METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES

1. Proceso: se identifica el proceso al cual se le realzará la identificación de oportunidades

2. Oportunidad: Son los factores o situaciones externas que pueden favorer el que hacer de la Empresa, para que de
respuesta a la problemática que atiende conforme a sus mandatos. (Factores político institucionales, económicos,
medio ambientales, sociales, culturales, ámbito internacional, enfoque territorial, factores poblacionales, entre
otros)
3. Descripción: especifica la oportunidad
4. Beneficio: aporte que suministra la oportunidad en terminos de
(Prácticas, Productos, Mercados, Clientes, Asociaciones, Utilización de Técnologías, etc)

5. Calificación de la oportunidad: se establece mediante las siguientes valoraciones:

Tabla 1. Facilidad de realización

VALOR FACILIDAD DE REALIZACIÓN

1 Baja
2 Media
3 Alta

6. Potencial Beneficio: se establece mediante la siguiente valoración :

Tabla 3. Valoración
Tabla 2. Potencial beneficio
POTENCIAL BENEFECIO
POTENCIAL
VALOR Baja (1) Media (2)
BENEFICIO
1 Baja Baja (1)
FACILIDAD DE
2 Media Media (2)
REALIZACIÓN
3 Alta Alta (3)

7. Resultado : Es es producto de la facilidad de la realización por el potencial beneficio.

8. Ralación costo beneficio esta establecido de acuerdoa a la siguiente tabla :

Tabla 4. Codigo de Colores

Relación
costo- Valoración Color
Beneficio
Inconveniente 1 Verde Claro
Prescindible 2 Verde Oscuro
Considerable 3 Amarillo
Conveniente 6 Anaranjado
 Atractivo 9 Rojo

9: Decisión: Se establece si se tomaran acciones a corto, mediano o largo plazo.

10. Tratamiento de la Oportunidad: Define la acción que se va a realizar y el responsable

11. Seguimiento de la acción : Fecha de la implementacion de la acción

12. Seguimiento de la Acción: Se establece la fecha de ejecución, fecha de seguimiento y resultado del siguimiento de
la oportunidad, se determina la eficacia.
a Empresa, para que de
ionales, económicos,
oblacionales, entre
ltado del siguimiento de
 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN ANALISIS, EVALUACIÓN Y TRATAMIENTO DEL RIESGO

1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Los Lideres de cada proceso identifican los riesgos asociados al contexto establecido detallando que, como y porque puede
dañino en cada uno de los procesos a su cargo.
a) Identificación : El objeto de esta fase es generar una lista de riesgos con base en aquellos eventos que podrian crear, aum
degradar , acelerar o retrasar el logro de objetivos, una buena fuente de para dicha identificación es ir al DOFA o remitirse
proceso .
b)Determinacion de las fuentes de Riesgo:La siguiente actividad consiste en que los Lideres de cada proceso determinen la
riesgos identificados, las que podrían ser comerciales, legales, económicas, humanas, naturales, políticas, tecnológicas, ges
c) Riesgo: En este aparte se debe considerar el origen del riesgo o su causa , identificando de donde proviene la falla.
d) Consecuencia: Aqui se muestran los escenarios posibles de la materilización del riesgo.

a) b) c) d)

2. ANÁLISIS DEL RIESGO

El análisis implica entender el riesgo e involucra la consideración de la probabilidad y la severidad . Este análisis brinda un
evaluación del riesgo y para las decisiones y metodos mas adecuados para su tratamiento. los Líderes de cada proceso ana
asignando valores cuantitativos de severidad y probabilidad según las condiciones para ello, considerando en esta valoració
potenciales cualitativamente y como esas consecuencias pueden materializarse.

PROBABILIDAD SEVERIDAD
1 Excepcional 1 Insignificante
Algunas
2 3 Menor
veces
Probablement
3 5 Medio
e
 Regularment
4 7 Mayor
e
Generalment
5 9 Grave
e

3. EVALUACIÓN DEL RIESGO

Al término de la valoración de la severidad y la probabilidad, los Líderes de los procesos comparan los valores citados para c
riesgos identificados y estableciendo la zona de riesgo a traves de la siguiente matriz .

ZONA DE RIESGO

SEVERIDAD

1 3 5 7

1 1 BAJO 3 BAJO 5 MEDIO 7 MEDIO

PROBABILIDAD

2 2 BAJO 6 MEDIO 10 ALTO 14 ALTO

3 3 BAJO 9 ALTO 15 ALTO 21 ALTO

4 4 MEDIO 12 ALTO 20 ALTO 28 EXTREMO

5 5 MEDIO 15 ALTO 25 EXTREMO 35 EXTREMO

4. INTERVENCIÓN DEL RIESGO

De manera siguiente los Lideres de los procesos establecen las acciones para el tratamiento de los riesgos identificados for
entre las que se tiene evitar el riesgo, asumir el riesgo, eliminar el riesgo, cambiar el riesgo, compartir el riesgo o mantener
ha determinado la forma de hacer la intervención se hace la descripción para el tratamiento del riesgo.
TRATAMIENTO DEL RIESGO

do que, como y porque puede suceder algo

ventos que podrian crear, aumentar ,prevenir,

ción es ir al DOFA o remitirse a los objetivos del

e cada proceso determinen las fuentes de los

es, políticas, tecnológicas, gestión, etc.
donde proviene la falla.

ridad . Este análisis brinda una entrada para la

Líderes de cada proceso analizan los riesgos
onsiderando en esta valoración las consecuencias
aran los valores citados para cada unos de los

9 ALTO

18 ALTO
3
39
27 EXTREMO

36 EXTREMO

45 EXTREMO

e los riesgos identificados formulando actividades

ompartir el riesgo o mantener el riesgo, una vez se
del riesgo.
CAR-GG-001
CARACTERIZAC
VERSION 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO Gestionar oportunamente la compra de bienes y/o servicios solicitados por todas la empre

ISO 9001:2015

REQUISITOS APLICABLES ISO 14001:2015

ISO 45001:2018

DOCUMENTOS Y REGISTROS Procedimiento de compras y subcontratos, registro de cotizaciones, Directorio de subSubc

Entrega Oportuna Proveedores y/o Subcontratistas = (No. de Ordenes de Compras y/o Ser
% Compras y/o Servicios Defectuosos = (No. Total de Compras y/o Servicios Defectuosos /
INIDICADORES DE GESTION Entrega Oportuna Proceso de Compras = (No. de Requisiciones Entregadas a Tiempo/No. T
% Cierre de Acciones = (No. Total de Acciones Cerradas/No. Total de Acciones Generadas +

PROVEEDOR ENTRADA

Responsables de Proceso Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos, Evaluación y

Determinación de Controles
Responsable HSEQ
Responsables de Proceso Matriz de Identificación, Evaluación y Priorización de Aspectos e Impactos
Ambientales
Responsable HSEQ

Formulario Inscripción y Actualización de Datos de Subcontratistas de

Servicios
Proveedores y Subcontratistas Formulario Inscripción y Actualización de Datos de Proveedores

Soportes Documentación

Funcionario/Proceso Solicitante Requisiciones de Compras y/o Servicios

Proceso de Compras Requisiciones de Compras y/o Servicios

 Inventario
Proceso de Compras (Verificado)

Funcionario/Proceso Solicitante Requisición de Compras y/o Servicios

Proceso de Compras Cotizaciones

Proceso de Compras Orden de Compra y/o Servicio

Proveedor y/o Contratista Productos y/o Servicios

Proceso de Compras “Entrega de Materiales”

Funcionario/Proceso Solicitante “Verificación del Servicio”

Proceso de Compras Seguimiento a Ordenes

. Medir, Analizar y Mejorar el Proceso.

Proceso de Compras

No se tiene una persona asignada para el proceso de compras.

No hay un plan de compras.
D
D Poco tiempo para consecución de bienes y servicios.
Impericia o desconocimiento del control de costos.
Falta de un protocolo de comunicación claro y efectivo en todos los sentidos de la organización.
Varias alternativas de proveedores para suministro de bienes y/o servicios.
Acuerdos de pago con proveedores, y/o contratistas
O Innovaciones tecnológicas de materiales, productos, procesos.
Crecimiento organizacional

Directorio de proveedores
Excelente imagen de la compañía ante los proveedores.
F Cumplimiento en los acuerdo de pago definidos

Control de inventarios
Materias Primas: Escasez, incremento en el precio de commodities.
A Costos: Desconocimiento de la estructura de costos de proveedores y competencia
Elevada dependencia de proveedores monopólicos sin desarrollo de alternativas, falta de plan de control de
Definición de proveedores por parte del cliente.
IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACIÓN DE
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

RIESGO CAUSA
N° PROCESO FUENTE DE RIESGO
(Posible falla) (De donde proviene la falla)

Selección de
Selección inadecuada de un
proveedores que no
Discrepancias con los proveedor, escases de proveedore
1 reúnan los requisitos
proveedores para abastecerse de productos, ba
establecidos por la
nivel de los proveedores q
empresa.

Incumplimiento de Prueba insuficiente de la calidad d

calidad y garantía de Conflictos con productos, recepción de producto
2
Gestión de Compras y Subcontrataciones

los productos proveedores defectuosos, obtención de product

sin garantía.

Demora en la entrega Proveedores con retraso en la

Incumplimiento en los
3 de los productos y/o entrega de suministros, escases d
tiempos de entrega
servicios contratados. productos para servir a los usuario
 Gestión de Co
Productos a precios que
Compra de productos a Proveedores poco competitivos e
4 impiden ser eficientes y
precios elevados materia de precios de los producto
eficaces.

Inadecuado manejo
5 del proceso de
contratación y compras
Inadecuado
diligenciamiento de Que el personal que está a cargo
formatos, del manejo de proceso no siga lo
desconocimiento de procedimiento creados para ello.
los procedimientos.

IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES

BENEFICIO
(Prácticas, Productos,
ITEM PROCESO OPORTUNIDAD DESCRIPCIÓN Mercados, Clientes,
Asociaciones, Utilización de
Técnologías, etc)

Varias alternativas de Cumplimiento en

Se tiene listado de
proveedores para ordenes de servicio y
1 proveedores identificados
suministro de bienes y/o requisiciones de la
por bienes y/o servicios.
servicios. empresa.

La conciliación con
proveedores y/o
contratistas donde se Suministro de bienes y
COMPRAS Acuerdos de pago con
fijan las condiciones servicos.
2 proveedores, y/o
propias de un acuerdo, Mejora de relaciones
contratistas comerciales
como los plazos,
intereses, fechas de
pago, etc.

Innovaciones
Aplicando nuevas Crecimiento en el
3 tecnológicas de
tecnologías se genera mercado, acercamiento
materiales, productos,
una ventaja competitiva a nuevos clientes
procesos.

Resultados cuantitativos Nuevos negocios y

4 Crecimiento
obtenidos por la empresa mejoror estabilidad
organizacional
a través del tiempo. economica
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE COMPRAS

ados por todas la empresa Gama Ingenieros Arquitectos SAS, asegurando las mejores condiciones técnicas, de calidad y precio. Del mis

8.2 - 8.4 - 8.4.1- 8.4.2- 8.4.3 - 8.5.3 - 9.1

7.1

8,3 - 8,4 -8,5

s, Directorio de subSubcontratistas, Directorio de proveedores, Formato inscripción , Formato reevaluación de proveedores y subSubco

nes de Compras y/o Servicios Entregadas a Tiempo/No. Total de Ordenes de Compras y/o Servicios) X 100%
Servicios Defectuosos / No. Total Órdenes de Compra y/o Servicio) X 100%
tregadas a Tiempo/No. Total de Requisiciones) X 100%
de Acciones Generadas + Acciones pendiente meses anteriores) X 100%

CICLO ACTIVIDADES RESPONSABLE

Identificar los peligros, valorar los riesgos y establecer los

mecanismos de control: El Responsable del Proceso junto con Responsables de Proceso
p el Responsable HSEQ, identifican los peligros, valoran los
riesgos y establecen los mecanismos de control necesarios. Responsable HSEQ
 Identificar los aspectos, valorar los impactos y establecer los
mecanismos de control: El Responsable del proceso junto con Responsables de Proceso
el Responsable HSEQ, identifican los aspectos ambientales,
p valoran el impacto y establecen los mecanismos de control Responsable HSEQ
necesarios.

Seleccionar y Evaluar Proveedores y/o Subcontratistas: El

Responsable de Compras, envían los formularios a los
proveedores y/o Subcontratistas que suministren productos,
equipos o servicios de interés de la empresa; verifican el
cumplimiento de los requerimientos exigidos según el
P El Responsable de Compras
"Procedimiento de Compras Subcontratos" y los califican.

Con base al resultado ajusta el "Directorio de Proveedores y/o

Subcontratistas".

Recibir Solicitudes de Compras y/o Servicios: Los Responsables

de Procesos, evalúan las necesidades de materiales,
herramientas, elementos, equipos en general, etc. y/o
servicios requeridos para la ejecución del servicio. Funcionario/Proceso Solicitante
P
Todas las requisiciones deben ser solicitadas en el formato Responsable de Compras
“Requisición de Compras y/o Servicios” al Responsable de
Compras.

Verificación de Inventarios. El Responsable de Compras de

acuerdo con los requerimientos solicitados, verifica los
P Responsable de Compras
inventarios existentes en la empresa.
 Hay Disponibilidad de Inventario:
P Si: El responsable de compras realiza la respectiva entrega de Responsable de Compras
los requerimientos solicitados.

Solicitar Cotizaciones a Proveedores y/o Subcontratistas: El

responsable de Compras consultan en el "Directorio de
Proveedores y/o Subcontratistas" aquellos que le pueden
suministrar dichos requerimientos.
P Responsable de Compras
Posteriormente, solicitan como mínimo dos (2) cotizaciones
según las características del servicio, equipo, repuesto o
material requerido.

Generar Orden de Compra y/o Servicio: Una vez recibidas y

validadas las cotizaciones, el Responsable de Compras,
Compara y Análisis las cotizaciones.
H Responsable de Compras
Dependiendo del monto de la compra y/o servicio, se solicitará
la aprobación respectiva a Residente de Obra visto bueno y
aprueba Director de Obra

Envío Orden de Compra y/o Servicio al Proveedor y/o

Subcontratista: Una vez aprobado la compra y/o servicio, el
Responsable de Compras, envían la “Orden de Compra y/o
Servicio” al proveedor y/o contratista para su aceptación.
H Responsable de Compras
Nota: La aceptación también se puede llevar a cabo por medio
de un correo electrónico por parte del proveedor y/o
contratista al Proceso de Compras.
 Recepción de Productos y/o Servicios: Confirmada la entrega
del producto y/o servicio por parte del proveedor y/o
contratista, el Responsable de Compras, proceden a realizar la
recepción, verificando que este cumpla con las
especificaciones técnicas inicialmente pactadas. Si cumple, da Responsable de Compras
el recibido conforme, sino procede a realizar la respectiva
H devolución y observaciones. Funcionario/Proceso Solicitante
Nota: Cuando la compra y/o servicio es entregada en un área
diferente a la oficina principal en Bogotá, ésta verificación será
realizada por la persona que realizó la requisición y/o por la
persona designada por él.

¿El producto y/o servicio cumple con los requerimientos?

Si: se remite factura a contabilidad.
No: El responsable de Compras, procede a realizar la
respectiva devolución del producto y/o servicio con sus
V Responsable de Compras
respectivas observaciones al proveedor y/o contratista.

Posteriormente realiza el seguimiento a los productos y/o

servicios, pendientes por entregar y/o por garantías.

Realizar Reevaluación a Proveedores y/o Subcontratistas: Con

base en la información del seguimiento de ordenes, El
Responsable de Compras, realizan la reevaluación de los
proveedores y/o Subcontratistas según lo establecido en el
V "Procedimiento de Compras y Subcontratos" y se toma la Responsable de Compras
decisión acerca de mantener o excluir el proveedor y/o
Subcontratistas del "Directorio de Proveedores y/o
Subcontratistas".

Semestralmente se analizan los resultados del proceso y se

evalúa la necesidad de tomar acciones según el
A Responsable de Compras y Gerente
"Procedimiento para el manejo de acciones correctivas,
preventivas y de mejora".

CONTEXTO DEL PROCESO

ganización.

a de plan de control de riesgos, en zonas alejadas.

LISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO

ANÁLISIS DEL RIESGO EVALUACION

Asumir
Evitar
CAUSA CONSECUENCIA
donde proviene la falla) (Que impacto tendrías el evento) Probabilidad Severidad Zona del Riesgo

Retrasos en los procesos

ción inadecuada de un de la empresa, ineficiencia
, escases de proveedores administrativa, distorsión
9 5 EXTREMO X
ecerse de productos, bajo de la imagen
de los proveedores q organizacional.

Retrasos en la prestación
suficiente de la calidad del
del servicio, pérdida
s, recepción de productos
económica, conflictos 3 7 ALTO X
os, obtención de productos
comerciales entre las
sin garantía.
partes.

dores con retraso en la
e suministros, escases de
para servir a los usuarios
Parálisis funcional de la
empresa, disminución de
los ingresos, conflictos 3 5 ALTO X
con los clientes, mala
imagen organizacional.
 Reducción de la capacidad
res poco competitivos en
de compra y resolución de 4 5 ALTO X
e precios de los productos
necesidades internas.

Posibles no
conformidades en las
auditorias. Retrasos en
ersonal que está a cargo
los procesos de la
jo de proceso no siga los 4 5 ALTO X
empresa, ineficiencia
miento creados para ello.
administrativa, distorsión
de la imagen
organizacional.

UNIDADES
TRATAMIENTO DE
CALIFICACIÓN DE LA OPORTUNIDAD SEGUIMIE
LA OPORTUNIDAD

DESICIÓN
FECHA
RELACIÖN
FACILIDAD DE POTENCIAL DE
RESULTADO COSTO RESPONSABLE
REALIZACIÓN BENEFICIO EJECUCI
BENEFICIO
ÓN

Generar
Responsable de
3 3 9 Atractivo acciones a corto
Compras
plazo

Generar Responsable de
3 2 6 Conveniente acciones a corto Compras
plazo

Generar
2 2 4 Considerable acciones a largo Gerencia
plazo

Generar
3 2 6 Conveniente acciones a Gerencia
mediano plazo
de calidad y precio. Del mismo modo, seleccionar, evaluar y reevaluar de los proveedores y/o Subcontratistas.

de proveedores y subSubcontratistas y Formato informe desempeño de proveedores y subSubcontratistas e Indicadores de gestión del

RESPONSABLE DOCUMENTO DE APOYO SALIDA

onsables de Proceso Matriz y procedimiento de Identificación de Peligros, Matriz de Identificación de Peligros,

Valoración de Riesgos, Evaluación y Determinación de Valoración de Riesgos, Evaluación y
esponsable HSEQ Controles (Actualizada) Determinación de Controles
(Actualizada)

Registros de cumplimiento de los

controles establecidos, de inspecciones
y de los programas de gestión.

Reporte de Condiciones y Actos

Subestándar.
 Matriz de Identificación, Evaluación y
Priorización de Aspectos e Impactos
Matriz y procedimiento de Identificación, Evaluación y
onsables de Proceso Ambientales
Priorización de Aspectos e Impactos Ambientales (Actualizada)
(Actualizada)
esponsable HSEQ
Registros de cumplimiento de los
programas de gestión

Formulario Inscripción y Actualización

de Datos de Subcontratistas de Servicios
ponsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos
Formulario Inscripción y Actualización
de Datos de Proveedores

Soportes Documentación
(Revisados)

Directorio de Proveedores y/o

Subcontratistas
(Actualizado)

ario/Proceso Solicitante
Procedimiento de compras y subcontratos Requisición de Compras y/o Servicios
onsable de Compras

Seguimiento Inventario
onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos (Verificado)
 Entrada de Materiales
onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos
Correo Electrónico de Entrega

onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos Cotizaciones

onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos Orden de Compra y/o Servicio

Orden de Compra y/o Servicio

onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos (Aprobada)
onsable de Compras “Entrega de Materiales”
Procedimiento de compras y subcontratos
ario/Proceso Solicitante “Verificación del Servicio”

Producto y/o Servicio

Corregido
onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos
Seguimiento a
Ordenes

Reevaluación de Proveedores y/o

Subcontratistas
onsable de Compras Procedimiento de compras y subcontratos Directorio de Proveedores y/o
Subcontratistas
(Actualizado)

ble de Compras y Gerente Procedimiento de compras y subcontratos Informe de Gestión

Solicitud de acción correctiva, preventiva

o
de Mejora
 INTERVENCION DEL RIESGO
Compartir

Mantener

DESCRIPCIÓN DEL RESPONSABLE DEL

Cambiar
Eliminar

FECHA DE
TRATAMIENTO DEL EJECUCION DEL
EJECUCIÓN
RIESGO CONTROL

Definir el responsable del

proceso de gestión de
compra y subcontrataciones.
Responsable de Compras
Reestructurar el
procedimiento de compras y
subSubcontratistas.

Tener en cuenta el criterio o

el factor de calidad y garantía
de productos y servicios
establecidos en el
procedimiento de compras y Responsable de Compras
subSubcontratistas..
Mediante la revisión periódica
del proceso de Contratación
y compras.

Definir el proceso de
evaluación de proveedores
en el cual se pondera el
cumplimiento en los tiempos Responsable de Compras
de entrega pactados para la
prestación del servicio.
 Definir políticas y criterios de
selección del factor
económico y plasmarlas en el Responsable de Compras
procedimiento de compras y
subSubcontratistas.

Definir el responsable del

proceso de gestión de
compra y subcontrataciones.
Realizar proceso completo de Responsable de Compras
inducción y capacitación a
todo el personal.

SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN

FECHA DE
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
bcontratistas.

ntratistas e Indicadores de gestión del proceso.

SALIDA CLIENTE/PROCESO

z de Identificación de Peligros, Responsables de Proceso

ación de Riesgos, Evaluación y
eterminación de Controles Responsable HSEQ
(Actualizada)

stros de cumplimiento de los

es establecidos, de inspecciones
e los programas de gestión.

orte de Condiciones y Actos

Subestándar.
 de Identificación, Evaluación y
zación de Aspectos e Impactos
Ambientales Responsables de Proceso
(Actualizada)
Responsable HSEQ
stros de cumplimiento de los
programas de gestión

lario Inscripción y Actualización

s de Subcontratistas de Servicios
Proceso de Compras
lario Inscripción y Actualización
de Datos de Proveedores

Soportes Documentación
(Revisados)

ectorio de Proveedores y/o

Subcontratistas
(Actualizado)

sición de Compras y/o Servicios Proceso de Compras

Seguimiento Inventario Proceso de Compras

(Verificado)
 Entrada de Materiales Funcionario/Proceso
Solicitante
rreo Electrónico de Entrega

Cotizaciones Proceso de Compras

den de Compra y/o Servicio Proceso de Compras

den de Compra y/o Servicio Proveedor y/o Contratista

(Aprobada)
 Proceso de Compras
“Entrega de Materiales”
Funcionario/Proceso
Verificación del Servicio” Solicitante

Proceso de Compras
Producto y/o Servicio
Corregido Funcionario/Proceso
Solicitante
Seguimiento a
Ordenes Proveedor y/o Contratista

valuación de Proveedores y/o

Subcontratistas
Proceso de Compras
ectorio de Proveedores y/o
Subcontratistas
(Actualizado)

Gerente General
Informe de Gestión (Direccionamiento
Estratégico)
d de acción correctiva, preventiva
o
de Mejora
 FECHA DE RESULTADO DEL
SEGUMIENTO SEGUIMIENTO