sucesos históricos.

2. Manera de computar los tiempos: cronología griega, cristiana, musulmana.

 Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas. Para Mundet

hay que distinguir entre cronología matemática o astronómica y la
cronología técnica, es esta última, el objeto de atención de la archivística,
puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la
historia de la humanidad, resulta especialmente útil para la documentación
histórica. Cronología (del griego ρονο chronos, ‘tiempo’ y logos, ‘estudio’)
es la ciencia cuya finalidad es determinar los acontecimientos históricos;
forma parte de la disciplina de la Historia.

EL DERECHO

Derecho.- conjunto de normas jurídicas, creadas por el poder legislativo

para regular la conducta externa de los hombres en sociedad.

 Derecho.- sistema de normas principios e instituciones que rigen, de

manera obligatoria, el actuar social del hombre para alcanzar la justicia,
la seguridad y el bien común.
 Derecho.- conjunto de normas bilaterales, heterónomas, coercibles y
externas que tienen por objeto regular la conducta humana en su
interferencia ínter subjetiva.
 Derecho.- conjunto de normas jurídicas que se aplican exclusivamente
a los hombres que viven dentro de una sociedad.

Es la que permite que se creen los archivos o depósitos documentales en

los países regidos bajo una ley de legalidad, normas y políticas de
construcción.

INFORMATICA

 La Informática es la ciencia aplicada que abarca el estudio y

aplicación del tratamiento automático de la información, utilizando
dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. También está
definida como el procesamiento automático de la información.

 Esta ciencia está ligada de manera directa con la archivista en el

sentido en que hoy día, para la realización de nuestra labor debemos
 manejar de buena forma las herramientas informáticas ya que
muchos documentos o archivos ahora son digitales sin dejar de
mencionar que la informática está presente hasta en el proceso de los
documentos para la correcta distribución de estos un ejemplo muy
claro es la digitalización de los documentos que se hace por medio y
con ayuda de esta ciencia.

ENTIMOLOGIA

La entomología (del griego éntomos, «insecto», y logos, «ciencia»)1 es el

estudio científico de los insectos. De cerca de las 1,3 millones de especies
descritas, los insectos constituyen más de los dos tercios de todos los seres
vivos conocidos y, además, tienen una larga historia fósil, ya que su
aparición se remonta al Devónico, hace unos 400 millones de años. Tienen
muchas formas de interacción con los humanos y con otras formas de vida
en la Tierra; es así que la entomología se constituye una especialidad
importante dentro de la zoología. La entomología incluye, con frecuencia, el
estudio de otros artrópodos, como arácnidos, crustáceos y miriápodos,
aunque esta extensión sea técnicamente incorrecta

 La entomología en los ambientes archivísticos esta presente en el

modo en que muchos de los insectos y microorganismos que atacan y
deterioran los documentos en los archivos, son razón de estudio de
esta ciencia.

FITOPATOLOGÍA

Es la ciencia del diagnóstico y control de las enfermedades de las

plantas. Cubre el estudio de los agentes infecciosos que atacan plantas y
desórdenes abióticos o enfermedades fisiológicas, pero no incluye el
estudio de daños causados por herbívoros como insectos o mamíferos.
Se calcula que en el mundo se pierden alrededor del diez por ciento de la
producción de los alimentos debido a las enfermedades de las plantas.

SIGILOGRAFÍA

Se llama sigilografía (del latín, sigillum, sello) o esfragística (del griego,

sphragis, sello) al estudio sistemático o metódico de los sellos con que se
han autorizado documentos oficiales. Sello es toda pieza de metal, de
papel o de materia equivalente que lleva estampadas figuras o signos.

La sigilografía puede considerarse un mero apéndice de la diplomática y

lo será cuando el estudio de los sellos se limite a descubrir la
autenticidad o la falsedad de los diplomas a que van adheridos.
 HISTORIA

La historia es la ciencia que tiene como objeto de estudio el pasado de la

humanidad y como método el propio de las ciencias sociales. Se denomina
también historia al periodo histórico que transcurre desde la aparición de la
escritura hasta la actualidad.
La historia tiene mucho que ver con la labor archivística en cuanto en nuestros
archivos nacionales se encuentran custodiados documentos históricos, que en
parte cuentan cómo fueron nuestros tiempos pasados, dichos archivos que
cuentan nuestra historia deben ser manipulados y tratados por archivistas.
Además las historia y el afán por conservarla para tener constancia de lo que
se hizo en el pasado impulsaron en parte el nacimiento de la archivística.

QUÍMICA

Se denomina química ciencia que estudia la composición, estructura y

propiedades de la materia, como los cambios que ésta experimenta durante las
reacciones químicas y su relación con la energía. Históricamente la química
moderna es la evolución de la alquimia tras la Revolución química (1733).

La química tiene que ver en cuanto que es la ciencia que estudia la materia, y
de esta, está formada desde la hoja papel, la cual es la base de nuestra labor,
hasta la tinta que reposa en ella después de haber escrito o consignado alguna
información. La química en archivística también se usa para la restauración
de documentos antiguos que deben ser tratados con delicadeza y cuidado para
así lograr que permanezcan en buen estado durante más tiempo.

FISICA

Es la ciencia que estudia las propiedades y el comportamiento de la materia y

la energía, así como al tiempo y el espacio. En términos más generales, es el
análisis general de la naturaleza, llevado a cabo con el fin de entender cómo el
mundo y el universo se comportan. La física estudia, por lo tanto, un amplio
rango de campos y fenómenos naturales, desde las partículas subatómicas y
sus interacciones, hasta la formación, origen, futuro y evolución del Universo,
pasando por una multitud de fenómenos naturales cotidianos.

BIOLOGÍA

La biología, es aquella ciencia que estudia a los seres vivos. Ya sean

estos animales, plantas o seres humanos. Principalmente, la biología, se
preocupa de los procesos vitales de cada ser. Como su nacimiento,
desarrollo, muerte y procreación. Por lo que estudia el ciclo completo de
los mismos. Lo que le permite, una visión globalizada y más exacta, de
cada uno de ellos.
 GENEALOGÍA

Genealogía: es una de las Ciencias Auxiliares de la Historia.

Esta ciencia tiene que ver con archivística en cuanto a que los registros
legales que se hacen de una persona o de su descendencia hijos y en
general a su familia al momento de su nacimiento son consignados sobre
papel el cual después es dispuesto para un proceso de archivo, este es
uno de los documentos que ayuda al momento de investigar datos sobre
una persona y/o su familia.

HERÁLDICA

La heráldica es la ciencia del blasón. Es decir el estudio de las armerias o

armas, también un campo de expresión artística, un elemento del
derecho medieval y de las dinastías reales hasta nuestros días. Más
recientemente, ha sido admitida dentro de las ciencias anexas de la
historia junto con la sigilografía, la vexilología, la falerística y la
diplomática.

ONOMÁSTICA

La onomástica es una rama de la lexicografía que estudia los nombres

propios. Se clasifica en:

 ANTROPONIMIA: disciplina que registra los nombres de personas.

 TOPONIMIA: disciplina que registra los nombres de lugares,
habitados o no; incluye también los nombres de montes, cordilleras,
ríos, lagos, etc. La toponimia se estudia de manera auxiliar en otras
ciencias, como la historia, geografía, mitología, cromatografía,
literatura, hagiografía, botánica, etc. Es una disciplina esencialmente
lingüística, pero que puede proporcionar datos de interés a saberes
como la historia, la zoología, la arqueología u otras.
 BIONIMIA: disciplina que registra los nombres de seres vivos.

METROLOGIA

Es la ciencia e ingeniería de la medida, incluyendo el estudio,

mantenimiento y aplicación del sistema de pesas y medidas. Actúa tanto
en los ámbitos científico, industrial y legal, como en cualquier otro
demandado por la sociedad. Su objetivo fundamental es la obtención y
expresión del valor de las magnitudes, garantizando la trazabilidad de los
procesos y la consecución de la exactitud requerida en cada caso;
empleando para ello instrumentos métodos y medios apropiados.
En archivística la metrología la usamos para medir desde una hoja de
papel para distinguir su tamaño entre los diferentes tipos que hay , hasta
en la medición de un estante en un archivo, para de esta forma saber
cuántos metros lineales de documentación debemos procesar.

BIBLIOTECONOMÍA

La Biblioteconomía y Ciencia de la Información se ocupan de la técnica

cuyo campo lo constituyen las colecciones de libros y las publicaciones
periódicas (revistas y periódicos), la información y la gestión del
conocimiento. Este último rol a lo largo del tiempo se ha ido ampliando al
manejo de las tecnologías de la información. La biblioteconomía también
se interesa por otros formatos o recursos de información, como por
ejemplo, publicaciones periódicas en línea, los discos compactos (CD-
ROM) y DVD, las microfichas, las filmaciones (vídeo-casetes, microfilm),
las cintas de audio, etc.
 GENERALIDADES DE ARCHIVO

CONCEPTO

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo”

tiene tres acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son,
ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón
de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos. Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos

por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico

del fondo

. • El edificio o local donde se custodia dicho fondo. Entre las definiciones más
completas del término “archivo”, según la archivera sevillana Antonia Heredia
Herrera (Archivística general : teoría y práctica, 1989) se encuentra la
siguiente: Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia. Como síntesis de varias definiciones de otros
tratadistas, para Antonia Herrera el “archivo” sería 2 El depósito donde se
guardan organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gráficos o
audiovisuales, producidos por cualquier institución pública o privada,
conservados con el doble fin de garantizar los derechos de los administrados o
de servir de fuentes para la investigación. Los conceptos anteriormente
señalados abarcan de una u otra forma dos importantes aspectos para una
correcta definición de Archivo:

• La cualidad del orden, referida a la organización y la ordenación como partes

esenciales del archivo y

• la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar los

derechos de la institución que los crea en función de facilitar su gestión,
actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboración
histórica, en unos límites de difícil fijación por su movilidad. Teniendo en cuenta
estos aspectos, la función archivística ha experimentado una evolución en los
últimos siglos:

• Desde un oficio eminentemente práctico a una profesión de fuerte

componente multidisciplinar

• Desde una visión unívoca asociada al ámbito histórico-cultural a una visión

bidimensional, transversal, amplia e integradora en la que se combina la
función histórica con la jurídico-administrativa. La transición de la archivística
ha sido un proceso lento y complicado. Ha pasado de unos postulados que le
conferían el monopolio del cuidado de los tesoros documentales o de los
instrumentos jurídicos, de forma alternativa y excluyente, a la asunción de su
rol fundamental en las políticas de gestión de la información en la
administración pública y en las empresas. A partir de la década de los años 80,
la creciente sensibilización de la Administración por todo aquello que fuera
encaminado a conseguir materializar los principios de eficiencia y eficacia ha
conseguido que haya un cambio de mentalidad, cambio que se refleja en la
imposición lenta y gradual de una visión integradora de la archivística. Origen y
funciones de los archivos La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste
del griego Archeión que significa principio, origen. Hablar del origen de los
archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los primeros
testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En
la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones
más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y
griega. Para esta última el "archeión" representa tal vez uno de los
antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos
guardaban actas públicas tanto de carácter político-administrativo como de
carácter notarial. En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se
usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el
carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante
institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta
entonces había caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo
para la conservación de la documentación. Con la aparición del papel se
aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares
destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por
preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo
el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar
en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos
documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Si mancas a cargo de un
archivero. Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los
fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII
se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad
Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de
una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos
modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios,
diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y
multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de la
humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado
íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos:
un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que
testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy
particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental
importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una
sociedad. Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en
tres bloques: 1) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión
“natural” de los materiales, no artificial. Mientras que la formación de una
colección bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o
demanda social, el fondo archivístico es el resultado de una actuación
espontánea de una institución. El origen de los documentos es fruto de una
relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o
de la empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación)
como en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es
consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se
deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente
como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o
jurídica). Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual
homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy
importantes en el tratamiento de la documentación que se justifica en la distinta
génesis y tipología de los materiales. No es posible aplicar sistemas
universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es
necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo
con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la
archivística, se realiza después de recoger los documentos y la evaluación se
lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal,
testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los
documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la selección se realiza antes,
según las necesidades de las usuarios. La descripción en los archivos también
presenta algunas peculiaridades: se puede realizar a muchos niveles (fondo,
sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación documental de
que se trate. El objeto del tratamiento archivístico es el documento de archivo,
que es producto de una acción continuada y forma parte de una secuencia de
producción documental, al tiempo que refleja las funciones y las actividades de
los individuos y de las instituciones que lo han generado. Las bibliotecas se
ocupan de otras tipologías documentales de concepción individual e
independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar. Del
carácter único e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad
comporta unas obligaciones jurídicas de conservación y acceso que los
documentos bibliográficos, de naturaleza múltiple, no tienen. 3) Servir la
documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho
constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La
modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los
archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos,
normativa legal). Las funciones de reunir y tratar la documentación están
orientadas para dar un servicio a: a. las administraciones o personas
productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz; b. los
ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos
públicos; c. la investigación y difusión cultural, sobre todo para poner a
disposición del solicitante datos del pasado. Junto con la función educativa y
cultural, los archivos cada vez cobran mayor importancia en el ámbito de la
gestión y tratamiento de los documentos administrativos. La función genérica
de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir
documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a
cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.

• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.

• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o

destrucción.

• Clasificacion de fondos.

• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos

instrumentos necesarios.

• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos. Clases

de archivos El patrimonio documental se constituye fundamentalmente por una
serie de archivos de distinta tipología y titularidad. Tradicionalmente los
archivos se han clasificado, según el valor de la información que contienen los
documentos, como archivos administrativos y archivos históricos. En la
actualidad, cuando se impone una visión integradora del archivo entendido
como síntesis de la función administrativa y la función cultural, esta
clasificación no parece demasiado acertada. De hecho, podríamos decir que
los archivos históricos son también archivos administrativos pero con el valor
añadido de su antigüedad, fruto de la sedimentación documental producida con
el paso del tiempo. Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo
de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos
documentales. De esta forma podemos distinguir:

• Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de

actuación del organismo serían: o todos los archivos de la administración
internacional. Ejemplo: archivos de la OTAN. 6 o todos los archivos de la
administración europea. Ejemplo: archivos de la Unión Europea. o todos los
archivos de las diferentes administraciones españolas. Administración central.
Ejemplo: el Archivo General de la Administración. Administración autonómica.
Ejemplo: el Archivo de la Generalitat Administración local (municipales).
Ejemplos: el Archivo Municipal de Valencia y el Archivo de la Diputación
Provincial de Valencia

• Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los

archivos militares, tendríamos: o Archivos civiles: todos los archivos privados.
de empresa u organismo público o privado (incluyendo los hospitales). Ejemplo:
archivos de colegios profesionales de asociaciones (archivos sindicales).
Familiares personales o Archivos religiosos: entre los que distinguiremos:
Archivos de culto católico: parroquias, catedrales, monasterios... Archivos de
otros cultos -no católicos Según el ciclo vital o distintas edades de los
documentos, podemos distinguir entre:
 • Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del
documento)

• Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de

gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en
un único archivo intermedio.

• Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos

archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo
histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento).

• Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento)

Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos
según la frecuencia de consulta. 7

• Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados

frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los
registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al
mes. Corresponden a los archivos de gestión

• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa
o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco

frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o
su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o
intermedios Tradicionalmente la archivística se ha ocupado esencialmente de
los documentos textuales o manuscritos en papel y pergamino al considerarlos
los objetos privilegiados del uso administrativo y la investigación histórica,
manteniendo al mismo tiempo en una situación de marginalidad, si no de claro
abandono, otras tipologías documentales producidas por las mismas
instituciones. Fruto del incremento en el número de usuarios de los archivos,
del desarrollo experimentado por las corrientes historiográficas, pero sobre todo
del impacto de las TICs en todas las actividades de las organizaciones y al
impulso de la Administración electrónica, se ha abierto el abanico de los
documentos que se integran en los fondos archivísticos, complementando así
las fuentes y soportes tradicionales y superando su carácter excepcional.
Según la metodología y carácter del material, podríamos distinguir entre
archivos tradicionales, y “Nuevos archivos”. Entre estos nuevos archivos,
deberíamos distinguir entre:

• Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas,

manuscritos e impresos.
 • Los que se ocupan de documentación iconográfica y audiovisual:
ilustraciones, grabados, calendarios, fotografías, postales, diapositivas,
películas y vídeos, entre otros.

• Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.

• Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es

coherente con otras series orgánicas. 8

• Los que se ocupan de los registros procedentes de la utilización de la

tecnología informatización de determinadas tareas burocráticas y
administrativas. En este sentido, los archivos informáticos y electrónicos
dejarán de ser una tipología de archivo específica para integrarse de forma
trasversal en cualquier archivo, instituyendo de esta forma una nueva categoría
que podríamos llamar de “archivos híbridos”, en los que el soporte material de
la información, superados los problemas jurídicos y técnicos que plantea el uso
y aplicación de los nuevos soportes, cederá el protagonismo al contenido
informativo y en el que deberán convivir necesariamente los nuevos
documentos con los de siempre.